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CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2014
(diciembre 29)
Diario Oficial No. 49.381 de 31 de diciembre de 2014
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
| PARA: | Entidades adaptadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y del Régimen Subsidiado. |
| DE: | Superintendente Nacional de Salud. |
| ASUNTO: | Por la cual se hacen adiciones, eliminaciones y modificaciones a la Circular número 047 de 2007 y se imparten instrucciones para la verificación de las condiciones financieras y de solvencia de las entidades autorizadas para operar el aseguramiento en salud. |
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto número 2702 del 23 de diciembre de 2014, por medio del cual se actualizan y unifican las condiciones financieras y de solvencia de las entidades autorizadas para operar el aseguramiento en salud y se dictan otras disposiciones, la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones, imparte instrucciones para que las entidades vigiladas mediante anexos técnicos y plazos reporten la información sobre capital mínimo, patrimonio adecuado, reservas técnicas y manejo de las inversiones.
2.1. Elimínese el anexo técnico Archivo Tipo 151 - Margen de Solvencia del Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo del Título XI Anexos Técnicos.
2.2. Elimínese la Tabla 100 del Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo del Título XI Anexos Técnicos.
2.3. Elimínese el anexo técnico Archivo Tipo 151 - Margen de Solvencia del Capítulo Entidades Adaptadas al Sistema del Título XI Anexos Técnicos.
2.4. Elimínese la Tabla 100 del Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Adaptadas al Sistema del Título XI Anexos Técnicos.
2.5. Elimínese el anexo técnico Archivo Tipo 008 - Inversiones del Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo del Título XI Anexos Técnicos.
2.6. Elimínese el anexo técnico Archivo Tipo 008 - Inversiones del Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado del Título XI Anexos Técnicos.
2.7. Elimínese el anexo técnico Archivo Tipo 008 - Inversiones del Capítulo Entidades Adaptadas al Sistema del Título XI Anexos Técnicos.
3.1. Anexo Técnico Condiciones Financieras
3.1.1. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 166 - Condiciones financieras y la tabla anexa a este “Condiciones financieras” al Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo del Título XI Anexos Técnicos.
3.1.2. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 166 - Condiciones financieras y la tabla anexa a este “Condiciones financieras” al Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado del Título XI Anexos Técnicos.
3.1.3. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 166 - Condiciones financieras y la tabla anexa a este “Condiciones financieras” al Capítulo Entidades Adaptadas al Sistema del Título XI Anexos Técnicos.
ARCHIVO TIPO 166
Condiciones Financieras
TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo, Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado exceptuando las indígenas, Entidades Adaptadas al Sistema.
PERIODICIDAD: Mensual
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACIÓN: último día de cada mes
FECHA DEL REPORTE: 15 días calendario después de la fecha de corte
Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO166.TXT Miles de Pesos $
| Campo | Variable | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT | 16 | Numérico |
| 2 | Dígito verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Numérico |
| 3 | Código entidad | Código de la entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud | 6 | Alfanumérico |
| 4 | Periodo de corte | Periodo de corte para la presentación de la información | 2 | Numérico Ver Tabla periodos |
| 5 | Año | Año de corte para la presentación de la información | 4 | Numérico |
| 6 | Archivo tipo | Escriba 166 | 3 | Caracteres numéricos |
| 7 | Concepto | Corresponde al numeral asignado a cada concepto determinado en la tabla de condiciones financieras en los casos que aplique | 2 | Numérico Ver tabla Condiciones Financieras |
| 8 | Valor | Valor correspondiente al concepto requerido a la fecha de corte | 15 | Numérico |
TABLA CONDICIONES FINANCIERAS
| Código Concepto | Concepto |
| 01 | Utilidades que en el penúltimo ejercicio hayan sido capitalizadas o destinadas a incrementar la reserva legal |
| 02 | Los anticipos destinados a incrementar el capital, por un término máximo de cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de ingreso de los recursos al balance. |
| 03 | Cualquier instrumento emitido, avalado o garantizado por el Gobierno Nacional utilizado para el fortalecimiento patrimonial de la entidad |
| 04 | El monto mínimo de aportes no reducibles previsto en los estatutos, el cual no deberá disminuir durante la existencia de la cooperativa, de acuerdo con el numeral 7 del artículo 5° de la Ley 79 de 1988. |
| 05 | Las utilidades o excedentes del ejercicio en curso, en el porcentaje en el que la Asamblea General de Asociados, se comprometa irrevocablemente a destinar para el incremento del fondo para la protección de aportes sociales o de la reserva legal, durante o al término del ejercicio. |
| 06 | Los bonos obligatoriamente convertibles en acciones cuyo pago en caso de liquidación esté subordinado a la cancelación de los demás pasivos externos de la sociedad y que su tasa de interés al momento de la emisión sea menor o igual que el setenta por ciento (70%) de la tasa DTF calculada por el Banco de la República para la semana inmediatamente anterior. |
| 07 | Capital de la Caja de Compensación Familiar |
3.2. Anexo Técnico Reservas Técnicas e Inversiones de las Reservas Técnicas
3.2.1. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 167 - Reservas Técnicas e Inversiones de las Reservas Técnicas al Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo del Título XI Anexos Técnicos.
3.2.2. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 167 - Reservas Técnicas e Inversiones de las Reservas Técnicas al Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado del Título XI Anexos Técnicos.
3.2.3. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 167 - Reservas Técnicas e Inversiones de las Reservas Técnicas al Capítulo Entidades Adaptadas al Sistema del Título XI Anexos Técnicos.
ARCHIVO TIPO 167
Reservas Técnicas e Inversiones de las Reservas Técnicas
TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo, Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado exceptuando las indígenas, Entidades Adaptadas al Sistema.
PERIODICIDAD: Mensual
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACIÓN: último día de cada mes
FECHA DEL REPORTE: 15 días calendario después de la fecha de corte
Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO167.TXT Miles de Pesos $
| Campo | Variable | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT | 16 | Numérico |
| 2 | Dígito verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Numérico |
| 3 | Código entidad | Código de la entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud | 6 | Alfanumérico |
| 4 | Periodo de corte | Periodo de corte para la presentación de la información | 2 | Numérico Ver Tabla periodos |
| 5 | Año | Año de corte para la presentación de la información | 4 | Numérico |
| 6 | Archivo tipo | Escriba 167 | 3 | Caracteres numéricos |
| 7 | Reserva servicios de salud POS pendientes y conocidos | Esta reserva corresponde a los servicios prestados del plan obligatorio de salud, pendientes y conocidos por la entidad | 15 | Numérico |
| 8 | Reserva servicios PAC pendientes y conocidos | Esta reserva corresponde a los servicios prestados con cargo al plan complementario de salud, pendientes y conocidos por la entidad | 15 | Numérico |
| 9 | Reserva Incapacidades por enfermedad general | Esta reserva corresponde a Incapacidades por enfermedad general, pendientes y conocidas por la entidad | 15 | Numérico |
| 10 | Reserva servicios de salud POS - No conocidos | Esta reserva corresponde a la estimación de servicios prestados del plan obligatorio de salud, que han ocurrido pero que aún no se conocen por la entidad | 15 | Numérico |
| 11 | Reserva servicios PAC - No conocidos | Esta reserva corresponde a la estimación de servicios con cargo al plan complementario de salud, que han ocurrido pero que aún no se conocen por la entidad | 15 | Numérico |
| 12 | Reserva Incapacidades por enfermedad general - No conocidos | Esta reserva corresponde a la estimación de incapacidades que se han generado pero que aún no se conocen por la entidad | 15 | Numérico |
| 13 | Inversiones en Títulos de deuda | Monto de las reserva técnica invertido en títulos de deuda pública interna emitidos o garantizados por la nación o por el Banco de la República | 15 | Numérico |
| 14 | Inversiones en Títulos de renta fija | Monto de las reserva técnica invertido en títulos de renta fija, emitidos y garantizados por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, Fogafin y Fogacoop | 15 | Numérico |
| 15 | Depósitos a la vista | Monto de las reserva técnica que se encuentran en depósitos a la vista en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, descontando los descubiertos en cuenta corriente registrados en el pasivo. | 15 | Numérico |
3.3. Anexo Técnico Control de Inversiones
3.3.1. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 168 – Control de Inversiones al Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo del Título XI Anexos Técnicos.
3.3.2. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 168 – Control de Inversiones al Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado del Título XI Anexos Técnicos.
3.3.3. Adiciónese el anexo técnico Archivo tipo 168 – Control de Inversiones al Capítulo Entidades Adaptadas al Sistema del Título XI Anexos Técnicos.
ARCHIVO TIPO 168
Control Inversiones
TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo, Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado exceptuando las indígenas, Entidades Adaptadas al Sistema.
PERIODICIDAD: Mensual
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACIÓN: último día de cada mes
FECHA DEL REPORTE: 15 días calendario después de la fecha de corte
Nombre del archivo: CODIGOENTIDADPPANNO168.TXT Miles de Pesos $
| Campo | Variable | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT | 16 | Numérico |
| 2 | Dígito verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Numérico |
| 3 | Código entidad | Código de la entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud | 6 | Alfanumérico |
| 4 | Periodo de corte | Periodo de corte para la presentación de la información | 2 | Numérico Ver Tabla periodos |
| 5 | Año | Año de corte para la presentación de la información | 4 | Numérico |
| 6 | Archivo tipo | Escriba 168 | 3 | Caracteres numéricos |
| 7 | Instrumento | Escriba: 1: Títulos de deuda pública emitidos o garantizados por la Nación o por el Banco de la República 2: Títulos de renta fija emitidos, aceptados, garantizados o avalados por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, Fogafin y Fogacoop 3: Depósitos a la vista 4: Otro | 1 | Numérico |
| 8 | Número de inscripción del título | Registre el número de inscripción del título en el Registro Nacional de Valores y Emisores. | 20 | Alfanumérico |
| 9 | Código de entidad emisora | Registre el código de la entidad emisora según código de la Superintendencia Financiera de Colombia en donde se encuentran realizados los depósitos de ahorro, las cuentas corriente, títulos de inversión, etc. | 15 | Numérico |
| 10 | NIT de entidad emisora | Registre el NIT o número de identificación de la entidad emisora | 16 | Numérico |
| 11 | Dígito verificación de entidad emisora | Número del dígito de verificación del NIT de entidad emisora | 1 | Numérico |
| 12 | Nombre Emisor | Nombre del emisor del título valor | 150 | Texto |
| 13 | Calificación a largo plazo o corto plazo | Calificación otorgada al establecimiento de crédito en el cual se tienen los títulos de inversión por una sociedad calificadora debidamente autorizada (Largo plazo correspondientes al Número 2 del campo 7) - (Corto plazo correspondientes al Número 3 del campo 7) | 4 | Alfanumérico |
| 14 | Calificadora del establecimiento de crédito | Nombre de la calificadora de riesgos autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia | 15 | Alfanumérico |
| 15 | Sector de la Inversión | Sector al cual pertenece la entidad donde se realiza la inversión AG=Aseguramiento o prestación servicios de salud OS=Otro sector | 2 | Texto |
| 16 | Valor de adquisición | Valor por el cual se adquiere el título | 15 | Numérico |
| 17 | Tasa de inversión | Escriba la tasa a la cual se hizo la inversión, escriba NA:=No aplica para otro | 5 | Porcentaje con dos decimales, separado por punto |
| 18 | Valor de mercado | Saldos disponibles en caja, de los depósitos en cuentas corrientes, cuentas de ahorro, títulos, etc. | 15 | Numérico |
| 19 | Fecha de vencimiento | Escriba la fecha en el formato dd/mm/aaaa en la cual se vence el título valor. Si es una inversión a la vista u otra, escriba: NA:=No aplica | 10 | Texto |
| 20 | Embargos, gravámenes o medidas preventivas | ¿La inversión tiene embargos, gravámenes o medidas preventivas? Escriba 1:=Sí 0:=No | 1 | Numérico |
4. FORMA Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
La información de los anexos técnicos mencionados anteriormente deberá ser presentada en archivos planos y radicados por vía electrónica a través de la página de internet en el enlace dispuesto para este fin y firmados digitalmente por parte del representante legal.
5.1. Modifíquese la periodicidad, fecha de corte y fecha de reporte del anexo técnico Archivo Tipo 001 – Catálogo de Cuentas del Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo del Título XI Anexos Técnicos, los cuales serán de la siguiente manera:
PERIODICIDAD: Mensual
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACIÓN: último día de cada mes
FECHA DEL REPORTE: 15 días calendario después de la fecha de corte
5.2. Modifíquese la periodicidad, fecha de corte y fecha de reporte del anexo técnico Archivo Tipo 001 – Catálogo de Cuentas del Capítulo Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado del Título XI Anexos Técnicos, los cuales serán de la siguiente manera:
PERIODICIDAD: Mensual
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACIÓN: último día de cada mes
FECHA DEL REPORTE: 15 días calendario después de la fecha de corte
5.3. Modifíquese la periodicidad, fecha de corte y fecha de reporte del anexo técnico Archivo Tipo 001 – Catálogo de Cuentas del Capítulo Entidades Adaptadas al Sistema del Título XI Anexos Técnicos, los cuales serán de la siguiente manera:
PERIODICIDAD: Mensual
FECHA DE CORTE DE LA INFORMACIÓN: último día de cada mes
FECHA DEL REPORTE: 15 días calendario después de la fecha de corte
6.1. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 4o del Decreto número 2702 de 2014, las EPS que ofrecen planes de medicina prepagada deberán operarlos como una sección separada de la actividad de EPS y registrar y presentar las operaciones de la misma forma. A esta sección se le deberá asignar un monto de capital o aportes destinados exclusivamente a dicha actividad conforme a la reglamentación particular de los programas de medicina prepagada.
6.2. Para el cálculo del capital primario, las entidades autorizadas para operar el aseguramiento en salud tanto en el régimen contributivo como en el subsidiado que a la fecha de la expedición de esta circular tengan donaciones, deberán enviar como soporte de dicha donación la escritura pública en el caso de donaciones de bienes inmuebles o el documento privado en caso de donaciones de bienes muebles, donde se evidencie que estas son irrevocables. Este envío se debe hacer dentro de los 20 días calendario siguientes a la fecha de expedición de esta circular.
Cada vez que la entidad reciba una donación de carácter irrevocable posterior a la fecha de expedición de esta circular, debe realizar el envío de los soportes para que dicha donación sea tenida en cuenta en el cálculo del capital primario, una vez esta sea verificada por la Superintendencia Nacional de Salud.
Esta información se debe enviar de acuerdo a la siguiente estructura:
| Nombre del archivo | Detalle del archivo |
| CODIGOENTIDADPPANNO169.PDF | Escritura pública en el caso de donaciones de bienes inmuebles o el documento privado en caso de donaciones de bienes muebles |
6.3. Para que las reservas estatutarias y las reservas ocasionales sean tenidas en cuenta en el cálculo del capital secundario, las entidades deben enviar a la Superintendencia Nacional de Salud el acta de la Asamblea General donde se especifique el tipo de reserva, el monto y el compromiso de que dicha reserva tendrá una permanencia mínima de 7 años.
Las entidades que a la fecha de expedición de la presente circular tengan el compromiso de mantener con una permanencia mínima de 7 años, contados a partir de la expedición de esta circular, alguna reserva estatutaria y/u ocasional, deberán realizar el envío del acta de la Asamblea General donde se evidencie dicho compromiso a la Superintendencia Nacional de Salud dentro de los 20 días calendario siguientes a la expedición de esta circular.
Para tener en cuenta las utilidades o excedentes del ejercicio en curso dentro del capital secundario, las entidades deberán enviar a la Superintendencia Nacional de Salud el acta de la Asamblea General donde conste el porcentaje en el que la Asamblea General de Asociados, se comprometa irrevocablemente a destinar para el incremento del fondo para la protección de aportes sociales o de la reserva legal, durante o al término del ejercicio.
Esta información se debe enviar de acuerdo a la siguiente estructura:
| Nombre del archivo | Detalle del archivo |
| CODIGOENTIDADPPANNO170.PDF | Acta de la Asamblea |
6.4. Para el manejo de las reservas para obligaciones pendientes y conocidas, tratándose de la autorización de servicios y sin que por ello se entienda extinguida la obligación, la reserva se podrá liberar si después de transcurridos (12) meses de expedida la autorización, no se ha radicado la factura de los servicios de salud autorizados.
6.5. Las entidades solidarias deberán establecer en los estatutos que los aportes sociales no podrán reducirse respecto del capital mínimo y el capital primario. Las entidades solidarias deberán enviar los estatutos a la Superintendencia Nacional de Salud dentro de los 2 meses siguientes a la expedición de esta circular donde se evidencie esto.
Esta información se debe enviar de acuerdo a la siguiente estructura:
| Nombre del archivo | Detalle del archivo |
| CODIGOENTIDADPPANNO171.PDF | Estatutos |
6.6. Cuando se presenten defectos de inversión de las reservas técnicas como resultado de cambios en la valoración del portafolio, las entidades deberán informar inmediatamente a la Superintendencia Nacional de Salud de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 8o del Decreto número 2702 de 2014.
29 de diembre <sic> de 2014.
El Superintendente Nacional de Salud (E.),
NORMAN JULIO MUÑOZ MUÑOZ.
