Circular 5 de 2014 SES

CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2014

(febrero 27)

Diario Oficial No. 49.078 de 28 de febrero de 2014

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA

Con el fin de brindar mayor claridad a las organizaciones vigiladas que pertenecen al Grupo 2 y van a aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera para las PYMES, se deja sin efecto en su totalidad la Circular Externa 004 del 19 de febrero de 2014 y en su reemplazo se expide la presente circular, de conformidad con lo previsto en la Ley 1314 de 2009 y las disposiciones contenidas en el Decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013.

1. Ámbito de aplicación

El artículo 1o del Decreto 3022 de 2013 establece que los preparadores de información financiera del Grupo 2 son:

a) Entidades que no cumplan con los requisitos del artículo 1o del Decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones o adiciones, ni con los requisitos del capítulo 1o del marco técnico normativo de información financiera anexo al Decreto 2706 de 2012;

b) Los portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores, los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial, administrados por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, que no establezcan contractualmente aplicar el marco técnico normativo establecido en el Anexo del Decreto 2784 de 2012 ni sean de interés público.

Cuando sea necesario, el cálculo del número de trabajadores y de los activos totales para establecer la pertenencia al Grupo 2, se hará con base en el promedio de doce (12) meses correspondiente al año anterior al periodo de preparación obligatoria definido en el cronograma establecido en el artículo 3o de este decreto, o al año inmediatamente anterior al periodo en el cual se determine la obligación de aplicar el Marco Técnico Normativo de que trata este decreto, en periodos posteriores al periodo de preparación obligatoria aludido.

Para efectos del cálculo de número de trabajadores, se considerarán como tales aquellas personas que presten de manera personal y directa servicios a la entidad a cambio de una remuneración, independientemente de la naturaleza jurídica del contrato.”.

2. Cronograma de aplicación

Según lo establecido en el artículo 3o del Decreto 3022 de 2013, el cronograma de aplicación para los preparadores de información del Grupo 2 es el siguiente:

-- Periodo de preparación obligatoria: del 1o de enero de 2014 hasta el 31 de diciembre de 2014.

-- Estado de situación financiera de apertura: 1o de enero de 2015.

-- Período de transición: del 1o de enero de 2015 hasta el 31 de diciembre de 2015.

-- Fecha de aplicación: 1o de enero de 2016.

-- Primer período de aplicación: del 1o de enero de 2016 hasta el 31 de diciembre de 2016.

-- Fecha de reporte - Estados Financieros NIIF-PYMES: 31 de diciembre de 2016.

De acuerdo con lo anterior, las organizaciones solidarias supervisadas continuarán presentando los estados financieros aplicando la normatividad contenida en los Decretos 2649 y 2650 de 1993 hasta el 31 de diciembre de 2015: a partir del 1o de enero de 2016, dejará de aplicarse dicha normatividad contable y comenzará la aplicación del nuevo marco técnico normativo - NIIF para PYMES, que incluye la contabilidad oficial, los libros de comercio y la presentación de estados financieros.

3. Consideraciones previas a la implementación

El Consejo de Administración, Junta Directiva o quien haga sus veces, deberá como mínimo determinar los siguientes aspectos:

-- Conformación del equipo de trabajo al interior de la organización (Comité NIIF) encargado del proyecto de conversión, liderado en lo posible por un profesional del más alto nivel.

-- Definir y aprobar el plan de trabajo o de acción que involucre a todas las áreas de la organización.

-- Proporcionar los recursos financieros necesarios para el desarrollo del plan (capacitación, asesoría, valuación, auditoría y adecuación de los sistemas de información).

-- Establecer lineamientos y reglas de trabajo claras al interior de la organización.

-- Efectuar seguimiento periódico a los avances del proyecto y establecer las herramientas de control para su adecuado cumplimiento.

-- Resolver oportunamente los asuntos que generen algún tipo de conflicto o dificultad en la implementación.

El equipo de trabajo o comité NIIF que designe el Consejo de Administración, Junta Directiva o quien haga sus veces, deberá, previo al proceso de convergencia, realizar el diagnóstico de la organización para cuantificar el impacto financiero y contable de cada rubro del balance, con el fin de establecer directrices que le permitan a la organización prepararse previamente, teniendo en cuenta que bajo NIIF el reconocimiento de los elementos que componen los estados financieros deben cumplir con dos condiciones:

a) Que el reconocimiento de una partida en la contabilidad cumpla con la definición del elemento correspondiente y que implique la probabilidad de entrada o salida de un beneficio económico, y

b) Que el elemento tenga un valor que pueda ser medido con fiabilidad.

Lo anterior exige revisar y ajustar las políticas contables que venía aplicando la organización, para transformarlas en criterios de sentido económico, con lo cual se puede comenzar a corregir las desviaciones en el reconocimiento y medición de activos, pasivos y patrimonio.

Es importante precisar que los ajustes que se deriven del proceso de depuración y ajuste de políticas contables, se deberán realizar bajo las normas contables locales vigentes, para luego aplicar las directrices señaladas en la sección 35 del Marco Técnico Normativo de NIIF para PYMES, contenido en el anexo del Decreto 3022 de 2013.

4. Plan de implementación

De acuerdo con lo establecido en el numeral 1 del artículo 3o del Decreto 3022 de 2013, se requiere la presentación de un plan de implementación, en el cual se definan las etapas del proyecto de convergencia, sus actividades, el cronograma correspondiente, los responsables y los recursos que se requieren para llevarlo a cabo. Dicho plan deberá ejecutarse durante el año 2014, atendiendo el calendario para la convergencia señalado en el numeral 1 de la presente circular.

De igual forma el plan de implementación debe contemplar como mínimo los siguientes componentes:

- Análisis de los estándares aplicables a la organización, de acuerdo con su naturaleza y características particulares.

- Evaluar los impactos en los sistemas de información, operacional, tecnológico y en el recurso humano.

- Plan de capacitación para directivos y empleados de la organización con el fin de atender las necesidades de cambio en el conocimiento técnico, en los procesos y procedimientos asociados con el negocio y facilitar la implementación de nuevas políticas contables.

- Modificar o diseñar nuevos sistemas de información y mejoras en el proceso de presentación de informes financieros.

Ajustar los manuales de funciones y procedimientos internos, teniendo en cuenta los efectos operacionales y funcionales.

- Otros aspectos que el equipo de trabajo considere necesarios incluir en el plan de implementación.

Para cada uno de estos componentes, se debe indicar la fecha de inicio, la fecha de terminación y el estado de avance del mismo: pendiente de inicio, en ejecución o finalizada.

Este plan se debe dar a conocer a toda la organización, informando los líderes y coordinadores del proyecto, las áreas involucradas, el equipo de trabajo, el plan de capacitación, la identificación de las etapas del proceso y los plazos de ejecución.

5. Remisión del plan de implementación

Las organizaciones de economía solidaria vigiladas por esta Superintendencia que califiquen dentro del Grupo 2, deberán remitir a este Ente de Supervisión el plan de implementación a más tardar el 30 de abril de 2014.

Para efectos del seguimiento, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas con sección de ahorro y crédito deberán enviar informes sobre el avance en la ejecución del plan dentro de los diez (10) días calendarios siguientes al corte de los meses de junio y septiembre de 2014.

Las demás organizaciones de economía solidaria deberán remitir informe sobre el avance en la ejecución del plan dentro de los diez (10) días calendarios del mes de octubre de 2014.

6. Aplicación voluntaria de NIIF plenas por parte de entidades clasificadas en el Grupo 2

El parágrafo 4o del artículo 3o del Decreto 3022 de 2013 establece que “Las entidades señaladas en el artículo 1o de este decreto podrán voluntariamente aplicar el marco técnico normativo correspondiente al Grupo 1 y para el efecto podrán sujetarse al cronograma establecido para el Grupo 2. De tal decisión deberán informar a la superintendencia correspondiente dentro de los dos meses siguientes a la entrada en vigencia de este decreto.”.

Teniendo en cuenta lo anterior, las organizaciones solidarias que se encuentren en el Grupo 2 y voluntariamente deseen aplicar el Marco Normativo previsto para el Grupo 1, deberán informarlo por escrito a la Superintendencia, a más tardar el 28 de febrero de 2014.

La presente circular deja sin efecto en su totalidad la Circular Externa 004 del 19 de febrero de 2014 y rige a partir de la fecha de su publicación.

La Superintendente,

OLGA LUCÍA LONDOÑO HERRERA.