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RESOLUCIÓN 1517 DE 2008
(junio 13)
Diario Oficial No. 47.060 de 24 de julio de 2008
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
Por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y se adopta su Manual Operativo.
EL MINISTRO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO,
en virtud de lo dispuesto en el Decreto 210 del 3 de febrero de 2003, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 87 de 1993 dispone normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado colombiano, y en el artículo 6o determina: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente”;
Que la Ley 489 de 1998, en los Capítulos IV y VI dicta normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno, a su vez, el Decreto 3622 de 2005 adopta las políticas de Desarrollo Administrativo y reglamenta el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998, en lo referente a dicho sistema;
Que el Decreto 1599 de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, determina las generalidades y estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5o de la Ley 87 de 1993; y señala en su artículo 2o que el establecimiento y desarrollo de dicho Sistema es responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente, de los jefes de cada dependencia y de los demás funcionarios de la entidad;
Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en su artículo 3o, establece que dicho sistema es complementario con los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo;
Que tal como lo considera el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno, son los temas pilares de la Administración Pública Nacional, por los beneficios que traen consigo para las entidades del Estado como para el ciudadano;
Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, expidió la circular 100002-07, en la cual se unifica el equipo de implementación de Calidad con el equipo MECI, consciente de la necesidad de entender que ambos sistemas son armónicos; que el cumplimiento de los requerimientos de un sistema aplica para el otro y que son complementarios, pues los elementos de una norma enriquecen y adicionan la otra;
Que, en tal sentido el Gobierno Nacional, a través del Decreto 2913 de 2007, unificó las fechas de implementación de los dos sistemas, estableciendo como límite el 8 de diciembre de 2008;
Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, mediante Circular número 003 del 27 de septiembre de 2005, impartió lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre los Sistemas de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno;
Que, en cumplimiento de lo expuesto, el Ministerio está implementando un Sistema Integrado de Gestión, basado en la Norma Técnica de la Calidad para las Entidades Públicas, NTCGP 1000:2004 y en el Decreto 1599 de 2005 que adopta el Modelo Estándar de Control Interno, MECI;
Que este Sistema Integrado de Gestión se entiende como una herramienta gerencial que integra todos los procesos y actividades que le son propios y en los cuales deben estar presentes la calidad y el control para garantizar la satisfacción de sus usuarios y el cumplimiento de su misión, visión y objetivos;
Que para que todos los funcionarios conozcan el funcionamiento de este Sistema Integrado de Gestión, a través de esta resolución adopta el Manual Operativo del mismo, el cual condensa los lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas y externas, los procesos y procedimientos y recoge los Manuales de Calidad y de Funciones y Competencias Laborales que exigen las normas de Calidad y MECI, así como el Decreto 1537 del 2001, que establece la obligatoriedad para las entidades de elaborar, adoptar y aplicar manuales, a través de los cuales se documenten y formalicen los procesos y procedimientos;
Que este Manual permite la estandarización del conocimiento de la operación de la entidad y un lenguaje común alrededor de ella, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción, individual y colectiva, fomentando el autocontrol y la autorregulación;
Que, debido a la dinámica de operación de las entidades y a la necesidad de mejoramiento continuo, todos los elementos que componen el Sistema Integrado de Gestión y el Manual, deben estar en constante revisión, actualización y/o ajustes,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Establecer el Sistema Integrado de Gestión con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimización de recursos y procesos y adoptar el Manual Operativo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
ARTÍCULO 2o. Este Sistema Integrado de Gestión está compuesto por los tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve elementos del MECI y cumple con los requisitos de la Norma Técnica de Calidad establecidos en ocho capítulos, tres generales y cinco específicos; todo bajo el ciclo PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) que facilita su implementación en forma armonizada.
ARTÍCULO 3o. La implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión es responsabilidad de la Alta Dirección del Ministerio, la cual está integrada por el Ministro, los Viceministros, los Directores, Jefes de Oficina y la Secretaría General, quienes forman parte del Comité de Coordinación de Control Interno.
ARTÍCULO 4o. La representación de la Alta Dirección la ejerce la Secretaría General del Ministerio, apoyada por un grupo operativo conformado con funcionarios representativos de todos los procesos.
ARTÍCULO 5o. Los directivos responsables de cada proceso revisarán periódicamente el Manual Operativo y le comunicarán los cambios al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento para el Control de Documentos, GD-PR-1.v0, publicado en Mintranet.
ARTÍCULO 6o. Los cambios que se realicen al Manual Operativo deben ser comunicados oportunamente por el Coordinador del Sistema Integrado de Gestión, a todos los funcionarios del Ministerio, por lo cual se hace necesario establecer un mecanismo de archivo que permita sustituir permanentemente los documentos que hacen parte del mismo.
La presente Resolución rige a partir de la fecha de su comunicación.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 13 de junio de 2008
El Ministro de Comercio, Industria y Turismo,
LUIS GUILLERMO PLATA PÁEZ
