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RESOLUCIÓN 136 DE 2018
(mayo 9)
Diario Oficial No. 50.822 de 30 de diciembre de 2018
CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTÓRICA
Por la cual se implementa la Tabla de Retención Documental convalidada por el Archivo General de la Nación.
EL DIRECTOR GENERAL,
en uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las previstas en el Decreto 4803 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que la ley 594 de 2000 denominada “La ley General de Archivos” contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de archivos al interior de las entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles.
Que de conformidad con el artículo 2o de la Ley 80 de 1989 dentro de las funciones del Archivo General de la Nación está la de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.
Que el artículo 8o del Decreto 2609 de 2012, dentro de los instrumentos archivísticos para la gestión documental; estableció los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental. Que el artículo 8o del Acuerdo número 4 del 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, establece: “Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental que deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Interno Archivo en el caso de las entidades de nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.
Que el Decreto 1080 de 2015, en su artículo 2.8.2.5.8 establece dentro de los instrumentos archivísticos para la gestión documental, literal b) La Tabla de Retención Documental (TRD).
Que el Decreto 1080 de 2015, en su artículo 2.8.7.2.6 señala que el Comité de Desarrollo Administrativo modificado por el Decreto 1499 de 2017 artículo 2.2.22.3.8, “(...) de acuerdo con sus tablas de retención documental o tablas de valoración documental, determinarán aquellos documentos que habiendo cumplido su tiempo de conservación, podrán ser eliminados, previa elaboración de un listado de ellos, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.”
Que mediante Resolución número 200 de 2015 artículo 9o, se creó el Comité de Desarrollo Administrativo, el cual asumió las funciones como “Comité Interno de Archivo” según lo establecido en los artículos 14 y 16 del Decreto 2578 de 2012; la cual fue modificada por la Resolución número 038 de 2018, la cual modifica su nombre quedando “Comité Institucional de Gestión y Desempeño”, según lo establecido por el Decreto 1499 de 2017 artículo 2.2.22.3.8.
Que el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.1.16 numeral 3, establece que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño tendrá como función aprobar las Tablas de Retención Documental de la entidad y enviarlas al Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado para su convalidación y para su registro una vez aprobadas.
Que la Tabla de Retención Documental del Centro Nacional de la Memoria Histórica fue aprobada mediante Resolución número 208 de 2014.
Que la Tabla de Retención Documental fue presentada ante el Archivo General de la Nación así:
- El 16 de mayo de 2014 con radicado 201405152602012-1 del Centro Nacional de Memoria Histórica. Fue devuelta para ajustes el 2 de septiembre de 2014 mediante comunicación oficial radicado 201409021795-2 del CNMH.
- Se remite, nuevamente, al Archivo General de la Nación el 6 de noviembre de 2014 mediante comunicación oficial 201411066004591-1, en respuesta emitieron la comunicación de devolución para ajustes con radicado 201412016002458-2 de fecha 1 de diciembre de 2014.
- Entregadas nuevamente al Archivo General de la Nación mediante comunicación oficial 2016121460012503-1 el 14 de diciembre de 2016, devueltas mediante comunicación oficial del Archivo General de la Nación, radicado con el número 201702130330-2. El concepto emitido refleja que el instrumento no está elaborado, técnicamente, validando que lo enviado corresponde a un borrador y no a un instrumento versión final.
- Una vez revisados los conceptos emitidos por el AGN sobre la presentación de la TRD, se evidencia que fueron técnicamente mal elaboradas y que aún se encontraban en borrador, por lo tanto para el 13 de febrero de 2017 y, habiendo elaborado un instrumento acorde con la metodología, se radica para revisión ante el Archivo General de la Nación el 24 de marzo de 2017 mediante consecutivo único de radicación del CNMH 2017032460001895-1.
- El CNMH recibe concepto técnico el 15 de junio de 2017 sobre la evaluación, haciendo alusión a nuevos ajustes con el consecutivo único de radicación 201706151432-2 del Centro Nacional de Memoria Histórica.
- El CNMH solicita mesa técnica en las instalaciones del Archivo General de la Nación, para la revisión de las observaciones, realizándose el 28 de junio de 2017.
- Se remitió el instrumento corregido el 2 de agosto de 2017 con radicado 201708026006129-1, de la cual se recibió concepto técnico sobre ajustes al instrumento el 18 de septiembre de 2017 con radicado 201709182339-2.
- Se realizó mesa técnica en el Archivo General de la Nación el 20 de septiembre 2017 y se remitió el instrumento ajustado el 31 de octubre de 2017 con radicado 20170306009448-1.
- El Archivo General de la Nación dio respuesta mediante comunicación 201712073289-2 del 7 de diciembre de 2017, citando a Precomité Evaluador de documentos realizado el 12 de diciembre de 2017.
- Una vez efectuado el Precomité, se recibieron recomendaciones las cuales fueron presentadas en las instalaciones del Archivo General de la Nación, en mesa técnica el 25 de enero de 2018, aclarando y ajustando conceptos.
- El Archivo General de la Nación citó a Comité mediante comunicación 2018902150392-2 de fecha 15 de febrero de 2018, Comité efectuado el 22 de febrero de 2018, en el cual se recibe Convalidación del instrumento archivístico soportada en el Acta 01 de 2018 del Comité Evaluador de Documentos y Concepto técnico de evaluación radicado en el Centro Nacional de Memoria Histórica 201803160732-2 el 16 de marzo de 2018.
- El CNMH envía versión final de la Tabla de Retención Documental, Cuadro de Clasificación Documental y demás anexos al Archivo General de la Nación el 4 de abril de 2018 con comunicación oficial número 201804036002326-1.
Que la Tabla de Retención Documental fue convalidada por el Archivo General de la Nación mediante certificado de validación de fecha 7 de mayo de 2018.
Que de conformidad con el artículo 9o del Decreto 4803 de 2011, son funciones del Director General del Centro Nacional de Memoria Histórica, Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las políticas, planes, programas y proyectos, y ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Centro de Memoria Histórica; así como, Dirigir, orientar y controlar la elaboración, adopción y ejecución de los planes de acción, plan de compras y demás instrumentos que permitan la programación y utilización eficiente y eficaz de los recursos físicos y humanos asignados al Centro.
Que por las razones expuestas, se hace necesario implementar y adoptar la Tabla de Retención Documental (TRD) del Centro Nacional de Memoria Histórica ya convalidada por el Archivo General de la Nación.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar la Tabla de Retención Documental (TRD) del Centro Nacional de Memoria Histórica convalidada por el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 2o. Ordenar la aplicación o implementación de la Tabla de Retención Documental (TRD), en todas las dependencias, grupos internos y equipos de trabajo del Centro Nacional de Memoria Histórica.
ARTÍCULO 3o. Asignar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, o el que haga sus veces, la función de seguimiento a la Tabla de Retención Documental (TRD), para determinar cambios que exijan su actualización o ajuste.
ARTÍCULO 4o. Sensibilizar a todos los servidores públicos del Centro Nacional de Memoria Histórica, frente a la aplicación de la Tabla de Retención Documental, por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, a cargo del Equipo de Gestión Documental.
ARTÍCULO 5o. Realizar el proceso de registro de series y subseries documentales consignadas en la Tabla de Retención Documental, ante el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 7o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., 9 de mayo de 2018.
El Director General,
Gonzalo Sánchez Gómez.