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RESOLUCIÓN 418 DE 2006
(marzo 15)
Diario Oficial No. 46.271 de 2006 de 17 de mayo de 2006
FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014>
Por la cual se adopta el Manual de Implementación del MECI 1000-2005 y se definen las instancias para la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.
LA DIRECTORA DEL FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA,
en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, y en particular las establecidas en los artículos 3o, 6o y 13 de la Ley 87 de 1993; artículo 15 de la Ley 489 de 1998; artículos 1o y 2o de la Ley 872 de 2003, Decreto 1599 de 2005 y Decreto 3622 de 2005, y
CONSIDERANDO:
Que el 20 de mayo de 2005, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1599, “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano-MECI 1000:2005”;
Que mediante Circular 03 del 27 de septiembre de 2005, del Presidente del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, dictó unos lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano-MECI 1000:2005;
Que de conformidad con el artículo 4o del Decreto 1599 de 2005, las entidades obligadas a implementar el Sistema de Control Interno, deberán adoptar el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano en un término no superior a veinticuatro (24) meses, a partir de mayo de 2005, razón por la cual, en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, se adoptó mediante la Resolución número 423 del 15 de marzo de 2006;
Que el literal b) del artículo 3o de la Ley 87 de 1993, prescribe que corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización;
Que el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, consagra que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante; la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también serán de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos;
Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, determina que los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5o, de la presente ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización;
Que mediante Resoluciones números 1832 del 22 de noviembre de 2004 y 378 del 28 de marzo de 2005, se conformó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y se reglamentó su funcionamiento en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República;
Que el artículo 1o de la Ley 872 de 2003, crea el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégico y de desarrollo de tales entidades;
Que el artículo 2o de la Ley 872 de 2003, consagra que el Sistema de Gestión de Calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades d el Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional;
Que el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 872 de 2003, establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley;
Que el parágrafo del artículo 3o de la Ley 872 de 2003, determina que el Sistema de Gestión de Calidad es complementario a los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998;
Que mediante artículo 15 de la Ley 489 de 1998 se crea el Sistema de Desarrollo Administrativo como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional;
Que en virtud del Decreto 3622 de 2005, se establecen las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo;
Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario unificar las diferentes instancias creadas para la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo, del Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestión de calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo, en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, con el fin de evitar duplicidad de esfuerzos encaminados a procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos;
Que se hace necesario ampliar el campo de acción del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, en lo relacionado con la implementación y desarrollo de los Sistemas de Calidad y de Desarrollo Administrativo;
Que teniendo en cuenta que el Secretario General del Fondo es el representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, es pertinente designarlo igualmente como Directivo responsable de la operatividad de las acciones necesarias para la implementación y mejoramiento continuo de los Sistemas de Gestión de calidad y de Desarrollo Administrativo, de conformidad con la Ley 872 de 2003 y el Decreto 3622 de 2005, respectivamente;
Que para facilitar la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, se hace necesario adoptar el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, publicado por el Departamento Administrativo de la Función Pública,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN DEL MANUAL. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> Adoptar el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MEC1 1000-2005, y definir las instancias para la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad, y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República. El Manual que se adopta es el publicado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
ARTÍCULO 2o. INSTANCIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> La implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, se realizará a través de las siguientes instancias:
1. Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
2. Directivo Representante de la Alta Dirección, responsable de la Implementación del Sistema de Control Interno, de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
3. Comité Operativo para la implementación de los Sistemas de Control Interno, de la Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
PARÁGRAFO. El Comité de Coordinación de Control Interno, conformado y reglamentado mediante las Resoluciones números 1832 del 22 de noviembre de 2004 y 378 del 28 de marzo de 2005, expedidas por el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, es el mismo Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
COMITÉ DE COORDINACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO.
ARTÍCULO 3o. OBJETIVO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> El Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, como instancia superior de articulación y asesoría del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, tiene como principal objetivo brindar apoyo para desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar los sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo.
ARTÍCULO 4o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> El Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, está conformado de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 1o de la Resolución número 1832 del 22 de noviembre de 2005, más el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> Además de las funciones asignadas por el artículo 2o de la Resolución número 1832 del 22 de noviembre de 2005, el Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno; de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, tendrá la función adicional de servir de apoyo a la Dirección General, en el proceso de toma de decisiones en materia de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
ARTÍCULO 6o. SECRETARIO DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> La Secretaría Técnica del Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> Corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces ejercer las funciones previstas en el artículo 4o de la Resolución número 1832 del 22 de noviembre de 2004, además de incluir en las actas un punto sobre tareas y responsabilidades, acordadas en cada sesión del Comité.
ARTÍCULO 8o. REGLAMENTO DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> El reglamento del Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo Fondo de Previs ión Social del Congreso de la República, es el establecido mediante la Resolución número 378 del 28 de marzo de 2005.
DIRECTIVO REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN, RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN, DESARROLLO Y MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO.
ARTÍCULO 9o. DESIGNACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> Designar al Secretario General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, como Directivo responsable de la operatividad de las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005, adoptado por Resolución número 423 del 15 de marzo de 2006, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, tendrá los siguientes roles y responsabilidades:
1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI, y los Sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
2. Asegurar el cabal desarrollo de cada una de las etapas previstas para el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI.
3. Asegurar que el diagnóstico institucional sirva para los propósitos previstos en materia de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI, y los Sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
4. Velar porque se desarrollen a cabalidad los requisitos mínimos para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
5. Dirigir y coordinar las actividades del Comité Operativo.
6. Coordinar con los directivos responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Comité Operativo, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.
7. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI, y los Sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
8. Someter, a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, las propuestas de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI, y los Sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
COMITÉ OPERATIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO O DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO.
ARTÍCULO 10. CREACIÓN Y OBJETIVO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> Crear el Comité Operativo para la Implementación, Desarrollo y Mejoramiento Continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, el cual tendrá bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseño, apoyo y coordinación con las diferentes dependencias de la Entidad, para lograr una óptima implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
PARÁGRAFO 1o. El Comité Operativo para la Implementación, Desarrollo y Mejoramiento Continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, cumplirá las funciones del Equipo MECI, a que se refiere la Circular 03 del 27 de septiembre de 2005, del Presidente del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial.
PARÁGRAFO 2o. Posteriormente a la implementación, los integrantes de dicho equipo deberán asumir el rol de facilitadores en sus respectivas dependencias, apoyando el adecuado funcionamiento de los elementos de control.
ARTÍCULO 11. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> El Comité Operativo para la Implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, estará conformado así:
El Secretario General del Fondo, quien lo dirigirá y coordinará.
Dos (2) representantes de la Oficina Asesora de Planeación.
Un (1) representante de la Oficina Asesora Jurídica.
Dos (2) representantes de la División Administrativa y Financiera.
Dos (2) representantes de la División de Prestaciones Económicas.
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, participará como asesor del Comité en la Implementación, Desarrollo y Mejoramiento Continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, cuando sea invitado por los miembros del Comité.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> El Comité Operativo para la Implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Socias del Congreso de la República, tendrá las siguientes funciones:
1. Brindar apoyo y asesoría técnica a la Alta Dirección del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, en los temas relacionados con la implementación y mantenimiento de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
2. Ser un mecanismo de comunicación permanente entre la Alta Dirección y el resto de la organización en los temas relacionados con los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
3. Ser facilitador en la ejecución de todas las acciones tendientes a implementar los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo.
4. Participar activamente en los procesos de planificación y ejecución de las actividades de implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, auditorías internas y las demás que requieran el concurso de la organización para el cumplimiento de los requisitos de los Sistemas de Mejoramiento.
5. Apoyar los procesos de capacitación y sensibilización de todos los funcionarios del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, en los temas de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
6. Presentar informes cada dos meses sobre las actividades del Comité Operativo, al Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo.
7. Hacer seguimiento a los cronogramas establecidos conducentes a la implementación de los Sistemas de Control interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Ministerio.
ARTÍCULO 13. SECRETARÍA DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> La Secretaría del Comité Operativo para la Implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previ sión Social del Congreso de la República, será ejercida por el Secretario General del Fondo, con el apoyo de los miembros del Comité y cumplirá las siguientes funciones:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité y efectuar la convocatoria de las reuniones.
2. Elaborar las actas de las sesiones del Comité y presentarlas en la siguiente reunión para la aprobación por parte de los miembros del Comité.
3. Mantener actualizada la documentación derivada de la implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
4. Proporcionar y facilitar a los servidores públicos del Fondo, información sobre los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo.
5. Servir de apoyo en las actividades para la implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
ARTÍCULO 14. SESIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> El Comité sesionará mínimo una (1) vez al mes, con la mitad más uno de sus miembros, para lo cual, el Secretario del Comité, coordinará con los miembros la fecha de la reunión y el orden del día. Las decisiones del Comité, serán válidas con la asistencia de la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión. El Comité también podrá sesionar a solicitud de alguno de los miembros, para lo cual, presentará solicitud motivada al Secretario del Comité.
RESPONSABILIDADES DE LOS JEFES DE DEPENDENCIA EN RELACIÓN CON LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO.
ARTÍCULO 15. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> Corresponde a los jefes de las Oficinas Asesoras de Jurídica y Planeación, los jefes de las Divisiones de Prestaciones Económicas y Administrativa y Financiera y los jefes de las Secciones de Personal, Servicios Generales, Tesorería, Presupuesto y Contabilidad del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, además de las funciones asignadas en el Manual Específico de Funciones y Requisitos, las siguientes responsabilidades, en relación con la implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo:
1. Establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen los resultados bajo parámetros de calidad, eficiencia y eficacia.
2. Participar en la definición de los planes indicativos y de acción, definición y establecimiento de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos, así como su puesta en ejecución de acuerdo con los compromisos adquiridos.
3. Administrar adecuadamente en su dependencia, los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna.
4. Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente, con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarias de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no solo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, tanto en el plan indicativo como en los planes de acción.
5. Participar en la gestión corporativa, mediante la acción individual en los procesos correspondientes, a través del ejercicio intrínseco del control, de tal manera que los partícipes del proceso se conviertan en el elemento regulador por excelencia del mismo, garantizando el logro de productos o servicios con las características planeadas.
6. Evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la Secretaría General, con el propósito de que este se consolide y se presente la información a la Dirección General, junto con las propuestas de ajuste a que haya lugar.
7. Realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos.
8. Identificar y priorizar aquellos procesos esenciales y críticos de su dependencia, que resulten determinantes en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos.
9. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que los procesos de su dependencia sean eficaces, tanto en su operación como en su control.
10. Identificar y diseñar, con la participación de los funcionarios que intervienen en cada uno de los procesos y actividades de cada dependencia, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades o expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a cada dependencia.
11. Presentar informes del estado de avance de la implementación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, de su dependencia.
12. Comunicar a los funcionarios de su dependencia las decisiones tomadas por el Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.
13 Presentar propuestas de mejoramiento de los instrumentos de Control Interno, de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo.
14. Brindar apoyo técnico y garantizar disponibilidad de tiempo a los integrantes del Comité Operativo para la Implementación, desarrollo y mejoramiento continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de calidad y de Desarrollo Administrativo del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.
ARTÍCULO 16. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 221 de 2014> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
La Directora General,
DIANA MARGARITA OJEDA VISBAL.