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RESOLUCIÓN 1744 DE 2007
(agosto 27)
Diario Oficial No. 46.744 de 7 de septiembre de 2007
FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA
Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos, para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público y se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
EL DIRECTOR GENERAL DEL FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA,
en uso de las facultades legales, en especial las contempladas en el artículo 10 del Decreto 1591 de 1989, el literal b) del artículo 15 del Decreto 1435 del 5 de julio de 1990, la Resolución 119 de 2006, y
CONSIDERANDO:
Primero. Que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución número 119 del 27 de abril de 2006, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna.
Segundo. Que de conformidad con el artículo 2o de la citada resolución, el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, al cual está obligado el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
Tercero. Que la entidad mediante Resolución número 2201 del 15 de octubre de 2002, creó el Comité Técnico de Saneamiento Contable, en virtud de la expedición de la Ley 716 de 2001.
Cuarto. Que mediante la Ley 998 de 2005 se prorrogó hasta el 31 de diciembre de 2006 el proceso de saneamiento contable, siendo su artículo 79 declarado inexequible por la Corte Constitucional a través de la Sentencia C457/08.
Quinto. Que el literal c) del artículo 10 del Decreto 1591 de 1989, señala como función del Director General del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, la de expedir los actos administrativos necesarios para el correcto funcionamiento del organismo.
Sexto. Que el literal b) del artículo 15 del Decreto 1435 del 5 de julio de 1990, preceptúa como funciones del Director General del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, entre otras, la de dirigir, coordinar y controlar la acción administrativa del Fondo y la ejecución de sus planes y programas.
Séptimo. Que en virtud de lo consagrado en la Resolución número 119 de 2006, el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, debe conformar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público.
Octavo. Que con mérito en lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
MODELO ESTÁNDAR DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILID DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA.
ARTÍCULO 1o. Adoptar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia., el cual estará regido por los siguientes aspectos:
1. Fundamentos para la sostenibilidad de los sistemas contables.
El Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública orienta a los responsables de la información financiera, económica y social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en la Ley 716 de 2001 y especialmente el artículo 7o del Decreto 1914 de 2003.
La información contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar con razonabilidad la información que conforma los estados contables.
Por lo anterior, las entidades públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se incluyeron en los estados contables los saldos sin razonabilidad que fueron objeto de depuración y saneamiento, con el propósito de implementar los controles necesarios que garanticen su confiabilidad permanente. Toda la información revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas.
Los hechos financieros, económicos y sociales que realicen los entes públicos deben tener su respectivo documento soporte idóneo para que puedan ser registrados contablemente y revelados en los estados contables e informes complementarios. De tal manera que se deben reconocer y vincular al proceso contable los bienes, derechos y obligaciones que estén debidamente soportados pero que por cualquier razón no hubieran sido objeto de registro.
En consecuencia, se deben adelantar las acciones administrativas que sean necesarias para evitar el registro de información afectada por alguna de las siguientes situaciones:
a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad;
b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva;
c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;
d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;
e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;
f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente;
Para efectos de evitar que alguna de las circunstancias anteriores afecte el proceso contable y la revelación de la información a través de los estados contables e informes complementarios, los responsables de dicha información deben implementar las acciones necesarias que conduzcan a lograr, entre otros, los siguientes propósitos:
a) Garantizar que la información financiera, económica y social del ente público se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Plan General de Contabilidad Pública;
b) Definir los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable público por los responsables directos de la información contable, para garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos en los términos del artículo 9o de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan;
c) Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable;
d) Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento continuo que deben realizar los Jefes de Control Interno respecto de la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ente público, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado;
e) Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso contable público, así como los respectivos controles que deben implementarse para administrar los riesgos identificados.
El modelo está orientado al establecimiento de políticas y al desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información que le permitan a la entidad:
1.1. Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera tendientes a garantizar una información confiable, completa, razonable y oportuna, en los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública, PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación.
1.2. Generar información contable que sirva de instrumento para la toma de decisiones, en relación con el control y la optimización de los recursos con que cuenta la entidad, en procura de una gestión pública eficiente y transparente.
1.3. Dar a conocer la situación financiera de la entidad y el resultado de la actividad financiera, económica y social a la comunidad, los ciudadanos, organismos de planificación y desarrollo de política económica, órganos de representación política y demás usuarios de dicha información.
1.4. Permitir la verificación y comprobación interna y externa, que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades de la entidad, conforme a las normas existentes sobre la materia.
1.5. Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, así como la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos con que cuenta la entidad.
1.6. Contar con los soportes idóneos de los registros contables.
1.7. Evitar que en la contabilidad de la entidad se registre información que esté afectada por alguna de las siguientes situaciones:
1.7.1 Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.
1.7.2. Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.
1.7.3. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera, alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.
1.7.4. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.
1.7.5. Valores por la pérdida de los bienes o derechos cuando no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona.
1.7.6. Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.
2. Características de la información contable.
Además de las características establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública, la contabilidad del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia debe contar en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad.
2.1 Razonabilidad.
Se entiende que la información contable del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia es razonable cuando refleja la situación financiera y el resultado de la actividad, de manera ajustada a la realidad. Para ello, dicha información deberá contener los siguientes elementos mínimos:
2.1.1. Registro total de las operaciones: La contabilidad del Fondo debe contener la totalidad de las operaciones económicas que lo afecten. Por lo tanto, deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen esta situación.
2.1.2. Individualización de bienes, derechos y obligaciones: Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad; esto es, las inversiones, cuentas por cobrar por concepto de multas, contribuciones, cuotas partes pensionales; propiedades, planta y equipo; inventario de elementos de consumo; proveedores y acreedores, deben estar identificados en forma individual.
Para lo anterior, hace parte de la contabilidad de la entidad la información contenida en el Sistema Financiero y Administrativo, a través de los módulos de tesorería, presupuesto, cartera, inventarios y demás aplicativos sistematizados con que cuenta la entidad.
2.1.3. Reconocimiento de cuentas valuativas: Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, el Fondo aplicará el procedimiento, términos y la vida útil establecida en el Plan General de Contabilidad Pública para las propiedades, planta y equipo, salvo que la entidad considere una vida útil diferente y se ajuste a lo definido por ese ente.
2.1.4. Ajuste a valores reales: Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización de los costos históricos. Para este efecto, se realizarán los avalúos de bienes muebles e inmuebles y los registros pertinentes, con la periodicidad y términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública.
2.1.5. Soportes documentales: La totalidad de las operaciones registradas por la entidad deben estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación. No podrán registrarse contablemente hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados.
2.1.6. Conciliaciones de información: El Fondo realizará conciliaciones periódicas para comparar la información registrada en la contabilidad y los datos existentes en las diferentes dependencias generadoras de los hechos.
2.1.7. Libros de contabilidad: El Fondo debe generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares de que trata el Plan General de Contabilidad Pública, cuya información será la fuente para la elaboración de los estados contables.
Estos libros estarán contenidos en medio físico y/o magnético, con base en los aplicativos que, para el efecto, posee la entidad.
2.1.8. Estructura del área contable y gestión por procesos: La contabilidad de la entidad debe contar con los medios logísticos necesarios y el Talento Humano idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.
Para ello, debe dotarse con el hardware y software que integren, bien sea en línea o a través de interfases, la información que generan las diferentes áreas de la entidad, de acuerdo con la especialidad de las operaciones económicas que realicen.
2.1.9. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones: Hacen parte del Modelo Estándar de Sostenibilidad del Sistema Contable, los manuales de procedimientos actualmente vigentes, tales como los manuales de control interno de los grupos y dependencias que suministran información y/o realizan registros contables, el Manual de Inversiones, el Manual de Tesorería, el Manual de Cartera, el Manual de Inventarios y los manuales de uso de los aplicativos que afecten el proceso contable; así como los que en el futuro se expidan o modifiquen.
2.2. Oportunidad.
La información debe ser registrada y revelada con la suficiente antelación para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones. Los elementos mínimos para cumplir con la característica de oportunidad son los siguientes:
2.2.1. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable: La contabilidad debe ser un proceso continuo, independiente al personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, la entidad velará por que dicho proceso permanezca en forma consistente.
2.2.2. Eficiencia en los sistemas de información contables y financieros: La contabilidad de la entidad deberá registrarse en forma automatizada, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.
3. Proceso contable.
El proceso contable corresponde a un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas y sociales que afectan la situación financiera, la actividad y la capacidad para prestar los servicios o generar flujos de recursos. Las etapas son las siguientes:
3.1. Identificación: En esta etapa se obtiene el conocimiento de situaciones o eventos pasados, presentes o que pueden ocurrir en el futuro, de carácter interno o externo y que afectan o pueden afectar la situación financiera o el resultado de la actividad económica y social de la entidad.
3.2. Clasificación: El funcionario competente debe realizar la revisión y verificación de la transacción o hecho económico, con base; en los documentos fuente o soportes.
3.3. Registros y ajustes: Una vez identificado, analizado, verificado y revisado el hecho económico o transacción, el funcionario procederá a realizar los registros contables pertinentes, teniendo en cuenta su naturaleza, en los comprobantes de contabilidad, libros auxiliares y principales, utilizando las herramientas informáticas asignadas y conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública para cada caso.
3.4. Presentación de los Estados Financieros: Elaborados los estados financieros deberán ser presentados y/o publicados en la forma y términos establecidos por las normas legales, procurando en todo caso satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos.
3.5. Análisis e interpretación de la información: Los estados financieros básicos, así como los estados complementarios, serán la base para conocer la situación financiera de la entidad.
4. Controles.
El Fondo establecerá mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable para garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptúales, técnicas y los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública.
Dichos mecanismos deben permitir el análisis, valoración y tratamiento adecuado de eventos potenciales que puedan afectar el citado proceso.
Además, deben evitar la existencia de hechos financieros, económicos y sociales que, afectando la situación de la entidad no estén incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos, no cumplan con las normas del Plan General de Contabilidad Pública.
La Oficina de Control Interno y todos aquellos funcionarios a quienes directa o indirectamente les compete la función contable, tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, de tal manera que haga sostenible el proceso contable, promoviendo la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso.
Los mecanismos mencionados estarán contenidos en los manuales, circulares internas y demás instructivos, dependiendo de la especialidad de cada tema en particular.
COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA.
ARTÍCULO 2o. CREACIÓN. Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública en el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
ARTÍCULO 3o. OBJETIVO. Prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social, con el propósito de garantizar la presentación de información razonable y oportuna y de contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos en la entidad.
ARTÍCULO 4o. MISIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, es responsable de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
ARTÍCULO 5o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, estará integrado por:
a) El Secretario General, quien lo presidirá;
b) Subdirector Financiero,
c) El Jefe de la Oficina Jurídica;
d) El Jefe de la División de Servicios Administrativos;
e) El Jefe de la División de Presupuesto y Contabilidad;
f) El Jefe de la División de Tesorería, quien actuará como Secretario;
g) El Coordinador de Afiliaciones y Compensación;
h) El funcionario encargado de liquidación de cartera;
i) El Técnico Administrativo de la División de Contabilidad.
PARÁGRAFO 1o. El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado permanente a las reuniones del Comité, con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO 2o. A las reuniones del Comité podrán ser convocados como invitados, aquellos funcionarios o particulares que a criterio de los miembros del Comité, puedan aportar elementos de juicio respecto de los temas a tratar, quienes deberán asistir con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO 3o. La asistencia al Comité será indelegable.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, tendrá las siguientes funciones:
1. Recomendar al Director General las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, que deberán adelantar los funcionarios al interior de la entidad.
2. Asesorar a las diferentes áreas de la entidad en el cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública.
3. Definir los parámetros de calificación de cartera y los criterios técnicos del cálculo y registro de las provisiones.
4. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre la situación de los rubros que conforman la contabilidad, recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros de la entidad, según sea el caso.
5. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas administrativas y operativas, relacionadas con las debilidades detectadas en el proceso de sostenimiento contable.
6. Hacer seguimiento a la aplicación del Modelo Estándar de Procedimientos para Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.
7. Evaluar los mecanismos utilizados por la entidad tanto administrativos come jurisdiccionales para el cobro de la deuda, los resultados de los mismos y la determinación de las deudas de difícil cobro que presentan situación de incobrabilidad.
8. Evaluar que hayan sido adelantados los trámites administrativos y jurídicos tendientes a la recuperación de los valores incobrables y las deudas de difícil cobro.
9. Autorizar la devolución de valores o saldos a favor de terceros.
10. Dictar su propio reglamento.
11. Las demás que corresponda de acuerdo con su naturaleza.
ARTÍCULO 7o. REUNIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Fondo, se reunirá bimensualmente y extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran por convocatoria del presidente del Comité Técnico.
De lo tratado en las reuniones se levantarán las actas pertinentes, las cuales serán suscritas por quienes actuaron en cada sesión.
ARTÍCULO 8o. QUÓRUM. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Fondo, sesionará válidamente por lo menos con cuatro (4) de sus miembros, y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA. Son funciones del Secretario del Comité Técnico, las siguientes:
a) Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el Comité;
b) Preparar la agenda a tratar en las sesiones del Comité;
c) Preparar los informes de gestión del Comité y de ejecución de sus decisiones, los cuales serán entregados al Director General y a los miembros del Comité, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la terminación del semestre de cada año;
d) Las demás que corresponda a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
ARTÍCULO 10. Dejar sin efecto el contenido de la Resolución número 2201 del 15 de octubre de 2002, mediante la cual se creó el Comité Técnico de Saneamiento Contable en la entidad.
ARTÍCULO 11. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
El Director General,
PEDRO PABLO CADENA FARFÁN.
