Resolución 52 de 2017 CMH

RESOLUCIÓN 52 DE 2017

(abril 7)

Diario Oficial No. 50.302 de 22 de julio de 2017

CENTRO DE MEMORIA HISTÓRICA

Por la cual se establece el valor para la expedición de copias de documentos en el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH).

EL DIRECTOR GENERAL DEL CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTÓRICA,

en uso de sus facultades legales estatutarias contempladas en el artículo 9o de la Ley <sic> de 1998 y el Decreto número 4803 del 20 de diciembre de 2011, y

CONSIDERANDO:

Primero. Que mediante el artículo 146 de la Ley 1448 de 2011, se creó el Centro Nacional de Memoria Histórica, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera.

Segundo. Que el Centro Nacional de Memoria Histórica es un establecimiento público del orden nacional el cual tiene como objetivo la recepción, recuperación, conservación, compilación y análisis de todo el material documental, testimonios orales y por cualquier otro medio relativo a las violaciones ocurridas con ocasión del conflicto armado interno colombiano, a través de la realización de las investigaciones, actividades museísticas, pedagógicas y otras relacionadas que contribuyan a establecer y esclarecer las causas de tales fenómenos, conocer la verdad y contribuir a evitar en el futuro la repetición de los hechos.

Tercero. Que el Centro Nacional de Memoria Histórica, creado como un establecimiento público del orden nacional, por medio del artículo 146 de la Ley 1448 de 2011, tiene, entre otras funciones, las siguientes:

a) Servir como plataforma de apoyo, gestión, intercambio y difusión de Iniciativas locales, regionales y nacionales en los temas de memoria histórica, promoviendo la participación de las víctimas, con enfoque diferencial;

b) Oficiar como espacio de apoyo a las entidades públicas y privadas en el marco de las iniciativas ciudadanas en temas de memoria histórica;

c) Oficiar como centro de acopio, producción y difusión de memorias y esclarecimiento histórico de las violaciones ocurridas en el marco del conflicto armado interno.

Cuarto. Que según lo previsto en los artículos 23 y 74 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución, así como acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.

Quinto. Que el artículo 13 de la Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo_[1] –modificado por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015 consagra que “toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este Código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución”. Mediante el ejercicio de este derecho, entre otras actuaciones, se podrán requerir copias de documentos.

Sexto. Que de acuerdo con los numerales 2 y 3 del artículo 5o del mismo estatuto normativo, todas las personas tienen derecho a conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos, del mismo modo que al acceder a información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos en la Constitución y en la ley.

Séptimo. Que el inciso final del artículo 36 ibídem señala que cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva y a obtener copias y certificaciones sobre los mismos.

Octavo. Que el artículo 29 de la Ley 1755 de 2015 “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”_[2] señala en lo que hace a la reproducción de documentos, que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción, que los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas y que el valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.

Noveno. Que al tenor de lo dispuesto en los artículos 3o y 26 de la Ley 1712 de 2014_[3], corregido por el artículo 4o del Decreto número 1494 de 2015, el acceso a la información pública es gratuito y no se podrán cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información. La respuesta a solicitudes deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante.

Décimo. Que en atención al artículo 20 del Decreto número 103 de 2015_[4], en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública se debe aplicar el principio de gratuidad de que trata el artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, conforme al cual el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Undécimo. Que el artículo 21 del decreto en mención, consagra que “los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado”.

Duodécimo. Que para establecer el valor de la reproducción de documentos físicos en el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH), se considera procedente tomar como referencia el precio unitario costeado por la entidad en la contratación del servicio de fotocopiadoras y papelería, para las necesidades institucionales de sus diferentes dependencias. La reproducción de información contenida en formatos distintos será gratuita si los medios tecnológicos así lo permiten, o, en su defecto, el peticionario deberá asumir el valor al costo del mercado, según el medio de almacenamiento de que se trate.

Décimo tercero. Que el Grupo de Comunicaciones del CNMH realizó un sondeo de mercado, sobre el valor de las fotocopias, tanto de manera local como de establecimientos especializados en la materia, lo cual se contrastó con los precios fijados por otras entidades del sector, lo cual dio un estimativo de cien pesos ($100,00) moneda corriente, por cada hoja fotocopiada a blanco y negro por una cara, lo cual se encuentra ajustado a los parámetros del mercado.

Décimo cuarto. Que en razón a lo expuesto se debe establecer el valor para la expedición de copias de documentos físicos en el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH);

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. VALOR DE LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS EN EL CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTÓRICA (CNMH). Excepto para los casos de expedición gratuita de la información o documentación, establecer como valor por la fotocopia de documentos físicos en posesión o bajo control o custodia del Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH), la suma de cien pesos ($100,00) moneda corriente, por cada hoja a blanco y negro por una cara.

PARÁGRAFO 1o. Dicho valor se deberá pagar cuando el número de documentos a fotocopiar sea mayor a diez (10) unidades.

PARÁGRAFO 2o. El respectivo monto se debe consignar con destino a la Dirección del Tesoro Nacional (DTN - Otras Tasas, Multas y Contribuciones no especificadas), Cuenta Corriente número 61011110, Código de Portafolio CMH: 392, del Banco de la República, y allegar a la dependencia del CNMH correspondiente la constancia expedida por la entidad bancaria.

Copia de dicha constancia deberá ser remitida por la dependencia respectiva al Área Financiera del CNMH, para los efectos pertinentes.

ARTÍCULO 2o. TRÁMITE. Recibida la solicitud de reproducción de información o documentación, la dependencia en donde se encuentren los documentos o la que los tenga bajo su control o custodia deberá informar al peticionario, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación en la entidad, el número y el valor de las fotocopias, así como los datos de cuenta y banco para que se proceda a la consignación.

Allegada la constancia de pago por el peticionario, y verificado el valor consignado frente al número de fotocopias, deberá precederse a la reproducción del documento y a su entrega, lo cual deberá hacerse en los términos previstos en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015.

En caso que los documentos a reproducir no excedan la cantidad establecida en el parágrafo 1o del artículo anterior, se deberán suministrar las copias en los plazos señalados en la norma citada, sin contraprestación económica alguna.

PARÁGRAFO. Las solicitudes que se reciban, independiente del medio utilizado, deben atender el procedimiento contemplado para el Trámite de Comunicaciones Oficiales.

ARTÍCULO 3o. MEDIOS DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN. De conformidad con lo previsto en el parágrafo 1o del artículo 21 del Decreto número 103 de 2015, la información o documentación pública puede ser suministrada a través de los diferentes formatos o medios de almacenamiento, como fotocopias (según lo dispuesto en el artículo primero de la presente resolución), medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan la reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública, los cuales no tendrán ningún costo, en la medida que el usuario allegue uno de los medios para el archivo de medios magnéticos o electrónicos anteriormente descritos.

PARÁGRAFO 1o. Cuando se trate de la reproducción de información o documentación contenida en formatos distintos al documento físico, no habrá lugar a cobrar ningún valor, siempre que los medios tecnológicos así lo permitan. En caso contrario, el peticionario deberá asumir el valor al costo del mercado, según el medio de almacenamiento de que se trate.

PARÁGRAFO 2o. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital y se tenga la dirección de correo electrónico del solicitante u otro mecanismo similar, se deberá enviar a través de este sin cobrarse costo alguno, a menos que no sea posible por restricciones técnicas de la plataforma o que el peticionario haya solicitado su envío por otro medio.

PARÁGRAFO 3o. Cuando se trate de solicitudes sobre documentos a gran escala, como planos, afiches, ampliaciones, reducciones, impresiones a color, se remitirán los mismos sin costo alguno a la Dirección de Correo Electrónico del solicitante u de otro medio electrónico indicado.

ARTÍCULO 4o. CASOS EN LOS QUE NO HAY LUGAR AL COBRO DE LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS EN EL CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTÓRICA. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de fotocopias:

a) Cuando se trate del requerimiento de fotocopia de los antecedentes administrativos de actos demandados, en los términos del parágrafo primero del artículo 175 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo;

b) Cuando el número de folios a fotocopiar no exceda de diez (10) unidades;

c) Cuando la solicitud de expedición de fotocopias de documentos físicos o información haya sido ordenada de oficio en desarrollo de un proceso judicial. Si se trata de procesos judiciales en los que el Centro Nacional de Memoria Histórica no sea parte, y la solicitud de fotocopias sea dispuesta por el Juez a petición de alguna de ellas, la dependencia con custodia de la documentación deberá informar al proceso judicial el número y el valor de las fotocopias, así como los demás datos relevantes, para que la parte interesada proceda al pago en la forma prevista en este acto;

d) Cuando la solicitud sea originada en desarrollo de una acción pública o una investigación penal, en atención al principio de colaboración, consignado en el Decreto número 235 de 2010;

e) Cuando haya sido ordenada por una autoridad administrativa, en estricto cumplimiento de sus funciones, en atención al principio de colaboración, consignado en el Decreto número 235 de 2010;

f) Cuando la información solicitada repose en formato electrónico o digital y el peticionario suministre el medio tecnológico.

ARTÍCULO 5o. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 7 de abril de 2017.

El Director General,

GONZALO SÁNCHEZ GÓMEZ.

* * *

1 Sustituido por la Ley 1755 de 2015.

2 Sustituido por la Ley 1755 de 2015.

3 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

4 Reglamentario de la Ley 1712 de 2014.