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RESOLUCIÓN 855 DE 2014
(junio 27)
Diario Oficial No. 49.208 de 10 de julio de 2014
CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL DE COMUNICACIONES
Por medio de la cual se adoptan las políticas para el tratamiento de la información.
LA DIRECTORA GENERAL DE LA CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL DE COMUNICACIONES (CAPRECOM),
en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y en especial las conferidas por los numerales 1, 12 y 31 del artículo 21 del Acuerdo número 24 de 1996 proferido por la Junta Directiva de la Entidad y aprobado por el Decreto número 456 del 25 de febrero de 1997, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 21 del Acuerdo número 024 de 1996, expedido por la Junta Directiva y aprobado por el Decreto 456 de 1997, el Director General de Caprecom tiene la facultad de establecer políticas y normas y asegurar el desarrollo de procesos y procedimientos que permitan evaluar y controlar el cumplimiento de las funciones propias y delegadas, tareas, objetivos, metas y resultados asignados a los servidores públicos y contratistas que presten sus servicios a Caprecom;
Que el artículo 4o de la Ley 489 de 1998, establece que: “La función administrativa del Estado busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política...”;
Que para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto número 1377 de 2013, y con la finalidad de garantizar el derecho de habeas data, que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos y archivos de la Entidad, se hace necesario adoptar políticas para la recolección, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de los datos personales que posea;
Que acorde con lo establecido en las definiciones de la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, Caprecom en su condición de encargado y responsable del tratamiento de la información de carácter personal que recopile, almacene, actualice, transmita o suprima, está comprometido con el correcto uso de la misma y el tratamiento que se le dará será para el cumplimiento de sus funciones legales tanto en el campo de la salud en calidad de Entidad Promotora de Salud (EPS) e Institución Prestadora de Salud (IPS), como en el campo de las pensiones en calidad de Entidad Administradora del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida acorde con lo señalado en la Ley 314 de 1996, dando en todo caso un tratamiento especial y reservado a los datos sensibles;
Que en consideración a lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. DE LAS POLÍTICAS. Adoptar las Políticas de Tratamiento de Información, que se adjuntan en documento anexo, el cual forma parte integral de la presente resolución, mediante las cuales se establecen mecanismos y garantías que permitan el pleno ejercicio del derecho Constitucional de habeas data, el cual confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que Caprecom maneje.
ARTÍCULO 2o. DE LA ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS. Las políticas serán objeto de actualización conforme a las disposiciones legales y administrativas que se dicten sobre la materia.
ARTÍCULO 3o. DEL SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO. La Oficina de Control Interno hará el seguimiento y acompañamiento para el cumplimiento de las Políticas de Tratamiento de Información.
ARTÍCULO 4o. DE LA VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Igualmente deberá ser publicada junto con su anexo, en la página web de la Entidad.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 27 de junio de 2014.
La Directora General,
ANA LUISA FERNANDA TOVAR PULECIO.
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.
La Caja de Previsión Social de Comunicaciones (Caprecom) con NIT 899.999.026-0, en cumplimiento a lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013, y con la finalidad de garantizar el derecho de habeas data, que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos y archivos de la Entidad, se permite adoptar las siguientes Políticas para la recolección, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de los datos personales que en su calidad de Entidad Pública posea.
En este orden de ideas, Caprecom en calidad de responsable y encargada del tratamiento de datos personales de sus afiliados, pensionados, prestadores, proveedores y servidores, se permite establecer mecanismos y garantías que permitan el pleno ejercicio del derecho constitucional de habeas data, que confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos.
2.1 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2.2 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.3 Dato sensible: Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
2.4 Responsable del tratamiento de información: Caprecom en su calidad de Empresa Industrial y Comercial del Estado respecto de los datos personales que posea de sus afiliados, pensionados, prestadores, proveedores y servidores, será el responsable de las decisiones relacionadas con tratamiento que se le dé a los mismos, así como de las bases de datos que contengan dicha información.
2.5 Encargado del tratamiento de información: Caprecom en su calidad de Empresa Industrial y Comercial del Estado, será el responsable de la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales que posea de conformidad con las políticas establecidas al interior de la Empresa para el tratamiento de la información.
2.6 Titular de la información: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2.7 Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE LOS MISMOS.
Caprecom en su condición de encargado y responsable del tratamiento de la información de carácter personal que recopile, almacene, actualice, transmita o suprima está comprometido con el correcto uso de la misma y el tratamiento que se le dará será para el cumplimiento de las funciones legales de Caprecom tanto en el campo de la salud en calidad de Entidad Promotora de Salud (EPS) e Institución Prestadora de Salud (IPS), como en el campo de las pensiones en calidad de Entidad Administradora del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida acorde con lo señalado en la Ley 314 de 1996. Cabe señalar, que Caprecom dará un tratamiento especial y reservado a los datos sensibles conforme a las definiciones previamente enunciadas. Adicionalmente, en el manejo de los datos personales y de los datos personales sensibles proporcionados se tendrá en cuenta las finalidades descritas a continuación:
3.1 Datos de los afiliados a la EPS
a) Para la afiliación, identificación y validación de derechos de los usuarios;
b) Para la actualización de los datos entregados por el titular;
c) Para la expedición de las autorizaciones necesarias para el acceso a los servicios de salud;
d) Para el suministro de información de contacto a los prestadores adscritos, para garantizarle a los afiliados, el acceso oportuno a los servicios de salud;
e) Para la caracterización y seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios asistenciales;
f) Para la entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento;
g) Para dar respuesta a los requerimientos realizados por Entidades de Control;
h) Para la evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios;
i) Para la evaluación de la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por Caprecom, la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados por el usuario en su proceso de afiliación;
j) Para el envío de información, a través de e-mail, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, deberes y derechos del Plan Obligatorio de Salud, así como las actividades asistenciales, administrativas y comerciales que apoyan la prestación y el manejo del riesgo en salud;
k) Para el suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida;
1) En general para el ejercicio de las funciones propias que como Entidad Promotora de Salud de naturaleza pública son de su competencia.
3.2 Datos de los usuarios de las IPS:
a) Para la identificación y validación de derechos de los usuarios;
b) Para la entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento;
c) Para dar respuesta a los requerimientos realizados por Entidades de Control;
d) Para la evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios;
e) Para la evaluación de la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por Caprecom;
f) Para el envío de información, a través de e-mail, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, deberes y derechos del Plan Obligatorio de Salud, así como las actividades asistenciales, administrativas y comerciales que apoyan la prestación y el manejo del riesgo en salud;
g) Para el suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida;
h) En general para el ejercicio de las funciones propias que como Institución Prestadora de Salud de naturaleza pública sean de su competencia.
3.3 Datos de los pensionados y/o de quienes fueron cotizantes del Fondo de Pensiones de Caprecom (Foncap):
a) Para la identificación y validación de derechos de los usuarios;
b) Para el reconocimiento de pensiones, pensión de sobrevivientes, indemnización sustitutiva, auxilios funerarios, acrecimientos y reliquidaciones;
c) Para la actualización de datos entregados por el titular;
d) Para la realización de todas las actividades relacionadas con la Administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida (RPM), y Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) para el reconocimiento y pago de prestaciones económicas;
e) Para dar respuesta a los requerimientos realizados por Entidades de Control;
f) Para la evaluación de indicadores de calidad de los servicios;
g) Para la evaluación de la calidad de los productos y servicios ofrecidos por Caprecom, la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados por el usuario;
h) Para el envío de información, a través de e-mail, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre su trámite pensional relacionado con el reconocimiento de pensión, pensión de sobrevivientes, indemnización sustitutiva, auxilios funerarios, acrecimientos y reliquidaciones;
i) Para el suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida;
j) En general para el ejercicio de las funciones propias que como Administradora del Régimen Solidario de Prima Media sean de su competencia.
3.4 Datos de los trabajadores oficiales y/o empleados públicos de Caprecom:
a) Para la realización del proceso de selección respectivo;
b) Para ofrecerle tanto a los trabajadores como a los empleados públicos oportunidades de capacitación;
c) Para realizar evaluaciones de desempeño;
d) Para efectuar actividades de bienestar y salud ocupacional;
e) Para cumplir con el proceso de afiliación y cotización al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de Riesgos Laborales, Fondos de Pensiones y Cesantías y Caja de Compensación);
f) Para efectuar los trámites relacionados con la nómina de la Entidad;
g) Para ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación laboral;
h) Para el suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida;
i) En general para cualquier otra actividad derivada de la vinculación laboral.
3.5 Datos de los contratistas, prestadores de servicios y proveedores de Caprecom:
a) Para la realización del proceso de selección respectivo;
b) Para realizar la contratación correspondiente;
c) Para la ejecución y liquidación de los respectivos contratos;
d) Para la realización de procedimientos sancionatorios en contra de los contratistas en caso que procedan;
e) Para efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio;
f) Para el suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida;
g) Para efectos del registro nacional de proveedores de bienes y servicios de Caprecom.
3. Derechos del titular de la información
El titular de los datos personales así como de los datos personales sensibles tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que Caprecom posea en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (casos en los cuales no es necesaria la autorización);
c) Ser informado por Caprecom, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
4. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES.
La Entidad asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes en el tratamiento de la información suministrada. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.
5. RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
La Entidad ha designado como áreas responsables de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución, a la Subdirección de EPS, Subdirección IPS, Subdirección Administrativa y Subdirección de Prestaciones Económicas, según el tipo información de que se trate, bien sea respecto de afiliados de la EPS, usuarios de las IPS, pensionados, prestadores, proveedores, contratistas y colaboradores, con el apoyo de profesionales en Seguridad de la Información.
La Secretaria General estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través de la página web institucional pestaña contacto, o mediante comunicación escrita radicada en cualquiera de las sedes de la entidad a nivel nacional, cuya dirección podrá consultarse en la página web www.caprecom.gov.co.
Para el ejercicio de los derechos de los titulares Caprecom ha puesto a su disposición la línea Nacional Gratuita: 018000 913966, el conmutador: 2943333, el correo electrónico: contactenos@caprecom.gov.co y la página web de Caprecom www.caprecom.gov.co
6. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
6.1 Consultas
Las consultas respecto de la información que repose en las bases de datos administradas por Caprecom deberán ser presentadas por escrito por los titulares de la información o sus representantes, adjuntando copia de la cédula de ciudadanía o del respectivo documento de identidad. Cuando se actúe a través de apoderado, deberá allegarse adicionalmente copia auténtica del respectivo poder y del documento de identidad del apoderado. Caprecom se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario a través de los medios que tenga establecidos.
Para las solicitudes de consulta realizadas a través de la página web, se deberá adjuntar copia de los documentos señalados debidamente escaneados.
La solicitud de consulta deberá contener como mínimo el nombre del peticionario, descripción de la solicitud y los datos de contacto para recibir respuesta.
Caprecom dará respuesta a la solicitud de consulta, en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir del recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta, petición o reclamo dentro de dicho término se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles al vencimiento del primer término. Lo anterior, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
6.2 Reclamos
El titular de la información o su representante cuando consideren que la información contenida en una base de datos de la Entidad deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley por parte de la Entidad, podrán presentar reclamo ante Caprecom, para lo cual deberá seguir el siguiente procedimiento:
l. La solicitud de reclamo podrá realizarse mediante solicitud escrita dirigida a la Entidad a través de la página web institucional, o mediante comunicación escrita radicada en cualquiera de las sedes de la entidad a nivel nacional, cuya dirección y georreferenciación podrá consultar en la página web www.caprecom.gov.co.
2. El reclamo se formulará por el titular de la información o su representante, y deberá adjuntar a su petición copia de la cédula de ciudadanía o del respectivo documento de identidad. Cuando se actúe a través de apoderado deberá allegarse adicionalmente copia auténtica del respectivo poder y del documento de identidad del apoderado. Caprecom se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario a través de los medios que tenga establecidos.
3. La solicitud de reclamo deberá indicar la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto para recibir respuesta y adjuntar los documentos que se pretendan hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias de la solicitud. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Caprecom atenderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del mismo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La Entidad rectificará y actualizará a solicitud del titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados.
Los titulares de los datos personales sensibles pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Todos los aspectos no contemplados serán aplicados al tenor de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto número 1377 de 2013.
Las políticas para el tratamiento de la información regirán a partir de su publicación en el Diario Oficial y la vigencia de las bases de datos que contengan información de datos personales estará supeditada al desarrollo del objeto social de Caprecom.
La Caja de Previsión Social de Comunicaciones - Caprecom con NIT 899.999.026-0, en cumplimiento a lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto número 1377 de 2013, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, y con la finalidad de garantizar el derecho de hábeas data, que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos y archivos de la Entidad, se permite informar:
Que Caprecom en su condición de encargado y responsable del tratamiento de la información de carácter personal que recopile, almacene, actualice, transmita o suprima, está comprometido con el correcto uso de la misma y el tratamiento que se le dará será para el cumplimiento de las funciones legales de Caprecom, tanto en el campo de la salud en calidad de Entidad Promotora de Salud (EPS) e Institución Prestadora de Salud (IPS) como en el campo de las pensiones en calidad de Entidad Administradora del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, acorde con lo señalado en la Ley 314 de 1996. Cabe señalar que Caprecom dará un tratamiento especial y reservado a los datos sensibles conforme a las definiciones enunciadas en las normas legales. Adicionalmente, en el manejo de los datos personales y de los datos personales sensibles proporcionados, se tendrán en cuenta las finalidades descritas a continuación:
La información será utilizada para dar cumplimiento a las obligaciones constitucionales y legales relacionadas con la prestación de servicios de salud y la administración de pensiones, para lo cual tendrá en cuenta las finalidades descritas en la Política de Tratamiento de la Información disponible en la página web.
Los titulares de los datos personales y de los datos personales sensibles (afiliados de la EPS, usuarios de las IPS, pensionados, prestadores, proveedores, contratistas y funcionarios y colaboradores) tienen derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que Caprecom posea en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (casos en los cuales no es necesaria la autorización);
c) Ser informado por Caprecom, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.