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RESOLUCIÓN 2018053023 DE 2018
(diciembre 6)
Diario Oficial No. 50.803 de 10 de diciembre de 2018
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS
Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), se define el reglamento para su funcionamiento y se derogan las Resoluciones números 2013038609 de 2013 y 2015049597 de 2015.
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS (INVIMA),
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 22 del artículo 10 del Decreto número 2078 de octubre de 2012,
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno por parte de las entidades y organismos del sector público.
Que el artículo 3o de la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, establece como característica que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva Entidad.
Que el artículo 11 de la Ley 298 de 1996, “por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia”, establece que las entidades u organismos de carácter público que actualmente se encuentran sujetos a normas contables expedidas por organismos que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deberán aplicar las políticas, normas y principios contables que determine la Contaduría General de la Nación, en los términos y condiciones que esta establezca.
Que el Contador General de la Nación expidió la Resolución número 119 de 2006 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”, se adoptó el Modelo Estándar de Procedimiento para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.
Que el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública.
Que de conformidad con el artículo 1o de la Ley 1066 de 2006, “por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”, y a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público.
Que la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país” mediante el artículo 163 modificó el artículo 238 de la Ley 1450 de 2011, sobre movilización de activos, señala que las entidades públicas del orden nacional con excepción de las entidades financieras de carácter estatal, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta y las entidades en liquidación, deberán vender los inmuebles que no requieran para el ejercicio de sus funciones y la cartera con más de ciento ochenta (180) días de vencida, al colector de activos de la Nación, Central de Inversiones (CISA), para que este las gestione. La cartera de naturaleza coactiva y la que no esté vencida, podrá ser entregada en administración a CISA. Que en su parágrafo 4 indicó que “en los eventos en que la cartera sea de imposible recaudo por la prescripción o caducidad de la acción, por la pérdida de fuerza ejecutoria del acto administrativo que le dio origen o por la inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada y por tanto no sea posible ejercer los derechos de cobro o bien porque la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente; las entidades públicas ya señaladas, podrán realizar la depuración definitiva de estos saldos contables, realizando un informe detallado de las causales por las cuales se depura y las excluirá de la gestión”.
Que el Contador General de la Nación mediante la Resolución número 193 de 2016 incorporó, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable.
Que el Anexo de la Resolución número 193 de 2016 describe en el numeral 3.2.2 Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera, que estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público encargado del área contable de la entidad y del jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.
Que el artículo 2.5.6.1 del Decreto número 445 de 2017, “por el cual se adiciona el Título 6 a la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público y se reglamenta el parágrafo 4 del artículo 163 de la Ley 1753 de 2015, sobre depuración definitiva de la cartera de imposible recaudo de las entidades públicas del orden nacional” reglamenta la forma en que las entidades públicas del orden nacional podrán depurar la cartera a su favor, cuando sea de imposible recaudo, con el propósito de que sus estados financieros revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial.
Que el artículo 2.5.6.2. señala que el Decreto número 445 de 2017 aplica a las entidades públicas del orden nacional, con excepción de las entidades financieras de carácter estatal, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta y las entidades en liquidación.
Que el artículo 2.5.6.5. del Decreto número 445 de 2017 indica que en el caso que no exista Comité de Cartera, el representante legal de cada entidad señalada en el artículo 2.5.6.2. del presente Decreto, lo constituirá y reglamentará internamente mediante acto administrativo, el cual estará integrado como mínimo por cinco (5) servidores públicos, quienes tendrán voz y voto, tres de los cuales desempeñarán los siguientes cargos: a) Secretario General, quien haga sus veces o su delegado, quien lo presidirá; b) Jefe del Área Financiera o quien haga sus veces. C). Jefe del área que tenga delegada la función de cobro de cartera. A su vez señala en el parágrafo 1 que el Jefe del área que tenga delegada la función del cobro de cartera en la respectiva entidad, actuará como Secretario del Comité y convocará a las reuniones.
Que dentro de las funciones del Comité de Sostenibilidad Contable se encuentra establecida el apoyar al Grupo Financiero y Presupuestal en la formulación de políticas, estrategias, directrices y procedimientos que se requieran para implementar y desarrollar el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del Sistema y depurar la información contable de la entidad, particularmente respecto de derechos u obligaciones que no obstante su existencia carecen de documentos soporte idóneos y/o no son susceptibles de cobro mediante jurisdicción coactiva y evaluar la pertinencia, decidir sobre la viabilidad de efectuar la venta de cartera a un ente externo facultado para ello a efectos de simplificar el proceso de recaudo.
Que se hace entonces necesario definir la reglamentación interna para castigar la cartera de imposible recaudo del Instituto, a fin de depurar la información contable, de manera que los estados financieros reflejen de manera fidedigna la situación económica y financiera y permitan tomar decisiones ajustadas a la realidad patrimonial institucional.
Que en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), no existe el comité de cartera, que pueda recomendar el castigo de la cartera de imposible recaudo a fin de depurar la información contable, y que el artículo 2.5.6.5 del Decreto número 445 de 2017 prevé que, en caso de que no exista comité de cartera, el representante legal de cada entidad lo constituirá y reglamentará internamente mediante acto administrativo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Y DE CARTERA. Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima) como una instancia asesora, encargado de propender porque se garantice de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera.
ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Y DE CARTERA. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera estará integrado por:
a) El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá;
b) Un asesor de la Dirección General, previa designación;
c) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica;
d) El Coordinador del Grupo Financiero y Presupuestal;
e) El Coordinador del Grupo de Tesorería;
f) Profesional del Grupo Financiero y Presupuestal de la Secretaría General responsable por los estados financieros del Invima.
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá a todas las sesiones y participará con voz pero sin voto.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ. Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Cartera:
1. Aprobar y recomendar al Director General la implementación del Plan de Sostenibilidad Contable y sus modificaciones, así como la implementación de manuales y políticas contables.
2. Recomendar al Director General la realización de la depuración, el castigo de los valores y la exclusión de la gestión de los valores contables de cartera.
3. Estudiar y evaluar el cumplimiento de alguna o algunas de las causales señaladas en el artículo 2.5.6.3 del Decreto número 445 de 2017 para considerar que una acreencia a favor de la entidad constituye cartera de imposible recaudo situación de la cual se dejará constancia en el acta.
4. Recomendar al representante legal que se declare mediante acto administrativo una acreencia como cartera de imposible recaudo, el cual será el fundamento para castigar la cartera de la contabilidad y para dar por terminados los procesos de cobro de cartera que se hubieren iniciado.
5. Recomendar al Grupo Financiero y Presupuestal la formulación de políticas y estrategias para implementar y desarrollar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable de la Entidad.
6. Revisar, analizar y recomendar el reconocimiento y revelación de los hechos transacciones y operaciones financieras con fundamento en los informes y soportes documentales que presenten las áreas responsables.
7. Evaluar la pertinencia y decidir sobre la viabilidad de efectuar la venta de cartera a un ente externo facultado para ello a efectos de simplificar el proceso de recaudo.
8. Aprobar las actas que se originen de las reuniones del Comité de Sostenibilidad Contable y de Cartera.
9. Las demás funciones que correspondan de acuerdo a su naturaleza.
ARTÍCULO 4o. CARTERA DE IMPOSIBLE RECAUDO Y CAUSALES PARA LA DEPURACIÓN DE CARTERA. No obstante las gestiones efectuadas para el cobro, se considera que existe cartera de imposible recaudo, la cual podrá ser depurada y castigada siempre que se cumpla alguna de las siguientes causales:
a) Prescripción;
b) Caducidad de la acción;
c) Pérdida de ejecutoriedad del acto administrativo que le dio origen;
d) Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, que impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro;
e) Cuando la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente.
ARTÍCULO 5o. PRESIDENCIA DEL COMITÉ. La presidencia del comité será ejercida por el Secretario General del Invima, quien supervisará y controlará el adecuado cumplimiento de las funciones por parte de los integrantes del comité.
ARTÍCULO 6o. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ. La Secretaría Técnica será ejercida por el Coordinador del Grupo Financiero y Presupuestal y de forma conjunta con el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Secretaría Técnica:
- Convocar a las reuniones y elaborar orden del día
- Citar a los integrantes del Comité
- Elaborar el acta de cada reunión
- Presentar informe de gestión al Secretario General y al Director General de forma anual o cuando lo soliciten.
- Velar por el cuidado y custodia de los documentos y las actas del Comité.
ARTÍCULO 7o. SESIONES. El comité se reunirá de manera ordinaria cada seis (6) meses, en el lugar indicado en la convocatoria la cual se realizará con al menos tres (3) días de antelación a la realización de la reunión. El comité sesionará con todos sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.
El comité podrá reunirse de forma extraordinaria por solicitud de cualquiera de sus miembros cuando sea necesario, previa convocatoria por parte de la Secretaría Técnica.
ARTÍCULO 8o. ASISTENCIA A LAS REUNIONES DEL COMITÉ. La asistencia a las reuniones del comité no son delegables, excepto en el caso del Presidente. Las decisiones adoptadas en las reuniones, se consignarán en actas.
Podrán asistir como invitados aquellos funcionarios que a criterio del Comité se requieran.
ARTÍCULO 9o. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones número 2013038609 de 2013 y 2015049597 de 2015 y demás normas que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., el 6 de diciembre de 2018.
El Director General,
Julio César Aldana Bula.
