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RESOLUCION 0146 DE 2001
(enero 30)
Diario Oficial No. 44.508, de 3 de agosto de 2001
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD
por la cual se reglamenta el ejercicio del Derecho de Petición, y se asignan
unas funciones a la Oficina de Control Disciplinario Interno
en el Departamento Administrativo de Seguridad.
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD,
en uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 32 del Decreto 01 de 1984, artículo 40 numeral 17 de la Ley 200 de 1995 y artículo 43 del Decreto 218
de 2000, en concordancia con el artículo 59 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la delegación y desconcentración de funciones;
Que el Derecho de Petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, disp one que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante la Administración por motivos de interés general o particular y obtener pronta resolución, de conformidad a los principios mencionados, con observancia del Derecho de Contradicción consagrado en el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo;
Que mediante el artículo 96 de la Ley 617 de octubre 6 de 2000, se derogó el artículo 53 de la Ley 190 de 1995, donde se ordenaba que en toda entidad estatal, debía existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, reclamos y recomendaciones de la ciudadanía, encaminadas a mejorar la prestación del servicio, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y ampliar la participación en la gestión pública;
Que mediante Resolución 2490 del 22 de octubre de 1997, se creó la Coordinación de Inspección Operativa en el Departamento Administrativo de Seguridad, atribuyéndole entre otras en el numeral 17 del artículo 5o, la función de recepcionar las quejas y reclamos y darles el trámite correspondiente, función que desarrolla el Sistema de Quejas y Reclamos, generando duplicidad de funciones, aspecto que riñe con los principios de eficiencia y racionalidad de la gestión pública, de conformidad con el literal a) del artículo 54 de la Ley 489 de 1998;
Por lo expuesto se hace necesario reglamentar el ejercicio del Derecho de Petición y asignar unas funciones a la Oficina de Control Disciplinario Interno, con el fin de recibir, tramitar y resolver las quejas, reclamos y recomendaciones de la ciudadanía.
DERECHO DE PETICION.
ARTÍCULO 1o. DEBER DE RESPONDER Y TÉRMINO PARA RESOLVER LAS PETICIONES. Reglamentar el ejercicio del Derecho de Petición contemplado en los artículos 23 de la Constitución Nacional, 5o y siguientes del Decreto 01 de 1984, en el Departamento Administrativo de Seguridad, en el sentido que las peticiones de carácter general o particular, deberán resolverse o contestarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.
PARÁGRAFO. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a su vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta.
Cuando la petición haya sido verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los demás casos será escrita.
ARTÍCULO 2o. FUNCIONARIO INCOMPETENTE. Si el funcionario ante quien se dirige la petición, o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente, deberá informarle en el acto al interesado, si éste actúa verbalmente; o dentro del término de diez (10) días a partir de la recepción si obró por escrito; en este último caso el funcionario a quien se hizo la petición deberá enviar el escrito, dentro del mismo término al competente y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días.
ARTÍCULO 3o. TRÁMITE INTERNO DE LAS PETICIONES. Los memoriales y documentos referentes a la iniciación y tramitación de asuntos de competencia del Departamento, en mat erias tales como: Cancelación de antecedentes, certificados judiciales y de policía, y todo lo relacionado con el control migratorio, deberán presentarse directamente por los interesados a las respectivas oficinas y estarán sujetos, en cuanto a su resolución, a los términos establecidos en las disposiciones legales que regulan la materia correspondiente, en consonancia con el inciso 1o del artículo 32 del Decreto 01 de 1984.
ARTÍCULO 4o. PETICIONES VERBALES Y ESCRITAS. Las peticiones, podrán ser presentadas en forma verbal o escrita, ante la dependencia respectiva del Departamento Administrativo de Seguridad. Si es escrita se debe recibir en original y copia que servirá como constancia de recibo, si fuere verbal se dejará constancia del hecho, levantando el acta correspondiente. No se requiere documentos autenticados o actuar mediante apoderado, serán de recibo las comunicaciones hechas por medios técnicos, electrónicos, magnéticos, por fax, etc.
PARÁGRAFO. Efectos. El Derecho de Petición no podrá utilizarse para revivir términos prescritos legalmente, reivindicar derechos relacionados con el no ejercicio en tiempo de los recursos o acciones legales, o modificar decisiones en firme o ejecutoriadas.
ARTÍCULO 5o. REQUISITOS MÍNIMOS. Toda petición debe contener por lo menos los siguientes requisitos:
a) La fecha en que se formula;
b) La autoridad a quien se dirige;
c) Los nombres y apellidos, el documento de identidad y la dirección del domicilio de quien solicita y de su representante o apoderado;
d) El objeto de la petición;
e) Las razones en que se apoya, y
f) La relación de documentos que se acompañan;
g) La firma del peticionario, cuando fuere el caso.
El funcionario que recibe una petición verbal, debe tomar nota escrita de los puntos anteriormente señalados, para proceder a la radicación.
Este deber podrá omitirse si responde la petición verbalmente y en el mismo instante en que se realiza.
Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos posean o que se puedan conseguir en los archivos de las diferentes dependencias de la entidad.
ARTÍCULO 6o. CARGA DE LA PRUEBA. Cuando el funcionario encargado de resolver la petición, requiera comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de ésta en otra entidad pública, solicitará el envío de dicha información, es decir, que la carga de la prueba no corresponderá al ciudadano.
Lo anterior, no exime al funcionario de dar resp uesta oportuna a la petición.
ARTÍCULO 7o. RESERVA. El derecho de petición no puede ejercerse respecto a documentos que tengan el carácter de reservados, de conformidad con el artículo 40 del Decreto 218 de 2000.
ARTÍCULO 8o. TÉRMINO MÁXIMO PARA RESOLVER. El derecho de petición se tramitará a la mayor brevedad, no obstante, según su complejidad se dispondrá máximo de los siguientes términos:
1. Recibo y radicación 1 día
2. Reparto al funcionario designado para proyectar 1 día
3. Elaboración del proyecto 5 días
4. Revisión, corrección y aprobación 3 días
5. Digitación 2 días
6. Firma del funcionario competente 1 día
7. Envío a correspondencia 1 día
8. Remisión al peticionario 1 día
ARTÍCULO 9o. INTERRUPCIÓN DE TÉRMINOS. Si las informaciones o documentos proporcionados por el peticionario no son suficientes para decidir, se le requerirá por una sola vez, y en la misma forma verbal o escrita en que haya actuado, el aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpirá los términos para decidir.
Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzará otra vez a correr los términos, sin pedir más complementos y se decidirá con base en lo allegado.
ARTÍCULO 10. DESISTIMIENTO DE LA PETICIÓN. El desistimiento puede ser expreso o tácito. El peticionario en cualquier momento puede desistir de su petición manifestando expresamente su voluntad.
Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud del cumplimiento de requisitos o de información adicional, el interesado no los acreditare, se entenderá tácitamente que ha desistido de la misma y se archivará su petición.
ARTÍCULO 11. RECHAZO DE PETICIONES. Cuando las peticiones se realicen en términos descomedidos, groseros o con improperios; el funcionario competente las rechazará mediante acto administrativo motivado, contra el cual no procede recurso alguno.
ARTÍCULO 12. IMPEDIMENTOS Y RECUSACI ONES. Cuando se presente alguna de las causales de recusación o impedimento previstas en el Código de Procedimiento Civil o Código Contencioso Administrativo, se seguirá el trámite previsto en el artículo 30 del Estatuto antes mencionado.
El trámite de un impedimento suspenderá los términos establecidos para decidir.
ARTÍCULO 13. REQUISITOS DE LA RESPUESTA. La absolución del derecho de petición se hará en forma clara, precisa, concreta y oportuna, concediendo o negando lo que se pide o emitiendo el concepto que fuere procedente.
ARTÍCULO 14. COMUNICACIONES. Las decisiones que pongan término a la actuación, se comunicarán por medio idóneo al interesado o a su representante o apoderado.
En el texto de toda comunicación se indicarán los recursos que legalmente proceden contra las decisiones de que trate, los funcionarios ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
ARTÍCULO 15. TRÁMITE EN LA DIRECCIÓN SECCIONAL O REMISIÓN AL COMPETENTE. Si la petición se formula ante un Director Seccional u otro funcionario radicado fuera de Bogotá, la resolverá dentro de los términos que señala esta resolución, si fuere de competencia del funcionario a quien se presentó y, en caso contrario, éste dispondrá inmediatamente su remisión al competente, de lo cual dará aviso inmediatamente y por escrito al peticionario.
ARTÍCULO 16. SOLICITUD DE COPIAS. Toda persona que en ejercicio del derecho de petición solicite copias tiene derecho a que se expidan a su costa, siempre y cuando no tengan el carácter de reserva legal, previa consignación en la cuenta del Fondo Rotatorio del DAS. El costo por copia será de 80 pesos cada una, cuyo valor se incrementará en un porcentaje anual determinado por la meta de inflación, de acuerdo con el artículo 3o de la Ley 242 de 1995, aproximándose al múltiplo de 10 más cercano.
PARÁGRAFO. En lo referente a solicitudes de información y expedición de copias, se tendrá en cuenta el término de diez (10) días a que hace referencia el artículo 22 del C. C. A.
ARTÍCULO 17. SANCIONES. La demora injustificada en absolver las peticiones, la falta de atención a las mismas, la inobservancia de los principios consagrados en el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo (Decreto 01 de 1984) y la de los términos para resolver o contestar, constituirán causal de mala conducta para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes.
ARTÍCULO 18. LEGISLACIÓN SUPLETORIA. En lo no previsto en la presente resolución para el Derecho de petición, serán aplicables las normas contenidas en el Decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo) y en las disposiciones que lo reglamenten, modifiquen o reformen.
DE LAS QUEJAS, RECLAMOS Y RECOMENDACIONES.
ARTÍCULO 19. Asignar a la Oficina de Control Disciplinario Interno, las funciones de recibir, tramitar, resolver y realizar el seguimiento de las quejas, reclamos y recomendaciones que los ciudadanos formulen relacionados con el cumplimiento de la misión del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.
PARÁGRAFO. En lo atinente a las áreas anticorrupción, promoción y participación ciudadana se sujetará a los lineamientos, políticas y estrategias fijados en la Ley 489 de 1998, y demás políticas establecidas por el Gobierno Nacional sobre la materia.
ARTÍCULO 20. Corresponde a la Oficina de Control Disciplinario Interno, en relación con las quejas, reclamos y recomendaciones que formule la ciudadanía, el ejercicio de las siguientes funciones:
a) Recibir, tramitar, resolver y realizar el seguimiento de las quejas y reclamos que formule la ciudadanía relacionados con la misión que cumple el DAS;
b) Liderar y coordinar el desarrollo e implementación de las políticas de la lucha contra la corrupción;
c) Implementar los procedimientos para adelantar y fortalecer el Sistema de Quejas y Reclamos;
d) Promover estrategias orientadas a permitir que la ciudadanía en general cuente con información eficiente y oportuna, con respecto a la misión, función y gestión del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS;
e) Atender y orientar al público sobre la petición de información de que trata el artículo 18 del C. C. A.;
f) Mantener actualizado el Sistema de Quejas y Reclamos, de tal manera que permita dar información oportuna y eficiente al usuario interno o externo que la solicite;
g) Recopilar la información necesaria para el trámite de cada una de las quejas, reclamos y recomendaciones;
h) Atender y orientar al Usuario sobre los bienes y servicios prestados por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, suministrando la información requerida;
i) Recibir, analizar y tramitar información y quejas sobre los casos de corrupción efectuando el seguimiento adecuado hasta verificar la culminación del procedimiento;
j) Presentar trimestralmente informe al Director, sobre los servicios que presenten el mayor número de quejas y reclamos; así como las principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que presta la entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa la gestión pública;
k) Realizar el seguimiento de cada una de las quejas y reclamos hasta su solución y/o culminación.
ARTÍCULO 21. Corresponde a la Oficina de Control Disciplinario Interno, en materia de lucha contra la corrupción:
a) Difundir los programas y políticas de lucha contra la corrupción;
b) Implementar en coordinación con la Oficina de Control Interno, metodologías de mejoramiento continuo y difundirlas a las demás dependencias del Departamento.
ARTÍCULO 22. Corresponde a la Oficina de Control Disciplinario Interno, en materia d e participación ciudadana:
a) Suministrar a la ciudadanía en general y a los funcionarios del DAS, la información que requieran en relación con la organización de la entidad, sus funciones y procedimientos, normatividad, mecanismos de participación ciudadana, contratos que haya celebrado la entidad y sobre la estructura y funciones generales del Estado y otros tipos de información que no tengan el carácter de reservado;
b) Difundir a través de los diferentes medios de comunicación, mecanismos y procedimientos con que cuenta la entidad para recepcionar de los usuarios las quejas, reclamos, recomendaciones y sugerencias;
c) Exigir y/o recomendar la aplicación inmediata de los correctivos que permitan evitar en lo sucesivo la ocurrencia de tales hechos o para que se superen las deficiencias presentadas en la prestación de los servicios;
d) Administrar los buzones de sugerencias localizados en las distintas dependencias del Departamento;
e) Mantener un archivo de las normas, procedimientos y trámites de los servicios que presta el Departamento.
ARTÍCULO 23. Es competencia del Subdirector Seccional, dentro del ámbito de su jurisdicción la recepción, tramitación, resolución de las quejas, reclamos, recomendaciones y sugerencias presentados por el usuario, de conformidad con las normas establecidas en este acto administrativo.
ARTÍCULO 24. Corresponde al Subdirector Seccional en materia de quejas, reclamos y recomendaciones, dar cumplimiento a lo dispuesto dentro de las funciones de esta disposición, en el ámbito de su jurisdicción.
ARTÍCULO 25. El Subdirector Seccional suministrará a la Oficina de Control Disciplinario Interno, un informe mensual sobre las recomendaciones y sugerencias recopiladas en los buzones y remitirá los informes trimestrales, al Director de la entidad de que trata el literal j) del artículo 2o de este acto administrativo.
ARTÍCULO 26. Las quejas, reclamos, recomendaciones y sugerencias presentados al Departamento Administrativo de Seguridad, deben registrarse de manera cronológica y temática en los respectivos libros de radicación, atendiendo a los siguientes aspectos:
a) Número y fecha de radicación;
b) Forma de presentación (verbal, escrita, buzón, telefónica o electrónica);
c) Entidad y dependencia;
d) Nombre y firma del funcionario que recepciona y procedimiento adelantado;
e) Datos personales (identificación y domicilio) del particular, quejoso o reclamante;
f) Motivos de la queja o reclamo y disposiciones en que se fundamenta;
g) Trámites adelantados, soluciones planteadas, seguimiento de la queja o reclamo y solución dada;
h) Fecha en que se terminó de adelantar el trámite;
i) Fecha y contestación dada al peticionario.
ARTÍCULO 27. De las quejas o reclamos que se presenten por escrito debe llevarse el respectivo archivo.
ARTÍCULO 28. La atención de peticiones, quejas y reclamos a nivel central y seccional funcionará de lunes a viernes en horas hábiles de trabajo.
En horario no hábil y días festivos, se recepcionarán en las instalaciones de Paloquemao, a través de los funcionarios de la Inspección Operativa o el CODAS y, a nivel seccional, en su respectiva Inspección Diaria, estos deberán reportar de inmediato la información recibida al funcionario competente.
ARTÍCULO 29. Los funcionarios del Departamento responsables de atender las peticiones, quejas, reclamos, recomendaciones y sugerencias no podrán cerrar el despacho al público hasta tanto hayan atendido a todos los usuarios que hubieran ingresado dentro del horario normal de atención, el cual deberá tener una duración mínima de ocho (8) horas diarias. Toda persona que desee presentar una petición, queja o reclamación dentro del horario de atención al público, tendrá derecho a ingresar a las instalaciones de la respectiva dependencia.
ARTÍCULO 30. Las quejas, reclamos y recomendaciones se tramitarán con sujeción a lo establecido en la presente resolución y siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo, y demás normas concordantes para el ejercicio del Derecho de Petición, según se trate del interés particular o general y su incumplimiento dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el mismo.
ARTÍCULO 31. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el numeral 17 del artículo 5o de la Resolución 2490 del 22 de octubre de 1997, la Resolución 2654 del 7 de noviembre de 1997, Resolución J-1794 del 8 de octubre de 1985 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
30 de enero de 2001.
El Director Departamento Administrativo de Seguridad,
Coronel GERMÁN GUSTAVO JARAMILLO PIEDRAHÍTA.