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RESOLUCIÓN 159 DE 2015
(agosto 6)
Diario Oficial No. 49.699 de 17 de noviembre de 2015
CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTÓRICA
Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Centro Nacional de Memoria Histórica.
EL DIRECTOR GENERAL,
en uso de sus facultades constitucionales previstas en el artículo 209, legales señaladas en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 9o del Decreto 4803 de 2011,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que el numeral 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como un deber de los servidores públicos responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Que teniendo en cuenta los fundamentos del Modelo Estándar de Control Interno, actualizado mediante el Decreto 943 de 2014, es necesario promover en los funcionarios públicos el desarrollo de una cultura del Autocontrol.
Que el artículo 7o del Decreto 1914 de 2003 señala que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.
Que mediante la Resolución número 119 de 2006, la Contraloría General de la Nación, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el cual establece lo siguiente:
“2.1.10. Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.
Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades.
Lo anterior, sin prejuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público”.
Que la Ley 42 de 1993 establece el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y de los procedimientos jurídicos aplicables.
Que el literal f de la Ley 1474 de 2011 establece como un principio de la democratización de la administración pública la de aplicar mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la función administrativa.
Que mediante el artículo 146 de la Ley 1448 de 2011, se creó el Centro Nacional de la Memoria Histórica, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera.
Que de otra parte el Decreto 4803 de 2011, por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica, en el numeral 1 del artículo 9o le asignó a la Dirección General del Centro, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las políticas, planes, programas y proyectos y ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Centro Nacional de Memoria Histórica.
Que de igual forma, el numeral 17 ibídem establece como función del Director General, Dirigir, orientar y controlar la elaboración, adopción y ejecución de los planes de acción, plan de compras y demás instrumentos que permitan la programación y utilización eficiente y eficaz de los recursos físicos y humanos asignados al Centro.
Que a su tumo el numeral 14 del precitado artículo del Decreto 4803 de 2011 señala como otra función del Director General la de crear, organizar y conformar comités, comisiones y grupos internos de trabajo, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados para el adecuado funcionamiento de la entidad. Que, así mismo, es función del Director General, Promover la coordinación de actividades entre la Entidad para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Entidad que se desprenden de la Ley 1448 de 2011 y de su naturaleza como establecimiento público del orden nacional.
Que, de otra parte, el numeral 4 del artículo 16 del Decreto 4803 de 2011, radica en cabeza de la Dirección Administrativa y Financiera la función de definir, ejecutar y controlar las políticas, planes y programas relacionados con la gestión presupuestal, contable y de tesorería del Centro de Memoria Histórica.
Que con el fin de cumplir con los deberes a cargo de todas las Entidades Públicas y, en particular, para la generación de información contable confiable, relevante y comprensible, se ha estimado la necesidad de constituir el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Centro Nacional de Memoria Histórica, conformado por las distintas dependencias encargadas al interior de la misma de la gestión financiera y contable de los recursos de la Entidad.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Conformar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Centro Nacional de Memoria Histórica, como una instancia asesora del Centro Nacional de Memoria Histórica en el manejo contable de la Entidad y en sus políticas de saneamiento.
ARTÍCULO 2o. FUNCIONES. Serán funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, las siguientes:
1. Asesorar en la identificación de las acciones tendientes a depurar la información contable, así como los procedimientos para tal fin, y el registro de los ajustes contables correspondientes, con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública.
2. Velar y procurar por el mejoramiento de la calidad de la información contable de las áreas responsables, implementando medidas y controles de dicha información.
3. Proponer controles, procesos y procedimientos para reducir o mitigar el riesgo de que la información contable reporte situaciones, tales como las siguientes:
a) Valores que afecten la situación patrimonial, y no representen bienes, derechos u obligaciones para la Entidad.
b) Derechos u obligaciones existentes pero que no puedan ser ejecutados por el procedimiento de la jurisdicción coactiva.
c) Derechos u obligaciones que no puedan ser pagadas o cobradas, por haber operado alguna causal de extinción.
d) Derechos u obligaciones que carecen de los documentos soporte necesarios para adelantar de manera idónea y eficaz el proceso de cobro o pago.
e) Valores, bienes o derechos cuya pérdida no haya podido ser jurídicamente imputable a ningún sujeto en particular.
4. Asesorar en el tratamiento y presentación de información contable comprensible, oportuna, relevante, razonable y confiable.
5. Acompañar y coadyuvar en la rendición de informes trimestrales de manera previa a los reportes a los distintos entes de control, precisando en el contenido de los valores expuestos e informando de las distintas situaciones que los afecten.
6. Las demás que se deriven de su naturaleza y se relacionen con sus funciones.
ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable estará conformado por: (i) El Director General o su delegado, (ii) La Directora Administrativa y Financiera, (iii) El funcionario encargado de las funciones de recursos físicos de la Entidad, (iv) El funcionario encargado de las funciones de talento humano de la Entidad, y (v) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.
PARÁGRAFO 1o. Asistirá en calidad de invitado el Asesor del Director General con funciones de Control Interno o su delegado.
PARÁGRAFO 2o. De igual forma, podrá asistir en calidad de invitado a las sesiones del Comité cualquier Dirección Técnica del Centro Nacional de Memoria Histórica, siempre y cuando así lo solicite por lo menos uno de los miembros del Comité y se realice de manera previa a cada sesión la respectiva citación por parte del Secretario Técnico, con fundamento en dicha solicitud.
ARTÍCULO 4o. PRESIDENCIA. Fungirá como Presidente de cada sesión la Directora Administrativa y Financiera, o su delegado.
ARTÍCULO 5o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité estará a cargo de la profesional especializada con funciones de Contadora de la Dirección Administrativa y Financiera.
ARTÍCULO 6o. PERIODICIDAD. El Comité se reunirá trimestralmente y estará sujeto a la obligatoriedad de levantar acta de cada sesión. Será convocado por su Presidente, por quien realiza la Secretaría Técnica y/o por solicitud motivada de al menos 3 de sus miembros, dirigida a la Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO. El Comité podrá realizar sesiones virtuales con la misma periodicidad señalada en el presente artículo, para lo cual requerirá de previa convocatoria efectuada por la Secretaría
Técnica, en la cual se indicará el tema o los temas a tratar con sus respectivos anexos, y la consecuencia de que su contenido quedará aprobado si pasados tres (3) días hábiles a partir de su remisión, no se reciben observaciones por parte de sus miembros. De lo anterior se dejará la respectiva constancia.
ARTÍCULO 7o. QUORUM DELIBERA TORIO Y DECISORIO. Para efectos de la deliberación de los asuntos sometidos al Comité, se requerirá como mínimo de la presencia de cuatro (4) de sus miembros. Para la toma de las decisiones, se requerirá como mínimo de la aprobación de tres (3) de los miembros presentes.
ARTÍCULO 8o. Comunicar el contenido de la presente resolución a las Direcciones Técnicas y a la Asesora de la Dirección General con funciones de Control Interno, por conducto de la Dirección Administrativa y Financiera, para los fines pertinentes.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C. a 6 agosto de 2015.
El Director General,
GONZALO SÁNCHEZ GÓMEZ.