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RESOLUCION 469 DE 2004
(septiembre 30)
Diario Oficial 45.721 de 3 de noviembre de 2004
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA
Por medio de la cual se deroga la Resolución DG-983 de noviembre 13 de 2003 y se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca.
El Director General de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, en ejercicio de las facultades legales,
CONSIDERANDO:
1. Que la Constitución Política de 1991 en los artículos 209 y 269 establece algunos parámetros para el ejercicio de la administración pública.
2. Que en el artículo 209 especifica que la función administrativa está al servicio de los intereses generales. Define cuáles son los principios de la Función Pública: Igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Define un nivel de coordinación de las actuaciones para el cumplimiento de los fines del Estado, y establece que la administración pública, en todos sus órdenes tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley.
3. Que el artículo 269 determina que es una obligación de las autoridades en las entidades públicas la de diseñar y aplicar, según su naturaleza métodos y procedimientos de control interno, fases necesarias para cumplir con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política de 1991.
4. Que el inciso 3o del artículo 1o de la Ley 87 de 1993, establece que el Sistema de Control Interno "deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando".
5. Que la Ley 87 de 1993 estableció normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y determinó los objetivos, características y elementos del Sistema de Control Interno.
6. Que el Sistema de Control Interno en la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, en concordancia con el artículo 1o de la Ley 87 de 1993, es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.
7. Que los objetivos del Sistema de Control Interno en la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, son los mismos que están establecidos en el artículo 2o de la Ley 87 de 1993:
a) Proteger los recursos de la organización;
b) Garantizar la eficacia, eficiencia, economía y equidad de todas las actividades, operaciones, facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión de la Corporación y los objetivos establecidos en el Plan de Acción Trienal;
c) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
d) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
e) Facilitar la prevención de riesgos, la detección y corrección de las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos;
f) Asegurar que la entidad disponga de procesos de planeación y de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional acordes con su naturaleza y características;
g) Proveer mecanismos de verificación y evaluación para el autocontrol;
h) Propiciar un ambiente favorable para el ejercicio del control en la entidad.
8. Que las características del Sistema de Control Interno, para la Corporación Autónoma Regional del Valle, en concordancia con las establecidas en el artículo 3o de la Ley 87 de 1993 son:
a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación, de inf ormación y operaciones de la Corporación Autónoma Regional del Valle;
b) Corresponde al Director General de la CVC, como máxima autoridad de la Corporación, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca;
c) En cada dependencia de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca el jefe o encargado de dirigirla es responsable del Sistema de Control Interno y responde ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la CVC;
d) Todas las transacciones de las dependencias deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de tal forma que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros;
e) La Oficina de Control Interno, es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la CVC y proponer al Director General las recomendaciones para mejorarlo.
9. Que las formas de expresión del Sistema de Control Interno, está regulada en las normas, y específicamente en el parágrafo del artículo 1o de la Ley 87 de 1993.
10. Que el Departamento Administrativo de la Función Publica, clasifica en cinco puntos los elementos del Sistema de Control Interno:
a) Ambiente de Control;
b) Administración del Riesgo;
c) Operacionalización de los elementos
c.1 Planeación
c.2 Esquema Organizacional
c.3 Procesos y Procedimientos
c.4 Mecanismos de verificación y evaluación;
d) Retroalimentación;
e) Documentación.
11. Que él artículo 13 de la Ley 87 de 1993, ordena que se debe organizar en las entidades, al nivel jerárquico más alto, de acuerdo con la naturaleza de las funciones un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
12. Que la función y responsabilidad principal del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la Corporación Autónoma Regional del Valle, está centrada en dirigir la implementación de los elementos del Sistema de Control Interno, los procesos de planeación, organización, dirección y control, de todas las actividades, conduciendo al diseño e implantación del sistema de manera eficiente, eficaz, efectiva, confiable y segura.
13. Que mediante Resolución DG-676 del 19 de diciembre de 2001, se creó y reglamentó el Funcionamiento del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la Corporación Autónoma Regional del Valle, modificada mediante Resolución DG-167 de abril de 2003.
14. Que se hace necesario expedir la Resolución mediante la cual se crea y reglamenta el funcionamiento del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la Corporación Autónoma Regional del Valle, con las correspondientes modificaciones,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Créase el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Corporación Autónoma Regional del Valle, CVC, integrado por:
- El Director General, quien lo presidirá.
- El Secretario General, o su delegado.
- Los Subdirectores o su delegado.
- Los Jefes de las Oficinas de Gestión Ambiental Territorial o su delegado.
- El Jefe de la Oficina de Tecnología de la Información o su delegado.
- El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará como Secretario Técnico y tendrá derecho a voz pero no voto.
PARÁGRAFO. En ningún caso, podrá el Jefe de la Oficina de Control Interno, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.
ARTÍCULO 2o. Son funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, las establecidas en las normas, y en especial las siguientes:
1. Brindar los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno de conformidad con el numeral 5 del artículo 7o del Decreto 2145 de 1999.
2. Proporcionar orientación, gobierno y supervisión reguladora a los objetivos. Sus integrantes deben ser competentes y tener pleno conocimiento de las actividades, de los elementos del Sistema de Control Interno y propiciar un adecuado ambiente de control de la organización.
3. Destinar el tiempo necesario para cumplir su responsabilidad con efectividad y eficiencia, para lograr el mejoramiento del Sistema de Control Interno.
4. Dirigir el establecimiento formal del Sistema de Control de Gestión, según las características propias de la CVC y de cada área en particular.
5. Presentar propuestas y recomendaciones de los parámetros y políticas de Control Interno, para la implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno y sus elementos, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la CVC.
6. Realizar seguimiento y análisis parcial y total del cumplimiento de objetivos, metas, políticas definidos por la Corporación Autónoma Regional del Valle y recomendar los ajustes y correctivos necesarios para su mejoramiento y cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en el Plan Trienal.
7. Asesorar en la definición de la planeación táctica y operativa articulada a la planeación estratégica.
8. Analizar y recomendar la utilización adecuada del Sistema de Información en todas las áreas.
9. Coordinar con las dependencias el procedimiento más adecuado para el cumplimiento de funciones y actividades.
10. Presentar sugerencias o propuestas de modificación sobre el Sistema de Control Interno.
11. Reglamentar el funcionamiento de los distintos Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno que se organicen.
12. Analizar los informes que presente la Oficina de Control Interno y velar porque se elaboren los planes de mejoramiento respectivos en cada una de las dependencias relacionadas.
13. Recomendar las estrategias para lograr la institucionalización de la cultura de Autocontrol.
14. Velar por que en cada dependencia se definan los planes indicativos y de acción, los mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos, así como su puesta en ejecución de acuerdo con los compromisos adquiridos orientados al cumplimiento del Plan Trienal.
15. Propender a la documentación y aplicación de métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no solo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el plan indicativo como en los planes de acción.
16. Las demás que le sean asignadas por el Director General de la Corporación Autónoma Regional del Valle.
ARTÍCULO 3o. FORMAS DE EXPRESIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. La implementación del Sistema de Control Interno debe incluir entre otros los siguientes puntos:
a) Políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración;
b) Cumplimiento de las políticas en toda la estructura de la Administración;
c) Diseño de Planes de Acción y Planes Operativos en todas las dependencias de la Administración con base en diagnósticos y evaluaciones;
d) Realizar y aplicar los Indicadores de Gestión y Resultados en todos los niveles, articulados a los diferentes Planes;
e) Implementación del programa de Gerencia del Riesgo;
f) Elaboración y aplicación de técnicas de verificación;
g) Elaboración y aplicación de técnicas de evaluación de las regulaciones administrativas;
h) Elaboración y aplicación de manuales de procesos y procedimientos;
i) Elaboración y aplicación de sistemas de información y documentación;
j) Elaboración y aplicación de programas de selección, inducción, reinducción y capacitación de personal.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Presidente del Comité es el Director General de la Corporación y tendrá las funciones que por la naturaleza del cargo de presidente le corresponde y además las siguientes:
1. Convocar al comité a las reuniones ordinarias y extraordinarias, a través del Secretario Técnico del Comité.
2. Coordinar con el Jefe de la Oficina de Control Interno el orden en que se deben considerar los diferentes asuntos.
3. Establecer los mecanismos para garantizar el cumplimiento de las directrices y orientaciones emanadas del Comité.
4. Solicitar a los integrantes del comité informes sobre el avance de la gestión de implementación del Sistema de Control Interno.
5. Promover el ejercicio del autocontrol en las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
6. Solicitar la presentación de informes periódicos con análisis de resultados de las actividades propuestas en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
7. Solicitar la presentación de los resultados de avance del cumplimiento de objetivos de cada dependencia a cada uno de los integrantes en el Comité.
8. Evaluar el avance de los planes de mejoramiento suscritos con los diferentes jefes para mejoramiento del Sistema de Control Interno.
9. Evaluar los resultados de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General y remitir la correspondiente acta.
10. Dirigir las reuniones.
11. Firmar las actas de reuniones.
ARTÍCULO 5o. El Secretario Técnico del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno es el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Corporación Autónoma Regional del Valle.
ARTÍCULO 6o. SUBCOMITÉS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Se deben crear por resolución los Subcomités del Sistema de Control Interno en cada área, en cumplimiento a lo estipulado en el Decreto 1826 de 1994.
ARTÍCULO 7o. REUNIONES Y ASISTENCIA. El comité se reunirá de manera ordinaria cada dos meses y extraordinariamente, cuantas veces sea necesario previa convocatoria del Director General, del Jefe de la Oficina de Control Interno o a solicitud de la mitad más uno de sus integrantes.
ARTÍCULO 8o. INVITADOS. El comité podrá invitar a sus reuniones a otros servidores cuando lo considere necesario, los cuales tendrán derecho a voz, pero no a voto.
ARTÍCULO 9o. CONVOCATORIA A LAS SESIONES. Se convocará por escrito a cada uno de sus miembros.
ARTÍCULO 10. TOMA DE DECISIONES. Las decisiones se tomarán por mayoría simple.
ARTÍCULO 11. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
ARTÍCULO 12. Derogar en todas sus partes la Resolución DG 676 del 19 de diciembre de 2001, la Resolución DG 167 de abril 25 de 2003, la Resolución 983 del 13 de noviembre de 2003 y todas las demás que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Santiago de Cali, a 30 de septiembre de 2004.
El Director General,
Julián Camilo Arias Rengifo.