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RESOLUCIÓN 2234 DE 2010
(septiembre 13)
Diario Oficial No. 47.840 de 22 de septiembre de 2010
CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL DE COMUNICACIONES
Por medio de la cual se determina la política editorial de la página web de Caprecom.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL DE COMUNICACIONES – CAPRECOM,
en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y en especial las conferidas en el artículo 21, numeral 1 del Decreto 456 del 25 de febrero de 1997, y
CONSIDERANDO:
Que la Directiva Presidencial número 02 del 28 de agosto de 2000 implementó la Agenda de Conectividad, que busca incrementar el uso de Tecnologías de la Información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el manejo de información.
Que la Agenda de Conectividad es una política de Estado dentro de la cual el Gobierno debe ser un usuario modelo, con este fin se ha definido la estrategia de Gobierno en Línea.
Que para cumplir con la estrategia de Gobierno en Línea se hace necesario establecer una política editorial encaminada a determinar los mecanismos para la producción, difusión y administración de contenidos de la página web de Caprecom, buscando ofrecer espacios de información, comunicación y participación ciudadana; así como la articulación de acciones y esfuerzos do los servidores de la entidad con los propósitos misionales de la empresa y del sector de la protección social.
Que en mérito de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adóptese la siguiente política editorial para la asignación, actualización, producción, administración y publicación de información en la página web y medios electrónicos de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones – Caprecom.
ARTÍCULO 2o. POLÍTICA EDITORIAL DEFINICIÓN. Entiéndase la política editorial como una directriz que establece los mecanismos y características para la administración, actualización y publicación de información que deben considerarse al momento de publicar contenidos generales en medios electrónicos y especialmente en la página web de Caprecom.
ARTÍCULO 3o. OBJETIVO. El objetivo de la presente política editorial es establecer las condiciones, requisitos, procedimientos, trámites y plazos para la publicación de información en la página web de Caprecom con el fin de mejorar y mantener la calidad de la presentación, navegación, vigencia temática y contenido, en virtud de todas los principios éticos y valores institucionales que se traduzcan en mayor eficiencia y transparencia en el servicio que se brinda a los funcionarios, empresas públicas y privadas, contratistas, afiliados, usuarios de los servicios y ciudadanía en general que tienen relación con Caprecom.
ARTÍCULO 4o. ALCANCE. A través de la presente política editorial se señalan las directrices que deben cumplir las siguientes personas o grupos al interior o exterior de la entidad.
– Los funcionarios de Caprecom respecto al suministro de información y a la actualización del contenido de la página web de Caprecom.
– Las empresas públicas y privadas, entes de control, afiliados, usuarios de los servicios y ciudadanía en general respecto a la interacción de información con la entidad a través de la página web.
– Los proveedores, contratistas y personas interesadas en prestar servicios a la entidad respecto a la entrega de información y actualización de datos.
ARTÍCULO 5o. ANTECEDENTES. Existen antecedentes que justifican la necesidad de establecer requisitos y condicionas para la publicación de información en la página web, tales como los siguientes:
– Modernización de la entidad.
– Socialización de la información.
– La Agenda de Conectividad establecida en la Directiva Presidencial número 2 de 2000.
– Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia versión 2010.
– Fomentar la participación ciudadana.
ARTÍCULO 6o. PRINCIPIOS ORIENTADORES. La política editorial de la página web de Caprecom, conforme a las disposiciones legales, se regirá por los siguientes principios que se entenderán y aplicarán en el sentido que ha establecido la ley, la jurisprudencia colombiana y la doctrina.
– Igualdad: Este principio constitucional obliga a la entidad a ofrecer un mismo trato a las personas, empresas y proveedores que aspiran a prestar servicios a la entidad, sin ninguna discriminación, garantizándoles los mismos derechos y oportunidades desde el momento de ingresar sus datos a la página.
– Moralidad: Principio que debe seguir Caprecom rigurosamente por intermedio de sus funcionarios y también las aspirantes a prestar servicios, debido a que ellos están en la obligación de obrar dentro de una rigurosa ética, basados en normas, cánones o parámetros propios de un comportamiento racional en lo que respecta a la información que suministren a la página.
– Eficacia: Es la aptitud para la efectiva y rápida consecución de unos objetivos prefijados. En materia de publicación de la información, la entidad publicará con claridad los datos y establecerá revisiones que permitan la veracidad del contenido de la página.
– Celeridad: En cumplimiento de este principio los funcionarios encargados de suministrar y publicar la información, tienen el deber de dar a conocer de inmediato los datos para su publicación.
– Imparcialidad: Todas las actuaciones de los servidores públicos de la empresa, deberán regirse por la Constitución, la ley y los reglamentos garantizando que la información publicada no influya intereses personales o particulares, ni favorece a persona, empresa o sector alguno.
– Publicidad: Mediante este principio Caprecom, garantiza que los enlaces externos publicados en el sitio web tendrán relación con entidades del sector de la Protección Social y del Gobierno Nacional, así como los entes de vigilancia y control.
Aquellos solicitados por otras entidades, empresas privadas o personas naturales, serán evaluados de acuerdo a la viabilidad y pertinencia para los usuarios del sitio y no implicará respaldo por parte de la entidad.
– Eficiencia: En virtud de este principio, Caprecom utilizará de manera adecuada los recursos y mecanismos para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
– Transparencia: Este principio se define como la pulcritud en el actuar, esto quiere decir no se realizarán actuaciones ocultas que perjudiquen dentro de la información publicada.
– Planeación: La Oficina Asesora de Comunicaciones de Caprecom en virtud de este principio, elaborará los estudios y diseños requeridos, que le permitan publicar en forma adecuada y organizada la información, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el manual de imagen corporativa y la plataforma tecnológica con la que cuenta la entidad.
ARTÍCULO 7o. INTEGRACIÓN DE RESPONSABLES. La política editorial de la página web de la entidad tendrá como responsables de su actualización a los siguientes funcionarios:
– Un delegado de la Oficina Asesora de Comunicaciones,
– Un delegado de la Secretaría General
– Un delegado de la Subdirección de Prestaciones Económicas
– Un delegado de la Subdirección EPS
– Un delegado de la Subdirección Administrativa
– Un delegado de la Subdirección Jurídica
– Un delegado de la Subdirección Financiera
– Un delegado de la Subdirección IPS
– Un delegado de la Oficina de Control Interno
– Un delegado de la Oficina de Gestión e Informática
– Un delegado en cada una de las Territoriales.
ARTÍCULO 8o. DE LAS RESPONSABILIDADES. La política editorial tendrá designadas las responsabilidades de la siguiente Manera:
– Quien solicite publicar información en la página web debe remitir los soportes y anexos a la Oficina Asesora de Comunicaciones según lo amerite el caso.
– Las territoriales y áreas de la entidad son las encargadas de actualizar la información con la Oficina Asesora de Comunicaciones cada vez que se presenten modificaciones correspondientes a sedes, números telefónicos, contratación, resoluciones y demás que sea pertinente informar al público en general.
– La información relacionada con la plataforma estratégica estará a cargo de la Oficina de Planeación, quien la remitirá al web máster para que sea actualizada cuando se presenten modificaciones.
ARTÍCULO 9o. CARACTERÍSTICAS QUE DEBEN CONSIDERARSE AL MOMENTO DE PUBLICAR CONTENIDOS GENERALES EN MEDIOS ELECTRÓNICOS. El contenido de la información que se publique en la página web de Caprecom, en los medios electrónicos actuales o en los que adquiera a futuro la entidad, deberán cumplir las siguientes instrucciones tomadas del manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia versión 2010.
Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso
– Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán utilizados por personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país.
– No se deben usar abreviaturas. Si se necesitan utilizar abreviaturas, estas deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia.
– No se deben usar siglas sin que al pie se especifique qué significan.
– No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizados, se debe explicar el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez, incluyendo la explicación dentro de paréntesis.
– No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, estos términos deben presentarse de forma que se diferencien del resto (escribiendo el término en caracteres itálicos) y deben ser explicados inmediatamente después de la primera vez que son utilizados.
– En las fechas, no se deben utilizar abreviaturas para el nombre del mes.
– Se deben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas del idioma español, de acuerdo con la Real Academia Española.
Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos
– Los contenidos que el Estado ofrezca por medios electrónicos deben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que genere algún beneficio para los clientes y que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma, se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa de la información que va a ser publicada en medios electrónicos.
– Las entidades deben ofrecer solo aquellos contenidos que sean de su competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en términos de veracidad de los mismos. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados.
– Cuando se publique información en forma de artículos la información debe provenir de fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene certeza de la fuente de donde proviene, la información debe ser corroborada al menos con tres (3) fuentes adicionales, identificando las fuentes al final del artículo.
– Cuando se publique información en archivos para descargar, se debe indicar la fecha de publicación o de su última actualización.
– Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice, deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de material sufre algún tipo de tratamiento técnico (por ejemplo: montajes, composición, transparencias, etc.), se debe indicar claramente en el pie del material que este ha sido tratado y ha sufrido modificaciones de su versión original.
– Antes de ofrecer contenidos, se debe validar la vigencia y calidad de los mismos.
Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios
– Los contenidos provistos por medios electrónicos por el Estado colombiano de ninguna forma pueden ser considerados como ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos ofensivos atentan contra derechos fundamentales de los particulares. En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado.
– Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física a estrato social.
– Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses1 deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia de sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos.
– No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún lugar del país pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas.
Los contenidos deben mantener la privacidad
– No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o entidades, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidades que publiquen la información. Es importante en este punto tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra forma están afectando la condición jurídica de las personas o las instituciones.
– No se deben ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que los mismos pueden estar reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que aplique, se deberán mantener actualizados y se excluirán nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de tener vigencia.
– En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana.
Los contenidos deben observar el derecho de autor y de propiedad intelectual
– Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios web hacen parte del patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son considerados bienes fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada y así mismo se debe informar claramente al ciudadano qué puede hacer y qué no, con el material alojado.
– Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material.
– La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser considerado corno una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas dobles (“”) y se debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita, con al menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de publicación.
– La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres de dominio, secretos empresariales, saber-hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de autor.
– En caso de que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera más diligente.
– El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales.
ARTÍCULO 10. PLAZO DE LAS ACTUALIZACIONES. La administración, actualización y publicación de información en la página web, deberá cumplirse de acuerdo a lo establecido en el manual de procesos y procedimientos de comunicación corporativa: actualización página web.
Dada en Bogotá, D. C., a 13 de septiembre de 2010.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
El Director General,
CARLOS TADEO GIRALDO GÓMEZ.