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RESOLUCIÓN D-053 DE 2021
(marzo 9)
Diario Oficial No. 51.612 de 10 de marzo de 2021
SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO
Por la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental en el Servicio Geológico Colombiano.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO,
en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 10 del Decreto Ley 4131 del 2011 el numeral 11, del artículo 2o del Decreto 2703 de 2013, y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 72 de la Constitución Política de Colombia prevé: “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La Ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica”.
Que el artículo 209 de la Constitución Política menciona que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.
Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto Ley 4131 del 3 de noviembre de 2011, mediante el cual se cambia la naturaleza jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería “Ingeominas” de establecimiento público a Instituto Científico y Técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa, técnica, financiera y patrimonio independiente, que se denominará Servicio Geológico Colombiano, adscrito al Ministerio de Minas y Energía y perteneciente al Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI).
Que, mediante Decreto número 2703 del 22 de noviembre de 2013, se establece la estructura interna del Servicio Geológico Colombiano (SGC) y se determinan las funciones de sus dependencias.
Que la Ley 594 de 2000 –Ley General de Archivos– define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Que el artículo 4o de la Ley 594 de 2000 establece, como fines de los archivos, disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia.
Que el artículo 11 de la misma Ley establece que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística; así mismo, el artículo 12 establece que es responsabilidad de la administración pública la gestión documental y administración de archivos.
Que el artículo 24 de la citada disposición indica que es obligación para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, determinó que los sujetos obligados deberán adoptar un programa de gestión documental en el que se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.
Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, establece entre los instrumentos archivísticos para la gestión documental los cuadros de clasificación documental y las Tablas de Retención Documental, esta última entendida como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, por lo que la gestión documental de las entidades públicas se desarrollará a partir de las tablas de retención Documental –TRD–, entre otros instrumentos archivísticos.
Que mediante el Acuerdo 004 de 2019 emitido por el Archivo General de la Nación, establece las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los órganos autónomos e independientes, deben elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implementar, publicar e inscribir en el Registro Único de Series Documentales (RUSD), sus Tablas de Retención Documental –TRD–.
Que el artículo 9 del citado Acuerdo dispone que las Tablas de Retención Documental –TRD– o Tablas de Valoración Documental –TVD– deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité. A su vez, el artículo 11 de la normativa referida señala que las instancias competentes deberán evaluar las Tablas de Retención Documental, a través de acto administrativo o documento equivalente mediante el cual el Representante Legal apruebe las Tablas de Retención Documental –TRD–.
Que el parágrafo del artículo 2.8.2.1.14. del Decreto 1080 de 2015 señala que: “En las entidades del orden nacional las funciones de Comité Interno de Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012”.
Que, mediante Resolución D-093 del 25 de enero de 2018, se crea y conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Servicio Geológico Colombiano, el cual tiene como función cumplir con las funciones del Comité Técnico de Archivo enunciadas en el artículo 16 del Decreto 2578 de 2012, compiladas en el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015, entre las cuales se encuentra “Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro”.
Que los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Servicio Geológico Colombiano, en sesión del día 23 de diciembre del 2019, mediante Acta número 51, aprobaron de manera unánime las Tablas de Retención Documental –TRD– de la entidad.
Que el 27 de diciembre de 2019 el Servicio Geológico Colombiano, mediante comunicación con radicados números 20192600092641 y 20192600092661, remite al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta los conceptos técnicos emitidos por el AGN.
Que durante la vigencia 2020 se realizaron mesas de trabajo con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para proceso de revisión de las TRD y cada uno de sus anexos; finalmente, el día 22 de octubre del 2020, en la sesión décima séptima del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, el Servicio Geológico Colombiano realiza la sustentación del instrumento archivístico Tablas de Retención Documental –TRD–.
Que el día 17 de noviembre del 2020 mediante comunicación radicado número 2-2020-10436 del Archivo General de la Nación remite resumen de sustentación de las Tablas de Retención Documental, en la cual informan que, mediante Acta número 17 de 2020 suscrita por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, da por concluida la sustentación y en esta manifiestan que no hubo observaciones y están de acuerdo con la convalidación.
Que el Servicio Geológico Colombiano remitirá al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado los soportes y la documentación requerida para continuar con el proceso de registro de Series y Subseries y expedir el certificado de convalidación de las Tablas de Retención Documental del Servicio Geológico Colombiano.
Que dichos documentos materializan las normas aplicables en materia de gestión documental y determinan su concreción en el Instituto.
Que a la fecha se han agotado las diferentes etapas previstas en el Decreto 1080 de 2015, para la construcción de dicho instrumento archivístico.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adoptar las Tablas de Retención Documental –TRD– del Servicio Geológico Colombiano, convalidadas por el Archivo General de la Nación – Jorge Palacios Preciado y publicadas en la página web de la entidad.
ARTÍCULO 2o. CAMPO DE APLICACIÓN. Las Tablas de Retención Documental –TRD– serán aplicadas por todas las Direcciones, Oficinas Asesoras, Grupos de Trabajo y, en general, por todas las dependencias creadas o modificadas del Servicio Geológico Colombiano, y serán de obligatorio cumplimiento.
PARÁGRAFO. Es responsabilidad del superior de las respectivas direcciones, oficinas asesoras y grupos de trabajo la aplicación de las Tablas de Retención Documental –TRD– en los archivos de gestión de la dependencia a su cargo.
ARTÍCULO 3o. MODIFICACIÓN. Los documentos que aquí se adoptan podrán ser modificados y actualizados, de conformidad con las previsiones legales en la materia.
ARTÍCULO 4o. PUBLICACIÓN Y CONSULTA. Divulgar para efectos de publicidad las Tablas de Retención Documental de que trata la presente resolución, las cuales se encuentran publicadas en la página web del Servicio Geológico Colombiano, de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 del Acuerdo 4 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación, en concordancia con el artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 de 2015 y el artículo 5o de la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 5o. SEGUIMIENTO. La Secretaría General del Servicio Geológico Colombiano a través del Grupo de Servicios Administrativos realizará seguimiento permanente al proceso de evaluación técnica y convalidación de las Tablas de Retención Documental –TRD– por parte del Archivo General de la Nación –AGN–, y en general a la implementación de la política de gestión documental de la Entidad.
ARTÍCULO 6o. REMISIÓN. Remitir al Archivo General de la Nación copia del presente acto administrativo al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación – AGN–, para lo de su competencia.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 9 de marzo de 2021.
El Director General,
Óscar Eladio Paredes Zapata.