Circular 20 de 2012 SIC

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CIRCULAR EXTERNA 20 DE 2012

(septiembre 3)

Diario Oficial No. 48.542 de 3 de septiembre de 2012

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Para:	Cámaras de Comercio
Asunto:	Modificación del numeral 1.2 del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

1. Objeto

Impartir instrucciones a las Cámaras de Comercio sobre la función de llevar el Registro Único de Proponentes, su inscripción, renovación, actualización o modificación, cancelación o revocación y definir el formato y mecanismo a través del cual las entidades estatales deben reportar la información a las Cámaras de Comercio sobre contratos adjudicados, en ejecución, ejecutados, multas y sanciones en firme.

2. Fundamento legal

De conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Comercio, en los numerales 17 y 19 del artículo 1o del Decreto 4886 de 2011 y en el numeral 13 del artículo 10 del mismo decreto, “por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer las funciones de vigilancia, control e instrucción, respecto del desarrollo de las funciones propias de las Cámaras de Comercio, fijando criterios que faciliten su cumplimiento.

El artículo 6o de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, establece que todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. Asimismo, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio del domicilio principal del inscrito, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.

El artículo 6o Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, establece que todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. Así mismo, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio del domicilio principal del inscrito, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.

El parágrafo 1o del numeral 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012 establece que “La Superintendencia de Industria y Comercio determinará a través de circular, las especificaciones técnicas para el reporte electrónico de información que las entidades estatales están obligadas a suministrar a las cámaras de comercio sobre contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme de los inscritos”.

A su vez el parágrafo 4o del numeral 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012 establece que “Para efectos del cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, las Cámaras de Comercio deberán hacer explícita y certificar de manera automática en el Registro Único de Proponentes la existencia de la inhabilidad por incumplimiento reiterado cuando se cumplan los presupuestos de dicho artículo, y mantenerla por el término de tres (3) años contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento, de acuerdo con la información remitida por las entidades estatales, durante una misma vigencia fiscal”.

Con fundamento en las disposiciones mencionadas la Superintendencia de Industria y Comercio imparte las siguientes instrucciones.

3. Instructivo

Modificar el numeral 1.2 del Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única, en los siguientes términos:

“1.2. Registro Único de proponentes

1.2.1. Libros de Registro de Proponentes

Para efectos del Registro Único de Proponentes, las Cámaras de Comercio llevarán el Libro I denominado “De los Proponentes”, en el cual se inscribirá:

-- El formulario único mediante el cual la persona natural o jurídica efectúe su inscripción en el Registro de Proponentes.

-- El formulario a través del cual el proponente renueve su inscripción en el Registro de Proponentes.

-- El formulario contentivo de la actualización o modificación de los datos que figuren en el Registro de Proponentes.

-- El formulario mediante el cual la persona natural o jurídica cancele su inscripción en el Registro de Proponentes.

-- El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se modifique la clasificación o los requisitos habilitantes del proponente.

-- El acto administrativo debidamente ejecutoriado, en que se ordene la cancelación del Registro Único de Proponentes.

-- El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se aclare, revoque parcial o totalmente la inscripción contenida en el Registro Único de Proponentes.

-- El acto administrativo debidamente ejecutoriado por el cual se declare la inhabilidad del proponente.

-- Los formatos en los cuales las entidades estatales suministren la información concerniente a contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme.

-- La Cesación de efectos del Registro Único de Proponentes.

-- Los demás actos que la ley prevea.

1.2.2. Procedimiento para llevar el Registro Único de Proponentes

1.2.2.1. Instrucciones generales

Los formularios y modelos de certificación serán uniformes en todas las Cámaras de Comercio.

Un ejemplar de los instructivos para el diligenciamiento del formulario deberá ser suministrado gratuitamente junto con el mismo. Adicionalmente, las cámaras podrán ofrecer a los proponentes, el diligenciamiento de los formularios a través de medios virtuales y la información requerida para que puedan realizar cualquiera de los trámites enunciados en el párrafo anterior.

Las cámaras de comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, podrán determinar modelos estándar para las certificaciones que el interesado debe anexar a la solicitud de registro ante el Registro Único de Proponentes, los cuales, estarán a disposición de los proponentes en el Portal del Registro Único Empresarial y Social – RUES y en los portales de las Cámaras de Comercio.

Al momento de ser presentado el formulario y los documentos soporte para registro, las Cámaras de Comercio los radicarán con la indicación de la hora y la fecha de recepción.

Una vez efectuada la inscripción el secretario o quien haga sus veces insertará una constancia en el formulario que contendrá los siguientes datos:

-- Cámara de Comercio correspondiente.

-- Fecha de inscripción.

-- Número de inscripción en el libro respectivo.

-- Noticia de la inscripción, renovación, actualización o modificación, o cancelación según el caso.

La constancia a insertar en el formulario podrá ser realizada en forma digital haciendo uso de medios electrónicos si así lo estima conveniente y si se dispone de los mecanismos tecnológicos adecuados para llevar a cabo en forma segura esta actividad.

Las Cámaras de Comercio asignarán a cada proponente un número único a nivel nacional, el cual corresponderá a la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o al número de identificación tributaria, NIT.

En el caso de cambio de domicilio el proponente conservará este número lo anterior independiente de que cada Cámara asigne un número de registro interno a los proponentes de su jurisdicción.

A cada proponente se le abrirá un expediente en el cual se archivarán en orden cronológico, el formulario y los documentos relacionados con su inscripción, renovación, actualización, modificación y/o cancelación.

Los proponentes podrán solicitar su inscripción ante cualquier Cámara de Comercio, pero la inscripción la realizará aquella donde esté fijado el domicilio principal del proponente. En este caso, las Cámaras de Comercio remitirán la documentación a la Cámara competente de conformidad con lo señalado en el artículo 21 del Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

La recepción que realicen las Cámaras de Comercio de los formularios, anexos y documentos soporte en la caja, no implica la aceptación del registro de la actuación del proponente por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación documental que sobre el particular se haga con el fin de determinar la congruencia de los requisitos habilitantes y la clasificación que se certifica, así como su correcto diligenciamiento y que se allegue la documentación completa, según lo que establece para cada caso el Decreto 734 de 2012.

La Cámara de Comercio verificará la correcta aplicación de los criterios establecidos en el Decreto 734 de 2012 para la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes constatando que la información suministrada, provenga de los documentos aportados por el inscrito.

La inscripción en el Registro Único de Proponentes no implica la inscripción en el Registro Mercantil, ni en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro.

Las Cámaras de Comercio conservarán los documentos de soporte de la información suministrada por los proponentes; en aquellos casos en los que se almacenen de manera digital, se podrá prescindir de los documentos físicos y la Cámara podrá destruirlos en cualquier tiempo siempre que garantice su reproducción exacta de acuerdo con lo establecido en el artículo 5o del Acuerdo 16 de 2002 del Archivo General de la Nación.

La Cámara de Comercio liquidará los derechos a que haya lugar por concepto del registro del formulario de inscripción, de renovación, modificación y actualización del proponente y de las certificaciones correspondientes.

En el caso de cambio de domicilio, la Cámara de Comercio en la que se encontraba inscrito el Proponente tendrá cinco (5) días hábiles para hacer traslado de la documentación a la nueva Cámara de Comercio contados a partir de la solicitud de traslado, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 2o del numeral 6.1.2.4 del Decreto 734 de 2012.

Cuando se trate de Entidades sin Ánimo de Lucro no sujetas a inscripción en los registros que llevan las Cámaras de Comercio de las que trata el artículo 45 del Decreto-ley 2150 de 1995 y el artículo 3o del Decreto 427 de 1996, y de entidades con legislaciones especiales, o con cualquier otra persona jurídica nacional no inscrita en el registro mercantil ni en el de entidades sin ánimo de lucro, el proponente deberá anexar un certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad correspondiente, con fecha de expedición no superior a dos meses de antelación a la fecha de solicitud del trámite, con los siguientes datos:

-- Nombre o razón social completa del proponente.

-- Modificaciones de la razón social.

-- Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.

-- Fecha y clase de documento por el cual se reconoce la personería jurídica.

-- Duración de la entidad.

-- Domicilio de la entidad.

-- Nombre e identificación del representante legal.

-- Facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere.

Las sociedades extranjeras se inscribirán en el Registro Único de Proponentes ante la Cámara de Comercio donde haya establecido el domicilio de su sucursal, para lo cual aportarán los documentos soporte requeridos en el Decreto 734 de 2012, cumpliendo las formalidades establecidas.

Cuando una persona natural tenga más de un domicilio, deberá inscribirse ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios.

Cuando el proponente actualice la información establecida en el parágrafo 1o del artículo 6.1.2.4 del Decreto 734 de 2012 en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, las cámaras de comercio actualizarán la información, sin requerir actuación por parte del proponente en el Registro de Proponentes.

Las demás modificaciones deberán realizarse a través del formulario, previo el pago de los derechos correspondientes.

En los sitios de atención al público, las Cámaras de Comercio mantendrán a disposición de los usuarios un número suficiente de todos los documentos ilustrativos necesarios para el diligenciamiento de los formularios y las tarifas actualizadas. La legislación sobre el Registro de Proponentes estará a disposición de los usuarios en la página web de las Cámaras.

1.2.2.2. Vigencia de los documentos

Para efectos de renovación, actualización o modificación, se considera que los documentos no pierden su vigencia salvo disposición legal en contrario. Por lo anterior, las Cámaras de Comercio no podrán abstenerse de inscribir en el registro de proponentes información con base en la fecha en la cual los documentos en los que se sustentan hayan sido expedidos, siempre y cuando, estos documentos cumplan con los requisitos establecidos en la normatividad vigente al momento de la inscripción de estas actuaciones.

1.2.2.3. Determinación de decimales en la cifras

Las cifras correspondientes a la capacidad de organización operacional y capacidad financiera se podrán expresar hasta con un máximo de dos decimales.

1.2.3. Tarifas

Cuando el proponente en un mismo Acto se clasifique en varias actividades, las Cámaras de Comercio cobrarán los derechos correspondientes a una sola inscripción.

1.2.4. Recursos e impugnaciones

La Cámara de Comercio competente para conocer del recurso y de la impugnación, será aquella en la que se haya inscrito la información respecto de la cual esta se presenta con los requisitos establecidos en el Decreto 734 de 2012.

En el evento en que prospere el recurso de reposición se revocará total o parcialmente el acto contenido en el registro de proponentes y la Cámara de Comercio procederá a modificar el registro en lo conducente.

1.2.5. Reporte de información de las entidades estatales sobre contratos, multas, sanciones

1.2.5.1. Especificaciones técnicas para el reporte de información sobre contratos, multas y sanciones de los proponentes

1.2.5.1.1. Envío de información

El diligenciamiento o envío de los reportes concernientes a los contratos, multas y sanciones a los que hace mención la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, se debe llevar a cabo a través del aplicativo que para estos efectos dispongan las Cámaras de Comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, en cumplimiento de la normatividad vigente que rige el Registro Único Empresarial y Social (RUES).

1.2.5.1.2. Aspectos generales para el reporte de información

1.2.5.1.2.1. Identificación del contrato

Cada entidad que reporte información deberá garantizar que la identificación o número de contrato sea único, es decir, no debe repetirse por entidad. La identificación del contrato, en conjunto con el NIT de la entidad estatal, seccional y la fecha de adjudicación del mismo, garantizarán la unicidad de un contrato entre el universo que reportarán las entidades del Estado, teniendo en cuenta que varias entidades pueden manejar la misma estructura de numeración.

1.2.5.1.2.2. Estructura del reporte

Hace referencia a la forma como se organiza la información para el correspondiente reporte. Al respecto se define que sea un formato XML (Extensible Markup Language (“lenguaje de marcas ampliable”)) como estándar de intercambio de información para contratos, multas y sanciones. La adopción de un reporte en formato XML le permitirá a las entidades estatales utilizar diferentes mecanismos de generación del mismo, desde la utilización de editores de texto (wordpad, notepad, edit), pasando por la implementación de mecanismos en sus sistemas internos para la generación de los XML y/o elaborando el software que les permita controlar y generar este tipo de reportes.

1.2.5.1.2.3. Medio utilizado para el envío de la información

La remisión de la información relacionada con los contratos, multas, sanciones e incumplimientos de los proponentes, deberá realizarse a través de Internet. Para lograr este alcance, las Cámaras de Comercio, a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio proveerá en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES) un servicio web al cual podrán conectarse las Entidades Estatales para diligenciar o enviar el reporte correspondiente.

1.2.5.1.2.4. Seguridad

Las Cámaras de Comercio establecerán los mecanismos de seguridad para la recepción de la información, teniendo en cuenta los avances tecnológicos existentes que hay para ello. Podrán utilizar algoritmos para encriptar la información, protocolo para transferencia segura de datos HTTPS utilizando un cifrado basado en SSL (Secure Socket Layers validando su origen y su contenido), contraseñas seguras, Certificados de firma digital expedidos por una entidad de certificación abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, o cualquier otro método que a juicio de esta entidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para la implementación de los procedimientos descritos en este numeral que involucren costos que tengan que asumir las entidades estatales, estos deben estar aprobados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.2.5.1.2.5. Proceso de registro de servidores públicos autorizados para realizar el reporte de contratos, multas, sanciones e incumplimientos

Las Entidades del Estado deberán enviar a la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio de la Entidad, la “Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información de contratos, multas y sanciones”, (Anexo No. 4.10 de la presente circular); documento que deberá ser descargado de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio o del RUES, para que sea diligenciado en su totalidad, firmado por el Representante Legal y por el servidor público encargado de reportar la información, remitido en original a la Cámara de Comercio competente, adjuntando a esta solicitud los documentos que acrediten la representación legal de la entidad, la vinculación del servidor (es) público(s) encargado (s) de reportar la información, el documento de identidad tanto del Representante Legal como del Servidor (es) Público (s) encargado (s) del reporte. Entendiéndose por servidor público lo establecido en el literal a, del numeral 2 del artículo 2o de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes, así mismo, el nombre de la entidad estatal indicado en el Anexo 4.10 deberá corresponder al informado en el Registro Único Tributario para lo cual aportará copia del RUT.

La Cámara de Comercio una vez verificada la información del Anexo 4.10 y sus documentos adjuntos incluirá en el RUES los datos indicados en el Anexo 4.10.

Las cámaras de comercio empezarán a certificar los contratos adjudicados y ejecutados que sean reportados por las entidades estatales, a partir de la fecha en que las cámaras realicen los ajustes tecnológicos necesarios para la aplicación del Decreto 734 de 2012.

La Cámara de Comercio enviará la respuesta con el nombre de usuario y la clave o contraseña asignada y las instrucciones para el reporte de la información a la dirección de correo electrónico indicada en el Anexo 4.10. Esta respuesta deberá ser remitida máximo 3 días hábiles después de recibida la solicitud enviada por la entidad estatal.

Como resultado del proceso de registro, le será entregada al servidor público una firma digital que deberá ser usada para firmar los envíos de contratos, multas, sanciones y sanciones por incumplimiento que se reporten a nombre de la Entidad Estatal que lo autorizó.

En el caso de las entidades que de acuerdo con la Ley estén sujetas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, deberán anexar para la solicitud de uso de medios electrónicos del responsable del reporte:

a) Documento que acredite la representación Legal;

b) Documento en el cual se certifique la delegación expresa de la función de reporte por parte del Representante Legal al funcionario asignado para el efecto, haciendo claridad en que el funcionario asignado debe tener la calidad de empleado, y

c) Documentos de identidad del Representante Legal y del funcionario asignado.

1.2.5.1.2.6. Revocación de los permisos a un servidor público para el reporte de contratos, multas, sanciones y sanciones por incumplimiento

Cuando al servidor público autorizado le sean revocados los permisos para el reporte, sea por retiro de la entidad, por cambio de funciones al interior de la entidad del Estado o por cualquier otro motivo que implique la eliminación de esta responsabilidad, el Representante Legal de la entidad deberá hacer llegar a la Cámara de Comercio con jurisdicción en el Domicilio de la misma, una comunicación en la cual le indique a la Cámara de Comercio que al Servidor Público le debe ser suspendido el acceso al RUES para el reporte de información de contratos, multas y sanciones, y que por la misma razón, la firma digital debe ser revocada.

Si las funciones de reporte son asignadas o trasladadas a otro Servidor Público, deberá seguirse el procedimiento establecido en el numeral 1.2.5.1.2.5 de esta circular.

1.2.5.1.2.7. Constancia de la información recibida

Como constancia de la remisión de la información relacionada con los contratos, multas y sanciones de los proponentes por parte de las entidades del Estado, la Cámara de Comercio receptora, a través del Registro Único Empresarial (RUES) , enviará al correo electrónico informado en el Anexo 4.10 al servidor público encargado de reportar esta información, la constancia de recibo de la información y las inconsistencias o errores encontrados al momento de validarla. Se debe indicar como mínimo la siguiente información:

-- Cámara de Comercio receptora.

-- Entidad del Estado que remitió la información (NIT, nombre y seccional).

-- Nombre del servidor público que reportó la información.

-- Fecha y hora de envío de la información.

-- Periodo al que corresponde el reporte (año y mes).

-- Número total de contratos reportados.

-- Número total de multas reportadas.

-- Número total de sanciones reportadas.

-- Relación de inconsistencias o errores:

• Tipo de error.

• Número de registro en donde se encuentra el error, identificando la etiqueta.

-- Total de errores presentados.

-- Número total de contratos rechazados.

-- Relación total de contratos rechazados.

-- Número total de multas rechazados.

-- Relación de multas rechazadas.

-- Número total de sanciones rechazadas.

-- Relación de sanciones rechazadas.

-- Relación de reportes inscritos:

-- Número total de contratos inscritos.

-- Relación de contratos inscritos.

-- Número total de multas inscritas.

-- Relación de multas inscritas.

-- Número total de sanciones inscritas.

-- Relación de sanciones inscritas.

-- Número total de declaratorias de incumplimiento contractual.

-- Relación de declaratorias de incumplimiento contractual.

De todas formas, el mecanismo implementado por las Cámaras de Comercio a través del RUES para el reporte de contratos, multas y sanciones, deberá permitirle al servidor público de la Entidad Estatal realizar la consulta histórica de todos los reportes realizados previamente y conocer el estado de los mismos.

1.2.5.1.2.8. Formato utilizado para el envío de la información

Para el envío de la información de contratos, multas y sanciones, se estableció el formato estructurado XML (Extensible Markup Language “lenguaje de marcas ampliable”). El siguiente formato XML está compuesto por 4 elementos: encabezado, contratos, multas y sanciones (que incluye incumplimientos), que permitirán el envío de la información estructurada de contratos, multas y sanciones por parte de las entidades del Estado a las cámaras de comercio de su respectivo domicilio.

Encabezado

Contratos

Contrato no. 1

Contrato no. 2

Contrato no. 3

…

Multas

Multa no. 1.

Multa no. 2.

…

Sanciones

Sanciones no. 1

Sanciones no. 2

…

a) El documento deberá cumplir con la especificación 1.0 tercera edición;

b) Se deberá utilizar un conjunto de caracteres ISO-8859-1 (Encoding);

c) El archivo debe contener un formato XML bien formado y válido con el esquema XSD que se incluye en esta especificación;

d) El elemento debe contener un elemento único raíz llamado “reporte” que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los demás registros.

1.2.5.1.3. Estructura del archivo

1.2.5.1.3.1. Formato del encabezado

El encabezado del archivo viene en el elemento “encabezado” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:

Etiqueta	Denominación	Tipo	Longitud máxima	Observaciones
fechaReporte	Fecha de envío del reporte	Numérico	8	Formato AAAAMMDD
CódigoCamara	Código de la Cámara de Comercio	Numérico	2	Código de la Cámara de Comercio destinataria del reporte.
nitEntidad	NIT de la entidad estatal	Numérico	20	NIT de la entidad incluyendo el dígito de verificación. Solo números, sin comas, puntos, ni guiones. Justificado a la izquierda.
nombreEntidad	Nombre de la entidad del Estado	Alfanumérico	255
seccionalEntidad	Seccional, división, departamento, unidad, área dentro de la entidad contratante	Alfanumérico	128	En caso de entidades con seccionales/regionales, unidades de contratación distribuidos, indicarán el nombre respectivo. Por ejemplo, una entidad tiene 3 unidades en Bogotá, denominadas Bogotá-Centro, Bogotá sur y Bogotá-norte y la que está remitiendo es Bogotá-sur, entonces en esta parte debe ir Bogotá-sur.
municipioEntidad	Código DANE del municipio de la entidad	Alfanumérico	5	Corresponde al código asignado por el DANE al municipio donde se encuentra la entidad o la seccional o área que está haciendo el reporte.
direccionEntidad	Dirección de la entidad	Alfanumérico	128	Corresponde a la dirección de la entidad o de la seccional o área que está haciendo el reporte
IdentificaciónServidorPúblico	Número de identificación del servidor público	Alfanumérico	20	Número de cédula del servidor público encargado de remitir la información el cual debe corresponder al indicado en el Anexo 4.10.
nombreServidorPúblico	Nombre del Servidor Público encargado de remitir la información	Alfanumérico	128	Nombre del Servidor Público encargado de remitir la información el cual debe corresponder al indicado en el Anexo 4.10.
cargoServidorPúblico	Cargo del Servidor Público que hace el reporte	Alfanumérico	128	Cargo del Servidor Público encargado de remitir la información el cual debe corresponder al indicado en el Anexo 4.10.
periodoReportado	Año y mes al cual corresponde la información que se está reportando	Numérico	6	En formato AAAAMM.
totalContratos	Número de registros tipo “contrato” reportados	Numérico	3	Sumatoria total de los registros tipo “contrato” que viene en el reporte
totalMultas	Número de registros tipo “multa” reportados	Numérico	3	Sumatoria total de los registros tipo “multa” que viene en el reporte.
totalSanciones	Número de registros de tipo “sanciones” reportados	Numérico	3	Sumatoria total de los registros tipo “sanción” que viene en el reporte.
totalIncumplimientos	Número de registros de sanción que tienen la característica de ser “incumplimientos”	Numérico	3	Contiene la cantidad de registros tipo “sanción” que tienen la característica de “declaración de incumplimiento total o parcial”.

Todos los campos del registro tipo “encabezado” son de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.3.2. Formato de contratos

Por cada contrato que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “contrato” que contiene los siguientes datos:

Etiqueta	Denominación	Tipo	Longitud máxima	Observaciones
númeroContrato	Número del contrato	Alfanumérico	120	Número del contrato. Campo obligatorio.
tipoIdentificacion	Tipo de identificación del proponente	Alfabético	2	Indique el Tipo de identificación así: CC. Cédula de Ciudadanía NI. NIT Campo Obligatorio.
numeroIdentificacion	Número de identificación del proponente.	Numérico	20	Número de la cédula de ciudadanía o del NIT del proponente a quien se adjudicó el contrato. Para el caso del NIT se incluye el dígito de verificación. Solo números, sin comas, puntos, ni guiones. Justificado a la derecha. Campo obligatorio.
Etiqueta	Denominación	Tipo	Longitud máxima	Observaciones
nombreProponente	Nombre del proponente	Alfanumérico	128	Nombre o razón social del proponente a quien se adjudicó el contrato.
fechaAdjudicacion	Fecha en que se adjudicó el contrato	Alfanumérico	8	En formato AAAAMMDD. Este campo es obligatorio.
fechaPerfeccionamiento	Fecha en que se da por perfeccionado el contrato	Alfanumérico	8	En formato AAAAMMDD. Este campo es obligatorio.
fechaInicio	Fecha del acta de inicio del contrato si la hay. En su defecto fecha en que se da por iniciado el contrato	Alfanumérico	8	En formato AAAAMMDD. Fecha del acta de inicio del contrato.
fechaTerminacion	Fecha en que el contrato se da por terminado o fecha del acta de entrega final	Alfanumérico	8	En formato AAAAMMDD. Reporte esta fecha siempre y cuando el contrato hubiere terminado.
fechaLiquidacion	Fecha en que el contrato se liquidó	Alfanumérico	8	En formato AAAAMMDD. Podrá venir en blanco si el contrato no se ha liquidado, en caso contrario deberá ser igual o posterior a la fecha de terminación reportada.
codigoActividad	Código de la actividad en la que se clasifica el contrato	Alfanumérico	1	Indique si el contrato se clasifica como: 1. Construcción 2. Consultoría 3. Proveeduría 4. Construcción + Consultoría 5. Construcción + Proveeduría 6. Consultoría + Proveeduría 7. Construcción + Consultoría + Proveeduría
clasificaciones1464	Códigos de clasificación en términos del Decreto 1464 de 2010.	Alfanumérico	128	Reporte en aquellos casos en los cuales el contrato hubiere sido adjudicado con anterioridad a la entrada en vigencia de la circular.
codigoCIIU	Códigos CIIU en que se clasifica el contrato reportado	Alfanumérico	128	Indique los códigos CIIU en que se clasifica el contrato, separados por comas. El CIIU debe ser reportado a 4 dígitos de acuerdo con la versión manejada actualmente por la DIAN. Este campo es de obligatorio diligenciamiento cuando el contrato hubiere sido adjudicado con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente circular.
tipoContratista	Tipo de contratista	Numérico	1	1. Contratación individual 2. Consorcio 3. Unión temporal
valorContrato	Valor total del contrato	Numérico	20	Indique el valor del contrato en pesos, sin puntos, ni comas, ni decimales (valor inicial del contrato). El valor del contrato puede ser 0. El valor del contrato reportado debe incluir el IVA.
valorPagadoContrato	Valor que se ha pagado del contrato	Numérico	20	Valor final pagado del contrato, EN PESOS, sin puntos, comas, ni decimales. En este valor se incluyen las adiciones o disminuciones a que tuvo lugar el contrato. Si no hubo adiciones ni disminuciones, se reportará el mismo valor del contrato. Este valor debe reportarse únicamente cuando el estado del contrato cambie a liquidado. Mientras el contrato no sea reportado como liquidado el valor de esta etiqueta deberá enviarse con contenido vacío. Si la fecha de terminación del contrato coincide con la de la liquidación este campo es de obligatorio diligenciamiento. El valor pagado puede ser 0. El valor pagado del contrato reportado debe incluir el IVA.
estadoContrato	Estado del contrato	Numérico	1	0. Adjudicado 1. Perfeccionado 2. En ejecución 3. Terminado 4. Liquidado 5. Terminación anticipada.
motivoTerminacionAnticipada	Motivo de la terminación anticipada del contrato	Alfanumérico	512	Solo se reporta en el caso de que el estado del contrato sea el estado número 5 “Terminación anticipada”.
Etiqueta	Denominación	Tipo	Longitud máxima	Observaciones
fechaActoTerminacionAnticipada	Fecha del acto administrativo o providencia judicial mediante la cual se declara la terminación anticipada	Numérico	8	En formato AAAAMMDD. Solo debe ser reportado en caso que el contrato se reporte en estado 5 (terminación anticipada).
indicadorEnvio	Indicador de envío del contrato	Numérico	1	0. Nuevo reporte. El contrato se reporta por primera vez. 1. Modificación o actualización de un contrato previo. 2. Eliminación del contrato.
Observaciones	Observaciones en caso de eliminación del contrato	Alfanumérico	512	Indique el motivo por el cual el contrato se debe quitar del proponente. Se envía solo en caso que el “indicadorEnvio” se reporte como 2.

Tenga en cuenta las siguientes condiciones:

a) El “numeroContrato” es la llave de acceso y almacenamiento. Por lo tanto cuando se reporten modificaciones a un contrato deberá hacerse referencia en FORMA EXACTA al contrato reportado originalmente. Se determinará que hay una inconsistencia en el reporte cuando enviado un “indicadorEnvio” en 1 o 2 el contrato no hubiere sido reportado previamente como nuevo.

b) Dado que el “numeroContrato” es la llave de acceso y almacenamiento. El primer reporte que se haga de un contrato en particular deberá indicar claramente en “indicadorEnvio” que es 0 (Nuevo reporte). Si un registro tipo “contrato” que se reporte como “indicadorEnvio” en 0 hace referencia a un contrato enviado previamente, se determinará que hay una inconsistencia y el reporte no será recibido.

c) La “fechaTerminacion” deberá ser reportada cuando la ejecución del contrato hubiere terminado.

d) La “fechaLiquidacion” solo deberá ser enviada cuando el contrato se hubiere liquidado en forma definitiva. Debe concordar con la fecha del acto o acta de liquidación.

e) En caso de contratos adjudicados a Consorcios o Uniones Temporales, se deberán incluir tantos registros tipo “Contrato” como proponentes hagan parte del consorcio o unión temporal, teniendo en cuenta el porcentaje de participación de cada uno de ellos al momento de indicar el valor del contrato y el valor pagado.

f) Todos los contratos que se envíen en un reporte deberán estar enmarcados en un tag maestro denominado <contratos>

1.2.5.1.3.3. Formato de Multa

Por cada multa que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “multa” que contiene los siguientes datos:

Etiqueta	Denominación	Tipo	Longitud máxima	Observaciones
numeroContrato	Número del contrato afectado	Alfanumérico	120	Número del contrato afectado por la multa. Campo obligatorio.
tipoIdentificacion	Tipo de identificación del proponente	Alfabético	2	Indique el Tipo de identificación así: CC. Cédula de Ciudadanía NI. NIT Campo Obligatorio.
numeroIdentificacion	Número de identificación del proponente	Numérico	20	Número de la cédula de ciudadanía o del NIT del proponente a quien se adjudicó el contrato. Para el caso del NIT se incluye el dígito de verificación. Solo números, sin comas, puntos, ni guiones. Justificado a la derecha. Campo obligatorio.
nombreProponente	Nombre del proponente	Alfanumérico	128	Nombre del proponente afectado con la multa. Es un campo obligatorio.
numeroActoAdministrativo	Número del acto administrativo con el cual se impone la multa	Alfanumérico	40	Es un campo obligatorio.
fechaActoAdministrativo	Fecha del acto administrativo a través del cual se impone la multa	Numérico	8	En formato AAAAMMDD. Es un campo obligatorio.
fechaEjecutoriaActoAdministrativo	Fecha de la ejecutoria del acto administrativo. Fecha en que la multa queda en firme	Numérico	8	En formato AAAAMMDD. Es un campo obligatorio.
valorMulta	Valor de la multa	Numérico	20	Valor en pesos de la multa impuesta. Sin comas, ni puntos, ni decimales. Es un campo obligatorio.
valorPagadoMulta	Valor de la multa que ha sido pagado por el proponente	Numérico	20	Valor en pesos que ha pagado el proponente con cargo a la multa. Sin decimales, ni comas, ni puntos.
estadoMulta	Estado de la multa	Numérico	1	0. En firme (la multa se certifica). 1. Suspensión temporal. 2. Confirmada. 3. Revocada (la multa no se certifica). Es un campo obligatorio.
Etiqueta	Denominación	Tipo	Longitud máxima	Observaciones
numeroActoSuspensionTemporal	Alfanumérico	40	Número del acto que ordena la suspensión temporal de la multa.
fechaActoSuspension	Numérico	8	Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el acto de suspensión temporal.
numeroActoConfirmaMulta	Alfanumérico	40	Número del acto que confirma la multa, solo en aquellos casos en los cuales la multa hubiere sido suspendida con anterioridad.
fechaActoConfirmaMulta	Numérico	8	Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el acto de confirmación de la multa. Solo en aquellos casos en los cuales la multa hubiere sido suspendida con anterioridad.
numeroActoRevocacion	Número del acto de revocación	Alfanumérico	40	Solo debe ser reportado en caso que la multa se reporte en estado 3 (revocada).
fechaActoRevocacion	Fecha del acto de revocación	Numérico	8	En formato AAAAMMDD. Solo debe ser reportado en caso que la multa se reporte en estado 3.

(revocada)

indicadorEnvio	Indicador de envío	Numérico	1	0. Nuevo reporte de multa (se envía la multa por primera vez). 1. Modificación. Se debe reportar cuando se desee cambiar algún campo de la multa reportada previamente. 2. Eliminación de la multa. Reporte este indicador cuando la multa deba ser eliminada del historial de un proponente.
observaciones	Observaciones en caso de eliminación de la multa	Alfanumérico	256	Indique el motivo por el cual la multa se le debe quitar al proponente. Se envía solo en caso que el “indicadorEnvio” se reporte como 2.

En caso de requerirse la eliminación de una multa, deberá enviarse un registro tipo “multa” en el cual se identifique claramente el número del contrato, el NIT o cédula de ciudadanía del proponente, el nombre del proponente y el número del acto administrativo a través del cual se impuso la multa a eliminar; igualmente en el campo indicador de envío deberá informarse el número “2” y en el campo Observaciones deberá describirse el motivo por el cual se hace la eliminación.

Cuando la multa se encuentre en estado de “Suspensión temporal” o “Revocada” o “anulada” no deberá ser certificada ni tenida en cuenta para la declaración de inhabilidad estipulada en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.

Cuando la multa se encuentre en estado “En firme” o “Confirmada”, se debe certificar y será tenida en cuenta para el cálculo de la inhabilidad por incumplimiento de que trata el artículo 90 de Ley 1474 de 2011.

Todos las multas que se envíen en un reporte deberán estar enmarcados en un tag maestro denominado <multas>

1.2.5.1.3.4. Formato de sanción

Por cada sanción QUE NO TENGA EL CARÁCTER DE INCUMPLIMIENTO que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “sancion” que contiene los siguientes datos:

Etiqueta	Denominación	Tipo	Longitud máxima	Observaciones
numeroContrato	Número del contrato afectado	Alfanumérico	120	Número del contrato afectado por la sanción. Campo obligatorio.
tipoIdentificacion	Tipo de identificación del proponente	Alfabético	2	Indique el Tipo de identificación así: CC. Cédula de Ciudadanía NI. NIT Campo Obligatorio.
numeroIdentificacion	Número de identificación del proponente.	Numérico	20	Número de la cédula de ciudadanía o del NIT del proponente a quien se adjudicó el contrato. Para el caso del NIT se incluye el dígito de verificación. Solo números, sin comas, puntos, ni guiones. Justificado a la derecha. Campo obligatorio.
nombreProponente	Nombre del proponente	Alfanumérico	128	Nombre del proponente afectado con la sanción. Es un campo obligatorio
numeroActoAdministrativo	Número del acto administrativo con el cual se impone la sanción	Alfanumérico	40	Es un campo obligatorio
Etiqueta	Denominación	Tipo	Longitud máxima	Observaciones
fechaActoAdministrativo	Fecha del acto administrativo con el cual se impone la sanción	Numérico	8	En formato AAAAMMDD. Es un campo obligatorio
fechaEjecutoriaActoAdministrativo	Fecha de la ejecutoria del acto administrativo. Fecha en que la sanción queda en firme	Numérico	8	En formato AAAAMMDD. Es un campo obligatorio
descripcionSancion	Descripción de la sanción	Alfanumérico	512	Describa en forma resumida la sanción
estadoSancion	Estado de la sanción	Numérico	1	0. En firme (la sanción se certifica) 1. Suspensión temporal 2. Confirmación 3. Revocado (la sanción no se certifica) Este campo es de obligatorio diligenciamiento
condicionIncumplimiento	Explica si la sanción debe ser manejada como un incumplimiento de los indicados en la Ley 1474 de 2011.	Alfanumérico	1	N. No es un incumplimiento S. Si es un incumplimiento y debe ser tenido en cuenta para el cálculo de la inhabilidad por incumplimiento reiterado de los que habla la Ley 1474 de 2011 en su artículo 90.
numeroActoSuspensionTemporal	Alfanumérico	40	Número del acto que ordena la suspensión temporal de la sanción.
fechaActoSuspension	Numérico	8	Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el acto de suspensión temporal.
numeroActoConfirmaSancion	Alfanumérico	40	Número del acto que confirma la sanción, solo en aquellos casos en los cuales la sanción hubiere sido suspendida con anterioridad.
fechaActoConfirmaSancion	Numérico	8	Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el acto de confirmación de la sanción. Solo en aquellos casos en los cuales la sanción hubiere sido suspendida con anterioridad.
numeroActoRevocacion	Número del acto de revocación	Alfanumérico	40	Solo debe ser indicado en caso que la sanción se reporte en estado 3 (revocado).
fechaActoRevocacion	Fecha del acto de revocación	Numérico	8	En formato AAAAMMDD. Solo debe ser reportado en caso que la sanción se reporte en estado 3 (revocado)
indicadorEnvio	Indicador de envío	Numérico	1	0. Nuevo reporte de sanción (cuando se envía la sanción por primera vez) 1. Modificación. Se debe reportar cuando se desee cambiar algún campo de una sanción reportada previamente 2. Eliminación de una sanción. Reporte este indicador cuando la sanción deba ser eliminada del historial de un proponente.
Observaciones	Observaciones en caso de eliminación de la sanción	Alfanumérico	256	Indique el motivo por el cual la sanción se le debe quitar al proponente. Se envía solo en caso que el “indicadorEnvio” se reporte como 2.

En caso de requerirse la eliminación de una sanción, deberá enviarse un registro tipo “sancion” en el cual se identifique claramente el número del contrato, el NIT o Cédula de Ciudadanía del proponente, el nombre del proponente y el número del acto administrativo a través del cual se impuso la sanción a eliminar; igualmente en el campo indicador de envío deberá informarse el número “2” y en el campo Observaciones deberá describirse el motivo por el cual se hace la eliminación.

En todo caso, cuando la sanción se encuentre en estado de “Suspensión temporal” o “Revocada”, o “anulada” no deberá ser certificada ni tenida en cuenta para la declaración de inhabilidad estipulada en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.

Cuando la sanción se encuentre en estado “En firme” o “Confirmada”, se debe certificar y si la sanción tiene características de incumplimiento, será tenido en cuenta para el cálculo de la inhabilidad por incumplimiento reiterado de que trata el artículo 90 de Ley 1474 de 2011.

Todos las sanciones que se envíen en un reporte deberán estar enmarcados en un tag maestro denominado <sanciones>

1.2.5.1.4. Ejemplo del reporte en formato XML (falta ajustar al último modelo)

A continuación se presenta un ejemplo de reporte de entidades estatales:

<?xml versión=”1.0” encoding=”iso-8859-1” ?>

<nombreEntidad>SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA</nombreEntidad>

<seccionalEntidad>NIVEL CENTRAL</seccionalEntidad>

<nombreServidorPublico>JOSE IVAN NIETO TABARES</nombreServidorPublico>

<cargoServidorPublico>JEFE DE COMPRAS</cargoServidorPublico>

</encabezado>

<nombreProponente>CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMARAS DE COMERCIO</nombreProponente>

</contrato>

<nombreProponente>CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMARAS DE COMERCIO</nombreProponente>

</contrato>

<motivoTerminacionAnticipada>SE DESCRIBE EL MOTIVO O RAZÓN POR LA CUAL SE DECLARO LA TERMINACION ANTICIPADA DEL CONTRATO CON EL PROPONENTE</motivoTerminacionAnticipada>

</contrato>

</contratos>

<multa>

<nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente>

</multa>

<multa>

<nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente>

</multa>

</multas>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

<descripcionSancion>SANCION DADO QUE EL SERVICIO PREATADO NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES DE CALIDAD SOLICITADAS.</descripcionSancion>

</sancion>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

< numeroActoAdministrativo >OF-15-23</ numeroActoAdministrativo >

<descripcionSancion>INHABILIDAD CONTRATAR 5 AÑOS</descripcionSancion>

</sancion>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

<observaciones>SE ELIMINA YA QUE POR ERROR LA SANCION LE FUE IMPUESTA AL PROPONENTE EQUIVOCADO</observaciones>

</sancion>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

< numeroActoAdministrativo >OF-15-23</ numeroActoAdministrativo >

<descripcionSancion>INHABILIDAD PARA CONTRATAR 5 AÑOS</descripcionSancion>

</sancion>

</sanciones>

</reporte>

1.2.5.1.5. Causales de rechazo por parte de la Cámara de Comercio

a) Si es un documento XML que no está bien formado de acuerdo con las especificaciones técnicas y de contenido establecidas en la presente circular.

b) Cuando el servidor público que reporta la información no concuerde con el que se encuentre en la base de datos (servidor público autorizado para realizar el reporte). Esta validación se hace contra el número de identificación reportado en el registro “encabezado”.

c) Cuando el contenido de los campos total de contratos, multas, sanciones e incumplimientos reportadas en el registro tipo “encabezado” no correspondan con la cantidad de registros de cada tipo reportados en el XML.

d) En caso de contratos aplicarán las siguientes causales

-- Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda con el definido en las especificaciones técnicas.

-- Cuando el número del contrato esté en blancos o vacío o cero.

-- Cuando la fecha de adjudicación esté vacía o en ceros.

-- Cuando la cédula de ciudadanía o el NIT del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos) y/o no incluya el dígito de verificación para el caso del NIT.

-- Cuando el nombre del proponente sea reportado vacío o en blancos.

-- Cuando el contrato se reporte como iniciado y la fecha de inicio sea reportada vacía o en blancos.

-- Cuando se reporte el estado de terminado o finalizado y la fecha de terminación se reporte vacía o en blancos.

-- Cuando se reporte el estado liquidado o caducado y la fecha de liquidación se reporte vacía o en blancos.

-- Cuando los CIIUs reportados para el contrato no correspondan con los utilizados por la DIAN.

e) En caso de multas aplicarán las siguientes causales.

-- Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda con el definido en las especificaciones técnicas.

-- Cuando el número del contrato afectado por la multa esté en blancos o vacío o cero

-- Cuando la cédula de ciudadanía o el NIT del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos) y/o no incluya el dígito de verificación para el caso del NIT.

-- Cuando el nombre del proponente sea reportado vacío o en blancos.

-- Cuando el número del acto administrativo sea reportado vacío o en blancos.

-- Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con el formato establecido.

-- Cuando la fecha de la ejecutoria del acto administrativo sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con las especificaciones técnicas definidas.

-- Cuando el valor de la multa sea reportado en ceros, vacío o contenga caracteres no numéricos (puntos, comas, guiones, signos, letras).

-- Cuando habiendo reportado el tag “estadoMulta” en 3 (revocada) no se reporte la fecha del acto de revocación ni el número del acto de revocación o dichos campos (tags) no cumplan con la especificación técnica.

-- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 1 o 2 (Modificación o eliminación) el conjunto de campos (tags) numeroContrato, tipoIdentificacion, numeroIdentificacion y numeroActoAdministrativo NO HUBIESE SIDO REPORTADA PREVIAMENTE.

-- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 0 (Nuevo) el conjunto de campos (tags) numeroContrato, tipoIdentificacion, numeroIdentificacion y numeroActoAdministrativo ESTE PREVIAMENTE REPORTADA.

-- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 2 (eliminación) no se describan las observaciones correspondientes.

f) En caso de sanciones.

-- Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda con el definido en las especificaciones técnicas.

-- Cuando el número del contrato afectado por la sanción esté en blancos o vacío o cero

-- Cuando la cédula de ciudadanía o el NIT del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos) y/o no incluya el dígito de verificación para el caso del NIT.

-- Cuando el nombre del proponente sea reportado vacío o en blancos.

-- Cuando el número del acto administrativo sea reportado vacío o en blancos.

-- Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con el formato establecido.

-- Cuando la fecha de la ejecutoria del acto administrativo sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con las especificaciones técnicas definidas.

-- Cuando la descripción de la sanción y sus tiempos sea reportado vacío o en blancos.

-- Cuando habiendo reportado el tag “estadoSancion” en 3 (revocado) no se reporte la fecha del acto de revocación ni el número del acto de revocación o dichos campos (tags) no cumplan con la especificación técnica.

-- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 2 (eliminación) no se describan las observaciones correspondientes.

-- Cuando el tag “condicionIncumplimiento” se reporte vacío o se reporte con un contenido diferente al establecido en la especificación técnica.

Un contrato podrá ser reportado tantas veces como sea necesario en reportes o meses diferentes dado que cambien las condiciones del mismo en cuanto al estado del contrato (adjudicado, en ejecución, ejecutado/terminado, liquidado).

Las Cámaras de Comercio, a través del RUE, revisarán los registros enviados en cada reporte y si aplica la inscripción individual de un registro procederán a registrarla. En caso que no proceda la inscripción de un registro específico de un reporte, este será devuelto y se indicarán las causaciones del rechazo, identificando claramente el registro rechazado.

1.2.5.1.6. Manejo de la información recibida por parte de las Cámaras de Comercio

1.2.5.1.6.1. Manejo centralizado de la información de Contratos, Multas, sanciones e incumplimientos

Teniendo en cuenta que las Cámaras de Comercio deben certificar la inhabilidad por incumplimiento reiterado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011 y el parágrafo 4o del artículo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012, en los certificados de proponentes que se expidan, se hace necesario blindar el sistema contra posibles fraudes y omisiones, voluntarias o involuntarias que puedan afectar la correcta certificación. En este orden de ideas en el RUES deberá existir una base de datos única y centralizada de contratos, multas, sanciones y sanciones con condición de incumplimientos que permita identificar por cada proponente (por el NIT o Cédula de Ciudadanía), qué registros le han sido reportados, SIN IMPORTAR para el efecto, el domicilio principal del proponente.

1.2.5.1.6.2. Responsabilidad de la información reportada por las entidades estatales a las cámaras de comercio

La información remitida por las entidades estatales en virtud de la normatividad citada, no será verificada por las cámaras de comercio. Por lo tanto las controversias respecto de la información remitida por las entidades estatales deberán surtirse ante la entidad estatal correspondiente y no podrán debatirse ante las cámaras de comercio.

1.2.5.1.6.3. Almacenamiento y archivo de la información enviada por las entidades públicas a las Cámaras de Comercio

Las cámaras de comercio, a través del RUES, deberán almacenar el documento XML recibido, sin alteraciones del mismo y garantizar su permanencia en el tiempo, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

1.2.5.1.7. Corrección o modificación del reporte de contratos, multas y sanciones ya reportados e inscritos con anterioridad

Cuando la entidad estatal determine que se deba corregir o modificar un contrato, multa, sanción o sanción por incumplimiento presentada con anterioridad, deberá reportar nuevamente el archivo XML que contenga el registro con la información completa, es decir, los formatos de encabezado, contrato, multas, sanciones y sanciones por incumplimiento si es del caso, mencionando como indicador de envío el número 1 (modificación).

En el XML donde se reporte la modificación o corrección DEBERÁN ENVIARSE ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE AQUELLOS REGISTROS SUSCEPTIBLES DE SER MODIFICADOS; bajo ninguna circunstancia se deberá enviar de nuevo todo el reporte (XML) original.

Las correcciones o modificaciones que realicen las entidades estatales serán responsabilidad directa de la entidad estatal.

1.2.5.1.8. Certificación de contratos, multas y sanciones que se encuentren en trámite de registro

En el evento que una entidad estatal realice un reporte de contratos, multas o sanciones del proponente inscrito y no se haya generado en la cámara correspondiente el registro del reporte, el certificado del RUP del proponente deberá incluir un aviso de alerta que indique “actualización en curso por reporte de información de entidad estatal”.

1.2.5.1.9. Certificación de inhabilidad por incumplimiento reiterado

En el certificado RUP del proponente se deberá indicar la inhabilidad por incumplimiento reiterado establecido en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, incluyendo los reportes que generaron dicha inhabilidad. Para efectos de esta certificación, las cámaras de comercio tendrán en cuenta la fecha de inscripción de los reportes de multas y sanciones con características de incumplimiento informados por las entidades estatales a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011, es decir a partir del 11 de julio de 2011.

Para el efecto, las Entidades responsables del reporte de esta información a las cámaras de comercio deberán informar a estas a más tardar dentro del mes siguiente a la expedición de la presente circular, las sanciones impuestas que tengan característica de incumplimiento y que deban ser tenidas en cuenta para determinar la condición de inhabilidad por incumplimiento reiterado de los proponentes.

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo cuarto del artículo 6.1.3.5. del Decreto 734 de 2012, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Las entidades estatales tienen la obligación de informar a las cámaras de comercio el carácter de incumplimiento que tengan las sanciones reportadas a partir del 12 de julio de 2011, fecha en la cual entró en vigencia el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011. Esta información se reportará a través del aplicativo de Confecámaras dispuesto para el reporte de contratos, multas y sanciones en los términos del artículo 6.1.3.5. del Decreto 734 de 2012 y conforme a las especificaciones técnicas establecidas en esta Circular.

Respecto a los reportes de sanciones ya realizados por las diferentes entidades estatales a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011, con base en las especificaciones técnicas de las Circulares 2 y 6 de 2009, estas deberán ser modificadas por la misma entidad estatal que realizó el reporte, indicando la condición de “incumplimiento” de la sanción a través del nuevo aplicativo con las especificaciones de la presente Circular.

Las cámaras de comercio notificarán a las entidades del Estado sobre la obligación antes mencionada, y darán las instrucciones necesarias para realizar la modificación del reporte de las sanciones que tengan la condición de “incumplimiento”.

A su vez, las cámaras de comercio deberán ajustar el sistema de reporte de contratos multas y sanciones con los cambios solicitados en esta Circular, así como sus sistemas locales para registrar los contratos, multas y sanciones reportados de acuerdo con el nuevo formato.

Por su parte, Confecámaras deberá adecuar la plataforma tecnológica actual para consolidar la información de contratos, multas y sanciones. Estos ajustes deben incorporar la posibilidad de consultar, por parte de las entidades del Estado y de los entes de control en general, la información de contratos, multas y sanciones que las entidades le hubieren reportado a los proponentes.

De igual manera, Confecámaras deberá consolidar en el RUES la información de contratos, multas y sanciones y ajustar el sistema de información para que certifique en forma automática la inhabilidad por incumplimiento reiterado, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.

1.2.5.1.10. Apoyo a los procesos de transparencia en la contratación y la lucha anticorrupción

Dando alcance a lo establecido en el artículo 15 del Decreto-ley 19 de 2012, las Cámaras de Comercio deberán complementar las consultas que habiliten para los funcionarios de las Entidades del Estado, presentando la información de contratos, multas y sanciones que un proponente (Identificado con NIT o Cédula de Ciudadanía) hubiere tenido en los últimos 5 años, sin importar la ubicación geográfica de la Entidad que la hubiere impuesto.

1.2.6. Horario y lugar de atención al público

Para efectos del Registro de Proponentes, las cámaras de comercio deberán prestar el servicio dentro del mismo horario de atención al público previsto para el Registro Mercantil y en todas sus oficinas y seccionales.

1.2.7. Sin perjuicio de lo expuesto en la presente Circular, las cámara de comercio deberán dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Decreto 734 de 2012 o a las normas que lo modifiquen, aclaren o complementen”.

4. Vigencia

La presente circular externa rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Atentamente,

El Superintendente de Industria y Comercio,

JOSÉ MIGUEL DE LA CALLE RESTREPO.

ANEXO NO 4.10.

SOLICITUD USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA EL SERVICIO DE REMISIÓN DE INFORMACIÓN DE CONTRATOS, MULTAS Y SANCIONES POR PARTE DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO Y DE LAS DEMÁS ENTIDADES QUE DEBAN ENVIAR EL REPORTE DE QUE TRATA EL ARTÍCULO 90 DE LA LEY 1474 DE 2011.

La Ley 1150 de 2007 en el artículo 6o, numeral 6.2, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.

Por su parte, el Decreto 734 de 2012 en su artículo 6.1.3.5, establece la información que deberá ser remitida por medios electrónicos a las Cámaras de Comercio que tengan jurisdicción en el domicilio del inscrito e indica que tal información debe enviarse en forma mensual, a más tardar el día 15 de cada mes.

Para la remisión de la información relacionada con los contratos, sanciones y multas, que deberá realizarse a través de Internet, las Cámaras de Comercio proporcionan un servicio web al cual podrán conectarse las Entidades Estatales para diligenciar o enviar el reporte correspondiente.

Señores Cámara de Comercio de ______________________________________ solicitamos la creación de un usuario para la remisión de la información de contratos, multas y sanciones en cumplimiento al artículo xx del Decreto xxxx de xxxx. Los datos relacionados con el servidor público que remitirá la información, según documento que acredita su vinculación con la Entidad, son los siguientes:

Nombre completo de la entidad: _________________________________________

Seccional, área o dependencia: __________________________________________

NIT de la entidad: ____________________________________________________

Dirección de la entidad: ________________________________________________

Teléfono: ___________________________________________________________

Municipio del domicilio de la entidad: _____________________________________

Nombre del servidor público encargado de remitir la información:_________________

Tipo de Identificación del servidor público (cédula, pasaporte, cédula de extranjería, etc.): ________________________________________________________________

Número de Identificación del servidor público: ____________________________

Cargo del servidor público: _____________________________________________

Dirección de correo electrónico: _________________________________________

Nombre del Representante Legal: _______________________________________

Cédula del Representante Legal: _________________________________________

Cargo del Representante Legal: __________________________________________

La Entidad y el servidor público comprenden que el objetivo de esta clave es proporcionar seguridad en la realización de cualquier transacción que involucre el traspaso de información confidencial. El servidor público entiende que la confidencialidad de la información depende también de él, por lo que se compromete por medio de la presente a cuidar y resguardar adecuadamente la clave secreta, asumiendo la divulgación que de ella haga a un tercero, el cual se asumirá que ha sido autorizado por el servidor público para remitir la información respectiva.

Una vez que se ingrese la Clave Secreta, toda la información transmitida y recibida viaja en forma segura a través de un sistema confiable y de una tecnología llamada “Encriptación”, que codifica los datos con código secreto de manera que nadie puede encontrar sentido al mensaje mientras se está transmitiendo. Cuando el mensaje llega a su destino, el programa decodifica la información.

El servidor público asume la responsabilidad total del uso, tanto de la clave de usuario, así como de la veracidad de la información en el cumplimiento de sus obligaciones, otros deberes formales y la utilización de los servicios que se ponga a su disposición a través de internet para el reporte de la información a que hace mención el artículo 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012.

La suscripción y envío del presente documento implica la aceptación de todas y cada una de las disposiciones establecidas para el uso adecuado de servicio de envío de información a las cámaras de comercio y la responsabilidad indicada en el numeral 6.2 del artículo 6o de la Ley 1150 de 2007.

Adjunto a esta solicitud se incluye la acreditación de la representación legal de la Entidad y de la vinculación del funcionario que por medio del presente documento se designa como remisor de la información.

Firmas:

_________________________________

REPRESENTANTE LEGAL ENTIDAD

Cédula

Aceptación:

_________________________________

SERVIDOR PÚBLICO

Cédula

LISTA DE CHEQUEO (DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR) AL SOLICITAR SU REGISTRO PARA TRÁMITE DE INFORMACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS O AL SOLICITAR UNA MODIFICACIÓN DEL MISMO

Asignación usuario y contraseña

-- Norma de creación de la Entidad Estatal

-- Copia del Rut

-- Decreto o resolución de nombramiento del Representante legal de la entidad

-- Acta de posesión del Representante legal de la entidad

-- Decreto o resolución de nombramiento del servidor público encargado de Remitir la información

-- Acta de posesión del servidor público encargado de Remitir la información

-- Copia de la cédula de ciudadanía del Representante legal de la entidad

-- Copia de la cédula de ciudadanía servidor público encargado de Remitir la información

Modificación Datos Servidor Público encargado de remitir la información de contratos multas y sanciones