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RESOLUCIÓN 7629 DE 2012
(septiembre 18)
Diario Oficial No. 48.559 de 20 de septiembre de 2012
REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL
Por la cual se modifica la Resolución número 7584 del 24 de noviembre de 2008 que “adopta el procedimiento para formular Políticas y Directrices en la Registraduría Nacional del Estado Civil” y se vinculan los fondos adscritos a la Registraduría Nacional del Estado Civil.
EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 266 de la Constitución Política de Colombia, modificado por el artículo 15 del Acto Legislativo número 01 de 2003, el artículo 26 del Decreto número 2241 de 1986, el artículo 15 y 25 del Decreto número 1010 de 2000, Ley 96 de 1995, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, determinó que la misma se aplicará a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles, así como en la organización electoral;
Que el Decreto número 1599 de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, en su artículo 1o. “Adóptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5o de la Ley 87 de 1993”;
Que el artículo 25, numeral 1 del Decreto número 1010 de 2000, establece que le corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil, fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la organización y vigilancia electoral, la identificación de las personas y el registro civil y de las demás funciones asignadas a la Registraduría Nacional del Estado Civil de conformidad con la Constitución y la ley;
Que en el TÍTULO III, artículos 52 y 53 del Decreto número 1010 de 2000, se definen como Fondos adscritos a la Registraduría Nacional del Estado Civil el Fondo Rotatorio y Fondo Social de Vivienda;
Que en mérito de lo expuesto, se evidencia la necesidad de adicionar y reglamentar la formulación de políticas Estratégicas, Operativas y de Evaluación para la Registraduría Nacional del Estado Civil e incluir los Fondos Adscritos, en cumplimiento a la Misión y los Objetivos de la Entidad,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Modificar el procedimiento para formular Políticas y Directrices en la Registraduría Nacional del Estado Civil y en los Fondos Adscritos.
ARTÍCULO 2o. OBJETIVO. Estandarizar y unificar los criterios para formular políticas en la Registraduría Nacional del Estado Civil – RNEC, y los Fondos Adscritos, toda vez que son líneas maestras o criterios de decisión que guían el actuar de todos los funcionarios de la Entidad. Así mismo, apoyan a la organización en diversos aspectos, ya sea desarrollando esquemas generales o directrices que le permitan a todos los niveles orientar sus esfuerzos en busca del logro de objetivos, estructurando de manera general los lineamientos de mayor impacto para la Entidad.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIÓN DE POLÍTICA. Es una directriz u orientación acerca de cómo debe relacionarse la Entidad en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto, de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.
Las políticas se crean para que la entidad defina el marco de actuación que orientará la actividad pública, en un campo específico de su gestión, con el objeto de cumplir los fines misionales.
ARTÍCULO 4o. CLASES DE POLÍTICAS.
-- Políticas Estratégicas: Establecen los objetivos generales que la Entidad pretende obtener y señala las estrategias globales a través de las cuales debe orientarse su implementación.
-- Políticas Operativas: Establecen las guías de acción para la implementación de las estrategias de la entidad, es decir que estas políticas son el despliegue de las políticas estratégicas. Definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de los objetivos, funciones, planes, programas, proyectos y políticas de administración del riesgo, previamente definidos por la Entidad.
-- Políticas de Evaluación: El propósito de esta política es asegurar que la Entidad, disponga oportunamente de información estratégica y objetiva a través de la auto evaluación a la gestión y al control, la administración y manejo de los riesgos y producto de la evaluación independiente, con el fin de formular una política adecuada.
ARTÍCULO 5o. CARACTERÍSTICAS DE LAS POLÍTICAS.
-- Estar basadas en un análisis de las condiciones reales de la Entidad.
-- Deben dar prioridad a la calidad del producto o servicio y estar dirigida a la mejora de la estructura y cultura global de la Entidad.
-- Presentarse en un lenguaje claro y simple.
-- Especificar objetivos concretos y definir claramente las metas esperadas.
-- Debe especificar las prioridades y problemas.
-- Definir la metodología a emplear.
-- Tener claramente definidos límites en el tiempo, objetivos y campos de aplicación.
-- Obedecen a un plan, programa, proceso o proyecto; luego no pueden ser documentos independientes a la gestión.
-- Las políticas son compromisos y como tal deben ser cumplidos y medidos.
-- Las políticas definen el perfil del servicio que se va a suministrar, las condiciones esperadas por la ciudadanía, los demás clientes y/o las partes interesadas.
-- Las políticas permiten participación del Talento Humano para la consecución de los objetivos.
ARTÍCULO 6o. ESTRUCTURA DE LA POLÍTICA. El enunciado de la Política expresa el Objetivo (Qué) y la Estrategia (Cómo) que orienta el actuar y el desarrollo de los diferentes procesos de la Entidad.
El contenido de la Política se encuentra orientado por las leyes y la normatividad vigente, que incide de forma directa o indirecta en la gestión de la Entidad. La estructura de las políticas en general, se debe constituir teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
| Parámetros de ley | Objetivo de la Política ¿Qué busca? | Estrategia de la Política ¿Cómo? | Enunciado de la Política |
| Leyes y Normatividad | Maneras de actuar que establece la Política | Acciones genéricas para lograr los cambios deseados | Texto articulado de la Política ¿Qué busca y el cómo? |
ARTÍCULO 7o. DOCUMENTACIÓN LA POLÍTICA. Las Políticas y/o Directrices se deben documentar mediante acto administrativo en una Resolución y/o Circular, de acuerdo a lo establecido en la Resolución número 4897 del 28 de julio de 2006, la cual adopta el Manual de Imagen Corporativa.
Resolución: Acto administrativo, orden o decisión de autoridad gubernativa expedida por el funcionario competente.
Las resoluciones son expedidas por el Registrador Nacional del Estado Civil o por los funcionarios que tengan facultades para tal efecto de acuerdo con la normatividad establecida.
Circular: Comunicación Interna o externa de carácter general o normativo, con el mismo texto o contenido dirigido a varios destinatarios.
Las circulares externas sólo podrán ser firmadas por el Registrador Nacional del Estado Civil.
ARTÍCULO 8o. PASOS PARA LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS.
1. Identificar la clase de Política y/o Directriz a formular.
2. Determinar el documento en el cual se va a registrar la Política y/o Directriz.
3. Establecer los mandatos constitucionales, legales y misionales, en los cuales se deben direccionar los temas de acuerdo al entorno.
4. Identificar los criterios de base (necesidades y/o vacíos existentes) para el ajuste o formulación de la(s) Política(s) y / o Directrices.
5. Formular los objetivos de la Política (El Qué), para el cumplimiento de los fines de la función administrativa, que inciden en la gestión de los respectivos procesos de la entidad.
6. Formular las estrategias (Cómo) que se requieren para lograr el objetivo propuesto en la
Política de la Entidad.
7. Estructurar el cuerpo de la Política para aprobación y firma del responsable.
8. El responsable de formular la política y/o directriz firma o envía para la aprobación y firma del funcionario competente, y posterior numeración de acuerdo al procedimiento establecido para el registro y control.
ARTÍCULO 9o. RESPONSABLES DE FORMULAR Y APROBAR POLÍTICAS. Los responsables de formular y aprobar las políticas y/o directrices en la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus Fondos adscritos, son quienes se relacionan a continuación:
Registraduría Nacional
| Clase de Política | Ámbito de Aplicación | Responsable de Formulación | Documento | Responsable de Aprobación y Firma |
| Estratégicas | Nacional | Registrador Nacional del Estado Civil Secretario General Responsable de Macroproceso (Registrador Delegado, Gerentes, Directores y Jefes de Oficina) | Resolución Circular | Registrador Nacional del Estado Civil Secretario General |
| Operativas | Nacional | Responsable de Macroproceso | Resolución Circular | Registrador Nacional del Estado Civil Secretario General |
| Responsable de Macroproceso Responsable de procesos (Gerentes, Directores, Jefes de Oficina) | Circular | Responsable de Macroproceso Responsable de proceso | ||
| Evaluación | Nacional | Responsable del Macroproceso de Evaluación y Control | Resolución | Registrador Nacional del Estado Civil Secretario General |
| Circular | Responsable del Macroproceso de Evaluación y Control. | |||
Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional – FRR
| Clase de Política | Ámbito de Aplicación | Responsable de Formulación | Documento | Responsable de Aprobación y Firma |
| Estratégicas | Nacional | Registrador Nacional del Estado Civil Responsable de Macroproceso | Resolución Circular | Registrador Nacional del Estado Civil |
| Operativas | Nacional | Responsable de Macroproceso | Resolución Circular | Registrado Nacional del Estado Civil |
| Responsable de Macroproceso Responsable de procesos (Gerentes, Directores y Jefes de Oficina) | Circular | Responsable de Macroproceso Responsable de procesos | ||
| Evaluación | Nacional | Responsable del Macroproceso de Evaluación y Control | Resolución | Registrador Nacional del Estado Civil |
| Circular | Responsable del Macroproceso de Evaluación y Control. | |||
Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional - FSV
| Clase de Política | Ámbito de Aplicación | Responsable de Formulación | Documento | Responsable de Aprobación y Firma |
| Estratégicas | Nacional | Registrador Nacional del Estado Civil Jefe Oficina de FSV | Resolución Circular | Registrador Nacional del Estado Civil |
| Operativas | Nacional | Junta Directiva FSV | Resolución Circular | Registrador Nacional del Estado Civil |
| Jefe Oficina de FSV | Circular | Jefe Oficina del FSV | ||
| Evaluación | Nacional | Responsable del Macroproceso de Evaluación y Control | Resolución | Registrador Nacional del Estado Civil |
| Circular | Responsable del Macroproceso de Evaluación y Control. | |||
ARTÍCULO 10. CONTROL Y SEGUIMIENTO. La Secretaría General de la Registraduría Nacional del Estado Civil y los responsables de los Fondos Adscritos, tienen la responsabilidad de llevar el registro y control de las Políticas emitidas.
El seguimiento al cumplimiento de las políticas formuladas, estará bajo la responsabilidad del Comité de Coordinación de Control Interno, los responsables de los Macroprocesos y Procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, quienes velaran por el estricto cumplimiento y aplicación de las Políticas.
La Oficina de Control Interno, efectuará seguimiento al cumplimiento de lo establecido en la presente resolución.
ARTÍCULO 11. La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación y modifica la Resolución número 7584 del 24 de noviembre de 2008.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 18 de septiembre de 2012.
El Registrador Nacional del Estado Civil,
CARLOS ARIEL SÁNCHEZ TORRES.
El Secretario General,
CARLOS ERNESTO CAMARGO ASSIS.