Resolución 84 de 2009 CGR

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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 84 DE 2009

(marzo 4)

Diario Oficial No. 47.312 de 4 de abril de 2009

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Por la cual se modifica la Resolución reglamentaria 0001 de 24 de junio de 2002, con la cual se adoptan los Documentos Asociados a los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República.

Resumen de Notas de Vigencia

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,

en uso de sus facultades constitucionales, legales y en especial las conferidas por el artículo 35 del Decreto-ley 267 de 22 de febrero de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 35 del Decreto-ley 267 de 22 de febrero de 2000, establece en el numeral 1 como una función del Contralor General de la República “Fijar políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley”.

Que en cumplimiento de la Política de Calidad se diseñó e implementó el Sistema de Gestión de Calidad, para lo cual se adecuaron los procesos y procedimientos de acuerdo con los requisitos y parámetros establecidos en la norma ISO 9001:2000.

Que de acuerdo con la Resolución Ordinaria 05358 de 19 de junio de 2002 se creó, conformó y reglamentó el Consejo de Calidad como órgano asesor que se encarga de la definición de lineamientos comunes y comprensión del Sistema de Gestión de Calidad en la Contraloría General de la República, como una herramienta de mejoramiento continuo.

Que mediante las Resoluciones Reglamentarias números 0001 de 24 de junio de 2002, 0002 de 24 de junio de 2002, 0003 de junio 27 de 2002, 0005 de diciembre 6 de 2002, 0006 de diciembre 19 de 2002, 0007 de diciembre 19 de 2002, 0008 de marzo 19 de 2003, 0010 de abril 25 de 2003, 0011 de agosto 21 de 2003, 0013 de noviembre 5 de 2003, 0014 de febrero 23 de 2004, 0015 de febrero 23 de 2004, 0016 de febrero 23 de 2004, 0017 de abril 16 de 2004, 0018 de septiembre 20 de 2004, 0021 de julio 13 de 2005, 0022 de julio 13 de 2005, 0023 de julio 14 de 2005, 0024 de julio 29 de 2005, 0028 de mayo 24 de 2006, 0029 de mayo 24 de 2006 y 0036 de julio 5 de 2006 se adoptaron, modificaron y adicionaron los Documentos Asociados a los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República.

Que es política de la Contraloría General de la República la de revisar y actualizar permanentemente los procesos y procedimientos asociados al Sistema de Gestión de Calidad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <La Resolución 1 de 2002 que mediante esta resolución se modifica fue derogada por el artículo 6 de la Resolución 108 de 2010> Modificar el numeral 01 del artículo 1o de la Resolución Reglamentaria número 0001 de junio 24 de 2002, en lo referente al Manual del Proceso de Gestión de Talento Humano, de la versión 1.0 a la versión 2.0, contenido en 209 folios refrendados por el Gerente del Talento Humano.

ARTÍCULO 2o. <La Resolución 1 de 2002 que mediante esta resolución se modifica fue derogada por el artículo 6 de la Resolución 108 de 2010> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 4 de marzo de 2009.

El Contralor General de la República,

JULIO CÉSAR TURBAY QUINTERO.

MANUAL DEL PROCESO DE GESTION DE TALENTO HUMANO.

GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

DIRECCION DE CARRERA ADMINISTRATIVA

DIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO

Versión 2.0

Bogotá, noviembre de 2008

INTRODUCCION

En este documento se definen los procedimientos propios a la gestión de la Gerencia del Talento Humano de acuerdo con la normatividad vigente. Se dispone así de un instrumento idóneo que facilita la Gestión del Talento Humano de la Contraloría General de la República, buscando organizar procesos por cada Dirección, en cumplimiento de unas políticas institucionales que conlleven a garantizar la agrupación del mejor talento humano en todos y cada uno de los procesos misionales, elevar los niveles de eficiencia y eficacia, la consecución de metas, desarrollando una cultura de autocontrol dentro del marco de mejoramiento continuo en procura de generar una respuesta satisfactoria a los requerimientos de los clientes.

Este trabajo se soporta en las normas de calidad de Gestión que determinan un producto tal como “Talento Humano Competente, Clima Organizacional, Desarrollo Profesional y Bienestar”.

OBJETIVOS

Servir de apoyo logístico a los funcionarios de Contraloría General de la República, permitiendo la actualización y mejoramiento en la ejecución de la gestión.

Servir de medio de consulta para los servidores públicos que participan en la administración del Talento Humano.

Aportar instrumentos aplicados para el mejoramiento del sistema de control interno de la Contraloría General de la República.

Definir estándares de procedimientos para las diversas áreas de la Gerencia del Talento Humano.

Estimular a la aplicación de los principios de calidad en el desarrollo de estos.

MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL

La Gestión del Talento Humano busca el desarrollo de la competencia en los funcionarios de la Contraloría General de la República, a fin de garantizar el cumplimiento de la misión y visión.

En este documento se presentan los procedimientos para la Gestión del Talento Humano de la Contraloría General de la República, fundamentados legalmente en: Constitución Política de Colombia, normas laborales vigentes y aplicables según el artículo 45 del Decreto 268 del 2000, Ley 734 de 2002, Decreto-ley 267 del 2000,

Decreto-ley 268 del 2000, Decreto-ley 269 del 2000, Decreto-ley 270 del 2000, Decreto-ley 271 del 2000.

Estos procedimientos se articulan para el desarrollo de Sistema de Gestión de Calidad en la Contraloría General de la República.

CONTENIDO

CAPITULO I

Procedimiento de selección de personal para cargos de Carrera Administrativa.

1.1. Objetivo

1.2. Base jurídica

1.3. Desarrollo

1.3.1. Identificar las vacantes definitivas de Carrera Administrativa y realizar estudio de perfiles

1.3.2. Análisis financiero y contractual

1.3.3. Convocatoria concurso de méritos

1.3.4. Proceso de inscripción

1.3.5. Ampliación de términos de inscripción y declaratoria de desierto

1.3.6. Análisis de requisitos mínimos exijidos en la convocatoria

1.3.7. Elaboración y aplicación de pruebas

1.3.8. Recepción y trámite de reclamaciones en las etapas en que fuere procedente

1.3.9. Publicación de resultados finales y confirmación de las listas de elegibles

1.3.10. Interventoría al contrato para el concurso de méritos

CAPITULO II

Procedimiento de provisión de empleos

2.1 Objetivo

2.2 Base jurídica

2.3 Desarrollo

2.3.1 Nombramiento

2.3.2 Posesión

2.3.3 Revocatoria del nombramiento

2.3.4 Aclaratoria y modificación de resoluciones

2.3.5 Verificación de títulos

2.3.6 Traslados

2.3.6.1 Traslados que implique cambio de sede territorial

2.3.6.2 Traslados y asignación de personal en el nivel central y desconcentrado

2.3.6.2.1 Traslados y asignación de personal en el nivel central

2.3.6.2.2 Asignación de personal al interior de las gerencias departamentales

2.3.7 Encargos

CAPITULO III

Procedimiento de inducción

3.1 Objetivo

3.2 Base normativa

3.3 Desarrollo

3.3.1 Nivel central

3.3.2 Nivel desconcentrado

3.4 Anexos

3.4.1 Diploma de inducción

3.4.2 Acta de inducción

CAPITULO IV

Procedimiento de entrenamiento

4.1 Objetivo

4.2 Base jurídica

4.3 Desarrollo

4.3.1 Nivel central

4.3.2 Nivel desconcentrado

4.4 Anexos

4.4.1 Hoja de evaluación del entrenamiento

4.4.2 Cronograma de actividades

CAPITULO V

Procedimiento de reinducción

5.1 Objetivo

5.2 Base jurídica

5.3 Desarrollo

5.3.1 Subprograma bienal estándar de reinducción

5.3.1.1 Planeación

5.3.1.2 Coordinación y ejecución

5.3.1.3 Evaluación

5.3.1.4 Ajuste

5.3.2 Subprograma no estándar de reinducción

5.3.2.1 Diagnóstico

5.3.2.2 Planeación

5.3.2.3 Coordinación y ejecución

5.3.2.4 Evaluación

5.3.2.5 Ajuste

5.4 Anexos

5.4.1 Cronograma anual de actividades

5.4.2 Lista de chequeo

5.4.3 Diagnóstico de cambios en el entorno

5.4.4 Registro de asistencia

5.4.5 Material informativo y educativo

5.4.6 Evaluación de actividad

5.4.7 Consolidado de reportes de actividades y dependencia

5.4.8 Evaluación del programa de reinducción

5.4.9 Glosario

CAPITULO VI

Procedimiento evaluación del desempeño

6.1 Objetivo

6.2 Base normativa

6.3 Desarrollo

6.3.1 Etapa de concertación

6.3.2 Modificación de objetivos concertados

6.3.3 Etapa de seguimiento

6.3.4 Etapa de evaluación

6.3.5 Impedimentos y recusaciones

6.3.6 Recursos

6.3.7 Evaluación extraordinaria del desempeño

CAPITULO VII

Procedimiento registro del escalafón de funcionarios en carrera administrativa

7.1. Objetivo

7.2 Base normativa

7.3 Desarrollo

CAPITULO VIII

Asuntos jurídicos

8.1 Objetivo

8.2 Base normativa

8.3 Desarrollo

8.3.1 Proyectar o sustanciar respuestas de tipo jurídico

8.3.2 Proyectar actos administrativos para la adecuada administración del talento humano y de la carrera administrativa especial

8.3.3 Responder por la vigilancia del proceso de elección de los representantes de los empleados en los diferentes comités institucionales

8.3.4 Apoyo técnico en los organismos y comités institucionales en los que la dirección de carrera administrativa actúa como secretaría técnica

CAPITULO IX

Situaciones administrativas

9.1 Objetivo

9.2 Base normativa

9.3 Desarrollo

9.3.1 Licencias

9.3.1.1 Licencia no remunerada o licencia ordinaria

9.3.1.2 Licencias por enfermedad/maternidad y paternidad

9.3.2 Permisos

9.3.2.1 Permisos por calamidad doméstica, especiales y hora cátedra en el nivel central

9.3.3 Vacaciones

9.3.3.1 Aplazamientos, interrupciones, suspensiones y autorizaciones de disfrute de vacaciones

9.3.3.2 Compensación en dinero de vacaciones o disfrute de vacaciones

9.3.3.3 Reconocimiento y pago de vacaciones a ex funcionarios

9.3.4 Comisión para desempeñar cargo de libre nombramiento y remoción

9.3.5 Comisión para atender invitación representación

CAPITULO X

Procedimientos especiales

10.1 Objetivo

10.2 Base normativa

10.3 Desarrollo

10.3.1 Asignar prima técnica

10.3.2 Auxilio de movilización

10.3.3 Horas Extras y vacancias

10.3.4 Ultimo día laborado

10.3.5 Consultar y modificar la aplicación de descuentos de retención en la fuente

10.3.6 Trámite de embargos

10.3.7 Cobro de incapacidades a las EPS

10.3.8 Cumplimiento sentencias de reintegro

10.3.9 Procedimiento para el descuento de días o fracciones horarias de los mismos no laborados sin justa causa

CAPITULO XI

Programa de atención integral P.A.I

11.1 Objetivo

11.2 Base normativa

11.3 Desarrollo

11.3.1 Recepción de casos

11.3.2 Valoración y orientación

11.3.3 Trámite de casos

11.3.4 Seguimiento y actualización

CAPITULO XII

Programa de acoso laboral

12.1 Objetivo

12.2 Base normativa

12.3 Desarrollo

12.3.1 Mecanismos de prevención de acoso laboral

12.3.2 Procedimiento para análisis de las posibles situaciones de acoso laboral

CAPITULO XIII

Procedimiento de retiro

13.1 Objetivo

13.2 Base normativa

13.3 Desarrollo

13.3.1 Por renuncia

13.3.2 Por muerte

13.3.3 Reconocimiento de beneficiarios

13.3.3.1 Objetivo

13.3.3.2 Procedimiento

13.3.4 Por retiro forzoso

13.3.5 Por declaratoria de insubsistencia

13.3.6 Por declaratoria de insubsistencia como consecuencia de calificación no satisfactoria en la evaluación del desempeño

13.3.7 Por reconocimiento de pensión de invalidez

13.3.8 Por abandono del cargo

CAPITULO XIV

Procedimiento de administración de nómina

14.1 Objetivo

14.2 Base normativa

14.3 Desarrollo

14.3.1 Revisión de liquidación de sueldo

14.3.2 Revisión de liquidación remuneración adicional

14.3.3 Revisión de liquidación de prima técnica

14.3.4 Revisión de liquidación prima de alta gestión

14.3.5 Revisión de liquidación gastos de representación

14.3.6 Revisión de liquidación prima especial de servicio del Contralor General

14.3.7 Revisión de liquidación subsidio de alimentación

14.3.8 Revisión de liquidación auxilio de transporte

14.3.9 Revisión de liquidación auxilio de movilización

14.3.10 Revisión de liquidación de bonificación por servicios

14.3.11 Revisión de liquidación quinquenio

14.3.12 Revisión de liquidación vacaciones

14.3.13 Revisión de liquidación prima de vacaciones

14.314 Revisión de liquidación bonificación especial de recreación

14.3.15 Revisión de liquidación de la compensación en dinero del período de las vacaciones no disfrutadas

14.3.16 Revisión de liquidación de la compensación de vacaciones por aplazamiento

14.3.17 Revisión de liquidación prima de servicio anual

14.3.18 Revisión de liquidación prima de navidad

14.3.19 Revisión de liquidación licencia de maternidad y paternidad

14.3.20 Revisión de liquidación licencia por enfermedad

14.3.21 Revisión de liquidación incapacidades por accidente de trabajo

14.3.22 Revisión de liquidación licencia ordinaria

CAPITULO XV

Procedimiento de cesantías

15.1 Objetivo

15.2 Base normativa

15.3 Desarrollo

15.3.1 Liquidación de cesantías parciales

15.3.1.1 Estado de cuenta de cesantías parciales

15.3.1.2 Liquidación de cesantías parciales con destino al Fondo de Bienestar Social

15.3.1.3 Liquidación de cesantías parciales con destino al Fondo Nacional de Ahorro

15.3.2 Liquidación de cesantías definitivas

15.4 Anexo

Normas y procedimientos para la liquidación de cesantías

CAPITULO XVI

Procedimiento de administración de la seguridad social

16.1. Objetivo

16.2 Base normativa

16.3 Desarrollo

16.3.1 Afiliación en salud

16.3.2 Afiliación en pensión

16.3.3 Descuentos en pensión voluntaria

16.3.4 Programa de salud ocupacional

16.3.4.1 Diligenciar reportes de accidente de trabajo

16.3.4.2 Dar trámite legal para reconocimiento de enfermedad profesional

16.3.4.3 Tramitar el reporte de novedades de ingreso y retiro de funcionarios a la administradora de riesgos profesionales

16.3.4.4 Reubicación laboral o reasignación de funciones por alteraciones en salud

16.3.5 Autoliquidación de aportes al SISS en salud, pensión, riesgos profesionales y aportes parafiscales – planilla única-

16.3.5.1 Recepcionar y clasificar novedades

16.3.5.2 Consolidar, analizar y ajustar novedades a la normatividad en seguridad social

16.3.5.3 Tramitar ejecución de las autoliquidaciones de aportes

16.3.5.4 Informes

16.5.5.5 Solicitar disponibilidad presupuestal

16.5.5.6 Diligenciar formularios de autoliquidaciones

16.5.5.7 Liquidar los aportes por sentencias judiciales

16.3.5.9 Conciliar y depurar con los administradores del sistema

16.3.5.10 Respuestas a requerimientos

16.4 Anexo

Glosario de Seguridad Social

CAPITULO XVII

Procedimiento de administración de historias laborales

17.1 Objetivo

17.2 Base normativa

17.3 Registro y captura de la información

17.3.1 Datos del funcionario

17.3.2 Formación académica

17.3.3 Certificaciones de estudios

17.3.4 Certificaciones de la experiencia

17.3.5 Organización de los documentos en las historias laborales físicas

17.3.6 Captura de documentos en el sistema de información de personal y archivo en las historias laborales de los funcionarios

17.3.7 Elaborar certificado de tiempo de servicio para funcionarios o ex funcionarios de 1990 en adelante

17.3.8 Elaborar certificado de tiempo de servicio para ex funcionarios anteriores a 1990

17.3.9 Elaborar certificación de funciones

CAPITULO XVIII

Procedimiento de certificación de sueldos y factores salariales para reconocimiento de pensiones y bono pensional

18.1 Objetivo

18.2 Base normativa

18.3 Desarrollo

18.3.1 Recepción de solicitudes

18.3.2 Reelaboración de certificaciones

18.3.3 Entrega de certificados y archivo

18.4 Anexos

18.4.1 Consulta de información Tiny Term

18.4.2 Formato solicitud certificado para trámite de pensión y bono pensional

18.4.3 Formatos, Circular número 13 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social

CAPITULO I.

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL PARA CARGOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA.

1.1. Objetivo.

Seleccionar personas idóneas, con base en el mérito y el respeto al debido proceso, mediante concurso abierto.

1.2. Base Jurídica:

Decreto 268 de 2000 y Resolución 043 de 2006.

1.3 Desarrollo:

1.3.1 Identificar las vacantes definitivas de carrera administrativa y realizar el estudio de perfiles.

-- Identificar las vacantes definitivas de Carrera Administrativa Especial.

-- Realizar estudio técnico de la planta y perfiles ocupacionales.

-- Realizar en coordinación con las distintas dependencias el levantamiento de perfiles ocupacionales, analizando los requerimientos de personal de la dependencia

-- Determinar los cargos y perfiles ocupacionales a convocar o a proveer por medio de lista de elegibles.

-- Priorizar cargos y perfiles ocupacionales.

-- Presentar perfiles ocupacionales para aprobación por parte del Consejo Superior de Carrera.

CONTROL

Identificar los posibles reintegros realizados en cargos de Carrera Administrativa de funcionarios que no ostentan estos derechos para incluirlos en la priorización de cargos a convocar.

Verificar la existencia de listas de elegibles vigentes en coincidencia con los perfiles priorizados.

1.3.2. Análisis financiero y contractual.

-- Realizar estudios previos para adelantar el proceso de selección de personal.

-- Solicitar a la Gerencia Administrativa y Financiera en coordinación con la Dirección de Gestión del Talento Humano la disponibilidad presupuestal en el rubro nómina para la provisión de los cargos requeridos.

-- Solicitar a la Gerencia Administrativa y Financiera la disponibilidad presupuestal para la ejecución de las distintas etapas del concurso.

-- Elaborar los requerimientos técnicos para la contratación de las distintas etapas del proceso de concurso.

-- Invitar a las universidades públicas para la presentación de propuestas.

-- Analizar las propuestas de acuerdo a las normas y a los términos de referencia.

-- Emitir concepto técnico sobre viabilidad de las propuestas presentadas.

-- Apoyar técnicamente a la Gerencia Administrativa y Financiera en la elaboración del contrato cuando así lo requiera.

CONTROL

Realizar seguimiento a las etapas del proceso de contratación.

1.3.3 Convocatoria concurso de méritos

-- Presentar al Consejo Superior de Carrera Administrativa las clases de pruebas o instrumentos de selección y su ponderación para su aprobación.

-- Elaborar las convocatorias a concurso de conformidad con lo establecido en la norma vigente.

-- Divulgar la convocatoria en uno de los medios de comunicación que para ello se disponga.

-- Enviar las convocatorias a las Gerencias Departamentales para su fijación.

-- Fijar las convocatorias en la página Web y en un lugar visible de fácil acceso al público.

-- Elaborar las constancias con nota de fijación y desfijación de las convocatorias.

CONTROL

Constatar que las convocatorias se fijen durante el término establecido.

Verificar que las convocatorias se ajusten a las normas legales vigentes.

Verificar que las Gerencias Departamentales envíen a la Dirección de Carrera Administrativa las actas de fijación y desfijación de las convocatorias.

1.3.4 Proceso de inscripción.

-- Diseñar la ficha electrónica y si se requiere el formulario de inscripción impreso.

-- Aplica la observación queda diseñar el instructivo para el diligenciamiento de la inscripción.

-- Preparar el apoyo logístico para la realización del proceso de inscripción cuando se requiera.

CONTROL

Verificar el correcto funcionamiento de la ficha electrónica de inscripción.

Verificar que el proceso de inscripción se ejecute dentro de los términos establecidos en la convocatoria y en la norma vigente.

1.3.5 Ampliación de términos de inscripción y declaratoria de desierto

-- Ampliar los términos de inscripción en las convocatorias en que no haya inscritos o ninguno de ellos acredite los requisitos mínimos exigidos.

-- Declarar desierta la convocatoria mediante acto administrativo, si ampliados los términos no hay aspirantes inscritos o ninguno cumple con los requisitos mínimos exigidos.

-- Convocar a concurso los cargos de las convocatorias declarados desiertos en un término no superior a dos (2) meses, previa aprobación presupuestal.

1.3.6 Análisis de requisitos mínimos exigidos en la convocatoria

Cuando esta etapa no sea contratada se aplicará:

-- Solicitar a la Dirección de Gestión del Talento Humano las historias laborales de los funcionarios a quienes se les realizará el análisis de requisitos mínimos, según la convocatoria.

-- Analizar los documentos presentados por los aspirantes.

-- Elaborar listas de admitidos y no admitidos.

-- Publicar listas de admitidos y no admitidos.

CONTROL

Verificar que las listas de admitidos se expidan conforme a la norma vigente.

Verificar que los listados publicados cuenten con los mecanismos de seguridad a fin de garantizar que no puedan ser modificados.

1.3.7 Elaboración y aplicación de pruebas

-- Definir conjuntamente con la Universidad contratada las características, factores y competencias de los cargos convocados para que el contenido de las pruebas a aplicar responda y sean las requeridas por la entidad.

-- Publicar el instructivo para aplicación de pruebas.

-- Publicar los listados de citación a pruebas.

-- Publicar los resultados de las pruebas aplicadas.

-- En el evento de fuerza mayor o caso fortuito que impidiera la aplicación de pruebas se coordinará con el contratista en un término no superior a 5 (cinco) días hábiles para definir las nuevas fechas de aplicación de pruebas con amplia difusión a los interesados, en los mismos términos en que se encuentra la convocatoria.

CONTROL

Verificar que los listados de citación a pruebas correspondan con los aspirantes que deban presentarla.

1.3.8 Recepción y trámite de reclamaciones en las etapas en que fuere procedente.

-- Todas las reclamaciones se harán ante la Dirección de Carrera de la Contraloría General de la República.

-- Recepcionar las reclamaciones interpuestas por los aspirantes.

-- Solicitar a la Universidad contratada, los soportes técnicos necesarios para el trámite de las reclamaciones.

-- Resolver en primera instancia las reclamaciones presentadas por los aspirantes no admitidos por parte de la Dirección de Carrera.

-- Expedir el acto administrativo que resuelve las reclamaciones contra la lista de no admitidos.

-- Proyectar acto administrativo que resuelve las reclamaciones que son de competencia de la Comisión de Personal.

-- Tramitar ante la comisión de personal las reclamaciones por inconformidad en las pruebas lo cual estará a cargo de la Dirección de Carrera Administrativa.

-- Publicar el listado explicativo de respuestas a las reclamaciones.

CONTROL

Revisar que las respuestas a las reclamaciones se tramiten en forma oportuna.

1.3.9 Publicación de resultados finales y conformación de las listas de elegibles.

-- Publicar los resultados finales en los medios destinados para ello.

-- Aplicar los criterios establecidos en caso de empate.

-- Proyectar para la firma del señor Contralor General de la República las resoluciones que establezcan las listas de elegibles.

-- Publicar las resoluciones de elegibles en los medios establecidos.

-- Aclarar las resoluciones de elegibles en caso de errores aritméticos o mecanográficos.

-- Elaborar el acta de cierre del concurso

-- Utilizar las listas de elegibles conforme a la normatividad vigente.

-- Generar reporte de nombrables para ser remitido a la Dirección de Gestión de Talento

Humano

CONTROL

Verificar que las listas sean elaboradas fijadas y publicadas de conformidad con las normas vigentes.

Verificar la existencia de causales de retiro de la lista de elegibles.

1.3.10 Interventoría al contrato para el concurso de méritos.

-- Elaborar el Acta de Inicio del contrato.

-- Revisar selectivamente que la ejecución de cada una de las etapas del contrato, fueron desarrolladas de conformidad a las normas y el reglamento de la convocatoria.

-- Formular observaciones de orden técnico y legal a la entidad contratada.

-- Aprobar los informes parciales y finales.

-- Certificar la prestación del servicio.

-- Elaborar el acta de liquidación del Contrato.

CONTROL

Verificar que la interventoría se ha desarrollado, de conformidad a los términos contractuales para garantizar el correcto cumplimiento del contrato, de conformidad a los términos contractuales.

CAPITULO II.

PROCEDIMIENTO DE PROVISIÓN DE EMPLEOS.

2.1. Objetivo

Administrar la planta de personal de la Entidad a través de la provisión de los empleos, ya sea por nombramiento en período de prueba, incorporación, ordinario, provisional, traslado, encargo, promoción, comisión para ocupar cargos de libre nombramiento o reintegro por sentencia. Verificando que en el proceso de vinculación a la Entidad las personas cumplan con los requisitos exigidos y el cumplimiento de las normas vigentes.

2.2. Base normativa

Decretos-ley 267, 268 y 269 de 2000, Resolución 5044 de 2000, Resolución 05454 3 de

2003, Resolución 5596 de 2004, Ley 190 de 1995 y Resolución 1950 de 1973, Resolución

Orgánica número 5639 del 8 de febrero de 2005.

2.3. Desarrollo

2.3.1 Nombramiento

-- Verificar requisitos para ocupar el cargo de conformidad con el Decreto-ley 269 de

2000 y las normas vigentes.

-- Proyectar la resolución de nombramiento.

-- Enviar el proyecto de resolución al Despacho del Contralor para su respectiva firma.

-- Numerar e incluir en el sistema.

-- Comunicar la resolución de nombramiento.

-- Recepcionar la carta de aceptación o no aceptación del cargo, dentro los términos de ley.

-- Recepcionar y estudiar la solicitud de prórroga de posesión cuando se presente.

-- Proyectar la respuesta a la solicitud de prórroga.

-- Comunicar la respuesta a la solicitud de prórroga.

CONTROL

Verificación de los requisitos para ocupar el cargo de conformidad con el Decreto-ley 269 de 2000, Resolución 5044 de 2000, verificación de los términos para aceptación del cargo y posesión de conformidad con el Decreto 1950 de 1973 y verificar y controlar los términos de las prórrogas concedidas.

2.3.2 Posesión

-- Verificar los requisitos mínimos exigidos para la posesión.

-- Reportar la novedad de ingreso a la Administradora de Riesgos Profesionales ARP.

-- Orientar al nuevo funcionario en materia de afiliación a las entidades promotoras de Salud, Fondos de Pensiones y Caja de Compensación.

-- Gestionar la posesión del funcionario y firmar la respectiva acta de posesión.

-- Registrar en el sistema de información de personal la novedad de posesión del funcionario.

-- Enviar a la historia laboral, los documentos de posesión, incluidos los oficios de solicitud de prórroga de posesión.

Nota: Los requisitos para tomar posesión de un cargo en la Contraloría General de la República están reglamentados en la Resolución 05454 de febrero 3 de 2003, artículo 5° y la 050 de 2007, artículo 11.

Cuando se trate de funcionarios activos, que van a ocupar un cargo de libre nombramiento y remoción deberán presentar actualizados el certificado de antecedentes penales, expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS.

CONTROL

Verificación de los requisitos mínimos de la posesión del funcionario y del registro del acta de posesión en el Sistema de Información de Personal.

2.3.3 Revocatoria del nombramiento

Por no aceptación del cargo o no Posesión dentro de los términos legales:

-- Verificar términos legales de aceptación y posesión de conformidad con los artículos

44 y 46 del Decreto 1950 de 1973.

-- Proyectar y enviar el proyecto de resolución para la firma del Contralor General.

-- Recibir, numerar, incluir al sistema.

-- Comunicar la resolución.

-- Devolver a la Dirección de Carrera Administrativa la carpeta del elegible, junto con la Resolución de Revocatoria de nombramiento y el oficio de no aceptación del cargo, si es el caso.

Por documentos apócrifos:

-- Recibir de la Dirección de Carrera Administrativa copia de la decisión administrativa que declara un documento apócrifo.

-- Proyectar acto administrativo de revocatoria de nombramiento y cancelación de la inscripción en el escalafón de carrera administrativa, por no reunir los requisitos legales para ocupar el cargo de conformidad con el Decreto 269 Ley de 2000.

-- Enviar a la oficina jurídica para su revisión y firma del Contralor General.

-- Numerar, e Incluir en el sistema.

-- Comunicar al funcionario, a la Dirección de Carrera Administrativa y a la Oficina de

Control Disciplinario de la Entidad.

-- Enviar copia de la Resolución a la historia laboral.

CONTROL

Que se dé aplicación al artículo 5° de la Ley 190 de 1995 y Decreto 268 de 2000.

2.3.4 Aclaratoria y modificación de resoluciones

-- Verificar las circunstancias por la cual se procede a aclarar, modificar o revocar un acto administrativo.

-- Proyectar y enviar el proyecto de resolución para la firma del Contralor General o del

Gerente de Talento Humano, según sea el caso.

-- Recibir, numerar e incluir al sistema.

-- Comunicar la resolución.

-- Enviar copia de la resolución a la historia laboral.

CONTROL

Verificar la causal de la aclaratoria o modificación, proyectar el acto administrativo de conformidad con las normas legales.

2.3.5 Verificación de títulos

-- Selección de los títulos requisito para ocupar el cargo y para asignación de prima técnica, ya sea de los documentos enviados por la Dirección de Carrera Administrativa para los que ingresan por concurso de méritos o de los documentos aportados para posesión, en los demás casos de nombramiento ordinario y provisional.

-- Fotocopiar los títulos y clasificar por ciudades y Universidades.

-- Oficiar a los Gerentes Departamentales y a las Instituciones de Educación media y superior en el nivel central, a fin de realizar el proceso de verificación de títulos de manera directa.

-- Realizar la visita de inspección ocular a los libros de actas en las Instituciones de Educación media y superior.

-- Recibir las certificaciones expedidas por las Instituciones de Educación media y superior, remitir e ingresar a la base de datos.

-- Cuando de las certificaciones recibidas se infiera que el título es presuntamente apócrifo, se oficia para lo competente a la Oficina de Control Disciplinario y a la Dirección de Carrera Administrativa, cuando se trate de un funcionario de carrera.

-- Se organizan los documentos y se envían a la historia laboral para su archivo.

CONTROL

Verificación de la autenticidad de los títulos de estudio requisito mínimo para ocupar el cargo y para asignar prima técnica, mediante inspección ocular en las instituciones de educación media y superior y remisión a las dependencias competentes para que conozcan de los documentos presuntamente apócrifos.

2.3.6 Traslados

2.3.6.1 Traslados que impliquen cambio de sede territorial

-- Recibir y remitir la solicitud de traslado a la Dirección de Carrera Administrativa, quien ejerce la secretaría técnica de la comisión de personal para el trámite correspondiente.

-- Remitir a la secretaría técnica de la comisión de personal el listado actualizado de las vacantes definitivas de la planta de personal.

-- Proyectar el acto administrativo de conformidad con el acta suscrita por la comisión de personal.

-- Enviar el proyecto de resolución para la firma del Gerente de Talento Humano.

-- Recibir, numerar, incluir al sistema.

-- Comunicar la resolución.

-- Enviar carta de presentación del funcionario al jefe inmediato y remitir documentos a la historia laboral.

CONTROL

Verificar la vacante y tramitar la solicitud de traslado a través de la comisión de personal de conformidad con el artículo 3° del Decreto-ley 271 de 2.000 y el artículo 1° de la Resolución Orgánica número 5639 del 8 de febrero de 2.005.

2.3.6.2 Traslados y asignación de personal en el nivel central y desconcentrado

2.3.6.2.1 Traslados y asignación de personal en el Nivel Central:

-- Recibir la solicitud con el correspondiente visto bueno de los jefes de origen y destino.

-- Revisión y verificación de la solicitud de ubicación del funcionario.

-- Proyectar el acto administrativo resolución orgánica en caso de ser necesario.

-- Proyectar acto administrativo resolución ordinaria, cuando el traslado es por canje o existe vacancia en la dependencia de destino

-- Enviar el proyecto de resolución para firma del Gerente Talento Humano.

-- Recibir, numerar, incluir al sistema de información de personal.

-- Comunicar la resolución.

-- Enviar carta de presentación del funcionario al jefe inmediato y remitir los documentos a la historia laboral.

2.3.6.2.2 Asignación de personal al interior de las Gerencias Departamentales

-- Recibir el acto administrativo de asignación de funcionarios entre los diferentes grupos de trabajo, debidamente firmado por el Gerente Departamental, y numerada utilizando el código de cada ciudad seguido del consecutivo de la numeración asignada exclusivamente para estos actos administrativos.

-- Proyectar la Resolución Orgánica de traslado de cargo para la firma del Gerente de Talento Humano, cuando así se requiera.

-- Remitir la Resolución Orgánica a la Oficina Jurídica para el trámite de numeración correspondiente.

-- Incluir al sistema de información de personal.

-- Comunicar la Resolución ordinaria y archivar.

-- Remitir a la historia laboral del funcionario copia de la resolución ordinaria.

CONTROL

Que el acto administrativo de asignación de funciones y de traslado del cargo en caso de ser necesario, en el Nivel Central y en las Gerencias Departamentales se trámite de conformidad con los requerimientos establecidos.

2.3.7 Encargos

-- La Gerencia del Talento Humano llevará a cabo el proceso de aplicación de parámetros y procedimientos para la provisión de cargos en vacantes temporales o definitivas previa convocatoria a concurso.

-- La Comisión de encargos hará el respectivo estudio de puntajes de conformidad con los documentos de estudio, experiencia, cursos y evaluación que reposan en la historia laboral.

-- Verificar la vacante en el sistema de información de personal, hacer el estudio de los requisitos para el cargo al que se aspira y publicar resultados.

-- Proyectar la resolución de encargo.

-- Enviar el proyecto de resolución al Despacho del Contralor para su respectiva firma.

-- Recibir, numerar e incluir al sistema.

-- Comunicar la resolución.

-- Gestionar la posesión y firma de la respectiva acta de posesión e incluirla al sistema de información de personal.

-- Enviar documentación a la historia laboral del funcionario.

CONTROL

Verificar vacante y la aplicación del procedimiento establecido en la resolución de encargos, por parte de la Comisión de encargos en cuanto a requisitos, convocatoria, publicación de resultados y lista de nombrables para el encargo.

CAPITULO III.

PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN.

3.1 Objetivo:

Brindar a los funcionarios que ingresan a la Entidad una visión global e integral de la CGR.

3.2 Base normativa

-- Artículo 54 de la Constitución Política de Colombia de 1991. Establece la obligación del Estado de ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes la requieran.

-- Artículo 37 de la Ley 115 de 1994 “Ley General de la Educación”. Contempla la Educación de tipo No Formal, denominación reemplazada por “Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano” en el artículo 1° de la Ley 1064 de 2006.

-- Artículo 3º, literal c) del Decreto 1567 de 1998 del Departamento Administrativo de la Función Pública: Crea el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos para los empleados del Estado y dispone que con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad deberá formular su plan institucional de capacitación y este deberá tener concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno Nacional a través del Plan Nacional de Formación y Capacitación.

-- Literal e) del artículo 15 de la Ley 909 de 2004. Dispone que las unidades de personal de las entidades deberán diseñar y administrar los programas de formación y capacitación, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Plan Nacional de Formación y Capacitación.

-- Decreto 4665 de 2007. Mediante el cual el Gobierno Nacional adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los servidores públicos, formulado por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública ESAP.

-- Artículo 7° del Decreto 1567 de 1998 del Departamento Administrativo de la Función Pública. Establece que los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente Programas de Inducción y Reinducción.

-- Artículo 64 de la Ley 190 de 1995 “Estatuto Anticorrupción”. Establece que todas las entidades públicas deberán tener un programa de inducción para el personal que ingrese a la entidad, y uno de actualización cada dos años, a los cuales deberán asistir los servidores públicos.

-- Literal g) del artículo 6° del Decreto 1567 de 1998, declarado exequible por Sentencia de la Corte Constitucional C-1163 de 2000. Dispone que tendrán prelación los empleados de carrera para aquellos casos en los cuales la capacitación busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera más allá del mediano plazo y, adicionalmente, que los empleados vinculados mediante el nombramiento provisional, dada la temporalidad de su vinculación, sólo se beneficiarán de los programas de inducción y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo.

-- Numeral 10 del artículo 70 del Decreto 267 de 2000. Establece como una de las funciones de la Dirección de Gestión del Talento Humano de la Contraloría General de la República, diseñar y aplicar los Programas de Inducción y Reinducción de quienes se vinculen a la Contraloría General de la República.

-- Artículos 54, 55 y 56 del Decreto 1950 de 1973. Dispone que al nuevo funcionario se le debe suministrar la información básica para facilitarle el buen desempeño de sus funciones.

-- Artículos 8°, 9° y 10 del Decreto 614 de 1989: Por el cual se complementa el Capítulo IX del Título 3 del Decreto 1950 de 1973 y se define la finalidad de la Inducción Institucional, su campo de aplicación y sus contenidos básicos.

-- Numeral 40 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, “Código Unico Disciplinario”. Establece que todo servidor público tiene como deber capacitarse y actualizarse en el área donde desempeña su función.

-- Artículo 23 de la Ley 734 de 2002, “Código Unico Disciplinario”. Establece como falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código que conlleve incumplimiento de deberes y prohibiciones, entre otros.

-- Artículo 50 de la Ley 734 de 2002, “Código Unico Disciplinario”. Establece como falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes o la violación al régimen de prohibiciones.

-- Numeral 7 del artículo 18 de la Resolución Orgánica 5378 de 2002. Por la cual se establece el Estatuto de Capacitación de la Contraloría General de la República y se estipula como obligación de los funcionarios asistir a los Programas de Inducción y Reinducción, según el caso.

3.3 Desarrollo

3.3.1 Nivel Central

-- Ajustar el diseño del Programa de Inducción que se aplicará al personal que se vincule a la Entidad conforme a las políticas vigentes.

-- Tramitar con un funcionario del Grupo de Planta de la Dirección de Gestión del Talento Humano, el listado de los funcionarios posesionados bien sea por nombramiento en período de prueba, ordinario o provisional, teniendo en cuenta que aquellos que fueron nombrados más de una vez dentro del mismo año civil no serán convocados a curso de inducción sino que se programarán en las actividades del Programa de Reinducción.

-- Elaborar y enviar las tarjetas de invitación a los funcionarios y las cartas de bienvenida firmadas por el señor Contralor y/o el Gerente del Talento Humano.

-- Preparar las agendas para el desarrollo del curso, el cual tendrá una duración de veinticuatro (24) horas mínimo.

-- Contactar los expositores respectivos, teniendo en cuenta que las temáticas a desarrollar deberán ser las necesarias para obtener el conocimiento integral de la Contraloría General de la República, su misión, visión, plan estratégico, el conocimiento integral de los negocios misionales, el sistema de gestión de calidad y las políticas aplicables a la administración

del talento humano vigentes.

-- En el nivel central se completará un grupo mínimo de diez (10) personas para dar inicio a la ejecución del programa por tratarse de un proceso que se adelanta de forma masiva,

con excepción de los funcionarios del nivel directivo de las Gerencias Departamentales, para quienes se realizará el curso una vez se hayan posesionado del cargo.

-- Realizar la apertura del programa de inducción.

-- Verificar el cumplimiento de la agenda programada acorde con los horarios establecidos así como verificar la asistencia de los funcionarios por parte de los responsables del desarrollo del programa en la Dirección de Gestión del Talento Humano.

-- Evaluar el desempeño de los expositores y los conocimientos adquiridos por los participantes.

-- Elaborar el acta y el diploma según el modelo establecido por la Dirección de Gestión del Talento Humano

-- Registrar el curso realizado en el sistema de información de personal y generar las estadísticas correspondientes al programa.

-- Enviar copia del acta y del diploma a la historia laboral de los funcionarios.

CONTROL

-- Verificar la preparación y el cumplimiento del programa para los funcionarios del nivel central que ingresan a la entidad.

-- Constatar que se adelanten las temáticas establecidas para el desarrollo del programa.

-- Verificar que los funcionarios que no hayan asistido por cualquier razón al curso de inducción sean nuevamente convocados para que puedan beneficiarse del programa.

3.3.2 Nivel Desconcentrado

-- Cada Gerente Departamental elaborará el listado de los funcionarios posesionados bien sea por nombramiento en período de prueba, ordinario o provisional, teniendo en cuenta que aquellos que fueron nombrados más de una vez dentro del mismo año civil no serán convocados a curso de inducción sino que se programarán en las actividades del Programa de Reinducción.

-- Elaborar las cartas de bienvenida firmadas por el Gerente Departamental.

-- Preparar las agendas para el desarrollo del curso, el cual tendrá una duración de veinticuatro (24) horas.

-- Realizar la apertura del programa de inducción tan pronto como el funcionario se posesione en la Gerencia Departamental.

-- Verificar el cumplimiento de la agenda programada y la asistencia de los funcionarios por parte del Gerente Departamental o del funcionario designado por él, este como responsable del desarrollo del programa en el nivel desconcentrado.

-- Evaluar el desempeño de los expositores y los conocimientos adquiridos por los participantes.

-- Elaborar el acta y el diploma según el modelo establecido por la Dirección de Gestión del Talento Humano.

-- Dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la terminación del curso, el Gerente Departamental deberá enviar copia del acta y del diploma del funcionario que recibió la inducción a la Dirección de Gestión del Talento Humano.

-- Una vez recibidos y revisados satisfactoriamente estos formatos, se registrará el curso realizado en el sistema de información de personal y se enviarán a la historia laboral.

-- Una vez se haya verificado que la inducción no fue reportada por parte de la Gerencia Departamental en los términos establecidos, se dará aplicación a la Ley 734 de 2002.

CONTROL

-- Verificar la preparación y el cumplimiento del programa para los funcionarios de las Gerencias Departamentales a través del seguimiento adelantado por la Dirección de Gestión del Talento Humano.

-- Verificar el envío de los formatos dentro de los términos establecidos.

-- Verificar el correcto desarrollo del desarrollo del programa.

3.4 Anexos

3.4.1 Diploma de Inducción

3.4.2 Acta de Inducción

LA GERENCIA (TALENTO HUMANO O DEPARTAMENTAL)

Certifica que:

NOMBRE

c.c. ____________

Participó en el Curso de Inducción, los días ____________,

en la ciudad de ______________

Duración: ___ Horas

Dado en ________, a los __ días del mes de ___ de _____

NOMBRE Y FIRMA

Gerente (Talento Humano o Departamental)

ACTA NUMERO

1.NOMBRES DEL FUNCIONARIO
2. CEDULA DE CIUDADANÍA
3. CARGO DESEMPEÑADO
4. DEPENDENCIA
5. MOTIVO DE LA INDUCCION
6. FECHA DE INICIO DE LA INDUCCION
7. FECHA TERMINACION DE LA INDUCCION
8. DURACION EN HORAS
9. LUGAR DE LA INDUCCION

AGENDA DESARROLLADA

En __________, durante los días ____________________, se llevó a cabo la inducción de NOMBRE, coordinada por _______________ y ________________ con la colaboración de los funcionarios responsables de cada negocio. La agenda desarrollada fue la siguiente:

Bienvenida – Himno CGR	11.Capacitación del Talento Humano
1. Video Institucional	12. Carrera Administrativa, Evaluación de desempeño y Programa de Estímulos
2. Estructura Orgánica	13. Entrenamiento en el cargo
3. Imagen Corporativa	14. Caja de Compensación Familiar
4. Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral	15. Fondo de Bienestar Social
5. Control Macroeconómico	16. Compensación y Beneficios
6. Proceso de Responsabilidad Fiscal	17. Seguridad social
7. Participación Ciudadana	18. Salud Ocupacional
8. Control Disciplinario	19. Cierre y entrega de diploma
9. Control Interno
10. Sistema de Gestión de Calidad

No siendo otro el objeto de la presente acta, se da por terminada y se firma por los que en ella intervinieron

NOMBRE DIRECTIVO Y FIRMA	NOMBRE FUNCIONARIO Y FIRMA
Gerente Departamental o Director Gestión Talento Humano	Cargo
Gerencia Departamental o Dirección Gestión Talento Humano	Dependencia
NOMBRE DE QUIEN ORGANIZA Y FIRMA	NOMBRE DE QUIEN ORGANIZA Y FIRMA
Cargo	Cargo
Dependencia	Dependencia

CAPITULO IV.

PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO.

4.1 Objetivo:

Preparar al funcionario para la ejecución de las funciones, procesos, procedimientos y proyectos inherentes al cargo para el cual fue seleccionado o trasladado enfatizando en las acciones que regirán su trabajo.

4.2 Base Normativa

-- Artículo 54 de la Constitución Política de Colombia de 1991. Establece la obligación del Estado de ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes la requieran.

-- Artículo 37 de la ley 115 de 1994 “Ley General de la Educación”. Contempla la Educación de tipo No Formal, denominación reemplazada por “Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano” en el artículo 1° de la Ley 1064 de 2006.

-- Literal e) del artículo 15 de la Ley 909 de 2004: Dispone que las unidades de personal de las entidades deberán diseñar y administrar los programas de formación y capacitación, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Plan Nacional de Formación y Capacitación.

-- Decreto 4665 de 2007: Mediante el cual el Gobierno Nacional adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los servidores públicos, formulado por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública ESAP.

-- Numeral 11 del artículo 70 del Decreto 267 de 2000: Establece como una de las funciones de la Dirección de Gestión del Talento Humano de la Contraloría General de la República, diseñar y hacer seguimiento a los programas de entrenamiento en el cargo con ocasión de su ingreso, promoción y traslado.

-- Numeral 40 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, “Código Unico Disciplinario”.

Establece que todo servidor público tiene como deber capacitarse y actualizarse en el área donde desempeña su función.

4.3 Desarrollo

4.3.1 Nivel Central

-- Ajustar el diseño del programa de entrenamiento que se aplicará al personal que se vincule a la Entidad, sea trasladado o promovido dentro de la misma, conforme a las políticas vigentes.

-- Verificar mensualmente con un funcionario del Grupo de Planta de la Dirección de Gestión del Talento Humano, el listado de los funcionarios posesionados en período de prueba, trasladados o promovidos.

-- El jefe de cada dependencia en el nivel central tendrá la responsabilidad de ejecutar el programa de entrenamiento para sus funcionarios y podrá designar un tutor que posea las competencias laborales para desarrollar este programa. El directivo y el tutor serán los encargados de definir las necesidades de entrenamiento, el cronograma de actividades y el método para evaluar el aprendizaje del entrenado.

-- Una vez posesionado o ubicado el funcionario en período de prueba, provisionalidad, promoción, encargo o traslado, la Dirección de Gestión del Talento Humano realizará seguimiento a los entrenamientos realizados en cada una de las dependencias de acuerdo al tipo de novedad administrativa, a saber:

Tipo de novedad administrativa	Duración de la novedad	Días calendario de entrenamiento	Total horas de entrenamiento
Período de prueba Nombramiento provisional Encargo, Promoción o Traslado a negocios diferentes de la entidad	Mayor o igual a 4 meses	30 días	20 horas
Nombramiento provisional Encargo, Promoción o Traslado en el mismo negocio	Menor a 4 meses	15 días	10 horas

-- Revisar que el entrenamiento realizado a todos los funcionarios posesionados en período de prueba, promovidos, trasladados o en provisionalidad, cumpla con los requerimientos de tiempo, contenido, método, evaluación y objetivos concertados.

-- La Dirección de Gestión del Talento Humano verificará el envío de los formatos de ruta de entrenamiento y del cronograma de actividades de cada funcionario entrenado por parte del jefe de dependencia en el nivel central, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al cumplimiento de la ejecución del programa.

-- Una vez recibidos y revisados satisfactoriamente estos formatos, se registrará el entrenamiento realizado en el sistema de información de personal y se enviarán a la historia laboral.

-- Una vez se haya verificado que el entrenamiento no fue reportado en los términos establecidos, se dará aplicación a la Ley 734 de 2002.

CONTROL

-- Verificar la preparación y el cumplimiento del programa para los funcionarios de las dependencias del nivel central a través del seguimiento adelantado por la Dirección de Gestión del Talento Humano.

-- Verificar el envío de los formatos dentro de los términos establecidos.

-- Verificar el correcto desarrollo del desarrollo del programa.

-- Elaborar las estadísticas por dependencias.

4.3.2 Nivel Desconcentrado

-- Determinar qué funcionarios serán los beneficiarios del programa de entrenamiento con ocasión de su ingreso en período de prueba, provisionalidad, promoción, encargo o traslado una vez estén ubicados en su nuevo cargo.

-- Realizar el entrenamiento en el cargo a fin de que una vez posesionado o ubicado el funcionario en período de prueba, provisionalidad, promoción, encargo o traslado, se dé inicio al programa de entrenamiento en la dependencia que le corresponda, cumpliendo con los requerimientos de tiempo, contenido, método, evaluación y objetivos concertados.

La duración del entrenamiento dependerá del tipo de novedad administrativa, a saber:

Tipo de novedad administrativa	Duración de la novedad	Días calendario de entrenamiento	Total horas de entrenamiento
Período de prueba Nombramiento provisional Encargo, Promoción o Traslado a negocios diferentes	Mayor o igual a 4 meses	30 días	20 horas
Nombramiento provisional Encargo, Promoción o Traslado en el mismo negocio	Menor a 4 meses	15 días	10 horas

-- El Gerente Departamental tendrá la responsabilidad de ejecutar el programa de entrenamiento para sus funcionarios y podrá designar un tutor que posea las competencias laborales para desarrollar este programa. El directivo y el tutor serán los encargados de definir las necesidades de entrenamiento, el cronograma de actividades y el método para evaluar el aprendizaje del entrenado.

-- Dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la terminación del programa, el Gerente Departamental deberá enviar copia de los formatos referentes al cronograma de actividades y a la hoja de ruta del entrenamiento a la Dirección de Gestión del Talento Humano.

-- Una vez recibidos y revisados satisfactoriamente estos formatos, se registrará el entrenamiento realizado en el sistema de información de personal y se enviarán a la historia laboral.

-- Una vez se haya verificado que el entrenamiento no fue reportado en los términos establecidos, se dará aplicación a la Ley 734 de 2002.

CONTROL

-- Verificar la preparación y el cumplimiento del programa para los funcionarios de las dependencias del nivel desconcentrado a través del seguimiento adelantado por la Dirección de Gestión del Talento Humano.

-- Verificar el envío de los formatos dentro de los términos establecidos.

-- Verificar el correcto desarrollo del desarrollo del programa.

-- Elaborar las estadísticas por Gerencias Departamentales.

4.4 Anexos

4.4.1 Hoja de Evaluación del Entrenamiento

4.4.2 Cronograma de Actividades de Entrenamiento

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO EN EL CARGO

HOJA DE EVALUACION DEL ENTRENAMIENTO

APELLIDOS Y NOMBRES DEL FUNCIONARIO ENTRENADO	CEDULA DE CIUDADANIA
CARGO	DEPENDENCIA
CIUDAD	MOTIVO DEL ENTRENAMIENTO
APELLIDOS Y NOMBRES DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA	CARGO
APELLIDOS Y NOMBRES DEL TUTOR	CARGO
FECHA DE INICIO DE ENTRENAMIENTO	FECHA DE TERMINACION DE ENTRENAMIENTO
HORARIO DE ENTRENAMIENTO	DURACION DE HORAS
FECHA DE SEGUIMIENTO	LUGAR
EVALUACION	EXCELENTE	ALTO	BUENO	NO SATISFACTORIO	EXCELENTE

CONCEPTO CUALITATIVO

FIRMA JEFE DEPENDENCIA	FIRMA TUTOR	FIRMA FUNCIONARIO	PSICOLOGO Y/O PROFESIONALES

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO EN EL CARGO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE ENTRENAMIENTO
NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO ENTRENADO

ACTIVIDADES

Sem1

Sem2

Sem3

Sem4

DIA/MES

Conocimiento del entorno laboral de la dependencia

Presentación y acercamiento del funcionario nuevo con el grupo de funcionarios de la dependencia

Familiarización con el Tutor e indicación de los propósitos del entrenamiento

Ubicación física del nuevo funcionario en el grupo de trabajo y aprendizaje sobre las tareas básicas del grupo.

Ubicación de la dependencia dentro de la Estructura de la Contraloría General de la República e identificación de las funciones generales (Dec. 267/2000)

Conocimiento de las funciones asignadas para el cargo de …

Conocimiento del programa de salud ocupacional

Política de Salud Ocupacional

Conocimiento política de gestión ambiental

Conocimiento buenas prácticas en gestión ambiental

Pausas activas en el puesto de trabajo

Ergonomía de Oficina

Diseño Ergonómico en el Puesto de Trabajo

Clasificación de los riesgos

Manejo del Stress

Manejo y administración del Tiempo

Conocimiento del plan de emergencia y de los brigadistas del área

Conocimiento General de la Estructura Interna de la Dependencia y de los proyectos que allí se adelantan.

Familiarización con la estructura funcional de la Dependencia, Generalidades de la dependencia

Familiarización con las normas internas y de convivencia de laDependencia.

Conocimiento del plan estratégico y del Plan de Acción de la dependencia, conocimiento de los proyectos de la Dependencia y equipos de trabajo que apoyan la gestión.

Conocimiento específico del proyecto o proyectos con los que va estar vinculado el nuevo funcionario.

Contextualizar el entrenamiento acorde con el negocio en que se encuentre el funcionario bien sea misional o bien sea de apoyo

SEGUIMIENTO A LOS OBJETIVOS Y COMPETENCIAS (CONCERTADOS)

transcribir los objetivos de resultado y competencias de mejoramiento concertados sin pesos ni calificaciones

EVALUACION AL ENTRENAMIENTO

A través de la observación

Evaluación de conocimientos DGTH/ PS 2007

CAPITULO V.

PROCEDIMIENTO DE REINDUCCIÓN.

5.1 Objetivo

Actualizar al funcionario frente a los cambios generados en su entorno estructural, funcional, normativo, conceptual, tecnológico, socio-cultural o axiológico y desarrollar en él competencias para el desempeño de sus funciones y contribuir a su integración a la cultura organizacional.

5.2 Base Normativa

-- Artículo 54 de la Constitución Política de Colombia de 1991: Establece la obligación del Estado de ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes la requieran.

-- Artículo 37 de la Ley 115 de 1994 “Ley General de la Educación”: Contempla la Educación de tipo No Formal, denominación reemplazada por “Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano” en el Artículo 1° de la Ley 1064 de 2006.

-- Artículo 7° del Decreto 1567 de 1998 del Departamento Administrativo de la Función Pública: Establece que los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente Programas de Inducción y Reinducción.

-- Artículo 64 de la Ley 190 de 1995 “Estatuto Anticorrupción”: Establece que todas las entidades públicas deberán tener un programa de inducción para el personal que ingrese a la entidad, y uno de actualización cada dos años, a los cuales deberán asistir los servidores públicos.

-- Literal g) del artículo 6° del Decreto 1567 de 1998, declarado exequible por Sentencia de la Corte Constitucional C-1163 de 2000: Dispone que tendrán prelación los empleados de carrera para aquellos casos en los cuales la capacitación busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera más allá del mediano plazo y, adicionalmente, que los empleados vinculados mediante el nombramiento provisional, dada la temporalidad de su vinculación, sólo se beneficiarán de los programas de inducción y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo.

-- Numeral 10 del artículo 70 del Decreto 267 de 2000: Establece como una de las funciones de la Dirección de Gestión del Talento Humano de la Contraloría General de la República, diseñar y aplicar los Programas de Inducción y Reinducción de quienes se vinculen a la Contraloría General de la República.

-- Numeral 40 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, “Código Unico Disciplinario”: Establece que todo servidor público tiene como deber capacitarse y actualizarse en el área donde desempeña su función.

-- Artículo 23 de la Ley 734 de 2002, “Código Unico Disciplinario”: Establece como falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código que conlleve incumplimiento de deberes y prohibiciones, entre otros.

-- Artículo 50 de la Ley 734 de 2002, “Código Unico Disciplinario”: Establece como falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes o la violación al régimen de prohibiciones.

-- Numeral 7 del artículo 18 de la Resolución Orgánica 5378 de 2002: Por la cual se establece el Estatuto de Capacitación de la Contraloría General de la República y se estipula como obligación de los funcionarios asistir a los Programas de Inducción y Reinducción, según el caso.

5.3 Desarrollo

El Programa de Reinducción presenta dos modalidades: el Subprograma Bienal Estándar de Reinducción, el cual debe realizarse cada dos años, y el Subprograma No Estándar de Reinducción, cuya implementación se debe efectuar cuando se generen cambios en el entorno de la entidad que requieran actualización por parte de los funcionarios.

Todos los funcionarios de la entidad, dependencias y niveles administrativos (directivo, asesor, ejecutivo, profesional, técnico y asistencial), tanto del nivel central como del desconcentrado, son beneficiarios del Programa de Reinducción.

Sin embargo, para acceder al Subprograma Estándar de Reinducción, el funcionario debe tener como mínimo seis (6) meses de vinculación a la entidad, pues se asume que este ya ha sido beneficiado del Programa de Inducción al momento de su ingreso a la Contraloría.

Los empleados de carrera deben tener prelación para acceder al Programa de Reinducción respecto de los empleados vinculados mediante nombramiento provisional, como quiera que se trate del desarrollo de competencias a mediano y largo plazo.

La Dirección de Gestión del Talento Humano debe coordinar la ejecución de las actividades del Programa con la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional y con la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones, sin perjuicio de la participación que puedan tener otras dependencias en la implementación del Programa.

5.3.1 Subprograma bienal estándar de reinducción El Subprograma Bienal Estándar de Reinducción debe implementarse cada dos años e involucra las etapas descritas a continuación: 5.3.1.1 Planeación -- Elaborar el cronograma de temáticas y/o actividades junto con las oficinas de Capacitación y/o Comunicaciones.

-- Delimitar la población objetivo: Participan todos los funcionarios del nivel central y desconcentrado de la CGR, distribuidos en grupos por dependencias y por niveles administrativos.

El funcionario debe tener como mínimo seis (6) meses de vinculación a la entidad, pues se asume que este ya ha sido beneficiado del Programa de Inducción al momento de su ingreso a la Contraloría.

-- Determinar el(los) tipo(s) de actividad(es) que se va(n) a desarrollar.

-- Definir la(s) dependencia(s) y/o persona(s) que realizarán la(s) actividad(es).

5.3.1.2 Coordinación y ejecución

-- Diseñar cada actividad (contenido, metodología, facilitadores, programación, recursos y responsables): se deben desarrollar temas generales de actualización para los funcionarios según los cambios generados y en los aspectos más relevantes y necesarios para la CGR. El diseño se llevará a cabo en conjunto con la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional y/o con la Oficina de Comunicaciones.

-- Coordinar con la(s) dependencia(s) o persona(s) responsable(s) de desarrollar la(s) actividad(es) y enviarles los respectivos requerimientos. La expedición de las certificaciones de asistencia se coordinará con la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional. El diseño y elaboración de medios y herramientas para la divulgación, expectativa, fijación y recordación del Subprograma, sus actividades y contenidos se coordinará con la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones.

-- Llevar a cabo la logística y preparación de la(s) actividad(es) por parte de la(s) persona(s) responsable(s).

-- Desarrollar la(s) actividad(es) programada(s) y entregar las certificaciones de asistencia.

5.3.1.3 Evaluación

-- Efectuar la evaluación de la(s) actividad(es) realizada(s). La(s) competencia(s) adquirida(s) como resultado del Subprograma se debe(n) evaluar mediante la aplicación de una prueba al final de la actividad que evalúe y retroalimente la información de los contenidos más relevantes y/o mediante la observación o medición de la conducta deseada, según el tipo de actividad. Además de esta evaluación de contenidos debe efectuarse una evaluación sobre el desarrollo de la actividad.

-- Solicitar mensualmente a la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional y a la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones el reporte de actividades realizadas.

-- Llevar a cabo la consolidación anual de los reportes de actividades realizadas y registrar la competencia en el sistema.

5.3.1.4 Ajuste

-- Efectuar la evaluación y retroalimentación al Subprograma teniendo en cuenta los indicadores de gestión.

-- Realizar los ajustes necesarios en cualquiera de las etapas del Subprograma.

5.3.2 Subprograma no estándar de reinducción

Para la realización de las actividades de reinducción que no son previsibles dentro del Subprograma Bienal Estándar de Reinducción, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:

5.3.2.1 Diagnóstico

-- Identificar los cambios generados en el entorno de la CGR, para lo cual la Dirección de Gestión de Talento Humano debe solicitar a los jefes de cada dependencia un reporte de los últimos cambios generados en el entorno durante el último semestre que ameriten actualización por parte de los funcionarios. En todo caso, también se complementará dicha información con los resultados de la detección anual de necesidades de capacitación realizada por la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional.

-- Realizar el análisis de los tipos de cambio presentados y clasificarlos según pertenezcan a cambios estructurales, funcionales, normativos, conceptuales, tecnológicos, socioculturales o axiológicos.

5.3.2.2 Planeación

-- Delimitar la población objetivo según el tipo de cambio generado. En lo posible, deben conformarse grupos homogéneos por dependencias, niveles administrativos, grado de formación y nivel de profundización requerido en los contenidos.

-- Determinar cuáles son las actividades apropiadas para dar a conocer cada uno de los cambios.

-- Definir qué dependencia(s) y/o persona(s) realizarán la(s) actividad(es) identificada(s) para cada cambio

5.3.2.3 Coordinación y ejecución

-- Se lleva a cabo el mismo procedimiento del Subprograma Bienal Estándar de Reinducción.

-- Adicionalmente, se debe coordinar con la Oficina de Planeación la realización de actividades para el afianzamiento del plan estratégico y del sistema de gestión de calidad cuando se efectúen modificaciones a estos.

5.3.2.4 Evaluación

-- Se lleva a cabo el mismo procedimiento del Subprograma Bienal Estándar de Reinducción.

5.3.2.5 Ajuste

-- Se lleva a cabo el mismo procedimiento del Subprograma Bienal Estándar de Reinducción.

CONTROL

El control del procedimiento se realiza:

-- Verificando que el programa se desarrolle de acuerdo a los lineamientos del Plan Nacional de Formación y Capacitación adoptado por el Gobierno.

-- Verificando el cumplimiento de la Lista de Chequeo diseñada para el programa.

-- Realizando los ajustes sugeridos como resultado de la evaluación de cada actividad y la Evaluación del Programa.

-- Registrando la competencia adquirida por cada funcionario en el sistema e identificando personas, niveles y/o dependencias beneficiados y no beneficiados del Programa de Reinducción.

-- Confrontando el Consolidado de Reportes de Actividad por Dependencia con el Cronograma de Actividades.

-- Dando trámite a las instancias competentes para sancionar el incumplimiento por parte de los responsables del envío o suministro de información requerida por la Dirección de Gestión del Talento Humano, conforme a los artículos 23 y 50 de la Ley 734 de 2002, Código Unico Disciplinario.

5.4 Anexos

5.4.1 Cronograma Anual de Actividades

5.4.2 Lista de Chequeo

5.4.3 Diagnóstico de Cambios en el Entorno

5.4.4 Registro de Asistencia

5.4.5 Material Informativo y Educativo

5.4.6 Evaluación de Actividad

5.4.7 Consolidado de Reportes de Actividad por Dependencia

5.4.8 Evaluación del Programa de Reinducción

5.4.9 Glosario

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PROGRAMA DE REINDUCCION

CRONOGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES

Elaborado por (Nombres, cargos y dependencias): _______________________________

Fecha de elaboración: ____________________

Nº.	Actividad	Fecha
		En	Fb	Mr	Ab	My	Jn

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
16
14
15
16
Dependencias/ Personas Responsables
Jl	Ag	Sp	Oc	Nv	Dc

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________

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PROGRAMA DE REINDUCCION

LISTA DE CHEQUEO

Nombre de la actividad: ________________________________________________

Facilitadores o responsable de la activdad___________________________________

Fecha:______ Hora: _______ Dependencia(s)/Cargos beneficiados: ______________

Nº.	DESCRIPCION ACTIVIDAD	RESPON- SABLE(S)	ESTADO o X	OBSERVA- CIONES
1	Determinar número de personas por grupo
2	Determinar el tipo de actividad a realizar
3	Elaborar la agenda u orden del día
4	Solicitar facilitadores
5	Confirmar asistencia de los facilitadores
6	Divulgar la actividad masivamente
7	Elaborar citaciones individuales o masivas
8	Entregar citaciones
9	Informar a jefes para dar los permisos
10	Gestionar aula(s)
11	Gestionar equipos
12	Coordinar refrigerios (opcional)
13	Preparar material para los asistentes
14	Imprimir Registros de Asistencia
15	Imprimir y fotocopiar Evaluaciones de Actividad
16	Fotocopiar evaluaciones del contenido de la actividad elaboradas por el facilitador
17	Elaborar e imprimir certificaciones
18	Firmar certificaciones
19	Revisar y preparar material audiovisual (videos, presentaciones, música, etc.)
20	Alistar el(las) aula(s) el día anterior
21	Otra actividad (especificar):
22	Otra actividad (especificar):

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________

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PROGRAMA DE REINDUCCION

DIAGNOSTICO DE CAMBIOS EN EL ENTORNO

Nombre de la Dependencia: _________________ Fecha: _____________

INSTRUCCIONES

Para la Contraloría General de la República es importante determinar cuáles fueron los cambios en el entorno de la entidad que tuvieron mayor impacto en el desarrollo de nuestras labores y así mismo, establecer acciones para enfrentarlos con efectividad y contribuir al mejoramiento del desempeño individual.

Por favor, describa en el espacio correspondiente, los principales cambios que hayan sucedido en los últimos seis (6) meses y requieran la actualización de conocimientos y/o refuerzo de habilidades por parte de los funcionarios de su dependencia. De igual forma, registre qué tipo de cargos y el número aproximado de personas que requieren de esta actualización.

1. CAMBIOS NORMATIVOS (Describa cuáles fueron las normas nuevas o las que se modificaron y que requieren actualización por parte de los funcionarios) a)___________________________________________ b)___________________________________________ c)___________________________________________	Cargos que requieren la actualización a)_________________ b)_________________ c)_________________	Nº. total de personas que requieren la actualización a)______________ b)______________ c)______________
2. CAMBIOS TECNOLOGICOS (Describa cuáles fueron los nuevos software o programas implementados que requieren actualización para realizar las funciones) a)___________________________________________ b)___________________________________________ c)___________________________________________	Cargos que requieren la actualización a)_________________ b)_________________ c)_________________	Nº. total de personas que requieren la actualización a)______________ b)______________ c)______________
3. CAMBIOS CONCEPTUALES (Describa cuáles fueron los nuevos enfoques teóricos que surgieron y que ameritan actualización a los funcionarios) a)___________________________________________ b)___________________________________________ c)___________________________________________	Cargos que requieren la actualización a)_________________ b)_________________ c)_________________	Nº. total de personas que requieren la actualización a)______________ b)______________ c)______________
4. CAMBIOS FUNCIONALES (Describa cuáles fueron los nuevos procesos o procedimientos que surgieron y que requieren actualización a los funcionarios) a)___________________________________________ b____________________________________________ c)___________________________________________	Cargos que requieren la actualización a)_________________ b)_________________ c)_________________	Nº. total de personas que requieren la actualización a)______________ b)______________ c)______________

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________

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PROGRAMA DE REINDUCCION

REGISTRO DE ASISTENCIA

Nombre de la actividad: ________________________________________________

Facilitadores o responsable de la actividad: _________________________________

Fecha: ______________________ Hora: ___________

Nº.	NOMBRES	CEDULA	DEPENDENCIA	CARGO	FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________

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PROGRAMA DE REINDUCCION

MATERIAL INFORMATIVO Y EDUCATIVO

Nombre del Material: _______________________________________________

Código del Material: MRI(000) o MRE(000): __________

(Por ejemplo, MRI001, MRE005, etc. M=Material, R=Reinducción, I=Informativo, E=Educativo, y Número consecutivo)

Objetivo del Material: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________

Fundamento Conceptual (Justificación): __________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Descripción del Material: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Metodología:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Referencias bibliográficas: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Realizado por: _______________________________________________________________________

Lugar y fecha de realización: ___________________________________________________________

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________

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PROGRAMA DE REINDUCCION

EVALUACION DE ACTIVIDAD

Nombre de la actividad: ________________________________________________

Instructor: ___________________________________________________________

Dependencia: _________________________________________________________

Cargo: ______________________________________________________________

Fecha de diligenciamiento: ____________

ASPECTOS GENERALES	CALIFICACION
Insatisfactorio < de 3		Aceptable 3	Bueno 4	Excelente 5
Logro de objetivos y expectativas de la actividad
Articulación y secuencia de los contenidos
Tiempo para abordar para cada tema
Duración total de la actividad
Lugar donde se realizó la actividad
Material de apoyo entregado a los participantes
Clima de respeto y cordialidad durante la actividad
Organización general de la actividad

OBSERVACIONES:

_____________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________

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PROGRAMA DE REINDUCCION

CONSOLIDADO DE REPORTES DE ACTIVIDAD POR DEPENDENCIA

Nombre de Dependencia: _______________________________________________

______________

Fecha de diligenciamiento: ______________________

Nº.	NOMBRE DE LA ACTIVIDAD	FECHA	Nº. TOTAL PARTICIPANTES	Nº. DE PARTICIPANTES POR NIVEL
				Dir.	Ase.	Ejec.	Prof.	Téc.	Asist.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Niveles Administrativos

Dir.: Directivo

Ase.: Asesor

Ejec.: Ejecutivo

Prof.: Profesional

Téc.: Técnico

Asist.: Asistencial

Nombre y firma de quien diligencia el formato: ____________________

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PROGRAMA DE REINDUCCION

EVALUACION DEL PROGRAMA DE REINDUCCION

1. Subprograma Bienal Estándar

INDICADOR	DESCRIPCION	RESULTADO
Indice de cobertura por actividad	Nº. de actividades de realizadas* 100 Nº. de actividades de programadas
Indice de cobertura en población total	Nº. de asistentes a la actividad * 100 Nº. total de funcionarios de la CGR
Indice de cobertura en población objetivo	Nº. de asistentes a la actividad *100 Nº. total de funcionarios programados para la actividad
Indice de cobertura por dependencia	N° de dependencias beneficiadas * 100 N° total de dependencias de la CGR
Indice de impacto por nivel de competencia desarrollada	% de desarrollo alcanzado de la competencia * 100 % de desarrollo esperado de la competencia

2. Subprograma No Estándar

INDICADOR	DESCRIPCION	RESULTADO
Indice de cobertura por actividad	Nº. de actividades de realizadas * 100 Nº. de actividades de programadas
Indice de cobertura por cambios reportados	N° de actividades realizadas * 100 N° de cambios del entorno reportados
Indice de cobertura en población total	Nº. de asistentes a la actividad * 100 Nº. total de funcionarios de la CGR
Indice de cobertura en población objetivo	Nº. de asistentes a la actividad *100 Nº. total de funcionarios programados para la actividad
Indice de cobertura por dependencia	N° de dependencias beneficiadas * 100 N° total de dependencias de la CGR
Indice de impacto por nivel de competencia desarrollada	% de desarrollo alcanzado de la competencia * 100 % de desarrollo esperado de la competencia

OBSERVACIONES:

_____________________________________________________________

Fecha de evaluación del Programa: __________________________

Nombre y firma de quien diligencia el formato:_______________________________

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5.4.9 Glosario

AXIOLOGICO. Relativo a la rama de la filosofía que estudia la naturaleza de los valores morales y los juicios valorativos.

CALIDAD. Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.

COBERTURA. Extensión territorial o poblacional que se beneficia de un servicio, actividad o programa institucional.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES. Se definen como aquellas características y comportamientos que los funcionarios deben poseer y evidenciar en el desempeño laboral de acuerdo al nivel jerárquico donde se encuentra clasificado el cargo y que contribuyen al logro de los objetivos institucionales.

COMPETENCIAS FUNCIONALES DEL EMPLEO. Son funciones esenciales del empleo y capacidades que se identifican a partir de un análisis del objetivo principal del empleo con el objeto de establecer las contribuciones individuales o criterios de desempeño del empleo, los conocimientos básicos o esenciales, los contextos en los que deberán demostrar las contribuciones individuales y las evidencias requeridas que demuestren las competencias laborales.

COMPETENCIAS INSTITUCIONALES. Son aquellas que deben poseer y evidenciar todos los funcionarios de la Contraloría General de la República, las cuales contribuyen al éxito de la organización y a la consecución de los objetivos institucionales.

COMPETENCIAS LABORALES. Comprende la capacidad de una persona para desempeñarse en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en la Contraloría General de la República, las funciones inherentes a un empleo, capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.

CULTURA ORGANIZACIONAL. Se refiere a las formas de conducta aprendidas y compartidas por los miembros de una organización que constituyen su principal instrumento de adaptación, y que se consideran válidas o como el modo correcto de percibir, pensar, sentir y actuar para el cumplimiento de sus finalidades sociales.

ENTRENAMIENTO. Es un proceso de enseñanza-aprendizaje formativo planeado por la entidad, que permite al funcionario adquirir y/o desarrollar sus habilidades, conocimientos, destrezas y mejorar las actitudes hacia el trabajo a fin de que logren un eficiente desempeño en su puesto de trabajo.

IMPACTO. Es el cambio experimentado en el valor de una variable como consecuencia directa de una acción específica que se realiza con la finalidad de producir dicho cambio.

INDUCCION. Es el programa mediante el cual la Contraloría General de la República brinda información acerca de su funcionamiento al funcionario que ingresa o asciende dentro de la entidad permitiendo un conocimiento integral y una fácil adaptación al entorno.

PLAN ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD. Se refiere a aquella herramienta gerencial que contiene y describe la razón de ser de la Contraloría General de la República, donde se establecen estrategias, objetivos, metas y directrices, con base en un análisis de la situación interna, sus fortalezas y debilidades; teniendo en cuenta las oportunidades y las amenazas del medio externo.

PLAN NACIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION. Se define como la política gubernamental en construcción permanente, a través de la cual se busca orientar los procesos de formación y capacitación de los servidores públicos hacia el fortalecimiento y potenciación, tanto de sus habilidades y destrezas, como de sus valores y actitudes, con el propósito de hacerlos cada vez más competentes en el ejercicio de sus labores y comprometidos con su crecimiento y desarrollo personal.

REINDUCCION. Es el programa relativo al conjunto integrado de actividades, procedimientos e instrumentos orientados a actualizar al funcionario frente a los cambios generados en su entorno estructural, funcional, normativo, conceptual, tecnológico, socio-cultural o axiológico, desarrollar en él competencias para el desempeño de sus funciones y contribuir a su integración a la cultura organizacional.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD. Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

SISTEMA NACIONAL DE CAPACITACION. Se define como el conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios.

CAPITULO VI.

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.

6.1 Objetivo:

Administrar el proceso de evaluación del desempeño de los funcionarios inscritos en el registro público de Carrera Administrativa especial y en período de prueba de la Entidad.

6.2 Base Normativa

Decreto 268 de 2000 y Resolución 043 de 2006.

6.3 Desarrollo:

6.3.1 Etapa de concertación.

-- Recibir de las dependencias los formatos de concertación por período ordinario o período de prueba.

-- Orientar sobre el deber de Concertar -- Verificar el cumplimiento en la entrega de las concertaciones remitidas por todas las dependencias.

-- Verificar que el formato utilizado sea el aprobado por el Consejo Superior de Carrera Administrativa y que se haya diligenciado correctamente: Datos de identificación evaluado evaluador, motivo de la concertación, período a evaluar, fecha de concertación, peso porcentual, firma del evaluador y evaluado.

-- Corroborar que los objetivos concertados estén acordes con las funciones, perfiles y grupo en el cual se desarrolla la labor.

-- Verificar que los funcionarios estén inscritos en el Registro Público de empleados de carrera o en período de prueba.

-- Requerir a los evaluadores y evaluados, las concertaciones no allegadas oportunamente.

-- Comunicar a los evaluadores sobre las inconsistencias presentadas para que realicen las modificaciones pertinentes.

-- Registrar en la base de datos la información.

-- Archivar la documentación por dependencias.

-- Informar oportunamente a las oficinas de Control Interno y Disciplinario, los casos de incumplimiento que se presenten.

CONTROL

Advertir el cumplimiento de términos y procedimientos para que la concertación de objetivos se realice de acuerdo a la norma.

6.3.2 Modificación de objetivos concertados

-- Recibir los formatos de modificación, generados tanto en período de prueba como en período ordinario.

-- Orientar sobre el deber de modificar.

-- Buscar el formato de concertación del funcionario que realiza la modificación y constatar con base en la concertación inicial, que la modificación allegada sea producto de observaciones metodológicas realizadas por la Dirección de Carrera, por necesidades técnicas o por factores externos.

-- Revisar que la modificación cumpla con las condiciones establecidas de: Peso, fecha, justificación, términos y firma de las partes.

-- Solicitar los ajustes a la modificación, si a ello hubiere lugar.

-- Anexar la modificación a la concertación inicial, para su respectivo archivo.

CONTROL

Verificar que la modificación se haya efectuado dentro del término establecido.

6.3.3 Etapa de seguimiento

-- Dar las instrucciones generales a los Directivos de las diferentes Dependencias para la realización del seguimiento.

-- Asesorar a los funcionarios en la aplicación y diligenciamiento del instrumento.

-- Remitir a las dependencias los formatos de registro de seguimiento para registrar el seguimiento.

-- Reportar a las Oficinas de Control Interno y Disciplinario el incumplimiento en el seguimiento reglamentado.

CONTROL

Verificar el cumplimiento del seguimiento, al recibir los formatos de registro de seguimiento.

6.3.4 Etapa de evaluación

-- Informar a los Jefes cuando procede la evaluación y los términos para realizarla.

-- Orientar a los evaluadores y evaluados sobre el procedimiento de evaluación.

-- Recibir de las dependencias los formatos tramitados de evaluación de desempeño así:

Evaluación ordinaria (Formato de evaluación e informe final); Evaluación Parcial (Formato de evaluación); Evaluación por periodo de prueba (Formato de evaluación e informe final) y Evaluación Extraordinaria (Formato de evaluación e informe final).

-- Registrar en la base de datos las evaluaciones recibidas.

-- Constatar la correspondencia entre la concertación y la evaluación de acuerdo a los parámetros establecidos en la norma.

-- Constatar que la calificación cualitativa y cuantitativa correspondan con la escala aprobada.

-- Comunicar a los evaluadores las inconsistencias encontradas, para hacer los ajustes a que haya lugar.

-- Informar a las Oficinas de Control Interno y Disciplinario, sobre los casos de incumplimiento que se presenten.

-- Enviar a la Dirección de Gestión de Talento Humano, toda la documentación sobre evaluación de desempeño del periodo anterior.

-- Dar traslado a la Comisión de Personal para lo de su competencia cuando la evaluación fuere no satisfactoria.

-- Dar traslado a Jurídica.

-- Realizar análisis estadístico del SISED.

CONTROL

Verificar que todos los funcionarios de Carrera Administrativa especial de la Contraloría General de la República, hayan sido evaluados conforme a las normas del SISED.

Verificar que se haya reportado a las Oficinas de Control Interno y Disciplinario cuando sea necesario en caso de incumplimiento.

6.3.5 Impedimentos y recusaciones

-- Recibir las declaratorias de impedimento o las recusaciones.

-- Solicitar al evaluador la suspensión del proceso de evaluación hasta que se decida el asunto.

-- Sustanciar para decisión del Consejo Superior de Carrera Administrativa, los impedimentos que presenten los evaluadores, o las recusaciones que se efectúen contra ellos.

-- Designar al nuevo evaluador, cuando sea probada la causal de impedimento o recusación.

-- Comunicar al evaluador y al evaluado.

6.3.6. Recursos

-- Recibir el expediente contentivo del recurso para su trámite.

-- Sustanciar de acuerdo a la Ley, el proyecto de acto administrativo.

-- Presentar a la Gerencia del Talento Humano, el proyecto para su aprobación.

-- Enviar al competente, el acto administrativo para su correspondiente notificación.

-- Recibir el acto administrativo debidamente notificado.

-- Dar traslado a la Oficina Jurídica para lo de su competencia, cuando el resultado de la evaluación de desempeño, fuere no satisfactoria.

-- Dar traslado a la comisión de personal para lo de su competencia cuando el resultado de la evaluación fuera no satisfactoria.

-- Entregar al profesional asignado de la Dirección de Carrera Administrativa, el original del acto administrativo que resuelve el recurso, para que forme parte de la historia laboral del funcionario.

-- Remitir al archivo central de la Gerencia del Talento Humano, el expediente del recurso, de acuerdo a las normas de gestión documental.

-- Tramitar las revocatorias directas, de conformidad a la normatividad que regule la materia.

CONTROL

Verificar que se alleguen todos los soportes necesarios para resolver el Recurso de segunda instancia.

Garantizar el respeto al debido proceso.

6.3.7. Evaluación extraordinaria del desempeño

El procedimiento se establece en el Decreto 268 artículo 38 por tal motivo la evaluación extraordinaria es competencia del señor Contralor.

En tal sentido la Dirección de Carrera Administrativa deja como procedimiento lo que concierne en ese tema es decir realizar orientación.

-- Orientar en caso de ser necesario, al señor Contralor y al evaluador sobre el procedimiento para llevar a cabo la evaluación Extraordinaria.

-- Registrar los resultados recibidos de la evaluación Extraordinaria.

-- Archivar la documentación contentiva de dicha evaluación.

CONTROL

Señalar al señor Contralor y al evaluador de los requisitos que se deben cumplir para llevar a cabo la evaluación Extraordinaria.

CAPITULO VII.

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DEL ESCALAFÓN DE FUNCIONARIOS EN CARRERA ADMINISTRATIVA.

7.1 Objetivo:

Mantener actualizado el registro público de empleados de Carrera Administrativa Especial de la Contraloría General de la República.

7.2 Base normativa:

Decreto 268 de 2000 y Resolución 043 de 2006.

7.3 Desarrollo

-- Inscribir en el registro público de Carrera Administrativa al funcionario cuya calificación en periodo de prueba sea satisfactorio y se encuentre en firme.

-- Actualizar el registro público de empleados de carrera administrativa en los casos que establezca la normatividad vigente.

-- Certificar y comunicar al funcionario la inscripción o actualización en carrera administrativa de la entidad.

-- Comunicar a la Dirección de Gestión de Talento Humano la inscripción o actualización en el registro público de empleados de carrera administrativa de la entidad.

-- Cancelar el registro público de empleados de carrera administrativa en los casos contemplados en la normatividad vigente.

CONTROL

Verificar que el registro público de carrera se realice oportunamente una vez quede en firme los actos administrativos.

CAPITULO VIII.

ASUNTOS JURÍDICOS.

8.1 Objetivo:

Proyectar con fundamentación jurídica, los actos administrativos tendientes al desarrollo del talento humano y de la carrera administrativa especial, con el propósito de satisfacer los requerimientos de la entidad y de los clientes internos y externos.

8.2 Base normativa

Decretos 268 y Resolución 043 de 2006.

8.3 Desarrollo

8.3.1 Proyectar o sustanciar respuestas de tipo jurídico.

-- Recepcionar los diferentes requerimientos (derechos de petición –tutelas– oficios, demandas, reclamaciones, solicitudes de información, etc.).

-- Conformar el expediente, previa consulta de las bases de datos, del archivo y de la consecución de antecedentes.

-- Investigar y efectuar el estudio y análisis jurídico correspondiente, de acuerdo con la normatividad y jurisprudencia aplicables a cada caso.

-- Proyectar respuesta.

-- Tomar la firma del superior jerárquico respectivo y comunicar.

-- Enviar la respuesta al cliente.

-- Apoyar la oficina jurídica en materia de carrera administrativa.

8.3.2 Proyectar los actos administrativos para la adecuada administración del Talento Humano y de la Carrera Administrativa Especial.

-- Asumir las políticas, directrices y requerimientos provenientes del señor Contralor, Consejo Superior de Carrera Administrativa, comité directivo, comisión de personal relacionados con carrera administrativa en lo atinente a talento humano.

-- Investigar y efectuar el estudio y análisis jurídico de acuerdo con la normatividad y la jurisprudencia aplicables a cada caso.

-- Remitir el acto administrativo a la oficina jurídica y planeación para su revisión técnica y jurídica respectivamente.

-- Remitir el proyecto de acto administrativo al Consejo Superior de Carrera Administrativa o a la Comisión de Personal si se trata de asunto de su competencia.

-- Revisar por parte del Director de Carrera Administrativa.

-- Elaborar el acto administrativo para la aprobación del Consejo Superior de Carrera Administrativa, la Comisión de Personal y la posterior firma del señor Contralor.

-- Informar a los clientes mediante comunicación, notificación o publicación según el caso.

8.3.3 Responder por la vigilancia del proceso de elecciones de los representantes de los empleados en los diferentes comités institucionales.

Objetivo: Responder porque se cumpla el proceso de elecciones de los representantes a los distintos comités organizacionales de la CGR.

-- Vigilar que las organizaciones sindicales convoquen a elecciones dentro de los tres (3) meses anteriores al vencimiento del período de elección.

-- Elaborar y publicar la convocatoria en caso que las organizaciones sindicales no convoquen.

-- Verificar que la divulgación y el contenido de la convocatoria se realice de acuerdo con la norma vigente.

-- Verificar la conformación del comité organizador en el nivel central.

-- Verificar la conformación del comité organizador en las Gerencias Departamentales.

-- Verificar el cumplimiento de la función por parte de los comités organizadores -- Consolidar los votos de Bogotá y las Gerencias Departamentales.

-- Publicar resultados finales.

-- Posesionar a los candidatos elegidos.

-- Archivar cronológicamente y por gerencia.

NOTA: De conformidad con lo señalado en el Decreto-ley 268 de 2000 y las resoluciones sobre la normatividad vigente, las elecciones son convocadas por las organizaciones, sindicales existentes en la entidad.

CONTROL.

-- Verificar la fecha de conformación del comité.

-- Verificar el cumplimiento de términos para cada una de las etapas.

8.3.4 Apoyo técnico en los organismos y comités institucionales en los que la dirección de carrera administrativa actúa como secretaría técnica.

Objetivo: Responder por el apoyo técnico a los organismos y comités institucionales en los que la Dirección de Carrera actúe como secretaría técnica.

-- Sustanciar las consultas, peticiones y asuntos que sean de competencia de los organismos y comités institucionales de los que sea apoyo.

-- Proyectar los actos administrativos relacionados con la competencia de los órganos o comités institucionales de los que sea apoyo la Dirección de Carrera Administrativa.

-- Elaborar las actas de los organismos y comités institucionales de los que sea apoyo la Dirección de Carrera.

-- Comunicar las decisiones de los que sea apoyo la Dirección de Carrera.

CONTROL:

Verificar que las actas y los actos administrativos correspondan a las decisiones adoptadas en los diferentes comités.

CAPITULO IX.

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS.

9.1 Objetivo:

Generar y tramitar los actos administrativos que determinen las situaciones administrativo- laborales en las que se pueda encontrar un servidor público de la Contraloría General de la República.

9.2. Base normativa

Decreto 1950 de 1973, Ley 50 de 1990, Ley 755 de 2002, Resolución 0004 de 2002, Decreto 1045 de 1978, Resolución 5568 de 2004, Decreto 268 de 2000.

9.3. Desarrollo:

9.3.1 Licencias

9.3.1.1 Licencia no remunerada o licencia ordinaria.

-- Recibir la solicitud de licencia ordinaria con el visto bueno del jefe inmediato.

-- Evaluar la información presentada y proyectar la resolución que concede la misma.

-- Enviar el proyecto de resolución para la firma del Gerente de Talento Humano.

-- Numerar, incluir al sistema y comunicar al funcionario interesado.

Nota: Las solicitudes de prórroga, revocatoria o aclaratoria de licencia ordinaria, deben contener los mismos requisitos que la solicitud de licencia ordinaria y su trámite será el mismo.

CONTROL

Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos, y que el trámite se dé dentro de los términos legales.

9.3.1.2 Licencias por enfermedad/ maternidad y paternidad

-- Recibir el original del certificado de incapacidad (enfermedad/maternidad/paternidad) del funcionario (a), expedido por la Entidad Promotora de Salud - EPS a la que se encuentra afiliado.

-- Verificar en el sistema la información del funcionario y proceder a proyectar el acto administrativo de reconocimiento de la licencia por enfermedad, maternidad o paternidad.

-- Enviar el proyecto de resolución para la firma del Gerente del Talento Humano.

-- Numerar, incluir en el sistema y comunicar la resolución al funcionario interesado.

-- Enviar copia de la resolución a la historia laboral.

CONTROL

Verificar que la incapacidad venga en original debidamente transcrita por la EPS, y que una vez radicada en la Dirección de Gestión del Talento Humano, la resolución de reconocimiento de la licencia de enfermedad, maternidad, paternidad, se trámite oportunamente.

9.3.2 Permisos

9.3.2.1 Permisos por calamidad doméstica, especiales y hora

Cátedra en el nivel central.

-- Recepcionar la solicitud de permiso.

-- Verificar los requisitos de la solicitud.

-- Autorizar el permiso, mediante un oficio.

-- Realizar el seguimiento para legalizar el permiso autorizado.

-- Remitir los permisos legalizados a la historia laboral.

CONTROL

Comprobar la legalidad del permiso solicitado y su autorización.

9.3.3 Vacaciones

Mediante Resolución 5568 del 13 de abril de 2004, se establecieron dos (2) períodos colectivos de vacaciones para los funcionarios de la Contraloría General de la República, el primero durante los meses de junio y julio, y el segundo durante el mes de diciembre de cada año. Cada uno de los períodos constará de dos (2) turnos de disfrute.

-- Remitir a cada dependencia (Despacho, Contralorías Delegadas, Oficinas y Gerencias Departamentales) los listados de los funcionarios que tienen causado el derecho a vacaciones para el período colectivo correspondiente, a fin de que en el mismo se indique quiénes disfrutarán de las mismas.

-- Recibir los listados e incluir en el sistema a los funcionarios que hayan sido reportados para tal efecto.

-- Proyectar la resolución para su respectiva revisión y corrección si es el caso.

-- Enviar el proyecto de resolución para la firma del Gerente del Talento Humano.

-- Numerar, incluir en el sistema de nómina.

-- Generar en el sistema las respectivas comunicaciones, las cuales una vez firmadas por el Director de Gestión del Talento Humano y fechadas, se remiten a cada dependencia para su respectiva comunicación a los funcionarios interesados.

CONTROL

Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos y existencia de la disponibilidad presupuestal.

9.3.3.1 Aplazamientos, interrupciones, suspensiones y autorizaciones de disfrute de vacaciones.

-- Recibir la solicitud de interrupción, suspensión o autorización de disfrute con el visto bueno del jefe inmediato con 15 días de antelación a la fecha de la respectiva novedad, relacionando en la misma nombres y apellidos, número de cédula, cargo y dependencia a que pertenece en planta.

-- Elaborar el proyecto de resolución y remitirlo para la firma del Gerente de Talento Humano.

-- Numerar, incluir en el sistema de nómina y comunicar al funcionario.

CONTROL

Verificar el cumplimiento de los requisitos de ley exigidos.

9.3.3.2 Compensación en dinero de vacaciones o disfrute de vacaciones.

-- Recibir la solicitud de compensación en dinero de las vacaciones o el disfrute de estas, con el visto bueno del jefe inmediato, y de conformidad con la Resolución 05622 de noviembre 10 de 2004.

-- Efectuar la liquidación del disfrute o vacaciones a compensar.

-- Verificar la disponibilidad presupuestal.

-- Remitir al Contralor General, para su autorización.

-- Elaborar el proyecto de resolución de compensación en dinero de las vacaciones y remitirlo para firma del Contralor General.

-- Numerar, incluir en el sistema de nómina y comunicar la resolución al funcionario.

CONTROL

Verificar el cumplimiento de los requisitos de ley exigidos, así como la disponibilidad presupuestal correspondiente.

9.3.3.3 Reconocimiento y pago de vacaciones a ex funcionarios

-- Verificar del listado de ex funcionarios los que tienen vacaciones causadas y no reconocidas o disfrute de vacaciones pendientes.

-- Verificar la disponibilidad presupuestal.

-- Elaborar el proyecto de resolución de reconocimiento y pago de vacaciones en dinero para firma del Gerente de Talento Humano.

-- Numerar, incluir en el sistema de nómina y comunicar la Resolución.

CONTROL

Verificar el cumplimiento de los requisitos de ley exigidos y la existencia de disponibilidad presupuestal.

9.3.4 Comisión para desempeñar cargo de libre nombramiento y remoción.

-- Recibir la solicitud del funcionario donde solicita comisión para ocupar cargo de libre nombramiento y remoción o de período, acompañada del acto administrativo donde conste el nombramiento ordinario o el acta de elección.

-- Verificar requisitos para otorgar comisión para ocupar cargo de libre nombramiento y remoción.

-- Tramitar ante el Contralor General de la República el visto bueno al funcionario para el otorgamiento de la comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción.

-- Tramitar con el jefe inmediato el visto bueno sobre la no afectación del servicio al otorgarse por parte del Contralor General la Comisión para ocupar cargo de libre nombramiento y remoción.

-- Proyectar la Resolución de Comisión para desempeñar cargo de libre nombramiento y remoción, por el término debidamente autorizado por el Contralor General.

-- Remitir proyecto de Resolución para firma del Contralor General.

-- Numerar, incluir en el sistema y comunicar la resolución al funcionario.

-- Informar a nómina y seguridad social para lo pertinente.

-- Clasificar la información, incluirla en el sistema y remitir copia de la resolución a la historia laboral.

CONTROL

Verificar los requerimientos legales para otorgar la comisión.

9.3.5 Comisión para atender invitación representación

-- Recibir la solicitud del funcionario donde solicita comisión para atender invitación.

-- Estudiar los soportes de la solicitud de comisión del funcionario.

-- Proyectar la resolución de comisión y enviarla para la firma del Contralor General.

-- Numerar, incluir al sistema y comunicar la resolución.

CONTROL

Verificar los requerimientos legales para otorgar la comisión para atender invitación.

CAPITULO X.

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES.

10.1 Objetivo:

Diseñar los diferentes procedimientos que permitan el desarrollo de estrategias para la administración del recurso humano.

10.2 Base normativa

Decreto 1384 de 1996, Resolución 0502 de 2004, Resolución 5113 de 2000, Concepto Consejo de Estado Sala de Consulta y Servicio Civil de diciembre 7 de 2005, Decreto 1848 de 1969 art. 96, Código Sustantivo del Trabajo arts. 154, 155, 156 y 344, Decreto 2737 de 1989 art. 153, Código de Procedimiento Civil art. 39, 543 y 681, Ley 734 art. 34 numeral 18.

10.3 Desarrollo:

10.3.1 Asignar prima técnica.

-- Recibir la solicitud de asignación o ajuste de prima técnica.

-- De conformidad con las normas legales vigentes y los soportes que reposan en la historia laboral del funcionario solicitante realizar el estudio respectivo.

-- Verificar la disponibilidad presupuestal.

-- Convocar a la reunión del Comité de Prima Técnica.

-- El Comité verificará la disponibilidad presupuestal y los proyectos de porcentajes de asignación o ajuste de prima técnicas presentados por la Dirección de Gestión del Talento Humano, y aprueba los porcentajes que recomendará al señor Contralor General de conformidad con las normas legales vigentes.

-- Proyectar el acta y la resolución de asignación de la prima técnica.

-- Enviar la resolución para la firma del señor Contralor General.

-- Numerar, incluir al sistema y comunicar la resolución.

-- Remitir el estudio de la prima técnica, fotocopia de la resolución y comunicación a la historia laboral.

CONTROL

Verificar que los porcentajes de prima técnica a asignar o reajustar se realicen de conformidad con las normas legales vigentes y los soportes que reposen en la historia laboral del funcionario solicitante.

10.3.2 Auxilio de movilización

-- Remitir a más tardar el 15 de diciembre de cada vigencia fiscal, requerimiento a los jefes inmediatos para que certifiquen las funciones de mensajería de los funcionarios del nivel asistencial operativos grado 01.

-- Recepcionar a más tardar el 15 de enero de cada vigencia fiscal, las certificaciones expedidas por los jefes inmediatos sobre los funcionarios que ocupan cargos de nivel asistencial grados 01 y que cumplen funciones de mensajería.

-- Verificar las certificaciones, incluir en el sistema y archivar.

-- Actualizar el sistema cada vez que se reporten modificaciones de los asistenciales grado 01 que cumplen funciones de mensajería.

CONTROL

Verificar que el funcionario pertenezca al nivel Operativo Grado 01, y cumpla funciones de mensajería de conformidad con la certificación expedida por el jefe inmediato.

10.3.3 Horas extras y vacancias

-- Recibir los requerimientos de horas extras y vacancias expedidos por las dependencias a mas tardar el día 25 del mes anterior a aquél en que se van a laborar.

-- Verificar si el cargo del funcionario programado para laborar en tiempo extra corresponde al nivel asistencial o técnico.

-- Verificar la disponibilidad presupuestal.

-- Autorizar por parte del Gerente de Talento Humano, de conformidad con la disponibilidad presupuestal las horas extras y vacancias a laborar.

-- Recibir las certificaciones de horas extras y vacancias de las dependencias dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente a aquél en que se laboraron y verificarlas con lo autorizado.

-- Ingresar las horas extras y vacancias al sistema de nómina para la liquidación.

-- Elaborar la Resolución de liquidación de horas extras y vacancias y tramitar la firma del Gerente de Talento Humano.

-- Remitir la resolución de liquidación de horas extras y vacancias a la Dirección Financiera para legalizar el registro de compromiso presupuestal.

-- Alimentar la base de datos de tiempo extra laborado, y generar los reportes de excedentes de tiempo extra laborado que se produzcan por el no reconocimiento en dinero, de conformidad con las normas legales vigentes.

-- Enviar los oficios a los jefes inmediatos sobre excedentes de tiempo extra laborado, a fin que programen su compensación de conformidad con la Resolución 5268 de 2001.

CONTROL

Verificar el cumplimiento de la norma que autoriza laborar en tiempo extra a los funcionarios que se encuentran dentro de los grados 01 al 06 del nivel asistencial y nivel técnico y requerir la compensación de excedentes de conformidad con las normas legales vigentes.

10.3.4 Ultimo día laborado.

-- Recibir los documentos de retiro y revisar que los documentos aportados por cada ex funcionario estén de acuerdo a los requerimientos de la Dirección de Gestión de Talento Humano.

-- De conformidad con la certificación expedida por el jefe inmediato capturar el último día laborado, que debe se igual a la fecha de retiro o aceptación de renuncia, excepto para el nivel directivo y asesor que puede otorgarse hasta cinco (5) días hábiles para la entrega del cargo.

-- Realizar seguimiento mensual a los ex funcionarios que no alleguen los documentos de retiro oportunamente.

-- Clasificar mensualmente la documentación allegada por apellidos y en orden alfabético remitir los documentos a la historia laboral del ex funcionario.

CONTROL

Constatar que se alleguen todos los documentos de retiro y se registre el último día laborado.

10.3.5 Consultar y modificar la aplicación de descuentos de retención en la fuente.

-- Verificar la aplicación de los procedimientos establecidos en la norma tributaria, generando listados, llamados procesos en lote de valores acumulados, teniendo en cuenta períodos señalados.

-- Recepcionar las certificaciones establecidas en la norma, tales como las constancias de pago por concepto de salud (medicina prepagada) y educación del funcionario, su cónyuge y máximo dos hijos, las certificaciones por valores deducibles (intereses y corrección monetaria) por préstamos de vivienda, con cuyos promedios de pagos se podrá modificar la base salarial sujeta a retención, promedios que son excluyentes, es decir, o se toma promedio de pagos de salud y educación ò deducibles de préstamos de vivienda. En todo caso se tomará la que más beneficie al funcionario.

-- Igualmente, se debe tener en cuenta el total de ingresos recibidos por el funcionario en el período señalado en la norma y a este valor se le disminuye el sistema general de pensiones (pensión, invalidez, solidaridad, aportes voluntarios a fondos de pensiones y aportes como ahorro de Fomento a la Construcción – AFC), si los hubiere, este resultado se multiplica por 70%, ya que el 30% de la renta es exenta y luego se divide por trece, estableciendo la base inicial sujeta a retención siempre y cuando supere el rango que se establece en la tabla de retefuente vigente para su aplicación. La base salarial sujeta a retención, puede ser modificada con los promedios de pagos según certificaciones señaladas en la ley.

-- El promedio a tener en cuenta por las certificaciones de salud y educación es de hasta el 15% de lo devengado, el promedio a tener en cuenta por valores de intereses y corrección monetaria es determinado por el gobierno cada año.

-- Analizar e identificar el tipo de alternativa y promediar según valores certificados por los establecimientos educativos ya sean colegios, universidades o centros educativos y las entidades financieras (bancos, corporaciones o fondos).

-- Incluir el promedio liquidado en el programa creado en sistemas para que efectivamente se produzca la modificación solicitada por el funcionario en su base salarial.

-- Verificar el ingreso de las modificaciones en el sistema de acuerdo a los promedios presentados, una vez corridos los procesos de prenómina y nómina definitiva.

-- Verificar en la base de datos si fue tomada realmente dicha modificación según programa manejado con sistemas.

-- Constatar si las modificaciones efectuadas figuran y están sujetas a los procedimientos establecidos en la normatividad, solicitar listado a sistemas.

-- Correr cada seis meses a través del programa de sistemas, según los pagos efectuados, los procesos en lote de los períodos establecidos en la ley para cambio de la base salarial sujeta a retención, y confrontar mediante prueba selectiva; en caso de inconsistencias debe corregirse oportunamente.

-- Explicar al funcionario que solicite aclaración de como se le estableció y aplicó el descuento de Retención en la Fuente, acorde a las normas vigentes, y en caso de encontrar inconsistencias, deben tomarse los correctivos y efectuar si fuere del caso los reintegros a los funcionarios o los descuentos de la DIAN.

-- Corregir para el siguiente mes en caso que haya que efectuar algún ajuste, detectado en la nómina definitiva.

CONTROL

Dar cumplimiento Institucional a lo establecido en la Norma Tributaria – Aplicación Retefuente – sobre los valores devengados por los funcionarios de la CGR.

10.3.6 Trámite embargos

-- Recepcionar la orden judicial de embargo, que puede ser por procesos de alimentos, cooperativas o ejecutivos civiles.

-- Radicar toda la correspondencia en la base de datos.

-- Verificar y clasificar las órdenes de embargos de acuerdo con su contenido y prelación de embargos de conformidad con las normas legales vigentes.

-- Solicitar a la oficina de Tesorería o del Fondo de Bienestar Social, la liberación del cupo necesario para poder activar el embargo en el sistema.

-- Devolver la orden judicial al juzgado, cuando el embargo sea ejecutivo y el funcionario ya se encuentre embargado.

-- Incluir en el sistema de nómina los embargos de conformidad con la normatividad vigente sobre el orden de prelación de los embargos, así: embargos fiscales, laborales, por alimentos, cooperativas (embargos y descuentos) y ejecutivos.

-- Incorporar la información en el sistema de nómina, de acuerdo a los códigos, establecidos por la Oficina de sistemas, antes del cierre de novedades.

-- Verificar que todas las novedades tanto de embargo como desembargo, hayan sido tomadas debidamente por el sistema, que el descuento que se esté efectuando corresponda a lo decretado y que el embargo grabado no supere el 50% de lo devengado por el funcionario.

-- Reportar a la oficina de sistemas, las inconsistencias observadas para las correcciones y ajustes correspondientes.

-- Verificar, antes de listar la nómina definitiva, que efectivamente se hayan efectuado las correcciones requeridas.

-- Extraer de los listados de pagos a terceros, una vez corrida la nómina definitiva, los reportes de los códigos por embargos judiciales tanto de la nómina de Bogotá como de la fuera de Bogotá (130 y 190).

-- Bajar del sistema el archivo plano FTP para su revisión y ajustes del caso, teniendo en cuenta las novedades incluidas en el mes.

-- Actualizar el cuadro control de acumulados según el embargo, por cada demandado, anotando: cédula de ciudadanía, ciudad, juzgado que ordena el embargo, nombre y apellidos del demandado, nombre y apellidos del demandante, cuantía a descontar si la hay, fecha y número del oficio, mes a que corresponde y valor descontado.

-- Verificar que el valor del cuadro de acumulados coincida con el valor total de los reportes (utilizando fórmula).

-- Elaborar un listado por separado de los beneficiarios, de los pagos efectuados por ventanilla, consignaciones a cuenta personal, o los que haya que reintegrarles el valor de la cuota ya sea por desembargo o por mayor valor descontado.

-- Elaborar la relación de los descuentos de depósitos judiciales, para el Banco Agrario, teniendo en cuenta el diseño del archivo plano establecido por el Banco.

-- Cruzar el valor de los depósitos judiciales y de los pagos efectuados por ventanilla lo que será igual al total del valor de los reportes.

-- Grabar el archivo plano de los depósitos judiciales en el medio magnético una vez se haya revisado.

-- Hacer la validación respectiva del disquete por pare del Banco Agrario.

-- Enviar a la Tesorería de la Contraloría, la relación de los descuentos y el disquete que contiene los depósitos judiciales, de igual forma el listado de los pagos por ventanilla o los reintegros si fuere del caso.

-- Recibir copia firmada por parte de Tesorería y archivar los documentos.

-- Responder a los entes judiciales y funcionarios sobre las órdenes de embargo y/o requerimientos allegados.

-- Proyectar oficios de respuestas a los juzgados, de conformidad con lo ordenado y el trámite dado a las órdenes judiciales.

-- Organizar la documentación de los embargos cuando se presente el desembargo del proceso, terminación de la cuantía o que el demandado pasa a ser ex funcionario de la entidad; para su posterior envío, a la historia laboral de cada demandado, que se hace cada seis meses.

CONTROL

Verificar que los descuentos por embargo, hayan sido incluidos antes del cierre de novedades, en cumplimiento a las órdenes judiciales, y de conformidad al orden de prelación y el porcentaje establecido en la ley y que se remita a tesorería lo pertinente para el trámite de los depósitos judiciales respectivos ante el Banco Agrario.

10.3.7 Cobro de incapacidades a las E.P.S.

-- Recibir la resolución de las incapacidades por enfermedad, verificarla y liquidarla en el formato Excel por cada Entidad Promotora de Salud (E.P.S); elaborar el oficio para radicarlas o descontarlas según el caso, en cada una de las E.P.S. y enviarlas por correo certificado o personalmente.

-- Transcribir las incapacidades de Cajanal, una vez liquidadas, en formatos establecidos para tal fin, pasarlas a formularios de autoliquidación una a una, deben ser descontadas como “saldo a favor del empleador”, por ser de períodos anteriores, radicarlas personalmente en Cajanal, donde un funcionario se encarga de verificar su liquidación, para autorizar el descuento en la próxima autoliquidación.

-- Recopilar las incapacidades de enfermedad y maternidad del ISS, transcribirlas una a una en formato especial del ISS y radicar personalmente en las sedes autorizadas de esta Entidad para su cobro, donde se asigna un número consecutivo con el cual se descuenta en la autoliquidación.

-- Recepcionar las autorizaciones de incapacidades por enfermedad general y maternidad que envían las E.P.S. de igual manera las autorizaciones de descuento por concepto de saldos a favor del empleador, valores pagados de más etc. para descontarlas en la siguiente autoliquidación, -- Recopilar la Información, hacer informe para enviar mensualmente a la dirección financiera sobre incapacidades descontadas y pendientes de descontar.

-- Clasificar la información, Fotocopiar las incapacidades descontadas y radicadas al igual que las resoluciones e incluirla en el sistema y archivar.

CONTROL

Liquidar y cobrar las incapacidades y demás descuentos a las administradoras del sistema.

10.3.8 Cumplimiento sentencias por reintegro

-- Proyectar la Resolución de reintegro de conformidad con lo ordenado en la sentencia judicial.

-- Enviar para revisión de la Oficina Jurídica.

-- Con el visto bueno de la Oficina Jurídica, enviar para firma del Contralor.

-- Firmada la resolución, numerar, fechar y notificar al interesado y a su abogado.

-- Si el ex funcionario acepta reintegrarse al cargo para el cual fue nombrado en cumplimiento de la sentencia, deberá actualizar la afiliación en salud, pensión, riesgos profesionales, caja de compensación y apertura de cuenta de nómina.

-- Si el ex funcionario no acepta reintegrarse al cargo para el cual fue nombrado en cumplimiento de la sentencia y presenta renuncia al cargo deberá tramitarse la renuncia de conformidad con lo establecido en la ley.

-- Solicitar certificaciones a la Dirección de Política de Administración Pública del Departamento Administrativo de la Función Pública, y a la División de Cumplimiento Voluntario y Determinación de Obligaciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

-- Expedida la certificación por el Departamento Administrativo de la Función Pública acerca que el ex funcionario a reintegrar haya laborado durante el tiempo que estuvo fuera de la Entidad en otras entidades del Estado, se solicitará a las diferentes entidades, que expidan certificación en que conste las sumas percibidas por concepto de salarios y prestaciones sociales, así como constancia de los descuentos aplicados.

-- Efectuar la liquidación de las sumas que la sentencia ordena pagar y efectuar las deducciones por concepto de salarios y prestaciones percibidos en otras Entidades Públicas, durante el tiempo que estuvo separado del cargo, siempre que la Sentencia, así lo ordene.

-- Indexar los valores liquidados.

-- Enviar a la Dirección Financiera informe de los valores liquidados e indexados, a fin que se trámite la disponibilidad presupuestal y se profiera Resolución de reconocimiento y pago.

-- Una vez proferida la Resolución de reconocimiento y pago de lo ordenado en la sentencia judicial debidamente ejecutoriada, deberá ser enviada a la Dirección de Gestión del Talento Humano para liquidar la retención en la fuente y los aportes para pensión, con posterioridad disponer lo correspondiente para enviar esta información a la Dirección Financiera de la Entidad a fin que aplique el descuento de retención en la fuente y trámite las autoliquidaciones ante el fondo de pensiones señalado por el ex funcionario a reintegrar.

-- Si el ex funcionario a reintegrar por sentencia judicial debidamente ejecutoriada, no acepta el cargo para el cual fue nombrado por reintegro, debe adelantarse el proceso de liquidación de cesantías definitivas y la expedición de la resolución correspondiente.

CONTROL

Verificar que la proyección del acto administrativo de reintegro y la liquidación de la sentencia se hagan de conformidad con lo ordenado en la sentencia judicial.

10.3.9 Procedimiento para el descuento de días o fracciones horarias de los mismos no laborados sin justa causa

-- Cuando un funcionario al servicio de la Contraloría General de la República deje de concurrir al sitio o dependencia donde deba prestar sus servicios durante fracciones horarias o días laborales, sin completar tres (3) días, corresponde al jefe inmediato del mismo solicitar las explicaciones que justifiquen la ausencia del funcionario, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su reintegro.

-- Dentro de este mismo término el funcionario podrá aportar las pruebas tendientes a justificar su ausencia. Si el funcionario no se presentare espontáneamente a justificar su ausencia, corresponde al jefe inmediato conminarlo a ello por el medio que considere más expedito.

-- De no ser satisfactorios los descargos o no ser presentados, el jefe inmediato del funcionario reportará la ausencia ante la Gerencia del Talento Humano, para lo cual certificará que días o fracciones horarias de los mismos no fueron laborados por el funcionario, determinando que no existía justificación legal.

-- Recibido el reporte, el Gerente del Talento Humano ordenará el descuento de los días o fracciones horarias no laboradas. Para efectos del procedimiento interno de liquidación de nómina, si la novedad no pudiere ser incorporada en el mes o meses correspondientes, se procederá a efectuar el descuento respectivo en el mes en el que se registre la información.

Para el cálculo del valor de un día de salario, se tomará el valor del salario junto con todos los factores que lo integran y que se recibieren en el mes en que se produjere la ausencia, dividido entre treinta (30). Si la ausencia fuere de más de un, -- (1) día sin completar tres (3) días, el resultado antes obtenido se multiplicará por el número de días de inasistencia.

-- Para el cálculo del valor de la hora laboral se tomará como referente el ejercicio señalado en el numeral anterior en donde al determinar el valor del día, se dividirá en ocho (8) horas laborales y se multiplicará por el número de horas laborales de inasistencia.

CONTROL

Verificar la aplicación de la Resolución Reglamentaria 0047 del 26 de enero de 2007.

CAPITULO XI.

PROGRAMA DE ATENCIÓN INTEGRAL P.A.I.

11.1 Objetivo:

Analizar las situaciones de salud que afectan al funcionario en su desempeño y aplicar estrategias de gestión que le ayuden a solucionarlas a nivel personal y laboral con el fin de aportar herramientas para su bienestar y la productividad de la Entidad.

11.2 Base Normativa

Se fundamenta en:

-- Resolución 1016 de 1989 “por medio de la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional” -- Literales a) y c) de los artículos 2° y 21 del Decreto 1295 de 1994 “por medio de los cuales se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales”.

-- Numeral 1 del artículo 69 del Decreto 267 de 2000 el cual establece a la Gerencia del Talento Humano “Dirigir y diseñar de acuerdo con lo que disponga el Contralor General de la República al respecto, las políticas, planes y programas que se deban implantar en materia de talento humano para su desarrollo integral”.

-- Numeral 1 del artículo 70 del Decreto 267 de 2000 el cual establece a la Dirección de Gestión del Talento Humano “Proponer las políticas, planes y programas para la utilización y el control adecuado de los recursos humanos de la Contraloría General de la República y programar su aplicación” -- Numeral 7.2 del Objetivo Corporativo 7 del Plan Estratégico 2007 – 2010 Eficiencia y Moralidad en la Gestión Pública de la Contraloría General de la República.

11.3 Desarrollo:

11.3.1 Recepción de casos:

-- La situación del funcionario que se considere requiere intervención por parte del Programa de Atención Integral, puede ser informada a la Dirección de Gestión del Talento Humano por el afectado, jefe inmediato o por la familia, al encargado del programa.

-- Cuando la situación es presentada en forma escrita, la Directora de Gestión del Talento Humano remite el caso para su valoración y trámite pertinente.

-- Cuando la situación es presentada en forma verbal se valora la situación y orienta al funcionario el procedimiento.

11.3.2 Valoración y Orientación:

-- Valoración de la situación presentada y orientación al funcionario sobre el procedimiento a seguir.

-- Si la situación valorada no corresponde a un caso competencia del PAI, se procede a orientar al funcionario sobre la dependencia o entidad competente.

-- Si la situación corresponde a dificultades de salud se procede a realizar el levantamiento de información a través del diligenciamiento de la ficha técnica y solicitud de los soportes respectivos.

11.3.3 Trámite de casos:

Aplicación instrumentos de evaluación (si el caso lo amerita), para determinar un diagnóstico y aplicación de estrategias de intervención.

11.3.4 Seguimiento y actualización:

Seguimiento y actualización de los casos por un periodo de 4 meses para verificar el control de los factores de riesgo cuando se trata de condiciones laborales; se aplicarán herramientas de medición (cuando el caso lo amerite) y se archivará.

CONTROL.

Verificar el desarrollo de los procedimientos y actuaciones que se apliquen en las diferentes etapas de acuerdo a los indicadores establecidos.

CAPITULO XII.

PROGRAMA DE ACOSO LABORAL.

12.1 Objetivo:

Establecer metodologías y mecanismos de prevención y analizar las posibles situaciones de acoso laboral con el fin de implementar estrategias que coadyuven a su solución y a generar un buen ambiente laboral.

12.2 Base Normativa:

-- Artículo 35 del Decreto 267 de 2000, en sus numerales segundo y cuarto establece como funciones del contralor “adoptar las políticas, programas, planes y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la Ley” y “Dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República de acuerdo con la ley”.

-- La Ley 1010 de 2006, por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo -- Resolución 0734 del 15 de marzo de 2006 del Ministerio de la Protección que establece el procedimiento para adaptar los reglamentos de trabajo a las disposiciones de la Ley 1010 de 2006.

-- Resolución Reglamentaria 0037 del 19 de julio de 2006 expedida por el Contralor General de la República, “por la cual se definen los mecanismos de prevención del acoso laboral y el procedimiento interno para su solución”.

-- Circular 020 de 18 de abril de 2007 expedida por el Procurador General de la nación, que aclara el procedimiento y las instancias para asumir las denuncias por presunto acoso laboral.

12.3 Desarrollo

12.3.1 Mecanismos de Prevención de Acoso Laboral

-- Fase de Sensibilización

-- Fase de Capacitación

-- Fase de Evaluación

12.3.2 Procedimiento para el análisis de las posibles situaciones de Acoso Laboral

-- Recepción de casos: El funcionario que se siente afectado informa al Comité Conciliatorio para Casos de Acoso Laboral, a través de la Dirección de Gestión de Talento Humano, quien hace la Secretaría Técnica del Comité.

-- El Director(a) de Gestión de Talento Humano, remite el caso al funcionario responsable de tratar los temas de Acoso Laboral.

-- Se efectúa el análisis y sustanciación y ampliación de pruebas del caso, dentro de los 15 días hábiles siguientes a partir de la fecha de recibido.

-- Presentación de informe preliminar a la Secretaría Técnica para realizar los ajustes respectivos.

-- Elaboración informe final para el (la) Secretario(a) Técnico(a), con el cual se argumenta el caso ante el Comité Conciliatorio para casos de Acoso Laboral.

-- La Secretaría Técnica convoca a reunión del Comité Conciliatorio para Casos de Acoso Laboral, en donde se presenta el informe respectivo, se analiza cada caso, se emite un concepto y se toma una decisión.

-- Valorado el caso por el comité de Acoso Laboral y en caso de indicios de conductas constitutivas de Acosos Laboral se citará a audiencia donde las partes podrán aportar los medios probatorios establecidos en la ley, al interior de la audiencia.

-- En caso de no considerarse la situación como de Acoso Laboral, se procede a su archivo y de ser necesario se da traslado a la dependencia competente, a fin que se implemente el plan de intervención a que haya lugar y se minimice la situación de riesgo de clima y/o acoso laboral.

-- En caso de calificarse la situación como de acoso laboral, el comité procede a realizar la conciliación entre las partes. En el evento en que sea en el nivel desconcentrado, el comité procede a través de Videoconferencia, desplazamiento a la Gerencia Departamental donde se hubiere reportado el caso o el desplazamiento de los implicados al nivel central de la Contraloría General de la República.

-- En ambas situaciones, sea que constituya o no conductas de acoso laboral, la Dirección de Gestión de Talento Humano, hará intervención y seguimiento a las recomendaciones y compromisos establecidos por el Comité.

-- En caso de incumplimiento por alguna o ambas partes de los compromisos adquiridos en el acta de conciliación se enviará a la Procuraduría General de la Nación de conformidad con el artículo 12 inciso 2° de la Ley 1010 de 2006 y el numeral de la Circular 020 emitida por la Procuraduría General de la Nación.

CONTROL:

Verificar la aplicación de la Ley 1010 de 2006 y la Resolución 0037 del 19 de julio de 2006.

CAPITULO XIII.

PROCEDIMIENTO DE RETIRO.

13.1 Objetivo:

Que el Sistema de Información de personal refleje oportunamente las novedades de esta índole

13.2 Base Normativa

Decreto 1950 de 1973, Decreto 268, artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo y Resolución reglamentaria 048 del 26 de enero de 2007.

13.3 Desarrollo:

13.3.1 Por renuncia

-- Recibir en la Dirección de Gestión del Talento Humano, directamente del interesado la carta de renuncia del funcionario y realizar nota de presentación personal, o mediante envío previa presentación personal ante la Gerencia Departamental, Notaría de la Ciudad o Consulado.

-- Proyectar y enviar el proyecto de aceptación de renuncia para la firma del Contralor General.

-- Recibir, numerar, incluir al sistema de información de personal y comunicar la resolución.

-- Comunicar a nómina y seguridad social para lo pertinente.

-- Remitir documentos a la historia laboral.

CONTROL

Verificar los requisitos y el cumplimiento de términos de la renuncia establecidos en los artículos 110 a 116 del Decreto 1950 de 1973, previo a la proyección del acto administrativo correspondiente.

13.3.2 Por muerte

-- Solicitar y aportar el acta de defunción del funcionario fallecido.

-- Proyectar resolución y enviar para el trámite al Contralor General.

-- Recibir, numerar, incluir al sistema.

-- Comunicar la resolución.

-- Comunicar a los Grupos de Nómina, y Seguridad Social para lo pertinente.

-- Remitir documentos a la historia laboral.

CONTROL

Verificar que la fecha de retiro esté de conformidad con el acta de defunción.

13.3.3 Reconocimiento de beneficiarios

13.3.3.1 Objetivo:

Establecer el procedimiento que se debe observar para el reconocimiento de beneficiarios por muerte del funcionario.

13.3.3.2 Procedimiento

-- Recepcionar grupo de novedades la copia de la Resolución que declara la vacancia del cargo por muerte.

-- Estudiar los documentos aportados para acreditar parentesco con el causante.

-- Solicitar a la Dirección de Recursos Físicos la publicación de avisos, para que todo beneficiario con igual o mejor derecho presente su reclamación.

-- Solicitar al Grupo de cesantías informe sobre si el causante tiene cesantías pendientes por cancelar.

-- Solicitar al grupo de nómina, certifique sobre salarios y demás prestaciones adeudadas al causante.

-- Proyectar la Resolución de reconocimiento de beneficiarios por muerte del funcionario para firma del Gerente de Talento Humano.

-- Numerar y notificar la Resolución de reconocimiento a los beneficiarios.

-- Si se presentan recursos contra la Resolución, resolver el recurso de reposición y enviar el expediente a la Oficina Jurídica para que sea resuelto el recurso de apelación.

-- Debidamente ejecutoriada la Resolución de reconocimiento de beneficiarios, se envía copia al Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y a la Dirección Financiera de la Entidad.

13.3.4 Por retiro forzoso

-- Verificar en el sistema la edad del funcionario.

-- Proyectar y enviar la resolución para revisión de la Oficina Jurídica.

-- Una vez revisada por la Oficina Jurídica, enviar para la firma del Contralor General.

-- Recibir, numerar, incluir al sistema.

-- Comunicar la resolución.

-- Comunicar a nómina y seguridad social para lo pertinente.

-- Verificar si el funcionario está pensionado y comunicar al Fondo de pensiones.

-- Remitir documentos a la historia laboral.

CONTROL

Verificación del cumplimiento de la edad límite para el retiro forzoso de conformidad con la ley.

13.3.5 Por declaratoria de insubsistencia

-- Proyectar y enviar la resolución para la firma del Contralor.

-- Recibir, numerar, incluir al sistema de información de personal y comunicar la resolución.

-- Comunicar a nómina y seguridad social para lo pertinente.

-- Remitir documentos a la historia laboral.

CONTROL

Verificar el carácter '64e la vinculación del funcionario que va a ser declarado insubsistente.

13.3.6 Por declaratoria de insubsistencia como consecuencia de calificación no satisfactoria en la evaluación del desempeño

-- Recibir documentación de evaluación del desempeño no satisfactoria -el Grupo de planta.

-- Proyectar y enviar la resolución de insubsistencia para la firma del Contralor.

-- Recibir, numerar, fechar, incluir al sistema.

-- Comunicar la resolución.

-- Comunicar a los Grupos de Nómina, y Seguridad Social para lo pertinente.

-- Remitir documentos a la historia laboral.

CONTROL

Que la resolución de cancelación de escalafón esté debidamente ejecutoriada y se refiera a un funcionario de carrera administrativa.

13.3.7 Por reconocimiento de pensión de invalidez

-- Recibir el acto administrativo o el oficio mediante el cual el fondo de pensiones reconoce la pensión de invalidez.

-- Proyectar resolución de retiro, para la firma del Contralor General.

-- Recibir, numerar, incluir al sistema y comunicar al funcionario la resolución.

-- Enviar copia de la resolución a la historia laboral.

CONTROL

Verificar que esté debidamente reconocida la pensión de invalidez.

13.3.8 Por abandono del cargo

-- Cuando un funcionario al servicio de la Contraloría General de la República presuntamente incurra en la conducta establecida en el artículo 126 del decreto 1950 de 1973, corresponde al jefe inmediato del mismo solicitar las explicaciones que justifiquen la ausencia del funcionario, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su reintegro.

-- Dentro de este mismo término el funcionario podrá aportar las pruebas tendientes a justificar su conducta. Si el funcionario no se presentare espontáneamente a justificar su ausencia, corresponde al jefe inmediato conminarlo a ello por el medio que considere más expedito.

-- De no ser satisfactorios los descargos o no ser presentados los mismos, el jefe inmediato del funcionario lo reportará a la Gerencia del Talento Humano, determinando que no existió justificación legal para la conducta.

-- Si se encontrare que la conducta del funcionario no es constitutiva de abandono, pero puede constituir una presunta falta disciplinaria, el jefe inmediato del funcionario involucrado dará traslado a la Oficina de Control Disciplinario para lo de su competencia.

-- Recibido el reporte, la Gerencia del Talento Humano evaluará si existe mérito para la iniciación de una investigación administrativa. De no existir, se ordenará el archivo del antecedente.

Si existiere, se dispondrá mediante auto la apertura de la investigación del caso.

-- En dicho auto se indicará que asiste al funcionario el derecho a brindar las explicaciones del caso y a solicitar y aportar las pruebas que considere conducentes y pertinentes.

El plazo que se concederá para los descargos no podrá exceder de diez (10) días. En el referido auto podrá disponerse la práctica de las pruebas de oficio que se estimen conducentes y pertinentes.

-- Este auto será notificado de conformidad con los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo. Contra el mismo no procederá recurso alguno.

-- Las pruebas de oficio que no hubieren sido decretadas en el auto de apertura de la investigación y las solicitadas por el investigado serán decretadas mediante auto de trámite, el cual se notificará por estado y contra el cual no procede recurso alguno. Las pruebas así decretadas se practicarán en un período mínimo de diez (10) y máximo de treinta (30) días.

-- Cuando las pruebas sean denegadas, dicho auto será notificado de conformidad con los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, contra el cual procederán los recursos de reposición y apelación.

-- Vencido el término otorgado para los descargos y practicadas las pruebas a que hubiere lugar, se procederá a decidir mediante auto el cual deberá notificarse de conformidad con los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo. Cuando se requiera notificación en sede administrativa diferente de a la que produjo la decisión, podrá delegarse para tal efecto a los Gerentes Departamentales.

-- Si se encontrare justificada la conducta, se ordenará el archivo del trámite administrativo.

Si se encontrare que no existió justificación para la conducta en que incurrió el funcionario se ordenará la declaratoria de vacancia del cargo, la cual se realizará mediante resolución.

-- Una vez comunicada la resolución por la cual se ordena la declaratoria de vacancia del cargo, el funcionario deberá allegar a la Gerencia del Talento Humano el carné que lo acredita como funcionario de la entidad, el carné de la Administradora de Riesgos Profesionales, certificado de último día laborado, certificado de paz y salvo de archivo documental, paz y salvo de inventarios y formato de declaración de bienes y rentas.

-- Para la sustanciación del caso, el Gerente del Talento Humano podrá designar a cualquier funcionario de la Gerencia del Talento Humano, quien deberá ser abogado.

CONTROL

Verificar la aplicación de la Resolución Reglamentaria 0048 del 26 de enero de 2007.

CAPITULO XIV.

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA.

14.1 Objetivo:

Liquidar la nómina de los funcionarios y ex funcionarios de la Contraloría General de la República, de acuerdo a las novedades que se presenten y a las exigencias de las normas legales vigentes.

14.2 Base normativa

-- Decreto 1045 de 1978, Resolución 0076 del 23 de octubre de 2008, Decretos de salarios vigentes.

14.3 Desarrollo:

14.3.1 Revisión de liquidación de sueldo.

-- Registrar datos de los funcionarios, de acuerdo con los actos administrativos y novedades producidas.

-- Verificar la fecha de retiro de los funcionarios según las resoluciones de insubsistencia o renuncia y último día laborado.

-- Revisar la liquidación de los días de sueldo teniendo en cuenta las novedades generadas en el mes, como son: licencias de enfermedad, maternidad, ordinarias, comisiones, sanciones, multas, destituciones, vacancia por abandono de cargo, vacancia por defunción, insubsistencia y diferencia sueldo por encargo.

-- Realizar los ajustes a que haya lugar en el sistema y generar la nómina definitiva.

-- Organizar el original de la nómina autorizada de consignación y pago por ventanilla, por dependencias y departamentos y enviarla a la Dirección de Recursos Financieros (Tesorería), para lo de su competencia.

-- Registrar la información de la nómina definitiva de los funcionarios y ex funcionarios en el kárdex.

-- Proceder a archivar la copia de la nómina de Bogotá por dependencias y fuera de Bogotá por departamentos.

CONTROL

Verificar que se incorporen en tiempo real las novedades de personal para la liquidación de la nómina.

14.3.2 Revisión de liquidación remuneración adicional.

-- Liquidar con el 8% adicional de la asignación básica mensual, a los funcionarios que laboren en los departamentos creados por el artículo 309 de la Constitución Política así: (Arauca, Guainía, Guaviare, Amazonas, Putumayo, San Andrés, Casanare, Vaupés y Vichada), y hacer los correspondientes ajustes cuando los mismos sean trasladados a otro departamento o al nivel central o viceversa.

-- Verificar que el funcionario realmente esté laborando en los departamentos enumerados en el numeral anterior para liquidarle esta remuneración.

-- Revisar que todas las prestaciones sean liquidadas con la remuneración adicional, exceptuando lo correspondiente a prima técnica.

-- Registrar en el kárdex la remuneración adicional sumada con el sueldo, ya que hace parte del mismo rubro.

CONTROL

Verificar que la liquidación de la remuneración adicional se aplique únicamente a los funcionarios que laboren en los departamentos creados por el artículo 309 de la Constitución Política.

14.3.3 Revisión de liquidación de prima técnica.

-- Verificar que la asignación de la prima técnica no supere el 50% de la asignación básica mensual, otorgada mediante acto administrativo por el Contralor General de la República, previo estudio de los requisitos.

-- Verificar que la asignación de prima técnica automática solamente proceda para el Contralor Delegado, el Director de Oficina, Gerentes grado 04, Secretario Privado y Director grado 03.

-- Verificar que la prima técnica automática sea equivalente al 50% de la asignación básica mensual.

-- Revisar que la prima técnica del Vicecontralor, sea asignada en la cuantía determinada por el decreto anual que fija las escalas de remuneración y no constituya factor salarial para ningún efecto legal, a excepción de la Bonificación especial de recreación B.E.R.

-- Revisar que a partir de la fecha de la resolución de la asignación de Prima Técnica, esta se tenga en cuenta para las liquidaciones de las prestaciones que se vayan causando.

-- Verificar que la prima técnica asignada a los funcionarios que laboran ordinariamente en los departamentos creados por el artículo 309 de la Constitución Política, se tome sobre la asignación básica mensual, es decir sin tener en cuenta el 8% de la remuneración adicional.

-- Registrar en el kárdex la resolución de Prima técnica con el porcentaje asignado, para la revisión de la nómina mensual.

CONTROL

Verificar que la prima técnica automática sea el equivalente al 50% de la asignación básica mensual y la asignada por resolución, sea de conformidad con el porcentaje aprobado por el Contralor General, sin exceder el 50%.

14.3.4 Revisión de liquidación prima de alta gestión.

-- Revisar prima de alta gestión asignada automáticamente en un porcentaje del 20% de la asignación básica mensual para: Contralores Delegados, Directores de Oficina, Gerentes grado 04, Secretario Privado y Directores grado 03.

-- Verificar que la prima de alta gestión para el Vicecontralor sea asignada en una cuantía determinada por el decreto anual en donde se fijan las escalas de remuneración y que no constituya factor salarial para ningún efecto legal a excepción de bonificación especial de recreación.

-- Registrar en el kárdex el porcentaje de prima de alta gestión a los Contralores Delegados, Directores de oficina, Gerentes grado 04, Secretario Privado y Directores grado 03.

CONTROL

Comprobar que la Prima de alta Gestión automática sea equivalente al 20%.

14.3.5 Revisión de liquidación gastos de representación.

-- Liquidar los gastos de representación al Contralor General de la República, y al Vicecontralor con una asignación mensual establecida por decreto, siendo factor salarial para todos sus pagos.

-- Liquidar los gastos de representación al Vicecontralor teniendo en cuenta que de la remuneración mensual asignada, el 50% que corresponde a este concepto.

-- Registrar las sumas asignadas por decreto en el kárdex para la revisión de la nómina, en caso de presentarse alguna novedad, efectuar en la nómina del mes siguiente los ajustes correspondientes.

CONTROL

Tener en cuenta que la liquidación de gastos de representación, deberán ser liquidados únicamente para el señor Contralor y Vicecontralor.

14.3.6 Revisión de liquidación prima especial de servicio del Contralor General.

-- Liquidar mensualmente la prima especial de servicios al Contralor General de la República, que es aquella que sumada a los demás ingresos laborales, iguale a los percibidos en su totalidad por los miembros del congreso. Esta prima reemplaza en su totalidad y deja sin efecto cualquier otra prima, con excepción de la prima de Navidad.

-- Verificar que esta prima sea liquidada todos los meses.

-- Verificar que la prima especial de servicios sea sin carácter salarial.

-- Conciliar anualmente dentro de cada vigencia fiscal, de conformidad con la certificación expedida por el pagador del Honorable Senado de la República, la Prima Especial de Servicios del Señor Contralor a fin de que sumada a los demás ingresos laborales, iguale a los percibidos en su totalidad por los miembros del Congreso de la República durante la correspondiente vigencia fiscal.

CONTROL

Tener en cuenta los ingresos de los miembros del congreso para establecer, liquidar mensualmente y conciliar anualmente la prima especial de servicios del Señor Contralor.

14.3.7 Revisión de liquidación subsidio de alimentación.

-- Liquidar el Subsidio de alimentación a los funcionarios cuya asignación básica mensual no sea superior a la suma fijada mediante el decreto anual de salarios.

-- Revisar que la liquidación de este subsidio, no se efectúe a los funcionarios que se encuentren en vacaciones, licencias ordinarias, sancionado o suspendidos en el ejercicio del cargo.

-- Registrar en el kárdex la suma asignada por el decreto anual para información permanente.

CONTROL

Establecer que el subsidio de alimentación esté de acuerdo con la suma fijada en el decreto de salarios.

14.3.8 Revisión liquidación auxilio de transporte.

-- Liquidar el auxilio de transporte a los funcionarios cuya asignación básica mensual no supere dos salarios mínimos legales de acuerdo con la cuantía que el Gobierno determine para los particulares.

-- Revisar que la liquidación de este auxilio, no se efectúe a los funcionarios que se encuentren en vacaciones, licencias ordinarias o estén sancionados o suspendidos en el ejercicio del cargo.

-- Registrar en el kárdex la suma asignada por el gobierno nacional para información permanente.

CONTROL

Tener en cuenta que la suma asignada por el gobierno nacional para los particulares sea la misma que se aplique para los funcionarios de la Contraloría General.

14.3.9 Revisión liquidación auxilio de movilización.

-- Liquidar el auxilio de movilización a los funcionarios que demuestren mediante constancia expedida por el jefe inmediato que desempeñan las funciones de mensajería y que pertenezca al nivel asistencial grado 1.

-- Revisar que la liquidación de este subsidio, no se efectúe a los funcionarios que se encuentren en vacaciones, licencias ordinarias, o estén sancionados o suspendidos en el ejercicio del cargo.

-- Revisar que la suma liquidada sea el doble del auxilio de transporte.

-- Registrar en el kárdex el auxilio de movilización para información permanente.

CONTROL

Verificar que el auxilio de movilización se liquide únicamente al nivel asistencial grado 1, certificado por el respectivo jefe inmediato.

14.3.10 Revisión liquidación de bonificación por servicios.

-- Verificar que el funcionario haya cumplido un año sin interrupción alguna en la Contraloría General. de la República, o venga de un organismo enumerado en el artículo 1º del Decreto-ley 1042 de 1978 y Decreto 1919 del 27 de agosto de 2002, sin solución de continuidad en el servicio.

-- Programar la fecha de Bonificación por servicios cuando el funcionario pase de un Organismo a la Contraloría General, teniendo en cuenta la certificación de continuidad expedida por la Entidad en la cual prestó sus servicios.

-- Revisar la liquidación de bonificación anual para los funcionarios que devenguen una asignación mensual inferior a dos (2) SMMLV, equivalente a un 50% de la asignación total mensual, es decir tomando como base el sueldo, el subsidio de alimentación, el auxilio de transporte y el auxilio de movilización, que corresponda al empleado en la fecha en que se cause el derecho a percibirla.

-- Revisar la liquidación de bonificación anual para los funcionarios que devenguen más de dos (2) SMMLV, equivalente a un 35% de la asignación total mensual, es decir tomando como base el sueldo, la prima técnica que sea factor (asignada por resolución), y gastos de representación que corresponda al empleado en la fecha en que se cause el derecho a percibirla.

-- Registrar la nómina definitiva en el kárdex de los funcionarios y ex funcionarios, en caso de presentarse inconsistencias realizar los ajustes en la nómina del mes siguiente.

CONTROL

Determinar que los porcentajes aplicados correspondan al 35% y al 50% de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

14.3.11 Revisión liquidación quinquenio.

-- Verificar que los funcionarios hayan laborado cinco años continuos al servicio únicamente de la Contraloría General de la República sin interrupción, tiempo durante el cual no se haya aplicado sanción disciplinaria de ningún orden.

-- Liquidar el quinquenio teniendo en cuenta que las licencias ordinarias, las comisiones para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción aplazan el tiempo para tener derecho de acuerdo con lo estipulado por ley.

-- Revisar la liquidación del quinquenio, teniendo en cuenta; sueldo mensual, prima técnica asignada por resolución, gastos de representación, subsidio de alimentación, auxilio de transporte, auxilio de movilización, una doceava de la bonificación por servicio, una doceava de la prima de servicios y una doceava de la prima vacacional.

-- Registrar el quinquenio en el kárdex teniendo en cuenta que si se presenta algún error incluir la novedad en el siguiente mes y efectuar los ajustes correspondientes.

Nota: Los funcionarios que ingresaron a la entidad después de la publicación de la Ley 106 de 1993 (30 diciembre) o se vincularon con solución de continuidad de otras entidades, el quinquenio no constituirá factor salarial para ningún efecto legal.

CONTROL

Constatar que para tener derecho a devengar el quinquenio, el funcionario haya laborado en la Contraloría General de la República 5 años continuos por cada periodo a liquidar, y que no haya sido objeto de sanción disciplinaria alguna.

14.3.12 Revisión liquidación vacaciones.

-- Verificar que el funcionario haya laborado 1 año de servicio sin interrupción alguna por licencia(s) ordinaria(s) y sanciones y liquidar 15 días hábiles de vacaciones, con base en el salario devengado al inicio del disfrute, teniendo en cuenta: sueldo, prima técnica (asignada por resolución), gastos de representación, una doceava de bonificación, una doceava de quinquenio (si es factor), una doceava de prima de servicios.

-- Confirmar con la resolución de vacaciones el período a disfrutar.

-- Revisar que el periodo a disfrutar no haya sido acumulado por más de dos años, y cuando se presente este caso, sólo procederá el aplazamiento por necesidades del servicio.

-- Si se trata de vacaciones aplazadas, se deben efectuar liquidaciones de diferencias de doceavas de bonificación, quinquenio y prima de servicios, la suma de lo anterior por el número de días/30.

-- Registrar las vacaciones en el kárdex teniendo en cuenta que si se presenta algún error se debe incluir la novedad en el mes siguiente efectuando los ajustes correspondientes.

CONTROL

Tener en cuenta que el funcionario haya laborado un año de servicio en la Entidad o con continuidad de otro organismo del estado y que las vacaciones se liquiden con la asignación que el funcionario tenga en el momento que inicia el disfrute y que hayan sido reconocidas por resolución.

14.3.13 Revisión de liquidación prima de vacaciones.

-- Liquidar la prima de vacaciones a los funcionarios que tengan derecho a disfrutar de ellas que será equivalente a 15 días de salario por cada año de servicio, teniendo en cuenta:

sueldo, prima técnica (asignada por resolución), gastos de representación, subsidio de alimentación, auxilio de transporte, auxilio de movilización, una doceava de la bonificación, una doceava del quinquenio ( si es factor), una doceava de prima de servicios; la suma de estos valores / 2 dependiendo de los periodos a disfrutar.

-- Revisar que los factores incluidos en la liquidación correspondan a los causados en el año inmediatamente anterior.

-- Si se trata de vacaciones aplazadas, se deben efectuar las diferencias del sueldo con las cuales se liquidó y el asignado en el momento a disfrutarlas, si es que hubiere y diferencias de doceavas de bonificación, quinquenio y prima de servicios.

-- Registrar la prima vacacional en el kárdex teniendo en cuenta que si se presentan inconsistencias se debe incluir la novedad con los ajustes correspondientes en el mes siguiente.

CONTROL

Establecer que la liquidación de todos los conceptos corresponda a los periodos solicitados y que hayan sido reconocidos por Resolución.

14.3.14 Revisión de liquidación bonificación especial de recreación.

-- Verificar que los funcionarios de la Contraloría General de la República que adquieren el derecho a las vacaciones, hayan iniciado el disfrute de las mismas dentro del año civil de su causación. Entendiéndose para efectos de la Bonificación Especial de recreación, por año civil el año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutar las vacaciones.

-- Liquidar la Bonificación Especial de Recreación, teniendo en cuenta el sueldo, prima técnica (automática y asignada por resolución), prima de alta gestión, Gastos de Representación, Prima Especial de Servicio, Subsidio de Alimentación, Auxilio de transporte y Auxilio de movilización.

-- Comprobar que la cuantía de la Bonificación Especial de Recreación equivalga a cinco (5) días de la remuneración mensual.

-- Verificar el no pago de la bonificación especial de recreación cuando las vacaciones no se disfrutan dentro del año civil de causación o son compensadas en dinero.

-- Liquidar la Bonificación Especial de Recreación en la misma nómina de liquidación de vacaciones y de prima vacacional.

-- Verificar que la Bonificación Especial de recreación no se tenga como factor salarial.

CONTROL

Verificar que la liquidación de la Bonificación Especial de recreación se efectúe a aquellos funcionarios que disfrutan las vacaciones dentro del año civil de su causación y esta corresponda a 5 días de su remuneración mensual.

14.3.15 Revisión de liquidación de la compensación en dinero del periodo de las vacaciones no disfrutadas (indemnización por vacaciones).

-- Recepcionar grupo de liquidación la copia de la resolución que concede la compensación en dinero.

-- Liquidar la compensación en dinero por el no disfrute de las vacaciones, previa disponibilidad presupuestal de la siguiente manera; 15 días hábiles de vacaciones y prima de vacaciones teniendo en cuenta: Sueldo, prima técnica (Automática y asignada por Resolución), Prima de Alta Gestión, Prima Especial de Servicio, Gastos de Representación, Subsidio de Alimentación, Auxilio de Transporte y Auxilio de Movilización.

-- Revisar que la compensación en dinero de las vacaciones corresponda únicamente a un año de servicio.

-- Revisar la no liquidación de la prima vacacional cuando se reconozca compensación de vacaciones a un ex funcionario que haya sido destituido.

-- Liquidar el reconocimiento de la indemnización de vacaciones a los ex funcionarios, cuando hayan causado un año de servicio o en su defecto le falten 30 días hábiles para ello, y cuando causen más de un período se tendrá en cuenta el período más el tiempo proporcional restante y se liquida a razón de una doceava por mes, sin tener en cuenta la bonificación especial de recreación.

-- Revisar que la liquidación de la compensación se efectúe con el salario que el funcionario esté devengando al momento que se expida la resolución de reconocimiento.

-- Registrar en el kárdex la indemnización de vacaciones y la prima vacacional teniendo en cuenta que si se presenta algún error se debe incluir la novedad en el mes siguiente efectuando los ajustes correspondientes.

CONTROL

Verificar que el reconocimiento de las vacaciones sea por el periodo de 1 año, por necesidades del servicio y a los ex funcionarios que no hayan alcanzado a disfrutar las vacaciones pendientes incluyendo períodos proporcionales en caso de tener acumulado más de un (1) período.

14.3.16 Revisión de liquidación de la compensación de vacaciones por aplazamiento (indemnización por vacaciones) -- Liquidar a funcionarios y a ex funcionarios la compensación en dinero por aplazamiento de vacaciones que no fueron disfrutadas, teniendo en cuenta: sueldo, prima técnica (Automática y asignada por resolución), gastos de representación, alta gestión, prima especial de servicios, subsidio de alimentación, auxilio de transporte, auxilio de movilización, la suma de lo anterior, por el número de días aplazados/30.

-- Liquidar que la compensación en dinero se efectúe con el salario que el funcionario tenga en el momento de expedición de la resolución.

-- Verificar que la compensación se realice por una sola vez en el año y que no se hayan indemnizado.

-- Verificar que no se efectúe liquidación de prima vacacional.

-- Revisar que la compensación en dinero haya sido reconocida por resolución.

-- Registrar en el kárdex la compensación en dinero por aplazamiento (indemnización) de vacaciones teniendo en cuenta que si se presenta error, se incluya la novedad en el mes siguiente efectuando los ajustes correspondientes.

CONTROL

Verificar que la compensación de las de vacaciones en dinero, correspondan a un año solamente y que su reconocimiento sea por necesidades del servicio.

14.3.17 Revisión de liquidación prima de servicio - anual.

-- Verificar que el funcionario haya laborado sin interrupción durante el ultimo año, en el período del 16 de junio del año anterior al 15 de junio del año en curso, para tener derecho según norma establecida, en caso contrario, se reconocerá a razón de una doceava parte por cada mes completo de servicio.

-- Liquidar la prima de servicio por doceavas descontando el tiempo de la licencia ordinaria, de la sanción, de la suspensión, de la comisión por nombramiento en cargo de libre nombramiento y remoción fuera de la entidad.

-- Liquidar la prima de servicios teniendo en cuenta los siguientes conceptos: sueldo, prima técnica asignada por resolución, gastos de representación, subsidio de alimentación, auxilio de transporte auxilio de movilización, una doceava de bonificación por servicio, una doceava de quinquenio (si constituye factor).

-- Liquidar la prima de servicio con la asignación salarial que el funcionario devengue a 15 de junio del año en curso.

-- Registrar en el kárdex la prima de servicio teniendo en cuenta que si se presenta algún error, incluir la novedad en el mes siguiente efectuando los ajustes correspondientes.

CONTROL

Verificar que la liquidación de la prima de servicio se efectúe por doceavas y con el salario que el funcionario tenga asignado a 15 de junio del año en curso.

14.3.18 Revisión de liquidación prima de navidad.

-- Verificar que el funcionario haya laborado sin interrupción durante el último año comprendido entre el 1 de enero al 30 de diciembre del año en curso, para tener derecho a lo establecido, en caso contrario, se reconocerá a razón de una doceava parte por cada mes completo de servicio.

-- Liquidar la prima de navidad por doceavas descontando el tiempo de la licencia ordinaria, de la sanción, de la suspensión, de la comisión por nombramiento en cargo de libre nombramiento y remoción fuera de la entidad.

-- Liquidar la prima de Navidad teniendo en cuenta los siguientes conceptos: sueldo, prima técnica asignada por resolución, gastos de representación, subsidio de alimentación, auxilio de transporte auxilio de movilización, una doceava de bonificación por servicio, una doceava de quinquenio (si constituye factor) y una doceava de prima vacaciones, y una doceava de prima de servicio.

-- Liquidar la prima de navidad con la asignación salarial que el funcionario devengue a 30 de noviembre del año en curso.

-- Registrar la prima de navidad en el kárdex de nómina.

CONTROL

Verificar que la liquidación de la prima de navidad se efectúe por doceavas con el salario que el funcionario tenga asignado a 30 de noviembre del año en curso.

14.3.19 Revisión de liquidación licencia de maternidad y paternidad -- Recibir copia de la resolución mediante la cual se reconoce la licencia de maternidad y paternidad.

-- Revisar las licencias de maternidad y paternidad teniendo en cuenta el IBL: la asignación básica mensual, los gastos de representación, prima técnica asignada, subsidio de alimentación, auxilio de transporte, una doceava de bonificación por servicio prestados, una doceava de prima de servicios y una doceava de prima de vacaciones.

-- Revisar que la liquidación se efectué con el salario que devengue el funcionario en el momento de iniciar el disfrutar de la licencia.

-- Liquidar la licencia de maternidad o paternidad al padre o a la madre adoptante del menor de siete años de edad que se reconocerá por resolución a partir de la fecha de entrega oficial del menor.

-- Revisar que la licencia por maternidad se reconozca mes a mes, hasta completar los 84 días.

-- Revisar que la licencia de paternidad se reconozca a razón de cuatro (4) días hábiles si cotiza uno sólo de los cónyuges y ocho (8) días hábiles si cotizan ambos cónyuges.

-- Registrar en el kárdex la resolución de licencia de maternidad y paternidad con el fin de llevar el control de lo pagado y efectuar los ajustes por el mayor o menor en el mes siguiente.

CONTROL

Constatar que la liquidación por licencia de maternidad y paternidad se efectúe con base en el salario que el funcionario tenga en el momento de disfrutar la licencia de maternidad.

14.3.20 Revisión de liquidación de licencia por enfermedad.

-- Recibir del grupo de liquidación copia de la resolución mediante la cual se reconoce la licencia por enfermedad.

-- Liquidar la licencia por enfermedad al funcionario de acuerdo al tiempo estipulado.

-- Liquidar las licencias por enfermedad hasta por un tiempo no mayor de 180 días por período máximos de 30 días cada uno.

-- Revisar que cuando se cumplan los 180 días de licencia por enfermedad, al funcionario se le suspendan las liquidaciones mensuales hasta tanto la E.P.S correspondiente envíe los resultados de la calificación dada por la Junta, a efectos de activarlo en nómina o esperar el reconocimiento de pensión de invalidez para retirarlo del sistema.

-- Revisar que la licencia por enfermedad se liquide con base en el IBL que el funcionario haya devengado en el mes anterior al inicio de la licencia.

-- Revisar la licencia de enfermedad teniendo en cuenta el IBL, que es igual a la asignación básica mensual, los gastos de representación, prima técnica asignada por resolución, subsidio de alimentación, auxilio de transporte, una doceava de bonificación por servicios prestados, una doceava de prima de servicios y una doceava de prima de vacaciones.

-- Revisar que la liquidación se efectúe a razón de las dos terceras partes de dicho salario durante los primeros 90 días de incapacidad y el 50% durante los días siguientes.

-- Efectuar la liquidación teniendo en cuenta que si la licencia de enfermedad es reconocida con posterioridad al pago de salarios, se debe descontar el salario mensual liquidado (sueldo y prima técnica) y descontar el mismo número de días correspondientes a la incapacidad y reconocidos como licencia.

-- Registrar en el kárdex la resolución de licencia de enfermedad con el fin de llevar el control de los meses pagados y efectuar los ajustes por el mayor o menor valor en el mes siguiente.

CONTROL

Verificar que la liquidación por licencia de enfermedad se efectúe con base en el salario que el funcionario tenga en el mes anterior al inicio de la misma y por el número de días efectivamente reconocidos y tramitados por la E.P.S. correspondiente.

14.3.21 Revisión de liquidación incapacidades por accidentes de trabajo.

-- Recibir del grupo de liquidación, copia de la resolución mediante la cual se reconoce la incapacidad por accidente de trabajo.

-- Revisar que en la incapacidad por accidente de trabajo se tome el 100% del salario base de cotización del mes anterior a la fecha de iniciación de la incapacidad.

-- Revisar que en la liquidación de la incapacidad por accidente de trabajo se tenga en cuenta los siguientes conceptos: la asignación básica mensual, los gastos de representación, prima técnica, subsidio de alimentación, auxilio de transporte, una doceava de bonificación por servicios prestados , una doceava de prima de servicios y una doceava de prima de vacaciones.

-- Registrar en el kárdex la resolución accidente de trabajo con el fin de llevar el control y efectuar los ajustes por el mayor o menor en el mes siguiente.

CONTROL

Constatar que la liquidación por incapacidad por accidente de trabajo se efectúe con base en el salario que el funcionario tenga en el mes anterior al inicio de la misma.

14.3.22 Revisión de liquidación de licencia ordinaria.

-- Recibir del grupo de liquidación, copia de la resolución mediante la cual se reconoce la licencia ordinaria.

-- Liquidar al funcionario únicamente los días laborados, descontando los días de licencia ordinaria.

-- Afectar la liquidación de la prima de servicios, bonificación anual, prima de navidad y vacaciones cuando el funcionario obtiene la licencia ordinaria.

-- Registrar en el kárdex la resolución de licencia ordinaria con el fin de afectar todos los pagos que se efectúen dentro del año.

CONTROL

Tener en cuenta la licencia ordinaria para efectuar descuentos a las liquidaciones que se realicen por todos los conceptos.

CAPITULO XV.

PROCEDIMIENTO DE CESANTÍAS.

15.1 Objetivo:

Definir el procedimiento para la liquidación de las cesantías parciales con destino al Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, del Fondo Nacional de Ahorro y Cesantías Definitivas de los funcionarios de la Entidad.

15.2 Base normativa

Decreto 1045 de 1978, Ley 6ª de 1945 artículo 17 y los Decretos número 929 de 1976, 2567 de 1946, 1160 de 1947 y 1045 de 1978; Leyes 33 del 29 de enero de 1985 y 41 de 1975, Decretos 1160 de 1947, 2567 de 1946, 1045 de 1978, 3118 de 1968.

15.3 Desarrollo

15.3.1 Liquidación de cesantías parciales

15.3.1.1 Estados de cuenta de cesantías parciales

-- Se elabora un estado de cuenta de cesantías con corte a 31 de diciembre del año de cada año calendario, de todos los funcionarios de la Entidad.

-- Mediante oficio se remite el estado de cuenta individual a todos los funcionarios del Nivel Central y Nivel Desconcentrado a más tardar el 31 de marzo de cada año.

15.3.1.2 Liquidación de cesantías parciales con destino al Fondo de Bienestar Social

-- A solicitud del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y de conformidad con la disponibilidad de recursos del mismo se expedirán las actualizaciones de certificación de cesantías para ser abonadas a los créditos de vivienda vigentes con el mismo.

-- A solicitud de los funcionarios se expide certificación actualizada de liquidación de cesantía parcial con destino a abonar a crédito hipotecario de vivienda del FBS o a terceros.

15.3.1.3 Liquidación de cesantías parciales con destino al Fondo Nacional de Ahorro.

-- Mensualmente se elabora un estado de cuenta de cesantías con corte al día 30 del mes inmediatamente anterior.

-- Se ingresa el valor de la doceava mensual en el software implementado por el Fondo Nacional de Ahorro.

-- Se imprime el reporte, y el certificado del valor a reportar al Fondo Nacional de Ahorro, de igual manera en medio magnético.

-- Una vez validado este proceso, se proyecta para la firma del Gerente de Talento Humano.

-- Se envía reporte, certificado y medio magnético al Fondo Nacional de Ahorro y al Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, para lo de su competencia de conformidad con la Ley 106 de 1993.

-- Se registra en el sistema de la Contraloría, la notificación del reporte.

-- Anualmente se envía al Fondo Nacional de Ahorro, un consolidado del año inmediatamente anterior, con corte a 31 de diciembre, con el valor de las cesantías de los funcionarios afiliados a dicho fondo, a más tardar el 14 de febrero.

15.3.2 Liquidación de cesantías definitivas

-- Recepcionar la solicitud de liquidación de cesantía definitiva, junto con la certificación de cuenta bancaria (requisito exigido por el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General).

-- Actualizar el expediente del ex funcionario o funcionario solicitante e iniciar hoja de ruta del mismo y generar tiempo de servicio, pago de doceavas y tramitar los correspondientes paz y salvos de la Dirección de Gestión del Talento Humano y Tesorería.

-- Efectuar la sustanciación del expediente y si es procedente la liquidación, revisar y realizar los ajustes correspondientes.

-- Proyectar para la firma del Director de Gestión del Talento Humano la resolución mediante la cual se reconoce el auxilio de cesantía, una vez firmada se numera y se fecha.

-- Notificar la resolución al solicitante o a su apoderado, si es fuera de Bogotá, se remite esta a la Respectiva Gerencia Departamental para tal fin.

-- Entregar la primera copia de la resolución al notificado.

-- Una vez notificada la resolución de liquidación de cesantía definitiva, esta se envía a la Tesorería del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República para su respectivo pago.

-- Registrar en el sistema la respectiva notificación.

-- Archivar copia del acto administrativo que liquida las cesantías definitivas en el expediente del ex funcionario.

CONTROL

Liquidar las cesantías parciales y definitivas conforme a lo establecido por las normas legales vigentes.

15.4 Anexo

Normas y procedimientos para liquidación de cesantías

1. Factores de salario

Los factores de salario que se deben tener en cuenta para la liquidación de cesantías son los siguientes: (Decreto 1045 de 1978).

Asignación básica mensual.

Gastos de Representación

Prima técnica

Auxilio Transporte

Auxilio de alimentación

Auxilio de Movilización

Prima de Vacaciones

Prima de Servicios

Prima Navidad

Bonificación Anual

Bonificación Quinquenal

Dominicales y Feriados

Horas Extras

Trabajo suplementario nocturno o en descanso obligatorio.

Viáticos (siempre y cuando se cumplan los requisitos del artículo 9° Decreto 929 de 1976)

Otros

2. Marco Legal

2.1 Régimen de Retroactividad.

Para personal vinculado a la Contraloría General de la República, antes de enero 29 de 1985; para efectos de liquidar las cesantías, se aplican las normas contenidas en la Ley 6ª de 1945 artículo 17 y los Decretos números 929 de 1976, 2567 de 1946, 1160 de 1947 y 1045 de 1978.

Por este método se Liquidarán las cesantías de aquellos funcionarios y ex funcionarios vinculados a la Contraloría General de la República hasta el 28 de enero de 1995.

2.2 Régimen Anualizado.

-- Para personal vinculado a la Contraloría General de la República, a partir de enero 29 de 1985; para efectos de liquidar las cesantías, se aplican las normas contenidas en las Leyes 33 del 29 de enero de 1985 y 41 de 1975, Decretos 1160 de 1947, 2567 de 1946, 1045 de 1978, 3118 de 1968, el cual lo hace beneficiario del régimen anualizado de cesantías.

Por este método se liquidarán las cesantías de los funcionarios y ex funcionarios vinculados a la Contraloría General de la República a partir del 29 de enero de 1.985.

2.3 Vinculados al Fondo Nacional de Ahorro

-- Para funcionarios de la Contraloría General de la República, afiliados voluntariamente al Fondo Nacional de Ahorro. (Ley 432 de enero 29 de 1998, Decreto 1453 de julio 29 de 1998).

1. Fórmulas de liquidación 3.1 Régimen de retroactividad.

3.1.1 Calculo con factores sin variabilidad

Cuando no se encuentre variabilidad en los últimos tres (3) meses en los siguientes factores: Salario Fijo es decir: asignación básica mensual, gastos de representación, auxilio de trasporte, auxilio de alimentación, auxilio de movilización y en la prima técnica se liquidará la cesantía teniendo en cuenta:

3.1.1.1 Valor del último mes de asignación básica

3.1.1.2 Valor del último mes de los gastos de representación

3.1.1.3 Valor del último mes de prima técnica

3.1.1.4 Valor del último mes de auxilio de movilización

3.1.1.5 Valor del último mes de auxilio de trasporte y alimentación

3.1.1.6 Valor de 1/12 de la sumatoria de los dominicales y feriados durante el último año.

3.1.1.7 Valor de 1/12 de la sumatoria de las horas extras percibidas durante el último año.

3.1.1.8 Valor de 1/12 de la prima de navidad percibida en el último año.

3.1.1.9 Valor de 1/12 de la prima de servicios percibida en el último año.

3.1.1.10 Valor de 1/12 de la última bonificación por servicios prestados.

3.1.1.11 Valor de 1/12 del total percibido por trabajo suplementario nocturno o en descanso obligatorio del último año.

3.1.1.12 Valor de 1/12 de los viáticos por comisión, cuando se cumplan los requisitos del artículo 9º. Del Decreto 929 de mayo 11 de 1976.

3.1.1.13 Valor de 1/12 de la prima de vacaciones percibida en el último año.

3.1.1.14 Valor de 1/12 percibido en el último quinquenio.

Fórmula para liquidación

Salario Base = Ó 3.1.1.1 a 3.1.1.14

Tiempo de servicio = fecha de corte – fecha de ingreso.

Tiempo Base = Ó tiempo de servicio - Ó de licencias no remuneradas

Tiempo Base = Coeficiente = (años, meses, días, realmente laborados)

Total Cesantías = (Salario base X coeficiente)

3.12 Cálculo con factores variables

Cuando se encuentre variabilidad en los últimos tres (3) meses en los siguientes factores:

Salario Fijo es decir: asignación básica mensual, gastos de representación, auxilio de trasporte, auxilio de alimentación, auxilio de movilización y en la prima técnica se liquidará la cesantía teniendo en cuenta el promedio de lo devengado en los últimos doce meses, o en todo el tiempo de servicio, sí este fuere menor de doce meses.

Factores Variables

– Valor de 1/12 del total de la asignación básica mensual del último año.

– Valor de 1/12 del total de gastos de representación del último año.

– Valor de 1/12 del total de la prima técnica – Valor de 1/12 del total del auxilio de movilización – Valor de 1/12 del total de dominicales y feriados del último año.

– Valor de 1/12 del total de las horas extras percibidas en el último año.

– Valor de 1/12 del auxilio de transporte y alimentos percibidos en el último año.

– Valor de 1/12 de la última prima de navidad percibida.

– Valor de 1/12 de la última prima de vacaciones percibida; en el último año de servicio.

– Valor de 1/12 de la última prima de servicios percibida.

– Valor de 1/12 de la última prima de navidad percibida.

– Valor de 1/12 de la bonificación por servicios prestados percibida durante el último año.

– Valor de 1/12 del total percibido por trabajo suplementario nocturno o en descanso obligatorio del último año.

Fórmula para liquidación

Salario Base = Ó factores variables

Tiempo de servicio = fecha de corte – fecha de ingreso.

Tiempo Base = Ó tiempo de servicio - Ó de licencias no remuneradas

Tiempo Base = Coeficiente = (años, meses, días, realmente laborados)

Total Cesantías = (Salario base X coeficiente)

A este valor se le aplicarán los anticipos de cesantías a que haya lugar, dando como resultado el saldo neto de las cesantías.

3.2 Régimen anualizado

3.2.1 Cálculo con factores sin variabilidad

3.2.1.1 Valor del último mes de asignación básica mensual.

3.2.1.2 Valor del último mes de los gastos de representación.

3.2.1.3 Valor del último mes de la prima técnica.

3.2.1.4 Valor del último mes de auxilio de movilización

3.2.1.5 Valor del auxilio de trasporte y alimentos el último mes, si lo devengó durante los tres (3) últimos meses.

3.2.1.6 Valor de 1/12 último mes de asignación básica mensual.

3.2.1.7 Valor de 1/12 de la de sumatoria de las horas extras percibidas durante el último año.

3.2.1.8 Valor de 1/12 de la última prima de navidad percibida.

3.2.1.9 Valor de 1/12 de la última prima de servicios percibida.

3.2.1.10 Valor de 1/12 de la última bonificación por servicios.

3.2.1.11 Valor de 1/12 del total percibido por trabajo suplementario nocturno o en descanso obligatorio del último año.

Fórmula para liquidación

Salario Base = Ó factores de salario 3.2.1.1 a 3.2.1.11

Tiempo Base = Ó tiempo de servicio - Ó de licencias no remuneradas.

Tiempo Base = Coeficiente = días laborados / 360

Cesantía = (salario base X coeficiente) + 12% o el 1% según el caso.

Cesantía es igual al producto resultante de multiplicar salario base por coeficiente más el 12% si es del año completo, o el 1% por cada mes exacto en que el funcionario haya percibido salario.

Cuando el tiempo de servicio, es menor de un año el coeficiente temporal se calculará, haciendo la conversión respectiva es decir días laborados sobre 360.

3.2.2. Cálculo con factores variables Cuando se encuentre variabilidad en los últimos tres (3) meses en los siguientes factores:

– Valor de 1/12 del total de la asignación básica mensual del último año.

– Valor de 1/12 del total de gastos de representación del último año

– Valor de 1/12 del total de la prima técnica

– Valor de 1/12 del total del auxilio de movilización

– Valor de 1/12 del total de dominicales y feriados del último año.

– Valor de 1/12 del total de las horas extras percibidas en el último año.

– Valor de 1/12 del auxilio de transporte y alimentos percibidos en el último año.

– Valor de 1/12 de la última prima de navidad percibida.

– Valor de 1/12 de la última prima de vacaciones percibida; en el último año de servicio.

– Valor de 1/12 de la última prima de servicios percibida.

– Valor de 1/12 de la bonificación por servicios prestados percibida dentro del último año.

– Valor de 1/12 de los viáticos recibidos por comisión cuando se cumplan los requisitos del artículo 9° del Decreto 929 de 1976.

– Valor de 1/12 del total percibido por trabajo suplementario nocturno o en descanso obligatorio del último año.

Nota: Si el tiempo total de servicio fuera inferior a 12 meses se aplicará este mismo procedimiento.

Fórmula para liquidación

Salario Base = Ó factores de salario 3.2.1.1 a 3.2.1.11

Tiempo Base = Ó tiempo de servicio - Ó de licencias no remuneradas.

Tiempo Base = Coeficiente = días laborados / 360

Cesantía = (salario base X coeficiente) + 12% o el 1% según el caso.

Cesantía es igual al producto resultante de multiplicar salario base por coeficiente más el 12% si es del año completo, o el 1% por cada mes exacto en que el funcionario haya percibido salario.

Cuando el tiempo de servicio, es menor de un año el coeficiente temporal se calculará, haciendo la conversión respectiva es decir días laborados sobre 360.

Intereses sobre cesantías Para personal vinculado a la Contraloría General de la República a partir del 29 de enero de 1985. Régimen Anualizado.

Del Régimen anualizado de cesantías, se hará relación por año a partir de enero de 1986 en el que se registre, valor cesantía año, intereses de cesantía y valor a favor del funcionario.

Al valor a favor del funcionario se le sumará el valor de la cesantía calculada para el año siguiente y a este valor se le sumará el 12% correspondiente a este año, obteniéndose un nuevo valor del empleado y así sucesivamente cada año.

Forma de liquidación

Los funcionarios vinculados a la Contraloría General de la República conforme al Decreto 3118 de 1968 se le reconocerá el 12% anual de intereses sobre el valor de las cesantías acumuladas, por fracciones de año, mes completo, que haya laborado el funcionario, se le liquidará el 1%.

Interés de cesantía = Valor cesantía acumulada X 0.12

3.3 Vinculación al Fondo Nacional de Ahorro

De conformidad con el artículo 5° de la Ley 432 de enero 29 de 1998, establece dos tipos de afiliación al Fondo Nacional de Ahorro, a) Entidades de Obligatoria Vinculación y b) Entidades Públicas de Voluntaria Afiliación, dentro de los cuales se encuentra la Contraloría General de la República.

Transferencia de cesantías:

La Contraloría General de la República deberá reportar mensualmente los aportes de cesantías correspondientes a la doceava parte de los factores de salarios que sean base para liquidar la cesantía devengada en el mes inmediatamente anterior, de sus funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

La Contraloría General de la República, deberá remitir al Fondo Nacional de Ahorro, un listado individualizado de las personas y valores, de las cesantías liquidadas.

En el reporte consolidado o reporte anual mes 13, debe ir el informe o comunicación que la Contraloría General de la República realiza de la liquidación anual de cesantías de cada uno de sus funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

Este reporte consolidado debe ser enviado al Fondo Nacional de Ahorro, a más tardar el 14 de febrero del año siguiente a la consolidación de cesantías del año inmediatamente anterior.

Intereses sobre cesantías:

De conformidad con la Ley 432 de 1998, el Fondo Nacional de Ahorro deberá reconocer y abonar en la cuenta de cesantías de cada afiliado del sector público un interés equivalente al sesenta por ciento (60%) de la variación anual del Indice de Precios al Consumidor (IPC) sobre las cesantías liquidadas por la entidad nominadora, correspondiente al año inmediatamente anterior proporcional por la fracción de año que se liquide definitivamente.

Así mismo el Fondo Nacional de Ahorro cada 31 de diciembre reconocerá y abonará en la cuenta individual de cesantías de cada afiliado, como mínimo un interés equivalente a la variación anual del Indice de Precios al Consumidor IPC, sobre su saldo acumulado de cesantías a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, y proporcional por la fracción de año que corresponda al momento de retiro, sobre el monto parcial o definitivo de la cesantía pagada.

4. Cesantía definitiva

Para tramitar las cesantías definitivas se debe enviar previamente a la Dirección de Gestión del Talento Humano, de la Contraloría General de la República: la certificación del último día laborado, la constancia de entrega del carné de la A.R.P y de la entidad, la declaración de bienes y rentas, certificación del inventario, paz y salvo de archivo documental; para liquidar y cancelar las doceavas (prima de servicios, prima de navidad, prima de vacaciones etc.) ya que estos constituyen factor salarial para la liquidación de cesantía definitiva.

Una vez canceladas las doceavas el ex funcionario radicará la solicitud de liquidación de cesantía definitiva (formulario) en las respectivas Gerencias Departamentales y o en el Centro de Atención Integral al Ciudadano, ubicado en la Torre Contraloría Nivel Central en Bogotá, anexando fotocopia de la cédula de Ciudadanía y una certificación expedida por entidad bancaria donde conste el número de cuenta de ahorros o corriente de que es titular el beneficiario del giro de cesantías.

5. Términos para liquidar cesantías.

De conformidad con el artículo 4° de la Ley 1071 de julio 31 de 2006, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud de liquidación de las cesantías definitivas o parciales, por parte de los peticionarios, la entidad empleadora o aquella que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de las cesantías, deberá expedir la resolución correspondiente, si reúne todos los requisitos determinados en la ley.

En caso de que la entidad observe que la solicitud está incompleta deberá informársele al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, señalándose expresamente los documentos y/o requisitos pendientes.

Una vez aportados los documentos y/o requisitos pendientes, la solicitud deberá ser resuelta en los términos señalados por la ley.

6. Funciones generales

Corresponde al Grupo de Liquidación de Cesantías, de la Dirección de Gestión del Talento Humano de la Contraloría General de la República, desarrollar entre otras, las siguientes funciones:

a) Liquidar las cesantías parciales y definitivas que presenten los funcionarios y ex funcionarios de la de la Contraloría General de la República.

b) Liquidar y reportar las cesantías de los funcionarios de la Contraloría General de la República afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

c) Las demás que tengan relación con la liquidación y reconocimiento de cesantías a empleados y ex empleados de la Contraloría General de la República.

CAPITULO XVI.

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD SOCIAL.

16.1 Objetivo:

Digitar en el sistema de nómina de la Contraloría General de la República, la información requerida para los descuentos en salud y pensión que son la base para efectuar la Autoliquidación de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social en Salud, Pensión, Riesgos Profesionales y Aportes Parafiscales de la totalidad de los funcionarios de la Entidad a nivel nacional, a través de la Planilla Unica de Aportes.

16.2. Base normativa

Ley 100 de 1993, Decreto 326 de 1994, Decreto 1818 de 1996, Decreto 806 de 1998, Decreto 1406 de 1999, Ley 727 de 2003, Decreto 520 de 2003, Acto Legislativo número 1 de 2005, Decreto 1670 de 2007, Resolución 1190 de 2007, Circular 046 de julio 30 de 2007.

Decreto 1464 del 10 de mayo de 2005: Por medio del cual se reglamentan los artículos 10 de la Ley 21 de 1982, el parágrafo 1º del artículo 1º de la Ley 89 de 1988, los literales a) y b) del numeral 4 del artículo 30 de la Ley 119 de 1994.

Decreto 1465 del 10 de mayo de 2005: Por medio del cual se reglamentan los artículos 9º de la Ley 21 de 1982, el parágrafo 1º del artículo 1º de la Ley 89 de 1988, 287 de la Ley 100 de 1993, el numeral 4º del artículo 30 de la Ley 119 de 1994, 15 de la Ley 797 de 2003 y 10 de la Ley 828 de 2003, normalizando el modelo general de operación de la Planilla Integrada.

Resolución 1303 del 11 de mayo de 2005: Por la cual se adopta el contenido del Formulario Unico o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes detallando el contenido, validaciones y archivos de salida.

Decreto 1464 del 10 de mayo de 2005: Por medio del cual se reglamentan los artículos 10 de la Ley 21 de 1982, el parágrafo 1° del artículo 1° de la Ley 89 de 1988, literales a) y b) del numeral 4° del artículo 30 de la Ley 119 de 1994.

Decreto 1465 del 10 de mayo de 2005: Por medio del cual se reglamentan los artículos 9° de la Ley 21 de 1982, el parágrafo 1° del artículo 1° de la Ley 89 de 1988, 287 de la Ley 100 de 1993, el numeral 4° del artículo 30 de la Ley 119 de 1994, 15 de la Ley 797 de 2003 y el 10 de la Ley 828 de 2003, normalizando el modelo general de operación de la Planilla Integrada.

Resolución 1303 del 11 de mayo de 2005: por la cual se adopta el contenido del Formulario Unico o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes detallando el contenido, validaciones y archivos de salida.

Directiva Presidencial 04 del 12 de mayo de 2005: Orden para el pago Integrado de los aportes al Sistema de la Protección Social, al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, a las Cajas de Compensación Familiar, a la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP y para las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos, estableciendo el uso obligatorio de la Planilla Integrada para Ministerios, Departamentos Administrativos y entidades centralizadas y descentralizadas del orden nacional desde el 30 de junio de 2005.

Resolución 2310 del 22 de julio de 2005 del Ministerio de la Protección Social: Por la cual se modifica la Res. 1303 de 2005 ajustando algunos aspectos de la misma.

Resolución 3104 del 13 de septiembre de 2005 del Ministerio de la Protección Social: por la cual se precisan algunos aspectos del procedimiento de pago integrado realizado a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, particularmente en referencia a la Interconexión de Operadores de Información y a la información de conciliación para las Administradoras.

Resolución 0634 del 6 de marzo de 2006 del Ministerio de la Protección Social: mediante la cual se adopta el contenido del Formulario Unico o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Derogó la Res. 1303 de 2005 y modificó en lo pertinente la Res. 3104 de 2005.

Resolución 1317 del 25 de abril de 2006 del Ministerio de Protección Social (vigente a partir del 1° de junio de 2006): por la cual se prorroga la entrada en vigencia y se modifica la Resolución. 634 de 2006 mediante la cual se adoptó el contenido del Formulario Unico o Planilla Integrada de liquidación de aportes.

Decreto 1931 del 12 de junio de 2006: por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1465 de 2005.

Resolución 2145 del 22 de junio de 2006: por la cual se adopta el contenido del Formulario Unico o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes al Sistema de la Protección Social para pensionados. Rige a partir del 1° de agosto de 2.006.

Resolución 01 0736 del 16 de marzo de 2007 del Ministerio de la Protección Social Por la cual se precisa la operación del pago asistido a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes 16.3 Desarrollo:

16.3.1 Afiliación en salud.

-- Verificar en la resolución de nombramiento los datos de cargo y dependencia para diligenciar la afiliación.

-- Orientar al funcionario sobre los derechos y obligaciones en el sistema de seguridad social; solicitar y recepcionar los documentos exigidos por ley para la vinculación inicial del cotizante y grupo familiar.

-- Evaluar con base en la certificación expedida por las anteriores EPS y aportadas por el funcionario la posibilidad de trasladarse o continuar vinculado en la misma, teniendo en las disposiciones vigentes para el caso.

-- Diligenciar y registrar el formulario único de afiliación e inscripción o el de novedades a la EPS, anexando los documentos exigidos por Ley.

-- Digitar la información (código y fecha), en el sistema de nómina. Archivar copia del formulario en la historia laboral.

CONTROL

Aplicación de las normas sobre afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

16.3.2 Afiliación en pensión.

-- Verificar en la resolución de nombramiento los datos, cargo y dependencia para diligenciar la afiliación.

-- Orientar a los funcionarios en los siguientes aspectos: similitudes y diferencias entre regímenes pensionales, derechos y obligaciones de las partes.

-- Solicitar al funcionario la certificación expedida por la actual o anterior administradora de pensión en la que conste las semanas cotizadas para definir continuidad u oportunidad de traslado.

-- Diligenciar y registrar la solicitud de vinculación ante la AFP o el ISS según régimen escogido.

-- Si la persona que va a ingresar a la Entidad, es la primera vez que se vincula con el Estado, puede afiliarse al instituto del Seguro Social o a un Fondo Privado de pensiones.

-- Digitar la información (código y fecha) en el sistema de nómina.

-- Archivar copia de la solicitud de vinculación y de la notificación de aceptación en la historia laboral.

CONTROL

Aplicación de las normas sobre afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Pensión.

16.3.3 Descuentos en pensión voluntaria

-- Recepcionar del funcionario la solicitud de descuento por nómina de aportes a pensión voluntaria.

-- Digitar la información (valor y código), en el sistema de nómina, correspondiente al descuento para pensión voluntaria autorizado por el funcionario.

-- Modificar en el sistema de nómina los valores y código de AFP reportados por el funcionario.

-- Retirar del sistema de nómina los valores y códigos de AFP cuando el funcionario reporte esta novedad.

-- Archivar la solicitud en la historia laboral.

16.3.4 Programa de Salud Ocupacional.

-- Con base en las políticas de Salud Ocupacional de la Entidad elaborar el plan anual de necesidades de salud ocupacional.

-- Elaborar el cronograma anual de actividades del programa de salud ocupacional a nivel central y de las Gerencias Departamentales, para cada uno de los subprogramas (medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial y funcionamiento del comité paritario de salud ocupacional) en coordinación con la Entidad Administradora de Riesgos Profesionales.

-- Someter a la aprobación de los jefes de las Gerencias Departamentales el cronograma de actividades de salud ocupacional.

-- Efectuar las correcciones y ajustes necesarios en caso que el cronograma de actividades sea devuelto.

-- Elaborar los oficios remisorios de los cronogramas de actividades para la firma del Director de Gestión del Talento Humano y darlos a conocer en el nivel central y Gerencias Departamentales.

-- Recibir los cronogramas ajustados por las Gerencias Departamentales cuando los haya, y coordinar la ejecución con el representante de la Administradora de Riesgos Profesionales.

-- Coordinar la ejecución de las actividades del nivel central por parte del profesional encargado de la salud ocupacional.

-- Hacer seguimiento al cronograma de actividades en coordinación con la Administradora de Riesgos Profesionales.

-- Solicitar los informes trimestrales del programa de actividades a cada uno de los Gerentes Departamentales.

-- Recibir los informes de los cronogramas de actividades, evaluarlos y efectuar los ajustes necesarios, para realizar las acciones correctivas y efectuar la programación del año siguiente.

-- Clasificar y digitar la información en el sistema y archivar.

CONTROL

Programar y ejecutar anualmente las actividades propias del programa de salud ocupacional de la CGR.

16.3.4.1 Diligenciar reportes de accidente de trabajo.

-- Recibir oportunamente la información correspondiente al accidente de trabajo del funcionario accidentado, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la ocurrencia del mismo.

-- Diligenciar el formato de notificación del presunto accidente de trabajo y enviarlo a la Administradora de Riesgos Profesionales.

-- Suministrar copia del formato de notificación del accidente, al funcionario accidentado.

-- Reconocer por parte de la Administradora de Riesgos Profesionales las prestaciones económicas y asistenciales, si la misma acepta la profesionalidad del evento, si no las asumirá la Entidad Promotora de Salud.

-- Realizar la investigación de los accidentes graves acorde con la normatividad vigente y remitirlo a los entes respectivos.

-- Clasificar la información e incluirla en el sistema y archivar.

-- Enviar el reporte a la historia laboral.

CONTROL

Reportar oportunamente los accidentes de trabajo para el reconocimiento de las prestaciones económicas y asistenciales.

16.3.4.2 Tramitar las solicitudes de la EPS/ARP para calificación de origen de una enfermedad

-- Conocer por parte del funcionario, de la EPS o ARP la solicitud de documentación para el trámite de calificación de origen de la enfermedad.

-- Solicitar a las áreas respectivas de la Entidad los documentos respectivos.

-- Remitir al funcionario, EPS o ARP los documentos soportes requeridos, para la calificación de origen de la enfermedad.

-- Conocer de la EPS la calificación de la enfermedad.

-- Conocer de la ARP la calificación de la enfermedad en segunda instancia.

-- Establecer por parte de la Entidad las acciones a seguir acorde con las recomendaciones establecidas por la EPS/ARP según el caso.

-- Clasificar la información e incluirla en el sistema y archivar.

CONTROL

Dar trámite a las acciones pertinentes para el diagnóstico de la enfermedad profesional.

16.3.4.3 Tramitar el reporte de novedades de ingreso y retiro de funcionarios a la administradora de riesgos profesionales.

Trámite para reporte de Ingreso:

-- Reporte del funcionario encargado de posesiones sobre las personas pendientes de posesión.

-- Orientar a las personas sobre el sistema de riesgos profesionales.

-- Solicitar al personal pendiente de posesión los documentos soportes.

-- Diligenciar el formato de ingreso con los datos correspondientes 24 horas antes de la posesión y enviarlo a la ARP o reportarlo vía Internet con anterioridad indicando fecha efectiva de activación del funcionario.

Trámite para reporte de Retiro:

-- Reporte del funcionario encargado de notificar los retiros sobre las personas que se retiran de la Entidad.

-- Diligenciar el formato el mismo día del retiro con los datos correspondientes y enviarlo a la Administradora de Riesgos Profesionales o tramitarlo vía Internet indicando la fecha efectiva de retiro.

-- Clasificar la información y archivar.

CONTROL

Asegurar que se afilien o retiren del Sistema General de Riesgos Profesionales los funcionarios que van a tomar posesión o las personas que se retiren de un cargo de la planta de personal de la Contraloría General de la República.

16.3.4.4 Reubicación laboral o reasignación de funciones por alteraciones en la salud -- Verificar por el área de salud ocupacional los documentos soportes emitidos por el médico de salud ocupacional, médico laboral, comisión laboral o médico del área de riesgos profesionales de la EPS (según denominación dada en cada EPS) que atiende al funcionario, donde solicite la reubicación laboral o reasignación de funciones, la condición específica a controlar estableciendo el plan de intervención o recomendaciones y el período de tiempo de las mismas.

-- En los casos de reasignación de funciones: Remitir oficio al jefe de la Dependencia que pertenece el funcionario para que de acuerdo con el cargo, las funciones fijadas en la resolución 5044 del 9 de marzo de 2000 (o el manual de funciones establecido para el cargo) y las recomendaciones médicas, se ubique al funcionario en la misma dependencia en un puesto de trabajo de las características requeridas.

-- Realizar reunión de concertación de funciones entre el Jefe de la Dependencia, funcionario afectado, Directora de Gestión del Talento Humano, área de salud ocupacional, cuando exista dificultad para concertar la reasignación de funciones.

-- Levantar acta de la reunión por parte del funcionario del área de salud ocupacional.

En los casos en que la reasignación de funciones en la dependencia (en el Nivel Central) no sea posible se procederá a realizar la ubicación del funcionario para lo cual se actuará de la siguiente manera:

-- Verificar con el área de planta las vacantes existentes.

-- Efectuar reunión entre el funcionario afectado, la Dirección de Gestión del Talento Humano, Funcionario del área de salud ocupacional, funcionario del área de planta, y Psicólogo de la Dirección de Gestión del Talento Humano Programa PAI; para acorde con el perfil profesional y/o las vacantes definir el área de ubicación.

-- Una vez definida la reubicación realizar reunión con el jefe de la dependencia de destino, para asegurar la efectiva asignación de funciones acorde con las recomendaciones establecidas.

-- Levantar acta de la reunión por parte del área de salud ocupacional donde quedará estipulada la obligación del funcionario reubicado de remitir las evaluaciones médicas que le practique la EPS, cuando se considere necesario.

-- Enviar oficio al jefe de la dependencia saliente y entrante informando el traslado del funcionario.

-- Proyectar resolución de traslado.

-- Efectuar el seguimiento del caso teniendo como soporte las evaluaciones médicas emitidas por la EPS y la adaptación del funcionario al nuevo puesto de trabajo, por parte del área de salud ocupacional y el Programa de Atención Integral PAI y establecer las acciones correspondientes.

CONTROL:

Que la reubicación laboral de funcionarios o reasignación de funciones se efectúe de conformidad con las especificaciones médicas establecidas por el Sistema de Seguridad Social en Salud, acogiendo lo establecido en la Ley 776 de 2002.

16.3.5 Autoliquidación de aportes al SISS en salud, pensión, riesgos profesionales y aportes parafiscales –planilla única-

16.3.5.1 Recepcionar y clasificar novedades

-- Recepcionar los reportes de novedades de nómina que contengan: ingresos o incorporación del personal, otorgamiento y reintegros de comisiones de libre nombramiento y remoción internas y externas, retiros, suspensiones, variaciones transitorias y permanentes de salario, encargos, licencias de enfermedad, licencias de maternidad, renuncias a licencias ordinarias, incapacidad de origen profesional, traslados de EPS y AFP, vacaciones, suspensiones o licencias no remuneradas, así como las superiores a 180 días y comisiones de estudios en el exterior, aplazamiento de vacaciones, contenidos en el informe NOMI181, NOMI207 Y NOMI983-1, Consolidado General de Nómina Agrupado según Contabilidad emitidos por la oficina de sistemas.

-- Recepcionar las novedades del grupo de afiliaciones nuevas, traslados de EPS, traslados de AFP, Ingresos y Retiros de aportes voluntarios, desistimiento y modificaciones en los traslados de EPS y AFP por no aceptación de las administradoras, reingresos y retiros por terminación de comisión antes y después de nómina.

-- Clasificar las situaciones administrativas suministradas por el Grupo de Planta, que contiene todos los actos administrativos realizados en el mes, además información de los Otorgamientos y Modificaciones de las Primas Técnicas, como las Promociones de cargos.

-- Recepcionar y tramitar el reporte de Ultimo día Laborado, emitido por el Grupo de Novedades.

-- Recepcionar el reporte de vacaciones del Grupo de Novedades, que tiene el otorgamiento, aplazamiento, interrupción y compensación en dinero.

-- Recepcionar y verificar el otorgamiento y renuncia de las licencias ordinarias y aviso de cumplimiento mayor a 180 días de incapacidad.

-- Obtener información del Grupo Jurídico de las novedades por muerte de funcionario activo, suspensión y destitución, además de las modificaciones a las comisiones de libre nombramiento y remoción interna y externa.

-- Recepcionar de la Oficina de Capacitación, información de los actos administrativos que otorgan y cancelan las comisiones de estudio en el exterior.

-- Recepcionar y verificar el informe del enlace emitido por la oficina de sistemas que contiene el archivo plano de la Planilla Unica, Reporte de funcionarios con ingreso cero, Con Comisiones de Libre Nombramiento y Remoción y Avisos de Retiro.

-- Recepcionar el informe de Grupo de Nómina sobre las modificaciones manuales efectuadas.

-- Recepcionar el informe Resumen de Nómina emitido por Tesorería.

-- Clasificar la anterior información e incluirla en el sistema y archivar.

CONTROL

Validar los registros de las novedades que surjan del día 1 al 30 de cada mes, en la Planilla Unica.

16.3.5.2 Consolidar, analizar y ajustar novedades a la normatividad en Seguridad Social.

-- Consultar y Verificar las novedades que generan los diferentes grupos de trabajo en el sistema de nómina (TINY) y en el portal virtual operador de información.

-- Recibir el Cruce del informe Nomi 983-1 de nomina y el archivo plano de la Planilla Unica emitido por la Oficina de sistemas con el fin de validar inconsistencias.

-- Intervenir en forma manual y a través del portal de información el archivo de la planilla única para realizar los correctivos que surjan en el proceso.

-- Cruzar el Informe de Tesorería (Resumen de Nómina) con la Información generada por la Autoliquidación de la Planilla Unica, para efectuar los correspondientes ajustes.

-- Verificar que el informe de Ultimo Día Laborado, vacaciones, licencias, modificaciones a nómina y demás se registren en la liquidación de Planilla Unica del período liquidado.

-- Clasificar la información e incluirla en el sistema y archivar.

CONTROL

Validar los registros de la autoliquidación con los valores solicitados en la disponibilidad presupuestal, de acuerdo al Estatuto de Presupuesto.

16.3.5.3 Tramitar ejecución de la autoliquidación de aportes.

-- Transmitir el archivo plano de la Planilla Unica al portal virtual del operador de información, con el cual se genera el número de planilla del periodo de cotización.

-- Con el número de Planilla, se efectúan las modificaciones a las novedades que surjan del proceso de validación y se incluyen los valores a descontar por incapacidad por enfermedad General, de origen profesional, Licencias de Maternidad y Paternidad, Notas Débito, Crédito y Saldos a favor del Empleador.

-- Con la Validación Final se generan informes para solicitar la disponibilidad presupuestal.

-- Clasificar la información e incluirla en sistema y archivar.

CONTROL

Verificar que la autoliquidación de aportes de todos los funcionarios de la Contraloría General de la República, sea efectuada a través de la Planilla Unica, según Resolución 634 de 2006.

16.3.5.4 Informes.

-- Pensiones: Cotización obligatoria y Fondo de Solidaridad Pensional.

-- Salud: Cotización obligatoria, Descuentos por Incapacidades por enfermedad General y Maternidad.

-- Riesgos Profesionales: Cotización obligatoria y Descuento por incapacidad de origen profesional.

-- Parafiscales: Cajas de Compensación, Sena, Bienestar Familiar, ESAP y Ministerio de Educación: Cotización obligatoria.

-- Hacer un cuadro consolidado en Excel dirigido a las áreas de la Dirección Financiera, por los conceptos totales de Salud, Pensión, Riesgos Profesionales y Aportes Parafiscales, donde se incluyen los valores a cancelar por cada una de las E.P.S. A.F.P. A.R.P. Cajas de Compensación, Sena, Bienestar, ESAP, Ministerio de Educación y los valores a descontar por Licencias de Enfermedad, Maternidad, Aportes Voluntarios, Notas Crédito, Correcciones, Ajustes, Saldos a favor del Empleador, entre otros.

-- Clasificar la información e incluirla en el sistema y archivar.

CONTROL

Distribuir la información de la autoliquidación a todos los actores del sistema en el cual se efectúa comparación de los descuentos del funcionario de salud, pensión y solidaridad pensional, enviados por tesorería en el informe “Resumen de nomina”, con los descuentos del funcionario del cuadro descrito en el punto anterior y que se extraen de la validación de la planilla única y se ajustan los valores en forma global para su cancelación.

16.3.5.5 Solicitar disponibilidad presupuestal.

-- Proyectar oficio para firma del Gerente de Talento Humano para solicitar la disponibilidad presupuestal a la Dirección Financiera - Coordinación de Presupuesto.

-- Clasificar la información y archivar.

CONTROL

Verificar disponibilidad presupuestal de acuerdo con la autoliquidación y archivar.

16.3.5.6 Diligenciar formularios de autoliquidaciones.

-- Diligenciar los formularios para el pago de aportes voluntarios; períodos extemporáneos, en salud, pensión y parafiscales.

-- Enviar los formularios diligenciados con oficio remisorio a la Tesorería, para su cancelación en la Red Bancaria, los cuales deben ser cancelados de acuerdo al último número del NIT de la CGR.

-- Clasificar la información y archivar.

CONTROL

Constatar el debido diligenciamiento de los formularios, verificar que la información registrada, las tarifas de cotización e interés moratorio vigente, correspondan a los reportes de la Oficina de sistemas en el archivo general de la Planilla Unica.

16.3.5.7 Liquidar los aportes por sentencias judiciales

-- Liquidar los aportes por Sentencias judiciales con destino a Cajanal AFP: con la certificación de sueldos devengados por el funcionario durante el período estipulado en la sentencia, copia de la sentencia y la resolución mediante la cual se reconoce el pago, se procede a liquidar los períodos en mención, indexándolos con el IPC de cada mes y los intereses diarios moratorios, tomando como referencia la fecha de ejecutoria.

-- Diligenciar un formulario de autoliquidación que resume los aportes totales por salud y pensión de los períodos de la Sentencia, para su pago en la red bancaria.

-- Solicitar la disponibilidad presupuestal a la dirección financiera, anexando la documentación respectiva.

-- Enviar a Cajanal, área Control de aportes y Tesorería los soportes de la Sentencia (Copia del Fallo, Resolución de Reconocimiento, Reporte de Sueldos y Copia de la Autoliquidación).

-- Solicitar al Instituto de Seguro Social ISS, la liquidación de las Sentencias Judiciales a través de la Oficina de Investigaciones y Actuaría del ISS anexando los siguientes documentos:

Resolución donde se le reconoce la sentencia, Certificación de sueldos devengados, Copia en Excel de los IBC que constituyen salario, Copia de la afiliación a la administradora.

-- Recibir del ISS la liquidación y la autorización de pago de la Sentencia.

-- Proyectar oficio para firma del Gerente de Talento Humano solicitando disponibilidad presupuestal a la Dirección Financiera, anexando la liquidación y autorización de pago en coordinación con el área de Tesorería.

-- Efectuar la autoliquidación de Aportes por Sentencias Judiciales con destino a las Administradoras de Fondos Privados de Pensiones AFP.: con la certificación de sueldos devengados por el funcionario durante el periodo estipulado en la sentencia, copia de la sentencia y la resolución mediante la cual se reconoce el pago, se procede a liquidar los períodos en mención, indexándolos con el IPC de cada mes y los intereses diarios moratorios, tomando como referencia la fecha de ejecutoria.

-- Diligenciar un formulario de autoliquidación que resume los aportes totales por salud y pensión de los períodos de la Sentencia, para su pago en la red bancaria.

-- Solicitar la disponibilidad presupuestal a la dirección financiera, anexando la documentación.

-- Efectuar la autoliquidación por Sentencias Judiciales en Salud, basados en el Concepto 02256 del 25 de abril de 2006 del Ministerio de la Protección Social, Oficina Jurídica y de Apoyo Logístico, a la administradora de salud, donde esté afiliado el funcionario, anexando los documentos descritos y sin lugar a descontar lo pagado como dependiente o independiente, durante su período de desvinculación de la CGR.

-- Clasificar la información y archivar.

CONTROL

Dar trámite al pago por aportes a las AFP por fallos y resoluciones judiciales de las personas que son reintegradas a la Contraloría General de la República.

16.3.5.8 Archivar las autoliquidaciones.

-- Guardar la autoliquidación en medio magnético y físico, clasificado por riesgo.

-- Imprimir los listados de cada una de las administradoras del sistema y archivar cada mes en sus respectivas carpetas, junto con los recibos de pago que envía Tesorería, una vez han sido cancelados.

-- Llevar un archivo físico y magnético de los consolidados, así como de las novedades mensuales.

-- Llevar un archivo detallado en orden cronológico de las incapacidades descontadas por las E.P.S.

-- Clasificar la información y archivar.

CONTROL

Llevar los archivos documentales, soporte, resoluciones, circulares, incapacidades, entre otros, de los pagos efectuados al sistema integral de Seguridad Social, de acuerdo a la normatividad vigente.

16.3.5.9 Conciliar y depurar con las administradoras del sistema.

-- Depurar los listados recibidos con un ejecutivo de cuenta de los Fondos de Pensiones y de las E.P.S por deudas presuntas, liquidaciones erróneas, rezagos, falta de reporte de novedades de retiro o ingreso, no aceptación de traslados y efectuar las conciliaciones.

-- Aportar a las administradoras información necesaria para desvirtuar las deudas presentadas o en su defecto liquidar, diligenciar el formulario para efectuar las correcciones de los períodos requeridos y enviar para su cancelación a Tesorería de la CGR.

-- Clasificar la información y archivar.

CONTROL

Solicitar a las administradoras certificación, constancias y paz y salvo de los períodos conciliados por el área de Seguridad Social.

16.3.5.10 Respuesta a requerimientos.

-- Acreditar la información de la autoliquidación a Funcionarios, ex funcionarios, Administradoras de Seguridad Social, Gerencias Departamentales, a Entidades Públicas y Privadas.

-- Responder cualquier solicitud, ya sea verbal, escrita, virtual, telefónica o electrónica, sobre temas relacionados con Seguridad Social y Autoliquidación.

-- Sustanciar Tutelas y prestar apoyo al Grupo Jurídico de la Dirección de Gestión del Talento Humano relacionados con aspectos de Seguridad Social.

-- Clasificar la información y archivar.

CONTROL

Constatar el diligenciamiento de las respuestas en oportunidad a los interesados.

16.4 Anexo

-- Glosario de Seguridad Social

E.P.S.: Empresa Promotora de Salud

A.F.P.: Administradora de Fondos de Pensiones.

A.R.P.: Administradora de Riesgos Profesionales.

I.P. S.: Institución Prestadora de Salud.

S.G.S.S.S.: Sistema General de Seguridad Social en Salud.

U.P.C.: Unidad Per Cápita por Capitación

I.B.C.: Ingreso Base de Cotización.

I.B.L.: Ingreso Base de Liquidación (Para prestaciones económicas)

NOM070: Archivo que agrupa las novedades correspondientes a nomina.

TINYTERM: Opción de consulta en el sistema informático de la C.G.R.

NOMI 181: información de seguridad social de todos los funcionarios de la entidad.

APORTES VOLUNTARIOS: Aportes no obligatorios efectuados por los funcionarios bien sea para aumentar el monto de la pensión o como ahorro en los Fondos de Pensiones Voluntarias, con beneficio tributario.

CODIGO DE SUPERSALUD: Número asignado a las administradoras del Sistema de Seguridad Social en Salud para que puedan operar.

S.M.M.V.: Salario Mínimo Mensual Vigente.

NOMI 207: Reporte de todas las novedades que salen en nomina.

F.S.P.: Fondo de Solidaridad Pensional

S.I.I.F.: Sistema Integral de Información Financiera.

I.S.S.: Instituto de los Seguros Sociales.

CAJANAL: Caja Nacional de Previsión Social

I.P.C.: Indice de Precios al Consumidor.

ARCHIVO PLANO: Archivo de texto con extensión prt y txt donde se consigna la información de la autoliquidación en los campos magnéticos requeridos.

TAE: Traslado a otra Administradora de Salud.

TAP: Traslado a otra administradora de Pensión

TDE: Traslado de otra administradora de Salud

TDP: Traslado de otra administradora de Pensión

VSP: Variación permanente de salario.

VST: Variación transitoria de salario.

SLN: Suspensión o licencias no remuneradas.

IGE: Incapacidad general.

LMA: Licencia de maternidad.

VAC: Vacaciones.

AUTOLIQUIDACION: Liquidación efectuada por el mismo empleador y presentada a las administradoras.

AUTOL 1: Archivo plano presentado al I.S.S.

IN200205.TXT: Archivo plano para las administradoras privadas de Salud y Pensión.

PLANILLA INTEGRADA DE AUTOLIQUIDACION DE APORTES:

La unificación de los pagos de Seguridad Social y parafiscales en un solo documento.

ENTIDADES QUE INTERVIENEN: Aportantes, Entidades Administradoras, Operador de Información, Operador Financiero.

OPERADOR DE INFORMACION: Es la entidad que se encarga de manejar la información de los Aportantes la cual es transmitida a las distintas entidades administradoras.

APORTANTE: Es el empleador que puedan ser empresas y/o personas independientes.

ADMINISTRADORA: Se entienden por entidades administradoras las EPS, AFP, ARP, CCF, ICBF, SENA, las cuales les prestan un servicio a los trabajadores.

OPERADOR FINANCIERO Son las entidades bancarias que se encargan de las transacciones de los Aportantes por el pago de la planilla única.

OBLIGATORIEDAD DE LA PLANILLA: El Decreto 1931 del 12 de junio de 2006, dice:

-- Empresas que tengan 15.000 o más cotizantes aportan a partir del 1° de agosto de 2006.

-- Empresas con 500 o más cotizantes a partir del 1° de octubre de 2006.

--Empresas con 100 o más cotizantes a partir del 1 de diciembre de 2006.

--Empresas con 30 o más cotizantes a partir del 1° de febrero de 2007.

--Las empresas que cuenten con menos de 30 cotizantes y trabajadores independientes a partir del 1° de abril de 2007.

¿SE ACEPTAN PAGOS PARCIALES?: No, se debe realizar un solo pago mensualmente.

¿HAY QUE TENER UNA CUENTA? Si, porque el operador financiero debita de una sola cuenta el pago de la liquidación de la planilla única.

¿Cómo llega la información de la liquidación de los cotizantes a las Administradoras? Las entidades administradoras enviaran después de 48 horas de realizar el pago de los aportes un certificado con el monto, número de afiliados y fecha de pago.

¿Cómo llega la información de la liquidación de los cotizantes a las Administradoras? Una de las funciones del operador de información es transmitir los archivos a las entidades administradoras.

ACTIVIDAD ECONOMICA: Dependiendo el servicio que presta la empresa, el CIU establece un código para la actividad.

CENTROS DE TRABAJO Y CENTROS DE COSTOS: Son porcentajes que establece la ARP, dependiendo de las funciones que los trabajadores desempeñen dentro de la empresa.

CAPITULO XVII.

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE HISTORIAS LABORALES.

17.1 Objetivo:

Definir un procedimiento que reglamente la organización del archivo físico y sistematizado de las historias laborales de conformidad con el Decreto-ley 269 de 2.000, Resolución 5044 de 2000 y Ley 594 de 2000, con el fin de consolidar un sistema de información de personal confiable.

17.2 Base normativa Decreto-ley 269 de 2.000, Resolución 5044 de 2.000 y Ley 594 de 2000.

17.3 Registro y captura de la información

17.3.1 Datos del funcionario

Esta información corresponde a datos personales y familiares que son de importancia para la Entidad, los cuales son extractados de los documentos aportados y de los formatos que el funcionario diligencia como requisito para posesión, con posterioridad son capturados en la base de datos del sistema de información de personal Tiny Term.

17.3.2 Formación académica.

La formación académica se divide en dos grupos a saber: educación formal y educación no formal.

EDUCACION FORMAL: Se entiende por los estudios académicos realizados en instituciones públicas o privadas debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional, correspondientes a la educación básica primaria, secundaria, media vocacional; superior en los programas de pregrado en las modalidades de formación tecnológica y universitaria, y en programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y cualquier otra modalidad establecida por el Ministerio de Educación Nacional.

EDUCACION NO FORMAL: Son las acciones, eventos, programas o actividades específicas, teóricas y prácticas no sujetas a programas académicos regulados por la educación formal, y que tienden a lograr la adquisición, el desarrollo o el perfeccionamiento de determinados conocimientos, aptitudes, habilidades o destrezas necesarias para el ejercicio de un empleo, como, diplomados, cursos, seminarios, talleres, foros, congresos y simposios.

17.3.3 Certificaciones de estudios De la certificación de la educación formal:

Los estudios se acreditarán mediante la presentación de diplomas y actas de grado expedidas por las instituciones correspondientes.

De los títulos y certificados obtenidos en el exterior:

Los estudios realizados en el exterior requerirán para su validez de las homologaciones, autenticaciones y registros correspondientes según las normas vigentes establecidas por el Ministerio de Educación Nacional, anexando resolución de convalidación.

De la certificación de Educación no Formal:

Los cursos específicos de Educación no Formal se acreditarán mediante certificados de aprobación expedidos por las Entidades debidamente autorizadas para ello. Dichos certificados deberán contener como mínimo los siguientes datos:

-- Nombre y Logo del centro educativo

--Nombre del beneficiario

--Nombre del diplomado, curso, seminario, taller, foro, congreso o simposio.

-- Número total de horas realizadas

--Firma legalmente autorizada

--Fecha de expedición del documento, indicando: Día, mes y año

17.3.4 Certificaciones de la experiencia

La acreditación de la experiencia profesional se podrá hacer a partir de la terminación de materias de la respectiva carrera, mediante la presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las respectivas entidades públicas o privadas, estas deberán contener como mínimo los siguientes datos:

-- Nombre y Logo de la persona natural o jurídica, pública o privada.

-- Fechas dentro de las cuales el interesado estuvo vinculado, indicando día, mes, año y jornada laboral.

-- Relación de los cargos desempeñados y el nivel o grado de los mismos, dentro de la estructura orgánica de la Entidad.

-- Funciones desempeñadas, cuando sea necesario.

-- En los casos que el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante dos (2) declaraciones extra proceso de terceros ante notaría, o mediante constancia sobre los trabajos realizados o casos atendidos, debiendo aquellas y estas contener la información que permita establecer la dedicación en horas y el lapso durante el cual se laboró.

-- Fecha de expedición de la constancia o certificación.

-- Cuando las certificaciones indiquen una jornada laboral inferior a ocho (8) horas diarias, el tiempo de experiencia se establecerá sumando las horas trabajadas y dividiendo el resultado entre ocho (8). En el caso de los contratos de trabajo especificar el tiempo de duración de los mismos.

17.3.5. Organización de los documentos en las historias laborales físicas.

Es de competencia de la Gerencia de Talento Humano responder por el cumplimiento de las normas legalmente establecidas para la organización, custodia, preservación y control de las historias laborales en sus diferentes fases: De archivo de gestión, central e histórico.

Por ser las historias laborales una serie documental muy particular y especial su organización requiere un sistema diferente al de otras series y expedientes documentales que se manejan en la C.G.R.

Apertura e identificación:

En la historia laboral actualmente se utiliza el método de ordenación alfabético por apellido, así por ejemplo:

García Rodriguez, Germán Para los apellidos de las mujeres casadas que figuran con el apellido del esposo precedido de la partícula “de”, la ordenación comienza con el apellido de soltera, así:

García de Angulo, Leonor Para los apellidos que contienen dos partículas como es el caso “DE LA”, “DE LAS”, “DE LOS”, “DEL”, “DE LUQUE”, “DE ORO”, la ordenación empieza por la primera partícula, por ejemplo:

DE LA TORRE CAMPOS, JULIO CESAR Unidad de Conservación:

Para los funcionarios en servicio activo se utiliza el sistema de Multifolder, ya que es muy funcional, dada su facilidad para el manejo y consulta de la documentación, además se puede localizar oportunamente información muy específica o puntual. Este sistema consta de ocho compartimentos que van desde la letra A hasta la H. Así por ejemplo encontramos en cada uno de ellos los siguientes ítems:

Compartimiento – A – Documentos personales y de ingreso.

Compartimiento – B – Documentos de estudios, experiencia laboral y prima técnica.

Compartimiento – C – Documentos relacionados con encargos, asignación de funciones, promociones, ascensos, traslados, comisiones de estudio y para ejercer cargos de libre nombramiento y remoción.

Compartimiento – D – Documentos sobre vacaciones, licencias, incapacidades, permisos, maternidad.

Compartimiento – E – Documentos sobre estímulos, sanciones, embargos y aspectos disciplinarios.

Compartimiento – F – Documentos de retiro.

Compartimiento – G – Documentos de carrera administrativa.

Compartimiento – H – Documentos varios.

ORGANIZACION:

Los documentos se organizan de acuerdo al asunto en su compartimiento respectivo, siguiendo la secuencia cronológica en que se presenten, de abajo hacia arriba, donde el más reciente reposará en la parte superior del compartimiento, procurando en lo posible que estén libres de ganchos de cosedora, clips y todo material extraño, además se deben separar y dar de baja los documentos que se encuentran repetidos.

FOLIACION:

La documentación se enumerará en forma consecutiva, cronológica e independiente, al interior de cada uno de los compartimentos y de acuerdo a la disposición de los documentos, de abajo hacia arriba, en el vértice superior derecho utilizando lápiz de mina negra, de manera legible y sin enmendaduras, precedida del numeral del correspondiente compartimiento; por ejemplo:

En el compartimiento – A se iniciará: A-1, A-2. A-3,... etc.

En el compartimiento – B se iniciará: B-1, B-2, B-3, etc. Y así para los demás compartimentos.

Dado que en la actualidad la documentación de las historias laborales se encuentra en proceso de depuración y se halla con dos o tres foliaciones, se hace necesario tachar estas foliaciones y establecer como definitiva el sistema de los numerales anteriormente descrito.

Cuando el expediente laboral se encuentre completamente organizado y foliado definitivamente, el encargado de incluir nuevos documentos, deberá enumerarlos siguiendo el orden que trae en el respectivo compartimiento, esto con el fin que no se desactualice la carpeta en cuanto a su correspondiente foliación.

Existen casos especiales de foliación en las historias laborales ya que existe información en ambas caras de algunos folios, se hace necesario entonces numerar por el frente y anverso, cuando la información que se registra en el anverso es importante, esta se hará en el vértice superior izquierdo. Entre otros tenemos:

-- Declaraciones de bienes y rentas

--Formato hoja de vida de la Contraloría General de la República

--Evaluaciones de desempeño

--'41utenticación firmas o sello Secretaria de Educación de títulos universitarios Parágrafo: El sistema de compartimientos se utiliza para las historias laborales de los funcionarios activos que se organizaron hasta finales del año 2005.

Las historias laborales de los funcionarios que ingresaron a partir de enero del año 2006, se están organizando de acuerdo a la circular 004 del 2003, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, la cual establece que los documentos se deben organizar en estricto orden cronológico de arriba hacia abajo, respetando el principio del orden original.

17.3.6 Captura de documentos en el sistema de información de personal y archivo en las historias laborales de los funcionarios.

-- Recibir la documentación y clasificarla de acuerdo al requerimiento, sea para captura o archivo directo en la historia laboral.

-- Actualizar en el sistema los documentos enviados por los funcionarios, de acuerdo a la clasificación descrita en el programa de la siguiente manera: Datos Personales, Capacitación, Estudios, Información Familiar, Experiencia laboral, trabajos de Investigación e Información adicional.

-- Archivar los documentos en la historia laboral de acuerdo a su clasificación, legajar y foliar en orden ascendente. (Sistema multifólder).

-- Mantener las historias laborales, en estricto orden alfabético en el archivo dispuesto para tal fin.

-- Prestar el servicio de consulta, fotocopias de estudio y demás información requerida, siguiendo los parámetros descritos en la Circular de Enero 17 de 2005, firmada por el señor Contralor General de la República.

CONTROL

Asegurarse que toda la información esté incorporada en el sistema de información de personal y en la historia laboral física, que corresponda a lo real y que el archivo de los documentos esté acorde con las normas generales de archivo.

17.3.7 Elaborar certificado de tiempo de servicio para funcionarios o ex funcionarios de 1990 en adelante.

-- Recepcionar la solicitud presentada por los funcionarios del Nivel Central directamente en ventanilla, previa presentación del Carné o del documento de identidad y para los funcionarios del Nivel Desconcentrado, mediante correo electrónico. Los ex funcionarios tanto del nivel central como desconcentrado podrán realizar las solicitudes por los medios antes mencionados o mediante oficio, indicando: Nombres, apellidos, número de cédula y fechas de ingreso y retiro.

-- Generar el Tiempo de Servicio directamente en el Sistema con la firma digitalizada.

-- Verificar que los datos relacionados con los nombres, apellidos y número de Identificación correspondan a los del solicitante.

17.3.8 Elaborar certificado de tiempo de servicio para ex funcionarios, anteriores a 1990

--Recepcionar la solicitud presentada por el ex funcionario mediante oficio, email, buzón de servicios de la intranet o personalmente en ventanilla, indicando apellidos, nombres, número de cédula, fecha de ingreso y de retiro; anexando fotocopia del documento de identidad.

-- Recopilar la información necesaria de las historias laborales que se encuentran en el archivo central de la Entidad, para la elaboración de los tiempos de servicio.

-- Generar manualmente el tiempo de servicio, revisarlo, refrendarlo con las iniciales y enviar para la firma del Director(a) de Gestión del Talento Humano.

-- Clasificar la respuesta de la solicitud para entregar por ventanilla o enviar por correspondencia.

CONTROL

Asegurar que la información reportada en la certificación de tiempo de servicio o constancia laboral, corresponda a lo que obra en los archivos de la historia laboral del funcionario o ex funcionario.

17.3.9 Elaborar certificación de funciones.

-- Recepcionar la solicitud presentada por el funcionario o ex funcionario mediante oficio, email, buzón de servicios de la intranet o personalmente en ventanilla, indicando apellidos, nombres, número de cédula, fecha de ingreso y de retiro; si requiere funciones específicas anterior a la Resolución 05044 de 2000, deberá anexarlas a la solicitud, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual pertenece o perteneció. Y si es posterior al año 2000 se tendrá en cuenta lo estipulado en la Resolución 05044 de 2000.

-- Generar en el sistema un certificado de tiempo de servicio histórico, como base para expedir el certificado de funciones. Si es ex funcionario anterior a 1990, ubicar la tarjeta de kárdex y elaborar el tiempo de servicio.

-- Elaborar el certificado de funciones, con base a los cargos desempeñados para cada período y a las Resoluciones 07350 de febrero de 1979; 12733 de septiembre 16 de 1988;

13578 de julio 19 de 1990; 03398 de febrero 4 de 1994; 04397 de febrero 12 de 1997 y 05044 de marzo 9 de 2000 y demás que las modifiquen o adicionan.

-- Enviar para revisión del Director(a) de Gestión del Talento Humano y firma del Gerente de Talento Humano las certificaciones de los ex funcionarios anteriores al año 1990.

Las certificaciones de los funcionarios o ex funcionarios del año 1990 en adelante se generan con firma digitalizada del Gerente del Talento Humano.

-- Clasificar la respuesta de la solicitud para entregar por ventanilla o enviar por correspondencia.

CONTROL

Asegurar que la información reportada en el certificado de funciones laborales, corresponda a las funciones asignadas para cada período y cargo, de conformidad con las resoluciones que recogen los Manuales de funciones de la Entidad.

CAPITULO XVIII.

PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIONES DE SUELDOS Y FACTORES SALARIALES PARA RECONOCIMIENTO DE PENSIONES Y BONO PENSIONAL.

18.1 Objetivo:

Elaborar certificaciones de factores salariales para trámite de reconocimiento de pensión o de bono pensional de conformidad con la información que reposa en la historia laboral del funcionario.

18.2 Base Normativa

Decreto 1158 de 1994 artículo 35, Decreto 1748 de 1995, Decreto 1474 de 1997 artículo 9°, Decreto 1513 de 1998, artículo 14, Decreto-ley 929 de 1976 artículo 7° y Circular Conjunta número 13 de 2007.

18.3 Desarrollo:

18.3.1 Recepción Solicitudes:

-- Recepcionar las solicitudes de certificaciones laborales para el trámite de Bono Pensional, Pensión de Vejez, Sustitución Pensional, Pensión por Invalidez, con destino al Instituto de Seguro Social ISS, Caja Nacional de Previsión Social Cajanal, Fondos de Pensiones, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y demás entidades que lo requieran.

-- La solicitud debe contener la fecha de ingreso y de retiro, último cargo y dependencia, ciudad donde labora o laboró, indicando ante qué entidad tramitará su pensión y a donde se encuentra cotizando o cotizó por el mismo concepto, o diligenciar el formato que se encuentra en la página web de la Contraloría General de la República, en la Intranet, o en su defecto diligenciar el formato adjunto (el cual reposa en todas las Gerencias Departamentales y el Centro de Atención Integral al Ciudadano CAIC), en caso de que la información se reciba incompleta oficiar o comunicarse telefónicamente con el peticionario. Anexar la fotocopia legible del documento de identificación, cédula de ciudadanía o de extranjería.

-- Si lo hace mediante apoderado, debe adjuntar fotocopia del poder. En caso de fallecimiento del funcionario o ex funcionario se debe anexar el certificado de defunción.

-- Ingresar las solicitudes a la base de datos en su respectivo orden de entrada

--Clasificar las solicitudes por orden de entrada y distribuirlas semanalmente entre los funcionarios para elaborar las certificaciones.

18.3.2 Elaboración de certificaciones Diligenciar los tres (3) formatos de certificación de información laboral y de salario adoptados de manera conjunta por los Ministros de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social[1], válidos para la emisión de bonos pensionales y/o para el reconocimiento de pensiones son de uso exclusivo para ese fin, definidos por el Decreto 1158 de 1994, devengados durante el tiempo de servicio a la entidad, en los términos del artículo 35 del Decreto 1748 de 1995, modificado por los Decretos 1474 de 1997 artículo 9° y 1513 de 1998 artículo 14. Y la Circular Conjunta No 13 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social expedida el 18 de Abril de 2007, de acuerdo a lo señalado en el artículo 3° del Decreto 13 del 9 de enero de 2001, los cuales son de utilización obligatoria por parte de todas las entidades públicas.

FORMATO NUMERO 1: CERTIFICADO DE INFORMACION LABORAL, se usa para certificar periodos de vinculación laboral con entidades públicas, válidos para pensión o para Bono Pensional.

FORMATO NUMERO 2: CERTIFICACION DE SALARIO BASE, se usa exclusivamente para certificar el Salario Base para la liquidación de los Bonos Pensionales de las personas que se trasladaron de régimen al Sistema General de Pensiones, con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 100.

En este formato no se debe certificar el Salario Base si la fecha Base corresponde a un período de vinculación laboral en el cual se cotizó al Instituto de los Seguros Sociales – ISS.

Este formato se debe diligenciar si el trabajador estaba activo en una entidad pública u oficial el 30 de junio de 1992, o si se retiró antes de esa fecha y es solicitado por una AFP privada o por el ISS.

FORMATO NUMERO 3 (1): CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES, para la liquidación y emisión de Bonos Pensionales tipo A Modalidad 1, se expide con destino a los Fondos Privados de Pensiones y para las personas cuya primer vinculación laboral inició con posterioridad al 30 de junio de 1992 y antes del 1° de abril de 1994.

FORMATO NUMERO 3 (2): CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES para la liquidación de pensiones del Régimen de Prima Media. Los salarios a certificar son los correspondientes a las vinculaciones laborales con entidades públicas u oficiales;

se expide con destino al ISS, Cajanal o cualquier otra caja o entidad pública u oficial que otorgue pensiones del Régimen de Prima Media.

El formato número 1 es el formato que se debe expedir para todos los casos y los formatos número 2 y número 3 cuando corresponda, serán complemento al formato número 1., lo cual indica que no para todos los casos se deben expedir las tres certificaciones, tal y como se ilustra a continuación:

Casos:

Prestación	Destino	Formato 1	Formato 2	Formato 3
Bono Pensional A Modalidad 1	AFP Privada	Si	No	Si
Bono Pensional A Modalidad 2	AFP Privada	Si	Si	No
Pensión ISS financiada con Bono Pensional B	ISS	Si	Si (1)	Si (2)
Pensión ISS financiada con cuota parte pensional	ISS	Si	No	Si (2)
Pensión CAJANAL	CAJANAL	Si	No	Si (2)

1. Si es la entidad en la cual la persona estaba vinculada a fecha base.

2. Dependiendo si la entidad que va a otorgar la Pensión solicita los salarios de los últimos 10 años o los salarios de toda la vida laboral.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO N°. 1

El presente formato es una exigencia del Artículo 3 del decreto 13 de 2001 según el cual las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisión de bonos pensionales, deben elaborarse en este formato. Según el artículo 20 del decreto 1513 de 1998, la entidad debe numerar las certificaciones expedidas; las certificaciones expedidas deben registrarse en un archivo interno de la entidad y el representante legal debe designar bajo su responsabilidad un funcionario competente para la emisión de certificaciones.

A. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.

1. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

2. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nit indique el del nivel central.

3. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa.

4. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio y su código según el DANE. El código corresponde a la clasificación DANE y lo diligencian las entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.).

5. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE.

El código corresponde a la clasificación DANE y lo diligencian las entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.).

6. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

7. Fax. Escriba el número del Fax, Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

8. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación

B. IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICA TIEMPO. (Repetir los datos de la sección A, si la entidad que certifica es la misma entidad empleadora). Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe o fue liquidada, no es necesario ingresar los datos de dirección, teléfono, fax).

9. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

10. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

11. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa.

12. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El código corresponde a la clasificación DANE.

13. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE 14. Sector. Marque con una X únicamente la casilla correspondiente a: si la entidad pertenece al sector público nacional, si pertenece al sector público departamental o Distrital, si pertenece al sector público municipal o si pertenece al sector privado y responde por sus pensiones.

15. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación 16. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

17. Fax. Escriba el número del Fax, Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

18. Fecha en que entró en vigencia el SGP (Sistema General de Pensiones) para la entidad empleadora. A partir del 1° de Abril de 1994 para las entidades privadas y públicas nacionales y a más tardar el 30 de junio de 1995 para las entidades de carácter territorial, salvo las entidades con excepciones reglamentadas.

C. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR

19. Apellidos y nombres completos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad

20. Documento de identidad. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nit, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería. Escriba el número del documento de identidad.

21. Fecha de nacimiento. Si la entidad posee este dato, escriba el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1956) y el mes y día a dos dígitos. (Opcional)

C.1. DATOS IDENTIFICACION SUSTITUTOS DEL TRABAJADOR (Diligenciar en caso que la persona tenga o haya tenido datos de identificación sustitutos, haya cambiado su nombre, mujeres con apellido de soltera y casada, etc., o haya cambiado el Número de su documento de identidad).

22. Apellidos y nombres completos sustitutos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad

23. Tipo documento de identidad sustituto. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería.

24. Número de documento sustituto. Escriba el número del documento de identidad sustituto.

D. VINCULACIONES LABORALES VALIDAS PARA BONO PENSIONAL O PENSION

Las vinculaciones laborales válidas para Bono pensional son las definidas en el artículo 3° del Decreto 1748 de 1995, adicionado por el artículo 3° del Decreto 1513 de 1998. Son las iniciadas antes del primer traslado de régimen después de la entrada en vigencia de la Ley 100 (a alguna administradora de fondos pensionales (AFP), ISS Fondo del Congreso, etc.). Las excepciones están determinadas en la norma citada. Si faltan hojas llene hojas adicionales firmadas, con la identificación del empleador y del trabajador y el mismo número consecutivo. Las vinculaciones laborales válidas para pensión son aquellas correspondientes a periodos laborados en entidades públicas.

25. Periodos de Vinculación laboral.- Escriba las fechas de inicio (primer día de la vinculación laboral) y terminación (último día de la vinculación laboral) de las vinculaciones laborales en orden cronológico, comenzando por la vinculación más lejana. En el caso que se esté certificando tiempos de personal laboralmente activo afiliado a CAJANAL u otra caja activa, no diligenciar la fecha de retiro y en el campo observaciones (casilla 27) escribir “ACTIVO”.

26 Entidad.- Escriba el nombre de la entidad donde laboró el empleado y por la cual se certifica el período.

27. Observaciones / Cargo: - Si la certificación es para Pensión con destino a una administradora del Régimen de Prima Media (CAJANAL, ISS, Caja Pública) incluir en esta casilla el cargo correspondiente al período y si es necesario alguna observación. Si el espacio es insuficiente para las observaciones, digite las mismas en el espacio destinado para tal fin en la parte inferior del formato. Si la certificación es con destino a una AFP, el diligenciamiento de esta casilla es opcional.

28. Interrupciones laborales no remuneradas (licencias no remuneradas). Escriba la fecha de iniciación y de terminación de las interrupciones, correspondientes a cada periodo de vinculación laboral.

29. Total días de interrupción. Escriba el número de días no remunerados que corresponden al periodo especificado en el punto anterior, digite “0” (cero) si no hay días de interrupción laboral no remunerados.

E. APORTES PARA PENSIONES. Detalle del régimen de aportes correspondiente a las vinculaciones laborales especificadas en el punto 25, Parágrafo 5º artículo 23 del Decreto 1748 de 1995, modificado por el Artículo 11 del Decreto 1513 de 1998: “En todo caso, el empleador que certifique información deberá indicar cuál es la entidad o fondo que contribuirá con la cuota parte derivada de esta vinculación o por la emisión del bono, si le llega a corresponder. Si el contribuyente es distinto del empleador, este último deberá informar a aquel sobre el contenido de la certificación, para que pueda dar cumplimiento a lo establecido el artículo 65 de este decreto. Si existieren varios responsables, el empleador discriminará por épocas de vinculación y aplicará respecto de cada uno el procedimiento mencionado. En ausencia de información al respecto, se presumirá que el responsable es el propio empleador”.

30. Escriba las fechas de iniciación y finalización de los aportes para pensiones correspondientes a la vinculación laboral certificada.

31. Marque con una “SI” o “NO” dependiendo, si al empleado se le realizaban descuentos para Seguridad Social durante la vinculación laboral reportada.

32. Escriba el nombre completo de la Caja o Fondo al cual se hicieron aportes para pensiones y el Nit o el Código del Fondo.

33. Escriba el nombre de la Entidad que responde por el respectivo periodo. Si en el período reportado se efectuaban aportes a CAJANAL y la certificación es para Bono Pensional, el responsable es “NACION”

34. Digitar “SI” o “NO” según corresponda, si usted como empleador, asumía el pago de las pensiones de sus empleados y actualmente es la entidad que responde por el período certificado.

F. TRABAJADORES MIGRANTES - Diligenciar en caso que se estén certificando tiempos para un trabajador migrante, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 20 del Decreto 1748 de 1995, modificado por el artículo 9° del Decreto 1513 de 1998. Se entiende por trabajadores migrantes personas que realizan trabajos de cosechas u otras labores relacionadas con producción agrícola, por períodos inferiores a 15 días.

35. Marque con una “X”, Sí o NO se está certificando tiempo para un trabajador migrante.

36. Escriba el número de semanas trabajadas al año para el trabajador migrante.

G. INFORMACION SOBRE PENSIONES E INDEMNIZACION SUSTITUTIVA - La información de esta sección es de carácter netamente informativo, y solo debe ser diligenciado si la entidad que expide la certificación, tiene pruebas de la pensión a la cual se hace mención.

37. Marque con una “X” la casilla correspondiente si al trabajador para el cual se expide esta certificación le fue otorgada una indemnización sustitutiva por esa entidad. (SI, NO, Indemnización sustitutiva en trámite).

38. Marque con una “X” la casilla correspondiente si al trabajador para el cual se expide esta certificación fue o está pensionado por esa entidad. (SI, NO, Pensión en trámite).

39. En caso de haber respondido “SI” o “Pensión en trámite” en el punto anterior, ¿Qué tipo de pensión se le otorgó?, Marque con una x el tipo de pensión . @Consulte nuestros servicios atencion_cliente@imprenta.gov.co 40. En caso de estar certificando que esa entidad le otorgó una pensión al trabajador, escriba el número de la resolución por medio de la cual se otorgó la pensión.

41. En caso de estar certificando que esa entidad le otorgó una pensión al trabajador, escriba la fecha de pensión: año, mes, día.

42. ¿Tiene indicios o información acerca de que el trabajador fue pensionado por otra entidad? Marque con una X.

43. Si respondió sí a la pregunta 42 indique el nombre de la entidad que pensionó al trabajador.

44. Si respondió sí a la pregunta 42 indique el Nit de la entidad que pensionó al trabajador.

Datos del funcionario competente para expedir la certificación.

Espacio para Observaciones. En este espacio quien certifica debe dejar las constancias que crea pertinentes. Por ejemplo el Ministerio de la Protección Social sugiere que en este campo se coloque lo siguiente: La certificación se realizó tomando como base los documentos que reposan en la Historia Laboral y nóminas de pago.

No olvide que las certificaciones deben ser expedidas y firmadas por la persona autorizada por el representante legal de la entidad.

Toda certificación debe llevar la fecha de expedición de la misma.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 2

Diligencie este formato si el trabajador estaba activo en su entidad el 30 de junio de 1992, o si se retiró antes de esa fecha y es solicitado por una AFP privada o el ISS. El presente formato es una exigencia del artículo 3° del Decreto 13 de 2001 según el cual las certificaciones de salario base con destino a la emisión de bonos pensionales, deben elaborarse en este formato. Según el artículo 20 del decreto 1513 de 1998, la entidad debe numerar las certificaciones expedidas; las certificaciones expedidas deben registrarse en un archivo interno de la entidad y el representante legal debe designar bajo su responsabilidad un funcionario competente para la emisión de certificaciones.

En este formato no se debe certificar Salario Base si a la Fecha Base la entidad efectuó aportes al Instituto de los Seguros Sociales – ISS.

A. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.

1. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

2. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

3. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa.

4. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El código corresponde a la clasificación DANE. El código corresponde a la clasificación DANE y se diligencia para entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.) 5. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE.

El código corresponde a la clasificación DANE y se diligencia para entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.) 6. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

7. Fax. Escriba el número del Fax. (Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.) 8. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación.

B. IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICA SALARIO BASE. (Repetir los datos de la sección A si la entidad que certifica es la misma entidad empleadora) 9. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

10. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

(Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe o fue liquidada, no es necesario ingresar los datos de dirección, teléfono, fax).

11. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa.

12. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El código corresponde a la clasificación DANE. El código corresponde a la clasificación DANE y se diligencia para entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.)

13. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE.

El código corresponde a la clasificación DANE y se diligencia para entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.)

14. Sector. Marque con una X en la casilla correspondiente, dependiendo de: si la entidad pertenece al sector privado, si pertenece al sector público nacional, si pertenece al sector público departamental o distrital, o si pertenece al sector público municipal.

15. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

16. Fax. Escriba el número del Fax.

17. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación.

C. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR

18. Apellidos y nombres completos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad

19. Documento de identidad. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nit, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería. Escriba el Número del documento de identidad.

20. Fecha de nacimiento. Si la entidad posee este dato, escriba el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1956) y el mes y día a dos dígitos. (Opcional)

21. Apellidos y nombres completos sustitutos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad

22. Documento de identidad sustituto. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería. Escriba el número del documento de identidad.

23. Número de documento de identidad sustituto.

D. DETERMINACION DE FECHA BASE PARA LIQUIDACION DE BONO PENSIONAL

La fecha base, FB, es el 30 de junio de 1992, siempre que el trabajador tuviese una vinculación laboral válida en dicha fecha; en caso contrario, la fecha en que finalizó su última vinculación laboral válida anterior al 30 de junio de 1992.

24 .Marque con una X si el trabajador estaba activo en la entidad a 30 de junio de 1992

25. Si respondió NO a la pregunta anterior, determine si el trabajador se desvinculó antes del 30 de junio de 1992.

26. Fecha de Retiro. Si respondió SI a la pregunta anterior, diligencie este campo escribiendo el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1990) y el mes y día a dos dígitos.

27. Marque SI con una X si el trabajador se hallaba suspendido o en licencia no remunerada a 30 de junio de 1992.

28. Fecha de Inicio de Licencia. Si respondió SI a la pregunta anterior, diligencie los campos correspondientes a la fecha de Inicio y fin de la licencia escribiendo el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1990) y el mes y día a dos dígitos.

29. FECHA BASE. La fecha será: EL 30 de junio de 1992, si a esta fecha el trabajador se encontraba activo y no se encontraba suspendido o en licencia, o la Fecha de Retiro (fecha del campo 19), si el trabajador se desvinculó antes del 30 de junio de 1992 o si se encontraba en licencia o suspendido, la fecha de la suspensión o de inicio de la licencia (fecha del campo 21).

E. SE HACIAN APORTES PARA PENSIONES EN FECHA BASE:

30. Marcar “SI” con una X, si se hacían aportes a alguna caja o fondo de previsión en fecha base, o si del salario se le descontaban Aportes para pensión al trabajador.

F. ENTIDAD RESPONSABLE PARA PENSIONES EN FECHA BASE 31. Asumido por el mismo empleador o entidad que está reportando esta certificación.

32 - 33. Si contestó NO en el numeral 31, reporte dependiendo el caso, la caja o fondo a la que se le aportaba (en la casilla 32), o si la entidad a la que se le realizaban aportes fue asumida por otra entidad (en la casilla 33).

G. FACTORES PARA EL CALCULO DEL SALARIO BASE

34. Marque con una X si la vinculación empezó por lo menos un año antes de la fecha de Salario Base o no fue así.

35. Si marcó SI en el numeral anterior, la respuesta a este numeral es 12, si marcó NO en el numeral 34 indique el número de meses que el trabajador estuvo vinculado antes de la Fecha Base

H. Factores adicionales no netos para determinación de salario base.

Diligenciar de acuerdo con el total de meses del numeral 35, tomando como o último mes o el “Mes 12” el mes del Salario Base, como “Mes 11” el mes inmediatamente anterior o penúltimo, como “Mes 10” el mes inmediatamente anterior o antepenúltimo, etc. … Para cada mes ingresar únicamente los factores percibidos que correspondan con los indicados en la primera columna (De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1158 de 1994), los cuales son:

1. Prima de antigüedad ascensional y de capacitación cuando sean factor de salario.

2. Remuneración por trabajo dominical o festivo.

3. Remuneración por trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en jornada nocturna.

4. Remuneración o Bonificación por servicios prestados.

Para cada mes se debe calcular el subtotal de los factores anteriores.

Se debe digitar cero “0” en el subtotal mensual para los meses en los cuales no hubo factores salariales.

36. Sumatoria de Subtotales Mensuales, en esta casilla ingrese el valor total de la sumatoria de los Subtotales mensuales de la Sección G.

37. Promedio de la sumatoria de Subtotales: El valor correspondiente a esta casilla es el resultado de dividir el valor resultado de la casilla 36 entre el número de meses de la casilla 35.

I. Cálculo del SALARIO BASE. (De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1158 de 1994)

38. Asignación Básica Mensual a fecha Base.

En el caso de los Regímenes especiales en la Casilla número 38 (Asignación Básica) el valor de la asignación básica, será la suma de los factores salariales que no están incluidos en el Decreto 1158 de 1994 sobre los cuales se han efectuado cotizaciones para pensión (Ej.:

Sobresueldo INPEC, prima de antigüedad que se paga de manera mensual, etc.). Siempre y cuando exista una norma que especifique que estos factores son válidos para pensión.

39. Gastos de representación para el mes al cual corresponde la fecha base, digitar cero “0” si no aplica.

40. Prima Técnica para el mes al cual corresponde la fecha base (solo si era factor de salario), digitar cero “0” si no aplica.

41. Valor calculado en la casilla número 37.

42. SALARIO BASE TOTAL: Suma de los valores correspondientes a los numerales 38, 39, 40 y 41 Datos del funcionario competente para expedir la certificación.

No olvide que las certificaciones deben ser expedidas y firmadas por la persona autorizada por el representante legal de la entidad.

Toda certificación debe llevar la fecha de expedición de la misma.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 3 (2) CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES Para liquidar Pensiones del Régimen de Prima Media Según el artículo 20 del Decreto 1513 de 1998, la entidad debe numerar las certificaciones expedidas; las certificaciones expedidas deben registrarse en un archivo interno de la entidad y el representante legal debe designar bajo su responsabilidad un funcionario competente para la emisión de certificaciones.

A. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.

1. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

2. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

3. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa.

5. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE.

El código corresponde a la clasificación DANE y se diligencia para entidades de carácter territorial (departamentos, municipios, etc.)

6. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

7. Fax. Escriba el número del Fax. (Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.)

8. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación.

B. IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICAN SALARIOS MENSUALES. (Repetir los datos de la sección A si la entidad que certifica es la misma entidad empleadora)

9. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

10. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

(Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe o fue liquidada, no es necesario ingresar los datos de dirección, teléfono, fax).

11. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa.

13. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE.

El código corresponde a la clasificación DANE y se diligencia para entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.)

15. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

16. Fax. Escriba el número del Fax.

17. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación.

C. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR

18. Apellidos y nombres completos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad.

19. Documento de identidad. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería. Escriba el Número del documento de identidad.

20. Fecha de nacimiento. Si la entidad posee este dato, escriba el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1956) y el mes y día a dos dígitos. (Opcional).

C.1. DATOS IDENTIFICACION SUSTITUTOS DEL TRABAJADOR (Diligenciar en caso que la persona tenga o haya tenido datos de identificación sustitutos, haya cambiado su nombre, mujeres con apellido de soltera y casada, etc, o haya cambiado el Número de su documento de identidad).

21. Apellidos y nombres completos sustitutos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad.

23. Número de documento de identidad sustituto.

D. CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES. Hasta el 31 de marzo de 1994 se certifica el salario devengado según el Decreto 1158 de 1994. A partir del 1° de abril de 1994 se certifica el salario sobre el cual se cotizó o se debió cotizar. Para entidades del orden territorial se debe certificar el salario devengado según el Decreto 1158 de 1994 a más tardar hasta el 30 de junio de 1995 o fecha en que fue declarada insolvente la caja a la cual se efectuaban aportes.

24. Año correspondiente al mes que se certifica.

25. Mes que se certifica.

26. Observaciones (en caso que necesite hacer una observación ingrésela en esta casilla, si el espacio es insuficiente para las observaciones, digite las mismas en el espacio destinado para tal fin en la parte inferior del formato.

Para los siguientes numerales debe tenerse en cuenta los factores salariales del Decreto 1158 de 1994:

27. Asignación básica mensual.

En el caso de los Regímenes especiales en la Casilla No. 38 (Asignación Básica) el valor de la asignación básica, será la suma de los factores salariales que no están incluidos en el Decreto 1158 de 1994 sobre los cuales se han efectuado cotizaciones para pensión (Ej.:

Sobresueldo INPEC, prima de antigüedad que se paga de manera mensual, etc.). Siempre y cuando exista una norma que especifique que estos factores son válidos para pensión.

28. Gastos de Representación - Para el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica.

29. Prima Técnica - Para el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica.

30. Sumatoria de los otros factores salariales del Decreto 1158 de 1994 - Para el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica.

31. Total mes. Corresponde a la suma de las casillas 27, 28, 29 y 30.

(Si falta espacio use hoja adicional firmada con el mismo número consecutivo)

Datos del funcionario competente para expedir la certificación.

No olvide que las certificaciones deben ser expedidas y firmadas por la persona autorizada por el representante legal de la entidad.

Toda certificación debe llevar la fecha de expedición de la misma.

-- Para las certificaciones para bono pensional expedidas con destino al Instituto de Seguro Social ISS, se certificarán los salarios por el tiempo a tener en cuenta para liquidar la pensión, sin que sea inferior a los 10 últimos años anteriores al traslado al ISS, y/o durante el tiempo de servicio a la entidad, siempre que esta información no repose en el Instituto de Seguro Social ISS o administradoras de fondos de pensiones.

-- Para las certificaciones de Pensión de Vejez, Sustitución Pensional, Pensión por Invalidez expedidas con destino a la Caja Nacional de Previsión no se utiliza el formato No 2.

-- Para los funcionarios y ex funcionarios que se encuentran en el régimen de transición que trata el artículo 36 de la Ley 100 de 1993, se certifica lo devengado durante los diez últimos años o todo el tiempo si este fuese inferior, de acuerdo a las normas citadas anteriormente.

-- Para la reliquidación de pensión de acuerdo al artículo 7° del Decreto-ley 929 de 23 de junio de 1976 se certificarán los salarios devengados durante el último semestre de vinculación a la entidad. Se tomarán todos los factores salariales devengados en el último semestre laborado: sueldo, subsidio de alimentación, auxilio de transporte, auxilio de movilización, prima técnica, bonificación por servicio, bonificación especial (QQ), horas extras, días feriados y vacancias, recargo nocturno, prima vacacional, prima de servicios, prima de Navidad, Bonificación por compensación únicamente para el año de 1997, y lleva una casilla opcional para otros factores que hayan servido de base de cotización. Las vacaciones únicamente se certifican cuando hayan sido compensadas en dinero. Especificar el período al cual le corresponden los valores certificados, e indicar a que entidad se hicieron los aportes.

-- Transcribir los datos personales, novedades y valores devengados en los períodos establecidos registrados en las fuentes de consulta (historia laboral, nómina, libros, kárdex de nómina, tarjetas de kárdex, medios magnéticos y rollos de microfilmación.

-- Elaborar el papel de trabajo, digitar, revisar, imprimir las certificaciones en original y copia por parte del funcionario que la elabora, pasarlo a la revisión del funcionario designado y posteriormente a la firma del Director de Gestión del Talento Humano.

18.3.3 ENTREGA DE CERTIFICADOS, ARCHIVO Y CONTROL

-- Entregar la certificación personalmente al interesado, previo registro en el libro de control y descargue en la base de datos.

-- Entregar al autorizado, con solicitud escrita por parte del peticionario, la cédula de ciudadanía de la persona que la retira y del solicitante, las cuales deben ser archivadas en una carpeta adicional, previo registro en el libro de control y descargue en la base de datos.

Bajo la responsabilidad del interesado.

-- Remitir las certificaciones que solicitan fuera de Bogotá a la dirección suministrada o en su defecto a la Entidad que la requiere.

-- Actualizar la base de datos en cuanto a las solicitudes tramitadas y archivar la copia junto con los soportes que sirvieron para la elaboración de la solicitud.

-- Archivar la solicitud, tarjeta de kárdex, documento de identificación en el caso de ser anexado, certificado laboral debidamente firmado, y sea el caso acta de defunción.

-- Elaborar la confirmación de certificaciones expedidas, hacer las aclaraciones, ampliaciones, correcciones o complementar las mismas de acuerdo a lo solicitado.

CONTROL

Verificar que la información reportada en las certificaciones corresponda a la que reposa en los archivos de la Entidad y que se ajusten a lo ordenado en el Decreto 1158 de 1994 y demás normas vigentes y concordantes.

18.4 Anexos 18.4.1 Consulta de informacion TINY TERM Para archivos de consulta por pagos efectuados y reflejados en nómina, en especial: reintegros, primas de servicio y de navidad, vacaciones, se denominan de la siguiente manera:

AÑO	FACTOR	NOMBRE DEL ARCHIVO
1998	Prima de Servicio	98PS
Vacaciones en junio		9806V
Vacaciones en Diciembre		9812V
Prima de Navidad		98PN
1999	Prima de Servicio	99PS
Prima de Navidad		99PN
2000	Prima de Servicio	2000PS
Prima de Navidad		2000PN

REINTEGROS A EXFUNCIONARIOS POR REESTRUCTURACION

E2000R
E2000RR

DOCEAVAS A EXFUNCIONARIOS POR REESTRUCTURACION

RET1
RET2

REAJUSTE SUELDO A FUNCIONARIOS

2000R
2000RR
2000	Prima de Servicio	2001PS
Prima de Navidad		2001PN
Vacaciones en junio		200105V
Reajuste Sueldo		2001R
		2001RR
2002	Prima de Navidad	2002PN
Vacaciones en Diciembre		200212V
Reajuste Sueldo		2002R
2003	Prima de Navidad	2003PN
Vacaciones en junio		200305V
Reajuste Sueldo		2003R
2004	Prima de Servicio	2004PS
Prima de Navidad		2004PN
Reajuste Sueldo		2004R
2005	Prima de Servicio	2005PS
Reajuste Sueldo		2005R

18.4.2 Formato solicitud certificado para trámite de pensión y bono pensional

18.4.3 Formatos, Circular Conjunta número 13 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social expedida el 18 de abril de 2007

APROBADO:

El Gerente del Talento Humano,

JOSÉ MARTÍN HERNÁNDEZ MALDONADO

Noviembre de 2008

* * *

1. Transcripción Textual Instructivos 1, 2 y 3 de la Circular Conjunta número 13 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social expedida el 18 de abril de 2007.

Resolución 84 de 2009 CGR

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