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CIRCULAR EXTERNA 31 DE 2009
(diciembre 9)
Diario Oficial No. 47.564 de 15 de diciembre de 2009
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 7 de 2010>
Dependencia: 3000
| Destino: | CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORES ADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LAS CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR |
| De: | Superintendente del Subsidio Familiar |
| Asunto: | GUIA PARA LA FORMULACION DE PROYECTOS Y PROGRAMAS |
| Fecha: | 09/12/2009 |
Con el fin de facilitar la formulación, presentación y evaluación de los proyectos y programas que las Cajas de Compensación Familiar someten a aprobación y/o seguimiento de esta Superintendencia, es conveniente unificar los criterios y requisitos que a partir de la fecha se tendrán en cuenta para tales fines.
Para efectos de esta circular se considera proyectos de inversión los siguientes:
De autorización previa:
-- Compra y venta de bienes inmuebles.
-- Creación de nuevos programas o servicios sociales.
-- Arrendamientos de bienes inmuebles (Circular 004 de 2008).
De autorización general:
-- Proyectos construcción bienes inmuebles.
-- Proyectos construcción viviendas.
-- Compra y/o desarrollo de software.
-- Mejoras o adiciones en activos fijos.
-- Adquisición de acciones cuotas o partes de interés social.
-- Creación o ampliación de fondos de capital de riesgo.
-- Creación o ampliación de fondos de crédito.
-- Operaciones de leasing financiero u operativo.
-- Cierre de programas o servicios sociales.
-- Ampliación de programas o servicios sociales.
-- Utilización de recursos promoción de oferta fovis vivienda.
-- Creación fovis vivienda y foniñez voluntarios.
Las “dotaciones” de servicios en funcionamiento no requieren de proyecto de inversión, en razón a que son aprobadas por el Consejo Directivo e incluidas en el cuadro límite del monto máximo anual de inversiones.
ASPECTOS GENERALES.
1.1. PETICION FORMAL DEL REPRESENTANTE LEGAL
El Director Administrativo o su suplente debidamente reconocido, suscribirá el escrito de solicitud del proyecto en el cual indicará los anexos que remite.
1.2. COPIA DEL EXTRACTO DEL ACTA DEL CONSEJO DIRECTIVO
Para los proyectos de autorización previa o de seguimiento y control, se deberá adjuntar copia del acta de la parte pertinente y donde la Superintendencia pueda verificar lo siguiente:
1.2.1 Los miembros del Consejo Directivo asistentes y su calidad de principal o suplente.
1.2.2 Aprobación expresa del valor del proyecto o programa (incluyendo los posibles gastos capitalizables conforme a la normatividad legal vigente).
1.2.3 La mayoría calificada para la respectiva aprobación.
1.2.4 La firma del Presidente y Secretario del Consejo Directivo en la respectiva acta o extracto de acta que contenga la parte pertinente.
1.2.5 Para los proyectos de autorización general, en principio se deberá adjuntar una certificación del Secretario(a) del Consejo Directivo en el que se acredite los tres primeros aspectos descritos. Una vez el Consejo Directivo apruebe el acta correspondiente se deberá enviar de inmediato la copia de la parte pertinente del acta donde consten los puntos anteriores.
1.3. CERTIFICADO DEL REVISOR FISCAL
El Revisor Fiscal de la Corporación deberá certificar la razonabilidad del estado de flujo de efectivo real de la Caja al último cierre contable mensual anterior al inicio del proyecto, y los estados de flujos proyectados de efectivo del proyecto y de la Caja (incluyendo el proyecto) y para el (los) períodos de ejecución de este.
Para los programas autocosteables de salud y mercadeo (Ley 633 de 2000), el Revisor Fiscal deberá certificar además de lo anterior que los recursos que utilizará el proyecto provienen exclusivamente de dichos programas, o en su defecto mencionar otras fuentes de financiación internas o externas permitidas en la legislación vigente.
1.4. PROYECTO:
1.4.1. DESCRIPCION GENERAL
a) Nombre: Establecer en forma breve lo que se proyecta realizar.
Localización: Delimitación espacial del proyecto o programa y la infraestructura física relevante de la zona. Aquí se señala el sitio donde se desarrollarán las actividades centrales del proyecto, ubicando social y geográficamente la obra (proyecto) o la acción (programa).
b) Servicio: Determinar el servicio o servicios que ofrecerá o generará el proyecto.
c) Modalidad de la inversión: Definido de acuerdo con lo establecido en el límite máximo del monto anual de las inversiones.
– Proyectos nuevos: Todos los proyectos que son nuevos para la Caja, como compra de bienes inmuebles, construcciones físicas de inmuebles, Inversiones de capital.
– Proyectos en realización: Se debe contemplar el valor por ejecutar de aquellos proyectos que cuentan con la aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar en vigencias anteriores y/o se realiza por etapas.
Su inclusión dentro del límite máximo obedece básicamente a razones de ordenamiento financiero y deberá ser presentada comparativamente las obras ejecutadas y por ejecutar en cantidad y valor.
Tanto para proyectos nuevos como para proyectos en realización, se deben incluir las dotaciones iniciales como parte integral de dichos proyectos (muebles y enseres, maquinaria y equipo, elementos de oficina, entre otros).
– Ampliación de infraestructura: Representan los proyectos referidos a ampliación física de las sedes actuales, con el fin de incrementar la capacidad instalada de los mismos.
– Modificaciones, Adecuaciones y Mejoras: Representan los proyectos referidos a inversiones que incrementan el valor o vida útil de activos fijos.
– Fondos de Crédito: Proyectos relacionados con la aprobación de recursos para la constitución o ampliación de los Fondos de crédito en cada uno de los servicios.
Los Fondos de Créditos que proyecten establecer y que en la actualidad tengan establecidos las Cajas de Compensación Familiar deberán estar definidos por montos específicos de fondos para la concesión de créditos. La actividad crediticia desarrollada en cada uno de los fondos de crédito que constituyan las Corporaciones, deberá estar limitada por los montos por los cuales se hayan constituido los mismos así como por la dinámica de colocación y recuperación de cartera generada por estos fondos. En ningún caso la disponibilidad de recursos de tesorería, puede constituir fuente de recursos prestables, ya que con ello se estaría afectando la disponibilidad de recursos del Sistema con destinación específica que deben contar con respaldo y disponibilidad efectiva.
Los intereses generados por estos fondos podrán alimentar los mismos y periódicamente incrementar el monto máximo disponible que deberá ser actualizado mediante aprobación expresa del Consejo Directivo de la Corporación.
Cuando la Corporación proyecte crear o ampliar el monto de los fondos de crédito deberá remitir el límite máximo de inversiones en donde se refleje el valor a invertir y copia de la parte pertinente del acta del Consejo Directivo en el que conste la aprobación respectiva.
Adicionalmente para estos proyectos se debe informar:
Base presupuestal total del fondo: Tasas de interés expresadas en tasas efectivas anuales o su equivalente con las cuales se están colocando los recursos o se prevea colocar los recursos del fondo, continuando la Caja con la potestad de modificar las tasas como respuesta al entorno.
Para su control y seguimiento, las Cajas de Compensación deberán constituir un fondo por servicio de acuerdo a la demanda y no se aceptará la constitución ni el manejo de fondos comunes.
1.4.2. Objetivo: Enunciado claro y preciso de los propósitos, fines y logros a los cuales se aspira llegar, convertidos en elementos de entrada o de partida tanto para el sistema de seguimiento y evaluación como para la construcción de indicadores.
El objetivo debe definir con precisión el qué, el cómo y el cuándo del proyecto.
1.4.3. Justificación: Establecer las motivaciones que llevan a la Caja a proponer el proyecto.
1.4.4. Situación actual: Describir en forma concreta la manera como la ejecución del proyecto contribuye a cumplir las metas propuestas en el Plan Operativo de la Corporación y en el Plan Nacional y Regional de Desarrollo. Adicionalmente señalar cómo el proyecto contribuye a la disminución de las Necesidades Básicas Insatisfechas de la población objeto.
1.4.5. Valor de la inversión: Valor total que se proyecta ejecutar, si el proyecto contempla varias vigencias, indicar los montos para cada una de ellas, en pesos corrientes.
El valor total del proyecto debe incluir todos los posibles conceptos requeridos para hacer realidad la inversión, como: derechos, impuestos, gastos notariales, asesorías, asistencias técnicas, capacitaciones, investigaciones, diseños e interventoría, entre otros.
Dicho valor total debe coincidir con lo aprobado por el Consejo Directivo.
1.4.6. Origen de los recursos: Especificar de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la realización del proyecto:
a) Recursos propios.
b) Recursos de fondos de ley.
c) Recursos de convenios de cooperación.
d) Recursos del crédito.
e) Donaciones.
f) Aportes de capital de terceros.
g) Daciones en pago.
El origen de estos recursos deberán ser verificables en los estados de flujos de efectivo proyectados del proyecto y de la Caja.
1.4.7. Tiempo de ejecución. Tiempo estimado que durará la ejecución del proyecto.
1.4.8. Tiempo de recuperación. Establecer el tiempo en que se recuperará la inversión destinada para adelantar el citado proyecto.
1.4.9. Estudio de mercado: Identificar la oferta actual que incluya tanto la de la Caja como la del entorno.
Determinar la demanda del servicio que se propone y especificar el mercado objetivo.
1.4.10. Cobertura: Corresponde a la proyección de la población por categorías que se beneficiará del proyecto, cuantificando la cobertura actual, la potencial y la proyectada.
1.4.11. Desarrollo del Proyecto: Definir las características del servicio a desarrollar, las políticas administrativas y financieras, estructura orgánica, plan de desarrollo estratégico, entre otros.
1.4.12. Evaluación Social: Busca medir el impacto social, los aportes tanto positivos como negativos de un proyecto a la estructura socioeconómica en su conjunto y cómo contribuye al mejoramiento de la calidad de vida (Cualitativamente indicar cómo contribuye a la disminución del Indice de Necesidades Básicas Insatisfechas y cómo incide en el Plan Territorial y/o Nacional correspondiente).
1.5. Desarrollo del Proyecto (Estudio técnico). Definir las características técnicas del servicio, entre ellas tamaño del área, estudio de suelos, capacidad de las instalaciones, políticas administrativas y financieras, estructura orgánica, tiempo de ejecución, plan de desarrollo estratégico, entre otros.
1.5.1. Estudio financiero. Registrar el valor total que se proyecta ejecutar, discriminando ítems tales como: Costo directo, costos indirectos, costos financieros, gastos legales, gastos generales, diseños y estudios, imprevistos. Cuando el proyecto se estime ejecutar en varias vigencias, se deberá tener en cuenta el ajuste en los precios por variación de la inflación.
Todo proyecto que requiera inversión debe estar incluido dentro del límite máximo del monto anual de las inversiones, clasificado en la modalidad y servicio que corresponda; incluyendo los programas de vivienda, los cuales deben tener identificada las fuentes de recursos.
1.5.2. Presupuesto de ingresos y egresos del proyecto.
Se estimará un periodo de tiempo no inferior al de recuperación de la inversión para la proyección de los ingresos y egresos de operación del proyecto.
Se debe discriminar Costos: directo, indirectos, financieros, gastos: legales, generales, diseños y estudios, imprevistos, impuestos.
Cuando el proyecto se estime ejecutar en varias vigencias, se deberá tener en cuenta el ajuste en los precios por variación de la inflación.
Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de programas como Mercadeo, Salud y Vivienda, en términos de autosostenibilidad, es decir, en la no utilización de recursos del 4% de aportes, por lo tanto las Cajas de Compensación Familiar en estos servicios podrán competir en igualdad de condiciones a los demás agentes que participan en el mercado.
La Superintendencia no tramitará la solicitud de proyectos que involucren únicamente la ejecución de estudios, diseños ni anteproyectos en forma independiente; estas actividades deberán quedar induidas dentro de la inversión total que se presente en el proyecto definitivo para el respectivo pronunciamiento. En caso de que no se apruebe dicho proyecto los conceptos antes definidos deberán registrarse como gastos de administración y funcionamiento del respectivo servicio.
1.5.3. Flujo de Efectivo. El flujo se estimará por períodos de tiempo de ejecución del proyecto.
1.5.4. Indicadores de evaluación económica.
Como resultado del flujo de efectivo la Corporación debe calcular y presentar los siguientes indicadores:
– VPN; Valor presente neto.
– TIR: Tasa Interna de Retorno.
– TIO: Tasa de oportunidad de la Corporación: Cuando se trate de recursos del crédito la tasa de oportunidad del proyecto deberá corresponder al costo del empréstito contratado.
– Tiempo de recuperación de la inversión.
– Valor de salvamento.
En ningún caso se tramitarán proyectos cuya proyección sea inferior al tiempo de recuperación de la inversión.
Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de programas como Mercadeo, Salud y Vivienda, en términos de rentabilidad para lo cual se establecerán los anteriores indicadores.
En aquellos proyectos que involucren servicios sociales destinados al subsidio de la oferta, podrán reflejar resultados económicos negativos pero deberán estar sustentados con el análisis de impacto social.
1.5.5. Estados financieros proyectados. Proyección del presupuesto de ingresos y egresos de la Corporación que reflejen el efecto del proyecto en las vigencias en que se ejecute.
Se proyectarán los respectivos Balances (incluyendo indicadores financieros de liquidez y endeudamiento) con y sin la afectación del proyecto por las vigencias de la recuperación de la inversión.
Este numeral aplicará para aquellos proyectos cuyo monto de la inversión supere el 5% del valor de los activos totales de la Corporación.
ASPECTOS ESPECÍFICOS.
Los requerimientos contemplados en este capítulo son complementarios a los enunciados anteriormente
2.1. PROYECTOS DE CONSTRUCCION
Presupuesto de obra detallando unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total.
– Planos arquitectónicos generales del proyecto.
– Licencia de construcción: Opcional en el caso de disponerse a la fecha de presentarse el proyecto, o certificación en la cual conste que la respectiva licencia se encuentra en trámite, en este caso, el inicio de obra de un proyecto aprobado quedará condicionada a la obtención de esta licencia.
– Cronograma de ejecución del proyecto.
– Licencia ambiental.
Todo proyecto de construcción debe contar con una interventoría ya sea en forma directa o contratada y su costo debe estar incluido dentro del valor total de la inversión.
En los proyectos de construcción la Corporación debe verificar previamente la destinación prevista del suelo para la zona en donde se va a ejecutar el proyecto, definida dentro del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).
2.2. NEGOCIACION DE BIENES INMUEBLES
Para efectos de la negociación de bienes inmuebles, las Cajas de Compensación Familiar, deberán acreditar los siguientes aspectos:
2.2.1. Compra de bienes inmuebles: En relación con la compra de bienes inmuebles, las cajas de compensación familiar deberán soportar la decisión de compra a partir de la proyección de la actividad futura a desarrollar y anexar:
-- Avalúo comercial realizado por peritos inscritos ante las lonjas de propiedad raíz;
con vigencia no superior a un año, el cual debe incluir entre otros, un estudio de títulos, linderos, precio, ubicación y método valuatorio.
-- Certificado de Libertad y Tradición del inmueble con una vigencia no mayor a treinta días a la fecha de radicación de la solicitud de autorización previa ante la Superintendencia del Subsidio Familiar.
-- La Corporación debe verificar previamente la destinación prevista del suelo definida para la zona en donde está ubicado el inmueble objeto de la compra, definida dentro del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).
-- La Caja deberá describir el resultado del estudio de suelos, previo a la compra de un terreno.
Para la compra de inmuebles será requisito enviar el flujo neto de caja.
2.2.2. Venta de bienes inmuebles
En relación con la venta de inmuebles, las Corporaciones deberán aportar los criterios sobre los cuales fundamentó su adquisición ante esta Superintendencia o la tenencia a cualquier otro título por ejemplo adquisición por fusión o dación en pago y establecer la imposibilidad de otorgarle usos alternos dentro de los fines del sistema.
Indicar la destinación específica que se dará a los recursos provenientes de la venta del inmueble.
En todos los casos, la Corporación deberá identificar el valor en libros del inmueble en venta y determinar la utilidad o pérdida en venta de activos, y explicar esta última situación con respecto a los beneficios que justificaron originalmente su adquisición.
Se debe anexar el Certificado de Libertad y Tradición con una vigencia no mayor a 30 días de la fecha de presentación del proyecto.
2.2.3. Arrendamiento de bienes inmuebles: Para el caso de arrendamiento de bienes inmuebles, la Corporación deberá remitir borrador del contrato que proyecta suscribir.
Con el objeto de propiciar un flujo óptimo en los procesos de las cajas de compensación familiar, estas solamente deberán enviar a esta Superintendencia para autorización de contratos de arrendamiento, aquellos que superen un canon de arrendamiento mensual de cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales vigentes, en cumplimiento de lo dispuesto por el Decreto 827 de 2003 y la Circular Externa número 023 de 2003. El avalúo requerido deberá corresponder a la determinación técnica del canon mensual de arrendamiento realizado por perito adscrito a la Lonja de Propiedad Raíz de la localidad, correspondiente al inmueble que se planee contratar. No se aceptará el avalúo comercial del inmueble en cuestión como soporte de este requerimiento.
2.2.4. Permuta de bienes inmuebles: En estos casos aplicarán los requerimientos contemplados en esta circular, tanto para venta como para compra de bienes inmuebles.
2.2.5. Comodato de bienes inmuebles: Cuando la Corporación reciba bienes inmuebles en comodato, deberá anexar copia del borrador del contrato que se proyecta suscribir y tramitará con los requerimientos contenidos en los aspectos generales de esta circular con el objeto de demostrar que las inversiones realizadas sobre los bienes inmuebles recibidos en comodato presentan retorno de la inversión.
De conformidad con el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, las Corporaciones no podrán entregar en comodato bienes pertenecientes a estas.
2.3. PROYECTOS DE VIVIENDA FINANCIADOS CON RECURSOS DE PROMOCION DE OFERTA (FOVIS):
Los proyectos de vivienda financiados con recursos de promoción de oferta (FOVIS) deben integrar los siguientes aspectos:
– El nombre y el tipo de proyecto.
– El número de soluciones, el valor de venta de las soluciones, el área por unidad de construcción, la disponibilidad de servicios públicos.
– Licencia de construcción indicando fecha y número de la misma.
– El plazo de ejecución del proyecto con su respectivo cronograma.
– El monto de los recursos aprobados.
– Se debe incluir la(s) fecha(s) de desembolso y reintegro de los recursos, conforme a las normas que regulan la materia.
– El presupuesto y flujo de caja del proyecto.
– Estudio de demanda efectiva el cual se debe incluir en el estudio de mercado.
– Los requisitos deben estar alineados con las normas que regulan la materia.
– Los valores correspondientes a estos proyectos deberán estar incluidos en la proyección del plan anual de ejecución mensualizada.
2.4. PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DE PROMOCION DE OFERTA PARA OTORGAR CREDITOS HIPOTECARIOS Y MICROCREDITOS
Debe incluirse:
– La proyección del plan anual de ejecución.
– Monto total de los recursos aprobados que se destinarán para otorgar créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.
– El valor individual de los créditos hipotecarios y los microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.
– Los sistemas de amortización que se apliquen.
– Las tasas de interés que se aplicarán según el caso, acordes con la reglamentación vigente en la materia.
– El plazo de financiación para cada caso.
– Los requisitos y garantías que se requieran para la aplicación del crédito hipotecario y el microcrédito para adquisición de vivienda de interés social.
– Las estrategias de recuperación de cartera, estudio de siniestralidad y las condiciones y exigencias establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normas reglamentarias.
De presentarse algún cambio en la normatividad vigente se deben tomar los requerimientos exigidos en la norma actualizada.
2.8. FECHA LIMITE PARA LA PRESENTACION DE PROYECTOS.
Las Cajas de Compensación podrán presentar los proyectos de inversión hasta el 30 de noviembre de cada año.
ASPECTOS ESPECÍFICOS SOBRE PROGRAMAS.
2.6. ADULTO MAYOR Y POBLACION CON DISCAPACIDAD
La Caja deberá diligenciar la siguiente ficha técnica
– Nombre
– Localización
– Valor programa
– Modalidad
– Tiempo de ejecución
– Descripción general del proyecto
– Componentes del programa integral: Salud (promoción y prevención), capacitación, recreación, turismo, cultura, entre otros.
– Cobertura: Número de personas atendidas (Afiliados, no afiliados)
– Anexar Convenios institucionales.
2.7. ATENCION INTEGRAL A LA NIÑEZ Y JORNADA ESCOLAR COMPLEMENTARIA En la presentación del Programa y/o Proyecto Atención Integral a la Niñez la Caja deberá incluir la ficha técnica teniendo en cuenta que los programas deben cubrir los componentes establecidos en el artículo 29 de la Ley 1098 de 2006: Educación, Nutrición, Salud (servicios no contemplados en el POS), con el fin de mejorar la calidad de vida de los niños de 0 a 6 años en condiciones de vulnerabilidad:
– Nombre
– Plan anual
– Convenios
– Localización
– Valor del proyecto
– Tiempo de ejecución
– Descripción general del proyecto
– Componentes del programa
– Cobertura: Número de niños matriculados
– Evaluación anual por parte de los actores.
Para la Jornada Escolar Complementaria la Caja deberá incluir la ficha técnica teniendo en cuenta la modalidad de los programas establecidos en los lineamientos de mayo 11 de 2009: Medio Ambiente, Escuelas deportivas, Artística y cultural, Ciencia y Tecnología, articulándolos al Proyecto Educativo Institucional (PEI) del plantel educativo. Estos programas deben ofrecerse en la jornada contraria al horario escolar.
– Nombre
– Plan anual
– Convenios
– Localización
– Valor del proyecto
– Tiempo de ejecución
– Descripción general del proyecto
– Componentes del programa
– Cobertura: Número de jóvenes escolarizados en sectores de mayor vulnerabilidad.
– Evaluación anual por parte de los actores
2.9. CONVENIOS DE COOPERACION INTERNACIONAL
Las Cajs de Compensación Familiar que incursionen en este tipo de actividades o que en la actualidad vengan desarrollando esta clase de convenios, solamente podrán hacerlo o continuar haciéndolo, siempre y cuando se garantice que los compromisos a adquirir en desarrollo de su ejecución, no comprometan recursos del Subsistema del Subsidio Famillar (humanos, físicos, tecnológicos o dinero). En síntesis, esta actividad solo podrá ejecutarse dentro de un contexto de administración delegada, en cuya gestión o ejecución, la Corporación, en ningún caso, podrá generar una posición deficitaria que afecte los recursos de la Caja.
Lo anterior por cuanto la vinculación de recursos propios de este Subsistema a este tipo de programas, podrían llegar a contravenir el artículo 44 de la Ley 21 de 1982.
En atención a lo impartido por la Superintendencia del Subsidio Familiar en la Circular Externa número 013 del 06-04-2006, para la consecución de recursos de entidades del orden nacional e internacional que favorezcan la realización de las actividades y el desarrollo de programas y proyectos enmarcados en la misión del Sistema Nacional de Cajas de Compensación Familiar o la realización de políticas públicas de protección y desarrollo social, las cajas de compensación podrán presentar como aportes de contrapartida ante los proyectos de cooperación nacional o internacional, los recursos en dinero o en especie cuantificados como recurso humano, capacidad instalada, infraestructura, equipos, experiencia y know how para la viabilización de la consecución de recursos. Los recursos de contrapartida en dinero que las Cajas deben demostrar en los convenios de cooperación nacional e internacional pueden ser originados del 4% de los aportes, de los remanentes y demás recursos que las Cajas administran, FOVIS, atención integral a la niñez, jornada escolar complementaria y Fonede, entre otros.
Para no contravenir el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, la Corporación en ningún caso podrá generar una posición deficitaria que afecte los recursos de la Caja, para lo cual, debe acreditar la recuperación de la inversión de estos recursos de contrapartida, siguiendo los lineamientos descritos en el tema de aspectos generales.
Frente a los convenios de cooperación nacional e internacional, la Superintendencia debe tener en cuenta la Circular Externa 013 del 6 de abril de 2006, en la que se explicita que parte de los beneficios percibidos por las Cajas pueden ser en especie, por lo cual no debe quedar estipulado que siempre se dé una recuperación de la inversión en términos monetarios.
OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA.
3.1. El envío de la información debe hacerse físicamente y a través de medio magnético, Internet o CD. La información financiera-contable debe ser diligenciada en hoja de cálculo.
3.2 La solicitud de aprobación y/o presentación. El extracto del acta del Consejo Directivo, el certificado del Revisor Fiscal, los planos, avalúos, certificados de libertad deben venir en medio físico.
3.3 Adecuaciones y mejoras a instalaciones no propias. La corporación puede presentar proyectos de inversión que involucren adecuaciones y mejoras a inmuebles no propios siempre y cuando el proyecto garantice la recuperación de esa inversión en el periodo de tiempo analizado.
3.4 Los proyectos o programas que presenten las Cajas y que no se ajusten a las directrices que se establecen en esta circular, no serán atendidos, por lo tanto se devolverán en forma inmediata.
3.5 Las Cajas de Compensación deberán procurar por ejecutar el 100% de las inversiones inicialmente programadas justificando al final del año las razones por las cuales no se cumplió con las metas propuestas.
3.6 Todos los proyectos descritos en esta circular independientemente se califiquen como de aprobación general o particular (previa) deben presentarse con la información general y específica ya detallada, ante el Consejo Directivo de la Corporación para su correspondiente aprobación y posterior remisión a la Superintendencia en unos casos para el análisis y aprobación previa si a ello diere lugar y en otros para su control y seguimiento. Para ambos casos, tanto proyectos de aprobación particular o autorización general, la remisión a la Superintendencia debe ser del mismo contenido de acuerdo a lo establecido, de lo contrario no se dará el trámite y se devolverá para que se complemente la información y documentación.
3.7 Esta circular deja sin efecto la Circular Externa número 035 de 1999 y rige a partir de la fecha de su publicación.
Cordialmente,
FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS.
Superintendente del Subsidio Familiar.
