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RESOLUCIÓN 155 DE 2012
(febrero 8)
Diario Oficial No. 48.345 de 16 de febrero de 2012
CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL DE COMUNICACIONES, CAPRECOM
Por medio de la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de Caprecom.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL DE COMUNICACIONES – CAPRECOM,
en ejercicio de sus facultades legales, estatutarias y en especial la conferida por el numeral 13, artículo 21 del Acuerdo número 024 de 1996 aprobado por el Decreto número 456 del 25 de febrero de 1997, y
CONSIDERANDO:
Que por Resolución número 2228 de 2006 se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de Caprecom, en cumplimiento de lo preceptuado en la Resolución número 119 de 2006, “por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública”;
Que mediante Resolución número 357 del 23 de julio de 2008, “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, se derogó la Resolución número 34 de 2008, derogatoria de la resolución, derogatoria de la Resolución número 393 de 2007, derogatoria de la Resolución número 119 de 2006;
Que el literal a) del artículo 3o de la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad;
Que corresponde a las entidades públicas depurar su información contable, como una actividad permanente propia del proceso, de tal manera que los saldos de las cuentas que se presenten en los diferentes informes revelen en todo momento la realidad financiera, económica y social, en procura de mejorar la calidad de la información contable;
Que las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información que genere el Sistema de Contabilidad de cada entidad u organismo del sector público, se ve afectada por la efectividad de sus Sistemas de Control Interno y en particular por el Control Interno Contable;
Que la Resolución número 357 del 23 de julio de 2008, orienta a los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de información con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad;
Que el procedimiento de control interno contable, adoptado mediante la Resolución número 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, citada, señala que dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Área Contable y Financiera, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracteriza el ejercicio profesional del Contador Público de Caprecom;
Que dada la estructura de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom, y su manejo administrativo, financiero y presupuestal, se considera pertinente la constitución e integración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable;
Que la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom, como organismo adscrito al Ministerio de Salud y Protección Social, con personaría jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, está obligada a dar cumplimiento a lo previsto en la Resolución número 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom.
ARTÍCULO 2o. OBJETIVO. Asesorar a los funcionarios responsables de la información financiera, económica, social y ambiental con el propósito de garantizar la presentación de información contable confiable, razonable y oportuna en la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom.
ARTÍCULO 3o. MISIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable es una instancia asesora del área contable y financiera de la entidad.
ARTÍCULO 4o. INTEGRACIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable estará integrado por:
1. El Secretario General o su delegado.
2. El Subdirector Financiero.
3. El jefe del Área de Tesorería.
4. El jefe del Área de Contabilidad.
5. El jefe del Área de Presupuesto.
6. El líder del Área de Radicación de Cuentas y Atención al Proveedor.
7. El líder del Área de Inventarios.
8. El líder de Cartera.
PARÁGRAFO 1o. El Comité tendrá como Presidente al Secretario General o su delegado, quien tendrá la facultad de refrendar los documentos que el citado comité expida.
PARÁGRAFO 2o. La asistencia al Comité será indelegable, con las excepciones previstas anteriormente.
PARÁGRAFO 3o. El jefe de la Oficina de Control Interno de la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom, o su delegado, será invitado permanente a las reuniones del Comité con voz pero sin voto. La responsabilidad funcional será la de asesorar al comité en lo de su competencia, dando cumplimiento al parágrafo único del artículo 12 de la Ley 87 de noviembre de 1993.
PARÁGRAFO 4o. Cuando los temas a tratar en las reuniones del Comité lo requieran, podrán asistir en calidad de invitados los funcionarios y particulares que determine el Presidente del mismo.
PARÁGRAFO 5o. El Revisor Fiscal de la Entidad o su delegado, podrán asistir a las reuniones del Comité en calidad de invitado.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL COMITÉ. Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable las siguientes:
1. Asesorar al Director General de la Entidad, en cuanto al “Procedimiento para la Implementación y Evaluación del Control Interno Contable”.
2. Recomendar al Director General las políticas, directrices y procedimientos que se requieran para depurar la información contable de la entidad, particularmente en las siguientes situaciones:
a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes y obligaciones ciertos para la entidad;
b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizados mediante la jurisdicción coactiva;
c) Derechos y obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;
d) Derechos y obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;
e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;
f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente;
g) Derechos y obligaciones que por tratarse de mínimas cuantías, no procede adelantar gestiones para obtener su cobro o pago, considerada para el efecto la relación costo-beneficio. Se consideran de mínima cuantía, aquellos montos equivalentes a dos (2) salarios diarios mínimos legales vigentes –sdmlv–.
PARÁGRAFO. Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros y sociales que realizan los entes públicos deben tener la formación necesaria que les permita dimensionar el sistema de contabilidad pública, de forma que puedan captar y clasificar las operaciones. Así como la aplicación adecuada de los criterios contables que sean aplicables para su respectivo registro, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público y del deber que tienen los responsables directos del procesamiento de la información contable en Caprecom; de asesorarse con los funcionarios que la Contaduría General de la Nación designe para tal fin.
3. Estudiar y evaluar los informes que al Comité le presenten las áreas de Contabilidad, Tesorería, Recaudo, Cartera y demás que se consideran necesarias, de acuerdo con las normas vigentes y proponer las acciones de mejora que se consideren pertinentes
4. Asesorar a las distintas dependencias proveedoras de información contable de Caprecom, en el cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos relacionados con la depuración y sostenibilidad del sistema contable de la entidad, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público.
5. Estudiar y evaluar la incidencia que pueda tener en la información contable, los eventos o transacciones de carácter extraordinario.
6. Mantenerse actualizado sobre la normatividad vigente.
8. Exigir las acciones de mejora en el proceso contable para evitar la repetición de las causas que originan las situaciones que se llevan a estudio del Comité.
7. Las demás que correspondan de acuerdo con su objetivo y misión.
ARTÍCULO 6o. REUNIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, se reunirá bimestralmente de manera ordinaria y se podrá reunir en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran por convocatoria del Secretario del Comité.
ARTÍCULO 7o. QUÓRUM. El Comité constituirá quórum deliberatorio con cinco (5) integrantes y quórum decisorio con siete (7) de sus ocho integrantes.
ARTÍCULO 8o. SECRETARIO DEL COMITÉ. El Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable será el jefe del Área de Contabilidad de la Caja de Previsión Social de las Comunicaciones, Caprecom, y tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar las reuniones ordinarias del Comité con una antelación no menor a cinco (5) días a la misma, por correo electrónico, suministrando a sus miembros todos los documentos, análisis, recomendaciones e informaciones necesarias para su adecuado estudio e intervención.
2. Convocar a las reuniones extraordinarias a su criterio o por instrucción del Presidente del Comité.
3. Preparar el Orden del Día y presentar al Comité los temas a tratar.
4. Presentar de manera magistral, concreta, resumida y soportada, en presentaciones técnicas mediante ayudas visuales, los informes que debe presentar al Comité.
5. Elaborar y suscribir junto con el Presidente del Comité las actas de las reuniones que se efectúen, velando porque las mismas se ajusten a la verdad de lo actuado. Las actas deben contener:
-- Fecha de la reunión.
-- Funcionarios que participaron.
-- Temas que se trataron y documentos que soportaron los mismos.
-- Anexar las presentaciones magistrales de los funcionarios que intervinieron.
-- Recomendaciones que se formularon en cada tema
-- Compromisos adquiridos con fechas de iniciación y terminación, actividades a realizar y responsable.
6. Elaborar y presentar periódicamente al Comité, el Plan de Mejoramiento que deba suscribirse con las áreas pertinentes, con al fin de intervenir los procesos a que haya lugar, para mitigar el riesgo de repetición de las causas que ocasionaron las recomendaciones.
ARTÍCULO 9o. DOCUMENTACIÓN. Las actuaciones administrativas que se adelanten con motivo de las recomendaciones adoptadas por el Comité, requerirán para formalizar los comprobantes de Contabilidad de los siguientes sustentos:
1. Copia del acta del comité en la cual constan las recomendaciones de registro o depuración contable adoptadas.
2. Documentos de soporte idóneos, que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos adelantados.
3. Los demás soportes que a juicio del Secretario del Comité, se consideren necesarios para justificar los registros cantables correspondientes.
ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución número 2228 de noviembre 30 de 2006.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., 8 de febrero de 2012.
El Director General (E),
JOSÉ RICARDO RODRÍGUEZ DONCEL.