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RESOLUCIÓN 655 DE 2007
(marzo 27)
Diario Oficial No. 46.625 de 11 de mayo de 2007
FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Area de Sistemas.
La Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,
en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le confiere el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con las Leyes 489 de 1998 en referencia al Sistema de Desarrollo Administrativo y 872 de 2003 y su Decreto Reglamentario 4110 de 2004 relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad en las Entidades del Sector Público y el Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, es deber de todas las entidades del sector público, elaborar, adoptar y actualizar manuales de procedimiento como instrumentos básicos para el desarrollo de sus actividades, con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, eficacia y economía, en función de la calidad de los servicios que les corresponde prestar de acuerdo con su misión institucional;
Que se requiere adoptar el presente manual que permita orientar y definir los principales aspectos procedimentales del Area de Sistemas del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.
En virtud de lo anterior, la Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar como Manual de Procedimientos del Area de Sistemas, el contenido en el documento con título similar, que hace parte de la presente resolución.
ARTÍCULO 2o. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, será responsable de la actualización, mejoramiento continuo, aplicación y difusión del Manual de Procedimientos del Area de Sistemas que se adopta a través de este acto administrativo.
ARTÍCULO 3o. Corresponde al Area de Control Interno realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento de los procedimientos adoptados mediante esta resolución.
ARTÍCULO 4o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 27 de marzo de 2007.
La Directora General,
DIANA MARGARITA OJEDA VISBAL.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE SISTEMAS
CONTENIDO
PRESENTACION
PROCEDIMIENTO 1: ADMINISTRACION DE LA PAGINA WEB
PROCEDIMIENTO 2: TRANSMISION DE INFORMES DIARIOS DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
PROCEDIMIENTO 3: TRANSMISION DE INFORMES SEMANALES DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
PROCEDIMIENTO 4: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADOS FINANCIEROS A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
PROCEDIMIENTO 5: TRANSMISION SEMESTRAL DEL INFORME DEL DEFENSOR DEL CLIENTE A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
PROCEDIMIENTO 6: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADISTICAS SOBRE AFILIADOS A FONPRECON, A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
PROCEDIMIENTO 7: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADISTICAS SOBRE PENSIONADOS POR FONPRECON, A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
PROCEDIMIENTO 8: ADMINISTRACION DEL CENTRO DE COMPUTO
PROCEDIMIENTO 9: GENERACION DE BACKUPS
PROCEDIMIENTO 10: ASIGNACION DE CLAVES PARA ACCESO A LA RED
PROCEDIMIENTO 11: ASIGNACION DE CLAVES DE ACCESO A LOS APLICATIVOS
PROCEDIMIENTO 12: MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE INFORMATICA
PROCEDIMIENTO 13: MONITOREO DE SERVIDORES
PRESENTACION
Los manuales, en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto que son herramientas tanto de orientación y permanente consulta sobre determinada materia, como de control interno.
La expedición y actualización de los manuales en las entidades de carácter público, es una función de la Alta Dirección, derivada de diferentes normas, en especial las Leyes 42 y 87 de 1993 sobre Control de Gestión y Control Interno; la Ley 489 de 1998, que regula el ejercicio de la función administrativa y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública; la Ley 872 de 2003 y su Decreto reglamentario 4110 de 2004, referido al Sistema de Calidad en las entidades del Estado y el Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano.
Este Manual constituye un instrumento orientador de los procedimientos relacionados con el área de Sistemas, considerándola como uno de los principales ejes de la institución, en tanto que se refiere al apoyo en materia tecnológica de cuyo desarrollo depende en buena parte la oportunidad y calidad del servicio.
PROCEDIMIENTO 1: ADMINISTRACION DE LA PAGINA WEB
1. OBJETIVO
Propender por la transparencia en las actividades institucionales, a través del acceso de la ciudadanía a la información del Fondo.
2. ALCANCE
Se inicia con el reporte de las Dependencias de los documentos que deben ser publicados en la página web mediante memorando dirigido a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y finaliza cuando la información es cargada en el sitio web quedando disponible para la ciudadanía y usuarios internos.
3. REFERENCIAS
La ejecución de este procedimiento tiene en cuenta los lineamientos de la Directiva Presidencial 02 de 2000, La ley 962 de julio 8 de 2005 (Ley antitrámites) y la Agenda de Conectividad.
4. USUARIOS
Ciudadanía y funcionarios de la Entidad.
5. RESPONSABILIDAD
En el presente procedimiento intervienen los jefes de las dependencias productoras de los documentos objeto de publicación; el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el Ingeniero de Sistemas encargado de la Administración de la página web.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Todos los que sean objeto de ser publicados como
-- La Contratación Estatal
-- El Plan de Compras
-- El Presupuesto de la Entidad
-- Los Informes de Gestión
-- Normatividad sobre Prestaciones Económicas
-- Los formularios de solicitud de trámites: Afiliación y reconocimiento de prestaciones
-- Las estadísticas institucionales.
7. CONDICIONES DE OPERACION
Para la administración de la página web se debe contar con:
-- El servicio de un proveedor de Web Hosting.
-- La existencia y cumplimiento de los protocolos de seguridad por parte del proveedor de Web Hosting y del Administrador de la página web.
-- Canal dedicado de conexión a Internet de mínimo 512 kpbs.
-- Utilización de formatos PDF para la visualización de los documentos de tal forma que no puedan ser modificados por los usuarios.
-- Permitir la descarga e impresión de los documentos.
8. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Publicación de documentos desactualizados o con inconsistencias.
-- Riesgo técnico originado en la prestación del servicio por parte del proveedor.
-- No publicar la información oportunamente.
9. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Control de riesgos y efectos.
-- Evaluación periódica del servicio.
-- La página web debe ser manejada por una sola persona responsable, con perfil de Ingeniero de Sistemas.
-- Llevar estadísticas de consultas de la página.
10. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Documentos técnicos suministrados por el proveedor de web hosting.
11. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Documentación producida por las dependencias objeto de publicación.
12. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
Página web: Es un documento electrónico que contiene información específica de un tema en particular y que es almacenado en un sistema de cómputo que se encuentre conectado a Internet, de tal forma que este documento pueda ser consultado por cualquier persona que se conecte a la red mundial de comunicaciones.
Una página web tiene la característica peculiar de que el texto se combina con imágenes para hacer que el documento sea dinámico y permita ejecutar diferentes acciones, una tras otra, a través de la selección de texto remarcado o de las imágenes, acción que nos puede conducir a otra sección dentro del documento, abrir otra página web, iniciar un mensaje de correo electrónico o transportamos a otro sitio web totalmente distinto a través de sus hipervínculos.
Internet: El internet, llamado simplemente “La Red”, es un sistema mundial de redes de computadoras, un conjunto integrado por las diferentes redes de cada país del mundo, por medio del cual un usuario en cualquier computadora puede, en caso de contar con los permisos apropiados, acceder a información de otra computadora. El internet es un medio de comunicación accesible a cientos de millones de personas en el mundo entero. Físicamente, utiliza parte del total de recursos actualmente existentes en las redes de telecomunicaciones.
Hospedaje web: Un servicio de web hosting, es el que presta una empresa que provee espacio para alojamiento de páginas web. Las empresas venden espacio a sus clientes en su servidor, los cuales alojan los archivos, gráficos y otros relativos a sus páginas web. Más importante que el espacio en disco provisto para estos archivos, es el acceso rápido al internet lo que adquiere mayor relevancia.
Hipervínculo: Es todo documento que está vinculado con otros documentos a través de enlaces (links). Al ingresar a ese enlace se puede acceder al documento enlazado. También pueden ser vínculos al mismo documento, solo que a otra posición más arriba o más abajo, o una conexión de una página web con otra mediante una palabra que representa una dirección de internet (URL). Generalmente un enlace está subrayado y es azul. También sirve para descarga de ficheros y abrir ventanas.
HTML: HyperText Markup Language (lenguaje de marcas hipertextuales), lenguaje de marcación diseñado para estructurar textos y presentarlos en forma de hipertexto, que es el formato estándar de las páginas web. Es uno de los formatos más populares que existen para la construcción de documentos.
13. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | DESCRIPCION |
Jefes de Dependencia | 1. Solicitud de publicación Solicitan al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la publicación de documentos en la página web o la actualización de la información, mediante memorando. Adjuntan a la solicitud el archivo magnético correspondiente convertido a PDF. |
Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | 2. Ordenación de la publicación Ordena al Ingeniero administrador de la página web, efectuar la publicación solicitada y la actualización de la información de competencia de la Oficina. |
Ingeniero administrador de la página web | 3. Preparación para la publicación Revisa que el archivo del medio magnético esté en formato PDF. En caso contrario, efectúa la conversión. Ingresa a la carpeta llamada Página_Web\sitio que almacena los archivos en formato HTML, y dentro de esta carpeta se encuentran a su vez las siguientes carpetas: -- archivos -- licitaciones -- recursos -- scripts Dependiendo de la información que deba ser actualizada se modifica el archivo HTML correspondiente utilizando herramientas de edición de texto plano (Ej: Wordpad y edit) y se almacena la información del medio magnético en la carpeta correspondiente. Se verifica pulsando doble click en el archivo que fue modificado que la actualización haya sido efectuada y direccione al archivo correcto. Los archivos con formato HTML contienen la siguiente información: index.html: Página principal del sitio web (Honre page). entidad.html: Visión, Misión, Objetivos, funciones generales y Principios Corporativos. organigrama.html: El organigrama de la Entidad. normatividad.html: Normas que rigen la Entidad. presupuesto. html: Recursos asignados, ejecuciones y apropiaciones presupuestales de la Entidad. sugerencias.html: Accesa el formulario de quejas y reclamos. contratacion.html: Información de Licitaciones, contrataciones directas, concursos de méritos, órdenes de servicio y Plan de compras de la Entidad. directorio.html: Directorio interno de Fonprecon cpensionado.html: Información de la Casa del Pensionado. trámites.html: Información sobre los trámites de reconocimiento de prestaciones sociales, formularios de afiliación y solicitud de prestaciones. servicios. html: Servicios que presta la entidad. actualizacion.html: formulario que permite actualizar datos generales, de correspondencia y comentarios que los afiliados deseen enviar a Fonprecon. información html: Conformación del Consejo Directivo, ubicación, horario de atención y organismos de vigilancia de la Entidad. faq.html: Información acerca de preguntas frecuentes. planes.html: Información del plan de compras de la entidad y acceso a otros links sobre planes de presupuesto. defensor.html: Información acerca del Defensor del Cliente. revisor.html: Información acerca del Revisor Fiscal. indicadores.html: Estadísticas de la Entidad. control.html: disposiciones y otros documentos expedidos al interior de Fonprecon. informes.html: Informes de gestión. solicitud.html: Formulario de solicitud de prestaciones económicas. pservicios.html: requisitos generales para la Contratación Administrativa. mapa.html: mapa del sitio web enlaces.html: información sobre hipervínculosa entidades relacionadas con el sector gobierno. |
Ingeniero administrador de la página web | 4. Subida de la información a la página Efectúa la conexión al servidor de web hosting a través de la siguiente dirección electrónica http://www.fonprecon.cgov.co/Wexlite que permite el acceso a la herramienta proporcionada por el proveedor para tal fin. Digitar la clave de acceso. Ubicarse en la carpeta a donde se desea descargar los archivos actualizados previamente. Seleccionar el ícono de descarga de archivos ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla e inmediatamente se visualiza un cuadro que permite a través del botón de examinar seleccionar los archivos actualizados y luego se procede a dar click en la opción Upload Se despliega un mensaje de confirmación de descarga de los archivos, se procede a seleccionar la opción Close. El anterior procedimiento se repite tantas veces como archivos modificados deban ser trasladados al sitio web de la entidad. Una vez finalizada la descarga se cierra la herramienta Wexlite y se verifica que los documentos queden a disposición de los usuarios en internet, accesando la dirección electrónica http://www.fonprecon.gov.co. |
| RESPONSABLE | DESCRIPCION |
| Ingeniero administrador de la página web | 5. Reporte a dependencia interesada Por vía electrónica, hace saber a la dependencia interesada, que su información ya fue publicada y está disponible en la página web. Con destino a la Oficina Jurídica de la entidad y en cumplimiento del Decreto 2170 de 2002, se expide una certificación de publicación de la información contractual una vez finalice una Contratación directa, Concurso de méritos y Licitación pública, la cual es firmada por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. |
PROCEDIMIENTO 2: TRANSMISION DE INFORMES DIARIOS DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
1. OBJETIVO
Efectuar la transmisión de informes diarios del Portafolio de Inversiones a la Superintendencia Financiera de Colombia, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.
2. ALCANCE
El proceso se inicia con la entrega de los archivos magnéticos a transmitir por parte de la División Administrativa y Financiera, productora del informe diario de valoración del portafolio, se desarrolla en el área de Sistemas donde se realiza el proceso de transmisión y termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia Financiera mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida correctamente.
3. RESPONSABILIDAD
AREA | CARGO |
División Administrativa y Financiera | Responsable del Middle Office |
| Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos |
4. PRODUCTO
-- Informes diarios sobre portafolio de inversiones, trasmitidos vía Modem a la Superintendencia Financiera de Colombia.
5. BASE LEGAL
Artículo 52 de la Ley 100 de 1993.
Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas, particularmente la Circular 003 de 2006.
6. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO:
-- Mal funcionamiento de los equipos.
-- Entrega inoportuna de documentos para efectuar transmisión. Congestión en el acceso a los servidores de la Superintendencia Financiera de Colombia para efectuar transmisiones.
7. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL:
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
8. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Elementos de almacenamiento de información (medios magnéticos).
-- Respuestas de la Superintendencia Financiera de Colombia.
9. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Archivos planos de los informes.
10. EXPLICACION DEL PROCEDIMIENTO
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
1 | División Administrativa y Financiera | Responsable de Middle Office | Preparación archivos planos Prepara archivos planos de los informes diarios de valoración del portafolio de inversiones. |
| 2 | División Administrativa y Financiera | Responsable de Middle Office | Reporte de archivos planos a Sistemas A través de la red entra al equipo de Sistemas y lleva los cuatro (4) archivos planos siguiendo la siguiente ruta: “Recibidos” \ “Portafolio” |
| 3 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Conexión con la Superintendencia Realiza conexión con la Superintendencia Financiera de Colombia vía Modem. |
4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a la red de la Superintendencia Entra a la red “Novell” de la Superintendencia. |
5 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a los equipos de la Superintendencia Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede a los dispositivos del servidor que contiene las carpetas “Recepción”, “Respuestas” y “Textos”. |
6 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Copia de archivos Copia los archivos del día a la carpeta “Recepción”. |
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
7 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Monitoreo de respuestas Monitorea la carpeta “Respuestas”, y se asegura que los archivos fueron admitidos. |
8 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de novedades Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error, la cual se reportará a la División Administrativa y Financiera para su corrección. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento. |
9 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Control de respuestas Una vez verificadas las 4 respuestas correctas, se toman los archivos y se llevan a la carpeta de “Portafolio” del equipo de Sistemas. |
10 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Archivo de documentos transmitidos Los archivos originales y las respectivas respuestas se archivan en el equipo de Sistemas, en la siguiente dirección: “D” \ “ Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \ “Portafolio” \ “Año” \ “Mes” \ “Día”. Para “Interbancarios”, “Derivados” y “Novedades”, se utiliza una sola carpeta. |
11 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desconexión Se desconecta del Modem de la Superintendencia finalizando la transmisión. |
12 | División Administrativa y Financiera | Funcionario Responsable del Middle Office | Copia los archivos originales de la carpeta de Sistemas de la dirección: “D” \ “ Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \ “Portafolio” \ “Año” \ “Mes” \ “Día”. |
PROCEDIMIENTO 3: TRANSMISION DE INFORMES SEMANALES DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
1. OBJETIVO
Efectuar la transmisión del informe de valoración semanal del Portafolio de Inversiones a la Superintendencia Financiera de Colombia, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.
2. ALCANCE
El proceso se inicia con la entrega de los archivos magnéticos a transmitir por parte de la División Administrativa y Financiera, productora de los informes semanales de valoración del portafolio, se desarrolla en el área de Sistemas donde se realiza el proceso de transmisión y firma digital y termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida correctamente.
Para la transmisión de los informes semanales con corte a cada viernes, el Fondo dispone hasta el siguiente viernes para transmitirlos.
3. RESPONSABILIDAD
AREA | CARGO |
División Administrativa y Financiera | Responsable del Middle Office |
Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos |
Dirección General | Director General |
4. PRODUCTO
-- Informe semanal sobre portafolio de inversiones, trasmitidos vía Modem a la Superintendencia Financiera de Colombia y firmado digitalmente por el Director General.
5. BASE LEGAL
-- Artículo 52 de la Ley 100 de 1993.
-- Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas, particularmente la Circular Básica Contable No 100 de 1995.
6. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los equipos.
-- Entrega inoportuna de documentos para efectuar transmisión.
-- Congestión en el acceso a los servidores de la Superintendencia Financiera de Colombia para efectuar transmisiones.
7. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
8. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Elementos de almacenamiento de información (medios magnéticos).
-- Respuestas de la Superintendencia Financiera de Colombia.
9. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Archivos planos de los informes.
10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
1 | División Administrativa y Financiera | Responsable de Middle Office | Preparación archivos planos Prepara archivos planos del informe semanal de valoración del portafolio de inversiones. |
2 | División Administrativa y Financiera | Responsable de Middle Office | Reporte de archivos planos a Sistemas A través de la red entra al equipo de Sistemas y lleva los cuatro (4) archivos planos siguiendo la siguiente ruta: “Recibidos” \ “Portafolio” |
3 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Ubicación de documentos para la firma digital Entra al sitio: “D” \ “Certicámara_Firma_Digital” \ “Portafolio_F15” \ “Año” \ “Mes” \ “Semana”. Crea carpeta con la fecha del viernes a transmitir con formato “Día/Mes/Año”, en números y copia en ella los archivos de la carpeta “Recibidos” \ “Portafolio”. |
4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Preparación para firma digital de los documentos Inserta el TOKEN con la firma digital del Director General. Corre el software de “Certifirma”. Selecciona el archivo a firmar. |
5 | Dirección General | Director General | Firma digital de los documentos Digita la clave solicitada por el TOKEN. Se genera un nuevo archivo con la extensión “pm.p7z” con los datos de quien firma. |
6 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Conexión con la Superintendencia Realiza conexión con la Superintendencia Financiera de Colombia vía Modem. |
7 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a la red de la Superintendencia Entra a la red “Novell” de la Superintendencia. |
8 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a los equipos de la Superintendencia Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede a los dispositivos del servidor que contiene las carpetas “Recepción”, “Respuestas” y “Textos”. |
9 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Copia de archivos Copia los archivos del día a la carpeta “Recepción”. |
10 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Monitoreo de respuestas Monitorea la carpeta “Respuestas”, y se asegura que los archivos fueron admitidos. |
11 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de novedades Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error, el cual se reportará a la División Administrativa y Financiera para su corrección. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento. |
12 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desencriptación de la información Los archivos transmitidos y la respuesta traen información encriptada. Para traducirla se entra al software de “Certifirma” con cuyo aplicativo se genera un archivo con la extensión NOEX, el cual se copia a la carpeta C \ “Recibidos” \ “Portafolio”. |
13 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Control de respuestas Una vez verificadas las 4 respuestas correctas, se toman los archivos y se llevan a la carpeta de “Portafolio” del equipo de Sistemas. |
14 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Archivo de documentos transmitidos Los archivos originales y las respectivas respuestas se archivan en el equipo de Sistemas, en la siguiente dirección: “D” \ “ Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \ “Portafolio” para “Interbancarios”, “Derivados” y “Novedades”, se utiliza una sola carpeta. |
15 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desconexión Se desconecta del Modem de la Superintendencia finalizando la transmisión. |
16 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Funcionario Responsable del Middle Office | Copia de archivos transmitidos Copia los archivos originales de la carpeta de Sistemas de la dirección: “D”: “Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \ “Portafolio” \ “Año” \ “Mes” \ “Día”. |
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
17 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Guarda de prueba de transmisión en soporte papel La relación de pruebas de transmisión se imprime y se guarda en una carpeta en soporte papel, en el archivo de la Oficina de Planeación y Sistemas |
PROCEDIMIENTO 4: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADOS FINANCIEROS A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.
1. OBJETIVO
Efectuar la transmisión de los estados financieros mensuales a la Superintendencia Financiera de Colombia, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.
2. ALCANCE
El proceso se inicia con la entrega de los archivos magnéticos a transmitir por parte de la Sección de Contabilidad, se desarrolla en el área de Sistemas donde se realiza el proceso de transmisión y firma digital y termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida correctamente.
Para la transmisión de los estados financieros mensuales, el Fondo dispone hasta el día 12 del mes siguiente al que se reporta.
3. RESPONSABILIDAD
AREA | CARGO |
| Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos |
Dirección General | Director General |
Sección de Contabilidad | Contador General |
Revisoría Fiscal | Revisor Fiscal |
4. PRODUCTO
Estados financieros mensuales, trasmitidos vía Modem a la Superintendencia Financiera de Colombia y firmado digitalmente por el Director General, el Contador General y el Revisor Fiscal.
5. BASE LEGAL
-- Artículo 52 de la Ley 100 de 1993.
-- Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas.
6. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los equipos.
-- Entrega inoportuna de documentos para efectuar transmisión.
-- Congestión en el acceso a los servidores de la Superintendencia Financiera de Colombia para efectuar transmisiones.
7. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
-- Debe quedar evidencia de todas las transmisiones realizadas.
8. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Estados financieros mensuales en archivos planos.
-- Respuestas de la Superintendencia Financiera de Colombia.
-- Pruebas de transmisión.
9. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Archivos planos de los estados financieros.
10. EXPLICACION DEL PROCEDIMIENTO
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
1 | Sección de Contabilidad | Contador General | Preparación archivos planos Prepara archivos planos de los estados financieros mensuales. |
2 | Sección de Contabilidad | Contador General | Reporte de archivos planos a Sistemas A través de la red entra al equipo de Sistemas y lleva el archivo plano siguiendo la siguiente ruta: C: \ “Recibidos” |
3 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Ubicación de documentos para la firma digital Entra al sitio: “D” \ IICerticámara_Firma_Digital” \ “Contabilidad_F00” \ “Año” \ “Mes” Crea carpeta con el mes a transmitir y copia en ella los archivos de la carpeta C: \ “Recibidos” |
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Preparación para firma digital de los documentos Inserta el TOKEN con la firma digital del Director General, del Contador General y del Revisor Fiscal. Corre el software de “Certifirma”. Selecciona el archivo a firmar. |
5 | Dirección General Sección de Contabilidad Revisoría Fiscal | Director General Contador General Revisor Fiscal | Firma digital de los documentos Las personas autorizadas, digitan la clave solicitada por el TOKEN. Se genera un nuevo archivo con la extensión “pm.p7z” con los datos de quien firma. |
6 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Conexión con la Superintendencia Realiza conexión con la Superintendencia Financiera de Colombia vía Modem. |
7 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a la red de la Superintendencia Entra a la red “Novell” de la Superintendencia. Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede a los dispositivos del servidor que contiene las carpetas “Recepción”, “Respuestas” y “Textos”. |
8 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Copia de archivos Copia los archivos del día a la carpeta “Recepción”. |
9 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Monitoreo de respuestas Monitorea la carpeta “Respuestas”, y se asegura que los archivos fueron admitidos. |
| 10 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de novedades Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error, la cual se reportará a la sección de Contabilidad para su corrección. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento. |
11 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desencriptación de la información Los archivos transmitidos y la respuesta traen información encriptada. Para traducirla se entra al software de “Certifirma” con cuyo aplicativo se genera un archivo con la extensión NOEX, el cual se copia a la carpeta “Recibidos”. |
12 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Control de respuestas Una vez verificadas las 4 respuestas correctas, se toman los archivos y se llevan a la carpeta de “Contabilidad” del equipo de Sistemas. |
13 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Archivo de documentos transmitidos Los archivos originales y las respectivas respuestas se archivan en el equipo de Sistemas, en la siguiente dirección: “D” \ “Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \ “Contabilidad” \ “Año” \ “Mes”. |
| 14 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desconexión Se desconecta del Modem de la Superintendencia finalizando la transmisión. |
15 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Funcionario Responsable del Middle Office | Copia de archivos transmitidos Copia los archivos originales de la carpeta de Sistemas en la dirección: D:\Certicámara_Firma_Digital \ “Contabilidad_F00” \ “Año” \ “Mes” y entrega copia de la respuesta a Contabilidad. |
16 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Guarda de prueba de transmisión en soporte papel La relación de pruebas de transmisión se imprime y se guarda en una carpeta en soporte papel. |
PROCEDIMIENTO 5: TRANSMISION SEMESTRAL DEL INFORME DEL DEFENSOR DEL CLIENTE A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.
1. OBJETIVO
Efectuar la transmisión del informe semestral del Defensor del Cliente a la Superintendencia Financiera de Colombia, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.
2. ALCANCE
El proceso se inicia con la entrega de los archivos magnéticos a transmitir por parte del Defensor del Cliente, se desarrolla en el área de Sistemas donde se realiza el proceso de transmisión y firma digital y termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida correctamente.
Para la transmisión del informe del Defensor del Cliente, el Fondo dispone de un mes a partir del 30 de junio y 31 de diciembre de cada año.
3. PARTICIPANTES
AREA | CARGO |
Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos |
Defensoría del Cliente | Defensor del Cliente |
Dirección General | Director General |
4. PRODUCTO
-- Informe semestral del Defensor del Cliente, transmitido vía Modem a la Superintendencia Financiera de Colombia y firmado digitalmente por el Director General.
5. BASE LEGAL
-- Artículo 52 de la Ley 100 de 1993.
-- Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas.
6. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los equipos.
-- Entrega inoportuna de documentos para efectuar transmisión.
-- Congestión en el acceso a los servidores de la Superintendencia Financiera de Colombia para efectuar transmisiones.
7. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
-- Debe quedar evidencia de todas las transmisiones realizadas.
8. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Informe semestral del Defensor del Cliente.
-- Respuestas de la Superintendencia Financiera de Colombia.
-- Pruebas de transmisión.
9. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Informe semestral del Defensor del Cliente.
10. EXPLICACION DEL PROCEDIMIENTO
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
1 | Defensoría del Cliente | Defensor del Cliente | Preparación archivos Prepara archivos del informe semestral de Defensoría del Cliente. |
2 | Defensoría del Cliente | Defensor del Cliente | Reporte de informe a Dirección General Entrega archivo del Informe Semestral de Defensoría del Cliente a la Dirección General. |
3 | Dirección General | Director General | Orden de transmisión del informe Ordena a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la transmisión del informe del Defensor del Cliente a la Superintendencia Financiera de Colombia. |
| 4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Archivo del documento Copia el documento de informe en soporte magnético en la carpeta D:\ Disco de Sistemas2\Planeación y Sistemas \Transmisiones\Defensor Cliente\ “Año” \ “Mes”. |
5 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Preparación para firma digital de los documentos Inserta el TOKEN con la firma digital del Director General. Corre el software de “Certifirma”. Selecciona el archivo a firmar. |
6 | Dirección General | Director General | Firma digital de los documentos El Director General, digita la clave solicitada por el TOKEN. Se genera un nuevo archivo con la extensión “p7z” con los datos de quien firma. |
7 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Conexión con la Superintendencia Realiza conexión con la Superintendencia Financiera de Colombia vía Modem. |
8 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a la red de la Superintendencia Entra a la red “Novell” de la Superintendencia. Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede a los dispositivos del servidor que contiene las carpetas “Recepción”, “Respuestas” y “Textos”. |
| 9 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Copia de archivos Copia el archivo del informe a la carpeta “Recepción”. |
10 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Monitoreo de respuestas Monitorea la carpeta “Respuestas” y se asegura que el archivo fue admitido. |
11 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de novedades Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error, la cual deberá corregirse. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento. |
12 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desencriptación de la información Los archivos transmitidos y la respuesta traen información encriptada. Para traducirla se entra al software de “Certifirma” con cuyo aplicativo se genera un archivo con la extensión NOEX, el cual se copia a la carpeta “Recibidos”. |
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
13 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Control de respuestas Una vez verificada la respuesta correcta, se toman los archivos y se llevan a la carpeta de “Defensor Cliente” del equipo de Sistemas. |
14 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Archivo de documentos transmitidos Los archivos originales y las respectivas respuestas se archivan en el equipo de Sistemas, en la siguiente dirección: D:\Disco de Sistemas2\Planeación y Sistemas \Transmisiones\Defensor Cliente\ “Año” \ “Mes”. |
15 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desconexión Se desconecta del Modem de la Superintendencia finalizando la transmisión. |
16 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de transmisión Informa a Dirección General y a Defensoría del Cliente, vía electrónica, que el informe fue transmitido y admitido en la Superintendencia. |
PROCEDIMIENTO 6: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADISTICAS SOBRE AFILIADOS A FONPRECON, A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.
1. OBJETIVO
Efectuar la transmisión mensual de los datos estadísticos sobre afiliados, a la Superintendencia Financiera de Colombia, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.
2. ALCANCE
El proceso se inicia con el recibo de los archivos magnéticos correspondientes a la Planilla única por parte de Tesorería, se desarrolla en el área de Sistemas donde se realiza el proceso de reconversión del archivo para su validación en el RUA y de elaboración de las estadísticas mensuales, para ser transmitidas vía Modem a la Superintendencia y termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida correctamente.
3. PARTICIPANTES
AREA | CARGO |
Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos |
Sección de Tesorería | Funcionario encargado de recaudos de aportes al régimen pensional |
4. PRODUCTO
-- Informe mensual de estadísticas sobre afiliados, transmitidos vía Modem a la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro del término establecido.
5. BASE LEGAL
-- Artículo 52 de la Ley 100 de 1993.
-- Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas.
6. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los equipos.
-- Entrega inoportuna de documentos para efectuar transmisión.
-- Congestión en el acceso a los servidores de la Superintendencia Financiera de Colombia para efectuar transmisiones.
7. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
-- Debe quedar evidencia de todas las transmisiones realizadas.
8. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Archivos sobre Planilla Unica.
-- Archivos en Excel como base de datos para generar estadísticas.
-- Respuestas de la Superintendencia Financiera de Colombia.
-- Pruebas de transmisión.
9. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Planilla única mensual de aportes de afiliados al Régimen de Prima Media con Prestación Definida.
10 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
1 | Sección de Tesorería | Funcionario Responsable del recaudo de aportes. | Recepción de información de los empleadores Recibe información de los empleadores en medio magnético (Planilla única). |
2 | Sección de Tesorería | Funcionario Responsable del recaudo de aportes. | Envío de archivos a Sistemas para conversión Entra a la red y envía archivos de Planilla Unica a la carpeta “Recibidos” del equipo del Ingeniero del área de Sistemas. |
3 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reconversión Planilla Unica a RUA Toma el archivo de Planilla única recibido de Tesorería y lo convierte a la estructura del aplicativo RUA por cada empleador, utilizando el software desarrollado para tal fin y mostrado en pantalla para acceso directo. Los nuevos archivos tienen la extensión “txt”. |
4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Archivo de documento reconvertido Lleva los archivos reconvertidos al sitio: “C” \ “Mis documentos” \ “Planilla Unica_Superfinanciera \ “Mes-año”. |
5 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Devolución archivos reconvertidos a Tesorería Copia los archivos reconvertidos en el sitio “Teso1” \ “Recibidos”, en el equipo de Tesorería. Los archivos son: “Senado_mes_año.txt” “Cámara_mes_año.txt” |
6 | Sección Tesorería | Funcionario responsable del recaudo de aportes. | Cargue de archivos reconvertidos Carga los archivos reconvertidos y recibidos de Sistemas, en el aplicativo RUA y genera el archivo “RUA MES – AÑO”. |
7 | Sección de Tesorería | Funcionario responsable del recaudo de aportes. | Envío de archivos RUA a Sistemas Copia el archivo RUA – MES – AÑO, en el sitio “D” \ “Sistemas2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Superfinanciera” \ “Afiliados” \ “Año”. |
8 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Preparación de archivos para elaborar estadísticas Crea carpeta “Año – mes” con números y trae a ella el archivo recibido de Tesorería. Convierte el archivo txt a Excel. |
9 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingenieros transmisor de datos | Elaboración de estadísticas de afiliados Sobre el archivo en Excel, se trabaja para obtener las estadísticas de afiliados, según formato 203 y 206 de Superfinanciera. Este trabajo tiene su propio procedimiento. |
10 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de estadísticas de afiliados al Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Reporta resultados de estadística de afiliados del mes al Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas para su consolidación con los datos de pensionados. |
11 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ordenación de transmisión de datos Ordena al ingeniero la transmisión de datos, una vez revisados los resultados estadísticos. |
12 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Conexión con la Superintendencia Realiza conexión con la Superintendencia Financiera de Colombia vía Modem. |
13 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a la red de la Superintendencia Entra a la red “Novell” de la Superintendencia. |
14 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a los equipos de la Superintendencia Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede a los dispositivos del servidor que contiene las capetas “Recepción”, “Respuestas” y “Textos”. |
15 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Copia de archivos Copia el archivo del informe a la carpeta “Recepción”. |
16 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Monitoreo de respuestas Minotorea la carpeta “Respuestas” y se asegura que el archivo fue admitido. |
17 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de novedades Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error, la cual deberá corregirse. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento. |
| 18 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Control de respuestas Una vez verificada la respuesta correcta, se toman los archivos y se llevan a la carpeta de “D \ “Certicámara_Firma_Digital” \ “Afiliados_F22_23” \ “Año” \ “Mes” del equipo de Sistemas. |
No | Dependencia | Responsable | Descripción |
19 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Archivo de documentos transmitidos Los archivos originales y las respectivas respuestas se archivan en el equipo de Sistemas, en la siguiente dirección: “D” \ “Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \ “Año” \ “Mes”. |
20 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desconexión Se desconecta del Modem de la Superintendencia finalizando la transmisión. |
21 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de transmisión Imprime evidencia de transmisión y la reporta al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, como soporte de la operación. |
22 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Funcionario Auxiliar | Archivo de evidencia de transmisión La copia de la evidencia de transmisión se guarda en la carpeta de estadísticas mensuales de afiliados y pensionados de la Oficina, junto con los Formatos 203 y 206. |
PROCEDIMIENTO 7: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADISTICAS SOBRE PENSIONADOS POR FONPRECON, A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.
1. OBJETIVO
Efectuar la transmisión mensual a la Superintendencia Financiera de Colombia de los datos estadísticos sobre pensionados, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.
2. ALCANCE
El proceso se inicia con el recibo de la información sobre las novedades de nómina de pensionados del mes para actualizar la base de datos, elaborar estadísticas y transmitir vía Modem los resultados a la Superintendencia Financiera de Colombia.
Termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida correctamente.
Para la transmisión del informe estadístico sobre afiliados, el Fondo dispone de diez (10) días a partir de la terminación del respectivo mes.
3. PARTICIPANTES
AREA | CARGO |
| División de Prestaciones Económicas | Funcionario encargado de novedades de nómina de pensionados. |
| Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. |
| Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de Sistemas responsables de la transmisión de datos. |
4. PRODUCTO
-- Informe mensual de estadísticas sobre pensionados, trasmitido vía Modem a la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro del término establecido.
5. BASE LEGAL
-- Artículo 52 de la Ley 100 de 1993.
-- Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas.
6. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mala clasificación de los pensionados.
-- Datos sobre novedades de nómina de pensionados, incompletos o con errores.
-- Entrega inoportuna de documentos para efectuar transmisión.
-- Congestión en el acceso a los servidores de la Superintendencia Financiera de Colombia para efectuar transmisiones.
7. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- El proceso de transmisión debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
-- Debe quedar evidencia de todas las transmisiones realizadas.
8. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Archivo sobre nóminas de pensionados.
-- Archivos en Excel como base de datos para generar estadísticas.
-- Respuestas de la Superintendencia Financiera de Colombia.
-- Pruebas de transmisión.
9. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Novedades de nómina de pensionados.
-- Estadísticas elaboradas sobre pensionados, según formatos 205 y 207 establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.
10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
| No | Dependencia | Responsable | Descripción |
| 1 | Grupo de Nómina de Pensionados. | Funcionario Responsable de Nómina. | Consolidación de novedades mensuales El funcionario responsable consolida y reporta las novedades de nómina de pensionados a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. |
| 2 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Funcionario responsable de estadísticas. | Elaboración de estadísticas Elabora estadísticas del mes, así: partiendo de la base de datos del mes anterior, agrega los ingresos y efectúa los retiros. Actualiza fecha de corte, tomando el último día del mes. Actualiza datos de rangos de edades y de mesadas. Obtiene datos estadísticos, utilizando la opción de “Datos” \ “Tablas Dinámicas”, tomando los campos que conforman los formatos 205 y 207. Lleva los resultados de las tablas dinámicas a los formatos 205 y 207. Envía archivo de datos estadísticos para transmisión al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, vía correo electrónico. |
| 3 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Revisión de estadísticas Revisa archivos con las estadísticas del mes. |
| 4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ordenación de transmisión de datos Ordena al Ingeniero la transmisión de datos, una vez revisados los resultados estadísticos. |
| 5 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Preparación de archivos para transmisión Toma los archivos en excel y los pasa a archivos planos. |
| 6 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Conexión con la Superintendencia Realiza conexión con la Superintendencia Financiera de Colombia vía Modem. |
| 7 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a los equipos de la Superintendencia Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede a los dispositivos del servidor que contiene las carpetas “Recepción”, “Respuestas” y “Textos”. |
| 8 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Ubicación de documentos para la firma digital Entra al sitio: “D” \ “Certicámara” Firma_Digital” \ “Afiliados_F22_23” \ “Año” \ “Mes”. Crea carpeta con el mes a transmitir y copia en ella, los archivos de la carpeta “Recibidos”. |
| 9 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Preparación para firma digital de los documentos Inserta el TOKEN con la firma digital del Director General. Corre el software de “Certifirma”. Selecciona el archivo a firmar. |
| 10 | Dirección General | Director General | Firma digital de los documentos El Director General, digita la clave correspondiente a la firma electrónica. Se genera un nuevo archivo con la extensión “pm.p7z” con los datos de quien firma. |
| 11 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Entrada a la red de la Superintendencia Entra a la red “Novell” de la Superintendencia. |
| 12 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Copia de archivos Copia el archivo del informe a la carpeta “Recepción”. |
| 13 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Monitoreo de respuestas Monitorea la carpeta “Respuestas” y se asegura que el archivo fue admitido. |
| 14 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de novedades Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error, la cual deberá corregirse. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento. |
| 15 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Control de respuestas Una vez verificada la respuesta correcta, se toman los archivos y se llevan a la carpeta “D” \ “Certicámara_Firma_Digital” \ “Afiliados_F22_23” \ “Año” \ “Mes” del equipo de Sistemas. |
| No | Dependencia | Responsable | Descripción |
| 16 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Archivo de documentos transmitidos Los archivos originales y las respectivas respuestas se archivan en el equipo de Sistemas, en la siguiente dirección: “D” \ “Certicámara_Firma_Digital” \ “Afiliados_F22_23” \ “Año” \ “Mes” |
| 17 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Desconexión Se desconecta del Modem de la Superintendencia finalizando la transmisión. |
| 18 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero transmisor de datos | Reporte de transmisión Imprime evidencia de transmisión y la reporta al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, como soporte de la operación. |
| 19 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Funcionario Auxiliar | Archivo de evidencia de transmisión La copia de la evidencia de transmisión se guarda en la carpeta de estadísticas mensuales de pensionados de la Oficina, junto con los formatos 205 y 207. |
PROCEDIMIENTO 8: ADMINISTRACION DEL CENTRO DE COMPUTO
1. OBJETIVO
Mantener en óptimas condiciones los recursos físicos, lógicos y humanos necesarios para la organización, ejecución y control de las actividades informáticas de la Entidad.
2. USUARIOS
Funcionarios de la Entidad.
3. RESPONSABLES DEL PROCESO
Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
4. CARGOS Y ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
-- Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
-- Administrador del Centro de Cómputo.
5. PRODUCTO
Funcionamiento correcto de los equipos del Centro de Cómputo bajo condiciones reguladas de temperatura, organización en la infraestructura y acceso a las instalaciones destinadas para los equipos de respaldo a la red de la entidad como son: Servidores, Ups, Rack, Aire acondicionado, Switchs y equipos para la conexión a Internet.
6. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente y los diferentes parámetros de ley que rigen para las entidades oficiales.
7. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Acceso de Personal no Autorizado.
-- Ausencia de condiciones ambientales adecuadas: Debe haber Aire Acondicionado. No debe entrar mucha luz natural ni aire natural.
-- Condiciones eléctricas inadecuadas.
-- Inadecuado tratamiento acústico: los equipos deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.
-- Inseguridad en las instalaciones físicas: debe existir un sistema contra incendios, contra inundaciones y disponer de extinguidores.
-- Insuficiente espacio y movilidad: Debe haber posibilidad de movilidad de los equipos.
8. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Operar el sistema de cómputo y mantenerlo disponible para los usuarios.
-- Ejecutar los procesos asignados consignando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso.
-- Efectuar las copias de respaldo (back-up) de la información conforme a parámetros establecidos.
-- Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar vigilante para detectar y corregir fallas.
-- Llevar un registro de fallas, soluciones, acciones desarrolladas, acciones de recuperación y trabajos realizados.
-- Aplicación estricta de las normas de seguridad y control establecidas.
9. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
Reglamentos y procedimientos establecidos para el centro de cómputo.
10. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
CENTRO DE COMPUTO: Un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) o Centro de Cómputo, es el conjunto de recursos físico, lógicos y humanos necesarios para la organización, ejecución y control de las actividades informáticas de una empresa.
PROCEDIMIENTO 9: GENERACION DE BACKUPS
1. OBJETIVO
Realizar las copias de seguridad de la información de la entidad y garantizar que los datos que conforman los sistemas de la Entidad estén en un lugar seguro y confiable para preservar la memoria institucional.
2. ALCANCE
INICIO: Con la información almacenada en el servidor de la entidad.
FIN: Con el almacenamiento de la información en un lugar seguro y confiable.
3. RESPONSABILIDAD
Area de Sistemas.
4. CARGOS Y ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
| AREA | CARGO |
| Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. |
| Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de Sistemas responsable de los Back-ups. |
| Entidad especializada en depósito y custodia de información. | Responsable de la custodia. |
5. PRODUCTO
-- Copias de seguridad de la información de la Entidad almacenada en los servidores ubicados en el Centro de Cómputo.
6. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente, en particular la Ley 594 de 2000 sobre almacenamiento, conservación, fidelidad y custodia de la información en las entidades públicas.
7. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los elementos involucrados en esta actividad.
-- Insuficiencia de los dispositivos para el almacenamiento de la información.
-- Copias de seguridad ubicadas en sitios no seguros.
8. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Se deben tener los elementos necesarios para la realización de las copias de seguridad.
-- Verificar periódicamente la realización de las copias de seguridad.
-- Contar con suficientes dispositivos para el almacenamiento de la información.
-- La información se deberá almacenar en el servidor de la Entidad.
-- Se deberá hacer Back-ups históricos semestrales.
-- Reemplazar los Back-ups periódicamente, para evitar el deterioro del medio magnético.
9. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Elementos de almacenamiento de información (medios magnéticos).
-- Comunicación de Sistemas a las áreas sobre las cuales se realizarán los Back-ups.
10. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Información adecuada por área para ejecutar el Back-ups.
-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Suministros necesarios para la realización de las copias de seguridad en la entidad.
11. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
BACKUP: Consiste en ingresar la información contenida en el disco duro del computador o CPU, en un medio magnético con el fin de elaborar copia de seguridad.
12. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento de Generación de Back-ups lo realiza el Ingeniero responsable de las bases de datos de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y comprende los siguientes pasos:
| No | DESCRIPCION |
| 1 | Copia de archivos diarios Copia del disco “E”, los archivos de las carpetas: Cosmoswl, Nóminas, Pasivos, Quider, Rua y la nómina o base de datos de pensionados NMFonpen.mdb y los lleva al disco “G”, carpeta “Copias – año”, creando la carpeta del día con formato “dd – mm – aaaa”. |
| 2 | Creación de carpeta diaria de backups Entra al Servidornt2, disco “E”, carpeta “Copias”, subcarpeta “día –mes – año” y borra la copia más antigua. Crea subcarpeta del día en “Servidornt \ “dd – mm – año” y lleva a esta las carpetas y archivos copiados en el punto 1. |
| 3 | Copia del Servidornt2 a cinta Una vez realizadas las copias según el paso anterior, se retira la cinta de su unidad y se reemplaza por otra cinta. Entra al Programa BACK-UP o copia de seguridad, a través de la ruta: “Inicio” \ “Programa” \ “Herramientas Administrativas” \ “Copia de seguridad”. Borra la cinta ejecutando el menú: principal, operaciones, borrar cinta. Realiza copia de los archivos así: En el menú principal, seleccionar “Ventana” \ “Unidades” \ “Disco E” \ Copias y el día respectivo y se ejecuta el comando “Copia de Seguridad” \ “Aceptar”. |
| 4 | Preparación para el Back-up Automático Después de realizar las copias en el Disco “G” y en el Servidornt2 se ejecuta el BAT que está en el Servidornt \ E “Borra-Diarios” y dar “S” a todo en el cuadro de diálogo. Este proceso debe realizarse por la mañana, puesto que se realiza copia automática de la base de datos de la nómina de pensionados a la 1:00 p. m. (Nmfonpen.ndb). |
PROCEDIMIENTO 10: ASIGNACION DE CLAVES PARA ACCESO A LA RED
1. OBJETIVO
Crear niveles de acceso y claves de seguridad a cada uno de los usuarios de la Red.
2. LIMITES
INICIO: Con solicitud del jefe de dependencia sobre la asignación de clave para acceso a la Red de un funcionario o contratista.
FIN: Cuando se asigna la clave a la persona y se le informa para su uso.
3. USUARIO
Funcionarios de la Entidad y contratistas.
4. ORGANISMOS RESPONSABLES DEL PROCESO
Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la dependencia solicitante de la creación del usuario y clave de acceso a la Red institucional.
5. CARGOS Y ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
-- Administrador del sistema.
-- Jefe de la Dependencia solicitante.
6. PRODUCTO
-- Claves de red asignadas a cada uno de los usuarios de la Entidad.
7. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente que rige para la asignación de claves en las entidades oficiales.
8. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Inadecuada utilización de las claves.
-- Incorrecta utilización de la información que se almacena en la entidad.
-- Expiración de las claves.
9. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- La información de las asignaciones deberá ser almacenada en el servidor de la entidad.
-- La clave debe ser conocida únicamente por el funcionario responsable y por el administrador del sistema.
-- Cada funcionario es responsable por la información que se encuentre a su cargo y el buen uso de su clave.
-- Las claves de red asignadas a los usuarios estarán bajo resguardo en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
10. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Memorandos internos solicitando la asignación de la clave de red.
-- Formatos para la asignación de claves.
-- Notificación al usuario solicitante sobre: nombre y clave para ingreso a la red.
11. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Niveles de seguridad de cada usuario debidamente definidos.
-- Autorización del jefe de cada dependencia para la asignación de la clave.
12. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
CLAVES DE SEGURIDAD: Son contraseñas únicas de acceso a los diferentes equipos de la entidad, por cada usuario.
RED: Es un conjunto de computadores y/o dispositivos conectados por enlaces de un medio físico o inalámbricos y que comparten información, recursos y servicios.
USUARIO REGISTRADO: Persona que tiene derechos especiales en algún servicio de red por acreditarse en la misma mediante un identificador y una clave de acceso.
13. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
| No | Dependencia | Responsable | Descripción |
| 1 | Dependencia interesada | Jefe de Dependencia | Solicita asignación de clave mediante memorando. |
| 2 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ordena la asignación de la respectiva clave. |
| 3 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Entra al sistema y verifica que el usuario no tiene clave vigente. |
| 4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Asigna o crea la clave e informa al usuario de forma confidencial. |
| 5 | Dependencia interesada | Usuario de la red | Verifica su acceso a la red y puede cambiar su clave. |
| 6 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red. | Controla la lista de los usuarios con acceso a la red. |
PROCEDIMIENTO 11: ASIGNACION DE CLAVES DE ACCESO A LOS APLICATIVOS
1. OBJETIVO
Crear niveles de acceso y claves de seguridad para cada módulo de los aplicativos del Fondo y que se encuentren en producción, de acuerdo con el perfil asignado o las responsabilidades del cargo.
2. LIMITES
INICIO: Con la solicitud del Jefe de la dependencia usuaria de los aplicativos.
FIN: En el momento que un funcionario se desvincule temporal o definitivamente de la entidad o el Jefe de la dependencia usuaria lo determine.
3. USUARIOS
Funcionarios y contratistas de la Entidad.
4. RESPONSABLES DEL PROCESO
Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y dependencias usuarias de los aplicativos.
5. CARGOS Y ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
-- Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
-- Administrador del sistema.
-- Jefes de Dependencias usuarias de Aplicativos.
6. PRODUCTO
-- Claves asignadas a cada aplicativo de la Entidad.
7. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente que rige la asignación de claves en las entidades oficiales.
8. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- No contar con la autorización de cada jefe de dependencia donde se va a asignar la clave y el perfil de seguridad.
-- Falta de una adecuada utilización de las claves.
-- Incorrecta utilización de la información que se almacena en la entidad.
9. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Aplicar los criterios impartidos por la dependencia usuaria en la utilización de la aplicación y de todos los documentos que afecten cada módulo.
-- La información de las asignaciones de claves deberá ser almacenada en el servidor de la entidad.
-- La clave debe ser conocida únicamente por el funcionario responsable y por el administrador del sistema.
-- Cada funcionario es responsable por la información que se encuentre a su cargo.
10. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Memorandos internos.
-- Formatos para la asignación de claves.
11. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Niveles de seguridad de cada usuario debidamente definidos.
-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Autorización del Jefe de cada dependencia para la asignación de claves y niveles de seguridad.
12. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
CLAVES DE SEGURIDAD: Son contraseñas únicas de acceso a los diferentes programas de la entidad, por cada usuario.
MODULOS: Son los diferentes programas que se manejan en la entidad, según el área en la que se utilicen. Hay módulos de tesorería, contabilidad, cartera, etc.
13. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
| No | Dependencia | Responsable | Descripción |
| 1 | Dependencia interesada | Jefe de Dependencia | Solicitud de asignación de clave mediante memorando en el cual indiquen los respectivos perfiles para el usuario según aplicativos. |
| 2 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ordena la asignación de la respectiva clave. |
| 3 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Entra al aplicativo y verifica que el usuario no tenga clave vigente. |
| 4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Crea ficha del usuario con los perfiles definidos por el Jefe de la dependencia interesada. |
| 5 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Asigna o crea la clave e informa al usuario de forma confidencial. |
| 6 | Dependencia interesada | Usuario de la red | El usuario verifica su acceso al aplicativo y puede cambiar su clave. |
| 7 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Controla la lista de los usuarios con acceso a los aplicativos. |
PROCEDIMIENTO 12: MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE INFORMATICA
1. OBJETIVO
Propender por el buen funcionamiento de los equipos y por un adecuado servicio en el campo del mantenimiento y aclaración de dudas para el usuario de la entidad.
2. ALCANCE
INICIO: Con la llamada telefónica por parte del usuario y el análisis del problema presentado.
FIN: Con la solución del problema presentado y el equipo trabajando adecuadamente.
3. USUARIOS
Funcionarios de la Entidad.
4. RESPONSABLES
Area de Sistemas.
5. CARGOS Y ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
-- Administrador del sistema.
-- Funcionarios de la entidad.
-- Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
6. PRODUCTO
-- Soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.
7. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente.
8. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los equipos.
-- Insuficiencia del mantenimiento preventivo en la entidad.
-- Tiempos perdidos por daño en equipos.
-- Riesgos y efectos dañinos en la labor.
-- Posibles daños en las aplicaciones.
9. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Evaluación periódica de los equipos para mitigar el mantenimiento correctivo.
-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Propender porque los equipos del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, estén en excelentes condiciones para que la labor de los funcionarios sea idónea y adecuada.
10. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Elementos de almacenamiento de información (medios magnéticos).
-- Autorización del área a la cual se le realizará el mantenimiento.
11. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Información adecuada por área para ejecutar el mantenimiento ya sea correctivo o preventivo.
-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Suministros necesarios para la realización del mantenimiento.
12. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el mantenimiento que se les hace a los equipos de la Entidad luego de ocurrido un daño.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el mantenimiento que se les hace a los equipos de la Entidad antes de que ocurra un posible daño.
13. Forma de ejecución del procedimiento
Este procedimiento se ejecuta por parte de los contratistas, de acuerdo con las cláusulas pactadas en el contrato de prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo de la Entidad.
PROCEDIMIENTO 13: MONITOREO DE SERVIDORES
1. OBJETIVO
Propender por el buen funcionamiento de los Servidores y por un adecuado servicio en el campo del mantenimiento de la información y aclaración de dudas para los usuarios de la entidad.
2. LIMITES
INICIO: Con la inspección por parte del usuario administrador y el análisis del problema presentado.
FIN: Con la solución del problema presentado y el servidor trabajando adecuadamente.
3. USUARIOS
Administrador del Centro de Cómputo de la Entidad.
4. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
-- Administrador del sistema.
-- Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
5. PRODUCTO
-- Funcionamiento correcto de los servidores.
6. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente.
7. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los Servidores.
-- Insuficiencia de los servidores en la entidad.
-- Tiempos perdidos por daño en servidores.
-- Riesgos y efectos dañinos en la gestión.
-- Posibles daños en las aplicaciones.
8. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Evaluación periódica de los servidores del Centro de Cómputo para mitigar el mantenimiento correctivo.
-- Los servidores deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
FIN: En el momento que un funcionario se desvincule temporal o definitivamente de la entidad o el Jefe de la dependencia usuaria lo determine.
3. USUARIOS
Funcionarios y contratistas de la Entidad.
4. RESPONSABLES DEL PROCESO
Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y dependencias usuarias de los aplicativos.
5. CARGOS Y ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
-- Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
-- Administrador del sistema.
-- Jefes de Dependencias usuarias de Aplicativos.
6. PRODUCTO
-- Claves asignadas a cada aplicativo de la Entidad.
7. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente que rige la asignación de claves en las entidades oficiales.
8. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- No contar con la autorización de cada jefe de dependencia donde se va a asignar la clave y el perfil de seguridad.
-- Falta de una adecuada utilización de las claves.
-- Incorrecta utilización de la información que se almacena en la entidad.
9. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Aplicar los criterios impartidos por la dependencia usuaria en la utilización de la aplicación y de todos los documentos que afecten cada módulo.
-- La información de las asignaciones de claves deberá ser almacenada en el servidor de la entidad.
-- La clave debe ser conocida únicamente por el funcionario responsable y por el administrador del sistema.
-- Cada funcionario es responsable por la información que se encuentre a su cargo.
10. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Memorandos internos.
-- Formatos para la asignación de claves.
11. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Niveles de seguridad de cada usuario debidamente definidos.
-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Autorización del Jefe de cada dependencia para la asignación de claves y niveles de seguridad.
12. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
CLAVES DE SEGURIDAD: Son contraseñas únicas de acceso a los diferentes programas de la entidad, por cada usuario.
MODULOS: Son los diferentes programas que se manejan en la entidad, según el área en la que se utilicen. Hay módulos de tesorería, contabilidad, cartera, etc.
13. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
| No | Dependencia | Responsable | Descripción |
| 1 | Dependencia interesada | Jefe de Dependencia | Solicitud de asignación de clave mediante memorando en el cual indiquen los respectivos perfiles para el usuario según aplicativos. |
| 2 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ordena la asignación de la respectiva clave. |
| 3 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Entra al aplicativo y verifica que el usuario no tenga clave vigente. |
| 4 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Crea ficha del usuario con los perfiles definidos por el Jefe de la dependencia interesada. |
| 5 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Asigna o crea la clave e informa al usuario de forma confidencial. |
| 6 | Dependencia interesada | Usuario de la red | El usuario verifica su acceso al aplicativo y puede cambiar su clave. |
| 7 | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Ingeniero de soporte o administrador de la red | Controla la lista de los usuarios con acceso a los aplicativos. |
PROCEDIMIENTO 12: MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE INFORMATICA
1. OBJETIVO
Propender por el buen funcionamiento de los equipos y por un adecuado servicio en el campo del mantenimiento y aclaración de dudas para el usuario de la entidad.
2. ALCANCE
INICIO: Con la llamada telefónica por parte del usuario y el análisis del problema presentado.
FIN: Con la solución del problema presentado y el equipo trabajando adecuadamente.
3. USUARIOS
Funcionarios de la Entidad.
4. RESPONSABLES
Area de Sistemas.
5. CARGOS Y ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
-- Administrador del sistema.
-- Funcionarios de la entidad.
-- Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
6. PRODUCTO
-- Soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.
7. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente.
8. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los equipos.
-- Insuficiencia del mantenimiento preventivo en la entidad.
-- Tiempos perdidos por daño en equipos.
-- Riesgos y efectos dañinos en la labor.
-- Posibles daños en las aplicaciones.
9. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Evaluación periódica de los equipos para mitigar el mantenimiento correctivo.
-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Propender porque los equipos del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, estén en excelentes condiciones para que la labor de los funcionarios sea idónea y adecuada.
10. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO
-- Elementos de almacenamiento de información (medios magnéticos).
-- Autorización del área a la cual se le realizará el mantenimiento.
11. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION
-- Información adecuada por área para ejecutar el mantenimiento ya sea correctivo o preventivo.
-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.
-- Suministros necesarios para la realización del mantenimiento.
12. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el mantenimiento que se les hace a los equipos de la Entidad luego de ocurrido un daño.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el mantenimiento que se les hace a los equipos de la Entidad antes de que ocurra un posible daño.
13. Forma de ejecución del procedimiento
Este procedimiento se ejecuta por parte de los contratistas, de acuerdo con las cláusulas pactadas en el contrato de prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo de la Entidad.
PROCEDIMIENTO 13: MONITOREO DE SERVIDORES
1. OBJETIVO
Propender por el buen funcionamiento de los Servidores y por un adecuado servicio en el campo del mantenimiento de la información y aclaración de dudas para los usuarios de la entidad.
2. LIMITES
INICIO: Con la inspección por parte del usuario administrador y el análisis del problema presentado.
FIN: Con la solución del problema presentado y el servidor trabajando adecuadamente.
3. USUARIOS
Administrador del Centro de Cómputo de la Entidad.
4. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
-- Administrador del sistema.
-- Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
5. PRODUCTO
-- Funcionamiento correcto de los servidores.
6. BASE LEGAL
-- Aplicación de la normatividad vigente.
7. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO
-- Mal funcionamiento de los Servidores.
-- Insuficiencia de los servidores en la entidad.
-- Tiempos perdidos por daño en servidores.
-- Riesgos y efectos dañinos en la gestión.
-- Posibles daños en las aplicaciones.
8. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL
-- Evaluación periódica de los servidores del Centro de Cómputo para mitigar el mantenimiento correctivo.
-- Los servidores deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.
-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.
-- Propender porque los servidores del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, estén en excelentes condiciones para que la labor de los funcionarios sea eficiente.
9. DEFINICIONES Y CONCEPTOS
MONITOREO: Es la revisión periódica que se hace a los servidores de la Entidad para mantenerlos en buen estado.