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RESOLUCIÓN 7608 DE 2022
(diciembre 9)
Diario Oficial No. 52.247 de 13 de diciembre de 2022
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Por la cual se crea el Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional y se dictan otras disposiciones.
LA DIRECTORA DE FINANZAS,
en uso de las facultades legales que le confiere el Artículo 10 de la Resolución 9041 de 2018 modificado por la resolución 5020 de 2022, en concordancia con la Resolución 193 de 2016 expedida por el Contador General de la Nación, y
CONSIDERANDO:
Que los Artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno.
Que, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, “Por el cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” y normas reglamentarias, el autocontrol y la autoevaluación debe ser una herramienta gerencial para mejorar los estándares de calidad, mediante la evaluación permanente de los procedimientos que inciden en la razonabilidad de los Estados Financieros de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional.
Que el artículo 27 de la Ley 489 de 1998 creó el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, en concordancia con los principios constitucionales de la función administrativa.
Que el numeral 32 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019 establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna, de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen.
Que el numeral 11 del artículo 57 de la Ley 1952 de 2019 define como falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.
Que las entidades que conforman el sector público tienen la obligación de adelantar las gestiones administrativas necesarias con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades que nutren el proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.
Que mediante el Título 21 del Decreto 1083 de 2015, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI).
Que esta resolución permitirá a la Unidad de Gestión General disponer de una herramienta de control y verificación para garantizar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable, generando así Estados Financieros razonables que coadyuven al fenecimiento de la cuenta fiscal.
Que para ejercer un mejor control en el proceso de identificación, medición, clasificación, registro, elaboración y presentación de los Estados Financieros, análisis, interpretación y comunicación de la información contable, se requiere establecer procedimientos y puntos de control que faciliten la gestión financiera de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, en concordancia con la Ley 1314 de 2009, a través de la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia.
Que el artículo 6o de la norma ibídem establece que bajo la dirección del Presidente de la República y con respeto de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, obrando conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, con fundamento en las propuestas que deberá presentarles el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información.
Que, en concordancia con los objetivos de la Ley 1314 de 2009, la Contaduría General de la Nación, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, emitió la Resolución 533 de 2015, “por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a Entidades de Gobierno y se dictan otras disposiciones”.
Que el Gobierno nacional expide el Decreto número 1874 del 30 de diciembre de 2021, mediante el cual modificó parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional, estableciendo en el artículo 3o, como función del Ministro de Defensa Nacional, la creación y modificación de grupos internos de trabajo, necesarios para el desarrollo de las funciones asignadas al Ministerio.
Que a través de la Resolución número 0028 del 07 de enero de 2022, se crearon y organizaron Grupos Internos de Trabajo en el Ministerio de Defensa Nacional -Unidad de Gestión General.
Que, a través de la Resolución número 0379 del 07 de febrero de 2022, “Por la cual se modifica y adiciona la Resolución número 0028 del 07 de enero de 2022, “Por la cual se crean y organizan Grupos internos de Trabajo en el Ministerio de Defensa Nacional - Unidad de Gestión General”.
Que la Resolución número 5020 del 5 de agosto de 2022, modificó parcialmente la Resolución número 9041 del 19 de diciembre de 2018, en su artículo 10, faculta la creación de los subcomités de sostenibilidad a la Directora de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.
Que dada la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y las particularidades del mismo, se considera pertinente la constitución e integración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Defensa Nacional y Subcomités en cada Unidad Ejecutora como instancia asesora de las áreas contables y financieras de la Entidad Contable Pública 11100000 Ministerio de Defensa Nacional, teniendo en cuenta que a través de ellas se agregan reportes de información contable.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Crear el Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional.
ARTÍCULO 2o. El Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Unidad de Gestión General - Ministerio de Defensa Nacional estará integrado por los siguientes funcionarios:
- Director (a) de Finanzas, quien lo preside
- Director (a) de Asuntos Legales
- Director (a) Administrativo
- Director (a) Gestión del Talento Humano
- Contador (a) Unidad de Gestión General, quien será el Secretario
- Tesorero (a) principal
- Jefe Oficina de control Interno o su delegado.
PARÁGRAFO 1o. El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado tendrá derecho a voz, pero no a voto.
De conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993 y el procedimiento adoptado por la Contaduría General de la Nación con la Resolución 193 de 2016, el Jefe de la Oficina de Control Interno realizará la evaluación de control interno contable con criterio de independencia y objetividad, de conformidad con lo establecido en el literal a) inciso 2 del numeral 2.2.21.2.2 del Decreto 1083 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de la Función Pública.
PARÁGRAFO 2o. El Subcomité podrá invitar a los funcionarios que estime conveniente para el desarrollo de temas puntuales, los cuales podrán tener derecho a voz, pero no a voto.
ARTÍCULO 3o. Son funciones del Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable:
1. Preparar los informes requeridos por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Defensa Nacional.
2. Analizar y evaluar los procedimientos administrativos y financieros de la unidad ejecutora, con el fin de minimizar los riesgos que impidan que la información contable cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.
3. Efectuar seguimiento al interior de la unidad ejecutora, del cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.
4. Evaluar los aspectos administrativos y financieros, que incidan negativamente en los Estados Financieros de la Unidad de Gestión General, y de ser necesario proponiendo las soluciones al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Defensa Nacional.
5. Adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los Estados Financieros de la Unidad de Gestión General, de forma que cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Así mismo, adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información.
6. Formular controles a implementar por parte de las áreas responsables de los procesos y procedimientos, para mejorar la calidad de la información contable que generan;
7. Verificar y recomendar las acciones a considerar respecto de saldos o partidas contables identificadas como susceptibles de depuración, de acuerdo con el análisis previo efectuado por las áreas que intervengan en la transacción, el cual debe contar con el aval de contador o quien haga sus veces, dicho análisis se presentará en el subcomité, quien recomendará o no efectuar la depuración conforme los informes que sean presentados por las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes;
8. Evaluar eventos de fuerza mayor y caso fortuito, que puedan tener incidencia en la información contable;
9. Solicitar la actualización y/o modificación de los manuales de procesos y procedimientos de acuerdo con las decisiones del Comité;
10. Definir las acciones administrativas que deban ejecutarse frente a las siguientes situaciones:
a). Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes y obligaciones ciertos para la subunidad.
b). Derechos y obligaciones que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.
c). Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.
d). Derechos u obligaciones que carecen de soportes idóneos, a través de los cuales se pueden adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.
e). Valores respecto de los cuales no haya sido posible su imputación a alguna persona, por la pérdida de los bienes o derechos que representan.
f). Mecanismos utilizados, administrativos y/o jurisdiccionales, para el cobro, legalización de saldos deudores, resultados de estos y la determinación de las deudas de difícil cobro, determinación del deterioro que presentan cuentas en situación de incobrabilidad.
g). Derechos y obligaciones que, por tratarse de mínimas cuantías, no procede a adelantar gestiones para obtener su cobro o pago, considerado por el efecto de la relación costo beneficio.
PARÁGRAFO ÚNICO. El Subcomité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable realizará sesiones ordinarias cada seis meses y extraordinarias cuando se estime necesaria, previa convocatoria por cualquiera de sus integrantes.
ARTÍCULO 4o. Serán funciones del Secretario:
a) Elaborar el orden del día.
b) Citar a reunión a los integrantes del subcomité.
c) Elaborar el acta de cada reunión.
d) Verificar previo al comité los documentos y propuestas que serán presentadas, en su condición de contador.
e) Llevar el archivo de los documentos relacionados con el comité.
f) Las demás que le sean asignadas por el comité.
ARTÍCULO 5o. Los procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable involucran a todas las Direcciones, Dependencias, Oficinas, Grupos de trabajo y funcionarios de las distintas áreas de la Unidad Gestión General responsables de la generación de información de tipo financiero, económico y social, que en virtud de las normas emitidas por la Contaduría general de la nación deba ser reconocida, medida, revelada y presentada en los Estados Financieros de la entidad.
ARTÍCULO 6o. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga normas que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 9 de diciembre de 2022.
La Directora de Finanzas,
Clara Inés Chiquillo Díaz.
Ministerio de Defensa Nacional