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RESOLUCIÓN 731 DE 2020
(abril 23)
Diario Oficial No. 51.455 de 02 de octubre de 2020
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución número 0772 del 6 de julio de 2015 que modificó la Resolución número 0399 de 18 de mayo de 2005 mediante la cual se creó el Comité de Inventarios de Bienes de Propiedad de la entidad
EL DIRECTOR NACIONAL DE LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP
En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el numeral 7° del artículo 12 del Decreto 219 de 2004 y Decreto 944 del 31 de mayo de 2018
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política define los principios orientadores de la función administrativa y señala el marco dentro del cual las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines estatales.
Que el artículo 269 de las Constitución Política establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que mediante Resolución 399 del 18 de mayo de 2005 se creó el Comité de Inventarios de Bienes de Propiedad de la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y mediante Resolución 0772 del 6 de julio de 2015 se realizaron modificaciones tanto de estructura como a su forma de funcionamiento.
Que se considera necesario realizar modificaciones a algunas disposiciones contenidas en la Resolución 0772 de 6 de Julio de 2015.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. Modificar el ARTÍCULO 1, numeral 2 de la Resolución 0772 del 6 de julio de 2015, el cual queda así:
ARTÍCULO 1. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE INVENTARIOS. El Comité de Inventarios será integrado por los siguientes funcionarios:
1. En la Sede Nacional:
a) Subdirector Administrativo y Financiero quien lo presidirá o su delegado
b) Jefe de la Oficina Jurídica
c) Jefe de la Oficina de Sistemas e Informática
d) Coordinador de Grupo de Contabilidad
e) Coordinador del Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios quien hará las veces de Secretario Técnico
f) Jefe de Control Interno quien asistirá con voz pero sin voto
2. En las Direcciones Territoriales:
a) El Director Territorial quien lo presidirá o su delegado.
b) El Coordinador Administrativo
c) El funcionario que desarrolle las funciones de Almacén e Inventarios en la Territorial quien ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.
d) Quien ejerza las responsabilidades contables asistirá con voz pero sin voto
PARÁGRAFO. Cuando los temas a tratar en las sesiones del Comité lo requieran, podrán participar en calidad de invitados los funcionarios y particulares que determine el Presidente de este órgano; los invitados tendrán derecho a voz pero no voto en la toma de decisiones.
ARTÍCULO 2. Modificar el ARTÍCULO 3, parágrafos primero y Tercero de la Resolución 0772 del 6 de julio de 2015, el cual queda así:
ARTÍCULO 3. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité se reunirá de forma ordinaria una vez por semestre y de forma extraordinaria cuando sea convocado por el Secretario Técnico o por su Presidente.
Salvo las excepciones previstas en el ARTÍCULO 1, la asistencia de los miembros del Comité es indelegable. La inasistencia deberá justificarse por escrito al Director Nacional en la Sede Central y al Coordinador administrativo en las Direcciones Territoriales, con copia al Secretario Técnico.
PARÁGRAFO PRIMERO: El comité podrá sesionar sin que todos sus miembros se encuentren en el mismo lugar y al mismo tiempo, siempre y cuando los mismos puedan deliberar o decidir; para ello, se podrán utilizar los medios electrónicos idóneos y dejando constancia por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios, su participación y evidencia del voto del integrante o integrantes no presenciales.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En el caso de reuniones no presenciales, el secretario técnico del Comité enviará a cada miembro los documentos e informaciones necesarias con sus respectivos soportes sobre los temas a tratar, con el fin de que pueda emitir su voto, el cual deberá hacer llegar al secretario del Comité por el medio convenido para la elaboración y soporte de la respectiva acta.
PARÁGRAFO TERCERO: Para acreditar la validez de una reunión no presencial deberá quedar prueba inequívoca a través del correo electrónico o medio similar, el nombre del integrante del Comité que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en la que lo hace.
ARTÍCULO 3. Modificar el ARTÍCULO 5 de la Resolución 0772 del 6 de julio de 2015, el cual quedará así:
ARTÍCULO 5. ACTAS DEL COMITÉ: De las sesiones del comité se levantarán actas que serán firmadas por todos los asistentes. En las actas se dejarán expresamente establecidas las decisiones adoptadas por el comité, las cuales deben ser leídas, aprobadas previa firma de las mismas.
ARTICULO 4. Modificar el ARTÍCULO 6 de la Resolución 0772 del 6 de julio de 2015, el cual quedará así:
ARTÍCULO 6. FUNCIONES DEL COMITÉ DE INVENTARIOS. Las funciones del Comité de inventarios serán las siguientes:
1. Estudiar, evaluar y aprobar la solicitud de baja formulada por el Coordinador del Grupo de Almacén e inventarios, y decidir sobre el destino final de los bienes de la entidad de acuerdo con la normatividad vigente.
2. Cuando los miembros del Comité lo estimen necesario, podrá delegar los avalúos de los bienes a los servidores públicos que por sus conocimientos técnicos les permita establecer el valor comercial de los bienes o contratar con peritos evaluadores calificados de conformidad con las normas vigentes.
3. Verificar la existencia de la certificación del Contador de la entidad, en donde se indique el valor en los libros de los bienes que se requieren dar de baja con sus respectivas deprecioaciones.
4. Determinar los aspectos generales y particulares tanto para las labores de inspección, actualización, así como de conciliación contable de los bienes de la entidad.
5. Definir en cada caso concreto las condiciones y requerimientos para retirar de forma definitiva tanto física como contablemente los bienes que conforman el patrimonio de la entidad.
6. Recomendar el traspaso de bienes de propiedad de la entidad a otras entidades públicas, previo el cumplimiento de los requisitos legales.
7. Estudiar, evaluar y aprobar la solicitud de reclasificación de bienes formulada por el Coordinador del Grupo de Almacén e inventarios.
8. Emitir concepto y proponer los ajustes y decisiones administrativas necesarias, sobre las actuaciones que se deben tomar frente a los elementos faltantes y sobrantes tanto de consumo, propiedad, planta y equipo o control administrativo, que se produzcan como consecuencia, de las tomas físicas que realiza periódicamente el Grupo de Gestión de Almacén e inventarios, cuando a ello haya lugar.
9. Evaluar la pertinencia, oportunidad, custodia y entrega de bienes de propiedad de la Entidad como parte de la celebración de contratos bajo la modalidad de comodato o administración de conformidad con lo dispuesto en las normas y procedimientos vigentes, y decidir sobre la viabilidad de la transacción, previa verificación de las características, estado, uso, funcionalidad y valor en libros de los bienes a entregar.
En el caso de bienes especiales, el Comité evaluara el concepto debidamente motivado suscrito por el Jefe del área o persona competente, de acuerdo a la naturaleza o característica técnica de los bienes, sobre el avaluó y la conveniencia de entregar dichos bienes, indicando la relación costo beneficio para la entidad.
10. Analizar y conceptuar sobre las solicitudes de alta de bienes que formule el Secretario del Comité cuando a ello haya lugar, de conformidad con lo establecido en el proceso de gestión administrativa.
11. Efectuar las recomendaciones que considere adecuadas para que las distintas dependencias de la entidad contribuyan con la labor del Comité.
PARÁGRAFO PRIMERO: De acuerdo al Manual de Políticas Contables vigente, las áreas encargadas del manejo de bienes (infraestructura, Sistemas, bienestar, biblioteca, audiovisuales, entre otras) una vez al cierre del ejercicio contable deberán entregar un documento indicando si existen indicios de deterioro al Grupo de Almacén e Inventarios.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En materia de tecnologías de la información y la comunicación TIC, la ESAP establecerá una política de obsolescencia a través de la cual se definirá el protocolo para dar concepto previo de baja y de alta de software y hardware para su posterior decisión del Comité.
ARTÍCULO 5. Modificar el ARTÍCULO 7, numeral 1 de la Resolución 0772 del 6 de julio de 2015, el cual queda así:
ARTÍCULO 7. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ. Son funciones de la Secretaría Técnica:
1. Citar con tres días hábiles de anticipación a sesiones ordinarias o extraordinarias por iniciativa propia y/o por instrucción del presidente del comité a todos sus miembros, enviándoles información sobre el orden del día y los temas a tratar en la respectiva sesión, informando fecha, hora, lugar y modalidad (presencial o virtual) de la respectiva reunión y custodiar las actas junto con los soportes que dieron origen a las decisiones adoptadas en el comité.
ARTÍCULO 6. Modificar el ARTÍCULO 8 de la Resolución 0772 del 6 de julio de 2015, el cual queda así:
ARTÍCULO 8. DOCUMENTACIÓN. Los estudios y soportes previos sobre conveniencia y oportunidad de iniciar un proceso de alta o de baja de bienes deberán ser elaborados y presentados a consideración del Comité por el Coordinador del Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios, quien deberá:
1. Elaborar el acta de los bienes que se darán de alta, cuando estos sean recibidos por la entidad en virtud de donaciones, convenios, por sobrantes, cuando por estimación de vida útil se debe incorporar un bien totalmente depreciable o cuando por error se hubiesen descargado de los inventarios y sea necesario reincorporarlos a los mismos. Los documentos que soportan las altas deberán informar el valor por el cual se debe reconocer el bien, la estimación de la vida y la vida útil remanente.
2. Elaborar el acta de los bienes que se darán de baja, los cuales serán soportados con los conceptos técnicos emitidos por las áreas responsables del tema al Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios.
3. Proyectar para la suscripción del funcionario competente, los actos administrativos para ordenar la baja de los bienes muebles.
PARÁGRAFO: Al cierre del ejercicio contable las áreas responsables de bienes (infraestructura, audiovisuales, biblioteca, bienestar, sistemas y demás) deberán entregar al Grupo de Gestión de Almacén e Inventarios un documento que justifique el aumento o disminución de las vidas útiles establecidas en el Manual de Políticas Contables vigente por concepto de adiciones o condiciones de uso.
ARTÍCULO 7. Las demás disposiciones no adicionadas o modificadas de la Resolución 0772 del 6 de julio de 2015, se mantienen vigentes.
ARTICULO 8. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C. a los
PEDRO EUGENIO MEDELLÍN TORRES
DIRECTOR NACIONAL
