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RESOLUCION 328 DE 2005
(agosto 23)
Diario Oficial No. 46.015 de 29 de agosto de 2005
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por la cual se adopta el Modelo del Sistema de Control Interno para las entidades del Estado establecido mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confieren el artículo 354 de la Constitución Política, la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que, entre otros aspectos, el artículo 209 de la Constitución Política establece que "La Administración Púlica, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley";
Que, a su vez, entre otros aspectos, el artículo 269 de la Constitución Política establece que "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley";
Que, respecto a la responsabilidad del Control Interno, el artículo 6o de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso que "El establecimiento y desarrollo del sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos";
Que el literal k) del artículo 3o de la Ley 298 de 1996, la cual desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política y crea la Contaduría General de la Nación, le asigna al Contador General de la Nación la función de "Diseñar, implantar y establecer políticas de control interno, conforme a la ley";
Que el literal r) del artículo 4o de la Ley 298 de 1996 le asigna a la Contaduría General de la Nación la función de "Coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables";
Que, respecto a los Deberes de todo Servidor Público, el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Unico, establece: "Adoptar el Sistema de Control Interno y la Función independiente de la Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen";
Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, en la sesión del 16 de diciembre de 2004, le recomendó al Presidente de la República adoptar un Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del Estado;
Que el Presidente de la República, con sujeción a lo dispuesto en la Ley 87 de 1993, expidió el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano;
Que es necesario incorporar y establecer, en el Sistema de Control Interno de la Contaduría General de la Nación, todos los aspectos contenidos en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz,
RESUELVE:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. La presente resolución adopta, para la Contaduría General de la Nación, el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano contenido en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. Se entiende por Control Interno el sistema inte grado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
FUNDAMENTOS Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 3o. FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno se enmarca, integra y complementa en los Fundamentos del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen:
3.1 Fundamento de legalidad: Es la obligatoriedad que tiene todo servidor público de la Contaduría General de la Nación de desarrollar la función que le ha sido asignada, en cumplimiento de la Constitución, la ley y sus reglamentos.
3.2 Fundamento de autocontrol: Es la capacidad de cada servidor público de la Contaduría General de la Nación, independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad, para controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y garantizar los resultados que se esperan en el desarrollo de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, garanticen el ejercicio de una función acorde con los principios establecidos en la Constitución Política.
3.3 Fundamento de autorregulación: Es la capacidad institucional de la entidad para establecer de manera participativa al interior de la organización las normas, métodos y procedimientos que le permiten el desarrollo de su función, bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
3.4 Fundamento de autogestión: Es la capacidad institucional de la entidad para descentralizar y desconcentrar el desarrollo de sus actividades, delegando funciones y deberes, manteniendo el control administrativo que garantiza el cumplimiento de su función y misión en los términos que la Constitución, la ley y los reglamentos se lo exigen.
ARTÍCULO 4o. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes:
4.1 Objetivos de Control de Cumplimiento. Constituyen objetivos de cumplimiento a la función administrativa de la entidad los siguientes:
a) Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función administrativa de la entidad, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias;
b) Definir las normas internas de carácter administrativo provenientes de la autorregulación que permitan la coordinación de actuaciones de la entidad;
c) Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentación que rige su hacer.
4.2 Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos estratégicos del Control Interno los siguientes:
a) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Contaduría General de la Nación sobre la importancia del Control, mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable en la organización que garantice la integridad, la eficiencia administrativa, la transparencia y la responsabilidad en la actuación de la entidad;
b) Disponer los procedimientos y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional de la entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes;
c) Establecer las estrategias y guías de dirección necesarias que permitan a la entidad proteger sus recursos, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
4.3 Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de Control a la gestión de la entidad los siguientes:
a) Determinar los mecanismos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, actividades y operaciones institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía;
b) Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen el registro y generación de información necesaria a la entidad, para la toma de decisiones internas y de utilidad social, así como la información para el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado;
c) Diseñar los instrumentos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa en la entidad, circulando la información de manera efectiva y transparente, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente así como su conocimiento por parte de los diferentes grupos de interés.
4.4 Objetivos de Control de Evaluación. Los procesos de Evaluación de la entidad tendrán los siguientes objetivos:
a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento;
b) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, la gestión y resultados como mecanismo autónomo y objetivo de verificación a la efectividad del Control Interno, el cumplimiento a la gestión y los objetivos de la institución;
c) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la entidad, estableciendo los procedimientos que permiten integrar las observaciones provenientes de los órganos de Control, a las acciones de mejoramiento definidos por la entidad provenientes de la evaluación a la gestión y sus resultados.
4.5 Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información de la entidad los siguientes:
a) Disponer los mecanismos necesarios para garantizar la generació n de información básica, para la elaboración de los reportes de información y cumplimiento de las obligaciones de la entidad ante los diferentes niveles del Estado;
b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información legalmente establecida por los diferentes órganos de control, que tienen a su cargo la vigilancia de la entidad;
c) Velar por la generación de informes y elaboración de reportes que en uso de su derecho de información, soliciten los diferentes grupos de interés, así como aquella que garantice la rendición de cuentas públicas.
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 5o. ESTRUCTURA DE CONTROL. Con base en los artículos 3o y 4o de la Ley 87 de 1993, el marco de control que define el diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Control Interno de la Contaduría General de la Nación estará integrado por la Estructura de Subsistemas, Componentes y Elementos de Control de la siguiente forma:
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
ELEMENTOS
1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Eticos
1.1.2. Desarrollo del Talento Humano
1.1.3. Estilo de Dirección
1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
ELEMENTOS
1.2.1. Planes y Programas
1.2.2. Modelo de Operación por Procesos
1.2.3. Estructura Organizacional
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACION DE RIESGOS
ELEMENTOS
1.3.1. Contexto Estratégico
1.3.2. Identificación de Riesgos
1.3.3. Análisis de Riesgos
1.3.4. Valoración de Riesgos
1.3.5. Políticas de Administración de Riesgos
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
ELEMENTOS
2.1.1. Políticas de Operación
2.1.2. Procedimientos
2.1.3. Controles
2.1.4. Indicadores
2.1.5. Manual de Operación
2.2. COMPONENTE INFORMACION
ELEMENTOS
2.2.1. Información Primaria
2.2.2. Información Secundaria
2.2.3. Sistemas de Información
2.3. COMPONENTE COMUNICACION PUBLICA
ELEMENTOS
2.3.1. Comunicación Organizacional
2.3.2. Comunicación Informativa
2.3.3. Medios de Comunicación
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACION
ELEMENTOS
3.1.1 Autoevaluación del Control
2.2.2 Autoevaluación de Gestión y Resultados
3.2. COMPONENTE EVALUACION INDEPENDIENTE
ELEMENTOS
3.2.1 Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno
3.2.2 Auditoría Interna
3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
ELEMENTOS
3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional
3.3.2 Planes de Mejoramiento Funcional
3.3.3 Planes de Mejoramiento Individual
SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO.
ARTÍCULO 6o. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento a la orientación estratégica y organizacional de la Contaduría General de la Nación.
ARTÍCULO 7o. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. Está conformado por elementos de Control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento, manteniendo su orientación hacia el cumplimiento de su función constitucional, legal y la finalidad social que persigue el Estado.
ARTÍCULO 8o. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. El Componente Ambiente de Control se encuentra integrado por los siguientes elementos:
8.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Eticos: Elemento de Control que define el estándar de conducta de la Contaduría General de la Nación. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos de la entidad, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado.
8.2 Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control que define el compromiso de la entidad con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y tr ansparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores de la Contaduría General de la Nación.
8.3 Estilo de Dirección: Elemento de Control, que define la filosofía y el modo de administrar del gobernante o gerente público, el cual se distingue por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo de la Contaduría General de la Nación para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos, en el contexto de los fines sociales del Estado.
ARTÍCULO 9o. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la entidad hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.
ARTÍCULO 10. ELEMENTOS DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. El Componente Direccionamiento Estratégico está integrado por los siguientes elementos:
10.1 Planes y Programas: Elemento de control que permite modelar la proyección de la Contaduría General de la Nación a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.
10.2 Modelo de Operación por Procesos: Elemento de control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad, armonizando con visión sistémica la función, misión y visión institucional orientándola hacia una organización por Procesos los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
10.3 Estructura Organizacional: Elemento de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Contaduría General de la Nación, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su función constitucional y legal.
ARTÍCULO 11. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la Contaduría General de la Nación evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función.
ARTÍCULO 12. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. Los elementos que permiten el Control a la Administración de Riesgos son los siguientes:
12.1. Contexto estratégico: Elemento de control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos de riesgo que afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.
12.2 Identificación de riesgos: Elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales estén o no, bajo el control de la Contaduría General de la Nación, que ponen en riesgo el logro de su función constitucional y legal, el cumplimiento de su misión y objetivos permitiendo establecer los agentes generadores, las causas y los efectos generados por su ocurrencia.
12.3 Análisis de riesgos: Elemento de control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivo y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptación y manejo.
12.4 Valoración de riesgos: Elemento de control que determina el nivel o grado de exposición de la entidad a los impactos de riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.
12.5 Políticas de Administración de Riesgos: Elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 13. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. Conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de las operaciones de la Contaduría General de la Nación, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios al cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ARTÍCULO 14. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.
ARTÍCULO 15. ELEMENTOS DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. El Componente Actividades de Control se establece bajo los siguientes elementos:
15.1 Políticas de operación. Elemento de control que establece las guías de acción que permiten la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la entidad.
15.2 Procedimientos: Elemento de control conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional.
15.3 Controles: Elemento de control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, actividades y tareas requeridas para el logro de los objetivos de la entidad.
15.4 Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios a la evaluación de la gestión de la Contaduría General de la Nación. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
15.5 Manual de operación: Elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo las operaciones de la Contaduría General de la Nación, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.
ARTÍCULO 16. COMPONENTE INFORMACIÓN. Componente de control conformado por un conjunto de datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para los grupos de interés de la Contaduría General de la Nación a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos, garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la Rendición de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.
ARTÍCULO 17. ELEMENTOS DEL COMPONENTE INFORMACIÓN. Los elementos que permiten controlar la información necesaria para el desarrollo adecuado de la entidad, se estructura de la siguiente manera:
17.1 Información primaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño.
17.2 Información secundaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan en la Contaduría General de la Nación, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad.
17.3 Sistemas de información: Elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operación en la entidad.
ARTÍCULO 18. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. Componente de control, que apoya la construcción de visión compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la ley 489 de 1998.
ARTÍCULO 19. Elementos del componente comunicación pública. Los elementos que garantizarán el control a los objetivos de la comunicación pública están determinados así:
19.1 Comunicación organizacional. Elemento de control, que orienta la difusión de políticas y la información generada por la Contaduría General de la Nación para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
19.2 Comunicación informativa. Elemento de control, que garantiza la difusión de información de la entidad en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos, sobre los resultados de su gestión.
19.3 Medios de comunicación: Elemento de control que se constituye como el conjunto de mecanismos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN.
ARTÍCULO 20. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad de l Control Interno de la Contaduría General de la Nación; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad. Se constituye por los siguientes Componentes y Elementos de Control.
ARTÍCULO 21. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. Conjunto de Componentes de Control que al actuar en forma coordinada en la entidad, le permiten medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, por cada área responsable en la organización, verificando la capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.
ARTÍCULO 22. ELEMENTOS DEL COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. Conjunto de elementos de control que le permiten a la entidad evaluar y monitorear en forma integral la existencia y la efectividad de los controles, así como el desempeño organizacional frente al cumplimiento de los objetivos de la entidad. Dichos elementos se establecen como sigue:
22.1 Autoevaluación del control: Elemento de control basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, que determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requerido.
22.2 Autoevaluación a la gestión: Elemento de control basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos de la entidad, que permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales.
ARTÍCULO 23. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Componente de control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la Contaduría General de la Nación. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad.
ARTÍCULO 24. ELEMENTOS DEL COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Conjunto de elementos de control que permiten el examen independiente al Sistema de Control Interno, la gestión y el mejoramiento continuo de la entidad y los cuales se estructuran de la siguiente manera:
24.1 Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno: Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
24.2 Auditoría Interna: Elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad y emitir juicios fundados a partir de evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.
ARTÍCULO 25. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento, reque ridas por la Contaduría General de la Nación para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente de la entidad y de las recomendaciones formales provenientes de los órganos de control.
ARTÍCULO 26. ELEMENTOS DEL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Tienen como finalidad desarrollar una cultura organizacional orientada al mejoramiento permanente de la función administrativa de la entidad, llevando a cabo las acciones correctivas. Dichos elementos se estructuran de la siguiente manera:
26.1 Plan de Mejoramiento Institucional: Elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la Contaduría General de la Nación. Integra las acciones de mejoramiento que la entidad en su conjunto debe adelantar para fortalecer su desempeño institucional y cumplir con su función, misión y objetivos en los términos de la Constitución, la ley y los compromisos adquiridos con sus grupos de interés.
26.2 Planes de Mejoramiento por Procesos: Elemento de control que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables de la Contaduría General de la Nación, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
26.3 Planes de Mejoramiento Individual: Elemento de control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos de la Contaduría General de la Nación para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, mejorando las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. Deben constituir la base en la medición del desempeño del servidor público.
ROLES Y RESPONSABILIDADES FRENTE AL CONTROL INTERNO.
NIVEL DIRECTIVO Y SERVIDORES PÚBLICOS.
ARTÍCULO 27. RESPONSABILIDAD DEL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN. El Contador General de la Nación es el responsable de orientar, establecer, desarrollar, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno de la Contaduría General de la Nación, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la entidad.
ARTÍCULO 28. RESPONSABILIDAD DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DIRECTIVO DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO. Los miembros del Comité Directivo de Gestión y Seguimiento son responsables de la implementación del Control Interno en cada una de las dependencias o áreas funcionales que le han sido asignadas; por la identificación, diseño, estandarización y actualización permanente de los procesos bajo su responsabilidad; por el análisis y valoración de los riesgos que puedan afectar los resultados los procesos asignados a su dependencia; por la implementación de controles, aplicación de métodos y procedimientos de autocontrol, mecanismos de verificación y evaluación de su gestión.
Por último, son responsables de la autoevaluación, acoger las recomendaciones generadas por la evaluación independiente y por la puesta en marcha de los planes de mejoramiento funcional de su correspondiente operación, conforme a los objetivos específicos de los procesos a cargo de la dependencia y su relación con los objetivos globales de la entidad.
ARTÍCULO 29. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Todos los servidores públicos de la contaduría General de la Nación son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; de la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados a estos y de la Autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o área funcional.
COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 30. CONSTITUCIÓN. La Contaduría General de la Nación tendrá un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno que se crea en la presente Resolución será responsable del cumplimiento de las siguientes acciones:
30.1. Expedir las políticas, métodos y procedimientos de carácter específico necesarios para el diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Control Interno en la entidad.
30.2. Evaluar continuamente la implantación y efectividad del Sistema de Control Interno, en relación con el cumplimiento de objetivos de la entidad.
30.3. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones realizadas por el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno y por el Organo de Control Fiscal competente.
30.4. Participar en la definición del Plan de Mejoramiento Institucional y llevar a cabo la evaluación a los resultados de dicho Plan.
ARTÍCULO 31. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Contaduría General de la Nación lo integran los siguientes servidores públicos:
El Contador General de la Nación, quien lo presidirá.
Los Subcontadores.
El Secretario General.
El Coordinador del GIT de Control Interno, quien sólo tendrá voz.
El Coordinador del GIT de Planeación.
El Coordinador del GIT Jurídico.
El Coordinador del GIT de Apoyo Informático.
El Delegado de la Oficina de Control Interno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
El Comité podrá invitar a sus sesiones a otros funcionarios según la naturaleza de los asuntos a tratar.
Actuará como Secretario del Comité el Coordinador del GIT de Control Interno.
ARTÍCULO 32. SESIONES. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses, y extraordinariamente cuando lo convoque el Contador General de la Nación o, en su ausencia, por el Coordinador del GIT de Control Interno cuando sea expresamente delegado.
ARTÍCULO 33. QUÓRUM. Para deliberar, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno requiere de la presencia mínima de siete (7) de sus miembros. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno (1) de los miembros asistentes a la respectiva sesión.
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 34. FUNCIONES. E l Grupo Interno de Trabajo de Control Interno es responsable de llevar a cabo la evaluación independiente al Sistema de Control Interno, a la Gestión y por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional de la Entidad. Además, asesorar al Contador General de la Nación y demás directivos en la adopción de controles y procedimientos adecuados, así como de los correctivos necesarios en procura del cumplimiento de la misión institucional de la Contaduría General de la Nación. Deberá cumplir estas funciones en los términos previstos en los artículos 3o literal d), 9o y 12 de la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias.
ARTÍCULO 35. INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO. Para el cumplimiento de las funciones de evaluación independiente propias del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno que se establecen en el artículo anterior, se deberán tener en cuenta los siguientes instrumentos:
35.1 Herramientas de Evaluación. El Grupo Interno de Trabajo de Control Interno, para llevar a cabo la evaluación del Control Interno, de la gestión y resultados de la entidad, así como el seguimiento a los Planes de Mejoramiento, utilizará como base de dicha función las metodologías y herramientas de evaluación establecidas por las instancias competentes del Estado y Organo de Control Fiscal correspondiente.
35.2 Presentación de Informes. El Grupo Interno de Trabajo de Control Interno presentará al Contador General de la Nación y al Comité de Coordinación de Control Interno, los siguientes informes relacionados con la Evaluación Independiente del Control Interno, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo de la Contaduría General de la Nación.
1o. Informes de Evaluación del Sistema de Control Interno. Reporta al Contador General de la Nación sobre el nivel de avance en el desarrollo e implantación del Sistema de Control Interno, las debilidades y deficiencias de Control detectadas en los procesos de Evaluación Independiente. Dichos informes constituyen base de elaboración del Plan del Mejoramiento Institucional y de los reportes para cumplimiento de obligaciones de información de la entidad.
De conformidad con la metodología de Evaluación que permita medir el avance en su desarrollo e implantación adoptada por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en su condición de Regulador del Control Interno y en total armonía con la metodología de evaluación que para conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Interno de los sujetos de Control Fiscal, establezca la Contraloría General de la República.
2o. Informes de Evaluación Independiente a la Gestión. Reporta las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones de la entidad. Toma como base las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, los métodos y herramientas de Auditoría Interna que permiten una Evaluación Independiente cierta sobre la gestión y los resultados de la entidad. Deberán elaborarse periódicamente con base en el Plan de Auditoría establecido y ejecutado formalmente por la entidad.
ARTÍCULO 36. FORMA Y ARCHIVO DE LOS INFORMES. Los informes de Evaluación del Control Interno y de Auditoría Interna, elaborados y presentados por el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte de la entidad y los órganos de control externo cuando estos lo requieran.
Para tales efectos, se implementará un archivo consecutivo que permanecerá en poder del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno y del archivo general de la entida d, conforme a los criterios sobre Tablas de Retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 37. DE LA APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS. Con base en lo establecido en el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, el Contador General de la Nación, los directivos y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno son responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del Control Interno, y de los procesos de Auditoría Interna realizados por el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno, así como por las originadas en los procesos de Auditoría Externa practicadas por los órganos de Control Fiscal.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 38. EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS. Para efecto de los procesos de autoevaluación y evaluación independiente a la gestión y resultados de la entidad, se deberá tomar como base adicionalmente a lo establecido en el Modelo del Sistema de Control Interno para las entidades del Estado adoptado mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, los métodos y procedimientos que en desarrollo de competencia sean definidos por el Departamento Nacional de Planeación (DNP).
ARTÍCULO 39. MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO. La Contaduría General de la Nación, en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente resolución expedirá, a través de Actos Administrativos de orden reglamentario, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del Sistema de Control Interno, así como los métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información. Para estos efectos adopta los métodos y procedimientos que conforman el Manual de Implementación del Modelo del Sistema de Control Interno para las entidades del Estado, establecido mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ARTÍCULO 40. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 450 de 1997.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 23 de agosto de 2005.
El Contador General de la Nación,
JAIRO ALBERTO CANO PABÓN.