Resolución 1370 de 2013 MTRA

MINISTERIO DEL TRABAJO

REPÚBLICA DE COLOMBIA

DIRECCION DE PENSIONES Y OTRAS PRESTACIONES

PROGRAMA

DE PROTECCIÓN SOCIAL AL ADULTO MAYOR - HOY COLOMBIA MAYOR

MANUAL OPERATIVO

ANEXO TÉCNICO No. 1

Bogotá - Colombia

Noviembre de 2013

El Manual Operativo del Programa de Protección Social al Adulto Mayor, hoy Colombia Mayor fue actualizado durante la actual vigencia mediante Resolución 1370 del 2 de mayo de 2013, y en el artículo 2 del citado acto administrativo se previo que los ajustes que requiera el Manual Operativo se harán a través de anexo técnico elaborado por la Dirección de Pensiones y Otras Prestaciones del Ministerio del Trabajo.

A partir de lo expuesto, y teniendo en consideración que con la Sentencia T - 207/13 proferida por la Sala Quinta de Revisión de la Corte Constitucional se insta a actualizar el Manual Operativo del Programa y que tanto el Ministerio del Trabajo como el administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensiones han observado la necesidad de realizar ajustes de algunos aspectos que redundan en la adecuada operación del programa, se hace necesaria la integración de este anexo técnico al Manual Operativo de que trata la Resolución 1370 de 2013, para tal fin se tomará el contenido Integral de cada título de Manual.

2.1. POBLACION OBJETO

El contenido de este numeral quedará así:

Pueden ser beneficiarios del programa los colombianos que: (i). Han residido los últimos 10 años en el País, (ii). Con una edad de 3 años menos de la edad que rija para adquirir el derecho a la pensión de vejez de los afiliados al Sistema General de Pensiones y (iii). Clasificados en los niveles 1 y 2 del SISBEN que carecen de rentas o ingresos suficientes para subsistir, es decir, son personas que o viven solas y su ingreso mensual no supera medio salario mínimo mensual vigente, o viven en la calle y de la caridad pública, o viven con la familia y el ingreso familiar es inferior o igual al salario mínimo mensual vigente o residen en un Centro de Bienestar del Adulto Mayor o asisten como usuarios a un centro diurno, o los indígenas de escasos recursos que residen en resguardos.

Los adultos mayores de escasos recursos que se encuentren en protección en Centros de Bienestar del Adulto Mayor y aquellos que viven en la calle de la caridad pública; así como los indígenas de escasos recursos que residen en resguardos a quienes por dichas circunstancias no se les aplica la encuesta Sisbén, podrán ser identificados mediante listado censal elaborado por la entidad territorial o Resguardo Indígena. La identificación y elaboración de los listados censales de la población indígena para la asignación de subsidios se efectuará de conformidad con lo previsto en el artículo 5o de la Ley 691 de 2001 y las normas que la modifiquen adicionen o sustituyan. No obstante, cuando las autoridades tradicionales y legitimas lo soliciten, podrá aplicarse la encuesta SISBÉN.

El instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- seleccionará a las madres comunitarias, previa verificación del cumplimiento de los requisitos descritos. Una vez se realice dicha selección el ICBF deberá remitir al encargo fiduciario, los soportes correspondientes que acrediten el cumplimiento de los requisitos. El Consejo Directivo del Fondo de Solidaridad Pensional con base en el presupuesto que apruebe determinará anualmente, un número máximo de cupos para las madres comunitarias.

Las personas que dejaron de ser madres comunitarias a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011 y que no reúnan los requisitos para acceder a una pensión, ni sean beneficiarías del mecanismo de Beneficios Económicos Periódicos, tendrán acceso a un subsidio de la subcuenta de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, el cual será complementado por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, siempre y cuando reúnan las condiciones para acceder a éste. Los cupos serán asignados anualmente por el Comité Directivo del Fondo de Solidaridad Pensional.

2.8. PRIORIZACIÓN DE BENEFICIARIOS

El contenido de este numeral quedará así:

La asignación de los subsidios en el programa enfrenta al igual que en otros programas de asistencia social, situaciones en las cuales la demanda potencial supera el número de cupos asignados. Condiciones que conllevan al establecimiento e implementación de una metodología de priorización, que permita seleccionar a los adultos mayores más pobres de todos los entes territoriales del país.

La metodología de priorización es una herramienta técnica que permite valorar las condiciones socioeconómicas de los aspirantes al subsidio y ordena a los adultos mayores del más pobre al menos pobre, con relación a los criterios de priorización, respetando el derecho al turno y a la igualdad.

Como resultado de ello, se han definido criterios de priorización de beneficiarios, siendo requisito Indispensable para todas las personas que resulten favorecidos del subsidio económico haber sido sometidos a la metodología de priorización propuesta. Dando prioridad en la asignación del subsidio a quienes obtengan el puntaje más alto, a partir de este procedimiento se configura la base de datos de potenciales beneficiarios, en la cual se encuentran registrados los adultos mayores que esperan ser beneficiados con el programa; del orden establecido en esta base se determina el ingreso de los nuevos beneficiarios bien sea por novedades generadas por las causales de retiro o por ampliación de cobertura.

Es así como en cumplimiento en el artículo 29 de la Constitución Política, se respeta el debido proceso dado que existe un procedimiento claro, preciso para priorizar a los adultos mayores que es competencia de todos los municipios del país, lo que no se puede traducir en un compromiso del Estado con la fecha de ingreso de los aspirantes, por cuanto como es bien sabido, no es posible la asignación de subsidios a todos las personas que cumplen los requisitos debido a la restricción de los recursos con que se financia este programa.

Es importante señalar que es competencia del ente territorial en este caso las áreas delegadas para la coordinación del programa, realizar la selección y priorización de beneficiarios de conformidad con lo previsto en el parágrafo 2o del artículo 30 del Decreto 3771 de 2007. Los adultos mayores que aspiran ingresar al programa se inscriben en la alcaidía del municipio donde residan y previa verificación del cumplimiento de requisitos y priorización por parte del municipio son incluidos en la Base de Potenciales Beneficiarios, base que es remitida con las fichas de priorizados, fotocopia de cédula de ciudadanía y certificación del puntaje del Sisbén por el Alcalde o su delegado ai administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad Pensional, por lo tanto el ingreso se da en el orden de turno de la base de datos de potenciales beneficiarios.

Surtido este proceso, la información allegada por los municipios es cruzada con las bases de datos disponibles a nivel nacional por parte del administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional, entre las que se encuentran (Base de Datos Única de Afiliados BDUA y Base de Compensación, Aplicativo de Cargue y Descargue de Archivos de Supervivencia -CDA, Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional- FOPEP, Registro Único de Afiliados -RUAF, Registro Único de Aportantes -RUA, Bases de datos de pensionados: Colpensiones, Administradoras de Fondos de Pensiones, FOMAG, Fuerzas Militares, Policía, Ecopetrol y demás regímenes especiales, Base de datos del Sisbén y demás bases que se consideren pertinentes). Lo anterior con el fin de realizaren segunda Instancia la constatación del cumplimiento de requisitos, luego de analizar los resultados se ingresan a la base de potenciales beneficiarios del nivel nacional las personas que no presentan ninguna inconsistencia y tomando como referente las fichas remitidas por el municipio se ingresan los criterios de priorización los cuales se califican a partir del procesamiento de datos y de allí se genera el turno que corresponde a cada beneficiario.

La información generada con la aplicación del procedimiento descrito en el párrafo anterior, se devuelve a cada municipio, para que tanto el ente territorial como el nivel nacional, conozcan el orden de turno. A partir de ello las novedades de ingreso generadas por los municipios deben tener en cuenta a la persona que sigue en estricto orden de turno, si la persona que sigue en turno ya no cumple los requisitos o se presentó alguna situación por ejemplo el fallecimiento se deben remitir los soportes documentales que soportan su exclusión de la base de datos, para este caso sería el registro civil de defunción y solamente en estos eventos se seguirá con la persona que tiene el turno siguiente. Todo lo descrito garantiza la transparencia en la ejecución del programa y el respeto a los derechos al turno y a la igualdad.

En el caso particular de las madres comunitarias que pueden acceder al subsidio económico directo del programa le corresponde al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF-, realizar la priorización aplicando los criterios establecidos para el programa y remitir al administrador fiduciario los soportes documentales de conformidad con el procedimiento establecido para el ingreso normal de cualquier adulto mayor establecido en el presente documento.

En el proceso de selección para el acceso al subsidio de la subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para las personas que dejaron de ser madres comunitarias a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011 y no reúnan los requisitos para obtener una pensión, ni sean beneficiarías del mecanismo de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) deberá aplicar los criterios de priorización establecidos en la normatividad para esta población y remitir al administrador fiduciario los soportes documentales de conformidad con el procedimiento establecido para el ingreso normal de cualquier adulto mayor establecido en el presente documento.

2.8.1. Retiro de Aspirantes de la Base de Datos de Potenciales Beneficiarios

El Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional, efectuará el retiro de aspirantes o potenciales beneficiarlos de la base de datos cuando como consecuencia del resultado de los cruces de bases de datos u otra información se encuentre que las persona no cumple los requisitos para permanecer en el programa, de acuerdo con la normatividad vigente, así:

1. Por Renta, Pensión o Subsidio (Soporte: Resultado del cruce de las bases de datos pertinentes)

2. Por fallecimiento (Soporte: Resultado del cruce de las bases de datos pertinentes)

3. Modificación requisitos de Ingreso asociados a la edad y nivel del Sisbén- (Soporte: Resultado del cruce de las bases de datos pertinentes)

4. Cuando se encuentre que se incumplen los requisitos de ingreso o se está incurso en alguna causal de retiro.

Lo anterior como medida preventiva para no incurrir en pagos indebidos que conlleven detrimento patrimonial. No obstante lo anterior, los retiros de aspirantes de la base de potenciales beneficiarios serán informados por el administrador fiduciario al municipio o distrito respectivo, para que se adelanten las acciones de verificación del caso. En el evento que el ente territorial compruebe que la persona debe ser reingresada a la base de potenciales beneficiarios deberá reportar la novedad con los soportes documentales que acrediten tal situación al administrador fiduciario.

2.9. CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN

El contenido de este numeral quedará así:

En el proceso de selección de beneficiarios que adelante la entidad territorial, debe aplicar los siguientes criterios de priorización:

1. La edad del aspirante.

2. Los niveles 1 y 2 del Sisbén.

3. La minusvalía o discapacidad física o mental del aspirante.

4. Personas a cargo del aspirante.

5. Ser adulto mayor que vive solo y no depende económicamente de ninguna persona

6. Haber perdido el subsidio al aporte en pensión por llegar a la edad de 65 años y no contar con capacidad económica para continuar efectuando aportes a dicho sistema. En este evento, el beneficiarlo deberá informar que con este subsidio realizará el aporte a pensión con el fin de cumplir los requisitos. Este criterio se utilizará cuando al beneficiario le hagan falta máximo 100 semanas de cotización.

7. Pérdida de subsidio por traslado a otro municipio.

8. Fecha de solicitud de inscripción al programa en el municipio.

La aplicación de los anteriores criterios de priorización busca seleccionar como beneficiarios del programa exclusivamente a los adultos mayores en las condiciones de pobreza más criticas.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF-, priorizará a las madres comunitarias, aplicando los criterios descritos y remitirá al administrador fiduciario los soportes documentales, según lo establece el presente Manual.

Para el caso de las personas que dejaron de ser madres comunitarias a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011 y no reúnan los requisitos para obtener una pensión, ni sean beneficiarías del mecanismo de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar deberá aplicar los siguientes criterios de priorización:

a) La edad del aspirante.

b) El tiempo de permanencia al Programa de Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar

c) La minusvalía o discapacidad física o mental del aspirante.

Los puntajes que se deben aplicar para cada criterio de priorización se determinan en la siguiente tabla:

TABLA CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN DE BENEFICIARIOS

Las personas adultas mayores de 100 y más años de edad que sean Ingresadas a la base de potenciales beneficiarios del programa por parte de los municipios, serán ingresadas de manera automática de existir cupos disponibles en el municipio donde resida el potencial beneficiario.

TABLA CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN DE PERSONAS QUE DEJEN DE SER MADRES COMUNITARIAS (NO PENSIÓN NI BEPS)

1- La Edad del Aspirante:

La edad para acceder a esta protección será en todo caso tres (3) años inferior a la que rija en el Sistema General de Pensiones para los afiliados, siendo en la actualidad 52 años de edad si son mujeres y 57 años de edad si son hombres, edad que a partir del 1o de enero de 2014 aumentará en dos años (54 años para mujeres y 59 años para hombres).

El criterio se certifica con la cédula de ciudadanía amarilla con hologramas de acuerdo con lo establecido por el Decreto 4969 de 2009. (Conforme lo establecido en la Circular 12 del 8 de febrero de 2012 expedida por el Registrador Nacional mediante la cual da aplicación al artículo 25 del Decreto ley 019 del mismo año, se elimina la certificación de contraseñas o comprobante de documentos en trámite que solo constituyen constancia de que un ciudadano solicitó la expedición de la cédula de ciudadanía, y que por ende no son documentos de identificación

2- Los Niveles 1 y 2 del Sisbén:

El Sisbén es el Sistema de Identificación de Potenciales beneficiarios de Programas Sociales. Esta es una herramienta de identificación, que organiza a ¡os individuos de acuerdo con su estándar de vida y permite la selección técnica, objetiva, uniforme y equitativa de beneficiarios de los programas sociales que maneja el Estado, de acuerdo con su condición socioeconómica particular.

De acuerdo con la Metodología Versión III del Sisbén se han determinado los siguientes puntos de corte:

Este criterio se aplica dando prioridad a las personas adultas mayores que se encuentran en el listado censal, luego primer nivel y por último a las personas del segundo nivel.

3- La Minusvalía o Discapacidad Física o Mental del Aspirante:

Que implique que el beneficiario no pueda valerse por sí mismo y requiera de un tercero para su cuidado, (debe certificarse por el médico de la EPS - de acuerdo con el régimen que le sea aplicable al beneficiario o por el médico de la IPS pública, cuando el adulto mayor no se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud; diligenciando el formato respectivo que hace parte de este manual, o por la instancia que determine la normatividad vigente).

4. Personas a Cargo del Aspirante:

Ser jefe de hogar (mujeres y hombres) con personas a cargo. Dicha información debe ser suministrada por el aspirante al subsidio bajo la gravedad del juramento y de ser posible verificada mediante visita domiciliarla por el ente territorial.

5. Ser adulto mayor que vive solo y no depende económicamente de ninguna persona:

Se hace necesario contemplar las situaciones de cuando viven solos y tienen un ingreso mensual inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente, o viven en la calle y de la caridad pública. Lo que significa que el adulto mayor no cuenta con personas que le suministren los medios para su subsistencia. Dicha información debe ser suministrada por el aspirante al subsidio bajo la gravedad del juramento y de ser posible verificada mediante visita domiciliaria por el ente territorial.

6. Haber perdido el subsidio al aporte en pensión por ¡legar a la edad de 65 años y no contar con capacidad económica para continuar efectuando aportes a dicho sistema.

En este evento, el beneficiario deberá informar que con este subsidio realizará el aporte a pensión con el fin de cumplir los requisitos. Este criterio se utilizará cuando al beneficiarlo le hagan falta máximo 100 semanas de cotización y debe estar certificado por la administradora del Régimen de Prima Media con Prestación Definida.

7. Pérdida de subsidio por traslado a otro municipio:

Dentro de las causales de pérdida del derecho al subsidio se ha establecido el traslado a otro municipio o distrito; no obstante, el beneficiario podrá volverse a inscribir para ingresar al programa, en la entidad territorial en la que resida en la actualidad; lo cual, no significa el otorgamiento del subsidio; pues deberá someterse al procedimiento inicial, incluido la aplicación de los criterios de priorización, posteriormente será Inscrito dentro de la listas de espera de adultos mayores que cumplen con los requisitos. Podrá ser certificada la pérdida del subsidio por el municipio donde estuvo como beneficiario o por el administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional

8. Fecha de solicitud de inscripción al programa en el municipio:

Se entenderá como la fecha de inscripción al programa, la registrada por el ente territorial al momento de presentar el aspirante por primera vez su solicitud y haber entregado la documentación requerida.

9. Tiempo de permanencia Programa Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar

Es el periodo de tiempo certificado por las Instancias que el ICBF determine, respecto de la participación en el Programa de Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar de Las personas que dejaron de ser madres comunitarias a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011

Los anteriores criterios se aplican a cada beneficiario potencial de un subsidio directo o Indirecto y su información se debe registrar en una base de datos de potenciales beneficiarios, procediendo a ordenar de mayor a menor puntaje y el Ingreso estará condicionado al orden establecido, respetando el derecho al turno y el derecho a la igualdad la información se encuentra sistematizada a nivel nacional y se actualizará cada seis (6) meses por parte de los entes territoriales, en este evento el ICBF se asume como ente territorial, para tal fin el administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional informará a los municipios del país y al Instituto el cronograma y procedimiento a tener en cuenta.

2.10. SELECCIÓN DE BENEFICIARIOS

Teniendo como antecedente el contenido de la sentencia T 207 de 2013 en la cual Corte Constitucional hace un llamado de atención a las entidades competentes, para que en futuras ocasiones los beneficiarios de este tipo de subsidios estén plenamente identificados conforme al proceso de priorización y al estudio socio económico que se les debe realizar al momento de su ingreso y teniendo en consideración que conforme lo dispuesto en el parágrafo 2o del artículo 30 del Decreto 3771 de 2007 que dispone. “La entidad territorial o el resguardo, seleccionarán los beneficiarios previa verificación del cumplimiento de los requisitos.

El contenido de este numeral quedará así:

La entidad territorial, el ICBF, resguardo o Centro de Bienestar del Adulto Mayor o Centro Diurno, seleccionaran y priorizaran los beneficiarios

La selección o ingreso de nuevos beneficiarios al programa puede darse por novedades o por ampliaciones de cobertura. Para cualquiera de las situaciones de ingreso la entidad territorial, el ICBF, resguardo o Centro de Bienestar del adulto Mayor o el Centro Diurno, son los responsables de la selección y priorización de los beneficiarios. Instancias que deberán desarrollar todas las actividades que consideren pertinentes, garantizando la transparencia en el proceso de selección, como visitas domiciliarias que conlleven un estudio socio económico del aspirante que tenga por objeto determinar las condiciones reales del aspirante al subsidio, cruces de bases de datos de los posible beneficiarios con la información de fallecidos, SISBEN, Oficinas de Instrumentos Públicos, Oficinas Catastrales, Cámara de Comercio, información generada por juzgados, personería, y demás entidades municipales o bases de datos disponibles a nivel nacional que pueden corroborar el cumplimiento de requisitos por parte de los aspirantes a ser beneficiarios.

Los entes territoriales deberán para el ingreso de beneficiarios remitir la certificación suscrita por el adulto mayor en donde éste manifieste no poseer más de un bien inmueble, no contar con pensión u otros susidios, no contar con ingresos superiores a los siguientes: 1). Si el adulto mayor vive solo su ingreso mensual no supera el salario mínimo mensual legal vigente y 2). Si vive con su familia el ingreso familiar es inferior o igual al salario mínimo legal mensual vigente. (Anexo formato de Certificación).

La asignación de los cupos, ya sea por liberación de cupos o ampliación de cobertura se debe realizar en estricto orden de priorización. Es decir, se debe asignar el subsidio a la persona que sigue en turno en la base de potenciales beneficiarios priorizados luego de efectuada la última asignación.

Una vez se conocen los cupos asignados al municipio por ampliación de cobertura o los cupos a cubrir por novedades del programa, se procede a seleccionar los beneficiarios utilizando la base de priorizados en estricto orden, conforme a los puntajes arrojados por los criterios de priorización conforme la base de datos sistematizada a nivel nacional y que es remitida por el administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional a todos los municipios del país con la información de turnos.

Todos los entes territoriales y el ICBF deben mantener actualizada la base de datos de potenciales beneficiarios y remitirla cada seis (6) meses al administrador fiduciario, para que este inicie el procedimiento de ingreso automático de beneficiarios previa validación de la información del posible beneficiario con las alcaldías, distritos y el ICBF.

En el evento de presentarse empate en la sumatoria del puntaje total obtenido en la aplicación de los criterios de priorización; el primer criterio a tener en cuenta para el desempate es la fecha de nacimiento otorgando el mayor puntaje a la persona de mayor edad.

De persistir el empate el segundo criterio a considerar es la fecha de solicitud de inscripción al programa seleccionándose al adulto mayor que tiene la fecha más antigua.

SI aplicado lo anterior continúa presentándose empate, se tomará como tercer criterio que el adulto mayor que presente discapacidad misma que debe haber sido certificada por el médico tratante diligenciando el formato previsto para tal fin.

De continuar el empate el cuarto criterio a considerar es que la persona figure en el listado censal del municipio donde reside.

El quinto criterio de desempate será que el aspirante tenga personas a cargo.

El sexto criterio a aplicar en caso de continuar el empate es que el adulto mayor viva solo.

Finalmente el último criterio de desempate es tomar el menor número de cédula de ciudadanía.

2.11. PERDIDA DEL DERECHO AL SUBSIDIO

Se complementa el numeral 1 relacionado con la muerte del beneficiario y el título Bloqueo Registraduría, así:

1- Muerte del beneficiario: La comprobación sobre el fallecimiento de una persona puede ser certificada por el municipio y el administrador fiduciario a través del Registro Civil de Defunción expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, o el Registro Civil expedido por las Notarías, y también a través de las actas de defunción que sirven de soporte para dicho registro diligenciada en los términos establecidos en el artículo 1o del Decreto 1171 de 1997.

Bloqueo Registraduría: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra reportado en el aplicativo CDA con un estado diferente a “Vigente'¹ o en otras bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil:

a) Cancelación por intento de doble cedulación.

b) En proceso de elaboración.

c) Mala elaboración.

d) Minoría de edad

e) Muerte del titular.

f) Cédula no expedida.

g) Suspensión de derechos políticos.

h) Otros

2.15. SEGUIMIENTO A LOS PAGOS

El contenido de este numeral quedará así:

El administrador fiduciario en coordinación con las entidades territoriales e instituciones con las que suscriba convenios, realizará permanentemente la evaluación, seguimiento y control de los beneficiarios y de los recursos de la subcuenta de subsistencia.

Los pagos se efectúan bimestralmente y el dinero permanece en la entidad bancaria o en la entidad autorizada para prestar el servicio de giros postales de cada municipio, como mínimo durante 10 días hábiles, de acuerdo con la programación que se establezca. Pasado este tiempo si los dineros no han sido cobrados, se devuelven al Fondo de Solidaridad Pensional.

Para el siguiente giro se consignan los dineros correspondientes al periodo anterior y al periodo actual de giro. En el caso que nuevamente el beneficiarlo no efectué el cobro, no se realiza un nuevo giro, procediéndose a bloquear al beneficiario hasta tanto el ente territorial no establezca, el motivo o razón por la cual dicho cobro no se ha realizado. Debiéndose realizar el debido proceso que permita determinar si procede el retiro o la reactivación del pago. Enviando las respectivas novedades al administrador fiduciario.

Para efecto del cobro por parte de los beneficiarios de los subsidios directos, se deben realizar los controles de acuerdo con las condiciones establecidas en el Contrato de Encargo Fiduciario suscrito por el Ministerio del Trabajo para la administración de los recursos del Fondo de Solidaridad Pensional, y los que el administrador fiduciario ha definido conjuntamente con el medio de pago establecido, en los contratos de servicios bancarios y demás contratos o convenios que se realicen para este efecto.

El administrador fiduciario deberá revisar constantemente los controles implementados y realizar los ajustes que garanticen la correcta destinación de los recursos.

Los beneficiarios que por razones de discapacidad física o de otro orden no pueden desplazarse y presentarse ante la entidad bancaria respectiva para retirar el dinero correspondiente a este subsidio, podrán otorgar poder a un tercero para que en su nombre y representación reclame el mismo. Dicho poder debe ser autenticado por juez o notario y tendrá la vigencia para un pago o un giro de subsidios.

De igual forma, los adultos mayores que hayan sido declarados interdictos judicialmente y que sean beneficiarios del programa, serán representados por la persona que haya sido designada por el juez.

Cuando se presenta alguna reclamación o Inconsistencia en el proceso de pago del subsidio, el administrador fiduciario, una vez tiene conocimiento de esta, realiza las gestiones necesarias a través del banco o medio de pago respectivo para efectuar las verificaciones correspondientes.

3.2.12. ENTIDAD BANCARIA O ENTIDAD AUTORIZADA PARA PRESTAR SERVICIO DE GIRO POSTAL

Este numeral quedará así:

El administrador fiduciario, de conformidad con las competencias, obligaciones y funciones determinadas en el contrato de fiducia, debe adelantar las acciones y celebrar los contratos o convenios, que permitan entregar a los beneficiarios del programa, el subsidio económico.

En cumplimiento de lo anterior el administrador fiduciario, firma convenio de prestación de servicios de pago con la red bancaria o entidades autorizadas para prestar servicios de giro postal o suscribe convenios de tesorería.

Le corresponde:

a) Elaborar un instructivo para toda la red bancaria a nivel nacional, mediante el cual se informe sobre el manejo operativo y contable del convenio.

b) Entregar al administrador fiduciario al proceso de cierre de cada proceso de giro, el informe de los giros ordenados, giros pagados y giros reintegrados, independiente al extracto bancario de la cuenta.

c) Efectuar los pagos a los beneficiarios que determine el administrador fiduciario, únicamente en efectivo, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Realiza pago directamente al beneficiario

En el momento del pago, del subsidio, el pagador verificará lo siguiente

a) El reclamante deberá presentar su documento de identificación original correspondiente a la cédula de ciudadanía original amarilla con hologramas, de acuerdo con lo establecido por el Decreto 4969 de 2009.

b) Que el beneficiario este registrado en los listados de pago y se encuentre el valor a pagar.

c) Que el número del documento de identidad presentado y nombre completo, correspondan a la información registrada en los listados.

d) Toma firma, número de identificación y huella en ambas partes del listado de pago remitido.

Realiza pago a través de apoderado.

En el momento del pago del subsidio, el pagador verificará la información del autorizado por el beneficiario así:

a) Exigirá al reclamante la presentación de su cédula de ciudadanía, UNICAMENTE la original, amarilla con hologramas de acuerdo con lo establecido por el Decreto 4969 de 2009.

b) Exigirá al reclamante la entrega del poder debidamente otorgado por el beneficiario del subsidio ante Notario o Juez, donde consigna su autorización expresa para que el cobro del subsidio lo realice el autorizado. Dicho poder no puede tener una vigencia superior a treinta (30) días.

c) Verificará el contenido del poder así: El poder debe estar firmado y llevar la huella dactilar del beneficiario, la firma de aceptación del apoderado, los números de documentos de identificación tanto del otorgante (el beneficiario) como del apoderado (quien lo acepta, hará el cobro y recibirá el pago a nombre del adulto mayor), haciendo expresa manifestación que se lo faculta para el cobro del subsidio en nombre del adulto mayor. Bajo ninguna circunstancia un poder puede otorgarse para cobrar más de un periodo de pago, es decir, que solamente es válido para el periodo de pago que se está efectuando. Ningún poder puede carecer de los elementos enunciados. El artículo 36 del Decreto Ley 19 de 2012, establece frente a los recursos del Sistema de Seguridad Social Integral, mantiene el requisito de autenticación de firmas ante Notario Público ó Juez de la República. El poder puede ir dirigido a nombre de la “entidad pagadora" o del administrador fiduciario, sin necesidad de identificar la entidad pagadora. El poder puede ser otorgado individualmente por el beneficiario o por varios de ellos a un mismo tercero autorizado.

d) Verificará que el beneficiarlo se encuentre registrado en el archivo de pagos y esté establecido el valor del subsidio o subsidios a pagar.

e) Verificará la cédula de ciudadanía y los nombres completos del beneficiario contra la información del registro de pagos, y/o listados que allegue el Administrador Fiduciario, y el poder que ha sido entregado por el autorizado. Dejará el documento que contenga el poder original.

f) El pagador, dejará conforme a sus propios sistemas el registro del pago.

Al cumplimiento de todo lo anterior, el pagador efectúa el pago al autorizado.

Realiza pago a través de Curadores de Interdictos

Si un juez determina que un beneficiario se encuentra imposibilitado para administrar sus propios bienes, puede designar a una persona denominada curador provisional o definitivo, para que dicho curador cobre los subsidios y realice los trámites relacionados con el pago, a nombre del beneficiario. Para el cobro del subsidio el Curador debe presentarle al pagador:

a) Fotocopia autenticada del auto o de la sentencia que lo designa como curador provisional o definitivo.

b) Fotocopia simple del acta de posesión del cargo de curador.

c) Exhibición de la cédula en original del curador (amarilla con hologramas de acuerdo con lo establecido por el Decreto 4969 de 2009) y fotocopia simple del documento de identificación tanto del beneficiario Interdicto como del curador.

En todo caso, el Curador que esté actuando en nombre del beneficiario deberá hacer registro previo ante el pagador.

El pagador verificará la información del beneficiario así:

a) Que el beneficiario esté registrado en el archivo de pagos y/o listado y se encuentre el valor a pagar a los beneficiarios.

b) El número de documento de identidad presentado y nombre completo, contra la información registrada en el listado.

c) Verifica la Identificación del Curador y del beneficiario contra la Información del auto o sentencia del juez, presentada previo registro en el archivo de pagos y/o listado enviado por el Administrador Fiduciario.

d) El pagador dejará el registro del pago, conforme a sus propios sistemas.

Al cumplimiento de todo lo anterior, se realiza el pago al curador.

La entidad pagadora se abstendrá de realizar pagos cuando:

a) Cuando el beneficiarlo no figure en el archivo de pagos y/o en los listados correspondientes.

b) Por presentar poderes otorgados sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en el literal c) de los pagos a través de apoderado previsto en este numeral.

c) En caso de no coincidir el número de identificación o nombre del beneficiario reportado en el listado o en el archivo de pagos frente a la cédula original presentada por el beneficiario, o el poder otorgado aun autorizado o existir Inconsistencias en la autorización otorgada al curador en la respectiva providencia judicial.

d) Ante el Incumplimiento de alguno de los aspectos que se deben verificar.

e) Por la no realización de alguno de los trámites exigidos a los beneficiarios en el presente numeral o permitir condiciones diferentes a las establecidos en este numeral.

f) Cuando se presente contraseña o comprobante de documento de Identificación en trámite.

4.6. PROCEDIMIENTO RETIRO BENEFICIARIOS

El Subnumeral 4.6.1 quedará así:

4.6.1. Retiro por Fallecimiento del Beneficiarlo

Este numeral quedará así:

Cuando el coordinador del programa en el municipio, el resguardo o el ICBF reciben información del fallecimiento de un beneficiario del programa y no disponen del registro civil de función. Inicialmente y de conformidad con la información de los beneficiarios se les solicita a los familiares el respectivo registro y de manera inmediata debe proceder a solicitar al administrador fiduciario el bloqueo del beneficiario.

Para los casos en que el fallecido no tiene familiares, se debe verificar en el aplicativo de Cargue y Descargue de Archivos de Supervivencia -CDA o reporte de vigencia de la cédula en la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Igualmente, se puede acudir a los medios de comunicación (hablada y escrita), solicitar información al DAÑE mediante la revisión de los formularios de defunción, indagar en la alcaldía en los registros de inhumación o ante el registrador municipal e instituciones prestadoras de servicios de salud.

Luego de disponer del respectivo registro civil de defunción, se procede en el estricto orden de la base de datos de los potenciales beneficiarios priorizados, a tomar la información del adulto mayor que reemplazara al fallecido, seguidamente realiza la revisión, verificación y comprobación de la información del posible beneficiario.

Definido el beneficiario que remplazaría al fallecido, se diligencia la ficha de retiro y se adjunta el Registro Civil de Defunción fallecido. (Esta causal no requiere acto administrativo).

Lo anterior por cuanto el ente territorial debe haber remitido la base de potenciales beneficiarios con los documentos soportes al administrador fiduciario, manteniéndola actualizada cada seis (6) meses.

La comprobación sobre el fallecimiento de una persona puede ser verificada por el municipio y el administrador fiduciario a través del Registro Civil de Defunción expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, o el Registro Civil expedido por las Notarías, y también a través de las actas de defunción que sirven de soporte para dicho registro diligenciada en los términos establecidos en el artículo 7o del Decreto 1171 de 1997.

Ver Descripción del Procedimiento y Flujograma

Se adiciona el subnumeral 4.6.9 al numeral 4.6 el cual quedará así:

4.6.9. Debido Proceso para el Retiro de Beneficiarios

De otra parte, es importante tener en cuenta la normatividad vigente sobre el procedimiento administrativo, contenida en la Primera parte la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Dicho procedimiento debe ser aplicado por todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, y también a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas, sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. Por tanto, al interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos se deben observar los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.

En tal virtud, establece el numeral 1 del artículo 3 del Código, que virtud del Principio del Debido Proceso, las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.

Como referente para los entes territoriales acerca del respeto al debido proceso a continuación se presentan apartes de la sentencia C980/10 de la Honorable corte Constitucional en la que se pronuncia en relación con este derecho fundamental en los siguientes términos:

"3. El derecho al debido proceso. Concepto y alcance general

3.1. Como es sabido, el debido proceso es un derecho constitucional fundamental, consagrado expresamente en el artículo 29 de la Constitución Política, el cual lo hace extensivo “a toda ciase de actuaciones judiciales y administrativas”.

3.2. La jurisprudencia constitucional ha definido el derecho al debido proceso, como el conjunto de garantías previstas en el ordenamiento jurídico, a través de ¡as cuales se busca la protección del individuo incurso en una actuación judicial o administrativa, para que durante su trámite se respeten sus derechos y se logre la aplicación correcta de la justicia.

3.3. La misma jurisprudencia ha expresado, que el respeto al derecho fundamental al debido proceso, te impone a quien asume la dirección de la actuación judicial o administrativa, la obligación de observar, en todos sus actos, el procedimiento previamente establecido en la ley o en los reglamentos, “con el fin de preservar las garantías -derechos y obligaciones- de quienes se encuentran incursos en una relación jurídica, en todos aquellos casos en que la actuación conduzca a la creación, modificación o extinción de un derecho o a la imposición de una sanción"[3].

(...)

5. El derecho al debido proceso administrativo

(...)

5.5. En el propósito de asegurar la defensa de los administrados, la jurisprudencia ha señalado que hacen parte de las garantías del debido proceso administrativo, entre otros, los derechos a: (i)ser oído durante toda la actuación, (ii) a ¡a notificación oportuna y de conformidad con la ley (iii) a que la actuación se surta sin dilaciones injustificadas, (iv) a que se permita la participación en la actuación desde su inicio hasta su culminación, (v) a que la actuación se adelante por autoridad competente y con el pleno respeto de las formas propias previstas en el ordenamiento jurídico, (vi) a gozar de la presunción de inocencia, (vii) al ejercicio del derecho de defensa y contradicción, (viii) a solicitar, aportar y controvertir pruebas, y (ix) a impugnar las decisiones y a promover la nulidad de aquellas obtenidas con violación del debido proceso.

(...)

5.7. En consecuencia, por tratarse de un derecho fundamental, el derecho al debido proceso administrativo “exige a la administración pública sumisión plena a la Constitución y a la ley en el ejercicio de sus funciones, tal como lo disponen los artículos 6o, 29 y 209 de la Carta Política”^[11], pues de otra forma se transgredirían los principios que gobiernan la actividad administrativa (igualdad, imparcialidad, publicidad, moralidad y contradicción), y se vulnerarían especialmente (os derechos fundamentales de las personas que acceden a la administración o de alguna forma quedan vinculadas por sus actuaciones.''

Aunado a lo anterior debe tenerse en cuenta la decisión proferida en sentencia T 207 de 2013 en la que se resuelve lo siguiente:

“Sexto.- INSTAR al Ministerio de Salud y Protección Social para que en el menor tiempo posible ajuste el contenido del Manual Operativo del Programa de Protección Social al Adulto Mayor a lo dicho en esta providencia. Específicamente, se llama ¡a atención acerca del respeto al debido proceso en los trámites de reporte de novedades de retiro, en el sentido en el que es necesario verificar las condiciones reales de cada persona antes de proceder a dar inicio a la actuación.''. (Subrayado fuera de texto).

Respecto de lo resuelto por la Honorable Corporación es procedente Indicar algunos apartes del contenido de la sentencia así:

“Finalmente, existen dedos casos en los cuales se pierde el derecho a recibir el subsidio, lo cual se ejecuta a través del repode de la novedad por parte del ente territorial. Este trámite debe sujetarse al respeto al derecho fundamental al debido proceso, en el sentido en el que esto no puede ser el agotamiento meramente formal de etapas procesales, sino que la condición de vulnerabilidad en la que en principio se encuentran los beneficiarios, le impone ¡a obligación a las autoridades de verificar las condiciones reales de cada persona antes de iniciar los trámites respectivos, en aras de evitar el incremento de la indefensión y la posible comisión de arbitrariedades. Esto a su vez se constituye en una garantía de los derechos fundamentales al mínimo vital, a la vida digna y a la igualdad material, a través de la materialización de los principios de solidaridad y dignidad humanas, y de la priorización del gasto público en materia social. (Subrayado fuera de texto).

(...)

(...) De allí que sea necesario que las autoridades públicas encargadas de llevar a cabo el reporte de /as novedades de exclusión, deban ¡levar a cabo un estudio más minucioso y cauteloso de las condiciones reales de las personas a retirar, en aras de evitar que con ello no solo se viole su derecho fundamental al debido proceso, sino que además la actuación derive en una afectación de la vida digna y del mínimo vital de sujetos de especial protección constitucional, como de hecho ocurrió.

A partir de lo expuesto, el ente territorial en la aplicación de novedades de retiro de beneficiarios por la causal ser propietario de más de un bien inmueble, debe garantizar como ya se ha expresado en el contenido del Manual Operativo del Programa de Protección Social al Adulto Mayor, hoy Colombia Mayor, el debido proceso y el derecho a la defensa del adulto mayor afectado y adicionalmente, debe proceder a realizar un estudio socio económico del adulto mayor con el fin de determinar las condiciones reales de la persona a retirar y no generar una afectación de sus derechos.

El estudio socio económico deberá realizarse para la aplicación de retiros de beneficiarios o exclusiones de la base de potenciales cuando se evidencie que el adulto mayor es propietario de más de un bien inmueble, o cuando el ente territorial como instancia competente lo considere necesario.

En los eventos en los cuales se determine del estudio socio económico que las persona recibió subsidios sin tener las condiciones socio económicas para hacerse acreedor, el ente territorial debe proceder a solicitar el reintegro de recursos, para tal fin deberá solicitar al administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional el número de cuenta de la Subcuenta de Subsistencia a la cual deben ser consignados los recursos objeto de devolución y deberá hacer seguimiento del reintegro, mismo que se realizará según el acuerdo de pagos que se pacte entre la personas que recibió el beneficio y el respectivo ente territorial (alcalde o delegado).

El estudio socio económico deberá contener como mínimo lo siguiente:

1. Información General, datos generales del aspirante al programa y de cada uno de los miembros que conforman su grupo familiar o personas con quienes vive en especial el número de documento de identificación, la identificación geográfica de donde está ubicada la vivienda, la dirección de la vivienda, información de dos contactos que pueden informar la ubicación del aspirante en caso de cambio de lugar de residencia.

2. Características de la vivienda condiciones predominantes de la misma, la vivienda es un lugar estructuralmente separado o independiente ocupado o destinado para ser ocupado por una familia o grupo de personas que viven juntos o por una persona que vive sola, la unidad de vivienda, puede ser entre otras casa, apartamento, cuarto, grupo de cuartos, choza, cueva o cualquier refugio ocupado o disponible para ser utilizado como lugar de alojamiento, las características pueden estar en función entre otros aspectos de: 1). Estado de la construcción, 2). Materiales de pisos, paredes y techo y 3).Disponibilidad de servicios públicos (acueducto medio de obtención del agua y alcantarillado o desagüe de aguas sucias, energía eléctrica, gas natural o combustible para cocinar, recolección de basuras o desechos de basura, servicio sanitarios con el que cuenta la vivienda (inodoro, pozo séptico o letrina) y acceso a transporte público y 4). Tenencia de la vivienda (propia, arrendada, prestada, la cuidan, etc).

3. Derechos de dominio, es decir se deberá realizar un análisis de los bienes inmuebles registrados a nombre del beneficiario realizando la descripción, la propiedad y uso de cada bien.

4. Características sociales y de salud, para lo cual se debe tener en consideración la estructura familiar y sus característica, así como el estado de salud del adulto mayor beneficiario.

5. Características económicas es decir ocupación y tipo de contrato, ingresos (producto de trabajo o transferencias monetarias al hogar, es decir regalo, envío o donaciones de dinero, subsidios en dinero del municipio o del Gobierno), gastos (comida, arriendo, servicios públicos, salud, ropa, insumos agrícolas, insumos de trabajo, educación, transporte, entre otros), ahorros, deudas, patrimonio familiar (activos en bienes inmuebles, carros u otro tipo de vehículos, electrodomésticos, maquinaria agrícola, semovientes, aves de corral u otros).

6. Conclusión de estudio que deberá incluir: 1). Evaluación de la existencia o no de la causal de retiro ser propietario de más de un bien inmueble, 2). Análisis de la situación real del adulto mayor determinando su condición de vulnerabilidad, 3). Decisión de si procede el retiro o activación dependiendo de la condición de vulnerabilidad del adulto mayor y 4). Detalle de soportes documentales del caso, mismos que deberán ser parte integral del estudio socio económico por ejemplo para el caso de ser propietario de más de un bien inmueble documento de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

7. Suscripción del estudio socio económico, se debe registrar nombres completos, cargos y firmas de quien o quienes realizaron el estudio y su fecha de realización. De ser posible el ente territorial deberá realizar el estudio socio económico acompañado de representante de, Ministerio Público que de fe de la transparencia en el proceso.

El estudio socio económico junto con los demás documentos necesarios para reporte de novedades previstos en el Manual Operativo deben ser enviados por el alcaide o su delegado a la Regional del administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional, como parte del reporte de novedades.

4.7.2. Reporte Novedades Proyecto Presentado por el Ente Territorial

Este subnumeral quedará así:

Novedades de Retiro de Beneficiarios

a) Ficha de retiro de beneficiario.

b) Acto administrativo que motiva el retiro del beneficiario y soporta la novedad, este documento debe informar el nombre, la cédula y la causal de retiro por la cual se está solicitando el retiro del beneficiario.

c) Documentos anexos que soporten la solicitud del retiro. Copia Registro Civil de Defunción expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, o el Registro Civil expedido por las Notarías, y también a través de las actas de defunción que sirven de soporte para dicho registra diligenciada en ¡os términos establecidos en el artículo 7o del Decreto 1171 de 1997, cuando el retiro es por fallecimiento.

Las novedades deben estar contenidas en un acto administrativo, expedido por el Alcalde del municipio, debidamente motivado y sustentado, excepto la causal de fallecimiento. Dicho acto debe surtir todo el procedimiento previsto en el Título lIl Capítulo V del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, sobre, publicaciones, citaciones comunicaciones, y notificaciones para que quede en firme y su cumplimiento sea ejecutado por el Administrador Fiduciario.

Dicho acto, debe identificar al beneficiario, con sus nombres y apellidos completos, documento de identificación, la casual de retiro, Indicando con exactitud los documentos soportes del mismo, quien lo expide, la fecha de expedición y el detalle de su contenido.

Para los CBA y Centros Diurnos, el Representante legal debe enviar una comunicación escrita, en donde se consigne la identificación del beneficiario, nombres y apellidos completos, documento de identificación, indicar claramente la casual de retiro, e Indicar con exactitud los documentos soportes del mismo.

En caso que el Administrador Fiduciario llegare a detectar alguna incongruencia en la motivación, o esta sea Insuficiente o incompleta, o inexacta, o se evidencie una falsa motivación, se procederá a comunicar tal situación al municipio, para que previo estudio determine la aplicación de la Revocatoria Directa o inicie el proceso de acción de lesividad contra su propio acto.

En todo caso, el municipio, deberá conservar en sus archivos a excepción de las actas de defunción y la carta retiro voluntario del beneficiarlo, los soportes que sustentan la motivación del retiro contenido en el acto administrativo correspondiente. Así como aquellos soportes que evidencien el cumplimiento del procedimiento previsto en el Título III Capítulo V del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, sobre, publicaciones, citaciones comunicaciones, y notificaciones.

Se ajustan las siguientes fichas del Manual Operativo

FORMATO DE CERTIFICACIÓN

“Ciudad”, “Fecha”

Señores

Alcaldía de XXXX

Ciudad

Ref: Certificación para Postulación al Subsidio Colombia Mayor

Yo, “NOMBRE DEL ASPIRANTE” Identificado con la cédula de ciudadanía número “_________” de “_________” a través de este documento me permito dar fe que no poseo más de un bien inmueble, que no percibo ningún tipo de subsidio y, que la sumatoria de los ingresos que reciben los familiares con los que vivo incluyendo el mío no supera un salarlo mínimo mensual legal vigente.

En este sentido me comprometo a actualizar lo mencionado anteriormente, de presentarse alguna modificación en mi condición actual.

La presente con destino al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad Pensional, con el objeto de dar cumplimiento a la normatividad que regula el Programa de Protección Social al Adulto Mayor hoy Colombia Mayor.

Atentamente,

NOMBRE DEL ASPIRANTE”

NUMERO DE CEDULA Y CIUDAD ORIGEN” HUELLA”