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RESOLUCION 1040 DE 2003
(diciembre 16)
Diario Oficial 45.467, de 20 de febrero de 2004
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se adopta el Instructivo General de Contratación de Operadores
del Servicio de Defensoría Pública.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
en uso de sus facultades legales, en especial de las consagradas en los numerales 2 y 18 del artículo 9o y el artículo 10 de la Ley 24 de 1992, y
CONSIDERANDO:
Que según el artículo 282 de la Constitución Política le corresponde al Defensor del Pueblo organizar y dirigir la Defensoría Pública en los términos que señale la ley;
Que de conformidad con lo previsto en el artículo 9o de la Ley 24 de 1992, el Defensor del Pueblo tiene a su cargo la dirección y coordinación de las labores de las diferentes dependencias que conforman la Defensoría del Pueblo, para lo cual deberá dictar los reglamentos necesarios, tendientes a garantizar el eficiente y eficaz funcionamiento de la Entidad;
Que el artículo 10 de la mencionada Ley 24 de 1992 autoriza al Defensor del Pueblo para delegar sus funciones en los Defensores Regionales y en los demás funcionarios de su dependencia;
Que el numeral 4.3.5 del Instructivo General del Sistema de Atención Integral, adoptado mediante Resolución 396 del 12 de mayo de 2003, reglamentó los "requisitos, registro y proceso de selección de los aspirantes para el ingreso al servicio de Defensoría Pública";
Que de acuerdo con las reglas establecidas en el numeral 4.3.5.2. del Instructivo General del Sistema de Atención Integral, Formas de selección de los operadores del servicio de Defensoría Pública, punto 1. Selección objetiva, "Cuando en la lista de elegibles no exista candidato para cubrir la plaza vacante, los aspirantes se seleccionarán de las hojas de vida inscritas en el Registro Nacional de Aspirantes. Solo se escogerán las hojas de vida inscritas para cubrir las plazas o municipios del lugar donde se presenten vacantes, de acuerdo con la información brindada por el aspirante. Con la ayuda de un cuadro comparativo se ponderarán las hojas de vida, según los criterios descritos para el procedimiento de convocatoria pública." Y punto 2. Convocatoria Pública, "< i>Cuando el número de plazas vacantes represente el 10% o más de la planta de los operadores del servicio de Defensoría Pública, deberá realizarse la convocatoria pública para la selección de los aspirantes";
Que en desarrollo de las anteriores reglas, la Dirección Nacional de Defensoría Pública adelantó un proceso de selección objetiva para ejecutar recursos hasta por la suma de $1.485.000.000, asignados por el Gobierno Nacional para atender actividades de Defensoría Pública y contratar 61 operadores, trámite que se inició a principios del mes de octubre de 2003 y concluyó a principios del mes de diciembre con la adjudicación de 55 contratos;
Que de los profesionales del derecho inscritos en el Registro Nacional de Aspirantes, ciento sesenta y seis (166) fueron admitidos por haber presentado examen, entrevista e inducción. No obstante, sólo cincuenta y cinco (55) fueron contratados para cubrir las plazas a que hacía referencia la convocatoria pública del mes de octubre de 2003;
Que una vez culminado el trámite establecido en el Instructivo General del Sistema de Atención Integral, adoptado mediante Resolución 396 del 12 de mayo de 2003, la administración registra que el procedimiento vigente no cumplió con las finalidades propias de la contratación estatal, haciendo demorada y dispendiosa la selección objetiva de los operadores para la continua, eficiente y oportuna prestación del servicio;
Que la Defensoría del Pueblo, con fecha 25 de noviembre del año en curso, solicitó al Ministerio de Hacienda y Crédito Público estudiar la posibilidad de asignar recursos complementarios hasta por la suma de $515.000.000 que se habían previsto para atender la mayor actividad defensorial generada por los hechos que motivaron la conmoción interior decretada en el año 2002;
Que de acuerdo con la información suministrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público los mencionados recursos se pondrán a disposición de la Defensoría del Pueblo, la última semana del mes de diciembre de 2003, por lo cual no se dispondrá del tiempo requerido para adelantar el procedimiento de selección objetiva en los términos previstos en el Instructivo General del Sistema de Atención Integral;
Que adicionalmente, una vez efectuada la depuración de saldos de disponibilidades se determinó que la Entidad cuenta con recursos ordinarios no ejecutados, destinados a Defensoría Pública, hasta por la suma de $ 608.000.000 aproximadamente;
Que, finalmente, la Dirección Nacional de Defensoría Pública elaboró un cronograma del proceso para contratar los operadores en la vigencia del año 2004, como resultado de lo cual, iniciando el proceso el 2 de enero de 2004, con la expedición de las disponibilidades presupuestales, el proceso de selección culminaría el 17 de agosto de 2004, de tal forma que solo hasta el 15 de octubre de 2004 se podría iniciar la ejecución de los respectivos contratos, poniendo en riesgo la prestación del servicio;
Que para la suscripción de contratos de prestación de servicios, la Ley 80 de 1993 dispone en el artículo 24 numeral 1 literal d), la escogencia de los contratistas directamente;
Que el artículo 13 del Decreto 2170 de 2002 por el cual se reglamenta la contratación directa determina que: & quot;Para la celebración de los contratos a que se refiere el literal d) del numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita." (Subrayado fuera del texto);
Que el artículo 25 de la misma Ley 80 de 1993 al desarrollar el principio de economía dispone en el numeral 1, que "en las normas de selección y en los pliegos de condiciones o términos de referencia para la escogencia de contratistas se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable";
Que a partir de las anteriores previsiones legales del procedimiento contractual se sustenta la conveniencia de modificar los procedimientos internos, en aras de garantizar la continua e ininterrumpida prestación de los servicios a cargo de la Entidad, de manera que le permitan cumplir con los fines inmediatos perseguidos por la contratación;
Que por aplicación de los principios de economía y transparencia, en lo que resta de la vigencia de 2003, la administración podrá acudir al proceso de preselección ya adelantado para cubrir las plazas actualmente desatendidas por terminación de algunos contratos durante el año 2003 o para utilizar los recursos adicionales que se espera recibir del Gobierno Nacional en el mes de diciembre del presente año, siempre y cuando sea materialmente posible adelantar los trámites antes del 30 de diciembre del presente año;
Que de acuerdo con los postulados que orientan la función administrativa y teniendo siempre en consideración los fines estatales, la continua y eficiente prestación del servicio público y la efectividad de los derechos y deberes de los administrados que colaboran con dicho fin, las actuaciones deben desarrollarse con sujeción a los principios de igualdad, moralidad, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, contradicción, transparencia y responsabilidad, entre otros. (C.N. art. 209 - L. 80/93 arts. 3o, 23 - Ley 489/98 y C.C.A. art. 3o);
Que con base en lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el Instructivo General de Contratación de Operadores del Servicio de Defensoría Pública, el cual hace parte de esta resolución y del Instructivo General del Sistema de Atención Integral, adoptado mediante Resolución 396 del 12 de mayo de 2003.
ARTÍCULO 2o. Modificar y, en consecuencia, reemplazar, en su totalidad los numerales 4.3.5. y 4.3.6. relacionados con los "Requisitos, registro y proceso de selección de los aspirantes para el ingreso al servicio de Defensoría Pública" y "Contratación de Operadores del servicio de Defensoría Pública", respectivamente. Se exceptúa el literal c) del numeral 4.3.5.1. que establece los requisitos para prestar el servicio en calidad de judicante.
Las demás disposiciones se entienden vigentes y sin modifica ción, siempre que no sean contrarias a las disposiciones del Instructivo General de Contratación que por este acto se adopta, en cuyo caso prevalecerá este último.
ARTÍCULO 3o. Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a 16 de diciembre de 2003.
El Defensor del Pueblo,
VOLMAR PÉREZ ORTIZ.
INSTRUCTIVO GENERAL DE CONTRATACION PARA OPERADORES DEL SERVICIO DE DEFENSORIA PUBLICA
Bogotá, diciembre de 2003
Indice
CAPITULO I - ASPECTOS GENERALES
1. OBJETO, CONTENIDO Y CAMPO DE APLICACION
2. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACION ADMINISTRATIVA
3. CAPACIDAD
4. COMPETENCIA
4.1. En la Secretaría General de la Defensoría del Pueblo
4.2. En la Oficina Jurídica
4.3. En la Subdirección Financiera
4.4. En la Dirección Nacional de Defensoría Pública
4.5. En los Defensores Regionales o Seccionales
CAPITULO II - ETAPA PREVIA A LA CONTRATACION
5. AUTORIZACIONES, ESTUDIOS E INFORMACION PREVIA
5.1. Autorización legal
6. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
6.1. Distribución de los recursos disponibles
6.2. Certificado de disponibilidad presupuestal
7. SELECCION DE CONTRATISTAS
7.1. Del Registro Nacional de Operadores del Servicio de Defensoría Pública
7.1.1. Régimen de Transición
7.1.2. Requisitos para ser incluido en el Registro Nacional de Operadores del Servicio de Defensoría Pública.
7.1.2.1. Requisitos para clasificarse como Defensor Público o Asesor de Gestión
7.1.2.2. Requisitos para clasificarse como Defensor Público o Asesor de Gestión en zonas del país que requieren tratamiento especial
7.1.2.3. Requisitos para clasificarse como coordinador académico
7.1.3 Criterios para la admisibilidad de la experiencia específica
7.2. Definición de competencias frente al Registro Nacional de Operadores
7.3. Vigencia y actualización anual de la inscripción
7.4. Contratación a partir del Registro Nacional de Operadores del Servicio de Defensoría Pública
7.4.1. Procedimiento de selección de nuevos contratistas
7.4.1.1. Evaluación
7.4.1.2. Régimen Transitorio
7.4.2. Procedimiento de contratación para quienes ejecutaron contratos durante la vigencia anterior.
CAPITULO III - CONTRATACION, PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCION
8. TRAMITE DEL CONTRATO
8.1. Documentación básica
8.2. Elaboración del contrato y verificación de cumplimiento de requisitos
8.2.1. Requerimiento
8.2.2. Desistimiento
8.2.3. Envío de documentos
9. REQUISITOS DEL CONTRATO
9.1. Requisitos de perfeccionamiento
9.1.1. Firma del contrato
9.1.1.1. Firma por apoderado
9.1.1.2. Fecha de firmas
9.1.1.3. Plazos para la firma del contrato
9.1.2. Registro presupuestal
9.1.2.1. Oportunidad
9.1.3. Afiliación a los sistemas de pensiones y salud
9.1.3.1. Excepciones
9.2. Requisitos de ejecución
9.2.1. Garantía única
9.2.1.1. Requisitos que debe cumplir la garantía única
9.2.1.2. Requisitos para la aprobación de la póliza
9.3. Requisitos de legalización
CAPITULO IV - EJECUCION DEL CONTRATO
10. INICIACION DE LA EJECUCION DEL CONTRATO
11. INDUCCION
12. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCION DEL CONTRATO
12.1. Objetivo de la interventoría
12.2. Alcance de la interventoría a los contratos de Defensoría Pública.
12.3. Obligaciones específicas del interventor
12.4. Prohibiciones y limitaciones de la interventoría
12.5. Responsabilidad del interventor
13. VIGENCIA DE LA GARANTIA UNICA
13.1. Responsable
14. CONTRATOS ADICIONALES
14.1. Adición de valor
14.2. Prórroga del plazo
14.3. Procedimiento
14.4. Competencia
15. MODIFICACIONES DEL CONTRATO
(ACLARACIONES - MODIFICACIONES - OTROSI)
15.1. Procedencia
15.2. Procedimiento y competencia
15.3. Aclaraciones que no modifican lo pactado
16. INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES
16.1. Medidas que puede tomar la administración frente al incumplimiento del contratista
16.1.1. Aplicación de las multas pactadas
16.1.2. Declaración de caducidad
16.1.3. Causales para declarar la caducidad administrativa
16.1.4. Requisitos mínimos de la resolución que declara la caducidad por incumplimiento
16.1.5. Trámite y competencia
16.1.6. Recursos y efectos
17. SUSPENSION
17.1. Reglas aplicables
17.2. Causales
17.3. Oportunidad
17.4. Reiniciación
17.5. Competencia
18. Documentos del contrato
18.1. Integración del archivo del contrato de la Oficina Jurídica
18.2. Integración del archivo del contrato en la Defensoría Regional o Seccional
19. Reconstrucción del contrato
CAPITULO V - TERMINACION Y LIQUIDACION DEL CONTRATO
20. CAUSALES DE TERMINACION DEL CONTRATO
20.1. Terminación por expiración del plazo de ejecución
20.2. T erminación por mutuo acuerdo
20.2.1. Procedimiento
20.2.2. Competencia
20.3. Terminación por causales de fuerza mayor o caso fortuito
20.4. Terminación por incumplimiento del contratista
20.5. Terminación unilateral
21. Liquidación del contrato
21.1. Procedencia
21.2. Procedimiento
21.3. Contenido de la liquidación
21.4. Competencia
21.5. Plazo
21.6. Responsabilidad
21.7. Liquidación unilateral
21.8. Oportunidad de la declaración de ocurrencia del siniestro
21.9. Jurisprudencia
ASPECTOS GENERALES.
1. OBJETO, CONTENIDO Y CAMPO DE APLICACION.
El presente instructivo contiene las reglas y procedimientos aplicables en el trámite, celebración, ejecución y liquidación de los contratos de prestación de servicios que suscriba la Defensoría del Pueblo con los operadores para obtener la prestación de servicios de Defensoría Pública. (L. 80/93 arts. 1o, 2o literales a) y b).
Su objeto es regular de manera integral la forma como debe garantizarse el cumplimiento de los fines perseguidos con la Contratación Estatal, de las normas legales vigentes y, en particular, de los principios orientadores de las actuaciones administrativas en el marco contractual, a la vez que determina la oportunidad para cumplir los requisitos necesarios en cada etapa del proceso y designa los responsables de las mismas. (L. 80/93 art. 25-9).
2. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACION ADMINISTRATIVA.
Los contratos de prestación de servicios de Defensoría Pública se rigen por las normas contenidas en el artículo 209 de la Constitución Política, el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo, los artículos 3o y 4o de la Ley 489 de 1998, la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, en particular, el Decreto 2170 de 2002 y la Ley Orgánica de Presupuesto. En lo no previsto en el Estatuto General de Contratación se regirán por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes. (L. 80/93 art. 13)
Las actuaciones de los servidores públicos que intervengan en la contratación se desarrollarán con sujeción a los principios de igualdad, moralidad, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, contradicción, transparencia y responsabilidad, entre otros, de acuerdo con los postulados que orientan la función administrativa, teniendo siempre en consideración los fines estatales, la continua y eficiente prestación del servicio público y la efectividad de los derechos y deberes de los administrados que colaboran con dicho fin.
(C.P. art. 209 - L. 80/93 arts. 3o, 23 - C.C.A. art. 3o - Ley 489 de 1998 arts. 3o y 4o).
Con base en lo dispuesto en los artículos 110 del Decreto 111 de 1996 y 51 Ley 179 de 1994, que modifican el artículo 91 Ley 38/89 "Ley Orgánica del Presupuesto" y el numeral 3 del artículo 11 de la Ley 80 de 1993, las Entidades deben contratar en nombre de la persona jurídica de la cual hacen parte.
En consecuencia, los contratos de la Defensoría del Pueblo se suscribirán a su nombre, teniendo en cuenta la autonomía presupuestal que le confiere el artículo 1o de la Ley 24 de 1992.
La competencia para ordenar y dirigir los procesos contractuales está asignada por la ley al Jefe o Representante Legal de la Entidad con capacidad para contratar.
La gestión de la contratación de operadores de Defensoría Pública, en sus diferentes etapas, se delega de la siguiente forma:
4.1. EN LA SECRETARÍA GENERAL DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO.
a) Actuar como ordenador del gasto;
b) Adelantar el proceso de contratación de los operadores del servicio de Defensoría Pública de acuerdo con la solicitud de la Dirección Nacional;
c) <Literal c) eliminado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004>
d) Suscribir los contratos de prestación de servicios de Defensoría Pública, las modificaciones, adiciones, prórrogas, aclaraciones, otrosí, suspensiones, terminaciones anticipadas, reiniciaciones, liquidaciones bilaterales y, en general actos que se adopten por mutuo acuerdo, por solicitud del Defensor Regional o Seccional, con el concepto previo del Director Nacional de Defensoría Pública;
e) Expedir las resoluciones de multa, caducidad, terminación anticipada, liquidación unilateral y demás actos administrativos a que haya lugar, por solicitud del Defensor Regional o Seccional, con el concepto previo del Director Nacional de Defensoría Pública.
a) <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Solicitar ante la Subdirección Financiera la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal que requiera la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
b) Elaborar para la firma del Secretario General, con base en los formatos aprobados, los contratos de prestación de servicios que requiera el Director Nacional de Defensoría Pública, previa verificación del cumplimiento de todos los requisitos legales y reglamentarios;
c) <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Remitir a la Dirección Nacional de Defensoría Pública los contratos firmados por el Secretario General, para el envío a las Regionales y Seccionales por su conducto.
d) Adelantar los trámites a que haya lugar ante la Subdirección Financiera para obtener el registro presupuestal de los contratos;
e) <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Remitir mensualmente a la Dirección Nacional de Defensoría Pública el listado de los contratos debidamente legalizados, informando la fecha de iniciación.
f) Elaborar, con base en el requerimiento del Interventor del contrato (Defensor Regional o Seccional) y previo concepto de la Dirección Nacional de Defensoría Pública, las modificaciones, terminaciones anticipadas, liquidaciones, suspensiones, prórrogas del término, adiciones a los contratos y demás actos a que haya lugar, e informar a la Dirección Nacional de Defensoría Pública la fecha de su perfeccionamiento;
g) Proyectar el acta de liquidación de los contratos de prestación de servicios de Defensoría Pública y remitirla para la firma del Interventor y del contratista a la Defensoría del Pueblo Regional o Seccional respectiva, dentro de los términos establecidos en la ley;
h) Elaborar y remitir a la Imprenta Nacional de Colombia, dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el extracto único de publicación de los contratos de prestación de servicios debidamente perfeccionados;
i) Emitir concepto jurídico sobre las situaciones especiales, consultas, controversias y demás asuntos relacionados con el tema contractual;
j) Asignar número y fecha de aprobación de la garantía única y comunicarlo a la Defensoría Regional, con el fin de ejercer control sobre las fechas de iniciación.
4.3. EN LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA.
a) Elaborar la relación de pagos de los contratos de prestación de servicios relativos a Defensoría Pública, con base en la certificación de cumplimiento expedida por el Defensor Regional o Seccional e informar sobre dicho trámite a la Dirección Nacional de Defensoría Pública;
b) Certificar los pagos realizados al contratista como requisito para la elaboración del acta de liquidación definitiva de los contratos de Defensoría Pública.
c) <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Expedir los certificados de disponibilidad y registro presupuestal.
4.4. EN LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
a) Administrar el Registro Nacional de Operadores de Defensoría Pública, en desarrollo de lo cual le corresponde verificar, con los documentos remitidos por los Defensores Públicos Regionales y Seccionales, el cumplimiento de requisitos de inscripción y clasificación de la solicitud de inscripción;
b) Elaborar los estudios de conveniencia y oportunidad de las contrataciones que requiera directamente la Dirección Nacional;
c) Emitir concepto de conveniencia y oportunidad consolidada frente a las solicitudes de contratación que presenten las Defensorías Regionales o Seccionales, así como de las aclaraciones, modificaciones, otrosí, adiciones o prórrogas, suspensiones, reiniciaciones, cesiones, terminación anticipada, multas, caducidad y demás actuaciones requeridas por los Defensores Públicos Regionales o Seccionales durante la ejecución del contrato;
d) Requerir a la Secretaría General la contratación de operadores de Defensoría Pública.
4.5. EN LOS DEFENSORES REGIONALES O SECCIONALES.
a) Elaborar los estudios de conveniencia y oportunidad de las contrataciones de operadores de Defensoría Pública que requiera la Defensoría Regional o Seccional;
b) Solicitar la contratación de operadores para la Defensoría Regional o Seccional ante la Dirección Nacional;
c) Aprobar pólizas de los contratistas al servicio de la Defensoría Regional o Seccional;
d) <Literal d) modificado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Ejercer la supervisión permanente al cumplimiento de las obligaciones contractuales y las inherentes al tipo de servicio que prestan tendientes al cumplimiento del objetivo perseguido con la contratación con los defensores, asesores de gestión. coordinadores académicos e investigadores; certificar mensualmente el cumplimiento de las obligaciones contractuales, la prestación efectiva del servicio, previa verificación de las constancias de pago de los aportes a los sistemas de salud y pensiones en los porcentajes establecidos por la ley, para que con base en ello se realice el respectivo pago de honorarios.
e) Informar a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, inmediatamente y por escrito, sobre la ocurrencia de cualquier incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los contratistas, así como solicitar y recomendar por su conducto la adopción de las medidas o correctivos a que haya lugar;
f) Evaluar la gestión de los operadores del servicio de Defensoría Pública asignados a la respectiva Regional o Seccional, conforme a las orientaciones de la Dirección Nacional;
g) Solicitar a la Oficina Jurídica la asignación de número y fecha de aprobación de las garantías de los contratos, como prerrequisito para iniciar la ejecución;
h) Solicitar a la Oficina Jurídica, por conducto de la Dirección Nacional de Defensoría Pública, el trámite aclaraciones, modificaciones, otrosí, adiciones o prórrogas, suspensiones, reiniciaciones, cesiones, terminación anticipada, multas, caducidad y demás actuaciones requeridas con motivo de la ejecución de los contratos para lo cual deberá anexar su concepto como interventor del contrato;
i) Revisar, aprobar y suscribir, en calidad de interventor, los proyectos de liquidación de los contratos de la Defensoría Regional o Seccional preparados y remitidos por la Oficina Jurídica; adelantar el trámite de firma del contratista y remitir el documento debidamente suscrito a la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo.
j) <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Realizar las actividades necesarias para contar con aspirantes que cumplan los requisitos mínimos para prestar servicios de defensoría pública con el fin de atender plazas no cubiertas o nuevas necesidades del servicio, cuando no haya inscritos en el Registro Nacional de Aspirantes o su número resulte insuficiente o los inscritos no obtengan el puntaje requerido para su contratación o no estén interesados en suscribir el contrato requerido;
k) <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Adelantar las gestiones a que haya lugar para la obtención de documentos para inscripción de interesados en prestar el servicio en el Registro Nacional de Aspirantes, para contratación y/o para legalización de los contratos;
l) <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Llevar un archivo completo y actualizado a partir de copias simples, de cada uno de los contratos suscritos por la Defensoría del Pueblo para prestación de servicios de defensoría pública. Deberán conservarse en este archivo, igualmente copias de todas las actuaciones surtidas durante la ejecución del contrato (informes presentados por el contratista, requerimientos de la interventoría, constancias de pago de aportes, adiciones, modificaciones, suspensiones, terminación anticipada, acta de liquidación, etc., relativas al respectivo contrato);
m) <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Remitir a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, para entrega al Area de Contratos de la Oficina Jurídica:
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato:
1. La minuta original del contrato debidamente firmada por el contratista.
2. El original de la garantía única, debidamente constituida con constancia de aprobación por la Regional o Seccional.
3. El original del recibo de pago de derechos de publicación.
4. Formato de hoja única de vida de la Función Pública, diligenciado por el contratista.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del respectivo acto:
5. Adiciones, modificaciones, suspensiones, con el documento original de la modificación de la garantía única y pago de derechos de publicación.
6. Terminación anticipada y liquidación por mutuo acuerdo.
7. Constancia de la notificación personal de las resoluciones de terminación unilateral o del edicto emplazatorio con constancia de las fechas de fijación y desfijación.
5. Estudios previos de conveniencia y oportunidad
Se adiciona el siguiente texto: Son estudios de conveniencia y oportunidad:
a) Los análisis de carga que realizan los defensores Regionales y Seccionales con base en los cuales se realizan requerimientos de asignación de defensores públicos y en general los requerimientos del servicio formulados ante la Dirección Nacional de Defensoría Pública;
b) Las solicitudes de modificación del alcance de un contrato (agregar o suprimir municipios, cambios de programa, redistribuciones y las recomendaciones y solicitudes de los defensores Regionales o Seccionales incluidas en los informes de gestión y las evaluaciones de la gestión contractual que se realizan al final de cada vigencia para programar y redistribuir la contratación en la vigencia siguiente;
c) Las solicitudes de adición y prórroga para garantizar la continuidad en la prestación del servicio;
d) Las justificaciones y la información complementaria que produzca la Regional o Seccional por solicitud de la Dirección Nacional de Defensoría Pública como soporte de la respectiva contratación;
e) Los requerimientos de las autoridades locales (fiscales, personeros, alcaldes) debidamente sustentados y analizados por los Asesores de Gestión de la DNDP;
f) En el caso de los defensores públicos que venían prestando el servicio en la vigencia anterior, hacen parte de los análisis de conveniencia y oportunidad, los "Informes consolidados de actividades" del año inmediatamente anterior y la obligación de garantizar a los usuarios la prestación del servicio en forma continuada.
ETAPA PREVIA A LA CONTRATACIÓN.
5. ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD.
El proceso de selección de operadores del sistema de Defensoría Pública estará precedido de un análisis de conveniencia y oportunidad, así como de las autorizaciones previas a que haya lugar. (L. 80 /93 art. 25 num. 7, 8 y 12).
Debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
a) La conveniencia y oportunidad de la contratación se hará a partir de un diagnóstico de necesidades elaborado por el respectivo Defensor Regional o Seccional;
b) Condiciones del contrato a celebrar: objeto, plazo, valor y lugar de ejecución.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 24 de 1992, la Defensoría Pública se prestará por los abogados titulados e inscritos que sean contratados como Defensores Públicos. (D. 2209/98 art. 9o - D. 2170/02 art. 13).
6. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
La entidad iniciará el proceso de selección para contratación directa siempre y cuando exista la respectiva disponibilidad presupuestal. (L. 80/93 art. 25 num. 6),
De acuerdo con el artículo 49 de la Ley 179 de 1994 "todos los actos administrativos que afecten apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos."
En aplicación de la anterior disposición, la Defensoría del Pueblo no podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del CONFIS o su delegado para comprometer futuras vigencias o adquirir compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizado.
6.1. DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DISPONIBLES.
<Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> La Dirección Nacional de Defensoría Pública distribuirá los recursos disponibles de acuerdo con las necesidades del servicio, el análisis de conveniencia y oportunidad consolidado. Los contratos de prestación de servicios profesionales o técnicos se sujetarán a la siguiente tabla de honorarios a partir la vigencia 2005:
SERVICIOS DE DEFENSORIA PUBLICA HONORARIOS MENSUALES SIN INCLUIR IVA
1 Defensores Públicos 2.000.000
2 Asesor de Gestión 2.300.000
3 Coordinador Académico 2.000.000
4 Investigador 2.200.000
El Defensor del Pueblo podrá revisar estos montos en cualquier tiempo, con base en las partidas efectivamente asignadas en el presupuesto para cada vigencia, con base en las necesidades del servicio.
6.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
La constancia escrita sobre la existencia de recursos disponibles en el presupuesto de la respectiva vigencia para atender los compromisos que se deriven de la invitación, será expedida por el Jefe de Presupuesto de la Defensoría del Pueblo.
6.2.1. Responsabilidad y oportunidad
El Secretario General solicitará la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para amparar las contrataciones requeridas por la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
Corresponde a la Subdirección Financiera expedir el certificado de disponibilidad presupuestal, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales.
7. SELECCION DE LOS CONTRATISTAS.
La selección de los operadores del servicio de Defensoría Pública se rige por los principios de economía, eficiencia, transparencia, oportunidad y contradicción que orientan la gestión de la administración pública. (L. 80/93 arts. 23, 24 num. 2 y 3, y 29).
Con base en lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto 2170 de 2002, la contratación de ser vicios profesionales, en concordancia con el numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, se hará en forma directa sin obtener varias ofertas, con personas jurídicas o naturales que cumplan los siguientes requisitos básicos:
a) Que estén en capacidad de ejecutar el objeto;
b) Que hayan demostrado idoneidad;
c) Que cuenten con experiencia específica en el área objeto del servicio.
Para efectos de acreditar y demostrar el cumplimiento de los anteriores requisitos, los operadores deberán adelantar las siguientes actividades:
1. Solicitar su inscripción y clasificación en el Registro Nacional de Operadores* de Defensoría Pública.
2. Presentarse ante el Comité Evaluador, en la fecha que se señale, para efectos de selección, conforme a los parámetros que se señalarán más adelante.
7.1 DEL REGISTRO NACIONAL DE ASPIRANTES DEL SERVICIO DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
<Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> El Registro Nacional de Aspirantes que administra la Dirección Nacional de Defensoría Pública es un directorio conformado por un archivo de hojas de vida con los respectivos soportes de quienes manifiesten interés en prestar servicios de defensoría pública a través de la Defensoría del Pueblo. Como resultado de tal manifestación, serán inscritos y clasificados, en los términos que se prevén a continuación.
El Registro Nacional de Aspirantes contiene la información básica de los abogados titulados que ofrezcan servicios profesionales personales especializados de defensoría pública, a través de contratos estatales.
La inscripción en el Registro Nacional de Aspirantes, es el resultado de la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en este Instructivo, como resultado de la cual el solicitante podrá ser convocado a evaluación y selección en cualquier momento, siempre y cuando se mantenga vigente aquella.
La clasificación se hará a partir de la información suministrada por el aspirante en los siguientes aspectos:
a) Programa: Corresponde a los tipos de asuntos que atiende la Defensoría del Pueblo, así:
- Area Penal
- Penal ordinario
- Penal militar
- Menor infractor
- Decreto 1542 de 1997
- Unidad de Reacción Inmediata, URI
- Unidad de Asesoría y Consulta, UAC
- Violencia intrafamiliar
- Delitos sexuales
- Casación
- Area No Penal
- Civil-Familia
- Laboral
- Administrativo
- Acciones populares
- Mixto
- Municipios
- Casas de justicia
- Indígenas
- Promiscuo
El aspirante podrá solicitar su clasificación para varias actividades, plazas o programas. No obstante, solo podrá ser contratado para una plaza, una actividad y un programa, de manera que no coexistan varios contratos que se deban ejecutar en forma simultánea.
7.1.1 Incorporación automática en el Registro Nacional de Aspirantes
<Numeral sustituido por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Los defensores, asesores o coordinadores que tengan contrato vigente a diciembre del año inmediatamente anterior, serán incorporados automáticamente al Registro Nacional de Aspirantes a prestar servicios de defensoría pública, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Que el resultado del "Informe consolidado de actividades" de la vigencia anterior haya sido satisfactoria;
b) Que el interesado remita, dentro del término establecido para el efecto, la documentación completa para la actualización de la inscripción y trámite del respectivo contrato:
1. Formulario de solicitud de actualización de la inscripción.
2. Hoja de vida que contenga la siguiente información básica:
- Nombres completos, número de la cédula de ciudadanía.
- Ciudad, dirección y teléfono de residencia y/o oficina, números de fax o celular.
- Número de la tarjeta profesional vigente.
- Estudios de pregrado, nombre de la institución y fecha de terminación.
- Estudios de posgrado, nombre de la institución y fecha de terminación.
- Relación de experiencia profesional específica (con la cual demuestra cumplir los requisitos mínimos para prestar el servicio a contratar).
3. Fotocopia de la libreta militar.
4. Fotocopia del diploma o acta de posgrado.
5. Fotocopia de la tarjeta profesional vigente, en la que conste la fecha de obtención del título de abogado.
6. Certificaciones de experiencia específica obtenida después de la fecha de grado, expedidas por la autoridad competente.
7.1.1.1 <Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la actualización sea solicitada por la entidad para continuar prestando el servicio se deben anexar adicionalmente, los siguientes documentos requeridos para el trámite del respectivo contrato:
a) Oferta de servicios suscrita por el aspirante, en la cual informará si pertenece al régimen común o al simplificado;
b) Certificado original antecedentes judiciales del DAS expedido con antelación no superior a diez (10) meses, teniendo en cuenta que su vigencia es de un (1) año y el tiempo requerido para el perfeccionamiento del contrato;
c) Certificado original de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación expedido con antelación no superior a un (1) mes, teniendo en cuenta que su vigencia es de tres (3) meses y el tiempo requerido para el perfeccionamiento del contrato;
d) Certificado original antecedentes disciplinarios expedido por el Consejo Superior de la Judicatura expedido con antelación no superior a un (1) mes, teniendo en cuenta que su vigencia es de tres (3) meses y el tiempo requerido para el perfeccionamiento del contrato;
e) Copia al carbón del comprobante de consignación de derechos a favor de la Contaduría General de la Nación, para obtención de la constancia de no ser deudor moroso de la Administración;
f) Declaración juramentada simple de no ser deudor moroso de la Administración o, en caso contrario, de tener acuerdo de pagos vigente;
g) Constancia del pago de aportes del mes anterior al sistema general de pensiones;
h) Constancia del pago de aportes del mes anterior al sistema general de salud.
7.1.1.2 <Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Esta actualización de la inscripción no generará compromiso alguno de contratación futura, por la naturaleza misma de los contratos de prestación de servicios personales profesionales especializados.
7.1.1.3 <Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Para ingresar al Registro Nacional de Aspirantes por incorporación automática deben acreditar que cumplen los requisitos mínimos para prestar servicios de defensoría pública establecidos en el Instructivo General del Sistema de Atención Integral, adoptado por la Resolución 396 del 12 de mayo de 2003, reiterados por el Instructivo General de Contratación para Operadores del Servicio de Defensoría Pública, adoptado por la Resolución 1040 del 16 de diciembre de 2003.
7.1.2. Requisitos para ser incluido en el Registro Nacional de Operadores del Servicio de Defensoría Pública
Para inscribirse en el Registro Nacional de Operadores del Servicio de Defensoría Pública se requiere cumplir los siguientes requisitos:
7.1.2.1. Requisitos para clasificarse como Defensor Público o Asesor de Gestión
1. Solicitud de inscripción con la información y los soportes sobre la capacidad e idoneidad del solicitante, a partir de la siguiente información básica:
Datos personales:
- Nombre completo
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía
- Ciudad, dirección y teléfono de residencia
- Ciudad, dirección y teléfono de oficina
- Fecha y lugar de nacimiento
- Fotocopia de la libreta militar
- Fotocopia del diploma o del acta de los estudios de pregrado
- Fotocopia de la tarjeta profesional vigente.
- Dirección(es), teléfono(s) y ciudad o municipio en las cuales recibirá notificaciones y comunicaciones, para todos los efectos.
- Número de fax y dirección de correo electrónico para citaciones.
- Fecha de presentación de la solicitud.
2. Declaración de no estar incurso en causa de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con entidades oficiales en general, y en particular con la Defensoría del Pueblo.
3. Especialización o postgrado en materias directamente relacionadas con la actividad y programa para los cuales solicita su clasificación. El aspirante deberá anexar fotocopia del diploma o acta de grado.
4. Experiencia específica en uno de los siguientes campos, a partir de la obtención del título de pregrado, en alguno de los siguientes campos:
a) Tres (3) años de experiencia como abogado litigante en el área para la cual se solicita inscripción;
b) Tres (3) años de experiencia en el desarrollo de funciones directamente relacionadas con la Defensoría Pública;
c) Tres (3) años de experiencia profesional vinculada con la rama judicial o el Ministerio Público;
d) Tres (3) años de experiencia en el sector público o privado, acreditando con certificaciones del contratante el ejercicio de funciones directamente relacionadas con el área para la cual se inscribe.
El aspirante deberá anexar las certificaciones de experiencia específica expedidas por autoridad competente, con fecha de inicio y fecha de terminación.
La ausencia de especialización o título de postgrado podrá homologarse acreditando tres (3) años adicionales de experiencia específica, en la forma antes establecida.
5. Poseer conocimientos en informática, especialmente en los programas de word, excel y manejo de internet.
6. Información para clasificación:
Actividad(es) en las cuales solicita su clasificación: defensor público o asesor de gestión.
Plazas en las cuales el interesado estaría en disposición de prestar el servicio.
Programa(s):
- Penal ordinario
- Penal militar
- Menor infractor
- Decreto 1542 de 1997
- Municipios
- Unidad de Reacción Inmediata, U.R.I.
- Civil, familia, laboral y administrativo.
7.1.2.2. Requisitos para clasificarse como Defensor Público o Asesor de Gestión en zonas del país que requieren tratamiento especial
Para la prestación del servicio como Defensor Público o Asesor de Gestión en Amazonas, Guainía, Guaviare, Quibdó, Vaupés, Vichada, San Andrés, Putumayo, o en regiones del país donde no haya oferta de servicio, la Defensoría del Pueblo podrá abstenerse de exigir título de especialización, en cuyo evento bastará acreditar la experiencia básica de tres (3) años, así como los demás requisitos mínimos previstos en el presente Instructivo.
7.1.2.3. Requisitos para clasificarse como coordinador académico
1. Solicitud de inscripción con la información y los soportes sobre la capacidad e idoneidad del solicitante, a partir de la siguiente información básica:
Datos personales:
- Nombre completo
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía
- Ciudad, dirección y teléfono de residencia
- Ciudad, dirección y teléfono de oficina
- Fecha y lugar de nacimiento
- Fotocopia de la libreta militar
- Fotocopia del diploma o del acta de los estudios de pregrado
- Fotocopia de la tarjeta profesional vigente.
- Dirección(es), teléfono(s) y ciudad o municipio en las cuales recibirá notificaciones y comunicaciones, para todos los efectos.
- Número de fax y dirección de correo electrónico para citaciones.
- Fecha de presentación de la solicitud.
2. Declaración de no estar incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con entidades oficiales en general, y en particular con la Defensoría del Pueblo.
3. Especialización o postgrado en materias directamente relacionadas con el área en la cual se desempeñará como coordinador académico. El aspirante deberá anexar fotocopia del diploma o acta de grado.
4. Experiencia específica en uno de los siguientes campos, a partir de la obtención del título de pregrado en alguno de los siguientes campos:
a) Seis (6) años de experiencia como abogado litigante en el área en la cual se desempeñará como coordinador académico;
b) Seis (6) años de experiencia en el desarrollo de funciones directamente relacionadas con la Defensoría Pública;
c) Seis (6) años de experiencia profesional vinculada con la rama judicial o el Ministerio Público;
d) Seis (6) años de experiencia en el sector público o privado, acreditando con certificaciones del contratante el ejercicio de funciones directamente relacionadas con el área para la cual se inscribe.
El aspirante deberá anexar las certificaciones de experiencia específica expedidas por autoridad competente, con fecha de inicio y fecha de terminación.
Los estudios de especialización o posgrado no podrán homologarse.
5. Ser o haber sido profesor universitario en derecho, por lo menos durante cinco (5) años.
6. Poseer conocimientos en informática, especialmente en los programas de word, excel y manejo de internet.
7. Información para clasificación:
- Actividad: coordinador académico.
- Plazas en las cuales estaría en disposición de prestar el servicio.
- Programa(s): todos los asuntos penales previstos para la prestación del servicio de Defensoría Pública.
7.1.2.4 Requisitos para clasificarse como investigador. <Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:>
a) Solicitud de inscripción con la información y los soportes sobre la capacidad e idoneidad del solicitante, a partir de la siguiente información básica:
1. Hoja de vida que contenga la siguiente información básica:
- Nombres completos, número de la cédula de ciudadanía.
- Ciudad, dirección, teléfono de residencia y/o oficina, números de fax o celular.
- Estudios de pregrado, nombre de la institución y fecha de terminación.
- Relación de experiencia técnica o profesional específica (con la cual demuestra cumplir los requisitos mínimos para prestar el servicio a contratar).
2. Fotocopia de la libreta militar.
3. Fotocopia del diploma o del acta de los estudios de pregrado.
4. Certificaciones de experiencia específica obtenida después de la fecha de grado, expedidas por la autoridad competente;
b) Declaración de no estar incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con entidades oficiales en general, y en particular con la Defensoría del Pueblo;
c) Título profesional o técnico en investigación forense o labores afines. El aspirante deberá anexar fotocopia del diploma o act a de grado;
d) Experiencia específica en investigación de un (1 año) como mínimo, a partir de la obtención del título profesional o técnico. El aspirante deberá anexar las certificaciones de experiencia específica, expedidas por autoridad competente, con fecha de inicio y fecha de terminación.
7.1.3. Criterios para la admisibilidad de la experiencia específica <Numeral sustituido por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Para la admisión de las certificaciones de experiencia específica de cualquiera de los operadores de defensoría pública se establecen los siguientes criterios:
- La experiencia específica solo se considerará a partir de la obtención del título profesional.
- Se acreditará con certificaciones expedidas por la autoridad competente: persona pública o privada que recibió el servicio. Cuando no se trate de una entidad pública deben constar los datos que permitan verificar su contenido, para el evento en que la Dirección Nacional de Defensoría Pública lo considere necesario (nombre de la empresa o institución, dirección, teléfono y datos de la persona para contacto).
- Datos que permitan deducir que la experiencia se relaciona con la actividad a desarrollar (dependencia o cargos desempeñados, principales actividades realizadas, etc.).
- Fecha de iniciación y de terminación precisando años y meses.
- Las certificaciones como docente deben cumplir los mismos requisitos antes señalados.
- Para considerar la experiencia como abogado independiente, deberá expresarse el área del derecho en que ha ejercido, las actividades específicas que ha cumplido y la precisión exacta del tiempo en años y meses. En este evento la constancia debe estar expedida por los despachos judiciales ante los cuales ha actuado, con indicación expresa el término de ejecución expresado en meses y/o años.
7.1.4 Destrucción de hojas de vida <Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Transcurridos dos (2) meses contados a partir de la comunicación, en la cual se informa que la documentación presentada no cumple los requisitos para inscripción en el Registro Nacional de Aspirantes, sin que el interesado aporte la documentación faltante, se entenderá que ha desistido de su solicitud inicial de inscripción, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 del C. C. A.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública procederá a la destrucción de los documentos que no hayan sido retirados por los interesados dentro del mismo término de los dos (2) meses, dejando constancia de tal hecho en acta suscrita por el Coordinador del Grupo de Selección y Registro y un funcionario de planta asignado a la dependencia.
En el acta se consignará la siguiente información básica:
- Los nombres completos y número de identificación de los aspirantes que no cumplieron requisitos para inscripción.
- La fecha de la comunicación en la cual se le informó que no reunía los requisitos para inscripción.
7.2. DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS FRENTE AL REGISTRO NACIONAL DE OPERADORES.
A. DE LOS DEFENSORES REGIONALES O SECCIONALES
Corresponde a los Defensores Regionales y Seccionales, en relación con el Registro Nacional de Operadores de Defensoría Pública, ejercer las siguientes funciones:
a) Difundir en su respectiva jurisdicción los mecanismos de inscripción e ingreso al Registro Nacional de Operadores, en forma permanente;
b) Recepcionar y revisar en forma permanente las solicitudes de inscripción en el Registro Nacional de Operadores de Defensoría Pública o devolverlas a los interesados con la finalidad de que se complete la información faltante para el efecto, de acuerdo con lo establecido en este instructivo;
c) Notificar al interesado los resultados de la solicitud de inscripción;
d) Recibir los recursos de reposición por devolución con motivo de la solicitud de inscripción, emitir concepto previo frente a la respectiva reclamación y remitirlos a la Dirección Nacional de Defensoría Pública para su pronunciamiento;
e) Comunicar al interesado el acto administrativo que resuelva el recurso de reposición.
f) <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Adelantar las gestiones a que haya lugar para contar con aspirantes inscritos cuando se presenten necesidades del servicio en zonas donde no haya oferta del servicio;
g)<Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando se trate del proceso de incorporación automática, comunicar inmediatamente a los llamados a actualizar los requisitos que deben cumplir y adelantar todas las gestiones a que haya lugar para remitir a la Dirección sin mayor dilación las solicitudes de actualización y los documentos soporte dentro de los términos establecidos para el efecto.
B. DE LA DIRECCION NACIONAL DE DEFENSORIA PUBLICA
Corresponde a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, en relación con el Registro Nacional de Operadores de Defensoría Pública, ejercer las siguientes funciones:
a) Administrar el Registro Nacional de Operadores de Defensoría Pública;
b) Recepcionar y revisar en forma permanente las solicitudes de inscripción en el Registro Nacional de Operadores de Defensoría Pública;
c) <Literal c) eliminado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004>
d) Revisar la solicitud de inscripción remitida por la Defensoría Regional o Seccional y efectuar la inscripción en el Registro Nacional de Operadores de Defensoría Pública;
e) Inscribir en el Registro Nacional de Operadores al solicitante que cumpla los requisitos mínimos establecidos en este instructivo.
f) <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Vencido el término de vigencia de la inscripción sin que se haya solicitado la actualización, ordenar la destrucción del archivo que no sea reclamado por los interesados dentro de los dos meses siguientes a dicho vencimiento.
7.3. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN ANUAL DE LA INSCRIPCIÓN.
La inscripción tendrá una vigencia de un (1) año calendario a partir del registro. La falta de actualización dará lugar a la cancelación de la inscripción en forma automática, sin necesidad de acto que así lo ordene.
Las hojas de vida vigentes en el Registro Nacional de Aspirantes se incorporarán al Registro Nacional de Operadores, por el término de vigencia faltante. No obstante, no tendrán ponderación alguna bajo el nuevo sistema de inscripción, como tampoco la tendrán las nuevas que incorporen al mismo.
7.4. CONTRATACIÓN A PARTIR DEL REGISTRO NACIONAL DE OPERADORES DEL SERVICIO DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública, por solicitud de los Defensores Regionales o Seccionales o de oficio requerirá a la Secretaría General la contratación de operadores del servicio, a partir del Registro Nacional de Operadores del Servicio de Defensoría Pública, siempre que la Entidad cuente con recursos asignados en su presupuesto. Para este efecto, la Dirección Nacional de Defensoría Pública analizará la conveniencia, oportunidad, el orden de prioridades, la cobertura, la carga procesal, el mapa judicial y la situación del país, en forma consolidada, entre otros, en los siguientes casos:
a) Por necesidades del servicio;
b) Cuando existan plazas autorizadas no cubiertas y se cuente con recursos disponibles asignados a la entidad;
c) Cuando un contrato se termine en forma anticipada;
d) Cuando la entidad acepte la cesión del respectivo contrato, para garantizar la prestación del servicio en forma ininterrumpida;
e) Cuando se decrete la caducidad o la terminación unilateral de un contrato;
f) Cuando se presenten hechos que puedan afectar de manera grave y directa la prestación ininterrumpida del servicio o evidencien que pueden conducir a la paralización el servicio contratado, como medida de control e intervención necesaria.
7.4.1. Procedimiento de selección de nuevos contratistas
Para la selección de nuevos contratistas La Dirección Nacional de Defensoría Pública procederá a consultar en el Registro Nacional de Operadores los aspirantes inscritos y clasificados y convocará a evaluación a uno o más inscritos.
7.4.1.1. Evaluación
De acuerdo con lo previsto en el artículo 13 del Decreto 2170 de 2002, se podrá convocar a evaluación para selección a cualquiera de los inscritos en el Registro Nacional de Operadores del Servicio de Defensoría Pública para el programa y la plaza que se pretende cubrir, con el objeto de efectuar una selección objetiva, con fundamento en los criterios que se enumeran más adelante, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
La evaluación de defensores públicos, asesores de gestión y coordinadores académicos será realizada por el Comité Evaluador, el cual estará integrado por:
El Secretario General
El Director Nacional de Defensoría Pública
Un Director Nacional o Defensor Delegado designado por el Defensor del Pueblo.
Cuando los miembros del Comité, o alguno de ellos, no puedan asistir a la evaluación en la fecha o el lugar señalados, el Defensor del Pueblo podrá delegar en el Defensor Regional o Seccional, o en otros servidores públicos de nivel directivo.
En la fecha y lugar que se señale para el efecto, el abogado inscrito convocado se presentará ante el Comité de Evaluador para efectuar prueba presencial.
La evaluación versará sobre los siguientes aspectos:
CRITERIOS DESCRIPCION Puntaje
máximo
1. RELEVANCIA DE LOS DERECHOS Se plantearán preguntas teóricas de conocimientos generales
HUMANOS EN LA FUNCION DEFENSORIAL de derechos humanos y DIH, para que en un término de 10
minutos responda en forma verbal o escrita, a opción del
Comité Evaluador. 30
2. CAPACIDAD DE COMUNICACION ORAL Se practicará una prueba que consistirá en un caso práctico al
examinado con el fin de que en una exposición de 10 minutos
demuestre su capacidad verbal, habilidades, destrezas y
estrategia de defensa. Orden y lógica en sus planteamientos 30
3. EXPRESION ESCRITA Se practicará una prueba que consistirá en un caso práctico
para que en un término de 10 minutos realice los
planteamientos propios de un alegato de conclusión. 30
4. CONOCIMIENTOS INFORMATICOS Se realizará una prueba práctica durante la cual el aspirante
deberá demostrar su conocimiento y habilidad en el manejo
de internet, word y excel. 10
PUNTAJE TOTAL 100
Los resultados de la entrevista se harán constar en formatos individuales firmados por los evaluadores. Si solo hubiere un inscrito y su evaluación no resultare satisfactoria a juicio del Comité Evaluador, la Defensoría se reserva la facultad de buscar otro (s) aspirantes. Se considerará que el puntaje no es satisfactorio cuando el promedio obtenido sea inferior a 60 puntos sobre 100.
7.4.1.2. Régimen transitorio
Con el fin de disminuir la carga procesal originada por el incremento de la actividad delincuencial en algunas re gionales o por la terminación de los contratos de Defensoría Pública por razones de orden presupuestal, entre otras, se hace necesario adoptar medidas inmediatas que permitan utilizar los recursos disponibles en lo que resta de la vigencia 2003 y que de no comprometerse antes del 31 de diciembre próximo darían lugar a que se perdiera la oportunidad de contratar servicios adicionales.
En desarrollo de lo expuesto y por aplicación de los principios de economía y transparencia, la Administración podrá optar por una de las siguientes alternativas:
a) Acudir al proceso de preselección ya adelantado y contratar directamente, en lo que resta de la vigencia de 2003, para cubrir las plazas actualmente desatendidas por terminación de algunos contratos durante el año 2003 o para utilizar los recursos adicionales que se espera recibir del Gobierno Nacional en el mes de diciembre del presente año, siempre y cuando sea materialmente posible adelantar los trámites antes del 30 de diciembre de 2003, con quienes surtieron el proceso de inscripción, clasificación y calificación hasta la inducción. Para el efecto, se acudirá al listado de quienes fueron admitidos, siguiendo el orden de puntaje obtenido de mayor a menor. En este caso no se requerirá nueva evaluación por el Comité;
b) Practicar la evaluación prevista en este Instructivo a cualquier inscrito en el Registro Nacional de Operadores, siguiendo los parámetros establecidos para el efecto.
7.4.2. Procedimiento de contratación para quienes ejecutaron contratos durante la vigencia anterior <Numeral sustituido por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> Con el fin de garantizar la prestación del servicio de defensoría pública a los usuarios en condiciones de oportunidad, eficiencia y continuidad, la Defensoría del Pueblo, con sujeción a los recursos asignados en el presupuesto de cada nueva vigencia, podrá contratar nuevamente a los defensores públicos, asesores de gestión o coordinadores académicos que tuvieron contrato vigente a diciembre del año de la vigencia inmediatamente anterior, previo cumplimiento de los requisitos que se señalan a continuación:
a) Presentación de la solicitud de actualización de la inscripción en el Registro Nacional de Aspirantes completamente diligenciado y acompañado de los soportes previstos en el numeral 7.1.1.1 de esta resolución;
b) Haber obtenido resultados satisfactorios en el "Informe consolidado de actividades" de la vigencia anterior. En el caso de los defensores públicos esta evaluación de los resultados obtenidos con la contratación anterior se hará en forma conjunta por el Defensor Regional en su calidad de Interventor del contrato, el Asesor de Gestión y el Coordinador Académico. En el evento en que la respectiva Regional o Seccional no cuente con un Asesor de Gestión o un Coordinador Académico, corresponderá al Defensor Regional o Seccional realizar la evaluación con cualquiera de los dos (2) y en defecto de ambos, lo hará directamente. En todo caso dicha evaluación se sujetará a los formatos y demás parámetros señalados por la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
El Defensor Regional o Seccional deberá remitir a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, la documentación completa, como requisito para el análisis y autorización del nuevo contrato.
La presentación de documentos para contratación por quien tuvo la calidad de contratista en la vigencia anterior no le confiere derecho alguno frente a la futura contratación por tratarse de procesos de contratación directa regidos por las disposiciones del artículo 13 del Decreto 2170 de 2002, en concordancia con el numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, según las cuales, para la selección no se requiere obtener varias ofertas, siempre que se acredite capacidad e idoneidad para ejecutar el objeto contra ctual.
Si los aspirantes a suscribir contratos no entregan la información completa dentro de los términos del requerimiento de los mismos, la entidad entenderá que falta interés para participar en la contratación de la respectiva vigencia y procederá a contratar con otro aspirante inscrito.
CONTRATACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCIÓN.
Para la celebración de contratos de prestación de servicios con los operadores del servicio de Defensoría Pública se debe contar con la siguiente documentación básica:
A. A CARGO DE LA ENTIDAD
- Copia de la solicitud y anexos presentados para inscripción en el Registro Nacional de Operadores.
- Solicitud del Defensor Regional o Seccional con estudio de conveniencia y oportunidad
- Autorización previa del Director Nacional de Defensoría Pública, a partir del análisis consolidado de conveniencia, oportunidad y prioridades del servicio.
- Certificado disponibilidad presupuestal previa (Ley 179/94 art. 49).
- Copia del Acta del Comité Evaluador en la cual conste el puntaje obtenido y la selección.
- Evaluación jurídica de cumplimiento de requisitos.
- Contrato firmado por las partes (L.80/93 art. 41).
- Registro presupuestal expedido por el Jefe del Presupuesto como requisito de perfeccionamiento (L.179/94 art. 49).
- Aprobación de la garantía única por el Defensor Regional o Seccional.
B. POR EL CONTRATISTA
- Certificado de antecedentes judiciales del DAS, vigente.
- Certificación de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, vigente.
- Certificación de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República, vigente.
- Certificación de vigencia de la tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios del Consejo Superior de la Judicatura, vigente.
- Constancia de afiliación al sistema de salud
- Constancia de afiliación al sistema de pensiones.
- Garantía única, con amparo de cumplimiento, por el 10% del valor del contrato, vigente por el plazo del contrato y cuatro (4) meses más, para cubrir los eventuales riesgos para la entidad (D. 679/94 arts. 16, 17, 18).
- Pago de derechos de publicación en el Diario Oficial por el contratista.
- Formato único de hoja de vida diligenciada en forma completa.
8.2. ELABORACIÓN DEL CONTRATO Y VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS.
La minuta del contrato será elaborada por la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo, con base en la información y documentación completa suministrada por la Defensoría Regional o Seccional.
8.2.1. Requerimiento
Corresponde a la Defensoría Regional o Seccional requerir al seleccionado para que en un término de cinco (5) haga entrega de los documentos antes indicados, advirtiéndole los efectos de su omisión, los cuales se señalan en el siguiente punto.
8.2.2. Desistimiento
La no presentación de la documentación dentro del término antes señalado, se considerará como un desistimiento por falta de voluntad para suscribir el contrato.
La Administración podrá, en consecuencia, llamar a evaluación y contratar a otro aspirante con inscripción y clasificación vigentes en el Registro Nacional de Operadores, en los términos establecidos en este Instructivo.
8.2.3. Envío de documentos
Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos, la Regional o Seccional remitirá, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del término conferido al interesado, los documentos a la Dirección Nacional de Defensoría Pública para su verificación y solicitud de contratación a la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo.
Para que se pueda iniciar la ejecución del contrato se deben cumplir dos tipos de requisitos:
a) Los necesarios para perfeccionar el contrato;
b) Los previstos por la ley como requisitos previos de ejecución;
c) Los de legalización
9.1. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO.
Los contratos estatales se perfeccionan con el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Firma del contratista y del Secretario General de la Defensoría del Pueblo;
b) Registro presupuestal
9.1.1. Firma del contrato
Quien firma el contrato debe tener capacidad para obligarse con la Entidad y para contraer obligaciones. El contratista debe concurrir personalmente y presentar su documento de identidad.
9.1.1.1. Firma por apoderado (C. Comercio arts. 832, 836 y 837)
Cuando el contratista no pueda concurrir personalmente a la firma del contrato podrá hacerlo a través de apoderado. El poder requiere presentación personal ante Notario Público y debe contener la autorización expresa para suscribirlo y obligar al poderdante.
Deberá analizarse si tiene limitaciones y su alcance frente al caso concreto. Copia del poder se adjuntará a los documentos del contrato.
9.1.1.2. Fecha de firmas
Teniendo en cuenta que todos los contratos para prestación de servicios con operadores del servicio de Defensoría Pública se suscriben previamente por el ordenador del gasto en la ciudad de Bogotá y luego se remiten a la Defensoría Regional o Seccional para firma del contratista, quien toma la firma en la Regional o Seccional deberá consignar la fecha en que fue suscrito por el contratista.
9.1.1.3. Plazos para la firma del contrato
El contratista deberá suscribir el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la citación que por escrito le envíe la Defensoría Regional o Seccional, dejando constancia del recibo de dicha citación.
En el evento en que el seleccionado la no presentación de la documentación completa dentro del término antes señalado, se presumirá su desistimiento al contrato adjudicado.
La administración podrá, en consecuencia, pro ceder a contratar con otro que tenga inscripción y clasificación vigentes en el Registro Nacional de Operadores, de acuerdo con el procedimiento de selección establecido en este Instructivo o, a falta de inscritos invitar a inscribirse a posibles interesados.
9.1.2. Registro Presupuestal
El Registro Presupuestal es una operación a cargo de la entidad contratante para el perfeccionamiento de los actos que afecten apropiaciones presupuestales y se encuentra contenido en una certificación expedida por el Jefe de Presupuesto para respaldar la totalidad de los compromisos de pago pactados en el contrato. Su objeto es garantizar que los recursos quedan reservados de manera tal que no serán utilizados para ningún otro fin. (L.179/94 art. 49).
9.1.2.1. Oportunidad
Una vez recibido de la Regional o Seccional el contrato original firmado y numerado, la Oficina Jurídica solicitará a la Subdirección Financiera el trámite del registro presupuestal.
El registro presupuestal puede obtenerse en cualquier momento después de la firma de las partes y en todo caso, antes de la iniciación de la ejecución. No obstante, la disponibilidad y la reserva deben corresponder a la misma vigencia fiscal.
9.1.3. Afiliación a los Sistemas de Pensiones y Salud <Numeral sustituido por el artículo 1 de la Resolución 754 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> En los contratos de prestación de servicios con plazo superior a 3 meses el contratista debe acreditar su afiliación a los sistemas de pensiones y salud previstos por la Ley 100 de 1993. (Ley 100 de 1993 artículo 282 - Ley 789 de 2002 artículo 50).
Fotocopia simple de los documentos de afiliación presentados se anexarán al archivo del contrato.
Para que el Interventor del contrato certifique los pagos periódicos, el contratista deberá presentarle copia del último recibo de pago a los sistemas de salud y pensiones. Los aportes deben corresponder como mínimo al porcentaje aplicable sobre el 40% de los honorarios mensuales. (Decreto 1703 de 2002 artículo 23).
Sobre dicha base se aplicarán los porcentajes establecidos por las normas vigentes, así:
Tipo de contratista Honorarios Base de Aporte al Aporte al
mensuales liquidacion sistema de sistema de salud pensiones
40% 12% 15%*
Defensores públicos 2.000.000 800.000 96.000 120.000
Coordinador académico 2.000.000 800.000 96.000 120.000
Asesor de Gestión 2.300.000 920.000 110.400 138.000
Investigador 2.200.000 880.000 105.600 132.000
* Ley 797 de 2003 artículo 20: "A partir del 1o de enero del año 2004 la cotización se incrementará en un uno por ciento (1%) sobre el ingreso base de cotización. Adicionalmente, a partir del 1o de enero del año 2005 la cotización se incrementará en medio por ciento (0.5%)".
La base de liquidación y los porcentajes establecidos variarán cuando así lo determine el Gobierno Nacional. Dicha variación no dará lugar a revisión, reajuste o modificación de los honorarios pactados.
Corresponde al Defensor Regional o Seccional, en su calidad de Interventor del contrato, verificar mensualmente el cumplimiento de esta obligación legal y que el monto pagado corresponda al mínimo establecido, como requisito para la certificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales. (Ley 789 de 2002 artículo 50).
Los afiliados a través de otra entidad o institución a través de la cual se realicen aportes como trabajador o empleado deberán acreditar el pago adicional de su aporte al sistema contributivo aplicado sobre la base mínima de cotización en los porcentajes establecidos por las normas antes citadas en forma adicional a los aportes que realiza en la respectiva institución.
No serán admisibles los aportes realizados como beneficiario ni a través de cooperativas o mutuales.
9.1.3.1 Excepciones
No se exigirá el pago de aportes a los sistemas de salud y pensiones en los siguientes casos:
a) En los contratos (órdenes de servicio) cuyo plazo de ejecución sea igual o inferior a tres (3) meses;
b) En los casos en que el contratista tenga la calidad de pensionado no tendrá la obligación de hacer aportes al sistema de pensiones. Deberá acreditar su condición de pensionado con certificación de la entidad que otorgó la pensión. (Ley 797 de 2002 artículo 17).
Para iniciar la ejecución del contrato es necesario verificar que se hayan cumplido las siguientes exigencias previstas por las normas legales vigentes:
a) Requisitos de perfeccionamiento
- Firma de las partes
- Registro presupuestal
b) Afiliación a los sistemas de pensiones y salud (para contratos de prestación de servicios con personas naturales, con vigencia superior a 3 meses).
c) Aprobación de la garantía única.
9.2.1. Garantía única (L.80/93 art. 25 num. 19 - D. 679/94 art. 16)
La garantía única tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista, con ocasión de la celebración, ejecución o liquidación del contrato.
La constitución de la garantía es una obligación contractual del contratista, que corre por su cuenta exclusivamente y debe hacerse dentro del plazo establecido para el efecto en el contrato. Por tanto, el no constituirlas configura incumplimiento de una de las obligaciones contractuales adquiridas por la firma del contrato.
- Puede aceptarse una póliza expedida por una o varias compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o una garantía bancaria.
- Debe mantenerse vigente durante la vida y liquidación del contrato.
- Debe ajustarse a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado.
- La garantía no expira por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
- La garantía se entiende vigente hasta la liquidación del contrato garantizado y la prolongación de sus efectos.
9.2.1.1. Requisitos que debe cumplir la garantía única
a) Expedición a favor de la Defensoría del Pueblo;
b) El nombre del contratista debe estar completo y coincidir de man era exacta con el de la cédula de ciudadanía;
c) La vigencia debe abarcar la existencia del contrato y el término establecido para su liquidación;
d) Debe referirse al número del contrato que se ampara y a su objeto;
e) Su expedición no puede ser anterior a la fecha de firma del contrato;
f) El amparo de cumplimiento debe corresponder al 10% del valor total del contrato;
g) Debe estar firmada por la compañía aseguradora;
h) Debe aparecer la constancia de pago de la prima a cargo del contratista.
9.2.1.2. Requisitos para la aprobación de la póliza
La aprobación de la garantía y sus modificaciones estará a cargo del Defensor Regional o Seccional, cualquiera que sea su cuantía. Sin embargo, su conformidad procede cuando se han cumplido los siguientes supuestos:
- Contrato firmado por ambas partes
- Registro presupuestal expedido para amparar la totalidad del valor del contrato.
- Debe estar expedida en forma completa y correcta. En caso de ser necesario "Anexo de modificación" que corrige, aclara o adiciona los aspectos no cumplidos en la póliza principal.
- Asignación de número y fecha de aprobación por la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo, para control de la fecha de iniciación del contrato.
9.3. REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN. (D. L. 1421/93 art. 148).
Para la legalización de los contratos con formalidades plenas el contratista debe presentar copia del recibo de pago de los derechos de publicación en el Diario Oficial (L.80/93 art. 41 prg. 3 - L.190/95 art. 60).
Los contratos con formalidades plenas no requieren publicación, al igual que sus adiciones, prórrogas o modificaciones. (L.80/93 art. 39).
El valor de la publicación corre por cuenta exclusiva del contratista. Corresponde al Defensor Regional o Seccional verificar el cumplimiento de esta obligación.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
10. INICIACION DE LA EJECUCION DEL CONTRATO.
Para la iniciación del contrato es necesario verificar el cumplimiento de los siguientes req uisitos básicos:
a) Firma del contrato por el contratista y el Secretario General de la Defensoría del Pueblo;
b) Registro presupuestal;
c) Prueba documental de la afiliación a los sistemas de salud y pensiones por parte del contratista;
d) Aprobación de la garantía única constituida por el contratista y aprobada por el Defensor Regional o Seccional.
Para los efectos a que haya lugar, se tomará como fecha de iniciación del contrato la de la aprobación de la garantía única, siempre y cuando exista registro presupuestal.
Una vez aprobada la garantía única, para iniciar la ejecución del contrato, la Defensoría Regional o Seccional deberá adelantar una sesión de inducción en la prestación del servicio de Defensoría Pública, con una duración no inferior a seis (6) horas.
Entre otros aspectos relevantes deberán tratarse los siguientes aspectos:
a) Reparto;
b) Diligenciamiento de la ficha socioeconómica;
c) Visitas carcelarias;
d) Visitas judiciales;
e) Alimentación del Sistema de Información;
f) Funcionamiento de la Barra de Abogados;
e) Presentación de informes mensuales de gestión.
12. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCION DEL CONTRATO.
Con el fin de asegurar la continua y adecuada prestación de los servicios a su cargo, la Entidad contratante tiene la responsabilidad de ejercer el control y la vigilancia a la ejecución del contrato, en desarrollo del cual, deberá tomar las medidas necesarias a que haya lugar en forma oportuna. (L.80/93 art. 14).
Para esos efectos, en materia de Defensoría Pública, el seguimiento y control será ejercido por el Defensor Regional o Seccional, quien durante la vigencia del contrato y mientras subsistan obligaciones a cargo del contratista, está en la obligación de velar por su cumplimiento y mantener la vigencia de la garantía.
12.1. Objetivo de la interventoría
El objetivo principal de la interventoría es conseguir el cumplimiento de los fines estatales perseguidos por la Defensoría del Pueblo, a través de la contratación de servicios de Defensoría Pública.
Para el cumplimiento de este objetivo el Interventor debe tener contacto constante y directo con el contratista.
12.2. Alcance de la interventoría a los contratos de Defensoría Pública
a) ASPECTO TEMPORAL
Desde el punto de vista temporal las labores de Interventoría deben iniciarse una vez suscrito el contrato y concluyen con la liquidación definitiva del mismo.
b) ASPECTO DOCUMENTAL
Desde el punto de vista documental el interventor deberá vigilar el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato, en la(s) Resolución(s) interna(s) de la Defensoría del Pueblo que regula las obligaciones generales y específicas de los operadores del servicio, las disposiciones incluidas en el Instructivo General del Macroproceso de Atención y las que lo adicionen o modifiquen.
c) ASPECTO FUNCIONAL
Desde el punto de vista funcional la Interventoría comprende las siguientes actividades:
1. Recibir y analizar los informes mensuales que deben presentar los defensores públicos. Verificar que los mismos se ajusten formal y sustancialmente a las disposiciones contractuales, así como a las directrices establecidas en el Instructivo General del Macroproceso de Atención Integral.
2. Realizar permanente supervisión al cumplimiento de las obligaciones contractuales de los operadores del servicio de Defensoría Pública.
3. Visitar a los usuarios privados de la libertad, con la finalidad de evaluar la calidad en la prestación del servicio de Defensoría Pública, con el apoyo del Asesor de Gestión.
4. Practicar visitas a los despachos judiciales para verificar las actuaciones de los defensores públicos en los procesos asignados, de conformidad con los parámetros y formatos establecidos en este Instructivo, con el apoyo del Asesor de Gestión.
5. Verificar el cumplimiento de los plazos establecidos para realizar la primera visita al usuario del servicio y la periodicidad de las visitas posteriores de los defensores públicos a sus defendidos, con el apoyo del Asesor de Gestión.
6. Emitir concepto frente a las quejas presentadas frente a la actuación de los defensores públicos que se presenten ante la Defensoría del Pueblo, por parte de los internos, sus familias, las autoridades judiciales o cualquier persona, de conformidad con el procedimiento establecido en el presente Instructivo.
7. Formular observaciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones c ontractuales.
8. Certificar el cumplimiento y autorizar el pago a los contratistas. En el caso de los defensores públicos, con el apoyo de los Asesores de Gestión.
12.3. Obligaciones específicas del interventor
Además de la obligación general de supervisión y seguimiento a las actividades inherentes al contrato, le corresponde al interventor:
1. Vigilar los plazos contractuales y la vigencia de la garantía única durante la vigencia del contrato y el término de liquidación.
2. Vigilar y hacer los requerimientos a que haya lugar para que el contratista cumpla con sus obligaciones generales y específicas.
3. Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.
4. Vigilar que la prestación de servicio y, en general, la ejecución se realice sin exceder el valor o el plazo de ejecución del contrato, esto es, hasta concurrencia del valor contratado, exclusivamente. El interventor no podrá autorizar modificación alguna que implique mayores costos, sin que se tramite previamente la respectiva autorización de Director Nacional de Defensoría Pública, una disponibilidad presupuestal y la adición de valor mediante contrato suscrito por las partes.
5. En los eventos de mora en la gestión, incumplimiento parcial o total de obligaciones, o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato, requerir por escrito al contratista y remitir copia de lo actuado a la Dirección Nacional de Defensoría Pública y a la Oficina Jurídica, con destino a la carpeta del contrato, para preconstituir todas las pruebas necesarias que permitan demostrar el incumplimiento, así como los requerimientos previos hechos al contratista.
6. Cuando el contratista persista en el incumplimiento parcial o total de sus obligaciones, dar aviso oportuno y por escrito a la Oficina Jurídica, con copia a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, durante la vigencia del contrato, para que se adopten las medidas conducentes y oportunas a que haya lugar. Para el efecto deberá solicitar, justificar y recomendar por escrito la aplicación de las multas pactadas en el contrato adjuntando los documentos que sirvan de soporte para esta actuación y, en particular, los requerimientos previos para conminar al cumplimiento.
7. Revisar y suscribir el proyecto de liquidación a la terminación del contrato, dentro de los plazos establecidos para este efecto.
8. Adelantar reuniones periódicas con el contratista para analizar el estado de avance de ejecución, constatar las dificultades que se presenten, acordar correctivos y hacer recomendaciones. De estas reuniones se levantarán actas suscritas por el Contratista y el Interventor.
9. Solicitar al contratista los informes y documentos que se considere necesarios en relación con la ejecución del contrato. Hacer las observaciones y recomendaciones que estime oportunas y procedentes para lograr los fines perseguidos con la contratación, debiendo igualmente impartir las órdenes perentorias que sean necesarias para que se adopten los correctivos del c aso.
10. Enviar copia de todos los informes que generen las partes durante la ejecución del contrato, en la medida en que se produzcan, a la Oficina Jurídica con el fin de que hagan parte del archivo del mismo.
11. Resolver los derechos de petición, solicitudes, reclamaciones del contratista vigilando el cumplimiento de los plazos legales y evitando que se configuren silencios positivos durante la ejecución del contrato.
12. Elaborar y suscribir los informes de avance y ejecución previstos como requisito para pagos parciales, el acta de recibo final a satisfacción y el informe final de ejecución del contrato que servirá de soporte para el último pago y para la liquidación definitiva.
13. Llevar un archivo en orden cronológico de los documentos del contrato y de la correspondencia que se produzca.
14. Velar por el cumplimiento oportuno de las obligaciones a cargo de la entidad.
15. Emitir concepto sobre la ejecución del contrato siempre que sea requerido por la Dirección Nacional de Defensoría Pública, y en todo caso como requisito previo para la adopción de medidas o actos administrativos frente al contratista.
16. Elaborar y suscribir los certificados de cumplimiento de la ejecución contractual de acuerdo con lo pactado en el contrato, dentro de los plazos establecidos por la Subdirección Financiera para el efecto.
17. Verificar el cumplimiento de los aportes que debe efectuar mensualmente el contratista a los sistemas de salud y pensiones durante la vigencia del contrato, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron cotizarse. (Art. 50 L. 789/02).
18. Verificar y dejar constancia al momento de liquidar el contrato, del cumplimiento de los aportes a los sistemas de salud y pensiones. En caso en que no se hayan realizado los aportes en el porcentaje establecido o sobre la base correspondiente, solicitar el descuento de las sumas correspondientes con cargo al último pago. (Art. 50 L.789/02).
19. En términos generales, cumplir con todas las actividades inherentes a las funciones de interventoría.
12.4. Prohibiciones y limitaciones de la interventoría
En ejercicio de la Interventoría, el Interventor no podrá realizar ninguno de los siguientes actos:
a) Autorizar modificaciones, prórrogas de plazos contractuales o ejecución adicional excediendo el valor del contrato;
b) Transar diferencias;
c) Conciliar divergencias.
Frente a las situaciones señaladas, la actuación del Defensor Regional o Seccional, en su calidad de Inter ventor del contrato, debe limitarse a realizar las gestiones a que haya lugar ante el Director Nacional de Defensoría Pública para que adelanten los trámites requeridos, se obtengan acuerdos y se suscriban los documentos a que haya lugar por el Secretario General de la Defensoría del Pueblo y el contratista.
12.5. Responsabilidad del interventor
En concordancia con lo dispuesto en los artículos 51 y 53 de la Ley 80 de 1993 y el Código Disciplinario Unico, los Interventores responderán disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actividad contractual, en los términos de la Constitución y la ley.
L. 80/93 - ARTICULO 51. DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PUBLICOS. El servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley.
L. 80/93 - ARTICULO 55. DE LA PRESCRIPCION DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
13. VIGENCIA DE LA GARANTIA UNICA.
La garantía única debe mantenerse vigente durante el término del contrato y de su liquidación.
La garantía debe ampliarse siempre que se prorrogue el plazo del contrato, se suspenda su ejecución o se aumente su valor. Si el término de la liquidación se prolonga por las circunstancias particulares que se presenten en el caso concreto, se deberá solicitar la prórroga del amparo de cumplimiento.
Cuando se presenten situaciones que evidencien el incumplimiento de obligaciones a cargo del contratista, la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo evaluará la conveniencia y oportunidad de informar a la compañía aseguradora sobre los hechos.
12.1. Responsable
El Interventor del contrato será el responsable de vigilar la vigencia de la garantía única, de su suficiencia frente a lo pactado.
Los contratos adicionales tienen por objeto aumentar el valor o prorrogar los plazos del contrato, en las mismas condiciones del contrato principal.
El contrato adicional no puede ser utilizado para modificar el objeto del contrato ni para revivir el plazo vencido. Sólo procede durante la vigencia del contrato.
14.1. Adición de valor
El valor del contrato sólo puede adicio narse hasta por el 50% de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales. (L.80/93 art. 40 prg.).
14.2. Prórroga del plazo
El plazo podrá adicionarse si existe justificación para ello, por causas no imputables al contratista.
En el caso de prestación de servicios por pagos periódicos, la prórroga procede siempre que no implique adicionar el valor del contrato en más del 50% de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales.
14.3. Procedimiento
El trámite (justificación, disponibilidad y firma de las partes) del contrato adicional debe completarse antes de la expiración del plazo del contrato principal o de la adición anterior. El contrato adicional se ejecutará sin solución de continuidad.
La adición debe cumplir los mismos requisitos del contrato principal:
- Estudio de conveniencia y oportunidad con evaluación de precios del mercado.
- Autorización previa del Director Nacional con base en la solicitud sustentada del Defensor Regional o Seccional.
- Disponibilidad presupuestal previa
- Firma de las partes
- Registro presupuestal.
- Ampliación de la vigencia y/o el valor de la garantía única.
- Aprobación de la modificación de la garantía.
- Publicación.
14.4. Competencia
Los contratos adicionales serán suscritos por el Secretario General de la Defensoría del Pueblo.
15. MODIFICACIONES DEL CONTRATO. (ACLARACIONES - MODIFICACIONES - OTROSI) .
Tienen por objeto hacer aclaraciones, corregir errores o llenar vacíos en el contrato principal.
15.1. Procedencia
Solo procede durante la vigencia del contrato.
15.2. Procedimiento y competencia
Debe constar en documento suscrito por las partes que intervinieron en el contrato principal.
Es recomendable que al adoptar modificaciones de una cláusula se sustituya totalmente la cláusula que sufre cambios incluso en las partes en que no fue modificada. Adicionalmente, requiere publicación si se trata de un contrato con formalidades plenas.
15.3. Aclaraciones que no modifican lo pactado
Las aclaraciones de cláusulas que no impliquen modificaciones sustanciales del contrato podrán hacerse en forma unilateral, dejando constancia en el cuerpo del contrato original con la firma del Secretario General de la Defensoría del Pueblo.
Procede, por vía de ejemplo en los siguientes casos:
- Aclaración de diferencias entre letras y números.
- Corrección de datos de la disponibilidad presupuestal.
- Aclaración de nombres, documentos de identidad.
16. INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES.
En caso de incumplimiento o retraso en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, la entidad está en la obligación, en primera instancia, de requerir al contratista para que cumpla.
Con el fin de preconstituir pruebas para el evento en que persista el incumplimiento, todo requerimiento debe hacerse por escrito dejando copia del mismo en el archivo del contrato.
La aplicación de sanciones debe ser solicitada oportunamente por el Interventor del contrato, quien deberá suministrar toda la información y documentos que sirvan de medio de prueba del incumplimiento y de los requerimientos realizados al contratista para que cumpla.
El contratista estará en mora si no cumple las obligaciones dentro del plazo previsto para el efecto en la oferta aprobada, el contrato o en el cronograma acordado por las partes, haciéndose responsable de los perjuicios que se originen.
16.1. Medidas que puede tomar la Administracion frente al incumplimiento del contratista
a) Aplicación de las multas pactadas;
b) Declaración de Caducidad;
c) Declarar la ocurrencia del siniestro de incumplimiento;
d) Demanda de Incumplimiento.
16.1.1. Aplicación de las multas pactadas
Las multas tienen por objeto conminar al contratista para qu e cumpla con sus obligaciones en los términos de la oferta y del contrato.
En desarrollo de la autonomía de la voluntad, se pactará su causación a favor de la entidad por hechos y causales concretos de incumplimiento, señalando la forma de liquidarla y la autorización del contratista para que se descuente su valor de las sumas que se le adeuden.
16.1.2. Declaración de caducidad
La declaratoria de caducidad es una decisión que puede adoptar la Administración, haciendo uso de una facultad legal exorbitante, ante la presencia de una de las causales previstas por el Estatuto Contractual, que tiene por efecto dar por terminado unilateralmente el contrato, en el estado en que se encuentra, ordenando su liquidación, sin indemnización alguna para el contratista. (L. 80/93 art. 18).
16.1.3. Causales para declarar la caducidad administrativa
Se podrá declarar la caducidad administrativa del contrato por cualquiera de las siguientes causales:
a) Cuando el contratista oculte o colabore en el pago de la liberación de un funcionario o empleado secuestrado. (L. 40/93 art. 25);
b) Cuando el contratista pague sumas de dinero a extorsionistas. (L.40/93 art. 25 prg.);
c) Cuando el contratista acceda a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho o cuando no informe inmediatamente a la entidad sobre dichas amenazas o peticiones;
d) Cuando el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del contratista afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato, de tal manera que sea evidente su paralización.
16.1.4. Requisitos mínimos de la resolución que declara la caducidad por incumplimiento
a) Fecha de iniciación y estado actual del contrato;
c) Relación de los hechos que configuran el incumplimiento;
d) Citar de las cláusulas del contrato incumplidas;
e) Relación de los requerimientos hechos al contratista solicitando el cumplimiento de las obligaciones;
f) Transcripción de los informes de Interventoría señalando el incumplimiento;
g) Análisis jurídico sobre la procedencia de la declaratoria de caducidad;
h) Orden de notificar al contratista y a su garante (compañía de seguros);
i) Información sobre los recursos y plazos que proceden por la vía guberna tiva.
16.1.5. Trámite y competencia
La caducidad debe ser solicitada y justificada por escrito por el Interventor del contrato.
La solicitud será evaluada por la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo, quien conceptuará sobre la procedencia de su declaración y elaborará la resolución correspondiente.
16.1.6. Recursos y efectos
- Contra este acto procede el recurso de reposición ante el mismo funcionario y en subsidio el de apelación ante el Jefe de la Entidad.
- La entidad tomará las medidas a que haya lugar para continuar la ejecución del contrato con otro contratista.
- La declaratoria de caducidad es constitutiva del siniestro de incumplimiento.
- El contratista que haya dado lugar a la declaratoria de caducidad quedará inhabilitado para contratar con entidades estatales durante 5 años contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad (L.80/93 art. 8o Lit. c).
- Para continuar la ejecución con otro contratista las normas deberán adelantarse los trámites de contratación, de acuerdo con el procedimiento previsto en este Instructivo.
17. SUSPENSION DE LA EJECUCION CONTRATO.
Es el acto mediante el cual las partes acuerdan interrumpir el plazo del contrato por razones de fuerza mayor o caso fortuito o por mutuo acuerdo.
17.1. Reglas aplicables
- Solo procede durante la vigencia del contrato.
- Tiene por efecto interrumpir el plazo de ejecución.
- Se hace constar en acta suscrita por las partes.
- En el acta de suspensión el contratista se obliga a dar aviso de la suspensión a la compañía de seguros para efectos de interrumpir paralelamente el plazo de vigencia de la garantía y sus amparos.
- Se debe incluir una cláusula en la cual se determinen los efectos de la suspensión, si origina o no mayores costos a cargo de la entidad, y de existir estos, la forma de tasarlos o una renuncia expresa a la solicitud de su reconocimiento.
- Procede para reconocer hechos ajenos a la voluntad del contratista que lo motivan, ocurridos antes de su reconocimiento y suscripción.
- No es viable por mutuo acuerdo, cuando con ella se causan perjuicios a la entidad o perturbación a la continuidad en la prestación del servicio.
17.2. Causales
a ) Por fuerza mayor o caso fortuito
Se debe acordar la forma de cubrir los costos que pueda originar.
Los gastos cuyo valor asuma la entidad requieren disponibilidad previa y registro presupuestal, si su valor no puede cubrirse con los recursos del contrato.
b) Por mutuo acuerdo de las partes
Solo procede si con ello no se causa perjuicio alguno a la Entidad, ni se generan mayores costos para esta por causa del contratista.
El contratista debe renunciar a hacer reclamaciones o solicitar compensaciones o pago de mayores costos originados por la suspensión.
17.3. Oportunidad
Salvo fuerza mayor o caso fortuito, la solicitud de suspensión deberá radicarse en la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo con 15 días calendario de antelación, como mínimo, so pena de ser rechazada.
La suspensión de las actividades contratadas sin que se haya completado el trámite de la suspensión podrá configurar el incumplimiento del contrato. Corresponde al Interventor evaluar y emitir concepto sobre el caso concreto.
En todo caso deberán adoptarse medidas para prevenir la perturbación en la prestación del servicio y comunicárselas al usuario del servicio.
17.4. Reiniciación
Las partes pueden pactar el levantamiento de la suspensión, por cualquiera de las siguientes formas:
a) Automática:
Cuando en el acta se fija el término de la suspensión o se prevé la ocurrencia de un hecho determinado. En ese caso, el plazo se podrá reiniciar en forma automática al vencimiento del término u ocurrencia del hecho, sin necesidad de elaborar otra acta que así lo disponga.
b) Con acta de reiniciación:
Cuando el término de la suspensión es indefinido o indeterminado, de tal forma que cuando hayan cesado las causas que le dieron origen, se suscribirá un acta en la cual se señalará la fecha de reiniciación y demás acuerdos entre las partes.
17.5. Competencia
Las actas de suspensión y reiniciación serán suscritas por el contratista, por el Secretario General de la Defensoría del Pueblo y el Interventor del contrato.
Los documentos de cada contrato deben archivarse en forma separada, de manera que a cada contrato corresponda un archivo autónomo y completo.
Los documentos originales se conservarán en el archivo del contrato que lleva la Oficina Jurídica.
En la Regional o Seccional, el Interventor tendrá una copia para control y seguimiento.
18.1. Integración del archivo del contrato de la Oficina Jurídica
Harán parte del archivo que de cada contrato lleva la Oficina Jurídica, los siguientes documentos básicos:
1. Solicitud de contratación del Defensor Regional o Seccional ante la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
2. Autorización de la contratación del Director Nacional de Defensoría Pública.
3. Certificado de antecedentes judiciales del DAS, vigente al momento de contratar.
4. Certificación de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, vigente al momento de contratar.
5. Certificación de vigencia de la tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios del Consejo Superior de la Judicatura, vigente al momento de contratar.
6. Certificación de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República, vigente al momento de contratar.
7. Evaluación de los resultados de la ejecución del contrato anterior, realizada por el Defensor Regional o Seccional en calidad de interventor del contrato, por el Asesor de Gestión y el Coordinador Académico. En el evento en que en la respectiva Regional o Seccional no cuente con Asesor de Gestión o Coordinador Académico, se realizará por cualquiera de los dos y a falta de ambos, por el Defensor únicamente. Esta evaluación se sujetará al formato y demás parámetros señalados por la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
8. Certificado de disponibilidad presupuestal.
9. Contrato.
10. Certificado de Registro Presupuestal.
11. Recibo de pago de derechos de publicación en el Diario Oficial (no aplica para órdenes).
12. Original de la garantía única, constancia de pago de la prima (no aplica para órdenes).
13. Copia de la constancia de afiliación al sistema de pensiones (prestación de servicios por más de 3 meses).
14. Copia de la constancia de afiliación al sistema de salud (prestación de servicios por más de 3 meses).
15. Constancia de aprobación de la garantía única.
16. Contratos adicionales, otrosí, modificaciones o suspensiones.
17. Modificaciones de la garantía única.
18. Resoluciones y demás actos administrativos que se expidan en relación con el contrato.
19. Informe final de Interventoría para liquidación del contrato.
20. Acta de liquidación.
Es responsabilidad del Interventor del contrato la recopilación de los documentos expedidos durante la ejecución del contrato y el envío de los originales a la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo, en la medida en que se vayan generando, para mantener actualizado y completo el archivo del contrato.
18.2. Integración del archivo del contrato en la Defensoría Regional o Seccional
Harán parte del archivo que de cada contrato lleva la Defensoria Regional o Seccional, los siguientes documentos básicos:
1. Copia de la solicitud de contratación del Defensor Regional o Seccional ante la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
2. Copia del certificado de antecedentes judiciales del DAS, vigente al momento de contratar.
3. Copia de la certificación de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, vigente al momento de contratar.
4. Copia de la certificación de vigencia de la tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios del Consejo Superior de la Judicatura, vigente al momento de contratar.
5. Copia de la certificación de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República, vigente al momento de contratar.
6. Copia de la evaluación de resultados de la ejecución del contrato anterior, realizada por el Defensor Regional o Seccional en calidad de interventor del contrato; por el Asesor de Gestión y el Coordinador Académico (cuando sea aplicable). En el evento en que en la respectiva Regional o Seccional no cuente con Asesor de Gestión o Coordinador Académico, se realizará por cualquiera de los dos y a falta de ambos, por el Defensor únicamente. Esta evaluación se sujetará al formato y demás parámetros señalados por la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
7. Copia del contrato
8. Copia del recibo de pago de derechos d e publicación en el Diario Oficial (no aplica para órdenes).
9. Copia de la garantía única, constancia de pago de la prima (no aplica para órdenes).
10. Copia de la constancia de afiliación al sistema de pensiones (prestación de servicios por más de 3 meses).
11. Copia de la constancia de afiliación al sistema de salud (prestación de servicios por más de 3 meses).
12. Copia de los contratos adicionales, otrosí, modificaciones o suspensiones.
13. Copia de las modificaciones de la garantía única.
14. Copia de las resoluciones y demás actos administrativos que se expidan en relación con el contrato.
15. Informe de gestión presentados por el contratista.
16. Copia de las comunicaciones o requerimientos del Interventor o del Supervisor.
17. Informe final de Interventoría para liquidación del contrato.
18. Acta de liquidación.
19. RECONSTRUCCION DEL CONTRATO.
En caso de pérdida de la carpeta original del contrato se adoptará el siguiente procedimiento:
Una vez agotados los mecanismos disponibles para ubicar la carpeta del contrato, mediante Resolución motivada, expedida por el Secretario General se ordenará la reconstrucción del expediente del contrato con base en las copias existentes en la Entidad y las que suministre el contratista, expresando que para todos los efectos legales, fiscales y contractuales, se tendrán como originales dichas copias.
TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
20. CAUSALES DE TERMINACION DEL CONTRATO.
Los contratos de prestación de servicios de Defensoría Pública son contratos de medio y tracto sucesivo que puede terminar en forma normal o anormal, en cualquiera de los siguientes eventos:
a) TERMINACION NORMAL
1. Por expiración del plazo de ejecución.
b) TERMINACION ANORMAL
1. Por mutuo acuerdo
2. Por fuerza mayor o caso fortuito
3. Por incumplimiento del contratista
4. Por terminación unilateral
5. Por declaratoria de caducidad
20.1. Terminación por expiración del plazo de ejecución
Vencido el plazo de ejecución, deberá verificarse si el contratista cumplió a cabalidad y satisfactoriamente con el objeto del contrato. Por ser de tracto sucesivo, deberá procederse a la liquidación del contrato.
20.2. Terminación por mutuo acuerdo
Con base en lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 4o, numeral 5 del artículo 25, artículos 13, 32 y 68 de la Ley 80 de 1993, el contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo en forma anticipada.
En este caso, debe establecerse si con ello se causan perjuicios a la entidad. En ese caso de existir perjuicios, deberán tasarse y descontarse al momento de la liquidación del contrato.
20.2.1. Procedimiento
La terminación por mutuo acuerdo se hará constar en acta suscrita por las partes, en la cual se acordará liquidar el contrato en el estado en que se encuentra, efectuar el pago de lo ejecutado en forma proporcional y debe contener la renuncia expresa del contratista a nuevas reclamaciones por vía judicial o administrativa.
La terminación anticipada supone liquidar el contrato para establecer los saldos pendientes a cargo de cada una de las partes y liberar el saldo no ejecutado.
Las partes podrán optar por una cesión del contrato acudiendo para el efecto a un operador inscrito en el Registro Nacional de Operadores.
20.2.2. Competencia
El acta de terminación por mutuo acuerdo será suscrita por el Secretario General de la Defensoría del Pueblo y el contratista.
20.3. Terminación por causales de fuerza mayor o caso fortuito
Son aplicables las reglas de la terminación por mutuo acuerdo.
20.4. Terminación por incumplimiento del contratista
Como efecto de la declaratoria de caducidad en firme o cuando se declare la ocurrencia del siniestro de incumplimiento.
20.5. Terminación unilateral (L.80/93 art. 17)
Es aquella determinación anticipada, tomada únicamente por la Entidad mediante acto administrativo motivado, en ejercicio de facultades exorbitantes, por una de las siguientes causales:
1. Por necesidades del servicio público o sit uación de orden público.
2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista.
3. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.
4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales al contratista, que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.
5. Cuando se compruebe el incumplimiento en el pago de los aportes a los sistemas de salud y pensiones. (Ley 789/02 art. 50 parágrafo 2o).
6. También procede como consecuencia de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley 80/93, en los siguientes eventos:
a) Contrato celebrado con persona incursa en causales de inhabilidad o incompatibilidad;
b) Contrato celebrado contra expresa prohibición constitucional o legal;
c) Declaración de nulidad de los actos administrativos en que se fundamenta el respectivo contrato.
7. Si se comprueba que EL DEFENSOR PUBLICO registra antecedentes disciplinarios o penales, conforme a lo establecido en el artículo 141 del Decreto 2150 de 1995.
21.1. Procedencia
a) Por mandato legal (L.80/93 art. 60)
1. En los contratos de tracto sucesivo.
2. Cuando el cumplimiento se prolonga en el tiempo;
b) Por necesidad de hacer un balance de las prestaciones a cargo:
1. Cuando por cualquier causa la ejecución del objeto sólo se cumple parcialmente.
2. Por terminación anticipada.
21.2. Procedimiento
La liquidación se hará mediante acta suscrita por las partes, con base en los datos suministrados por el Interventor del contrato sobre la ejecución y en la información sobre pagos efectuados, certificada por la Subdirección Financiera.
21.3. Contenido de la liquidación
La liquidación deberá contener la siguiente información mínima:
a) Objeto del contrato;
b) Plazo del contrato;
c) Fecha de iniciación y fecha de terminación;
d) Valor del contrato;
e) Valor ejecutado;
f) Pagos efectuados al contratista;
g) Multas y sanciones a cargo del contratista pendientes de pago;
h) Descuentos a favor de la entidad;
i) Saldo a favor del contratista;
l) Saldo a favor de la entidad y saldos a liberar.
21.4. Competencia
El acta de liquidación será suscrita por el contratista, el Defensor Regional o Seccional, en su calidad de interventor y el Secretario General de la Defensoría del Pueblo.
El Defensor Regional o Seccional será responsable por la demora en el trámite de las actas de liquidación y por ende, deberá probar, con documentos, las gestiones adelantadas para cumplir con este trámite dentro de los plazos previstos en el contrato. Igualmente acarreará su responsabilidad el no devolverlas a la Secretaría General debidamente suscritas dentro del mes siguiente a su recepción.
21.5. Plazo
La liquidación deberá intentar la liquidación por mutuo acuerdo dentro del plazo previsto en el contrato, o en su defecto, dentro de los cuatro (4) meses siguientes al acto en virtud del cual se da por terminado. (L.80/93 art. 60).
Vencido este término la entidad estará obligada a liquidar el contrato
21.6. Responsabilidad
El trámite de la liquidación de los contratos estará a cargo de Interventor, a través del Asesor de Gestión (cuando sea del caso), con base en la información suministrada por la Oficina Jurídica sobre los pagos pendientes y saldos a cargo.
Corresponde a la Oficina Jurídica la revisión y aprobación de la liquidación como requisito previo a la firma del Secretario General de la Defensoría del Pueblo.
21.7. Liquidacion unilateral
En caso de desacuerdo sobre el contenido de la liquidación o cuando el contratista no se presente para efectuarla, la entidad adoptará la liquidación por acto administrativo motivado por el cual se adopta el proyecto de liquidación presentado por la Entidad para la liquidación por mutuo acuerdo. Contra esta Resol ución sólo procede el recurso de reposición.
21.8. Oportunidad de la declaración de ocurrencia del siniestro
El acto administrativo que declara la ocurrencia del siniestro y ordena hacer efectiva la garantía debe proferirse dentro del término de prescripción de la acción correspondiente, que es dos (2) años contados "desde el momento en que el interesado haya tenido o debido tener conocimiento del hecho que da base a la acción", de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1081 del C. de Comercio.
Se requiere que la póliza haya estado vigente en la fecha de ocurrencia del hecho que genera el siniestro. No se requiere que esté vigente para hacerla efectiva.
La acción ejecutiva por jurisdicción coactiva prescribe a los 5 años contados a partir de la ejecutoria del acto que ordena hacer efectiva la garantía. (C. de E. Sala Contencioso Adm. - Sección Cuarta - Sent. 31 oct. 94).
21.9. Jurisprudencia
CONSEJO DE ESTADO - SECCION TERCERA - SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO - SENTENCIA 2 de mayo de 2002 Consejero Ponente: GERMAN RODRIGUEZ VILLAMIZAR - Radicación número: 11001-23-26-000-2001-0031-01.
(-)
La liquidación unilateral del contrato debe producirse, en principio, dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del término de cuatro previsto para la liquidación conjunta y "si la administración no efectúa la liquidación unilateral tal como se viene comentando, el contratista deberá acudir ante el órgano jurisdiccional para que se realice la liquidación del contrato por vía judicial."
La Sala ha precisado que el vencimiento de los términos previstos para que proceda la liquidación bilateral o unilateral, no excluye la posibilidad de que la liquidación finalmente se concrete por una u otra vía, siempre que no se haya demandado la liquidación judicial mediante el ejercicio de la acción pertinente y se haya producido la notificación del auto admisorio de la demanda o, en el evento de no haberse ejercido la acción, cuando no se haya cumplido el término de caducidad.
Al respecto ha dicho:
"Cuando la administración pese a haber dejado vencer el término para liquidar el contrato, lo liquida, la persona afectada podrá impugnar ese acto dentro de los dos años siguientes a aquél en que quedó en firme. Se entiende esto porque la administración no pierde la competencia para liquidar con el vencimiento del término que tiene para hacerlo, a menos que el contratista, con anterioridad, haya instaurado la acción judicial correspondiente."
De lo anterior se infiere lo siguiente:
- Los términos previstos en la ley para realizar la liquidación bilateral o unilateral son indicativos y no preclusivos o perentorios.
- No es requisito esencial de la liquidación judicial, el agotamiento previo de tales plazos puesto que la ley simplemente consagró unas facultades para los co - contratantes y para la administración, que pueden ser ejercitadas dentro de unos términos o por fuera de ellos, bajo los límites ya señalados.
- Cuando no se ha realizado la liquidación bilateral o unilateral del contrato es procedente la liquidación judicial, siempre que se pida expresamente en la demanda y esta se formule dentro del término legal.
(-)
CONSEJO DE ESTADO - SECCION TERCERA - SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO - SENTENCIA 13 diciembre de 2001 Consejero Ponente: GERMAN RODRIGUEZ VILLAMIZAR - Radicación número: 76001-23-24-000-2000-2711-01
(-)
"d) En los que requieran de liquidación y esta sea efectuada unilateralmente por la administración, a más tardar dentro de los dos (2) años, contados desde la ejecutoria del acto que la apruebe. Si la administración no lo liquidare durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar".
Por lo tanto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, las partes pueden, de consuno, liquidar el contrato dentro de los 4 meses siguientes a "la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga".
Así mismo, si las partes no logran liquidar el contrato de común acuerdo, se tiene a términos del artículo 136 del C.C.A., que la entidad contratante puede proceder a su liquidación de manera unilateral, para lo cual cuenta con un plazo de dos meses, contados a partir de la expiración del primer plazo de cuatro meses.
Y en el evento de que la administración no liquide unilateralmente el contrato durante este plazo de dos meses, "el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar".
Sobre el particular, la Sala se ha pronunciado en el mismo sentido, en los siguientes términos:
"En materia de terminación del contrato se distingue entre los negocios jurídicos que requieren de una etapa posterior para la liquidación, de otros que no lo requieren. En este último caso el término para incoar la acción se computa a partir de la terminación por cualquiera de las causas legales, en tanto que aquellos que requieren de la liquidación la ley ha previsto 4 meses para que las partes hagan de común acuerdo la liquidación. De no lograrse tal acuerdo, la administración puede efectuar la liquidación unilateral dentr o de los dos meses siguientes a la expiración del anterior término (de 4 meses). Si la administración no efectúa la liquidación unilateral tal como se viene comentando, el contratista deberá acudir ante el órgano jurisdiccional para que se realice la liquidación del contrato por vía judicial, acción que se debe incoar dentro de los dos años siguientes al fracaso de las dos etapas anteriores.
(-)
CONSEJO DE ESTADO - SECCION TERCERA - SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO - SENTENCIA del 13 de septiembre de 2001 - Consejero Ponente: María Helena Giraldo Gómez - Radicación número:17952
(-)
En términos generales puede afirmarse que la competencia temporal de la administración para liquidar el contrato estatal, antes de la reforma introducida por la Ley 446 de 1998, como en este caso, nace cuando muere el término que tenían la administración y el contratista para liquidarlo por mutuo acuerdo y muere por una de las siguientes dos circunstancias:
(-) cuando la administración ha sido notificada de la demanda del contratista, por medio de la cual impugna la omisión estatal de liquidarlo unilateralmente y cuando el contratista no ha demandado la omisión administrativa de liquidar unilateralmente el contrato, al vencimiento de los dos años contados a partir del día siguiente en que la administración no lo liquidó.
De esa manera la Sala reitera su posición jurisprudencial, precisada en sentencia proferida el día 22 de junio de 2000 (12).
(-)
CONSEJO DE ESTADO - SECCION TERCERA - SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO - SENTENCIA del 16 de agosto de 2001 - Consejero Ponente: RICARDO HOYOS DUQUE - Radicación número: 14.384 (2239)
La jurisprudencia de la Sala se había encargado de señalar como término plausible para que la Administración liquidará el contrato el de cuatro meses: dos meses a partir del vencimiento del contrato para que el contratista aportara la documentación requerida para la liquidación y dos para que el trabajo se realizara por mutuo acuerdo. Vencido el último, la administración debía proceder a la liquidación unilateralmente mediante resolución debidamente motivada (sentencia del 29 de enero de 1988, Expediente 3615)N.
La incidencia de la liquidación del contrato respecto de la caducidad para el ejercicio de la acción contractual es vital, pues no puede olvidarse que cuando el contrato se liquida por mutuo acuerdo o unilateralmente por la administración, la caducidad se configura pasados los dos años de la firma del acta o de la ejecutoria del acto que la apruebe, según el caso (lit. c y d. num. 10 art. 136 C.C.A.) y si la administración no lo liquidare "durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto, del establecido por la ley, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar" (lit. d ibídem).
También ha precisado la Sala que dicho término no es perentorio, vale decir, que pasados ahora 6 meses de haberse vencido el plazo del contrato sin que este se haya liquidado no se pierde competencia para hacerla. Pueden practicarla los contratantes por mutuo acuerdo o la administración unilateralmente, ya que el fin último es que el contrato se liquide y se definan las prestaciones a cargo de las partes. Debe advertirse, sin embargo, que ante la preceptiva del literal d) numeral 10 del actual artículo 136 del C.C.A., esa facultad subsiste sólo durante los dos años siguientes al vencimiento de esa obligación, que no es otro que el término de caducidad para el ejercicio de la acción contractual. Dentro de este término, el contratista podrá pedir no sólo la liquidación judicial del contrato sino que se efectúen las declaraciones o condenas que estime pertinentes (art. 87 C.C.A.).
(-)