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RESOLUCIÓN 2332 DE 2020
(25 de noviembre)
Diario Oficial No. 51.511 de 27 de noviembre de 2020
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Por la cual se crea, integra y establece el reglamento de funcionamiento del Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público.
EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO,
En uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere, el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, el literal b del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el numeral 28 del artículo 6o del Decreto 4712 del 2008 y el artículo 2.2.21.3.13 del Decreto 1083 de 2015,
CONSIDERANDO:
Que mediante la Resolución 391 de 2000 del Ministro de Hacienda y Crédito Público se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Sector Administrativo de Hacienda.
Que la Resolución 958 del 2000 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público delega en el Viceministro General la función de presidir el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Sector Administrativo de Hacienda.
Que el artículo 2.2.21.3.13 del Decreto 1083 del 26 de mayo del 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 del 19 de abril de 2017, dispone que *Las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional tendrán un comité sectorial de auditoría interna integrado por los jefes de control interno o quienes hagan sus veces de las entidades que integran cada uno de los sectores administrativos […]”
Que el comité contará con una secretaría técnica ejercida por un jefe de control interno de las entidades pertenecientes al sector administrativo, elegido por la mayoría simple. El comité se reunirá como mínimo dos veces en el año.
Que el artículo 2.2.23.2 de la misma norma dispone que el Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.
El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI.
Que el artículo 2.2.23.2. de la misma norma indica que la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5o de la Ley 87 de 1993.
Que dicho Manual Operativo en su versión 3 define para la operación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, la aplicación del Modelo de las Líneas de Defensa, una de las cuales corresponde a la tercera línea, de evaluación independiente para todas las entidades, aspecto esencial para la mejora institucional.
Que los Jefes de Control Interno o quienes hacen sus veces, como tercera línea de defensa, acorde con lo establecido en el artículo 9o de la ley 87 de 1993, hacen parte del Sistema de Control Interno de las entidades y están encargados de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la Introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Que en cumplimiento de lo anterior, es necesario crear e integrar el Comité Sectorial de Auditoría del sector Hacienda y Crédito Público y fijar su reglamento de funcionamiento, de acuerdo con la normatividad vigente.
Que de acuerdo a lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Crear el Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público.
ARTÍCULO 2o. NATURALEZA DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. El Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público, es un órgano asesor e impulsor de las directrices brindadas por los reguladores para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno a nivel sectorial. En su rol de responsable y evaluador, hace parte de las instancias de articulación para el funcionamiento armónico del Sistema de Control Interno.
INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA.
ARTÍCULO 3o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. El Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público está integrado por los jefes de oficina de control interno o quien haga sus veces de las entidades adscritas o vinculadas al Sector Hacienda y Crédito Público y será presidido por el Jefe de Control Interno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
PARÁGRAFO 1o. El Departamento Administrativo de la Función Pública y la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, podrán asistir con voz, pero sin voto a las reuniones del Comité Sectorial de Auditoría. También podrán asistir, previa invitación, autoridades del sector público o privado de los asuntos de control interno.
ARTÍCULO 4o. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. La secretaría técnica del Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público será ejercida por el jefe de control interno de alguna de las entidades pertenecientes al sector administrativo, elegido por la mayoría simple de los miembros del Comité.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Son funciones del Comité Sectorial de Auditoria del Sector Hacienda y Crédito Público las siguientes:
1. Acompañar y apoyar a las entidades que lo soliciten en las auditorías que requieran conocimientos especializados, previo análisis de capacidades de la oficina de Control Interno correspondiente.
2. Efectuar seguimiento a las auditorias que se adelanten en los temas prioritarios señalados por el Gobierno Nacional
3. Proponer a los jefes de control interno del correspondiente sector administrativo las actividades prioritarias que deben adelantar en sus auditorías y hacer seguimiento a las mismas.
4. Analizar mejores prácticas y casos exitosos para el desarrollo y cumplimiento de los roles de las oficinas de control interno o de quienes desarrollen las competencias asignadas a éstas y proponer su adopción.
5. Canalizar las necesidades de capacitación de los auditores internos de las entidades pertinentes al sector administrativo y presentarlas al comité sectorial de desarrollo administrativo, para que se tomen las acciones a que haya lugar.
6. Presentar propuestas para el fortalecimiento de la policía de control interno en el sector.
ARTÍCULO 6o. FUNDONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORIA. Son funciones del Presidente del Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público, las siguientes:
1. Promover las citaciones del comité, presidir, instalar y dirigir las reuniones del Comité.
2. Representar al Comité cuando se requiera.
3. Servir de canal de comunicación de las decisiones del Comité. Únicamente el presidente podrá informar oficialmente los asuntos tratados por el Comité Sectorial de Auditoría.
4. Delegar en los otros miembros del Comité algunas de sus funciones, cuando lo considere oportuno.
5. Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda al Comité revisar y debatir.
6. Decidir los impedimentos y recusaciones que presenten los integrantes del Comité.
7. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público las siguientes:
1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité, indicando: hora, día y lugar de la reunión.
2. Programar la agenda del Comité y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.
3. Redactar las actas de las reuniones.
4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.
5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.
6. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.
7. Participar en las reuniones del Comité, con voz y sin voto.
8. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Los integrantes del Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público tendrán las siguientes funciones:
1. Asistir a las reuniones que sean convocadas, esta asistencia no es delegadle y su inasistencia deberá ser justificada con antelación a la sesión programada.
2. Suscribir las actas de cada sesión.
3. Las demás funciones que establezca la ley.
Los integrantes del Comité Sectorial de Auditoría pueden delegar en su presidente la suscripción de los actos que contengan sus decisiones.
ARTÍCULO 9o. IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES O CONFLICTOS DE INTERÉS. Los integrantes del Comité Sectorial de Auditoria del Sector Hacienda y Crédito Pública están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cuando un miembro del Comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo inmediatamente al Presidente del mismo quien deberá decidir el impedimento. De aceptarlo, designará su reemplazo.
Cuando el integrante del Comité no manifieste su impedimento, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para decidir el impedimento.
Cuando el impedimento recaiga en el Presidente del Comité, debe ser resuelto por el superior jerárquico del funcionario.
REUNIONES Y FUNCIONAMIENTO.
ARTÍCULO 10. REUNIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. El Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público se reunirá de forma ordinaria como mínimo dos (2) veces en el año. También se podrá reunir de forma extraordinaria por solicitud de los integrantes y previa citación de la Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO. Se podrán celebrar sesiones no presenciales o virtuales, las cuales serán solicitadas por la Secretaría Técnica. En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del comité.
ARTÍCULO 11. CITACIÓN A LAS REUNIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por su secretaría con una antelación de por lo menos quince (15) días.
La convocatoria de las reuniones extraordinarias se hará por escrito o por medio electrónico con la indicación del día, la hora, el objeto de la reunión y los documentos soporte para el desarrollo del comité, con una antelación de por lo menos quince (15) días.
ARTÍCULO 12. INVITADOS A LAS REUNIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Cuando lo considere pertinente, según los temas a tratar en el orden del día, el presidente del Comité podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.
ARTÍCULO 13. DESARROLLO LAS REUNIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Las reuniones del Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público serán instaladas por su presidente.
En cada reunión de Comité sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por el pleno del Comité.
Una vez aprobado el orden del día se dará lectura al acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes del Comité.
ARTÍCULO 14. REUNIONES NO PRESENCIALES O VIRTUALES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Las sesiones no presenciales o virtuales del Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público se adelantarán de conformidad con el siguiente procedimiento:
1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional, a la cual se adjuntará los soportes correspondientes al asunto a tratar.
2. El Secretario Técnico deberá especificar en el texto de la convocatoria la fecha y hora de la sesión, el orden del día, las instrucciones de la sesión no presencial o virtual, la forma de intervención y el término para proponer observaciones y para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.
3. Cada uno de los miembros deberá manifestar, de manera clara y expresa, su posición frente al asunto sometido a consideración y remitir al Secretario Técnico y a los demás miembros del Comité su decisión en los términos fijados en la citación. Vencido el término señalado sin que el miembro del Comité manifieste su decisión, se entenderá que no tiene objeciones y que acepta las decisiones de la mayoría en cada tema discutido.
4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del Presidente proceden, y el Secretario enviará nuevamente el proyecto a todos los integrantes con los ajustes, para que sean aprobados por los miembros del Comité.
5. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, el Secretario Técnico informará la decisión a los miembros del Comité a través del correo electrónico y levantará el acta respectiva. Los miembros del Comité dentro de las 24 horas siguientes al envío del acta remitirán sus observaciones, si a ello hubiere lugar. Si no se presentan observaciones se entenderá que están de acuerdo con el contenido de la misma. Este plazo se ajustará de acuerdo la complejidad del tema a tratar, según lo dispongan los miembros del Comité.
6. Las actas de las reuniones virtuales serán firmadas por todos sus miembros.
PARÁGRAFO. La Secretaría del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.
ARTÍCULO 15. QUORUM Y MAYORÍAS. El Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público sesionará y deliberará con la mayoría de sus miembros y las decisiones las tomará por la mayoría de los miembros asistentes. Al inicio de las reuniones, el secretario debe verificar la existencia de quorum para deliberar.
En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité toma la decisión.
ARTÍCULO 16. DECISIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORÍA. Las decisiones del Comité Sectorial de Auditoría del Sector Hacienda y Crédito Público se adoptarán mediante resoluciones, circulares, instructivos o cualquier otro acto administrativo que las contenga. Los actos que las contengan deberán ser suscritos por la totalidad de los miembros del Comité, sin perjuicio de que para casos particulares, puedan delegar en el presidente la firma.
El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado.
Las decisiones del Comité deberán notificarse y comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 17. ACTAS DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE AUDITORIA. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes. El contenido del acta será aprobado a través de correo electrónico por parte de los miembros del Comité en los dos meses siguientes de realizada la sesión. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán firmadas por quién preside y el elegido como secretario técnico.
VARIOS.
ARTÍCULO 18. VIGENCIA Y DEROGATORIA. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 391 del 25 de febrero del año 2000 y 958 del 9 de mayo del año 2000.
PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C., a los 25 de noviembre de 2020
ALBERTO CARRASQUILLA BARREA
Ministro de Hacienda y Crédito Público