Resolución 117 de 2015 CMH

RESOLUCIÓN 117 DE 2015

(mayo 21)

Diario Oficial No. 49.596 de 6 de agosto de 2015

CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTÓRICA

Por la cual se crean los comités de seguimiento a la gestión interna de las dependencias y grupos del Centro Nacional de Memoria Histórica y se dictan otras disposiciones.

EL DIRECTOR GENERAL DEL CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTÓRICA,

en uso de sus facultades, en especial las fijadas por medio del artículo 9o numeral 14 del Decreto número 4803 de 2011, y Fundamento legal o reglamentario para efectos de la competencia.

CONSIDERANDO:

De conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, son principios de la función administrativa la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la imparcialidad, la publicidad y la celeridad. Este artículo establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que el artículo 269 de la Constitución Política determina: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas”.

Que en desarrollo de la disposición Constitucional, la Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios establecieron las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado.

Que el Gobierno nacional, mediante el Decreto número 1599 de 2005, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, con el propósito que las entidades del Estado puedan alcanzar el logro de sus objetivos institucionales y contribuir a los fines esenciales del Estado, asignando a la máxima autoridad de la entidad pública la responsabilidad de su establecimiento, implementación y desarrollo.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000: 2005, en el numeral 3.1, Componente de Autoevaluación, determinó que sus elementos permiten en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 4o del Decreto Nacional 1537 de 2001, Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos, organizaciones, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.

Que mediante la Ley 872 de 2003, fue creado el Sistema de Gestión de la Calidad en la rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, disponiendo en el parágrafo 2o del artículo 2o, que las Asambleas y Concejos podrán disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades de la administración central y descentralizadas de los departamentos y municipios.

Que el Gobierno nacional, mediante el Decreto número 4485 de 2009, adoptó la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2o de la Ley 872 de 2003.

Que la cultura de autocontrol es una integración de los principios, valores, hábitos y controles que ejercidos en forma autónoma por cada servidor público, permiten el logro de los objetivos en forma efectiva, así como evaluar y controlar las actividades para la toma de decisiones de una manera eficaz y oportuna, generando resultados óptimos dentro del funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de Control Interno.

Que se hace necesario orientar y motivar a los servidores fomentando la conciencia de compromiso y responsabilidad individual, mejorando su desempeño y de la dependencia a la cual pertenece, para una mayor productividad de las actividades y tareas bajo su responsabilidad.

Que los comités de seguimiento a la gestión interna de las dependencias son instancias que garantizan la participación de cada servidor del CNMH, permitiéndole identificar desviaciones y riesgos que puedan entorpecer el normal desarrollo de las funciones y ejecución de los planes de acción de cada dependencia, así como proponer correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones.

Que por lo anterior, se hace necesario actualizar las funciones y demás disposiciones que regulan el funcionamiento comités de seguimiento a la gestión interna de las dependencias y grupos del Centro Nacional de Memoria Histórica.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Créense los Comités de Seguimiento a la Gestión Interna de las Dependencias y Grupos, que contribuyen al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de Control Interno, dando cobertura a todos los procesos y fomentando una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación y el mejoramiento continuo de la misión y los objetivos estratégicos del Centro Nacional de Memoria Histórica.

ARTÍCULO 2o. PRINCIPIOS ORIENTADORES. Los Comités de Seguimiento a la Gestión Interna de las Dependencias y Grupos se desarrollarán de acuerdo con los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión.

*Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor/a público/a para controlar su trabajo, detectar desviaciones efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos,

actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

*Autorregulación: Es la capacidad del Centro Nacional de Memoria Histórica para aplicar de manera participativa al interior, los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

*Autogestión: Es la capacidad del Centro Nacional de Memoria Histórica para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus reglamentos.

ARTÍCULO 3o. OBJETIVOS GENERALES. Los Comités de Seguimiento a la Gestión Interna de las

Dependencias y Grupos del Centro Nacional de Memoria Histórica, tendrá los siguientes objetivos:

-- Propender por el fortalecimiento del Sistema de Control Interno a nivel de dependencias y grupos promoviendo la generación de la nueva cultura de control.

-- Intercambiar experiencias a través de una comunicación oportuna y confiable detectando debilidades y oportunidades de aplicación del Sistema de Control Interno, en sus procesos administrativos.

-- Realizar el diagnóstico de cada una de las dependencias y grupos de CNMH para evaluar los planes, proyectos, y el cumplimiento de los procesos y procedimientos estableciendo los indicadores correspondientes.

-- Implementar y fortalecer el Sistema Integrado de Gestión y la Administración del Riesgo.

-- Fomentar con la participación del autocontrol y el mejoramiento continuo.

-- Realizar el diagnóstico de cada dependencia y grupos del CNMH teniendo en cuenta: la evaluación y seguimiento continuo de las funciones y procedimientos, la evaluación y seguimiento de los planes, proyectos y programas, a través de instrumentos de medición.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. Los Comités de Seguimiento a la Gestión Interna de las Dependencias y Grupos deberán cumplir las siguientes funciones anualmente:

1. Realizar seguimiento a los avances de los planes, proyectos y programas institucionales, a la gestión de la dependencia y/o grupo, objetivos, metas, proyectos de inversión, contratación requerida para el cumplimiento de las funciones y gestión respectiva, y demás obligaciones reglamentarias del CNMH.

2. Lograr la participación de los las servidores/as públicos y los/as particulares que cumplen funciones públicas en el CNMH, en las reuniones de los comités de seguimiento a la gestión interna de las dependencias y grupos e incentivar la interiorización de la cultura de autocontrol en cada uno/a de ellos/a.

3. Fomentar el trabajo en equipo, estableciendo y socializando procedimientos de control que contribuyan a la autoevaluación del control y de la gestión de los procesos, actividades y tareas.

4. Retroalimentar y articular las decisiones de los Comités creados mediante Acto Administrativo en el CNMH, en su calidad de generadores de las directrices que surgen de la alta Dirección, al interior de los grupos de trabajo y especificar las labores que cada servidor/a desarrolla para el cumplimiento de los lineamientos establecidos por estos comités.

5. Realizar evaluación y seguimiento de las actividades desarrolladas de cada dependencia y/o grupo en torno al Sistema Integrado de Gestión, la administración de riesgos a través del sistema de alarmas tempranas para advertir posibles causas que impidan una eficiente gestión; en procura de prestar un óptimo servicio a la población beneficiada; al uso eficiente de los recursos; y al logro de la misión institucional.

6. Evaluar los mecanismos de participación ciudadana, seguimiento a la interiorización y cumplimiento de los principios y protocolos éticos.

7. Diseñar e implementar estrategias de administración, orientadas a buscar niveles de eficacia, eficiencia y efectividad, mediante la optimización del talento humano, recursos físicos, financieros y tecnológicos, así como velar por su adecuada utilización.

8. Efectuar el seguimiento y cumplimiento de los planes de mejoramiento con ocasión de las

auditorias de control interno y organismos externo, a los planes de mejoramiento institucionales por procesos e individuales y los compromisos adquiridos, tomando los correctivos frente a las observaciones formuladas por la Oficina de Control Interno y los entes de control externo.

9. Establecer las acciones necesarias dentro de la dependencia y de sus respectivos procesos,

que garanticen el cumplimiento de los lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y prevención de la corrupción en el CNMH, atención al ciudadano, sistemas de información y atención de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los ciudadanos; de la participación ciudadana y control social, y del Sistema de Control Interno.

10. Emitir recomendaciones, pautas, complementos y propuestas de mejoramiento y seguimiento a la gestión de la dependencia y/o grupo y al Sistema Integrado de Gestión; entendidos éstos como el conjunto articulado de herramientas de gestión, que permiten al CNMH, el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Entidad.

11. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza y funcionamiento del Comité.

ARTÍCULO 5o. REUNIONES. Los comités de seguimiento a la gestión interna de las dependencias y grupos del Centro Nacional de Memoria Histórica se reunirán como mínimo cada dos (2) meses, los cuales se realizarán en el lugar y hora que para el efecto señale el respectivo jefe y participarán todos los miembros de su equipo de trabajo.

ARTÍCULO 6o. ACTAS. De cada reunión de los comités de seguimiento a la gestión interna de las dependencias y grupos se levantará acta, refrendada por quien la preside, el original reposará en la dependencia respectiva, el Grupo de Planeación o Control Interno del Centro Nacional de Memoria Histórica podrán solicitar copia cuando así lo requieran.

ARTÍCULO 7o. CONTENIDO DE LAS ACTAS. En las actas deben quedar consignados los diferentes temas tratados y las decisiones tomadas, que conlleven al cumplimiento de las funciones asignadas, así como el seguimiento de los compromisos y decisiones tomadas, haciendo mención de los siguientes aspectos:

1. Número del acta, nombre de la dependencia, fecha y hora de celebración, orden del día, nombre y cargo de los/as servidores/as que participan y el nombre de los procesos que lidera.

2. Enumeración de los temas tratados en el respectivo Comité con una clara y breve descripción, distinguiendo entre actividades misionales, actividades de mejoramiento, proyectos de inversión, evaluación a la ejecución presupuestal y contractual, así como actividades del Sistema Integrado de Gestión, administración de riesgo y enumeración de las actividades o temas pendientes.

3. De cada tema tratado se presentarán las conclusiones, compromisos adquiridos y los correctivos a realizar en tomo a cada tema, cuando aplique, mencionando el nombre del/la servidor/a responsable de su ejecución. En caso de necesitarse acción correctiva, preventiva o de mejora establecer la fecha de inicio y el responsable de ejecutarla.

ARTÍCULO 8o. VERIFICACIÓN Y CUMPLIMIENTO. El Grupo de Planeación del Centro Nacional de Memoria Histórica verificará el cumplimiento de las disposiciones previstas en la presente resolución.

ARTÍCULO 9o. La Dirección Administrativa y Financiera será la responsable de comunicar la presente resolución a todas las direcciones del CNMH.

ARTÍCULO 10. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y deroga aquellas disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese, notifíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 21 de mayo de 2015.

El Director General,

GONZALO SÁNCHEZ GÓMEZ.