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RESOLUCION 1602 DE 2004
(octubre 4)
Diario Oficial No. 45.791 de 14 de enero de 2005
FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición e Información, Consulta, Quejas y Reclamos, ante el Fondo de Previsión Social del Congreso.
La Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso,
en uso de sus facultades legales conferidas en la Ley 33 de 1985, artículo 19 y en especial de las conferidas en el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en sus artículos 23 y 74, prevé el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general particular y a obtener pronta resolución, así como a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley;
Que el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, determinan que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. Asimismo, los funcionarios deben tener presente que la actuación administrativa tiene por objeto, entre otros, la efectividad de los derechos o intereses de los administrados reconocidos por la ley, con arreglo a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y contradicción;
Que la Ley 33 de 1985 creó el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República como un Establecimiento Público del orden nacional. Esto es, como un organismo dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de la Protección Social;
Que la Ley 33 de 1985, artículo 19, faculta a la Directora General para desarrollar todas las funciones que se relacionen con la organización, administración y funcionamiento del Fondo;
Que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo, las entidades descentralizadas del orden nacional deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver;
Que la Ley 734 de 2002 en su artículo 34, numeral 19, señala que son deberes de los servidores públicos competentes, dictar los reglamentos internos sobre el trámite del Derecho de Petición;
Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 58 de 1982 y el 1º del Decreto 770 de 1984, corresponde a la Procuraduría General de la Nación la revisión y aprobación de los reglamentos que elabore la respectiva entidad para el trámite interno de las peticiones, quejas y reclamos;
Que se hace necesario reglamentar internamente el trámite de los derechos de petición que se presenten ante dicha Institución;
Que en mérito de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1º. Reglamentar en el Fondo de Previsión Social del Congreso, Fonprecon, el trámite interno del Derecho de Petición, Información, Consulta, Quejas y Reclamos de la siguiente manera:
DE LAS DEFINICIONES.
ARTÍCULO 2º. DERECHO DE PETICIÓN. El Derecho de Petición a que se refiere el Decreto 01 de 1984, comprende: La petición como tal, la información, la consulta y la queja definidas en los artículos siguientes.
ARTÍCULO 3º. PETICIÓN. Se entiende por petición el derecho que tiene toda persona a formular peticiones respetuosas en interés general, solicitar y obtener informaciones y consultas sobre asuntos asignados al Fondo de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Constitución Política y el Código Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 4º. INFORMACIÓN. Se entiende por información la solicitud jurídica o administrativa de un hecho que corresponda a la naturaleza y fines del Fondo, así como la solicitud de expedición de copias o desglose de documentos que reposen en los archivos de la Entidad, ciñéndose para efectos de desglose a los respectivos presupuestos de ley.
ARTÍCULO 5º. CONSULTA. Se entiende por consulta el concepto expuesto por parte del Fondo de un hecho asunto de su competencia.
ARTÍCULO 6º. QUEJAS. Se entiende por queja la acción para poner en conocimiento ante el Fondo una situación irregular en el funcionamiento de los servicios a su cargo.
DEL DERECHO DE PETICIÓN.
ARTÍCULO 7º. PROCEDENCIA. El Fondo, a través de sus dependencias, atenderá y resolverá los sig uientes asuntos:
1º. Las peticiones en interés general y en interés particular que toda persona tiene derecho a presentar, de conformidad con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5º y siguientes del Código Contencioso Administrativo.
2º. Las solicitudes de información sobre la acción del Fondo y en particular a que se expidan copias de sus documentos en los términos del artículo 17 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.
3º. Las consultas escritas o verbales en relación con las materias a cargo del Fondo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales, según lo previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
4º. Las solicitudes de certificaciones que por disposición legal o reglamentaria le correspondan.
5º. Las quejas y reclamaciones presentadas por el mal funcionamiento de los servicios propios del Fondo.
ARTÍCULO 8º. PETICIONES EN INTERÉS GENERAL Y EN INTERÉS PARTICULAR. Las solicitudes que se presenten ante el Fondo en ejercicio del derecho fundamental de petición, podrán ser en interés general y en interés particular. Dichas peticiones podrán formularse verbalmente o por escrito a través de cualquier medio idóneo.
ARTÍCULO 9º. CONTENIDO DE LAS PETICIONES ESCRITAS. De acuerdo con lo establecido en el artículo 5º del Código Contencioso Administrativo, las peticiones escritas deberán contener por lo menos:
1º. La designación de la autoridad o dependencia a la que se dirige.
2º. Nombres y apellidos completos del solicitante, número del documento de identidad, teléfono, fax, dirección de correspondencia y ciudad de residencia.
3º. El objeto de la petición descrito con exactitud. Si se trata de consultas, deben relacionar las preguntas pertinentes.
4º. Las razones en que se apoya.
5º. La relación de los documentos que se acompañan.
6º. La firma del peticionario y/o apoderado cuando fuere del caso.
PARÁGRAFO. Cuando se actúe a través de mandatario, se le exigirán a este los requisitos del numeral lº, acompañados los mismos del poder debidamente conferido en los términos del artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.
ARTÍCULO 10. RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LAS PETICIONES ESCRITAS. La Secretaría General recibirá las peticiones escritas, las sellará con fecha y hora de recibo, el número de radicación respectivo y el número de folios y las remitirá al área competente para su trámite.
Con los datos del recibo de la solicitud, el peticionario podrá requerir información sobre el estado de la misma. Si la petición es presentada vía fax o por correo electrónico en otra área del Fondo, esta deberá enviarla a más tardar al día siguiente de su recepción al área que corresponda el objeto de la petición para su radicación y trámite.
Al recibirse la petición en el área respectiva, esta deberá ser revisada a fin de constatar que reúne los requisitos señalados en el artículo 9º de esta resolución. Si se observa que falta alguno de ellos, en el mismo acto se indicará al solicitante la información faltante para que proceda a adjuntarla. Si el peticionario insiste en que se le radique, la petición se le recibirá dejando constancia escrita de este hecho, la cual se anexará a la petición.
PARÁGRAFO. Con el objeto de acatar la presente disposición, la Secretaría General, los Jefes de Oficina y los Jefes de División, instruirán a las personas encargadas de la recepción de la correspondencia para que realicen los trámites indicados.
ARTÍCULO 11. PETICIONES FORMULADAS A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS. Las peticiones que se realicen a través de medios electrónicos como internet o vía fax, surtirán el trámite de las peticiones escritas. La fecha de recepción será la del envío del correo electrónico o la fecha del reporte de transmisión del fax, según sea del caso.
ARTÍCULO 12. HORARIO DE ATENCIÓN DE PETICIONES. El Fondo atenderá las peticiones verbales de los usuarios en días hábiles, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., las cuales, si se encuentran al alcance de ser absueltas por el servidor público o funcionario que las atienda, este las resolverá y comunicará en la misma forma y momento al interesado.
Si quien presenta la petición afirma no saber o no poder escribir y solicita constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.
Cuando la petición verbal sea formulada ante servidor público o funcionario incompetente, este deberá remitir al interesado en forma inmediata al servidor público o funcionario competente para atenderla.
ARTÍCULO 13. COMPETENCIA PARA DAR RESPUESTA A LAS PETICIONES. Son responsables para atender los derechos de petición elevados ante el Fondo las dependencias que por su competencia y funciones tengan relación directa con el objeto de la petición presentada.
ARTÍCULO 14. TÉRMINO PARA RESOLVER. Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo, según lo previsto en el artículo 6º del Código Contencioso Administrativo.
PARÁGRAFO. Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos previstos anteriormente, se le enviará una comunicación en tal sentido, manifestando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá la petición.
En todo caso cuando no se dé cumplimiento a los términos establecidos en el presente artículo, el jefe inmediato tan pronto tenga conocimiento de la circunstancia, deberá requerir al servidor público o funcionario responsable para que absuelva el derecho de petición e informe de manera inmediata la causa por la cual no atendió dentro de los términos señalados la petición planteada.
ARTÍCULO 15. SOLICITUD DE INFORMACIÓN O DOCUMENTOS ADICIONALES. Si al iniciar una actuación administrativa el funcionario de la dependencia competente advierte que los documentos proporcionados no son suficientes para decidir, requerirá al interesado por una sola vez con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita que haya actuado para que aporte lo que haga falta.
El requerimiento interrumpirá los términos establecidos para decidir por parte de las autoridades. Desde el momento en que el peticionario aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzarán otra vez a correr los términos para decidir, pero no se podrá solicitar más complementos y se decidirá con base en los documentos e informaciones que se dispongan de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 del Código Contencioso Administrativo.
No podrá exigírsele al peticionario copias o fotocopias de documentos que reposen en el Fondo.
ARTÍCULO 16. DESISTIMIENTO TÁCITO. Si el interesado no presenta los documentos, informaciones o requisitos que se le hayan solicitado en el término de dos (2) meses, se entenderá que desiste de su petición. En este evento el expediente y los documentos que contengan la petición se archivarán, pero el interesado podrá presentar posteriormente una nueva petición sobre el mismo asunto conforme lo establece el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.
Sin embargo, lo anterior no obsta para que, de oficio, se pueda continuar con la actuación si se considera de interés público.
ARTÍCULO 17. REQUISITOS ESPECIALES. Cuando la ley y los reglamentos exijan acreditar documentos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos estos se fijará en un lugar visible al público en las dependencias del Fondo.
ARTÍCULO 18. SUSPENSIÓN DEL TÉRMINO PARA RESOLVER. El término señalado en el artículo 7º de la presente resolución se suspenderá cuando esté en trámite un impedimento según lo dispuesto en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 19. RECHAZO DE LA PETICIÓN. Habrá lugar a rechazar la petición cuando sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas o provocaciones, entre otras.
ARTÍCULO 20. PUBLICACIÓN. Cuando de la misma petición aparezca que terceros no determinados puedan estar directamente interesados o resultar afectados con la decisión, el peticionario deberá efectuar la publicación en el Diario Oficial, en la Gaceta o Boletín-Periódico que tenga el Instituto o en un periódico de amplia circulación, cuyo texto contendrá el nombre del petente y un resumen de la solicitud.
DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 21. SOLICITUDES. En ejercicio del Derecho de Petición en Información, los interesados podrán consultar los documentos que reposan en el Instituto, pedir copias de los mismos, solicitar certificaciones y obtener información sobre las funciones y actuaciones de la Entidad, salvo las que tengan reserva Constitucional Legal, según lo establecido en los artículos 17 y 19 del Código Contencioso Administrativo. Estas reservas no serán oponibles a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.
ARTÍCULO 22. INFORMACIÓN GENERAL. En lo relacionado con los asuntos de información general el Fondo, a través de la página web wwwFonprecon@.gov.co. dispondrá de documentación actualizada de interés general.
ARTÍCULO 23. INFORMACIÓN ESPECIAL Y PARTICULAR. Toda persona tiene derecho a consultar documentos que reposen en el Instituto o que se expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan el carácter reservado conforme a la Constitución y a la Ley o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional, según lo establecido en el artículo 19 del Código Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 24. INFORMACIÓN CON RESERVA LEGAL. Tendrán el carácter de reservado los documentos definidos como tales por la Constitución Política y la ley.
Cuando la dependencia de conocimiento niegue la consulta de los documentos debe dictar una providencia motivada, señalando el carácter de reservado de la información y citando las disposiciones legales pertinentes. En este evento se informará al peticionario que contra esta providencia procede el recurso de insistencia, caso en el cual el servidor público o el funcionario competente enviará la documentación respectiva al Tribunal Contencioso Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentran los documentos para que decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes si se acepta o no la petición formulada o si se atiende parcialmente en los términos establecidos en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985. Tal decisión se notificará al Ministerio Público.
ARTÍCULO 25. EXAMEN DE DOCUMENTOS. El examen de documentos se hará en horas de despacho al público y previa la autorización del Jefe de la respectiva dependencia donde reposan los documentos o el funcionario en quien se haya delegado dicha facultad. Los documentos que tengan carácter de reservado se conservarán en cuadernos separados dentro del mismo expediente colocando la inscripción de «Carácter Reservado». A estos documentos reservados no podrán tener acceso los peticionarios.
ARTÍCULO 26. PLAZO PARA DECIDIR. Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener información deberán resolverse en un término máximo de diez (10) días hábiles, si en el lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido aceptada en consecuencia el correspondiente documento serán entregado dentro de los tres días siguientes, según lo establecido en el artículo 22 del Código Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 27. SOLICITUD DE COPIAS. La solicitud de copias o fotocopias de documentos que reposen en la entidad deberá presentarse, en el área competente para que sea entregada en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, previa cancelación del valor de las fotocopias los que deberán ser sufragados por el peticionario.
PARÁGRAFO El valor de las fotocopias será de cien ($100) pesos y su reajuste se hará conforme a lo previsto en el artículo 3° de la Ley 242 de 1995.
ARTÍCULO 28. SOLICITUDES DE ENTIDADES PÚBLICAS. El Instituto dará prioridad a las solicitudes de información presentadas por las entidades de la Administración Pública, para lo cual deberá resolverlas en un término no mayor a diez (10) días, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 16 del Decreto 2150 de 1995, subrogado por el artículo 35 del Decreto-ley 1122 de 1999.
DE LAS CONSULTAS.
ARTÍCULO 29. PLAZO PARA DECIDIR. El Fondo atenderá y resolverá consultas verbales o escritas relacionadas con las materias a su cargo. Las consultas formuladas por escrito serán absueltas por la dependencia competente dentro de un plazo máximo de 30 días hábiles
ARTÍCULO 30. CARÁCTER DE LA RESPUESTA. Las respuestas a las consultas dadas por los servidores y funcionarios del Fondo no comprometerán la responsabilidad de este, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, conforme lo establece el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
DE LAS CERTIFICACIONES.
ARTÍCULO 31. PROCEDENCIA. De conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil, las certificaciones son aquellos actos por medio de los cuales el Jefe o Director de una Oficina pública da fe sobre la Existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido. Estas serán expedidas a quien las solicite, por parte de la Secretaría General, Jefes de Oficina y División donde reposa el documento.
ARTÍCULO 32. INFORMACIÓN QUE REPOSA EN EL BANCO DE DATOS. Toda persona tendrá derecho a conocer, actualizar y rectificar la información, que el Fondo haya recogido sobre ellas, en sus archivos oficiales y en los bancos de datos.
ARTÍCULO 33. PLAZO PARA OBTENER CERTIFICACIONES. Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener certificaciones serán resueltas en un término máximo de diez (10) días, hábiles conforme lo establece el artículo 22 del Código Contencioso Administrativo. Así mismo, las certificaciones sobre expedientes se entregarán en un plazo no mayor de tres (3) días, según lo establece el artículo 29 del mismo Código.
DE LAS QUEJAS Y RECLAMOS.
ARTÍCULO 34. La queja o reclamo se presentará ante la jefatura de la División Administrativa y Financiera, quien se encargará de remitirla a la dependencia que conozca del objeto de la misma.
ARTÍCULO 35. LAS QUEJAS Y RECLAMOS SE RESOLVERÁN O CONTESTARÁN POR LA DEPENDENCIA QUE TENGA LA COMPETENCIA PARA ATENDERLA. Según el tema tratado siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición según se trate del interés particular o general y su incumplimiento dará lugar a la imposición de sanciones previstas en el mismo, así como con lo establecido en el artículo 55 de la Ley 190 de 1995.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 36. NOTIFICACIONES Y RECURSOS. Las decisiones que resuelvan peticiones de interés particular y que sean susceptibles de recursos, deberán notificarse personalmente al Peticionario. Cuando no fuere posible, se hará por edicto en los términos previstos en el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo, advirtiendo la procedencia de los recursos de reposición cuando sea del caso.
ARTÍCULO 37. LEGISLACIÓN COMPLEMENTARIA. Las situaciones y los procedimientos administrativos no regulados por esta resolución se regirán por las normas especiales y en lo no previsto, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen.
ARTÍCULO 38. SEGUIMIENTO Y CONTROL. Todas las áreas competentes para atender derechos de petición deben llevar un registro de las peticiones recibidas y resueltas, así mismo deben enviar informe los primeros cinco (5) días de cada mes a la Oficina de Quejas y Reclamos de la División Administrativa y Financiera sobre los trámites y respuestas a solicitudes del mes inmediatamente anterior.
ARTÍCULO 39. SANCIONES. La demora injustificada en absolver las peticiones, consultas, o quejas, será sancionada disciplinariamente por el Fondo sin perjuicio del poder prevalente de la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con las normas legales vigentes.
ARTÍCULO 40. VIGENCIA. La presente resolución deroga todas las normas que le sean contrarias en especial la resolución número 1427 de septiembre 3 de 2004 y regirá a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, previa su revisión y aprobación por parte de la Procuraduría General de la Nación.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., 4 de octubre de 2004.
La Directora General,
Diana Margarita Ojeda Visbal.