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CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2023
(septiembre 11)
Diario Oficial No. 52.515 de 11 de septiembre de 2023
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Para: | Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio, que participen en actividades de publicidad, marketing o prospección política y electoral en el marco de las elecciones territoriales 2023. |
| Asunto: | Tratamiento de datos personales para fines de publicidad, marketing o prospección política y electoral en el marco de las elecciones territoriales 2023. |
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia ordena que “[e]n la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”. Presupuesto constitucional desarrollado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo; régimen jurídico que establece reglas aplicables para el Tratamiento de Datos Personales, cuya aplicación, sin duda, se extiende a las campañas electorales.
En orden de lo expuesto, resulta preciso destacar que el literal e) del artículo 21 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 faculta a esta Superintendencia para “[i]mpartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento(…)”. Así mismo, el numeral 55 del Decreto número 4886 de 2011 le otorga a esta Entidad la facultad de “[i]mpartir instrucciones en materia de protección al consumidor, protección de la competencia propiedad industrial, administración de datos personales y en las demás áreas propias de sus funciones fijar criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.
Adicionalmente, esta Superintendencia con el objetivo de ayudar a los Responsables del Tratamiento de la información en el desarrollo de sus actividades, publicó en el 2019 la “Guía sobre el Tratamiento de Datos Personales para fines de marketing y publicidad”, disponible en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/pdf/Guia%20 marketinq%2C%20publicidad%20y%20tratamiento%20de%20datos%202019.pdf
Igualmente, esta Superintendencia expidió la Circular Externa número 06 del 15 de julio de 2022, mediante la cual se dictaron instrucciones generales en relación con el Tratamiento de Datos Personales para fines de publicidad, marketing o prospección comercial, disponible en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/normatividad/072022/ CIRCULAR%20No%20006%20numerada%20%283%29.pdf
En atención a lo anterior y a efectos de coadyuvar con el debido Tratamiento de Datos Personales para fines de publicidad, marketing o prospección política y electoral en el marco de las elecciones territoriales 2023, se emiten las siguientes instrucciones:
1. Para cumplir la regulación en la materia, antes de realizar un Tratamiento sobre la información personal, es pertinente establecer la manera como se probará que se han adoptado medidas útiles para cumplir las reglas sobre el debido Tratamiento de Datos.
2. Cuando en el marco de las elecciones territoriales 2023 se acudan a terceros para realizar campañas de marketing, mercadotecnia y publicidad, resulta adecuado verificar el respeto de la “Política de Tratamiento de Información”.
3. Una medida proactiva en el marco de las elecciones territoriales 2023, es la realización de estudios de impacto de privacidad para aquellas actividades que conlleven el Tratamiento de Datos Personales que involucren fines de publicidad, marketing o prospección política y electoral.
4. Desde antes que se recolecte la información y durante todo el ciclo de vida de esta, es conveniente adoptar medidas preventivas de diversa naturaleza (tecnológica, organizacional, humana y procedimental, entre otras) para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Una medida apropiada y efectiva para garantizar el cumplimiento de la norma es verificar continuamente si los datos personales fueron obtenidos lícitamente y que puedan ser usados para fines de publicidad, marketing o prospección política y electoral.
6. Para evitar quejas ante la autoridad de control y posibles investigaciones administrativas, recuerde la importancia de suprimir todas las bases de datos personales que no cuente con la autorización previa, expresa e informada de los Titulares para que su información sea usada para fines de publicidad, marketing o prospección política y electoral.
7. Es imperativo, en el marco de la normatividad vigente, tener presente que no se puede recolectar cualquier dato personal, sino solo aquellos que sean imprescindibles para cumplir la finalidad para la cual son recolectados.
8. Resulta necesario suspender el uso de datos de contacto –dirección electrónica, número telefónico– para fines publicitarios, cuando así lo requiera o solicite el Titular de dichos datos personales.
9. Es pertinente realizar capacitaciones al equipo de trabajo que tenga a su cargo la publicidad de las campañas políticas para que las actividades de marketing electoral se realicen cumpliendo todo lo que ordena la Ley Estatutaria 1581 de 2012; especialmente que se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en dicha norma estatutaria.
10. Quienes realizan Tratamiento de Datos Personales están en el deber legal de establecer los procedimientos adecuados para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos consagrados de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
11. Establezca si es estrictamente necesario que la información que se va a utilizar para sus actividades de marketing, mercadotecnia y publicidad política debe ir asociada o referida a una persona.
12. Tenga presente que los electores pueden sentirse asediados cuando son contactados a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos y otros medios durante todos los días de la semana y a cualquier hora para fines de prospección política.
13. Para el desarrollo de las labores que impliquen el Tratamiento de Datos Personales, tenga en consideración las instrucciones y demás documentos orientativos elaborados por esta Superintendencia.
Es recomendable que todo lo anterior esté acompañado de mecanismos de monitoreo y verificación –auditorías internas o externas– continuas, con el propósito de asegurar que las medidas implementadas no solo sean pertinentes, adecuadas o útiles, sino que funcionen correctamente. No sobra ningún esfuerzo que se adelante en este sentido, teniendo en cuenta la necesidad de respetar y proteger un derecho fundamental de los colombianos.
Con lo anterior esperamos que se refuerce el autocontrol y la autorregulación sobre el debido Tratamiento de los Datos Personales en su organización, especialmente, en el marco de las elecciones territoriales 2023.
Cordialmente,
La Superintendente de Industria y Comercio,
María del Socorro Pimienta Corbacho
