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CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2019
(febrero 22)
Diario Oficial No. 50.878 de 25 de febrero 2019
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
| Destino: | Directores Administrativos, Consejo Directivo y Revisores Fiscales de las Cajas de Compensación Familiar |
| De: | Paola Andrea Meneses Mosquera, Superintendente del Subsidio Familiar |
| Asunto: | Fortalecimiento del proceso de afiliación a través de las TIC, verificación de aportes, empleadores morosos e inexactos |
1. Justificación
De conformidad con lo señalado en los numerales 1 y 4 del artículo 2o del Decreto 2595 de 2012, son funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar: “1. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con la organización y funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar; las demás entidades recaudadores y pagadoras del subsidio familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar. (…) 4. Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.
En la actualidad las nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), permiten la utilización de canales digitales para la transmisión de datos los cuales simplifican y modernizan los marcos institucionales de los sectores que participan en la cadena productiva de la Nación. Potencializar los avances tecnológicos es una de las necesidades y retos primarios que hoy tienen los diferentes sectores económicos como estrategia para aumentar la productividad, mejorar sus procesos, generar valores agregados de confianza y aproximar al ciudadano en la demanda efectiva de servicios.
2. Definiciones
De conformidad con la justificación antes señalada y para los efectos de la presente circular se deberán tener en cuenta las definiciones contenidas en la Ley 527 de 1999, el artículo 2.12.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015 del Sector Hacienda y Crédito Público y en especial las siguientes:
“Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”.
“Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones: toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato comercial; todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción de obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias; todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público; de empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera”.
“Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto”.
“Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos”.
“Inexactitud: Es cuando se presenta un menor valor declarado y pagado en la autoliquidación de aportes frente a los aportes que efectivamente el aportante estaba obligado a declarar y pagar, según lo ordenado por la ley”.
“Mora: Es el incumplimiento que se genera cuando existiendo afiliación no se genera la autoliquidación acompañada del respectivo pago de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social en los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes”.
“Omisión en la afiliación: Es el incumplimiento de la obligación de afiliar o afiliarse a alguno o algunos de los subsistemas que integran el Sistema de la Protección Social y como consecuencia de ello, no haber declarado ni pagado las respectivas contribuciones parafiscales, cuando surja la obligación conforme con las disposiciones legales vigentes”.
“Omisión en la vinculación: Es el no reporte de la novedad de ingreso a unaadministradora del Sistema de la Protección Social cuando surja la obligación conforme con las disposiciones legales vigentes y como consecuencia de ello no se efectúa el pago de los aportes a su cargo o alguno o algunos de los subsistemas que integran el Sistema de la Protección Social”.
3. Competencias
3.1. De la Superintendencia del Subsidio Familiar
De conformidad con lo establecido en los numerales 1, 4 y 16 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 1o del Decreto 2595 de 2012, corresponde a la Superintendencia del Subsidio Familiar ejercer la supervisión, inspección, vigilancia y control a las cajasde compensación familiar; recaudadores y pagadoras del subsidio familiar, y aquellasque constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia,siempre que comprometan fondos del subsidio familiar; instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación e imponer previo el debido proceso, multas sucesivas hasta de dos mil (2.000) salarios mínimos legales diarios vigentes cuando desobedezcan las instrucciones u órdenes que imparta la Superintendencia sobre violaciones legales reglamentarias o estatutarias.
4. Instrucciones
Las Cajas de Compensación Familiar tienen la obligación de afiliar a todo empleador, trabajador independiente y pensionado, al ser recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar también deben cumplir con las acciones de verificación y cobro de los aportes parafiscales con destino al subsidio familiar, por lo tanto han de seguir las siguientes instrucciones:
4.1. En el proceso de afiliaciones
Para fortalecer los procesos de afiliación y de conformidad con sus obligaciones las Cajas de Compensación Familiar deberán comunicar a los solicitantes por escrito o a través del canal electrónico que dispongan todo rechazo o aprobación de afiliación, dentro de un término no superior a tres (3) días, contados a partir de la fecha de presentación de la respectiva solicitud. Lo anterior, en cumplimiento del artículo 57 de la Ley 21 de 1982, modificado por el artículo 139 del Decreto-ley 019 de 2012.
Igualmente, con el fin de impulsar la implementación de las nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), en los procesos de afiliación las Cajas de Compensación Familiar dispondrán de un canal electrónico para el trámite y verificación de los documentos de manera virtual, sin que en ningún caso se pueda exceder el término de tres (3) días, para lo cual el mensaje de datos generado gozará del reconocimiento jurídico, validez y fuerza obligatoria en los términos dispuestos en la Ley 527 de 1999.
En todo caso la Superintendencia del Subsidio Familiar realizará seguimiento a la instrucción acá señalada, respecto al cumplimiento del término para afiliar de tres (3) días dispuesto en la Ley, sin perjuicio de la verificación que se efectúe mediante las visitas de inspección a las entidades vigiladas descrita en el numeral 13 del artículo 2o del Decreto 2595 de 2012.
4.2 En materia de Verificación de Aportes:
En cumplimiento del artículo 2.2.7.2.3.5. del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, la caja de compensación familiar debe:
Elaborar el plan de verificación anual de nómina de las empresas afiliadas, lo cual será revisado en las visitas que adelante la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Rendir informe del proceso de verificación de aportes en el informe de gestión trimestral.
4.2. En materia de Inexactitud: Continuar y culminar los procesos de fiscalización y cobro iniciados con anterioridad a la fecha de expedición de la Ley 1607 de 2012.
Las inexactitudes detectadas con posterioridad a la vigencia de la Ley 1607 de 2012, deberán ser informadas a los empleadores cuyas nóminas fueron verificadas por parte de las cajas de compensación familiar para que presenten las explicaciones y correcciones pertinentes de conformidad con el artículo 2.12.1.3 del Decreto 1068 de 2015.
Rendir informe de Empleadores Inexactos en el informe de gestión trimestral.
Las inexactitudes NO generan suspensión o afectación del servicio y, por tratarse de una circunstancia y tratamiento diferencial a la mora, no serán susceptibles de reportar a la Superintendencia del Subsidio Familiar en el informe de Empleadores Morosos.
4.3. En materia de Mora: Se entiende que hay mora cuando la caja de compensación familiar identifica que no existe pago del aporte para un periodo determinado, el pago del aporte sobre el valor total de la nómina o la Caja identifica que no existe pago de aporte a un determinado trabajador existiendo la afiliación.
La Caja de Compensación deberá cumplir con el procedimiento establecido en los estándares de cobro de la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP mediante Resolución 2082 de 2016 artículo 1 y demás norma que la modifiquen, adicionen o sustituya.
Los empleadores expulsados como consecuencia de la mora deberán encontrarse en uno de los estándares determinados en la Resolución 2082 de 2016, por lo tanto no son sujetos en el reporte de morosos de la sede electrónica de la Superintendencia de Subsidio Familiar.
La Caja de Compensación Familiar debe aplicar el proceso de suspensión y expulsión aprobado por el Consejo Directivo.
Reportar los Empleadores Morosos a la Superintendencia del Subsidio Familiar
Para lo anterior las Cajas de Compensación Familiar realizarán el reporte trimestral de empleadores morosos de conformidad y en las fechas establecidas en la Circular Externa 016 de 2016 y Circular 20 de 2016 – o aquella que la sustituya–, anexo técnico vigente y manual de empleadores morosos de la Sede Electrónica de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
El reporte en la sede electrónica de la Superintendencia del Subsidio Familiar debe contener los empleadores morosos en etapa de cobro persuasivo; es decir aquellos que se encuentren en trámite de suspensión y/o expulsión por no presentar planilla y pago de aportes de un período o, por reincidir en esta conducta.
5. Sanciones
EI incumplimiento de la presente instrucción, así como de las normas que dictan las competencias y el procedimiento para el cobro de aportes en materia de Empleadores Morosos e Inexactos, dará lugar a que la Superintendencia del Subsidio Familiar imponga las sanciones correspondientes.
6. Vigencia
La presente Circular rige a partir de su publicación en la página web de la Superintendencia del Subsidio Familiar y en el Diario Oficial.
Cordialmente,
El Superintendente del Subsidio Familiar,
Paola Andrea Meneses Mosquera.
