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CIRCULAR EXTERNA 20231300000525 DE 2023
(marzo 30)
Diario Oficial No. 52.352 de 30 de marzo de 2023
SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADa
Para: | Servicios vigilados que cuenten con personal operativo con vinculación laboral |
| De: | Alfonso Manzur Arrieta |
| Asunto: | Reporte obligatorio de nómina electrónica |
Fecha:
El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada en ejercicio de las facultades legales, en especial las establecidas en el artículo 110 del Decreto Ley 356 de 1994 - Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada, emite la presente circular instructiva, dirigida a los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada obligados a emitir factura electrónica, teniendo en cuenta:
Que el artículo 74 del Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada refiere como principios, deberes y obligaciones que rigen la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada el “(…) 23. Dar estricto cumplimiento a las normas que rigen a las relaciones obrero-patronales y reconocer en todos los casos los salarios y prestaciones sociales legales, así como proveer a los trabajadores de la seguridad social establecida en la ley.” y “(…)26. No exceder la jornada laboral y reconocer horas extras, llevar el registro correspondiente y entregar copia a los trabajadores en forma como lo establece la ley.”.
Que el artículo 92 del Decreto Ley 356 de 1994 establece que “Las tarifas que se establezcan para la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, deberán garantizar como mínimo, la posibilidad de reconocer al trabajador el salario mínimo legal mensual vigente, las horas extras, los recargos nocturnos, prestaciones sociales, los costos operativos inherentes al servicio y demás prestaciones de ley.”.
Que el citado artículo aclara que el tipo de vinculación que debe establecer el servicio de vigilancia y seguridad privada con el personal operativo, es de índole laboral y sobre dicha base se estructuró el régimen tarifario cuya finalidad propende por la garantía del pago laboral y prestacional en favor del trabajador.
Que la Ley 1920 de 2018 estableció la posibilidad de que el empleador y el trabajador pactaran jornadas laborales diarias de doce (12) horas, compuestas por una jornada ordinaria de 8 horas y jornada suplementaria de hasta 4 horas sin que esto implique que se exceda la jornada máxima semanal de 60 horas, incluyendo las horas suplementarias, autorizadas en la legislación laboral nacional vigente.
Que en todo caso la jornada laboral deberá ceñirse a lo contemplado en el Código Sustantivo del Trabajo y/o convenciones colectivas sobre remuneración a la jornada de trabajo complementaria, domingos y festivos y descansos compensatorios. Derechos que serán reconocidos y pagados a partir de las ocho (8) horas diarias de la jornada laboral ordinaria.
Que el artículo 1.6.1.4.27 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, entre otros dispone: “(El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios, las operaciones de nómina, las exportaciones, importaciones, los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA)” (Negrilla fuera de Texto).
Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Que en consideración a lo anterior, se recuerda que los servicios de vigilancia y seguridad privada deben dar cabal cumplimiento a las disposiciones en materia de nómina electrónica, las cuales entraron a regir mediante la Resolución 000151 de 2021, Resolución 0013 de 2021; Resolución 0037 de 2021; Resolución 0063 de 2021; Resolución 0028 de 2022 emitidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y las demás que las modifiquen, aclaren, deroguen o sustituyan.
Que en consecuencia, todos los servicios de vigilancia y seguridad privada que cuenten con personal vinculado mediante relación laboral, legal y reglamentaria deberán acreditar ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada el cumplimiento del pago salarial, prestacional y demás erogaciones laborales, a través del soporte de pago de nómina electrónica en los siguientes términos:
1. Deberá reportarse de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
2. Deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado.
3. Deberá consignar la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte.
4. Cuando se presenten novedades dentro del periodo de pago a reportar como novedades del periodo.
5. El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 artículo 5o, o aquella que lo modifique, complemente o sustituya:
a) Estar denominado;
b) Identificación completa del sujeto obligado;
c) Identificación del beneficiario del pago;
d) CUNE;
e) Numeración consecutiva;
f) Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico;
g) El medio de pago utilizado;
h) Fecha y hora de generación;
i) La firma digital del sujeto obligado;
j) Identificación del software.
6. El documento soporte pago de nómina y las notas de ajuste del mismo, deberán cumplir con las políticas de tratamiento de datos personales.
7. El período de conservación de los documentos de soporte de nómina y las notas de ajustes, será mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración.
8. Tratándose de asociados a cooperativas de trabajo asociado, las relaciones de trabajo se rigen por los correspondientes regímenes de trabajo asociado o de compensaciones, según el caso, sin embargo, se exhorta a adoptar mecanismos similares a los mencionados con anterioridad.
La presente circular rige a partir de su publicación.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
30 de marzo de 2023.
El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,
Alfonso Manzur Arrieta.
