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CIRCULAR CONJUNTA DE 2015
(abril 23)
Diario Oficial No. 49.495 de 27 de abril de 2015
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
| Para: | Consejos Directivos, Directores Administrativos y Revisores Fiscales de las Cajas de Compensación Familiar |
| De: | Superintendente del Subsidio Familiar y Directora General de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) |
| Asunto: | Instrucciones para el Ejercicio de la Facultad de Verificación y Cobro de las Contribuciones Parafiscales con Destino al Subsistema de Subsidio Familiar |
| Fecha: | 23 de abril de 2015 |
De conformidad con el principio de coordinación y colaboración entre las entidades estatales preceptuado en el artículo 209 de la Constitución Política y desarrollado por el artículo 6o de la Ley 489 de 1998, con el fin de controlar la evasión y elusión de los aportes con destino al subsidio familiar, la Superintendencia del Subsidio Familiar en conjunto con la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, se permiten impartir Instrucciones a los Consejos Directivos, Directores Administrativos y Revisores fiscales de las Cajas de Compensación Familiar, para el ejercicio de la facultad de verificación y cobra de los aportes parafiscales con destino al Subsistema de Subsidio Familiar.
2. COMPETENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR.
De conformidad con lo establecido en el artículo 3o del Decreto-ley 2150 de 1992, concordante con el numeral 1 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 1o del Decreto 2595 de 2012 corresponde a la Superintendencia del Subsidio Familiar ejercer supervisión, inspección, vigilancia y control a las Cajas de Compensación Familiar; recaudadores y pagadoras del subsidio familiar, y aquellas que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar.
Igualmente, de acuerdo con lo señalado en el numeral 9 del artículo 2o del Decreto 2595 de 2012, corresponde a la Superintendencia del Subsidio Familiar velar porque no se presente evasión y elusión de los aportes por parte de los afiliados al Sistema de Cajas de Compensación y conforme a lo establecido en el numeral 4 del artículo 7o del Decreto-ley 2150 de 1992, en consonancia con lo establecido en el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002 y el numeral 2 del artículo 5o del Decreto 2595 de 2012, es función del Superintendente del Subsidio Familiar instruir a las entidades vigiladas sobre la forma como deben cumplir las disposiciones que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.
EI numeral ii) del artículo 156 de la Ley 1151 de 2007, asignó a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social.
El parágrafo 1o del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, dispone que las Administradoras del Sistema de la Protección Social continuarán adelantando las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados, para tal efecto estarán obligadas a dar cumplimiento a los estándares de procesos que fije la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP).
Igualmente señala esta disposición que la Unidad conserva la facultad de adelantar el cobro sobre aquellos casos que considere conveniente adelantarlos directamente y de forma preferente, sin que esto implique que las administradoras se eximan de las responsabilidades fijadas legalmente por la omisión en el cobro de los aportes.
El numeral 4 del artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, señala que las administradoras del Sistema de la Protección Social que incumplan los estándares que la UGPP establezca para el cobro de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, serán sancionadas hasta por doscientas (200) UVT.
Conforme a 10 dispuesto en el Decreto número 575 de 2013, es función de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), implementar mecanismos de seguimiento y mejoramiento de los procesos de cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social que se adelanten por las administradoras, incluida la definición de estándares y mejores prácticas, tema que fue materializado mediante la expedición de la Resolución número 444 del 28 de junio de 2013 que fija los estándares de cobro que deben cumplir las Administradoras del Sistema de la Protección Social.
Corresponde a las Cajas de Compensación Familiar cumplir con las acciones de verificación y cobro de los aportes parafiscales con destino al subsidio familiar, con base en las siguientes competencias:
Ley 21 de 1982
“Artículo 41. Las Cajas de Compensación Familiar tendrán entre otras, las siguientes funciones: “Recaudar, distribuir y pagar los aportes destinados al subsidio familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), las escuelas industriales y los Institutos Técnicos en los Términos y can las modalidades de la ley. (…)”.
“Artículo 45. La calidad de miembro o afiliado de la respectiva Caja se suspende por mora en el pago de los aportes y se pierde en virtud de la resolución dictada por el Consejo Directivo de la misma. Por causa grave, se entiende como tal, entre otras, el suministro de datos falsos por parte de los empleados a la respectiva Caja, la violación de las normas sobre salarios mínimos, reincidencia en la mora del pago de los aportes y el envío de informes que den lugar a la disminución de aportes o al pago fraudulento del subsidio.
Las Cajas de Compensación Familiar tienen obligación de dar el correspondiente informe a la Superintendencia del Subsidio Familiar, que será previo en los casos de pérdida de la calidad de afiliado, a efecto de que se adopten las providencias del caso.
Sin perjuicio de las sanciones previstas por la ley, el empleador que incurra en desafiliación por el no pago de aportes por el fraude de estos, no será aceptado por otra Caja de Compensación Familiar hasta tanto no satisfaga los aportes debidos reintegre los valores cobrados fraudulentamente a las respectiva Caja”.
Decreto Reglamentario número 431 de 1988
“Artículo 46. La suspensión de afiliado de que trata el artículo 45 de la Ley 21 de 1982 se produce por mora en el pago de los aportes.
Las cajas de compensación familiar, mientras subsista la suspensión, podrán prestar servicios a los trabajadores de la empresa suspendida. (…)”.
“Artículo 47. La calidad de afiliado se pierde por retiro voluntario o por expulsión mediante decisión motivada del Consejo Directivo de la caja de compensación familiar, fundada en causa grave.
Corresponde al Consejo Directivo adoptar el procedimiento para la expulsión de afiliados”.
Ley 789 de 2002
“(...)
Parágrafo 4o. Cuando una Caja deba desafiliar a una empresa o afiliado, por mora de dos (2) meses en el pago de sus aportes o inexactitud en los mismos, deberá previamente darle oportunidad de que se ponga al día o corrija las inconsistencias, para lo cual otorgará un término de 1 mes contado a partir del recibo de la liquidación escrita de 10 adeudado. Pasado el término, procederá a su desafiliación, pero deberá volver a recibir la afiliación si se la solicitan, previa cancelación de lo adeudado, más los aportes correspondientes al tiempo de la desafiliación.
La liquidación realizada por el jefe de aportes de la Caja, con recurso de apelación ante el representante legal de la misma, será título ejecutivo para el cobro de los aportes adeudados”.
De otra parte, la Ley 1607 de 2012, en sus artículos 178 y 179, determinan que la UGPP será la entidad competente para adelantar las acciones de determinación y cobro de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, respecto de los omisos e inexactos, y respecto de la MORA la facultad la continuaran ejerciendo las administradoras del sistema.
Es importante precisar que frente a la competencia otorgada a la Unidad, el Decreto Reglamentario 3033 de 2013, expresó:
“Artículo 2o. Control a la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social por parte de la UGPP. La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) efectuará las labores de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social, en los casos de omisión, inexactitud y mora por acción, preferente.
Cuando la UGPP adelante un proceso de determinación de obligaciones parafiscales y detecte omisión, inexactitud y mora en el pago de los aportes al Sistema de la Protección Social, la Unidad asumirá la gestión integral de determinación y cobro de los valores adeudados al sistema.
Parágrafo. Los procesos de determinación y cobro en materia de inexactitud iniciados por el Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, y demás administradoras de naturaleza pública con anterioridad a la fecha de expedición de la Ley 1607 de 2012, deberán ser culminados por dichas entidades, sin perjuicio de las competencias que: sobre esta materia ostenta la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP)”.
“Artículo 3o. Control a la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social por parte de las administradoras. Las entidades administradoras del Sistema de la Protección Social, deberán verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes de las contribuciones que estas entidades administran, para lo cual solicitarán de los aportantes, afiliados o beneficiarios las explicaciones y correcciones sobre las inconsistencias detectadas. Si realizadas estas acciones los aportantes no corrigen las inconsistencias detectadas, informarán de este hecho a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) para que conforme con sus competencias, políticas, estrategias y, procedimientos adelante las acciones a que hubiere lugar”.
Por lo anterior la competencia para la VERIFICACIÓN Y COBRO DE LA MORA permanece en cabeza de las Cajas de Compensación Familiar, las cuales deberán atender a los estándares de cobro implementados por la Unidad en la Resolución número 444 de 2013 o las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, aun cuando el Consejo Directivo haya expulsado al empleador moroso, toda vez que la expulsión del aportante por parte de la Caja de Compensación, no la exime de continuar con el cobro de los aportes adeudados.
En materia de INEXACTITUD en el pago de los aportes parafiscales por parte de los aportantes les corresponde a las Cajas:
1. Continuar y culminar los procesos de fiscalización y cobro iniciados con anterioridad a la fecha de expedición de la Ley 1607 de 2012.
2. Las inexactitudes detectadas con posterioridad a la vigencia de la Ley 1607 de 2012, deberán ser informadas a los aportantes verificados por parte de las Administradoras del Subsidio Familiar para que presenten las explicaciones y correcciones pertinentes en el término de un (1) mes, contado a partir del recibo de la liquidación escrita de lo adeudado.
Si realizadas estas acciones los aportantes no corrigen, las Cajas informarán de este hecho a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) para que ejerzan su competencia.
En adelante la Superintendencia oficiará a las empresas morosas para que estas se pongan al día en el pago de sus aportes, para 10 cual tomará la información de la estructura de empresas a que se refieren las Circulares Externas 2 y 10 de 2014.
5. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE INSTRUCCIONES.
La Superintendencia del Subsidio Familiar y la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social se reunirán en forma semestral con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones impartidas en esta circular.
El incumplimiento a la presente instrucción dará lugar a las sanciones que conforme a la ley le compete a la Superintendencia del Subsidio Familiar y a la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social.
La presente Circular rige a partir de su publicación.
La Superintendente del Subsidio Familiar,
GRISELDA JANETH RESTREPO GALLEGO.
La Directora General de la UGPP,
GLORIA INÉS CORTÉS ARANGO.
