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CIRCULAR EXTERNA 55 DE 2016
(diciembre 22)
Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 395 de 23 de diciembre de 2016
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
| Señores | REPRESENTANTES LEGALES, REVISORES FISCALES Y OFICIALES DE CUMPLIMIENTO DE LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA |
| Referencia: | Modificación de las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo |
Apreciados señores:
Con el fin de fortalecer nuestro ordenamiento jurídico conforme a los estándares internacionales en la materia, en línea con lo establecido en el literal e) del numeral 2 del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, esta Superintendencia modifica el Sistema de Administración del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT).
Para tal efecto, esta Superintendencia, en ejercicio de sus facultades legales, consagradas en el literal a) del numeral 3 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010 y en el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, a través de la presente circular, imparte las siguientes instrucciones:
PRIMERA: Modificar el Capítulo IV, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica (CBJ), referente a las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
SEGUNDA: Modificar los subnumerales 2.2.2.1.3, 2.2.2.1.4.5, 2.2.2.2.6 y 2.10 del Capítulo II, Título V, Parte II de la CBJ, relacionado con las instrucciones de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, aplicables a los Institutos de Fomento y Desarrollo Regional (INFIS).
TERCERA: <Instrucción sin efectos por la Circular 5 de 2017>
CUARTA: La presente circular rige a partir del 31 de marzo de 2017.
Se anexan los documentos correspondientes a las modificaciones aquí relacionadas.
Cordialmente,
GERARDO HERNÁNDEZ CORREA
Superintendente Financiero de Colombia
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PARTE I
INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS
TÍTULO IV
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
CAPÍTULO IV: INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
CONSIDERACIONES GENERALES
1. DEFINICIONES
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
3. DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
4. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
4.1. Etapas del SARLAFT
4.2. Elementos del SARLAFT
5. REGLAS ESPECIALES PARA TRANSFERENCIAS
5.1. Transferencias internacionales
5.2. Transferencias nacionales
6. SANCIONES FINANCIERAS DIRIGIDAS
7. PRÁCTICA INSEGURA
PARTE I
INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS
TÍTULO IV
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
CAPÍTULO IV: INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
CONSIDERACIONES GENERALES
El lavado de activos y la financiación del terrorismo representan una gran amenaza para la estabilidad del sistema financiero y la integridad de los mercados por su carácter global y las redes utilizadas para el manejo de tales recursos. Tal circunstancia destaca la importancia y urgencia de combatirlos, resultando esencial el papel que para tal propósito deben desempeñar las entidades vigiladas por la SFC y el supervisor financiero.
Partiendo de ello, esta Superintendencia requiere que las entidades vigiladas implementen un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo –SARLAFT- con el fin de prevenir que sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas.
Así, en desarrollo de los arts. 102 y siguientes del EOSF, y en consonancia con el art. 22 de la Ley 964 de 2005, la SFC establece los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del mencionado sistema.
El SARLAFT se compone de dos fases, a saber: la primera, que corresponde a la prevención del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo (en adelante LA/FT); y la segunda, que corresponde al control y cuyo propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT.
La administración del riesgo de LA/FT tiene una naturaleza diferente a la de los procesos de administración de los riesgos típicamente financieros (crédito, técnicos de seguros, mercado, liquidez, etc.), pues mientras que los mecanismos para la administración del primero se dirigen a prevenirlo, detectarlo y reportarlo -oportuna y eficazmente-, los mecanismos para la administración de los segundos se dirigen a asumirlos íntegra o parcialmente en función del perfil de riesgo de la entidad y la relación rentabilidad / riesgo.
1. DEFINICIONES
Para efectos del presente Capítulo, los siguientes términos deben entenderse de acuerdo con las definiciones que a continuación se establecen:
1.1. Agentes económicos: Son todas las personas naturales o jurídicas que realizan operaciones económicas dentro de un sistema.
1.2. Beneficiario final: Es toda persona natural que, sin ser necesariamente Cliente, reúne cualquiera de las siguientes características:
1.2.1. Es propietaria directa o indirectamente de una participación superior al 5% de la persona jurídica que actúa como cliente.
1.2.2. Es aquella persona que pese a no ser propietario de una participación mayoritaria del capital de la persona jurídica que actúa como cliente, ejerce el control de la persona jurídica, de acuerdo con lo establecido en los arts. 26 y 27 de la Ley 222 de 1995.
1.2.3. Es por cuenta de quien se lleva a cabo una transacción. Se entiende que esta persona es aquella sobre quien recaen los efectos económicos de dicha transacción.
Salvo disposición en contrario, las entidades deben tener en cuenta las notas interpretativas de las recomendaciones relacionadas con el beneficiario final emitidas por el Grupo de Acción Financiera (GAFI).
1.3. Canales de distribución: Se entienden como tales los regulados en la Parte I, Título II, Capítulo I de la CBJ.
1.4. Cliente: Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.
1.5. Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:
1.5.1. Clientes y usuarios
1.5.2. Productos
1.5.3. Canales de distribución
1.5.4. Jurisdicciones
1.6. Financiación del terrorismo: Es el conjunto de actividades encaminadas a canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.
1.7. Lavado de activos: Es el conjunto de actividades encaminadas a ocultar el origen ilícito o a dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos producto de la ejecución de actividades ilícitas.
1.8. Producto: Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar las entidades vigiladas mediante la celebración de un contrato (vr.gr. cuenta corriente o de ahorros, seguros, inversiones, CDT, giros, emisión de deuda, compra venta de valores, negocios fiduciarios, etc.).
1.9. Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT. Estos son: reputacional, legal, operativo y de contagio.
1.9.1. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
1.9.2. Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
1.9.3. Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
1.9.4. Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.
1.10. Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
1.11. Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
1.12. Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).
1.13. Servicios: Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC con personas diferentes a sus clientes.
1.14. Transferencia: Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada ordenante, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción para realizar transferencias nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electrónicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica denominada beneficiaria, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.
1.15. Usuarios: Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio.
1.16. Corresponsalía trasnacional: Es la relación contractual entre dos establecimientos de crédito, el primero denominado "establecimiento corresponsal" y el segundo “establecimiento representado". Los establecimientos de crédito deben encontrarse en jurisdicciones diferentes. Son "establecimientos corresponsales" las entidades que le ofrecen/prestan determinados servicios a otros establecimientos de crédito y "establecimiento representado" aquellos que utilizan/reciben los servicios contratados con el "establecimiento corresponsal".
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Corresponde a las entidades vigiladas diseñar e implementar el SARLAFT de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en este Capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e. del numeral 2 del art. 102 del EOSF debe estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI - GAFISUD.
Salvo en lo dispuesto en el numeral 2.1 de este Capítulo, las siguientes entidades se encuentran exceptuadas de la aplicación de las instrucciones contenidas en el presente Capítulo: el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafin”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garantías S.A. “F.N.G.”, los fondos mutuos de inversión sometidos a vigilancia permanente de la SFC, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgo, las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, los intermediarios de reaseguros, las oficinas de representación de instituciones del mercado de valores del exterior, los organismos de autorregulación, los INFIS y los proveedores de infraestructura de conformidad con la definición del art. 11.2.1.6.4 del Decreto 2555 de 2010, con excepción de los almacenes generales de depósito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor. Estas excepciones no afectan el deber legal de dichas entidades de cumplir lo establecido en los arts. 102 a 107 del EOSF, en lo que les resulte pertinente de acuerdo con su actividad, especialmente respecto al envío de los reportes de transacciones en efectivo, clientes exonerados y ROS a la UIAF, para lo cual deben emplear los instructivos y formatos correspondientes, anexos al presente capítulo.
Igualmente, se encuentran exceptuadas de las presentes instrucciones las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por la ley para recibir nuevos afiliados.
Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC que deban implementar el SARLAFT, y que en el desarrollo de su actividad pretendan vincular como clientes a entidades vigiladas por esta Superintendencia, se encuentran facultadas para exceptuar del cumplimiento de las instrucciones relativas al conocimiento del cliente a tales clientes.
El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.
2.1. Funcionario responsable de las medidas de control del lavado de activos y financiación del terrorismo
De acuerdo con el numeral 3 del art. 102 del EOSF, las entidades vigiladas deben diseñar y poner en práctica procedimientos específicos para el control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.
Para tal efecto, las entidades vigiladas exceptuadas de la aplicación de las demás instrucciones establecidas en este Capítulo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 (en adelante entidades vigiladas exceptuadas), deben atender las siguientes instrucciones:
2.1.1. Funciones
Las entidades vigiladas exceptuadas deben designar un funcionario, con su respectivo suplente, responsable de la administración de las medidas de control diseñadas para prevenir que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas, el cual debe:
2.1.1.1. Participar en el diseño y aprobación de los procedimientos contra el lavado de activos y financiación del terrorismo.
2.1.1.2. Velar por el cumplimiento de dichos procedimientos y por la implementación de los correctivos establecidos para superar las deficiencias identificadas.
2.1.1.3. Presentar informes de gestión a la junta directiva u órgano que haga sus veces con una periodicidad mínima semestral. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal.
2.1.1.4. Proponer a la administración la creación y actualización de manuales de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios de la respectiva entidad.
2.1.1.5. Evaluar los informes de auditoría interna y externa de la entidad y diseñar las medidas para afrontar las deficiencias identificadas en los mismos, respecto a las medidas de control de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
2.1.1.6. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud, o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia.
2.1.1.7. Velar por el cumplimiento de lo establecido en el numeral 2 del art. 102 del EOSF.
2.1.1.8. Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas, establecidas en este Capítulo.
Las entidades vigiladas exceptuadas no deben contar con un oficial de cumplimiento.
2.1.2. Deberes respecto del funcionario responsable
Las entidades vigiladas exceptuadas deben:
2.1.2.1. Designar al funcionario responsable mediante la junta directiva o el órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, el representante legal deberá designarlo.
2.1.2.2. Garantizar que las labores adicionales que se asignen al funcionario responsable no generen conflictos de interés con las funciones listadas en el subnumeral 2.1.1 de este Capítulo.
2.1.2.3. Verificar que el funcionario responsable cuente con conocimientos suficientes del régimen legal y los estándares internacionales en materia de lavado de activos y financiación del terrorismo.
2.1.2.4. Verificar que el funcionario responsable no se encuentre en una lista restrictiva vinculante para Colombia.
2.1.2.5. Enviar dentro de los 15 días calendario, siguientes al nombramiento a la SFC la información relativa al nombre, número de identificación, teléfono y correo electrónico del Funcionario Responsable a través de los canales dispuestos para tal efecto. Será responsabilidad del representante legal de la entidad el diligenciamiento y la verificación de los datos descritos en este numeral.
3. DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
Para los efectos del presente Capítulo, se entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.
4. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El SARLAFT, como sistema de administración que deben implementar las entidades vigiladas para gestionar el riesgo de LA/FT, se instrumenta a través de las etapas y elementos que más adelante se describen, correspondiendo las primeras a las fases o pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades administran el riesgo de LA/FT, y los segundos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del riesgo de LA/FT en las entidades.
El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa, es decir, a través de sus accionistas, administradores y vinculados, como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Es deber de las entidades vigiladas revisar periódicamente las etapas y elementos del SARLAFT a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento.
El SARLAFT que implementen y desarrollen las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los arts. 260 del C.Cio. y el art. 28 de la Ley 222 de 1995 debe tener características similares con el fin de eliminar posibles arbitrajes entre ellas.
4.1. Etapas del SARLAFT
El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:
4.1.1. Identificación,
4.1.2. Medición o evaluación,
4.1.3. Control, y
4.1.4. Monitoreo
4.1.1. Identificación
El SARLAFT debe permitir a las entidades vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en el presente Capítulo.
Esta etapa debe realizarse previamente al lanzamiento de cualquier producto, la modificación de sus características, la incursión en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones, y el lanzamiento o modificación de los canales de distribución.
Como resultado de esta etapa las entidades vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relación al riesgo de LA/FT.
Para identificar el riesgo de LA/FT las entidades vigiladas deben como mínimo:
4.1.1.1. Establecer metodologías para la segmentación de los factores de riesgo.
4.1.1.2. Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del subnumeral anterior, segmentar los factores de riesgo.
4.1.1.3. Establecer metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados.
4.1.1.4. Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del numeral anterior, identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.
4.1.2. Medición o Evaluación
Concluida la etapa de identificación, el SARLAFT debe permitirle a las entidades vigiladas medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Estas mediciones podrán ser de carácter cualitativo o cuantitativo.
Como resultado de esta etapa las entidades deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la entidad y las mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.
Para medir el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:
4.1.2.1. Establecer las metodologías de medición o evaluación con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT y su impacto en caso de materializarse frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
4.1.2.2. Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, para realizar una medición o evaluación consolidada de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
4.1.3. Control
En esta etapa las entidades vigiladas deben tomar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente al que se ven expuestas, en razón de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Como resultado de esta etapa la entidad debe establecer el perfil de riesgo residual de LA/FT. El control debe traducirse en una disminución de la posibilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.
Para controlar el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:
4.1.3.1. Establecer las metodologías para definir las medidas de control del riesgo de LA/FT.
4.1.3.2. Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del subnumeral anterior sobre cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
4.1.3.3. Establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición.
4.1.3.4. Realizar los reportes de operaciones sospechosas a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF.
4.1.4. Monitoreo
Esta etapa debe permitir a las entidades vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT, así como llevar a cabo la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas.
Igualmente, debe permitir a las entidades comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad.
Como resultado de esta etapa la entidad debe desarrollar reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo de la misma, así como la eficiencia de los controles implementados. Así mismo, en esta etapa se deben determinar las operaciones inusuales y sospechosas, sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 4.1.3.4 anterior.
Para monitorear el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:
4.1.4.1. Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias del SARLAFT. Dicho seguimiento debe tener una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso, debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.
4.1.4.2. Realizar el seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.
4.1.4.3. Asegurar que los controles sean comprensivos de todos los riesgos y que los mismos estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.
4.1.4.4. Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.
4.1.4.5. Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por la entidad.
4.2. Elementos del SARLAFT
El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe tener como mínimo los siguientes elementos, los cuales deben desarrollar, siempre que resulte aplicable, las etapas del sistema:
4.2.1. Políticas
4.2.2. Procedimientos
4.2.3. Documentación
4.2.4. Estructura organizacional
4.2.5. Órganos de control
4.2.6. Infraestructura tecnológica
4.2.7. Divulgación de información
4.2.8. Capacitación
4.2.1. Políticas
Son los lineamientos generales que deben adoptar las entidades vigiladas en relación con el SARLAFT. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.
Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SARLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad y de sus accionistas.
Las políticas deben incorporarse en un código de ética que oriente la actuación de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del SARLAFT y establezca procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia. Así mismo, debe establecer las consecuencias que genera su incumplimiento.
Las políticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
4.2.1.1. Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de administración del riesgo de LA/FT.
4.2.1.2. Consagrar el deber de los órganos de administración y de control de las entidades vigiladas, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT.
4.2.1.3. Establecer lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés.
4.2.1.4. Consagrar lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que, por su perfil o por las funciones que desempeñan, pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.
4.2.1.5. Señalar los lineamientos que debe adoptar la entidad frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT.
4.2.1.6. Garantizar la reserva de la información reportada conforme lo establece el art. 105 del EOSF.
4.2.1.7. Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT.
4.2.1.8. Consagrar la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales.
4.2.2. Procedimientos
Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT.
4.2.2.1. Requisitos que deben cumplir los procedimientos:
4.2.2.1.1. Instrumentar las diferentes etapas y elementos del SARLAFT.
4.2.2.1.2. Identificar los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de riesgo inherente y residual.
4.2.2.1.3. Atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes.
4.2.2.1.4. Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten dichas listas, de manera previa y obligatoria a la vinculación de un potencial cliente a la entidad.
4.2.2.1.5. Consagrar las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición.
4.2.2.1.6. Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes.
4.2.2.1.7. Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.
En el caso de: (i) las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el art. 2.25.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, (ii) los créditos educativos de fomento para personas naturales a los que se refiere el art. 10.7.1.1.8 el mismo Decreto, (iii) las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura de que trata el numeral 5. del Capítulo III, Título I de la Parte II de esta Circular, (iv) los depósitos electrónicos que cumplan las características previstas en los artículos 2.1.15.2.2 y 2.1.15.2.5 del Decreto 2555 de 2010, (v) los créditos de consumo de bajo monto referidos en el Título 16, Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y (vi) los seguros tomados por personas naturales o jurídicas que cumplan los siguientes requisitos de forma simultánea: (a) que el valor asegurado sea igual o inferior a 135 SMMLV y (b) que el máximo pago bimestral de la prima sea igual o inferior a la novena parte de 1 SMMLV, (vii) las cuentas de ahorro pensional correspondientes a los aportes obligatorios del régimen de ahorro individual a que se refieren los art. 59 y siguientes de la Ley 100 de 1993 y (viii) las cuentas del auxilio de cesantías al que se refieren los art. 98 y siguientes de la Ley 50 de 1990; el proceso para llevar a cabo el conocimiento de los clientes debe comprender la individualización de los mismos a través de la verificación de la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación. Esta verificación se debe llevar a cabo al momento de la vinculación del cliente, salvo en el caso de las cuentas del auxilio de cesantías en los que se hará al momento del retiro de los recursos. En el caso de los seguros aquí referidos, la verificación de la identidad del tomador debe efectuarse al momento de la vinculación del cliente y la de los beneficiarios durante el trámite de la reclamación del siniestro.
Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente Capítulo, para tales trámites o productos, aplican únicamente respecto de los mismos. Por lo tanto, en el evento en que un cliente que cuente con uno de tales productos, decida adquirir un producto o servicio diferente de aquéllos, las entidades vigiladas deben dar pleno cumplimiento a las disposiciones vigentes.
4.2.2.1.8. Establecer procedimientos de conocimiento del cliente más estrictos e incrementar el grado y naturaleza del monitoreo de la relaciones comerciales establecidas con personas naturales o jurídicas provenientes de países de mayor riesgo o cuyos recursos provengan de dichos países, conforme a lo establecido por GAFI.
4.2.2.2. Mecanismos
Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo efectuar un adecuado:
4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente -actual y potencial-
4.2.2.2.2. Conocimiento del mercado
4.2.2.2.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales
4.2.2.2.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas
4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente
El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma.
Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero.
Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación al mismo cliente potencial, no eximen de responsabilidad a la entidad de conocerlo, aún cuando pertenezcan a un mismo grupo.
Las instrucciones contenidas en el presente subnumeral deben aplicarse igualmente respecto de las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de una entidad.
4.2.2.2.1.1. Datos indispensables para conocer de manera permanente y actualizada:
4.2.2.2.1.1.1. Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.
Las entidades deben tomar medidas razonables para obtener el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales y consultar, como mínimo, las listas internacionales vinculantes para Colombia.
Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad. Cuando el cliente o el propietario de una participación superior al 5% del capital de un cliente es una sociedad comercial que cotiza en bolsa de valores y está sujeta a requisitos de revelación de información en el mercado de valores, no es necesario identificar a los beneficiarios finales de dichas sociedades.
4.2.2.2.1.1.2. Actividad económica.
4.2.2.2.1.1.3. Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.
4.2.2.2.1.1.4. Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones.
4.2.2.2.1.2. Metodologías para conocer al cliente:
Las metodologías establecidas deben permitir a las entidades, cuando menos:
4.2.2.2.1.2.1. Recaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.
4.2.2.2.1.2.2. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.
4.2.2.2.1.2.3. Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.
4.2.2.2.1.3 Formularios
Para efectos del conocimiento del cliente, las entidades deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de vinculación de clientes que contengan cuando menos la información que más adelante se indica, los cuales deben diligenciarse de acuerdo con las instrucciones señaladas en el presente instructivo. Salvo en los casos expresamente exceptuados en el presente Capítulo, las entidades deben obtener de los potenciales clientes, el diligenciamiento de los formularios de solicitud de vinculación para el suministro de productos o prestación de servicios. Dicho formulario debe también ser diligenciado por toda persona que se encuentre facultada o autorizada para disponer de los recursos o bienes objeto del contrato, caso en el cual la entidad debe verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización. La recolección de la firma y la huella del potencial cliente pueden contratarse con terceros.
Los formularios de solicitud de vinculación de clientes y de sus actualizaciones que diseñen las entidades vigiladas deben contener espacios para recolectar, cuando menos, los datos que a continuación se señalan, sin perjuicio de la información adicional que cada entidad haya determinado como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT.
PN: Vinculación de persona natural PJ: Vinculación de persona jurídica
| Descripción | PN | PJ |
| Nombre y apellidos completos o Razón Social. | X | X |
| Personas Nacionales: Número de identificación: NIT, registro civil de nacimiento, cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad. | X | X |
| Personas Extranjeras: Número de identificación: Cédula de extranjería, pasaporte vigente para titulares de visa de turista o visitante u otra clase de visa con vigencia inferior 3 meses, o carné expedido por la Dirección de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores para titulares de Visas Preferenciales (diplomático, consular, de servicio, de organismos internacionales o administrativo, según el caso, y de acuerdo con las normas migratorias vigentes). | X | |
| Nacionales turistas de los países miembros de la Comunidad Andina de Naciones. Número de identificación: Documento de identificación válido y vigente en el país emisor con el cual ingresó a Colombia. | X | |
| Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de identificación. | X | X |
| Dirección y teléfono del representante. | X | |
| Lugar y fecha de nacimiento. | X | |
| Dirección, correo electrónico, teléfono residencia y/o teléfono celular | X | |
| Ocupación, oficio o profesión. | X | |
| Descripción actividad: - Independiente, dependiente, cargo que ocupa. - Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU. | X | X |
| Nombre, dirección, teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica.Dirección, teléfono, ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como cliente. | X | |
| Identificación de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación. | X | |
| Tipo de empresa: privada, pública, mixta. | X | |
| Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo). | X | X |
| Ingresos y egresos mensuales. | X | X |
| Detalle de otros ingresos, ingresos no operacionales u originados en actividades diferentes a la principal. | X | X |
| Total activos y pasivos. | X | X |
| En el caso de fiducia, la clase de recursos e identificación del bien que se entrega. | X | X |
| Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo. | X | X |
| Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera. | X | X |
| Firma y huella del solicitante. | X | X |
| Fecha de diligenciamiento. | X | X |
Si la actividad del potencial cliente involucra transacciones en moneda extranjera, el formulario debe contener espacios para recolectar la siguiente información:
| Descripción | PN | PJ |
| El tipo de operaciones en moneda extranjera que normalmente realiza. | X | X |
| Productos financieros que posea en moneda extranjera especificando como mínimo: Tipo de producto, identificación del producto, entidad, monto, ciudad, país y moneda. | X | X |
En el evento en que el potencial cliente no cuente con la información solicitada, se debe consignar dicha circunstancia en el espacio correspondiente.
La información soporte de la vinculación de los clientes debe tenerse en cuenta para el diseño e implementación de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la detección oportuna de operaciones inusuales.
4.2.2.2.1.4. Alcance
Es deber permanente de las entidades vigiladas identificar al(a los) beneficiario(s) final(es) de todos los productos que suministren.
4.2.2.2.1.4.1. En el caso de contratos de seguros se debe solicitar la siguiente información adicional: i) vínculos existentes entre el tomador, asegurado, afianzado y beneficiario; ii) relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas por concepto de seguros, respecto de cualquier asegurador, en los 2 últimos años; y iii) inventario general de los bienes objeto del seguro, salvo cuando se trate de pólizas flotantes o automáticas.
En los contratos de seguros y capitalización, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario sea una persona diferente al tomador o suscriptor, debe recaudarse la información al momento de la vinculación, salvo que el tomador o suscriptor señale claramente las razones que le impiden suministrar la información de aquellos y la entidad las encuentre justificadas, en cuyo caso tal información debe recaudarse al momento de la presentación de la reclamación, vencimiento y pago del título, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud de préstamo sobre el título. En los eventos en que el asegurado, afianzado y/o beneficiario no suministren la información exigida en el presente instructivo, la operación debe calificarse como inusual.
4.2.2.2.1.4.2. En todo caso, cuando por virtud de la naturaleza o estructura de un contrato en el momento de la vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad de otras personas que se vinculan como clientes, (p. ej. beneficiarios de contratos de seguro y fiducia, cuya identidad sólo se establece en el futuro) la información relativa a ellos debe obtenerse en el momento en que se individualicen.
4.2.2.2.1.4.3. En el evento en que la contratación de los productos ofrecidos por las entidades aseguradoras o de capitalización se lleve a cabo por parte de intermediarios de seguros o de capitalización, el proceso de conocimiento del cliente puede dejarse a cargo del intermediario, siempre que se haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías previamente establecidos por la entidad vigilada contratante que deben incorporar lineamientos respecto el suministro efectivo de información a las entidades aseguradoras o de capitalización. En todo caso la responsabilidad sigue radicada en cabeza de ésta última.
4.2.2.2.1.4.4. Tratándose de clientes de los almacenes generales de depósito que depositen sus mercancías en los depósitos públicos habilitados de que trata el Decreto 2685 de 1999 -Estatuto Aduanero-, las entidades vigiladas deben procurar actuar con la mayor diligencia y hacer el mejor esfuerzo con la finalidad de obtener la información necesaria para conocer al cliente. En el evento que el cliente se rehúse a suministrar dicha información, la entidad debe evaluar las acciones que deba adelantar.
4.2.2.2.1.4.5. Tratándose de relaciones de corresponsalía trasnacional, las entidades vigiladas deben establecer mecanismos que les permitan:
4.2.2.2.1.4.5.1. Obtener la aprobación de los funcionarios de alto nivel jerárquico antes de establecer relaciones de corresponsalía trasnacional;
4.2.2.2.1.4.5.2. Reunir información suficiente sobre el establecimiento representado que les permita comprender cabalmente la naturaleza de sus negocios, incluyendo si ha sido objeto de sanción o intervención de la autoridad de control por lavado de activos o financiación del terrorismo, así como cualquier otra información que permita establecer una relación de corresponsalía trasnacional con transparencia para ambas partes.
4.2.2.2.1.4.5.3. Determinar que la entidad tenga controles para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo;
4.2.2.2.1.4.5.4. Documentar las respectivas responsabilidades de cada institución frente al LA/FT.
4.2.2.2.1.4.5.5. Aplicar procedimientos más estrictos para el seguimiento a tales relaciones.
4.2.2.2.1.4.6. Las entidades vigiladas que celebren negocios fiduciarios deben identificar a los beneficiarios finales de los recursos objeto de dichos negocios, incluyendo a los fideicomitentes y beneficiarios.
4.2.2.2.1.5. Conocimiento del cliente por parte de grupos
Las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los arts. 260 del C.Cio y el art. 28 de la Ley 222 de 1995 pueden llevar a cabo la vinculación de clientes a través de la entidad del grupo que establezca una relación contractual y lo vincule por primera vez, siempre y cuando se dé cumplimiento a las reglas que se encuentran a continuación.
En estos casos corresponde a la matriz del grupo siempre que se trate de una entidad vigilada o, en su defecto, a la que el grupo designe, realizar la consolidación y evaluación del perfil de riesgo residual de LA/FT del grupo.
4.2.2.2.1.5.1. La responsabilidad de adelantar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar, como mínimo, en forma anual la información corresponde a la entidad vigilada que el grupo designe para el efecto o, en su defecto, a la matriz.
4.2.2.2.1.5.2. El grupo debe diseñar un formato único de vinculación de clientes que contenga, cuando menos, la totalidad de los requisitos de información exigidos en el presente Capítulo, así como la información requerida respecto de todos los productos que ofrezcan las entidades del grupo. Así mismo, el formato debe contener una estipulación en la que el cliente autorice de manera expresa e inequívoca su remisión a las demás entidades del mismo grupo a las que sucesivamente se vincule. En todo caso corresponde a la entidad con la cual se pretende vincular el potencial cliente determinar cuál información, además de la mínima exigida en el presente Capítulo, debe suministrarle para llevar a cabo su vinculación.
4.2.2.2.1.5.3. La responsabilidad de actualizar la información adicional a la mínima está en cabeza de cada una de las entidades con las cuales el cliente mantenga una relación contractual, sin perjuicio de dar cumplimiento a las demás normas del SARLAFT.
4.2.2.2.1.5.4. Es obligación permanente de cada una de las entidades vigiladas que conforman un grupo incluir las modificaciones y solicitar la información adicional que como resultado de la evaluación y seguimiento de los factores de riesgo haya determinado cada una de ellas como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT.
4.2.2.2.1.6. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista.
En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades no están obligadas a exigir el formulario de solicitud de vinculación ni realizar entrevista al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de las operaciones, productos o servicios que se encuentran listados en este subnumeral. Estas excepciones implican un tratamiento diferencial de las entidades vigiladas en las gestiones de conocimiento de sus clientes, poblamiento de la base de datos y el respectivo monitoreo de los factores de riesgo. Para los mencionados tipos de clientes, productos, operaciones, servicios, la segmentación de los factores de riesgo referido en el numeral 4.2.2.3.2 del presente capítulo, deberá realizarse con la información que tengan disponible las entidades. En todo caso, las entidades vigiladas, a medida que cuenten con información adicional, deben dar cumplimiento a las instrucciones del presente Capítulo.
4.2.2.2.1.6.1. Operaciones realizadas con organismos multilaterales.
4.2.2.2.1.6.2. La constitución de fiducias de administración para el pago de obligaciones pensionales.
4.2.2.2.1.6.3. En los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o contratos de red, siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.
4.2.2.2.1.6.4. En los siguientes seguros:
4.2.2.2.1.6.4.1. Los tomados por entidades financieras, aseguradoras o sociedades administradoras de fondos de pensiones por cuenta de sus clientes.
4.2.2.2.1.6.4.2. Los relativos a la seguridad social.
4.2.2.2.1.6.4.3. Aquellos en que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica bajo el régimen de derecho público, salvo los tomados por empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a inspección y vigilancia de la SFC.
4.2.2.2.1.6.4.4. Los contratos de reaseguro.
4.2.2.2.1.6.4.5. Los tomados mediante mercadeo masivo o bancaseguros siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.
4.2.2.2.1.6.4.6. Aquellos tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace al tomador, la información debe solicitarse en su totalidad.
4.2.2.2.1.6.4.7. Aquellos que las entidades aseguradoras están obligadas a expedir por disposición legal.
4.2.2.2.1.6.4.8. Aquellos otorgados mediante procesos de licitación pública.
4.2.2.2.1.6.4.9. De cumplimiento cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.
4.2.2.2.1.6.4.10. De accidentes personales en vuelo.
4.2.2.2.1.6.4.11. Los contratos de coaseguro para las compañías distintas a la líder.
4.2.2.2.1.6.4.12. Pólizas judiciales.
4.2.2.2.1.6.4.13. De salud.
4.2.2.2.1.6.4.14. Exequiales.
4.2.2.2.1.6.4.15. Aquellos referidos en el subnumeral 4.2.2.1.7 del presente Capítulo, los cuales también están exceptuados de las obligaciones contenidas en los subnumerales 4.2.2.2.1.6.17.1, 4.2.2.2.1.6.17.2 y 4.2.2.2.1.6.17.3. Adicionalmente, para los mencionados seguros, la segmentación de los factores de riesgo, a la que se refiere el subnumeral 4.2.2.3.2 del presente Capítulo, debe realizarse con la información que tengan disponible las entidades.
4.2.2.2.1.6.5. Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el manejo y pago de pasivos pensionales.
4.2.2.2.1.6.6. En los créditos que se instrumentan a través de libranza siempre que estas no excedan de 6 SMMLV y sean otorgadas a empleados de empresas que se encuentren previamente vinculadas en calidad de cliente con la entidad vigilada otorgante del crédito.
4.2.2.2.1.6.8. Cuentas del auxilio de cesantías al que se refieren los art. 98 y siguientes de la Ley 50 de 1990.
4.2.2.2.1.6.9. Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Departamento Administrativo para la Prosperidad Social siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas.
4.2.2.2.1.6.10. Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el subnumeral 4.2.2.2.1. del “Conocimiento del cliente”.
4.2.2.2.1.6.11. Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplica dicha excepción.
4.2.2.2.1.6.12. Cuentas de ahorro electrónicas de que trata el art. 2.25.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.
4.2.2.2.1.6.13. Los fondos de inversión colectiva en los que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008. Dicha excepción se aplica exclusivamente para la inversión de los citados recursos.
4.2.2.2.1.6.14. Las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 5 del Capítulo III, Título I de la Parte II de esta Circular.
4.2.2.2.1.6.15. Los créditos educativos de que trata el art. 10.7.1.1.8. del Decreto 2555 de 2010, otorgados a personas naturales. Para que proceda esta excepción, el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior -ICETEX- debe contar con mecanismos alternativos que le permitan realizar un adecuado conocimiento de los destinatarios de tales créditos y que reconozcan la naturaleza de las operaciones que realiza.
4.2.2.2.1.6.16. Las transferencias de recursos de que trata el art. 1 del Decreto 4830 de 2010, realizadas por el Fondo Nacional de Calamidades a entidades públicas del orden nacional o territorial para ser administrados por éstas. Tratándose de los ordenadores del gasto y de las firmas autorizadas que puedan disponer de los recursos que el Fondo sitúe en los fondos de inversión colectiva de la Fiduciaria Previsora S.A. o de la entidad que para el efecto designe el Gobierno Nacional para la Administración del Fondo, cuentan con 20 días para obtener la información respectiva.
4.2.2.2.1.6.17.1. Los subnumerales 4.2.2.2.1.1.2 y 4.2.2.2.1.1.3 del “Conocimiento del cliente”.
4.2.2.2.1.6.17.2. El subnumeral 4.2.2.2.1.7 de las “Personas públicamente expuestas”
4.2.2.2.1.6.17.3. El subnumeral 4.2.2.2.2 del “Conocimiento del mercado”.
4.2.2.2.1.7. Personas públicamente expuestas
El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación y monitoreo de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT. Estas se denominan personas públicamente expuestas, concepto que incluye: personas expuestas políticamente -según lo establecido en el Decreto 1674 de 2016-, representantes legales de organizaciones internacionales y personas que gozan de reconocimiento público. Las entidades deben establecer criterios para la clasificación de clientes que gocen de reconocimiento público como personas públicamente expuestas.
En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes o beneficiarios finales que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan. Dichos procedimientos deben prever herramientas de identificación de: (i) beneficiarios finales, (ii) administradores, en el sentido establecido en el art. 22 de la Ley 222 de 1995, en caso de que el cliente sea persona jurídica, (iii) las personas que tengan sociedad conyugal, de hecho o de derecho, con las personas públicamente expuestas, (iv) los familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de las personas públicamente expuestas.
Dichas personas deben tener el mismo tratamiento que las personas públicamente expuestas respecto de procedimientos más exigentes de vinculación y monitoreo del cliente y sus operaciones. En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes debe llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad.
El evento en que un cliente, accionista, administrador o beneficiario final de la entidad vigilada pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, debe informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones y al personal encargado del seguimiento de clientes y beneficiarios finales y aplicar los procedimientos establecidos para las personas públicamente expuestas.
4.2.2.2.1.8. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente
4.2.2.2.1.8.1. Parámetros mínimos:
4.2.2.2.1.8.1.1. Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar, como mínimo anualmente, los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos, la actualización se debe llevar a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados, en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponde a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente.
4.2.2.2.1.8.1.2. Salvo lo dispuesto en el siguiente subnumeral de los “Procedimientos especiales para la realización de entrevistas”, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual debe dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de la misma.
4.2.2.2.1.8.1.3. El diligenciamiento del formulario, así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos, puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999. Sin embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituye la entrevista al potencial cliente. Es permitido sustituir la firma y huella en el formulario, siempre y cuando se tomen medidas efectivas para garantizar el conocimiento de la identidad del cliente, permitidas por normas superiores.
4.2.2.2.1.8.2. Procedimientos especiales para la realización de entrevistas
Pueden emplearse metodologías y procedimientos de conocimiento del cliente que consideren la realización de entrevistas no presenciales o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad, bajo las siguientes condiciones:
4.2.2.2.1.8.2.1. Señalar en el procedimiento, las razones objetivas por las cuales se considera necesaria su implementación, atendiendo los objetivos del SARLAFT.
4.2.2.2.1.8.2.2. Contemplar un seguimiento más estricto de los clientes vinculados bajo tales modalidades.
En aquellos casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados esté calificado por la entidad como de alto riesgo, con excepción de la jurisdicción, deben realizarse entrevistas presenciales y por personal que tenga la condición de empleado de la entidad.
4.2.2.2.1.9. Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas y partidos políticos
4.2.2.2.1.9.1. Metodologías
De conformidad con lo establecido en el presente instructivo, se considera que las campañas políticas y los partidos políticos exponen en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, por lo que corresponde a las entidades vigiladas que manejen productos a través de los cuales se reciban y administren recursos o bienes para las campañas políticas y partidos políticos, acordar con las gerencias o los responsables de los mismos el diseño y adopción de metodologías efectivas, eficientes y oportunas de identificación y conocimiento de sus donantes y aportantes de manera que permitan un control y monitoreo estricto de las operaciones que se realicen.
Dichas metodologías deben permitir también como mínimo:
4.2.2.2.1.9.1.1. Identificar las operaciones inusuales y reportar las sospechosas vinculadas a donaciones o aportes.
4.2.2.2.1.9.1.2. Identificar los funcionarios de las campañas políticas y partidos políticos autorizados para efectuar retiros, traslados o disponer de los bienes.
4.2.2.2.1.9.1.3. Controlar los aportes o donaciones en efectivo.
4.2.2.2.1.9.2. Mecanismos
Adicionalmente y también en coordinación con los gerentes o los responsables de las campañas y partidos, las entidades vigiladas pueden establecer, entre otros, mecanismos mediante los cuales:
4.2.2.2.1.9.2.1. Se exija la autorización del gerente o responsable de la campaña y/o partido para permitir la recepción de aportes, donaciones, o la admisión de traslados o transferencias de recursos de cualquier otra cuenta o producto financiero a la cuenta de la campaña y/o partido, como regla general o a partir de determinada cuantía.
4.2.2.2.1.9.2.2. Se establezca un procedimiento para la devolución de aportes o donaciones que a juicio del gerente o responsable de la campaña y/o partido no deban contribuir a la financiación de la misma.
4.2.2.2.1.9.2.3. Se fije una cuantía máxima para el depósito o retiro de sumas en efectivo.
4.2.2.2.1.9.2.4. Se establezca un procedimiento general y expedito de información al público sobre los movimientos de dichas cuentas.
Los citados mecanismos e instrumentos deben quedar consignados en un documento suscrito por el representante legal de la entidad vigilada y el gerente o responsable de la campaña y/o partido, el cual debe estar a disposición de esta Superintendencia y de las autoridades competentes.
4.2.2.2.2. Conocimiento del mercado
Las entidades deben conocer a fondo las características particulares de las actividades económicas de sus clientes, así como de las operaciones que estos realizan en los diferentes mercados. El SARLAFT debe incorporar y adoptar procedimientos que le permitan a la entidad conocer a fondo el mercado al cuál se dirigen los productos que ofrece. El conocimiento del mercado debe permitirle a la entidad establecer con claridad cuáles son las características usuales de los agentes económicos que participan en él y las transacciones que desarrollan.
La entidad debe establecer las variables relevantes que le permitan realizar el conocimiento del mercado para cada uno de los factores de riesgo.
4.2.2.2.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales
El SARLAFT debe permitir a las entidades establecer cuándo una operación se considera como inusual. Para ello debe contar con metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales, entendidas estas como aquellas transacciones que cumplen, cuando menos con las siguientes características:
4.2.2.2.3.1. No guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros adicionales fijados por la entidad.
4.2.2.2.3.2. Respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.
En el caso de identificación y análisis de las operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
Las entidades deben dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como del responsable o responsables de su análisis y los resultados del mismo.
4.2.2.2.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas
La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a las razones objetivas establecidas por la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa y reportarlo de forma oportuna y eficiente a la UIAF.
Los procedimientos de detección y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las entidades están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan.
4.2.2.3. Instrumentos
Para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, eficiente y oportuna, el SARLAFT debe contar como mínimo con los siguientes instrumentos:
4.2.2.3.1. Señales de alerta o alertas tempranas
4.2.2.3.2. Segmentación de los factores de riesgo
4.2.2.3.3. Seguimiento de operaciones
4.2.2.3.4. Consolidación electrónica de operaciones
4.2.2.3.1. Señales de alerta o alertas tempranas
Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo del SARLAFT, ha determinado como normal.
Estas señales deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado.
4.2.2.3.2. Segmentación de los factores de riesgo
Las entidades deben segmentar cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la entidad.
A través de la segmentación las entidades deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales.
Sin perjuicio de cualquier otro criterio que establezca la entidad, deben segmentar atendiendo como mínimo las siguientes variables en cada factor:
4.2.2.3.2.1. Clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones y monto de ingresos, egresos y patrimonio.
4.2.2.3.2.2. Productos: naturaleza, características y nicho de mercado o destinatarios.
4.2.2.3.2.3. Canales de distribución: naturaleza y características.
4.2.2.3.2.4. Jurisdicciones: ubicación, características y naturaleza de las transacciones.
4.2.2.3.3. Seguimiento de operaciones
Las entidades deben estar en capacidad de hacer seguimiento a las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los demás factores de riesgo.
Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:
4.2.2.3.3.1. Realizar seguimiento a las operaciones con una frecuencia acorde a la evaluación de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones.
4.2.2.3.3.2. Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.
4.2.2.3.3.3. En el caso del seguimiento de operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
4.2.2.3.3.4. Tratándose de las operaciones, productos o servicios que trata el subnumeral 4.2.2.2.1.6. de las “Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista” y especialmente en aquellos casos en los cuales la apertura de los productos se realice sin la presencia física del cliente, el seguimiento a las operaciones que realicen las entidades vigiladas les debe permitir administrar el riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
4.2.2.3.4. Consolidación electrónica de operaciones
Las entidades deben estar en capacidad de consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.
Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:
4.2.2.3.4.1. Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todas las operaciones, según su naturaleza, es decir activas, pasivas y neutras por cada uno de los clientes y usuarios.
4.2.2.3.4.2. Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todos los productos, canales de distribución y jurisdicciones empleados por cada cliente y usuario.
En el caso de consolidación electrónica de operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
4.2.3. Documentación
Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
4.2.3.1. Requisitos: La documentación como mínimo debe contar con:
4.2.3.1.2. Requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados
4.2.3.2. Elementos: La documentación debe contener por lo menos:
4.2.3.2.1. Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual debe contemplar como mínimo:
4.2.3.2.1.1. Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.
4.2.3.2.1.2. Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.
4.2.3.2.1.3. La estructura organizacional del SARLAFT.
4.2.3.2.1.4. Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.
4.2.3.2.1.5. Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT.
4.2.3.2.1.6. Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.
4.2.3.2.1.7. Los procedimientos de control interno y revisión del SARLAFT.
4.2.3.2.1.8. Los programas de capacitación del SARLAFT.
4.2.3.2.1.9. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2 de este Capítulo.
4.2.3.2.2. Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT.
4.2.3.2.3. Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.
4.2.4. Estructura organizacional
Las entidades deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del SARLAFT.
En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.
4.2.4.1. Funciones de la junta directiva u órgano que haga sus veces
El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponden al representante legal:
4.2.4.1.1. Establecer las políticas del SARLAFT.
4.2.4.1.2. Adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT.
4.2.4.1.3. Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.
4.2.4.1.4. Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.
4.2.4.1.5. Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.
4.2.4.1.6. Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.
4.2.4.1.7. Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.
4.2.4.1.8. Pronunciarse sobre los informes presentados por la revisoría fiscal y la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.
4.2.4.1.9. Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
4.2.4.1.10. Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.
4.2.4.1.11. Establecer y hacer seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no presenciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad.
4.2.4.1.12. Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.
4.2.4.1.13. Designar la(s) instancia(s) autorizada(s) para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.
4.2.4.1.14. Designar la(s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
4.2.4.1.15. En el caso de grupos, en los términos previstos para el conocimiento del cliente por parte de grupos del subnumeral 4.2.2.2.1.5. corresponde además a las juntas directivas de las matrices impartir los lineamientos y adoptar las medidas necesarias para que cada una de las subordinadas del grupo aplique procedimientos similares a los implementados por la matriz, atendiendo en todo caso las características particulares de la actividad desarrollada por cada una de ellas.
4.2.4.2. Funciones del representante legal
El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:
4.2.4.2.1. Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.
4.2.4.2.2. Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen todas las políticas adoptadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.
4.2.4.2.3. Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
4.2.4.2.4. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en el presente Capítulo.
4.2.4.2.5. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
4.2.4.2.6. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.
4.2.4.2.7. Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.
4.2.4.2.8. Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos, de acuerdo con lo señalado en el presente Capítulo.
4.2.4.3. Oficial de cumplimiento principal y suplente
4.2.4.3.1. Requisitos:
4.2.4.3.1.1. Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad.
4.2.4.3.1.2. Tener capacidad decisoria.
4.2.4.3.1.3. Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos.
4.2.4.3.1.4. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad.
4.2.4.3.1.5. No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal.
4.2.4.3.1.6. Ser empleado de la entidad, salvo el de los grupos financieros, en cuyo caso puede ser empleado de la matriz. En este evento debe ser designado además por las juntas directivas de las entidades del grupo en las cuales se va desempeñar en tal calidad.
4.2.4.3.1.7. Estar posesionado ante la SFC.
El oficial de cumplimiento suplente debe cumplir como mínimo, los requisitos establecidos en los subnumerales 4.2.4.3.1.2 al 4.2.4.3.1.7 anteriores.
4.2.4.3.2. Funciones:
4.2.4.3.2.1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT.
4.2.4.3.2.2. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes presenciales y escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
4.2.4.3.2.2.1. Los resultados de la gestión desarrollada.
4.2.4.3.2.2.2. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
4.2.4.3.2.2.3. La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.
4.2.4.3.2.2.4. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente Capítulo, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT.
4.2.4.3.2.2.5. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces.
4.2.4.3.2.2.6. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la UIAF.
4.2.4.3.2.3. Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.
4.2.4.3.2.4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
4.2.4.3.2.5. Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios.
4.2.4.3.2.6. Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
4.2.4.3.2.7. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
4.2.4.3.2.8. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.
4.2.4.3.2.9. Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.
No pueden contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.
4.2.5. Órganos de control
Las entidades deben establecer órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación del SARLAFT, a fin de que se puedan determinar sus fallas o debilidades e informarlas a las instancias pertinentes. Sin embargo, los órganos de control que se establezcan para el efecto no son responsables de las etapas de la administración del riesgo de LA/FT.
Los órganos de control deben ser por lo menos los siguientes: revisoría fiscal, y auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces.
4.2.5.1. Revisoría fiscal
Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, éste debe elaborar un reporte trimestral dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT.
Además, debe poner en conocimiento del oficial de cumplimiento las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
Igualmente el revisor fiscal debe reportar operaciones sospechosas a la UIAF, en cumplimiento del numeral 10 del art. 207 del C. de Cio. Para tal efecto, debe registrarse en la plataforma Sistema de Reporte en Línea (SIREL), administrado por la UIAF o en cualquier otro sistema que dicha entidad desarrolle para el reporte de operaciones sospechosas.
4.2.5.2. Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces
Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones a la auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, ésta debe evaluar anualmente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Así mismo, debe informar los resultados de la evaluación al oficial de cumplimiento y a la junta directiva.
La auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, debe realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las exoneraciones y parametrizaciones de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico.
4.2.6. Infraestructura tecnológica
Las entidades deben contar con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. Para ello deben contar con un soporte tecnológico acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño, que cumpla como mínimo con las siguientes características:
4.2.6.1. Contar con la posibilidad de captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo.
4.2.6.2. Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad.
4.2.6.3. Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes.
4.2.6.4. Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.
4.2.7. Divulgación de la Información
Las entidades deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.
En concordancia con el art. 97 del EOSF y demás disposiciones legales vigentes sobre la materia, las entidades deben suministrar al público la información necesaria con el fin de que el mercado pueda evaluar las estrategias de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Para el cumplimiento de las obligaciones de reporte establecidas en los arts. 102 a 107 del EOSF, todas las entidades vigiladas, incluyendo aquellas exceptuadas de la aplicación de este capítulo, deben cumplir sus obligaciones de reporte ante las autoridades competentes, utilizando los instructivos y formatos anexos a este capítulo.
Los siguientes son los reportes mínimos que deber tener en cuenta las entidades en el diseño del SARLAFT:
4.2.7.1. Reportes internos
Los reportes internos son de uso exclusivo de la entidad.
4.2.7.1.1. Transacciones inusuales
La entidad debe prever dentro del SARLAFT los procedimientos para que el responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas a la instancia competente de analizarlas. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.
4.2.7.1.2. Operaciones sospechosas
De conformidad con el numeral 2. literal d. del art. 102 del EOSF, constituye una operación sospechosa cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
El SARLAFT debe prever los procedimientos de reporte al funcionario o instancia competente, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.
4.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo
Como resultado del monitoreo deben elaborarse reportes trimestrales que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la entidad, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Los administradores de la entidad, en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.
4.2.7.2. Reportes externos
Los reportes externos deben ser enviados a la UIAF y/o a las demás autoridades competentes.
4.2.7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS)
Corresponde a las entidades y sus revisores fiscales reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y la proforma del anexo I del presente Capítulo. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad. Le corresponde a la entidad vigilada y al oficial de cumplimiento o quien haga sus veces, garantizar la reserva del reporte de la operación sospechosa remitido a la UIAF, según lo previsto en la Ley 526 de 1999.
Las entidades deben reportar las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, en los términos y condiciones técnicas que la UIAF determine.
En estos casos no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.
En el evento en que durante el respectivo mes, las entidades no hayan determinado la existencia de operaciones sospechosas, deben informar este hecho a la citada Unidad, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el instructivo del anexo I del presente Capítulo.
En el caso de almacenes generales de depósito, los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas también deben versar sobre aquellas sustancias importadas y/o almacenadas en la entidad.
De acuerdo con lo consagrado en el art. 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte.
4.2.7.2.2. Reporte de transacciones en efectivo
Además de lo dispuesto en el numeral 1 del art. 103 EOSF, el cual impone a las entidades vigiladas la obligación de dejar constancia, en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el instructivo del anexo II, las entidades deben remitir a la UIAF el informe mensual sobre transacciones en efectivo diligenciando la proforma citada, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo, ambos contenidos en el anexo II del presente Capítulo.
Se entiende por transacciones en efectivo todas aquellas transacciones que, en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en monedas nacional o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo se compone de (i) Reporte de transacciones múltiples en efectivo y (ii) Reporte de transacciones individuales en efectivo.
Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples en efectivo, las siguientes:
4.2.7.2.2.1. Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales.
4.2.7.2.2.2. Recaudo de Contribución de Valorización
4.2.7.2.2.3. Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias
4.2.7.2.2.4. Recaudo de servicios públicos domiciliarios
4.2.7.2.2.5. Recaudo de telefonía móvil celular
4.2.7.2.2.6. Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL)
A su turno, se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones individuales en efectivo, las transacciones enunciadas en los subnumerales 4.2.7.2.2.3. a 4.2.7.2.2.6 anteriores.
Cuando se celebren contratos de uso de red acorde con la Ley 389 de 1997, Ley 510 de 1999, Ley 964 de 2005 y cualquiera otra disposición que autorice uso de red para ofrecer productos y servicios financieros y del mercado de valores, reglamentados entre otros por los arts. 2.31.2.2.1 y 2.34.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, o se acuerde algún mecanismo para recaudar o manejar efectivo, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la entidad usuaria de la red, como por el establecimiento que presta el servicio. En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre del quien fue efectuada la transacción en efectivo, esto es, la entidad usuaria de la red.
4.2.7.2.3. Reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo
Las entidades deben informar a la UIAF los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del reporte a que se refiere el anterior numeral, diligenciando la proforma del Anexo III, de acuerdo con las indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo.
Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades todos los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo.
Copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración debe ser conservada y archivada por la entidad de manera centralizada.
4.2.7.2.4. Reporte sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.
4.2.7.2.4.1. Operaciones: Las entidades deben remitir a la UIAF la información correspondiente a las siguientes operaciones, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el instructivo y la proforma del Anexo IV del presente Capítulo.
4.2.7.2.4.1.1. Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario, también deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.
4.2.7.2.4.1.2. Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior.
4.2.7.2.4.1.3. Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas.
4.2.7.2.4.2. Contenido del reporte: Las entidades deben incluir en el reporte:
4.2.7.2.4.2.1. Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados, así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos; y
4.2.7.2.4.2.2. Las divisas no monetizadas. Para los efectos de dicho reporte, se entiende por divisas no monetizadas, aquellas que no se han convertido a moneda legal colombiana.
4.2.7.2.4.2.3. Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo el concepto de transferencias internacionales, las operaciones de recepción o envío de giros de divisas desde o hacia el exterior. No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas.
4.2.7.2.5. Reporte de Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior
Las entidades vigiladas que administren, representen o sean miembros de franquicias como: Visa, Diners, Master Card, entre otras, deben reportar a la UIAF, de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente instructivo del anexo V, las operaciones compensadas con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior y realizadas a través de cajeros electrónicos o sistemas de pago de bajo valor.
4.2.7.2.6. Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas
Las entidades vigiladas deben remitir a la UIAF la información correspondiente a la existencia de todos los productos vigentes, activos o inactivos, que representen operaciones activas y/o pasivas, diligenciando la proforma del anexo VI del presente Capítulo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su correspondiente instructivo.
Se exceptúan del presente reporte los productos constituidos con entidades vigiladas por la SFC incluyendo el Banco de la República.
4.2.7.2.7. Reportes de los almacenes generales de depósito a otras autoridades
De acuerdo con las normas legales, los almacenes generales de depósito deben efectuar un reporte sobre operaciones sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, y remitirlo a la Sección de Control Químico de la Dirección Antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción.
4.2.7.2.8. Reporte de patrimonios autónomos administrados por entidades vigiladas
Las sociedades fiduciarias que administren patrimonios autónomos en virtud de los proyectos dispuestos por la Ley 1508 de 2012, una vez constituido el patrimonio autónomo, deben dentro de los 3 días hábiles siguientes reportar a la UIAF el nombre del fideicomitente, del beneficiario, el valor de los recursos administrados a través del patrimonio autónomo constituido por el contratista, diligenciando la proforma del anexo VII del presente Capítulo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente instructivo.
4.2.7.2.9. Reporte de información sobre campañas políticas y partidos políticos
Sin perjuicio de lo señalado en el subnumeral 4.2.2.2.1.9. del presente Capítulo, las entidades vigiladas que manejen productos y servicios financieros para las campañas políticas y partidos políticos, deben reportar a la UIAF la información de que trata el Anexo VIII del presente Capítulo, de conformidad con el instructivo que allí se incorpora.
4.2.8. Capacitación
Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad.
Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:
4.2.8.1. Periodicidad anual.
4.2.8.2. Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos del presente Capítulo.
4.2.8.3. Ser constantemente revisados y actualizados.
4.2.8.4. Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
4.2.8.5. Señalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.
5. REGLAS ESPECIALES PARA TRANSFERENCIAS
En las transferencias de fondos realizadas dentro del territorio nacional, así como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país, debe capturarse y conservarse la información relacionada con el ordenante y con el beneficiario de acuerdo con las instrucciones del presente numeral.
En toda transferencia se debe capturar y conservar toda la información que aparezca en el mensaje relacionada con el/los ordenante(s) y el/los beneficiario(s).
Las transferencias que se realicen a través de entidades vigiladas por la SFC y en las cuales el ordenante y el beneficiario sean clientes de las mismas se encuentran exceptuadas del presente numeral.
Quien realice como ordenante o reciba como beneficiario, 3 o más operaciones de transferencia en el trimestre, o 5 o más en el semestre, o 6 o más en un año, cuyo monto individual sea superior a medio salario mínimo legal mensual vigente, se considera como cliente.
Así mismo, quien realice como ordenante o reciba como beneficiario más de 3 operaciones de transferencia en el trimestre, más de 6 al semestre, o más de 12 en un año, cuyo monto individual sea igual o inferior a medio salario mínimo legal mensual vigente, se considera como cliente.
5.1. Transferencias internacionales
5.1.1. Transferencias realizadas a través de SWIFT
5.1.1.1. Información del ordenante
La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, dirección, país, ciudad y entidad financiera originadora.
En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.
5.1.1.2. Información del beneficiario
La siguiente es la información mínima del beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, dirección, país y ciudad.
5.1.1.3. Pagos de transferencias
Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia la siguiente información:
5.1.1.3.1. En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.
5.1.1.3.2. En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.
Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.
5.1.2. Transferencias realizadas a través de money remitters o cualquier otro sistema
5.1.2.1. Información del ordenante
La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombres y apellidos, país, ciudad y entidad originadora / money remitters. En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.
5.1.2.2. Pagos de transferencias
Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente información:
5.1.2.2.1. En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.
5.1.2.2.2. En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.
Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.
5.2. Transferencias nacionales
En el caso de transferencias nacionales, la siguiente es la información mínima del ordenante y beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago:
5.2.1. En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico y ciudad.
5.2.2. En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico y ciudad.
Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.
Tratándose de las cuentas de ahorro electrónicas, cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura y depósitos electrónicos que cumplan las características previstas en los artículos 2.1.15.2.2 y 2.1.15.2.5 del Decreto 2555 de 2010, la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, es el nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento de identidad.
6. SANCIONES FINANCIERAS DIRIGIDAS
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas al congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades señaladas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el art. 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones del GAFI en esta materia, las entidades vigiladas deben hacer seguimiento y monitoreo permanentemente a las Resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.
En línea con lo dispuesto en las Cartas Circulares 110 de 2015 y 58 de 2016, en el evento de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona y/o entidad señalada por estas resoluciones, la entidad vigilada, de manera inmediata, debe ponerlo en conocimiento del Vicefiscal General de la Nación y de la UIAF a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva reserva legal.
7. PRÁCTICA INSEGURA
La SFC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5 del art. 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Capítulo.
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2.1.4. Manual de las actividades objeto de supervisión que pretenda desarrollar, en el cual se detalle la forma de operación de la entidad para adelantar la respectiva actividad, de acuerdo con lo previsto en el presente Capítulo. Así mismo, se deben detallar los roles y responsabilidades del (de las) área(s) encargada(s) de las actividades supervisadas, así como el manual de funciones de las personas responsables de las mismas.
En el evento que, después de obtenida la autorización a la que se refiere el presente numeral, un instituto pretenda desarrollar una actividad objeto de supervisión que no hubiera sido incluida en el manual antes mencionado, debe remitir dicho manual con 15 días hábiles de antelación a la entrada en operación de la respectiva actividad.
2.1.5. Últimos estados financieros de la entidad interesada.
2.1.6. Listado de las inversiones de capital que la entidad interesada posea en sociedades tanto del sector real como financiero, detallando el monto y porcentaje de su participación.
La SFC debe resolver sobre la solicitud dentro de los 4 meses siguientes a la fecha en que se haya suministrado la información a la que se ha hecho referencia. No obstante lo anterior, el término mencionado se suspende en los casos en que la Superintendencia solicite información complementaria o aclaraciones que permitan analizar suficientemente la solicitud de autorización. La suspensión opera hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte de la entidad interesada.
2.2. Gobierno corporativo
2.2.1. Manual de buen gobierno y ética
Los INFIS deben establecer su gobierno corporativo de acuerdo al tamaño de su organización, el volumen de los recursos administrados y los riesgos asociados a la ejecución de las actividades objeto de supervisión por esta Superintendencia. En ese sentido, deben contar con un manual de buen gobierno y ética que consagre normas de comportamiento, principios éticos, y políticas para el adecuado funcionamiento de la entidad, el cual como mínimo debe prever, los siguientes aspectos:
2.2.1.1. Las funciones y responsabilidades de los órganos de administración y control, así como de los comités de apoyo que tengan establecidos y las demás áreas relacionadas con las actividades objeto de supervisión.
2.2.1.2. Los controles que garanticen que el desarrollo de las actividades objeto de supervisión se adelantan adecuadamente y en cumplimiento a la normatividad aplicable, con líneas claras de responsabilidad, y reportes periódicos presentados por los diferentes órganos de administración y control.
2.2.1.3. Las situaciones generadoras de conflictos de interés, así como las políticas y procedimientos para la administración y solución de las mismas.
2.2.1.4. Los principios y normas orientadoras de conducta para los empleados y funcionarios, incluyendo aquellas conductas que no son permitidas.
2.2.1.5. Las políticas y procedimientos que garanticen la confidencialidad de la información y eviten el uso indebido de información privilegiada.
2.2.1.6. El órgano encargado de velar por el cumplimiento del manual de buen gobierno y ética, y las consecuencias por su inobservancia.
2.2.2. Funciones de los órganos de administración
2.2.2.1. Consejo directivo u órgano quien haga sus veces
Los miembros del consejo directivo u órgano que haga sus veces, como máximo órgano de administración de los INFIS, son los principales gestores del gobierno corporativo del Instituto y deben administrar adecuadamente los riesgos asociados a las actividades sujetas a supervisión por la SFC.
Sin perjuicio de las demás funciones asignadas por ley y otras disposiciones normativas, el consejo directivo u órgano que haga sus veces, es responsable de:
2.2.2.1.1. Aprobar su reglamento de funcionamiento.
2.2.2.1.2. Fijar la periodicidad de sus reuniones, las cuales deben ser como mínimo 2 veces al año y llevar actas de cada una de las mismas. En las actas debe constar, como mínimo fecha y hora, miembros asistentes, los temas a tratar, el resumen de las discusiones, y el sentido del voto.
2.2.2.1.3. Evaluar los informes y recomendaciones que formulen los demás órganos de administración, de control, la revisoría fiscal y el funcionario responsable; adoptar las medidas pertinentes, y hacer seguimiento al cumplimiento de las mismas.
2.2.2.1.4. Aprobar las políticas para la ejecución de las actividades objeto de supervisión, relativas a:
2.2.2.1.4.1. La adecuada administración de los riesgos asociados, lo cual debe comprender por lo menos la identificación, medición, monitoreo y control de las fuentes o factores de riesgo. Así como las políticas para el otorgamiento, seguimiento y recuperación de créditos, y las políticas para dar cumplimiento a los requerimientos de liquidez.
2.2.2.1.4.2. Los niveles de exposición, concentración y tolerancia a las fuentes o factores de los diferentes riesgos que se asumen, así como los procedimientos para la prevención y mitigación de la materialización de los mismos.
2.2.2.1.4.3. La estrategia de inversión, incluyendo los criterios de diversificación del portafolio de acuerdo con los perfiles de riesgo que se determinen, y la metodología de documentación y conservación de la valoración de las inversiones de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación.
2.2.2.1.4.4. La prevención y control necesarios para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.
2.2.2.1.4.5. Designar al funcionario responsable de la entidad de acuerdo con lo dispuesto en el subnumeral 2.10 del presente Capítulo, quien debe acreditar ante dicho órgano conocimientos en materia de prevención y control de lavado de activos.
2.2.2.1.5. Definir las áreas encargadas o responsables de la administración de los riesgos, el grado de independencia y sus funciones. Así mismo, los órganos de administración y de control que deben encargarse de velar por el cumplimiento de las políticas de administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.1.6. Aprobar los procedimientos que permitan realizar el seguimiento al cumplimiento de las políticas y de los niveles de riesgo definidos por el mismo consejo directivo, para la adecuada administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.1.7. Aprobar el manual de buen gobierno y ética.
2.2.2.1.8. Aprobar el plan de contingencia y continuidad del negocio.
2.2.2.1.9. Aprobar el sistema de control interno del instituto y los ajustes al mismo.
2.2.2.2. Representante legal
2.2.2.2.1. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones impartidas por el consejo directivo u órgano que haga sus veces, e informar al mismo sobre los incumplimientos evidenciados. Cada 6 meses, o con una frecuencia menor si así resulta procedente, presentar al consejo directivo u órgano que haga sus veces un informe sobre los aspectos más importantes de la gestión realizada.
2.2.2.2.2. Evaluar los informes presentados por los demás órganos de administración, de control y las áreas encargadas o responsables de la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión. Los aspectos relevantes deben ser incorporados en el informe de seguimiento mencionado en el subnumeral anterior.
2.2.2.2.3. Velar por el cumplimiento de los manuales y demás disposiciones relacionadas con la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.2.4. Diseñar y proponer al consejo directivo u órgano que haga sus veces para su aprobación:
2.2.2.2.4.1. Las políticas y procedimientos para la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.2.4.2. La definición de las áreas o responsables encargados de velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos para la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.2.4.3. El manual de buen gobierno y ética.
2.2.2.2.4.4. El plan de contingencia y continuidad del negocio.
2.2.2.2.5. Evaluar las recomendaciones para mejorar el sistema de control interno que le proponga la oficina de control interno, y someter los ajustes correspondientes a aprobación del consejo directivo.
2.2.2.2.6. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al funcionario responsable, y dotarlo del recurso humano y técnico necesario para desarrollar su función.
2.2.3. Sistema de control interno
El sistema de control interno (SCI) aplicable a los INFIS corresponde a lo previsto en el art. 1 de la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2005.
Respecto de las operaciones supervisadas, el SCI de cada INFIS debe basarse en los principios de la función administrativa previstos en el art. 209 de la Constitución Política, y los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación establecidos en el numeral 3 del Capítulo IV, Título I de la Parte I de esta Circular, y contener como mínimo, planes, métodos, normas, procedimientos y mecanismos que permitan verificar y evaluar:
2.2.3.1. La estructura del gobierno corporativo de acuerdo a las instrucciones antes señaladas.
2.2.3.2. La prevención y mitigación en la ocurrencia de fraudes.
2.2.3.3. La transparente y adecuada ejecución de las actividades supervisadas, de acuerdo con las políticas y procedimientos dispuestos.
2.2.3.4. La oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros en las actividades supervisadas.
2.2.3.5. Los controles que permitan un adecuado cumplimiento a la normatividad y regulaciones aplicables a las actividades objeto de supervisión.
2.2.3.6. Las políticas, procedimientos y controles adoptados para prevenir que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.
2.3. Administración de excedentes de liquidez de las entidades territoriales
Los INFIS deben remitir a la SFC dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los excedentes de liquidez, el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales las entidades territoriales les entregan en administración sus
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2.7. Administración de fondos especiales
Los INFIS deben remitir a la SFC el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales se administran los fondos especiales que constituyan. Se entiende por fondos especiales aquellos que se conforman por recursos propios y/o recibidos que se administran por parte de los INFIS para desarrollar un objeto específico, independientemente de la forma jurídica que les dé origen. Dicho documento debe remitirse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la entrada en operación del respectivo fondo, y debe contener como mínimo lo siguiente:
2.7.1. Identificación de las partes
2.7.2. Objeto del contrato, gestiones o actividades específicas constitutivas de la finalidad del contrato
2.7.3. Obligaciones y derechos de las partes contratantes
2.7.4. Duración del contrato
En todo caso, en el evento que a través de los fondos especiales los INFIS adelanten cualquiera de las actividades objeto de supervisión por parte de esta Superintendencia, están obligados a dar cumplimiento a las instrucciones correspondientes a la actividad adelantada.
2.8. Revelación de información
En atención a lo previsto por el art. 6 del Decreto 1117 de 2013, los estados financieros y balances contables de los INFIS que obtengan la autorización a la que se ha hecho referencia en el numeral 2.1 deben remitirse a la SFC, de acuerdo con la periodicidad estipulada por la Contaduría General de la Nación.
Adicionalmente, estas entidades deben remitir la información relativa a las actividades objeto de supervisión, de conformidad con lo previsto en el art. 3 del Decreto 1117 de 2013, para lo cual deben utilizar los formatos que disponga esta Superintendencia.
2.9. Requerimientos tecnológicos y operativos
Para la realización de las actividades objeto de supervisión los INFIS deben contar con:
2.9.1. Una plataforma tecnológica para su operación, la cual debe estar acorde con el tamaño de la entidad.
2.9.2. La implementación de los requerimientos mínimos de seguridad y calidad que le aplican en el manejo de información de las actividades supervisadas.
2.9.3. Un plan de conservación, custodia y seguridad de la información, tanto documental como electrónica.
2.9.4. Un plan de contingencia y continuidad del negocio que tenga como finalidad primordial prevenir y solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en cualquiera de los sistemas de información que se tengan dispuestos en la operación de las actividades supervisadas, de tal manera que se garantice la realización de las actividades objeto de supervisión.
2.9.5. La descripción de los procesos para cada una de las actividades objeto de supervisión, con sus respectivos procedimientos y soporte tecnológico.
2.9.6. Mecanismos para la administración del riesgo operativo a que se exponen las actividades objeto de supervisión, con el fin de gestionarlos y minimizar la probabilidad o impacto en los casos que se materialicen.
2.9.7. La información de aquellas actividades objeto de supervisión que pretendan ser contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarían externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos. Esta información debe ser remitida a la SFC con 15 días de antelación al inicio del contrato.
2.10. Prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo
Los INFIS deben definir políticas y procedimientos para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas, para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas. Las INFIS se rigen por lo establecido para este tipo de entidades en el capítulo correspondiente a las instrucciones relativas a la administración de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo de la CBJ.
2.11. Régimen de responsabilidad y sanciones administrativas
Los representantes legales, el consejo directivo u órgano quien haga sus veces, los administradores y el funcionario responsable de los INFIS no tienen que cumplir con la obligación de posesión de que tratan los arts. 72 y 74 del EOSF.
En evento de incumplimiento de las instrucciones establecidas en el presente Capítulo, por parte de los INFIS, esta Superintendencia debe aplicar el régimen sancionatorio previsto en los arts. 208 y siguientes del EOSF.
2.12. Finalización del régimen especial de supervisión
Los INFIS que hayan obtenido la autorización a la que se hace referencia en el presente numeral quedan excluidos del ámbito de supervisión especial de la SFC en los siguientes casos:
2.12.1. Cuando determinen que no van a continuar administrando excedentes de liquidez, evento en el cual deben informar a esta Superintendencia tal situación, mediante documento en el que conste la decisión del consejo directivo u órgano que haga sus veces. La SFC debe comunicar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público tal situación, informando que el INFIS ha dejado de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.12.2. Cuando entren en proceso de liquidación, bien sea voluntaria u obligatoria, situación que deben informar a esta Superintendencia dentro de los 5 días hábiles siguientes a la decisión. En este evento, una vez recibida la comunicación, la SFC debe comunicar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el INFIS ha dejado de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.12.3. Cuando esta Superintendencia lo determine, por incumplimiento de la normatividad aplicable a las actividades objeto de supervisión, informando a la entidad y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el INFIS deja de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.13. Publicidad
Los programas o campañas publicitarias de los INFIS que incorporen referencias a la supervisión adelantada por la SFC deben obtener, de manera previa, autorización individual por parte de esta Superintendencia.
Para obtener dicha autorización debe remitirse, con antelación no inferior a 15 días hábiles, un ejemplar del material publicitario que contenga los textos, las imágenes y las secuencias gráficas así como los audios que llegarían al público, según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar.
Una vez obtenida la aprobación correspondiente pueden utilizarse indistintamente, sin necesidad de nueva autorización, siempre que correspondan al proyecto autorizado.
En cualquier caso, la publicidad debe ser clara en el sentido de manifestar que la vigilancia de la SFC se ejerce respecto de las actividades a las que se refiere el art. 3 del Decreto 1117 de 2013.
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050000
Anexo 1 del Documento Técnico (Reporte Operaciones Sospechosas ROS)
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
Última Actualización: Diciembre 2016
Formulario I Encabezado
Sección I Identificación de la Operación Sospechosa
Sección II Información de la Operación Sospechosa
Sección III Descripción de la operación sospechosa
Formulario II. Información de las personas implicadas en la operación sospechosa
Sección I Personas
Sección II Actividades Económicas
Sección III Direcciones
Sección IV Productos Relacionados:
Formulario III. Información de las entidades implicadas en la operación sospechosa
Sección I Entidades
Sección III Actividades Económicas
1. Código CIIU: corresponde al Código Industrial Internacional Unificado.
2. CIIU: Corresponde a la descripción del CIIU seleccionado.
3. Actividad Económica: señale la actividad económica de la entidad que interviene en la operación. Campo no obligatorio.
Sección IV Direcciones
Sección V Productos Relacionados:
Anexo 1 Instructivo Reporte de Operaciones Sospechosas ROS
ANEXO: INSTRUCTIVO REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
| TEMA: | Operaciones Sospechosas |
| NOMBRE DE PROFORMA | Reporte de Operaciones Sospechosas -ROS-. |
| OBJETIVO: | Reportar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF las operaciones sospechosas. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia. |
| PERIODICIDAD: | Permanente. |
| FECHA DE REPORTE: | Inmediato. El mismo día en que se catalogue como operación sospechosa. |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | N.A. |
| MEDIO DE ENVÍO: | Sistema de Reporte en Línea. |
| ENTIDAD USUARIA: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF. |
INSTRUCTIVO:
Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el presente instructivo. Así mismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas.
Se debe entender por inmediato el momento a partir del cual la entidad toma la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa. Para tal efecto, no se necesita que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen ilícito, tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en el presente instructivo y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad.
El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares tenga la condición de sospechosa o aquellas intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, según lo indicado en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 1 de la Ley 1121 de 2006 y las instrucciones que imparta la SFC sobre el particular.
El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la entidad reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte, de conformidad con el artículo 42 de la ley 190 de 1995.
De conformidad con el artículo 96 del EOSF, los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como mínimo por cinco (5) años, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.
Ninguna persona de la entidad podrá dar a conocer que se ha efectuado un reporte de operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la ley 526 de 1999.
Instrucciones Generales:
En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx
Para el correcto uso del sistema de reporte en línea, descargue el manual de usuario que se encuentra en la página web www.uiaf.gov.co en la sección Reportantes / Formatos y Manuales / Manual Rápido de Usuario - Sistema de Reporte en Línea.
Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Para el caso de operaciones intentadas o rechazadas se deben diligenciar únicamente los campos obligatorios: fecha de la operación, oficina, monto, motivos de sospecha, identificación y nombre de la persona o empresa e identificación del producto.
NOTA: Para el reporte de operaciones sospechosas realizadas con tarjetas de crédito y/o débito, se implementará un formato específico dentro del Sistema de Reporte en Línea.
Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa.
Si dentro de uno de los meses del año, no se ha determinado la existencia de operaciones sospechosas, las entidades deberán informar este hecho dentro de los diez (10) primeros días calendario siguientes al mes respectivo, se deberá realizar el reporte de ausencia de operaciones a través del sistema de reporte en línea y de conformidad con lo establecido en el presente instructivo.
Instrucciones Específicas para el diligenciamiento del ROS:
Información de la entidad que reporta:
1. Nombre de la entidad: Generada automáticamente por el sistema en el momento de la configuración.
2. Tipo de entidad: Se diligencia el tipo de entidad (Generada automáticamente por el sistema en el momento de la configuración, previa inscripción a la UIAF).
3. Código de la entidad: Corresponde al código asignado por la UIAF (Generada automáticamente por el sistema).
Formulario I - Encabezado:
Sección I - Identificación de la Operación Sospechosa:
1. Número del reporte: Indique el número del reporte según la asignación que lleve internamente la entidad a este respecto.
2. Fecha: Indique la fecha del reporte bajo el formato DD (día) MM (mes) AAAA (año).
3. Clase de reporte: Seleccione la opción correspondiente según sea el tipo de reporte: reporte inicial, corrección al reporte anterior o adición a reporte anterior.
4. Ros Relacionado: En caso de que sea una corrección o una adición a un reporte anterior, indique el número del reporte que se corrige o adiciona.
5. Oficina donde se realizó la operación sospechosa: Corresponde a las sucursales de la entidad, previamente registradas en la UIAF.
6. Importancia: Seleccione alta, media o baja según criterio de la entidad.
7. Urgencia: Seleccione alta, media o baja según criterio de la entidad.
8. Tipo de Ros: Seleccione el origen o principal característica del reporte que desea enviar, de acuerdo al siguiente listado: Información de prensa, Solicitud de otra autoridad, Listas SDTN, Otras listas Internacionales, Posible operación de LA, Posible Operación de FT.
Sección II - Información de la Operación Sospechosa:
1. Valor de la transacción: Digite el valor de la operación sospechosa.
2. Moneda: Tipo de moneda de la operación sospechosa.
3. Tipo de operación: Seleccione la opción correspondiente según sea el tipo de operación nacional o internacional.
4. Período Analizado: Seleccione la fecha inicial y final del período analizado.
Sección III - Descripción de la operación sospechosa
Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan las personas naturales o jurídicas. No olvide suministrar los nombres y apellidos completos y/o identificación de las personas reportadas y en lo posible los datos de ubicación como ciudad, municipio, direcciones, teléfonos, etc. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos y la participación de cada persona o agente, esto ayuda al entendimiento de los mismos. Mencione las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.
Adicionalmente, mencione cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa, no omita ningún dato conocido de la operación e indique cualquier hecho adicional que contribuya al análisis de la misma.
Para realizar la descripción de la operación sospechosa, se recomienda a la Entidad atender como mínimo los siguientes lineamientos:
Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los hechos y su similitud con tipologías conocidas de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Se deben considerar especialmente las tipologías identificadas por el GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional) y la UIAF.
Para determinar la importancia de la operación reportada, resulta útil considerar entre otras, la presencia de los siguientes elementos:
a. Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con el SARLAFT implementado por la entidad.
b. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres.
c. Presentación de documentos o datos presuntamente falsos.
d. Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.
e. Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas.
f. Relación con bienes de presunto origen ilícito.
g. Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo.
Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo así la prontitud con la cual se debería actuar respecto del mismo. En tal sentido, por ejemplo, un reporte será urgente cuando:
a. Sea inminente la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
b. Sea inminente el empleo de recursos en la realización de actividades terroristas u otras delictivas.
c. Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervención de las autoridades para evitar la disposición, transferencia o circulación de recursos, en cualquier forma, presuntamente vinculados a operaciones de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones, instituciones financieras y demás agentes de la operación sospechosa.
Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos y la participación de cada persona o agente, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.
Mencione las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.
Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa.
Si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros) y si allegó los soportes correspondientes a la operación.
Precisar si se solicitó al cliente actualización de datos o aclaración sobre los hechos respectivos, e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros).
Mencione si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la entidad o con otras operaciones.
No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma.
Tratándose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar además los siguientes datos:
a. Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse.
b. Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el SARLAFT de la entidad.
c. Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en el SARLAFT de la entidad.
d. Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros.
Se debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la operación reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluyó, se debe enunciar la tipología identificada o la señal de alerta activada en el SARLAFT de la entidad.
Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que expliquen la operación reportada. Esta información puede consistir en extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculación a la entidad reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos del cliente, entre otros.
Toda la descripción de la operación debe estar contenida en el espacio correspondiente. En caso de requerir más espacio del disponible en el campo de descripción, se puede adjuntar un archivo en medio electrónico. Igualmente, se puede remitir la información que se posea como un archivo adjunto del reporte, mencionando en éste el nombre y el formato del archivo que lo complementa.
Formulario II - Información de las personas implicadas en la operación sospechosa:
Sección I - Personas:
1. Apellidos y Nombres: Indique el nombre y apellidos completos de las personas implicadas en la operación sospechosa.
2. Número de identificación: Seleccione el tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento.
3. Email: Diligencie el email de la persona implicada.
4. Relación: Corresponde al tipo de relación que tienen las personas implicadas en la operación con la entidad.
5. Vinculación con la entidad: Señale si la relación de la entidad con las personas implicadas en la operación sospechosa aún se mantiene o si finalizó.
6. Razón del retiro: En este caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisión de la entidad (como la exclusión del asociado) o por suspensión. La suspensión se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la entidad, por ejemplo, una sanción de este tipo realizada a algún empleado interno.
7. Fecha de inicio y final de vinculación: Indique la fecha en que esta ocurrió.
8. Promedio de ingresos mensuales: Indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas según la información más reciente que tenga la entidad a este respecto y señale la fecha a la cual corresponde dicha información.
Sección II - Actividades Económicas:
1. Código CIIU: corresponde al Código Industrial Internacional Unificado.
2. CIIU: Corresponde a la descripción del CIIU seleccionado.
3. Actividad Económica: señale la actividad económica de la persona que interviene en la operación. Campo no obligatorio.
Sección III – Direcciones:
Los siguientes campos corresponden a información de la persona implicada:
1. Teléfono
2. Dirección
3. Departamento
4. Municipio
5. Tipo: seleccione oficina o residencia
Sección IV - Productos Relacionados:
1. Producto: Corresponde a los productos o servicios financieros implicados en la operación. Seleccione según corresponda.
2. Número: Corresponde al número de producto antes seleccionado. Para algunos casos especiales se activan campos adicionales los cuales deben ser diligenciados.
Formulario III - Información de las entidades implicadas en la operación sospechosa:
Sección I – Entidades:
1. Tipo de identificación: Seleccione el tipo de identificación de la entidad implicada en la operación.
2. Número de identificación: Indique el NIT de la entidad implicada.
3. Razón Social: Indique la razón social de la entidad implicada en la operación sospechosa.
4. Razón Comercial: Indique la razón comercial de la entidad implicada en la operación sospechosa.
5. Email: Diligencie el email de la entidad implicada.
6. Relación: Corresponde al tipo de relación que tienen la(s) entidad(es) implicada(s) en la operación con la entidad.
7. Vinculación con la entidad: Señale si la relación de la entidad con las entidades implicadas en la operación sospechosa aún se mantiene o si finalizó.
8. Razón del retiro: En este caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisión de la entidad (como la exclusión del asociado) o por suspensión. La suspensión se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la entidad, por ejemplo, una sanción de este tipo realizada a algún empleado interno.
9. Fecha de inicio y final de vinculación: Indique la fecha en que esta ocurrió.
10. Promedio de ingresos mensuales: Indique el promedio de ingresos mensuales de las entidades implicadas según la información más reciente que tenga la entidad a este respecto y señale la fecha a la cual corresponde dicha información.
Sección II - Representante Legal:
1. Apellidos y Nombre: Corresponde a los datos del representante legal de la entidad implicada.
2. Tipo y Número de identificación: Corresponde al tipo de identificación del representante legal y su número correspondiente.
Sección III - Actividades Económicas:
1. Código CIIU: corresponde al Código Industrial Internacional Unificado.
2. CIIU: Corresponde a la descripción del CIIU seleccionado.
3. Actividad Económica: señale la actividad económica de la entidad que interviene en la operación. Campo no obligatorio.
Sección IV – Direcciones:
Los siguientes campos corresponden a información de la entidad implicada:
1. Teléfono
2. Dirección
3. Departamento
4. Municipio
5. Tipo: seleccione oficina o residencia.
Sección V - Productos Relacionados:
1. Producto: Corresponde a los productos o servicios financieros implicados en la operación. Seleccione según corresponda.
2. Número: Corresponde al número de producto antes seleccionado. Para algunos casos especiales se activan campos adicionales los cuales deben ser diligenciados.
Instrucciones para el envío del ROS:
Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que aquella se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.
La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO” el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”.
Certificado Ejemplo:
Anexo 2 del Documento Técnico (Información de transacciones en efectivo)
DOCUMENTO TECNICO DEL ANEXO II
REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO
Última Actualización: Diciembre 2016
Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información de transacciones en efectivo a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF.
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:
1. Especificaciones Iniciales
| Tema: | Reporte de transacciones en efectivo. |
| Nombre del procedimiento: | Transacciones en efectivo en el sector financiero. |
| Formato: | Archivo plano. |
| Objetivo: | Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre las transacciones en efectivo en el sector Financiero. |
| Tipo de entidad a la que aplica: | Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC |
| Entidad usuaria: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF. |
| Periodicidad: | Mensual. |
| Fecha de entrega de información: | Dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte. |
| Fecha de corte de la información: | Ultimo día del mes inmediatamente anterior. |
| Medio de envío: | Sistema de Reporte en Línea. |
| Numero de Archivos: | Entregar un (1) solo archivo con toda la información. |
| Codificación: | ANSI. |
| Longitud de registro: | 508 posiciones. |
2. Estructura del Archivo
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros:
Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).
Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.
Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo).
3. Diseño de los Registros
Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor cero “0”-Alineado a la derecha |
| 2 | Código de la Entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia-Alineado a la izquierda-Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de Corte | 19 | 28 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 del 2013 será 20138-01-01.-Campo obligatorio |
| 4 | Número total de transacciones reportadas | 29 | 38 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 5 | Fin de registro | 39 | 508 | Alfanumérico | -Llenado con una X hasta completar las 508 posiciones.-Campo obligatorio |
Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas)
IMPORTANTE: Los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar EN BLANCO.
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo Número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Inicia en 1. -No se puede repetir.-Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 2 | Fecha de la transacción | 11 | 20 | Numérico | -Fecha de la transacción bajo formato AAAA-MM-DD. -Si el día o el mes tiene un solo digito se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 de 2013 será 2013-01-01-Campo obligatorio |
| 3 | Valor de la transacción | 21 | 40 | Numérico | -Valor de la transacción, sin incluir decimales, ni separadores de miles. -Valores positivos. -Valor en pesos. -Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la derecha -Campo obligatorio |
| 4 | Tipo de Moneda | 41 | 41 | Numérico | -1 Moneda nacional. -2 Moneda extranjera. -Campo obligatorio |
| 5 | Código de la Oficina | 42 | 56 | Alfanumérico | -Oficina en donde se realiza la transacción. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. |
| 6 | Tipo de Producto | 57 | 58 | Numérico | 01 Cuentas Corrientes 02 Cuentas de Ahorro 03 Créditos 04 Tarjeta Crédito 05 Certificados de Depósito 06 Fondos Fiduciarios 07 Fondos Pensiones y Cesantías 08 Operaciones Realizadas por Otra Entidad 09 Otro 10 Servicios de almacenes generales de depósito 11 Operaciones de remate y subasta pública 13 Pensiones obligatorias con aportes voluntarios 14 Fideicomisos de Inversión 15 Administración de portafolios de terceros 16 CDM Certificado depósito mercancías 17 Transferencias Internacionales 19 CDAT Certificado de ahorro a Término 20 Titulo Valor 21 Carteras colectivas 22 Administración de valores 23 Aceptación Bancaria 30 Leasing financiero 54 Transferencias Nacionales 61 Fondo Común 62 Fondos de pensiones voluntarias 63 Encargo Fiduciario 64 Fondo de Inversión 66 CDT Certificados de depósitos a término 68 Inversiones en renta fija y renta variable 72 Crédito Ordinario 75 Seguro de Vida 76 Seguro Automóviles 77 Compraventa de Divisas 78 Acciones 79 Operación de Giro 80 Operaciones Forward 83 Repos 84 CAT 85 CGT 86 CPT 87 Pagos a Terceros 90 Depósitos de ahorro a la vista 91 Depósitos de ahorro a término (CDAT-Cooperativa) 92 Depósitos de ahorro contractual 93 Depósitos de ahorro permanente 94 Aportes (Entidades Cooperativas) 95 Aportes o Ahorros Voluntarios 96 Otros Títulos o Depósitos 97 Cuentas de Ahorro electrónicas 98 Operaciones a través de Bolsas de Productos 102 Fondo de Valores 103 Créditos Comerciales 104 Créditos de Consumo 105 Créditos de Vivienda106 Factoring 107 Cuentas corrientes en moneda extranjera Campo Obligatorio |
| 7 | Tipo Transacción | 59 | 59 | Numérico | -1 Retiro (dinero en efectivo que entrega la entidad) -2 Depósito (dinero en efectivo que recibe la entidad) -Campo obligatorio |
| 8 | Medio de la Transacción | 60 | 60 | Numérico | -1 Pago de cheque en ventanilla (independiente del tipo de cheque) -9 Otro medio Campo Obligatorio |
| 9 | Número de la cuenta o producto | 61 | 80 | Alfanumérico | -Número que identifica a la cuenta o producto. -No incluir guiones ni otros separadores. -Alineado a la izquierda -Campo obligatorio |
| 10 | Tipo de Identificación del titular del producto financiero | 81 | 82 | Numérico | (06) Carné diplomático (07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia (08) Fideicomiso (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. |
| 11 | Número Identificación del titular del producto financiero | 83 | 102 | Alfanumérico | Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la Persona o Empresa. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación. -Campo obligatorio - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. |
| 12 | Primer Apellido del titular del producto financiero | 103 | 142 | Alfanumérico | - Primer Apellido de la Persona. - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. |
| 13 | Segundo Apellido del titular del producto financiero | 143 | 182 | Alfanumérico | - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. |
| 14 | Primer Nombre del titular del producto financiero | 183 | 221 | Alfanumérico | - Primer Nombre de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. |
| 15 | Otros Nombres del titular del producto financiero | 222 | 261 | Alfanumérico | - Otros Nombres de la Persona - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. |
| 16 | Razón Social de la Persona Jurídica titular del producto financiero | 262 | 321 | Alfanumérico | - Razón social de la empresa - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica - Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor. |
| 17 | Código del Departamento / Municipio | 322 | 326 | Numérico | -De acuerdo con la codificación del DANE. -Alineado a la derecha. -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001. -Campo obligatorio |
| 18 | Tipo de Identificación de la persona que realiza la transacción individual | 327 | 328 | Numérico | (06) Carné diplomático (07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia (08) Fideicomiso (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red u otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. |
| 19 | Número Identificación de la persona que realiza la transacción individual | 329 | 348 | Alfanumérico | -Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la Persona. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. |
| 20 | Primer Apellido de la persona que realiza la transacción individual | 349 | 388 | Alfanumérico | - Primer Apellido de la Persona. - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. |
| 21 | Segundo Apellido de la persona que realiza la transacción individual | 389 | 428 | Alfanumérico | - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados.-Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red u otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. |
| 22 | Primer Nombre de la persona que realiza la transacción individual | 429 | 468 | Alfanumérico | - Primer Nombre de la PersonaSolo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. |
| 23 | Otros Nombres de la persona que realiza la transacción individual | 469 | 508 | Alfanumérico | - Otros Nombres de la Persona - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. - Este campo aplica para las transacciones individuales (igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples. -Este campo no aplica para clientes exonerados. -Este campo es obligatorio para los establecimientos bancarios y es opcional para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red o otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo. |
Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Valor 0. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio |
| 3 | Número total de transacciones reportadas | 19 | 28 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 4 | Fin de Registro | 29 | 508 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 508 posiciones.-Campo obligatorio |
4. Características adicionales de la información
En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:
· Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.
· En ningún caso completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.
· En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.
· Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula.
En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente:
· Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.
· En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.
· Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar en blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él).
· Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:
· Codificación DANE para departamentos y municipios.
· Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones.
ANEXO: INSTUCTIVO TRANSACCIONES EN EFECTIVO
| TEMA: | Transacciones en Efectivo |
| NOMBRE DE PROFORMA: | Reporte de Transacciones en Efectivo. |
| OBJETIVO: | Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF, sobre las transacciones en efectivo en el Sector Financiero. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia –SFC- |
| PERIODICIDAD: | Mensual |
| FECHA DE REPORTE: | Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente a la fecha de corte mensual. |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | Último día de cada mes. |
| MEDIO DE ENVÍO: | Sistema de Reporte en Línea |
| ENTIDAD USUARIA: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF. |
· INSTRUCTIVO
· Generalidades
· Las entidades vigiladas deberán reportar mensualmente a la Unidad de Información y Análisis Financiero, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo.
· Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en moneda nacional o extranjera.
· La entidad deberá en primer lugar, calcular las transacciones múltiples en efectivo (es decir aquellas que en su conjunto igualen o supere cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (USD50.000) o su equivalente en otras monedas).
· Una vez calculadas las operaciones múltiples en efectivo, la entidad deberá tomar las transacciones individuales que no fueron reportadas como múltiples y que cumplan con el monto establecido, es decir aquellas iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD5000) o su equivalente en otras monedas.
· La entidad de la cual es cliente la persona que realiza retiros en efectivo a través de cajeros automáticos, deberán reportar a la UIAF dichos retiros. Cuando se trate de avances y/o pagos en efectivo a través de tarjetas de crédito, se deben reportar estas operaciones por las entidades que entreguen o reciben el dinero en efectivo.
· El reporte de transacciones en efectivo se compone de:
· 1. Transacciones múltiples en efectivo
· Las entidades deberán reportar todas las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de un mismo cliente o usuario y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) en moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (USD$50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
· Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples en efectivo, las siguientes:
· a) Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales.
· b) Recaudo de Contribución de Valorización
· c) Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias
· d) Recaudo de servicios públicos domiciliarios
· e) Recaudo de telefonía móvil celular
· f) Recaudo de aportes a riegos profesionales (ARP)
· Para el caso del Reporte de Transacciones Múltiples en Efectivo, la entidad debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de efectivo en cabeza de un mismo cliente o usuario. Sin embargo, se aclara que aunque la entidad debe sumar las operaciones de recepción o entrega de efectivo para efectos de determinar y cumplir con el monto señalado para el reporte de transacción múltiple en efectivo, ésta debe reportar de forma individual todas las operaciones.
· 2. Transacciones individuales en efectivo
· Las entidades deberán reportar las transacciones individuales en efectivo iguales o superiores a diez millones de pesos m/cte ($10.000.000) en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD$5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
· Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones individuales en efectivo, las siguientes transacciones en efectivo:
· a) Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias
· b) Recaudo de servicios públicos domiciliarios
· c) Recaudo de telefonía móvil celular
· d) Recaudo de aportes a riegos profesionales (ARP)
· Tanto las transacciones múltiples, como las transacciones individuales en efectivo se deben reportar en un (1) solo archivo.
· En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx
· Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción que haya dado lugar al reporte de transacciones en efectivo individuales o múltiples, se deberá realizar el reporte negativo a través del Sistema de Reporte en Línea.
· La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO”, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.
· Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.coen la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Transacciones en Efectivo- UIAF”.
· Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF www.uiaf.gov.copodrá descargar: Codificación DANE para departamentos y municipios, Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones y archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.
· ENCABEZADO:
· Entidad: Identificación de la entidad reportante. Indicando sector (01 sector financiero), Tipo y Código de la entidad asignado por la SFC.
· Fecha de corte: Fecha del corte bajo formato AAAA-MM-DD y corresponde al último día del mes reportado.
· CUERPO DEL FORMATO:
· Columna 1 – Subcuenta: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.
· Columna 2 - Fecha de la transacción: Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato AAAA- MM-DD.
· Columna 3 - Valor de la transacción: Se registra, en pesos sin decimales, el valor de la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la TCRM vigente para el día en que se realizó la transacción certificada por la SFC.
· Columna 4 - Tipo Moneda: Se registra la moneda en que se efectuó la transacción, de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = Moneda nacional, 2 = Moneda extranjera.
· Columna 5 - Código de la Oficina: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.
· Columna 6 - Tipo de producto: Se diligencia el código del producto mediante el cual se efectuó la transacción: 01=Cuenta corriente, 02=Cuenta de ahorros, 03=Créditos, 04=Tarjeta Crédito, 05=Certificados de Depósito, 06=Fondos Fiduciarios, 07=Fondos de pensiones y Cesantías, 08=Operaciones realizadas por otra entidad, 9=Otro, 10= Servicios de almacenes generales de depósito, 11= Operaciones de remates y subastas públicas. El producto reportado debe ser aquel que vincula la operación en efectivo con el cliente o usuario.
· Columna 7 - Tipo Transacción: Se diligencia el código del tipo de transacción efectuada, así: 1=Retiro (dinero en efectivo que entrega la entidad), 2= Depósito (dinero en efectivo que recibe la entidad).
· Columna 8 – Medio de la Transacción: Se diligencia el código para determinar el origen de la operación, así: 1 = Pago de cheque en ventanilla (independiente del tipo de cheque) 9= Otro medio.
· Columna 9 - Número de la cuenta: Se registra el número de la cuenta o producto con que se efectuó la transacción, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro tipo de separadores.
· Columna 10 - Tipo de Identificación: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona titular de la cuenta (producto). Los códigos a utilizar son: 06=Carné Diplomático, 07=Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia, 08=Fideicomiso, 11= Registro Civil de Nacimiento, 12=Tarjeta de identidad, 13=Cédula de Ciudadanía, 21= Tarjeta de Extranjería, 22=Cédula de Extranjería, 31=NIT, 41=Pasaporte, 42=Tipo de Documento Extranjero, 00=Otro tipo de identificación. Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
· Columna 11 - Número de Identificación: Se debe indicar el número del documento de identificación de la persona o empresa titular de la cuenta o producto. En caso de ser una persona jurídica, incluir el dígito de verificación. Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
· Columna 12 - Primer apellido del titular: Se registra el primer apellido de la persona natural titular de la cuenta o producto. Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
· Columna 13 - Segundo apellido del titular: Se registra el segundo apellido de la persona natural titular de la cuenta o producto. Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
· Columna 14 - Primer nombre del titular: Se registra el primer nombre de la persona natural titular de la cuenta o producto. Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
· Columna 15 - Otros nombres del titular: Se registran otros nombres de la persona natural titular de la cuenta o producto. Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
· Columna 16 - Razón social del titular: Se registra la razón social de la persona jurídica titular de la cuenta o producto. Solo diligenciar en caso de ser una persona jurídica, de lo contrario dejar en blanco. Para el caso de los Fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
· Columna 17 - Código Departamento / Municipio: Se debe indicar el código del departamento y municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
· NOTA: Las columnas 18 a 23 se deben diligenciar para las transacciones individuales iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas. Es de obligatorio cumplimiento que los establecimientos de crédito diligencien las columnas mencionadas. Para las entidades vigiladas por la SFC que tengan contrato de uso de red u otro mecanismo para recaudar o manejar efectivo, es opcional el diligenciamiento de tales columnas.
· Estas columnas NO aplican para clientes exonerados.
· Columna 18 - Tipo de Identificación de la persona que realiza la transacción: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona que realiza la transacción individual. Los códigos a utilizar son: 06=Carné Diplomático, 07=Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia, 08=Fideicomiso, 11= Registro Civil de Nacimiento, 12=Tarjeta de identidad, 13=Cédula de Ciudadanía, 21=Tarjeta de Extranjería, 22=Cédula de Extranjería, 31=NIT, 41=Pasaporte, 42=Tipo de Documento Extranjero, 00=Otro tipo de identificación.
· Columna 19 - Número de Identificación de la persona que realiza la transacción: Se debe indicar el número del documento de identificación de la persona que realiza la transacción individual.
· Columna 20 - Primer apellido: Se registra el primer apellido de la persona natural que realiza la operación individual.
· Columna 21 - Segundo apellido: Se registra el segundo apellido de la persona natural que realiza la operación.
· Columna 22 - Primer nombre: Se registra el primer nombre de la persona natural que realiza la operación.
· Columna 23 - Otros nombres: Se registran otros nombres de la persona natural que realiza la operación.
· Eliminada - Actividad económica del titular de la cuenta
· Eliminada - Ingreso mensual en pesos del titular de la cuenta
DOCUMENTO TECNICO DEL ANEXO III
REPORTE DE CLIENTES EXONERADOS DEL REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO
Última Actualización: Diciembre 2016
Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre clientes exonerados a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero.
1. Especificaciones iniciales
| Tema: | Reporte de Clientes Exonerados |
| Nombre del procedimiento | Información de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo |
| Formato: | Archivo plano. |
| Objetivo: | Suministrar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF información para que se cuente con una base de datos para el control estadístico de los clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo por las entidades vigiladas. |
| Tipo de entidad a la que aplica: | Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia |
| Entidad usuaria: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF) |
| Fecha de Corte: | Ultimo día del último mes del trimestre |
| Fecha de entrega de la información: | Los primeros diez (10) días calendario después de la fecha de corte del periodo trimestral (fin del último mes del trimestre). |
| Medio de envío: | Sistema de Reporte en Línea |
| Periodicidad: | Trimestral (1 archivo por Trimestre) |
| Extensión y nombre del archivo: | Formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA, donde S identifica el sector, la T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia, MM para mes y AA para año. El archivo debe tener extensión.txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI. |
| Longitud de registro: | 262 posiciones. |
| Etiquetas externas: | Nombre de la entidad reportante y periodo de reporte (Formato T#AAAA, donde T indica que es trimestre, # indica el número del trimestre 1, 2, 3 o 4 y AAAA el año al que corresponde el trimestre). En caso de que sea una corrección, anotar esta observación. |
2. Estructura del archivo
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros:
· Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo)
· Tipo 2: Contiene información referente a la información reportada. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como información reportada.
· Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo)
3. Diseño de los registros
Registro Tipo 1 – Encabezado (1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor cero “0”-Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 2 | Código de la Entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia-Alineado a la izquierda-Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de corte inicial | 19 | 28 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al primer día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2008 será 2008-01-01-Campo obligatorio |
| 4 | Fecha de corte final | 29 | 38 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Marzo 31 del 2008 será 2008-03-31-Campo obligatorio |
| 4 | Número total de clientes reportados | 39 | 48 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 5 | Fin de registro | 39 | 262 | Alfanumérico | -Llenado con una X hasta completar las 262 posiciones.-Campo obligatorio |
Registro Tipo 2 – Detalle (1 registro por cliente reportado)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo Número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Inicia en 1.-No se puede repetir.-Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Fecha de Exoneración | 11 | 20 | Alfanumérico | -Fecha en la cual se exonera al cliente bajo formato AAAA-MM-DD-Si el día o el mes tiene un solo digito se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 de 2008 será 2008-01-01-Campo obligatorio |
| 3 | Tipo de Identificación del cliente | 21 | 22 | Numérico | (06) Carné diplomático(07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia(08) Fideicomiso(11) Registro Civil de Nacimiento(12) Tarjeta de identidad(13) Cedula de Ciudadanía(21) Tarjeta de Extranjería(22) Cedula de Extranjería(31) NIT(41) Pasaporte(42) Tipo de Documento Extranjero(00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio |
| 4 | Número Identificación del cliente | 23 | 42 | Alfanumérico | -Se registrará el número completo del correspondiente documento de identificación del cliente objeto de reporte-Alineado a la izquierda.-Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.-En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación-Campo obligatorio |
| 5 | Primer Apellido del cliente | 43 | 82 | Alfanumérico | - Primer Apellido de la Persona.- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural |
| 6 | Segundo Apellido del cliente | 83 | 122 | Alfanumérico | - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo opcional |
| 7 | Primer Nombre del cliente | 123 | 162 | Alfanumérico | - Primer Nombre de la PersonaSolo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural |
| 8 | Otros Nombres del cliente | 163 | 202 | Alfanumérico | - Otros Nombres de la Persona- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo opcional |
| 9 | Razón Social del cliente | 203 | 262 | Alfanumérico | - Razón social de la empresa- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica |
Registro Tipo 3 - Cola (1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Valor 0.-Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.-Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio |
| 3 | Número total de clientes reportados | 19 | 28 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 4 | Fin de Registro | 29 | 263 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 262 posiciones.-Campo obligatorio |
4. Características adicionales de la información
· Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF el reporte oportuno como también la veracidad y calidad de la información.
· Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar el archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.
ANEXO: INSTRUCTIVO CLIENTES EXONERADOS
| TEMA: | Clientes Exonerados del Registro de Transacciones en Efectivo. |
| NOMBRE DE PROFORMA: | Reporte de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo |
| OBJETIVO: | Suministrar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF información para que se cuente con una base de datos para el control estadístico de los clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo por las entidades vigiladas. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia |
| PERIODICIDAD: | Trimestral |
| FECHA DE REPORTE: | Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al corte trimestral. |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | Ultimo día de cada trimestre |
| MEDIO DE ENVÍO: | Sistema de Reporte en Línea. |
| ENTIDAD USUARIA: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF |
INSTRUCTIVO
Generalidades
Las entidades deben remitir trimestralmente a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario siguientes a la fecha de corte del periodo trimestral, los nombres e identificación de todos los clientes exonerados de los reportes de transacciones en efectivo.
La copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración debe ser conservada y archivada por la entidad reportante de manera centralizada.
Para cada periodo de reporte las entidades deberán enviar toda la información de los clientes exonerados vigentes.
En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx
En el evento en que no exista información que reportar, se deberá realizar el reporte negativo a través del Sistema de Reporte en Línea.
Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas en el respectivo documento técnico diseñado por la UIAF.
La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO” el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.
Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página WEB de la Superintendencia Financiera https://www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Clientes Exonerados”.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF https://www.uiaf.gov.co podrá descargar el archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.
ENCABEZADO:
Entidad: Identificación de la entidad reportante. Indicando sector (01 sector financiero), Tipo y Código de la entidad asignado por la SFC.
Fecha de corte inicial: Fecha de corte inicial bajo el formato AAAA-MM-DD y corresponde al primer día del periodo reportado.
Fecha de corte final: Fecha de corte final bajo el formato AAAA-MM-DD y corresponde al último día del periodo reportado.
CUERPO DEL FORMATO:
Columna 1 - Subcuenta reporta el número consecutivo del registro, inicia en 1.
Columna 2 - Fecha de Exoneración: Deberá registrarse la fecha en la cual se presento la adición a la lista de exonerados, bajo el formato AAAA-MM-DD
Columna 3 - Tipo de Identificación del cliente: Debe reportarse el tipo de la identificación del cliente, según la siguiente codificación: 06=Carné Diplomático, 07=Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia, 08=Fideicomiso, 11= Registro Civil de Nacimiento, 12=Tarjeta de identidad, 13=Cédula de Ciudadanía, 21= Tarjeta de Extranjería, 22=Cédula de Extranjería, 31=NIT, 41=Pasaporte, 42=Tipo de Documento Extranjero, 00=Otro tipo de identificación.
Columna 4 - Número de Identificación del Cliente: Se registrará el número de Identificación completo del correspondiente documento de identificación del cliente objeto de reporte. En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación.
Columna 5 - Primer apellido del cliente: Se registra el primer apellido de la persona natural cliente objeto de reporte.
Columna 6 - Segundo apellido del cliente: Se registra el segundo apellido de la persona natural cliente objeto de reporte.
Columna 7 - Primer nombre del cliente: Se registra el primer nombre de la persona natural cliente objeto de reporte.
Columna 8 - Otros nombres del cliente: Se registran otros nombres de la persona natural cliente objeto de reporte.
Columna 9 - Razón social del cliente: Se registra la razón social de la persona jurídica cliente objeto de reporte. Solo diligenciar en caso de ser una persona jurídica, de lo contrario dejar en blanco.
DOCUMENTO TECNICO DEL ANEXO IV
REPORTE DE OPERACIONES DE TRANSFERENCIA, REMESA, COMPRA Y VENTA DE DIVISAS
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO –UIAF
Última Actualización: Diciembre de 2016
Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas a la Unidad de Información y Análisis Financiero.
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:
2. Especificaciones iniciales
| Tema: | Suministro de información de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas. |
| Nombre del procedimiento | Transferencia, remesa, compra y venta de divisas. |
| Formato: | Archivo plano. |
| Objetivo: | Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre Transferencia, remesa, compra y venta de divisas, con el fin de apoyar la detección de prácticas asociadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo en las operaciones indicadas. |
| Tipo de entidad a la que aplica: | Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia. |
| Entidad usuaria: | Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). |
| Fecha de entrega de la información: | Los primeros diez (10) días calendario después de la fecha de corte del periodo mensual. |
| Medio de envío: | Sistema de Reporte en Línea. |
| Periodicidad: | Mensual. |
| Codificación: | ANSI. |
| Longitud de registro: | 779 posiciones. |
2. Estructura del archivo
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto, con tres (3) tipos de registros:
· Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).
· Tipo 2: Contiene información sobre las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.(Detalle del archivo).
· Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (Cola del archivo).
3. Diseño de los registros
Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor 0. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.-Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de corte inicial | 19 | 28 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al primer día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2013 será 2013-01-01-Campo obligatorio |
| 4 | Fecha de corte final | 29 | 38 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 31 del 2013 será 2013-01-31-Campo obligatorio |
| 5 | Número total de transacciones reportadas | 39 | 48 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 6 | Fin de Registro | 49 | 779 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 779 posiciones.-Campo obligatorio |
Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas)
IMPORTANTE: Los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar EN BLANCO.
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Inicia en 1.-No se puede repetir.-Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Código de la sucursal donde se realiza la operación | 11 | 14 | Numérico | -Código que identifique plenamente a la sucursal. -Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de la transacción | 15 | 24 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD.-Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2013 será 2013-01-01-Campo obligatorio |
| 4 | Valor de la transacción en moneda original | 25 | 44 | Numérico | -Se refiere al monto exacto de la divisa que intervino en la transacción (sin ninguna conversión de moneda).-Formato #################.##-El punto “.” decimal se debe incluir. (2 decimales)-Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 5 | Valor de la transacción en pesos | 45 | 64 | Numérico | -Se refiere al monto de la transacción convertido a pesos, según la tasa negociada en dicha operación - Formato #################.##- El punto “.” decimal se debe incluir. (2 decimales)-Alineado a la derecha-Para aquellas operaciones en que se reciben o entregan divisas (no hay monetización) se debe usar la T.C.R.M. vigente para el día en que se realizó la operación. Las operaciones en divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América se deben convertir a dicha moneda empleando la tasa de conversión del día en que se realice la operación publicada por la Superintendencia Financiera de Colombia.-Campo obligatorio |
| 6 | Tipo de moneda | 65 | 66 | Numérico | -Este campo identifica el tipo de divisa en el cual se realizó la transacción.-02 = Dólares, 05 = Euro, 06 = Libra esterlina, 07 = Bolívar, 08 = Bolívar Fuerte, 09 = Otro tipo de moneda.-Campo obligatorio |
| 7 | Forma de pago | 67 | 68 | Alfanumérico | - Indica si la transacción fue efectuada en cheque, en efectivo o por una transferencia.-Los códigos a utilizar son: 01 = Efectivo, 02 = Cheque, 03 = Transferencia Interbancaria, 04 = Transferencia Interna-Campo obligatorio |
| 8 | Tipo de identificación de la persona natural o jurídica que realiza la transacción | 69 | 70 | Numérico | (06) Carné diplomático(07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia(08) Fideicomiso(11) Registro Civil de Nacimiento(12) Tarjeta de identidad(13) Cedula de Ciudadanía(21) Tarjeta de Extranjería(22) Cedula de Extranjería(31) NIT(41) Pasaporte(42) Tipo de Documento Extranjero(00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio |
| 9 | Número del documento de identificación de la persona natural o jurídica que realiza la transacción | 71 | 90 | Alfanumérico | -Alineado a la izquierda.-Número del documento de identificación de la Persona o Empresa.-Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.- En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación-Campo obligatorio |
| 10 | Primer Apellido de la Persona Natural que realiza la transacción | 91 | 130 | Alfanumérico | - Primer Apellido de la Persona.- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural |
| 11 | Segundo Apellido de la Persona Natural que realiza la transacción | 131 | 170 | Alfanumérico | - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo opcional |
| 12 | Primer Nombre de la Persona Natural que realiza la transacción | 171 | 210 | Alfanumérico | - Primer Nombre de la PersonaSolo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural |
| 13 | Otros Nombres de la Persona Natural que realiza la transacción | 211 | 250 | Alfanumérico | - Otros Nombres de la Persona- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo opcional |
| 14 | Razón Social de la Persona Jurídica que realiza la transacción | 251 | 310 | Alfanumérico | - Razón social de la empresa- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica |
| 15 | Dirección de la persona natural o jurídica que realiza la transacción | 311 | 350 | Alfanumérico | -Se debe utilizar la nomenclatura catastral. -Alineado a la izquierda.-Campo opcional |
| 16 | Código del Departamento / Municipio donde se realiza la operación | 351 | 355 | Numérico | -De acuerdo con la codificación del DANE.-Alineado a la derecha. -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.-Campo obligatorio |
| 17 | Indicativo (del teléfono de la persona natural o jurídica que realiza la transacción) | 356 | 363 | Alfanumérico | -Número del indicativo de la ciudad a la que pertenece el número telefónico.-Alineado a la izquierda.-Sin incluir caracteres adicionales como: -- ( ).-En caso de ser un celular, el prefijo del operador.-Campo opcional |
| 18 | Teléfono (de la persona natural o jurídica que realiza la transacción) | 364 | 373 | Alfanumérico | -Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales.-Únicamente un (1) teléfono, en el cual se pueda contactar a la persona.-Alineado a la izquierda.-Campo opcional |
| 19 | Tipo de transacción | 374 | 377 | Numérico | -Numerales cambiarios de acuerdo con la Circular Reglamentaria expedida por el Banco de la República.-En caso de que a una operación correspondan varios numerales, se debe reportar un registro por cada numeral.-En el caso en que la transacción cambiaria sea una devolución, se deberá registrar el mismo numeral cambiario de la transacción inicial, colocando la aclaración en el campo “Detalles” (numeral 33), la palabra “DEVOLUCION” (en mayúscula y sin tilde).-Campo obligatorio |
| 20 | Tipo de identificación del Remitente / Beneficiario | 378 | 397 | Alfanumérico | -Alineado a la izquierda.-Descripción del tipo de documento del remitente o beneficiario (según el tipo de transacción) de la transferencia o la remesa en el exterior.-No es un código, sino la descripción del tipo de documento.-Campo obligatorio cuando el remitente o beneficiario está en |
| 21 | Número de identificación (del Remitente / Beneficiario) | 398 | 417 | Alfanumérico | -Alineado a la izquierda.-Número del documento de identificación del remitente o beneficiario (según el tipo de transacción) de la transferencia o la remesa en el exterior. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre los números de la identificación.-Campo obligatorio cuando el remitente o beneficiario está en Colombia y opcional cuando el remitente o beneficiario está en el exterior. |
| 22 | Primer Apellido del Remitente / Beneficiario | 418 | 457 | Alfanumérico | - Primer Apellido del remitente o beneficiario (según el tipo de transacción) de la transferencia o la remesa en el exterior.- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando el remitente o beneficiario está en Colombia y opcional cuando el remitente o beneficiario está en el exterior. |
| 23 | Segundo Apellido del Remitente / Beneficiario | 458 | 497 | Alfanumérico | - Segundo Apellido del remitente o beneficiario (según el tipo de transacción) de la transferencia o la remesa en el exterior.- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando el remitente o beneficiario está en Colombia y opcional cuando el remitente o beneficiario está en el exterior. |
| 24 | Primer Nombre del Remitente / Beneficiario | 498 | 537 | Alfanumérico | - Primer Nombre del remitente o beneficiario (según el tipo de transacción) de la transferencia o la remesa en el exterior.- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando el remitente o beneficiario está en Colombia y opcional cuando el remitente o beneficiario está en el exterior. |
| 25 | Otros Nombres del Remitente / Beneficiario | 538 | 577 | Alfanumérico | - Otros Nombres del remitente o beneficiario (según el tipo de transacción) de la transferencia o la remesa en el exterior.- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando el remitente o beneficiario está en Colombia y opcional cuando el remitente o beneficiario está en el exterior. |
| 26 | Razón Social del Remitente / Beneficiario | 578 | 637 | Alfanumérico | - Razón social de la empresa remitente o beneficiario (según el tipo de transacción) de la transferencia o la remesa en el exterior.- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario dejar en blanco.- Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio cuando el remitente o beneficiario está en Colombia y opcional cuando el remitente o beneficiario está en el exterior. |
| 27 | País Origen / Destino (según campo Sender del mensaje Swift) | 638 | 639 | Alfanumérico | -Código del país desde donde se envía o a donde se remite la transferencia o la remesa.- Debe corresponder al campo Sender del mensaje Swift 50K-52D/A-59- FIN 103-910 país de origen y/o otros medios. -De acuerdo con el estándar ISO 3166.- Para las operaciones locales por ventanilla se debe dejar en blanco-Campo obligatorio para las operaciones internacionales |
| 28 | Ciudad Origen / Ciudad Destino | 640 | 659 | Alfanumérico | -Alineado a la izquierda.-Identifica el nombre de la ciudad desde donde se remite o a donde se envía la transferencia o la remesa en el exterior.-Campo opcional |
| 29 | Entidad que origina o recibe la transferencia o la remesa (según campo del mensaje Swift) | 660 | 699 | Alfanumérico | -Nombre completo de la entidad que origina o recibe la transferencia o la remesa en el exterior.-Según campo del mensaje Swift (país de origen) y/o otros medios-Campo obligatorio para las operaciones internacionales |
| 30 | Número de Cuenta | 700 | 719 | Alfanumérico | -Número de la cuenta en Colombia de la que se extraen los recursos o a la cual se depositan.-Campo obligatorio para clientesEn caso de NO obtener la información debe colocar “N/A” |
| 31 | Detalles | 720 | 779 | Alfanumérico | -Información adicional de la operación.-Campo opcional |
| . | Eliminada Actividad económica de la persona natural o jurídica que realiza la transacción | . | . | . | . |
| . | Eliminada Ingreso mensual de la persona natural o jurídica que realiza la transacción | . | . | . | . |
Registros tipo 3 (Cola - 1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Valor 0.-Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.-Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio |
| 3 | Número total de transacciones reportadas | 19 | 28 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 4 | Fin de Registro | 29 | 779 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 779 posiciones.-Campo obligatorio |
4. Características adicionales de la información
En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:
· Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.
· En ningún caso completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.
· En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.
· Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula.
En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente:
· Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.
· En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.
ANEXO: INSTRUCTIVO TRANSACCIONES CAMBIARIAS
| TEMA: | Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas. |
| NOMBRE DE PROFORMA: | Reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas. |
| OBJETIVO: | Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF, con el fin de apoyar la detección de prácticas asociadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo en las operaciones indicadas. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia. |
| PERIODICIDAD: | Mensual |
| FECHA DE REPORTE: | Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al corte del mes. |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | Último día de cada mes. |
| MEDIO DE ENVÍO: | Sistema de Reporte en Línea. |
| ENTIDAD USUARIA: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero -UIAF-. |
INSTRUCTIVO
Generalidades
Los intermediarios del mercado cambiario vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia, deben remitir trimestralmente a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario siguientes a la fecha de corte del periodo mensual la información correspondiente a las siguientes operaciones:
(I) Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.
(ii) Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior.
(iii) Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas.
Para tales efectos, las entidades deben incluir en el reporte:
· Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados; así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos; y
· Las divisas no monetizadas, es decir aquellas que no son convertidas a moneda legal colombiana.
Para efectos del reporte aquí establecido, las entidades deberán reportar todas las operaciones realizadas durante el trimestre inmediatamente anterior.
NOTA: No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx
Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción que haya dado lugar al reporte, se deberá realizar el reporte negativo a través del Sistema de Reporte en Línea.
Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.
La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO” el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.
Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Transacciones Cambiarias- UIAF”.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF www.uiaf.gov.co podrá descargar: Codificación DANE para departamentos y municipios, Codificación de países ISO 3166, Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones y Archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.
ENCABEZADO:
Entidad: Identificación de la entidad reportante. Indicando sector (01 sector financiero), Tipo y Código de la entidad asignado por la SFC.
Fecha de corte inicial: Fecha de corte inicial bajo el formato AAAA-MM-DD y corresponde al primer día del periodo reportado.
Fecha de corte final: Fecha de corte final bajo el formato AAAA-MM-DD y corresponde al último día del periodo reportado.
CUERPO DEL FORMATO:
Columna 1 - Subcuenta: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.
Columna 2 - Código de la sucursal: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se realiza la operación.
Columna 3 - Fecha de la transacción: Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato AAAA-MM-DD.
Columna 4 - Valor de la transacción en moneda original: Se registra, con dos (2) decimales, el monto exacto de la divisa que intervino en la transacción (sin ninguna conversión de moneda), bajo el formato #################.##.
Columna 5 - Valor de la transacción en pesos: Se registra, con dos (2) decimales, el monto de la transacción convertido a pesos según la tasa negociada en dicha operación. Para aquellas operaciones en que se reciben o entregan divisas (no monetización) se debe usar la T.C.R.M. vigente para el día en que se realizó la operación. Las operaciones en divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América se deben convertir a dicha moneda empleando la tasa de conversión del día en que se realice la operación.
Columna 6 - Tipo de moneda: Se registra la divisa que interviene en la operación, de acuerdo con los siguientes códigos: 2=Dólares, 5=Euros, 6=Libras esterlinas, 7=Bolívares, 8= Bolívar Fuerte, 9=Otro tipo de moneda.
Columna 7 - Forma de pago: Se registra la forma de pago de la transacción de acuerdo con los siguientes códigos: 1=En efectivo, 2=En cheque, 3=Transferencia Interbancaria, 04 = Transferencia Interna, campo obligatorio.
Columna 8 - Tipo de Identificación: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona o entidad que realiza la operación de transferencia, remesa, compra o venta de divisas en Colombia. Los códigos a utilizar son: 06=Carné Diplomático, 07=Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia, 08=Fideicomiso, 11= Registro Civil de Nacimiento, 12=Tarjeta de identidad, 13=Cédula de Ciudadanía, 21= Tarjeta de Extranjería, 22=Cedula de Extranjería, 31=NIT, 41=Pasaporte, 42=Tipo de Documento Extranjero, 00=Otro tipo de identificación.
Columna 9 -Número de Identificación: Se debe registrar el número del documento o dato de identificación de la persona o entidad que realiza la operación en Colombia. En caso de ser una persona jurídica, incluir el dígito de verificación.
Columna 10 - Primer apellido: Se registra el primer apellido de la persona natural con la cual se realiza la operación en Colombia.
Columna 11 - Segundo Apellido: Se registra el segundo apellido de la persona natural con la cual se realiza la operación en Colombia.
Columna 12 - Primer Nombre: Se registra el primer nombre de la persona natural con la cual se realiza la operación en Colombia.
Columna 13 - Otros Nombres: Se registran otros nombres de la persona natural con la cual se realiza la operación en Colombia.
Columna 14 - Razón Social: Se registra el nombre de la persona jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia.
Columna 15 - Dirección domicilio: Se registra la dirección de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia. Para la escritura de direcciones las entidades deben consultar el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.coen la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Diligenciamiento del campo de dirección”.
Columna 16 - Departamento / Municipio: Se registra el departamento y municipio donde se realiza la operación en Colombia, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
Columna 17 - Indicativo: Se registra el número del indicativo de la ciudad a la que pertenece el número telefónico de la persona natural o jurídica, sin incluir operadores (tener en cuenta el listado de Indicativos de Larga Distancia Nacional contenida en el directorio telefónico). En el caso de un teléfono celular en este campo se escribe el prefijo del operador.
Columna 18 - Teléfono: Se registra el número completo del teléfono de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia, sin incluir indicativos, extensiones ni códigos de operadores.
Columna 19 - Tipo de transacción: Se registra el numeral cambiario al que corresponde la transacción de acuerdo con la respectiva Circular Reglamentaria Externa del Banco de la República. En caso de que a una operación correspondan varios numerales, se debe reportar un registro por cada numeral. En el caso en que la transacción cambiaria sea una devolución, se deberá registrar el mismo numeral cambiario de la transacción inicial, colocando la aclaración en el campo “Detalles” (columna 33), la palabra “DEVOLUCION” (en mayúscula y sin tilde).
NOTA: Las columnas 20 a la 26 se deben diligenciar obligatoriamente cuando el remitente o beneficiario se encuentra en Colombia y son opcionales cuando el remitente o beneficiario se encuentre en el exterior. Cuando el remitente o beneficiario se encuentre en el exterior es obligatoria la información del país extranjero.
Columna 20 - Tipo de identificación del remitente/ beneficiario: Se registra la descripción del tipo de identificación de la persona natural o jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural o jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. No es un código sino el nombre del tipo de documento Ejemplo: Cédula de ciudadanía.
Columna 21 - Número de identificación del remitente/ beneficiario: Se registra el número de identificación de la persona natural o jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural o jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior.
Columna 22 - Primer Apellido del remitente/ beneficiario: Se registra el primer apellido de la persona natural que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural que recibe la transferencia o la remesa en el exterior.
Columna 23 - Segundo Apellido del remitente/ beneficiario: Se registra el segundo apellido de la persona natural que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural que recibe la transferencia o la remesa en el exterior.
Columna 24 - Primer Nombre del remitente/ beneficiario: Se registra el primer nombre de la persona natural que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural que recibe la transferencia o la remesa en el exterior.
Columna 25 - Otros Nombres del remitente/ beneficiario: Se registran otros nombres de la persona natural que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural que recibe la transferencia o la remesa en el exterior.
Columna 26 - Razón Social del remitente/ beneficiario: Se registra la razón social de la persona jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior.
Columna 27 - Origen / Destino (Según campo Sender del mensaje Swift: Se registra el código del país extranjero desde el cual se remite la transferencia o la remesa hacia Colombia o del país extranjero al cual se envía desde Colombia. Debe corresponder al campo Sender del mensaje Swift 50K-52D/A-59- FIN 103 -910 países de origen y/o otros medios. Para el efecto se debe emplear el estándar ISO 3166, el cual se puede consultar en el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Codificación País ISO 3166. Si es una operación de compra o venta de divisas a nivel nacional no se diligencia este campo, es decir NO se debe escribir CO ni dejar espacios en blanco. Para las operaciones locales por ventanilla se debe dejar en blanco. Campo obligatorio para las operaciones internacionales.
Columna 28 - Ciudad origen / destino: Registra el nombre de la ciudad en el exterior desde donde se remite o a donde se envía la transferencia o la remesa.
Columna 29 - Entidad que origina o recibe la transferencia o la remesa (según campo del mensaje Swift): Se registra el nombre completo de la entidad que se encarga de originar o recibir la transferencia o la remesa en el exterior. Según campo del mensaje Swift y/o otros medios. Corresponde a la entidad que remite o recibe la transferencia o la remesa.
Columna 30 - Número de cuenta: Se reporta el número de la cuenta en Colombia donde se depositan o de donde se extraen los recursos para la operación (campo obligatorio para clientes). En caso de NO obtener la información debe colocar “N/A”.
Columna 31 - Detalles: Información adicional contenida en el registro de la operación.
DOCUMENTO TECNICO DEL ANEXO V
REPORTE DE INFORMACIÓN SOBRE TRANSACCIONES REALIZADAS EN COLOMBIA CON TARJETAS CRÉDITO O DÉBITO EXPEDIDAS EN EL EXTERIOR
Última Actualización: Diciembre 2016
3. Especificaciones iníciales
| Tema: | Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas débito y crédito expedidas en el exterior. |
| Nombre del procedimiento | Transacciones realizadas con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior |
| Formato: | Archivo Plano |
| Objetivo: | Entregar Información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero sobre las transacciones con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior, realizadas en el país durante el mes que se reporta. |
| Tipo de entidad a la que aplica: | Entidades vigiladas que administren, representen y/o sean miembros de franquicias tales como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras. |
| Entidad usuaria: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero |
| Periodicidad: | Mensual |
| Fecha de entrega de información: | Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte. |
| Fecha de corte de la información: | Ultimo día de cada mes. |
| Medio de envío: | Sistema de Reporte en Línea |
| Número de Archivos: | Entregar 1 (UNO) solo archivo con toda la información mensual |
| Extensión y nombre del Archivo: | Formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA, donde S identifica el sector, la T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia, MM para mes y AA para año. El archivo debe tener extensión.txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI. |
| Longitud de registro: | 170 posiciones. |
| Etiquetas Externas: | Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección anotar esta observación. |
2. Estructura del archivo
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros:
· Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo)
· Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.
· Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo)
3. Diseño de los registros
Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor cero “0”-Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 2 | Código de la Entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia-Alineado a la izquierda-Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de Corte | 19 | 28 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 del 2008 será 2008-01-01.-Campo obligatorio |
| 4 | Número total de transacciones reportadas | 29 | 38 | Numérico | -Total de registros tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 5 | Fin de registro | 39 | 170 | Alfanumérico | -Llenado con una X hasta completar las 170 posiciones.-Campo obligatorio |
Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas)
IMPORTANTE: Los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar EN BLANCO.
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo Numero de registro | 1 | 10 | Numérico | -Inicia en 1.-No se puede repetir.-Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Fecha y hora de la Transacción | 11 | 29 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD_HH:MM:SS-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”, de igual forma para la hora. Ej. Enero 1 del 2008 será 2008-01-01_08:30:15 -Campo obligatorio |
| 3 | Código de la Red Asignado a la Entidad | 30 | 31 | Numérico | -Código de la red a la que pertenece el cajero o dispositivo, de acuerdo con la codificación citada en la Tabla 1 de este anexo.-Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 4 | Código asignado al Cajero | 32 | 41 | Numérico | -Código asignado por la entidad reportante, que identifica al cajero o al dispositivo en la red.-Alineado a la derecha- Aplica para transacciones realizadas por cajero electrónico |
| 5 | Número de la transacción | 42 | 51 | Numérico | -Numero que identifica la transacción en el dispositivo.-Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 6 | Tipo de transacción | 52 | 53 | Numérico | -Código que identifica el tipo de transacción de acuerdo con la codificación citada en la Tabla 2 de este anexo.-Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 7 | Código País | 54 | 55 | Alfanumérico | -Código del país de expedición de la tarjeta-De acuerdo con el estándar ISO 3166.- Para las operaciones locales por ventanilla se debe dejar en blanco-Campo Opcional |
| 8 | Código BIN | 56 | 65 | Numérico | -Número BIN de la tarjeta-Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 9 | Número de la Tarjeta | 66 | 85 | Numérico | -Número que identifica la tarjeta-Alineado a la derecha-Campo obligatorio |
| 10 | Valor de la Transacción en pesos | 86 | 105 | Numérico | -Valor total de la transacción, sin incluir decimales, ni separadores de miles.-Valores positivos.-Valor en pesos. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 11 | Nombre Establecimiento | 106 | 165 | Alfanumérico | - Nombre del establecimiento donde se realiza la transacciones- Aplica para transacciones de compra con tarjeta debito / crédito- Campo Opcional |
| 12 | Código del Departamento / Municipio | 166 | 170 | Numérico | - Código del Departamento / Municipio donde se registra la transacción-De acuerdo con la codificación del DANE.-Alineado a la derecha. -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.-Campo obligatorio |
Registros tipo 3 (Cola – 1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor cero “0”-Alineado a la izquierda-Campo obligatorio |
| 2 | Código de la Entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia-Alineado a la izquierda-Campo obligatorio |
| 3 | Número total de transacciones reportadas | 19 | 28 | Numérico | -Total de registros tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 4 | Fin de registro | 29 | 170 | Alfanumérico | -Llenado con una X hasta completar las 170 posiciones.-Campo obligatorio |
4. Características adicionales de la información
1. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma.
2. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:
· Archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.
5. TABLA 1: CODIFICACIÓN DE REDES
| Código | Entidad |
| 001-001 | Banco de Bogotá |
| 001-002 | Banco Popular |
| 001-006 | Banco Corpbanca |
| 001-007 | Bancolombia |
| 001-009 | Citibank |
| 001-012 | Banco Gnb Sudameris |
| 001-013 | Bbva Colombia |
| 001-023 | Banco De Occidente |
| 001-030 | Banco Caja Social Bcsc |
| 001-039 | Banco Davivienda |
| 001-042 | Colpatria Red Multibanca |
| 001-043 | Banagrario |
| 001-049 | Av Villas |
| 001-054 | Bancoomeva |
| 001-055 | Finandina |
| 001-056 | Banco Falabella S.A. |
| 001-057 | Banco Pichincha S.A. |
| 001-058 | Coopcentral |
| 004-008 | Giros & Finanzas C.F. |
| 004-023 | Serfinansa |
| 004-026 | Tuya |
| 004-121 | Financiera Juriscoop C.F. |
| 032-005 | Confiar Cooperativa Financiera |
| 118-001 | CREDIBANCO |
| 118-002 | ACH Colombia S.A. |
| 118-003 | Servibanca S.A. |
| 118-004 | A Toda Hora S.A. "ATH" |
| 118-005 | REDEBAN Multicolor S.A. |
| 118-006 | Visionamos Sistema de Pago de Bajo Valor |
| 118-007 | Assenda Red S.A. |
6. TABLA 2: CODIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
| Código | Tipo de transacción |
| 1 | Retiro Tarjeta Débito |
| 2 | Pago POS tarjeta Débito |
| 3 | Transferencia Tarjeta débito |
| 4 | Retiro Cajero Tarjeta Crédito |
| 5 | Pago POS tarjeta Crédito |
| 6 | Compra con Tarjeta Debito |
| 7 | Compra con Tarjeta Crédito |
| 0 | Otro |
ANEXO: INSTRUCTIVO TRANSACCIONES CON TARJETAS INTERNACIONALES
| TEMA: | Transacciones realizadas en Colombia con tarjetas débito y crédito expedidas en el exterior. |
| NOMBRE DE PROFORMA: | Reporte de Transacciones de Tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior |
| OBJETIVO: | Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF, sobre las transacciones con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior, realizadas en el país durante el mes que se reporta. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia que administren o representen franquicias tales como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras. |
| PERIODICIDAD: | Mensual |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | Ultimo día de cada mes |
| FECHA DE REPORTE: | Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte mensual. |
| MEDIO DE ENVÍO: | Sistema de Reporte en Línea |
| ENTIDAD USUARIA: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF |
INSTRUCTIVO
Generalidades
Las entidades vigiladas que administren, representen y/o sean miembros de franquicias tales como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras; deberán reportar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, las operaciones compensadas con tarjetas crédito o debito expedidas en el exterior y realizadas a través de cajeros electrónicos o sistemas de pago de bajo valor y que individualmente o sumadas en el periodo, igualen o superen el valor de diez millones de pesos m/cte ($ 10.000.000).
Solo se deben reportar las transacciones exitosas.
En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx
Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción que haya dado lugar al reporte, se deberá realizar el reporte negativo a través del sistema de reporte en línea.
Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios.
La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO” el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.
Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página WEB de la Superintendencia Financiera www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Transacciones con Tarjetas Débito y Crédito expedidas en el exterior”.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF www.uiaf.gov.co podrá descargar: Codificación DANE para departamentos y municipios, Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones y archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido.
ENCABEZADO:
Entidad: Identificación de la entidad reportante. Indicando sector (01 sector financiero), Tipo y Código de la entidad asignado por la SFC.
Fecha de corte: Fecha del corte bajo formato AAAA-MM-DD y corresponde al último día del mes reportado.
CUERPO DEL FORMATO:
Columna 1 - Subcuenta: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.
Columna 2 - Fecha y Hora de la Transacción: Registre la fecha y hora en la cual se realizó la transacción, bajo el formato AAAA-MM-DD_HH:MM:SS, donde AAAA año, MM mes, DD días, HH hora, MM minutos y SS segundos.
Columna 3 - Código entidad: Registre el código de la red a la que pertenece el cajero o dispositivo, de acuerdo con la codificación citada en la tabla 1 de este instructivo. El número de la entidad está conformada por el tipo de entidad y el código de la entidad.
Columna 4 - Código Cajero o POS: Registre el código que identifica al cajero o al dispositivo en la red.
Columna 5 - Número Transacción: Registre el número que identifica la transacción en el dispositivo.
Columna 6 - Tipo Transacción: Registre el código que identifica el tipo de transacción, de acuerdo con la codificación citada en la tabla 2 de este instructivo.
Columna 7 – Código País: Registre el código del País de expedición de la tarjeta, de acuerdo con el estándar ISO 3166.
Para las operaciones locales por ventanilla se debe dejar en blanco. Campo Opcional
Columna 8 – Código BIN: Registre el número BIN de la tarjeta.
Columna 9 – Número de la tarjeta: Registre el número que identifica la tarjeta.
Columna 10 - Valor de la Transacción en pesos: Registre el monto exacto por el cual se hizo la transacción en pesos, sin incluir decimales, ni separadores de miles.
Columna 11 – Nombre Establecimiento: Registre el nombre del establecimiento donde se realiza la transacción. Campo Opcional.
Columna 12 – Código Departamento / Municipio: Registre el código del departamento / municipio donde se realiza la transacción, de acuerdo con la codificación del DANE. Bogotá por ser Distrito Capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
Tabla 1.
CODIFICACIÓN DE REDES
| Código | Entidad |
| 001-001 | Banco de Bogotá |
| 001-002 | Banco Popular |
| 001-006 | Banco Corpbanca |
| 001-007 | Bancolombia |
| 001-009 | Citibank |
| 001-012 | Banco Gnb Sudameris |
| 001-013 | Bbva Colombia |
| 001-023 | Banco De Occidente |
| 001-030 | Banco Caja Social Bcsc |
| 001-039 | Banco Davivienda |
| 001-042 | Colpatria Red Multibanca |
| 001-043 | Banagrario |
| 001-049 | Av Villas |
| 001-054 | Bancoomeva |
| 001-055 | Finandina |
| 001-056 | Banco Falabella S.A. |
| 001-057 | Banco Pichincha S.A. |
| 001-058 | Coopcentral |
| 004-008 | Giros & Finanzas C.F. |
| 004-023 | Serfinansa |
| 004-026 | Tuya |
| 004-121 | Financiera Juriscoop C.F. |
| 032-005 | Confiar Cooperativa Financiera |
| 118-001 | CREDIBANCO |
| 118-002 | ACH Colombia S.A. |
| 118-003 | Servibanca S.A. |
| 118-004 | A Toda Hora S.A. "ATH" |
| 118-005 | REDEBAN Multicolor S.A. |
| 118-006 | Visionamos Sistema de Pago de Bajo Valor |
| 118-007 | Assenda Red S.A. |
Tabla 2.
CODIFICACIÓN DE TRANSACCIONES
| Código | Tipo de transacción |
| 1 | Retiro Tarjeta Débito |
| 2 | Pago POS tarjeta Débito |
| 3 | Transferencia Tarjeta débito |
| 4 | Retiro Cajero Tarjeta Crédito |
| 5 | Pago POS tarjeta Crédito |
| 6 | Compra con Tarjeta Debito |
| 7 | Compra con Tarjeta Crédito |
| 0 | Otro |
DOCUMENTO TÉCNICO DEL ANEXO VI
REPORTE DE PRODUCTOS OFRECIDOS POR LAS ENTIDADES VIGILADAS
Última Actualización: Diciembre 2016
Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información, sobre la existencia de todos los productos vigentes activos o inactivos, que representen operaciones activas y/o pasivas, a la Unidad de Información y Análisis Financiero.
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:
2. Especificaciones Iniciales
| Tema: | Información de productos ofrecidos por las entidades vigiladas. |
| Nombre del procedimiento | Productos pasivos y activos ofrecidos por las entidades vigiladas vigentes activos o inactivos. |
| Formato: | Archivo plano. |
| Objetivo: | Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre productos pasivos y activos ofrecidos por las entidades vigiladas. |
| Tipo de entidad a la que aplica: | Todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que ofrezcan productos vigentes (pasivos y activos) tales como: inversiones, depósitos, aportes a fondos de pensiones, negocios fiduciarios, entre otros. |
| Entidad usuaria: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF. |
| Fecha de entrega de la información: | Los primeros diez (10) días calendario después de la fecha de corte del periodo mensual. |
| Medio de envío: | Sistema de Reporte en Línea. |
| Periodicidad: | Mensual (1 archivo mensual ) |
| Extensión y nombre del archivo: | Formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA, donde S identifica el sector, la T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia, MM para mes y AA para año. El archivo debe tener extensión.txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI. |
| Longitud de registro: | 532 posiciones. |
2. Estructura del Archivo
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros:
Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).
Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.
Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo).
3. Diseño de los Registros
Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor 0. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.-Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de corte inicial | 19 | 28 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al primer día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2013 será 2013-01-01-Campo obligatorio |
| 4 | Fecha de corte final | 29 | 38 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 31 del 2013 será 2013-01-31-Campo obligatorio |
| 5 | Número total de productos reportados | 39 | 48 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 6 | Fin de Registro | 49 | 532 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 532 posiciones.-Campo obligatorio |
Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas)
IMPORTANTE: Los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar EN BLANCO.
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo Número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Inicia en 1. -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 2 | Número del producto | 11 | 30 | Alfanumérico | -Número que identifica el producto de inversión. -No incluir guiones ni otros separadores. -Alineado a la izquierda -Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de vinculación | 31 | 40 | Numérico | -Fecha de vinculación del producto bajo formato AAAA-MM-DD. -Si el día o el mes tiene un solo digito se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 de 2008 será 2008-01-01-Campo obligatorio |
| 4 | Tipo de Producto | 41 | 43 | Numérico | 01 Cuentas Corrientes 02 Cuentas de Ahorro 03 Créditos 04 Tarjeta Crédito 05 Certificados de Depósito 06 Fondos Fiduciarios 07 Fondos Pensiones y Cesantías 08 Operaciones Realizadas por Otra Entidad 10 Servicios de almacenes generales de depósito 11 Operaciones de remate y subasta pública 13 Pensiones obligatorias con aportes voluntarios 14 Fideicomisos de Inversión 15 Administración de portafolios de terceros 16 CDM Certificado depósito mercancías 17 Transferencias Internacionales 19 CDAT Certificado de ahorro a Término 20 Titulo Valor 21 Carteras colectivas 22 Administración de valores 23 Aceptación Bancaria30 Leasing financiero 54 Transferencias Nacionales 61 Fondo Común 62 Fondos de pensiones voluntarias 63 Encargo Fiduciario 64 Fondo de Inversión 66 CDT Certificados de depósitos a término 68 Inversiones en renta fija y renta variable 72 Crédito Ordinario 75 Seguro de Vida 76 Seguro Automóviles 77 Compraventa de Divisas 78 Acciones 79 Operación de Giro 80 Operaciones Forward 83 Repos 84 CAT 85 CGT 86 CPT 87 Pagos a Terceros 90 Depósitos de ahorro a la vista 91 Depósitos de ahorro a término (CDAT-Cooperativa) 92 Depósitos de ahorro contractual 93 Depósitos de ahorro permanente 94 Aportes (Entidades Cooperativas) 95 Aportes o Ahorros Voluntarios 96 Otros Títulos o Depósitos 97 Cuentas de Ahorro electrónicas 98 Operaciones a través de Bolsas de Productos 102 Fondo de Valores 103 Créditos Comerciales 104 Créditos de Consumo 105 Créditos de Vivienda 106 Factoring 107 Cuentas corrientes en moneda extranjera 09 Otro. Campo Obligatorio |
| 5 | Código del Departamento / Municipio donde se constituyó el producto | 44 | 48 | Numérico | -De acuerdo con la codificación del DANE. -Alineado a la derecha. -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001. -Campo obligatorio |
| 6 | Tipo de Identificación del titular 1 | 49 | 50 | Numérico | (06) Carné diplomático (07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia (08) Fideicomiso (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio |
| 7 | Número Identificación del titular 1 | 51 | 70 | Alfanumérico | Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la Persona o Empresa. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación. -Campo obligatorio |
| 8 | Primer Apellido del titular 1 | 71 | 110 | Alfanumérico | - Primer Apellido de la Persona. - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural |
| 9 | Segundo Apellido del titular 1 | 111 | 150 | Alfanumérico | - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional |
| 10 | Primer Nombre del titular 1 | 151 | 190 | Alfanumérico | - Primer Nombre de la PersonaSolo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural |
| 11 | Otros Nombres del titular 1 | 191 | 230 | Alfanumérico | - Otros Nombres de la Persona - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional |
| 12 | Razón Social de la Persona Jurídica titular 1 | 231 | 290 | Alfanumérico | - Razón social de la empresa - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica |
| 13 | Tipo de Identificación del titular 2 | 291 | 292 | Numérico | (06) Carné diplomático (07) Sociedad extranjera sin NIT en Colombia (08) Fideicomiso (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo opcional |
| 14 | Número Identificación del titular 2 | 293 | 312 | Alfanumérico | Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la Persona o Empresa. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación. -Campo opcional |
| 15 | Primer Apellido del titular 2 | 313 | 352 | Alfanumérico | - Primer Apellido de la Persona. - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional |
| 16 | Segundo Apellido del titular 2 | 353 | 392 | Alfanumérico | - Segundo Apellido de la Persona Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional |
| 17 | Primer Nombre del titular 2 | 393 | 432 | Alfanumérico | - Primer Nombre de la PersonaSolo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional |
| 18 | Otros Nombres del titular 2 | 433 | 472 | Alfanumérico | - Otros Nombres de la Persona- Solo diligenciar en caso de ser una Persona Natural, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional |
| 19 | Razón Social de la Persona Jurídica titular 2 | 473 | 532 | Alfanumérico | - Razón social de la empresa - Solo diligenciar en caso de ser una Persona Jurídica, de lo contrario dejar en blanco. - Alineado a la izquierda. -Campo opcional |
Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Valor 0. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio |
| 3 | Número total de productos reportados | 19 | 28 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 4 | Fin de Registro | 29 | 532 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 532 posiciones. -Campo obligatorio |
4. Características adicionales de la información
3. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma.
4. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:
· Codificación DANE para departamentos y municipios.
ANEXO: INSTRUCTIVO PRODUCTOS ENTIDADES VIGILADAS
| TEMA: | Productos ofrecidos por las entidades vigiladas |
| NOMBRE DE PROFORMA: | Reporte de productos ofrecidos por las entidades vigiladas. |
| OBJETIVO: | Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre productos (pasivos y activos) vigentes ofrecidos por las entidades vigiladas destinados a la inversión, ahorro, captación, depósito, entre otros. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que ofrezcan los productos financieros que se detallan en el presente instructivo. |
| PERIODICIDAD: | Mensual. |
| FECHA DE REPORTE: | Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al corte del mes. |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | Último día de cada Mes. |
| MEDIO DE ENVÍO: | Sistema de Reporte en Línea. |
| ENTIDAD USUARIA: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero -UIAF-. |
INSTRUCTIVO
Generalidades
Las entidades deberán remitir mensualmente a la UIAF, la información sobre la existencia de todos los productos vigentes activos o inactivos, que representen operaciones activas y/o pasivas tales como: inversiones, depósitos, aportes a fondos de pensiones, negocios fiduciarios, entre otros y los titulares de los mismos, por ejemplo:
1. Depósitos en cuentas Corrientes
2. Depósitos en cuentas de Ahorro
3. Créditos
4. Tarjeta crédito
5. Certificados de depósito
6. Fondos fiduciarios
7. Fondos de pensiones y cesantías
8. Operaciones realizadas por otra entidad
9. Servicios de almacenes generales de depósito
10. Operaciones de remate y subasta pública
11. Pensiones obligatorias con aportes voluntarios
12. Fideicomisos de Inversión
13. Administración de portafolios de terceros
14. CDM Certificado depósito mercancías
15. Transferencias Internacionales
16. CDAT Certificado de ahorro a Término
17. Titulo Valor
18. Carteras colectivas
19. Administración de valores
20. Aceptacion Bancaria
21. Leasing financiero
22. Transferencias Nacionales
23. Fondo Común
24. Fondos de pensiones voluntarias
25. Encargo Fiduciario
26. Fondo de Inversion
27. CDT Certificados de depósitos a término
28. Inversiones en renta fija y renta variable
29. Crédito Ordinario
30. Seguro de Vida
31. Seguro Automoviles
32. Compraventa de Divisas
33. Acciones
34. Operación de Giro
35. Operaciones Forward
36. Repos
37. CAT
38. CGT
39. CPT
40. Pagos a Terceros
41. Depósitos de ahorro a la vista
42. Depósitos de ahorro a término (CDAT-Cooperativa)
43. Depósitos de ahorro contractual
44. Depósitos de ahorro permanente
45. Aportes (Entidades Cooperativas)
46. Aportes o Ahorros Voluntarios
47. Otros Títulos o Depósitos
48. Cuentas de Ahorro electrónicas
49. Operaciones a traves de Bolsas de Productos
50. Fondo de Valores
51. Créditos Comerciales
52. Créditos de consumo
53. Créditos de Vivienda
54. Factoring
55. Cuentas corrientes en moneda extranjera
56. Otros (Se excluyen los depósitos de dinero electrónico que cumplan con los requisitos señalados en los numerales 7.1 y 7.2 del Capítulo 4 del Título II de la Circular Básica Jurídica).
Se debe reportar la información que tenga la entidad al último día del Mes. Es decir, se debe remitir la información que tenga la entidad el último día del mes y no la acumulada en el respectivo periodo.
Se exceptúa del presente reporte los productos constituidos directamente entre entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y aquellos constituidos con el Banco de la República. Es decir, solo debe reportarse la información correspondiente a productos constituidos en beneficio o por cuenta de un tercero diferente a una entidad vigilada y al Banco de la República.
Todas las entidades quedarán exentas de entrega de información de operaciones activas y pasivas que se canalicen a través del mercado de valores colombiano que se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Valores y emisores (compraventa de títulos valores).
Para cada periodo de reporte las entidades deberán relacionar la información del titular y de todos los productos vigentes activos e inactivos (No se deben reportar saldos o montos), conforme al documento técnico.
Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios.
En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx.
En el evento en que no exista información que reportar, se deberá realizar el reporte negativo a través del Sistema de Reporte en Línea.
La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO” el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.
Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Productos ofrecidos por las entidades vigiladas - UIAF”. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF www.uiaf.gov.co podrá descargar: Codificación DANE para departamentos y municipios.
ENCABEZADO:
Entidad: Identificación de la entidad reportante. Indicando sector (01 sector financiero), Tipo y Código de la entidad asignado por la SFC.
Fecha de corte inicial: Fecha de corte inicial bajo el formato AAAA-MM-DD y corresponde al primer día del periodo reportado.
Fecha de corte final: Fecha de corte final bajo el formato AAAA-MM-DD y corresponde al último día del periodo reportado.
CUERPO DEL FORMATO:
Columna 1 - Subcuenta: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.
Columna 2 – Número del producto: Se registra el número que identifica el producto.
Columna 3 - Fecha de vinculación: Se registra la fecha de vinculación del producto bajo el formato AAAA-MM-DD.
Columna 4 – Tipo de producto: Se registra el tipo de producto utilizando los siguientes códigos:
01 Cuentas Corrientes, 02 Cuentas de Ahorro, 03 Créditos, 04 Tarjeta Crédito, 05 Certificados de Depósito, 06 Fondos Fiduciarios, 07 Fondos Pensiones y Cesantías, 08 Operaciones Realizadas por Otra Entidad, 10 Servicios de almacenes generales de depósito, 11 Operaciones de remate y subasta pública, 13 Pensiones obligatorias con aportes voluntarios, 14 Fideicomisos de Inversión, 15 Administración de portafolios de terceros, 16 CDM Certificado depósito mercancías, 17 Transferencias Internacionales, 19 CDAT Certificado de ahorro a Término, 20 Titulo Valor, 21 Carteras colectivas, 22 Administración de valores, 23 Aceptación Bancaria, 30 Leasing financiero, 54 Transferencias Nacionales, 61 Fondo Común, 62 Fondos de pensiones voluntarias, 63 Encargo Fiduciario, 64 Fondo de Inversión, 66 CDT Certificados de depósitos a término, 68 Inversiones en renta fija y renta variable, 72 Crédito Ordinario, 75 Seguro de Vida, 76 Seguro Automóviles, 77 Compraventa de Divisas, 78 Acciones, 79 Operación de Giro, 80 Operaciones Forward, 83 Repos, 84 CAT, 85 CGT, 86 CPT, 87 Pagos a Terceros, 90 Depósitos de ahorro a la vista, 91 Depósitos de ahorro a término (CDAT-Cooperativa), 92 Depósitos de ahorro contractual, 93 Depósitos de ahorro permanente, 94 Aportes (Entidades Cooperativas), 95 Aportes o Ahorros Voluntarios, 96 Otros Títulos o Depósitos, 97 Cuentas de Ahorro electrónicas, 98 Operaciones a través de Bolsas de Productos, 102 Fondo de Valores, 103 Créditos Comerciales, 104 Créditos de Consumo, 105 Créditos de Vivienda, 106 Factoring, 107 Cuentas corrientes en moneda extranjera y 09 Otro.
Columna 5 – Código Departamento / Municipio: Se registra el código del departamento y municipio donde se constituyó el producto, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
Columna 6 - Tipo de identificación del Titular : Se debe registrar el tipo de documento de identificación del primer titular del producto. Los códigos a utilizar son: 06=Carné diplomático, 07=Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 08=Fideicomiso, 11= Registro Civil de Nacimiento, 12=Tarjeta de identidad, 13=Cédula de Ciudadanía, 21= Tarjeta de Extranjería, 22=Cedula de Extranjería, 31=NIT, 41=Pasaporte, 42=Tipo de Documento Extranjero, 00=Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.
Columna 7 - Número de identificación del Titular 1: Se debe registrar el número del documento de identificación de la persona o empresa que aparece como primer titular del producto. En caso de ser una persona jurídica, incluir el dígito de verificación. Campo obligatorio.
Columna 8 - Primer apellido del Titular 1: Se registra el primer apellido de la persona natural que aparece como primer titular del producto. Campo obligatorio.
Columna 9 - Segundo apellido del Titular 1: Se registra el segundo apellido de la persona natural que aparece como primer titular del producto.
Columna 10 - Primer nombre del Titular 1: Se registra el primer nombre de la persona natural que aparece como primer titular del producto. Campo obligatorio.
Columna 11 - Otros nombres del Titular 1: Se registran otros nombres de la persona natural que aparece como primer titular del producto.
Columna 12 - Razón social del Titular 1: Se registra el nombre de la persona jurídica que aparece como primer titular del producto. Campo obligatorio.
Columna 13 - Tipo de identificación del Titular 2: Se debe registrar el tipo de documento de identificación del segundo titular del producto. Los códigos a utilizar son: 06=Carné diplomático, 07=Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 08=Fideicomiso, 11= Registro Civil de Nacimiento, 12=Tarjeta de identidad, 13=Cédula de Ciudadanía, 21= Tarjeta de Extranjería, 22=Cedula de Extranjería, 31=NIT, 41=Pasaporte, 42=Tipo de Documento Extranjero, 00=Otro tipo de identificación. Campo opcional.
Columna 14 - Número de identificación del Titular 2: Se debe registrar el número del documento de identificación de la persona o empresa que aparece como segundo titular del producto. En caso de ser una persona jurídica, incluir el dígito de verificación. Campo opcional.
Columna 15 - Primer apellido del Titular 2: Se registra el primer apellido de la persona natural que aparece como segundo titular del producto.
Columna 16 - Segundo apellido del Titular 2: Se registra el segundo apellido de la persona natural que aparece como segundo titular del producto.
Columna 17 - Primer nombre del Titular 2: Se registra el primer nombre de la persona natural que aparece como segundo titular del producto.
Columna 18 - Otros nombres del Titular 2: Se registran otros nombres de la persona natural que aparece como segundo titular del producto.
Columna 19 - Razón social del Titular 2: Se registra el nombre de la persona jurídica que aparece como segundo titular del producto.
DOCUMENTO TÉCNICO DEL ANEXO VII
REPORTE DE PATRIMONIOS AUTONOMOS - LEY 1508 DE 2012
Diciembre 2016
Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre patrimonios autónomos a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF.
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:
3. Especificaciones Iniciales
| Tema: | Reporte de las fiduciarias vigiladas por la Superintendencia Financiera, a través de las cuales se constituyen patrimonios autónomos para la administración de los recursos de que trata la Ley 1508 de 2012. |
| Nombre del procedimiento | Fiduciarias reportantes por Ley 1508 de 2012. |
| Formato: | Archivo plano. |
| Objetivo: | Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre patrimonios autónomos que se constituyan a través de fiduciarias para cumplir con lo dispuesto en la Ley 1508 de 2012. |
| Tipo de entidad a la que aplica: | Todas las Sociedades Fiduciarias sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, a través de las que constituyan patrimonios autónomos, en atención a lo dispuesto en la Ley 1508 de 2012. |
| Entidad usuaria: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF. |
| Fecha de entrega de la información: | Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la constitución del Patrimonio Autónomo de que trata la Ley 1508 de 2012. |
| Medio de envío: | Sistema de Reporte en Línea. |
| Periodicidad: | Cada vez que se constituya un patrimonio autónomo de conformidad con la Ley 1508 de 2012. |
| Longitud de registro: | 449 posiciones. |
2. Estructura del Archivo
Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros:
Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).
Tipo 2: Contiene información referente al patrimonio autónomo. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como patrimonios autónomos declarados.
Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo).
3. Diseño de los Registros
Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor 0. -Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de corte | 19 | 28 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 31 del 2013 será 2013-01-31 -Campo obligatorio |
| 4 | Número total de patrimonios autónomos reportados | 29 | 38 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 5 | Fin de Registro | 39 | 449 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 449 posiciones. -Campo obligatorio |
Registros tipo 2 (Detalle - Todos los patrimonios autónomos reportados)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo Número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Inicia en 1. -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 2 | Número del contrato de fiducia | 11 | 30 | Alfanumérico | -Número que identifica el contrato por el cual se constituye el patrimonio autónomo. -No incluir guiones ni otros separadores. -Alineado a la izquierda -Campo obligatorio |
| 3 | Fecha de constitución | 31 | 40 | Alfanumérico | -Fecha de constitución del patrimonio autónomo - Formato AAAA-MM-DD. -Campo obligatorio |
| 4 | Fecha de terminación o condición suspensiva | 41 | 50 | Alfanumérico | -Fecha de terminación del patrimonio autónomo - Formato AAAA-MM-DD. -Campo obligatorio |
| 5 | Código del Departamento / Municipio donde se constituyó el patrimonio autónomo | 51 | 55 | Numérico | -De acuerdo con la codificación del DANE. -Alineado a la derecha. -Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001. -Campo obligatorio |
| 6 | Tipo de Identificación del fideicomitente | 56 | 57 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio |
| 7 | Número Identificación del fideicomitente | 58 | 77 | Alfanumérico | Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación del fideicomitente. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - incluir digito de verificación. -Campo obligatorio |
| 8 | Nombre Completo Fideicomitente | 78 | 177 | Alfanumérico | - Nombre Completo Fideicomitente. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio |
| 9 | Valor de los recursos administrados | 178 | 197 | Numérico | -Valor de los recursos administrados, sin incluir decimales, ni separadores de miles. -Valores positivos. -Valor en pesos. -Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la derecha -Campo obligatorio |
| 10 | Número Identificación entidad pública que celebra el contrato de asociación. | 198 | 217 | Alfanumérico | Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación de la entidad pública. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. -incluir digito de verificación. -Campo obligatorio |
| 11 | Nombre entidad pública que celebra el contrato de asociación. | 218 | 317 | Alfanumérico | -Nombre entidad pública que celebra el contrato de patrimonio autónomo. - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio |
| 12 | Objeto del contrato de asociación. | 318 | 417 | Alfanumérico | -Breve descripción del objeto del contrato de patrimonio autónomo constituido. -Alineado a la izquierda. -Campo opcional |
| 13 | Tiempo/plazos de ejecución del contrato de asociación. | 418 | 427 | Numérico | - Tiempo/plazos de ejecución del contrato de asociación en meses. - Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 14 | Tipo de Identificación del beneficiario del contrato de fiducia. | 428 | 429 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación NOTA: Si existe más de un beneficiario se deberá generar un nuevo registro con toda la información de los campos 1 al 13 y adicionar la información del siguiente beneficiario. -Campo obligatorio |
| 15 | Número Identificación del beneficiario del contrato de fiducia. | 430 | 449 | Alfanumérico | -Alineado a la izquierda. -Número del documento de identificación del beneficiario. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. - En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación. NOTA: Si existe más de un beneficiario se deberá generar un nuevo registro con toda la información de los campos 1 al 13 y adicionar la información del siguiente beneficiario.-Campo obligatorio |
Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Pos final | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Valor 0.-Alineado a la derecha.-Campo obligatorio |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio |
| 3 | Número total de patrimonios autónomos reportados | 19 | 28 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio |
| 4 | Fin de Registro | 29 | 449 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 449 posiciones. -Campo obligatorio |
4. Características adicionales de la información
5. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma.
6. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:
· Codificación DANE para departamentos y municipios.
ANEXO: INSTRUCTIVO PATRIMONIOS AUTÓNOMOS
| Tema: | Reporte de las fiduciarias vigiladas por la Superintendencia Financiera, a través de las cuales se constituyen patrimonios autónomos para la administración de los recursos de que trata la Ley 1508 de 2012. |
| Nombre del procedimiento | Reporte Patrimonios Autónomos - Ley 1508 de 2012. |
| Formato: | Archivo plano. |
| Objetivo: | Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre patrimonios autónomos que se constituyan a través de fiduciarias para cumplir con lo dispuesto en la Ley 1508 de 2012. |
| Tipo de entidad a la que aplica: | Todas las Sociedades Fiduciarias sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, a través de las que constituyan patrimonios autónomos, en atención a lo dispuesto en la Ley 1508 de 2012. |
| Entidad usuaria: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero -UIAF. |
| Fecha de entrega de la información: | Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la constitución del Patrimonio Autónomo de que trata la Ley 1508 de 2012. |
| Medio de envío: | Sistema de Reporte en Línea. |
| Periodicidad: | Cada vez que se constituya un patrimonio autónomo de conformidad con la Ley 1508 de 2012. |
INSTRUCTIVO
Generalidades
Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre patrimonios autónomos a la Unidad de Información y Análisis Financiero.
Todas las Sociedades Fiduciarias sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia deberán entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), sobre patrimonios autónomos que se constituyan a través de fiduciarias para cumplir con lo dispuesto en la Ley 1508 de 2012. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la constitución del Patrimonio Autónomo.
En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx
La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO”, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.
ENCABEZADO:
Entidad: Identificación de la entidad reportante. Indicando sector (01 sector financiero), Tipo y Código de la entidad asignado por la SFC.
Fecha de corte: Fecha del corte bajo formato AAAA-MM-DD y corresponde al último día del mes reportado.
CUERPO DEL FORMATO:
Columna 1 - Consecutivo Número de registro: Inicia en 1. No se puede repetir. Alineado a la derecha. Campo obligatorio.
Columna 2 - Número del contrato de fiducia: Número que identifica el contrato por el cual se constituye el patrimonio autónomo. No incluir guiones ni otros separadores. Alineado a la izquierda Campo obligatorio.
Columna 3 - Fecha de constitución: Fecha de constitución del patrimonio autónomo, formato AAAA-MM-DD. Campo obligatorio.
Columna 4 - Fecha de terminación o condición suspensiva: Fecha de terminación del patrimonio autónomo. Formato AAAA-MM-DD. Campo obligatorio.
Columna 5 - Código del Departamento / Municipio donde se constituyó el patrimonio autónomo: De acuerdo con la codificación del DANE. Alineado a la derecha. Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001. Campo obligatorio.
Columna 6 - Tipo de Identificación del fideicomitente: Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.
Columna 7 - Número Identificación del fideicomitente: Alineado a la izquierda. Número del documento de identificación del fideicomitente. Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. Incluir digito de verificación. Campo obligatorio.
Columna 8 - Nombre Completo Fideicomitente: Nombre Completo Fideicomitente. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.
Columna 9 - Valor de los recursos administrados: Valor de los recursos administrados, sin incluir decimales, ni separadores de miles. Valores positivos. Valor en pesos. Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Alineado a la derecha. Campo obligatorio.
Columna 10 - Número Identificación entidad pública que celebra el contrato de asociación: Alineado a la izquierda. Número del documento de identificación de la entidad pública. Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. Incluir digito de verificación. Campo obligatorio.
Columna 11 - Nombre entidad pública que celebra el contrato de asociación: Nombre entidad pública que celebra el contrato de patrimonio autónomo. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.
Columna 12 - Objeto del contrato de asociación. Breve descripción del objeto del contrato de patrimonio autónomo constituido. Alineado a la izquierda.
Columna 13 - Tiempo/plazos de ejecución del contrato de asociación: Tiempo/plazos de ejecución del contrato de asociación en meses. Alineado a la derecha. Campo obligatorio.
Columna 14 - Tipo de Identificación del beneficiario del contrato de fiducia. Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cedula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación.
NOTA: Si existe más de un beneficiario se deberá generar un nuevo registro con toda la información de los campos 1 al 13 y adicionar la información del siguiente beneficiario.
Columna 15 - Número Identificación del beneficiario del contrato de fiducia. Alineado a la izquierda. Número del documento de identificación del beneficiario. Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. En caso de ser una Persona Jurídica, incluir digito de verificación. NOTA: Si existe más de un beneficiario se deberá generar un nuevo registro con toda la información de los campos 1 al 13 y adicionar la información del siguiente beneficiario.
DOCUMENTO TÉCNICO DEL ANEXO VIII
REPORTE DE INFORMACIÓN SOBRE CAMPAÑAS POLÍTICAS Y PARTIDOS POLÍTICOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF
Diciembre 2016
Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera para el reporte de información de las cuentas e información general de las campañas políticas y el procedimiento para el suministro de la información a la UIAF.
1. Especificaciones iniciales
| Tema: | Suministro de información de campañas políticas y partidos políticos. |
| Nombre del procedimiento | Información sobre campañas políticas y partidos políticos. |
| Formato: | Archivo plano. |
| Objetivo: | Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero sobre las cuentas y productos de las campañas políticas y partidos políticos. |
| Tipo de entidad a la que aplica: | Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. |
| Entidad usuaria: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF. |
| Periodicidad: | Mensual con actualización de la información, hasta terminación de la relación contractual. |
| Fecha de corte de la información: | Último día de cada mes. |
| Fecha de entrega de la información: | Dentro de los quince (15) primeros días calendario de cada mes. |
| Medio de envío: | . |
| Número de archivos: | Entregar (2) archivos. -Campaña Política o Partido Político. -Cuentas o Productos. |
| Longitud de registro: | Para primer archivo: 541 posiciones.Para segundo archivo: 752 posiciones. |
2. Estructura de los archivos
Se deben entregar (2) archivos tipo texto. La estructura de cada archivo contiene 3 tipos de registros:
Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).
Tipo 2: (Detalle del archivo)
El primer archivo contiene un registro por cada campaña política, grupo político o partido político que tenga productos en la entidad.
El segundo archivo contiene un registro por cada producto financiero que pertenezca a un grupo político, campaña política o partido político
Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (Cola del archivo).
3. Diseño de los Registros
3.1 Primer Archivo – Campañas Políticas y Partidos Políticos (Información sobre las campañas y los partidos)
Registro Tipo 1 - Cabecera (1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor 0. -Alineado a la derecha. |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. |
| 3 | Fecha de corte | 19 | 28 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2013 será 2013-01-01. -Campo obligatorio. |
| 4 | Número de registros reportados | 29 | 38 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio. |
| 5 | Tipo de Información | 39 | 39 | Numérico | -(1) información sobre la campaña o partido político. |
| 6 | Fin de Registro | 40 | 541 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 541 posiciones. -Campo obligatorio. |
Registro Tipo 2 - Detalles (Incluir un registro por cada campaña política, grupo político o partido político que tenga productos en la entidad)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Nombre de la campaña o partido político | 1 | 40 | Alfanumérico | -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Nombre de la campaña, grupo político o partido político |
| 2 | Número de identificación de la campaña o grupo político | 41 | 60 | Alfanumérico | -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Número de identificación del grupo político. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. |
| 3 | Nombre del representante legal | 61 | 160 | Alfanumérico | -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Nombre completo del representante legal (Nombres y Apellidos) |
| 4 | Número de identificación del representante legal. | 161 | 180 | Alfanumérico | -Número que identifica al representante legal del grupo político o partido político. -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. |
| 5 | Tipo de Identificación del Representante Legal | 181 | 182 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. |
| 6 | Dirección | 183 | 282 | Alfanumérico | -Dirección completa de la sede principal donde opera el grupo político o partido político. - Campo obligatorio. |
| 7 | Teléfono | 283 | 292 | Alfanumérico | -Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales. -Únicamente un (1) teléfono, en el cual se contacte a la persona. -Alineado a la izquierda. - Campo obligatorio. |
| 8 | Código Departamento y Municipio. | 293 | 297 | Alfanumérico | - Código departamento y municipio donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE. -Campo obligatorio, alineado a la derecha. |
| 9 | Nombre Tesorero | 298 | 397 | Alfanumérico | - Nombre completo del tesorero oficial de la campaña (Apellidos y Nombres). - Campo obligatorio. |
| 10 | Número de identificación Tesorero | 398 | 417 | Alfanumérico | -Número que identifica al tesorero oficial de la campaña política o partido político. -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. |
| 11 | Tipo de Identificación del Tesorero | 418 | 419 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. |
| 12 | Nombre Revisor Fiscal | 420 | 519 | Alfanumérico | Nombre completo del revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político (Nombres y Apellidos). |
| 13 | Número de identificación Revisor Fiscal | 520 | 539 | Alfanumérico | -Número que identifica al revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político. -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. |
| 14 | Tipo de Identificación del Revisor Fiscal | 540 | 541 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. |
Registro tipo 3 – Cola (1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | - Siempre el valor “0”.-Alineado a la derecha. |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. |
| 3 | Número de registros reportados | 19 | 28 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio. |
| 4 | Fin de Registro | 29 | 541 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 541 posiciones.-Campo obligatorio. |
3.2 Segundo Archivo – Cuentas (Información de las cuentas de la campaña política o del partido político)
Registro Tipo 1 - Cabecera (1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo | 1 | 10 | Numérico | -Siempre el valor cero “0”. -Alineado a la derecha. |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio. |
| 3 | Fecha de corte | 19 | 28 | Numérico | -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del periodo reportado.-Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2013 será 2013-01-01.-Campo obligatorio. |
| 4 | Número de registros reportados | 29 | 38 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportadas en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio. |
| 5 | Tipo de Información | 39 | 39 | Numérico | -(1) información sobre la campaña o partido político. |
| 6 | Fin de Registro | 40 | 752 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 752 posiciones. -Campo obligatorio. |
Registro Tipo 2 - Detalles (Incluir un registro por cada producto financiero que pertenezca a un grupo político, campaña política o partido político).
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Nombre del grupo político | 1 | 100 | Alfanumérico | -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Nombre del grupo político o partido político. |
| 2 | Número de identificación del grupo político | 101 | 120 | Alfanumérico | -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Número de identificación del grupo político. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. |
| 3 | Número de cuenta | 121 | 140 | Alfanumérico | -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Número de la cuenta o producto registrado por el grupo político o partido político. |
| 4 | Tipo de Producto | 141 | 142 | Alfanumérico | -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. - Tipo de producto registrado. 01 Cuenta corriente. 02 Cuenta de ahorros. 09 Otro. |
| 5 | Número de identificación del Titular | 143 | 162 | Alfanumérico | -Campo obligatorio, alineado a la izquierda. -Número de Identificación Titular de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. |
| 6 | Tipo de Identificación del Titular | 163 | 164 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. |
| 7 | Nombre del Titular | 165 | 264 | Alfanumérico | -Nombre completo. -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. - Campo obligatorio. |
| 8 | Número de identificación Firma Autorizada 1 | 265 | 284 | Alfanumérico | -Número de Identificación de la persona con firma Autorizada de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. - Campo obligatorio. |
| 9 | Tipo de Identificación de Firma Autorizada 1 | 285 | 286 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo obligatorio. |
| 10 | Nombre de Firma Autorizada 1 | 287 | 386 | Alfanumérico | -Nombre completo. -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. - Campo obligatorio. |
| 11 | Número de identificación Firma Autorizada 2 | 387 | 406 | Alfanumérico | -Número de Identificación de la persona con firma Autorizada de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. -Campo opcional. |
| 12 | Tipo de Identificación de Firma Autorizada 2 | 407 | 408 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo opcional. |
| 13 | Nombre de Firma Autorizada 2 | 409 | 508 | Alfanumérico | -Nombre completo. -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. -Campo opcional. |
| 14 | Número de identificación Firma Autorizada 3 | 509 | 528 | Alfanumérico | -Número de Identificación de la persona con firma Autorizada de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. -Campo opcional. |
| 15 | Tipo de Identificación de Firma Autorizada 3 | 529 | 530 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación -Campo opcional. |
| 16 | Nombre de Firma Autorizada 3 | 531 | 630 | Alfanumérico | -Nombre completo. -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. -Campo opcional. |
| 17 | Número de Identificación Firma Autorizada 4 | 631 | 650 | Alfanumérico | -Número de Identificación de la persona con firma Autorizada de la cuenta o producto. -No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. -Campo opcional. |
| 18 | Tipo de Identificación de Firma Autorizada 4 | 651 | 652 | Numérico | (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación-Campo opcional. |
| 19 | Nombre de Firma Autorizada 4 | 653 | 752 | Alfanumérico | -Nombre completo. -Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. -Letras mayúsculas. -Sin tildes, ni caracteres especiales. -Alineado a la izquierda. -Campo opcional. |
Registro tipo 3 – Cola (1 por archivo)
| No. | Nombre del campo | Pos inicial | Posfinal | Formato | Contenido |
| 1 | Consecutivo número de registro | 1 | 10 | Numérico | - Siempre el valor “0”.-Alineado a la derecha. |
| 2 | Código de entidad | 11 | 18 | Alfanumérico | -Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. -Alineado a la izquierda.-Campo obligatorio. |
| 3 | Número de registros reportados | 19 | 28 | Numérico | -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio. |
| 4 | Fin de Registro | 29 | 752 | Alfanumérico | -Llenado con X hasta completar las 752 posiciones. -Campo obligatorio |
4. Características adicionales de la información
En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:
· Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.
· En ningún caso completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.
· En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.
· Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula.
En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente:
· Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.
· En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.
· Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar en blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él).
Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:
· Codificación DANE para departamentos y municipios.
· Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones.
· Utilidad en Excel para la generación de los archivos.
· ANEXO: INSTRUCTIVO CAMPAÑAS POLÍTICAS
·
| TEMA: | Suministro de información de campañas políticas y partidos políticos. |
| NOMBRE DE PROFORMA: | Información sobre Campañas Políticas y Partidos Políticos. |
| OBJETIVO: | Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero –UIAF- sobre las cuentas y productos de las campañas políticas y partidos políticos. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. |
| PERIODICIDAD: | Mensual con actualización de la información, hasta terminación de la relación contractual. |
| FECHA DE REPORTE: | Dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes. |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | Último día de cada mes. |
| MEDIO DE ENVÍO: | Sistema de reporte en línea. |
| ENTIDAD USUARIA: | Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF. |
·
·
· INSTRUCTIVO
·
· Las entidades financieras deben reportar toda la información solicitada acerca de los productos y servicios financieros de las campañas políticas y partidos políticos, conforme lo indica el “Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas y Partidos Políticos” el cual puede consultarse en nuestra página web: www.superfinanciera.gov.co en el link: Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Documento Técnico Reporte de Información de Campañas Políticas y Partidos Políticos”.
· En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx.
· Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna información que haya dado lugar al reporte, se deberá realizar el reporte de ausencia a través del Sistema de Reporte en Línea.
· Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.
· La entidad recibirá mediante el Sistema de Reporte en Línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: “SATISFACTORIO” O “FALLIDO”. En el evento en el que el cargue sea “FALLIDO”, el sistema informará a la entidad los errores y ésta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “SATISFACTORIO”. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.
· ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS
· ARCHIVO 1: INFORMACIÓN SOBRE LAS CAMPAÑAS POLÍTICAS Y PARTIDOS POLÍTICOS:
· Encabezado
· Entidad: Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.
· Fecha de corte: Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con cero, Ej: enero 1 del 2013 será 2013-01-01.
· Número de registros reportados– Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. Alineado a la derecha. Campo obligatorio.
· Tipo de información: (1) Información sobre la campaña política y partido político.
· Cuerpo del formato:
· Columna 1 – Consecutivo: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.
· Columna 2 – Nombre de la campaña o partido político: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre de la campaña, grupo político o partido político.
· Columna 3 – Número de identificación de la campaña o grupo político: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de Nit del grupo político. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
· Columna 4 – Nombre del representante legal: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre completo del representante legal (Nombres y Apellidos).
· Columna 5 – Número de identificación del representante legal: Número que identifica al representante legal del grupo o partido político. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
· Columna 6 – Tipo de identificación del Representante Legal: Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de Ciudadanía, (21) Tarjeta de Extranjería, (22) Cédula de Extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de Documento Extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.
· Columna 7 – Dirección: Dirección completa de la sede principal donde opera el grupo o partido político, Campo obligatorio.
· Columna 8- Teléfono: Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales. Únicamente un (1) teléfono, en el cual se contacte a la persona. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.
· Columna 9 – Código Departamento y Municipio: Código del departamento y municipio donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE. Campo obligatorio, alineado a la derecha.
· Columna 10 – Nombre Tesorero: Nombre completo del tesorero oficial de la campaña (Apellidos y Nombres), Campo obligatorio.
· Columna 11 – Número de identificación: Número que identifica al tesorero oficial de la campaña política o partido político. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
· Columna 12 – Tipo de identificación: Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de Ciudadanía, (21) Tarjeta de Extranjería, (22) Cédula de Extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de Documento Extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.
· Columna 13 - Nombre Revisor Fiscal: Nombre completo del revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político (Nombres y Apellidos).
· Columna 14 – Número de Identificación Revisor Fiscal: Número que identifica al revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
· Columna 15 – Tipo de Identificación del Revisor Fiscal: Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de Ciudadanía (21) Tarjeta de Extranjería (22) Cédula de Extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.
· ARCHIVO 2: INFORMACIÓN SOBRE LAS CUENTAS O PRODUCTOS:
· Encabezado:
· Entidad: Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.
· Fecha de corte: Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con cero, Ej: enero 1 del 2013 será 2013-01-01.
· Número de registros reportados: Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. Alineado a la derecha. Campo obligatorio.
· Tipo de información: (2) Cuentas (Información sobre las cuentas de la campaña política o partido político).
· Cuerpo del formato:
· Columna 1 – Consecutivo: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.
· Columna 2 – Nombre del grupo político: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre del grupo político o partido político.
· Columna 3 – Número de Identificación del grupo político: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de identificación del grupo político. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
· Columna 4 – Número de Cuenta: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de la cuenta o producto registrado por el grupo político o partido político.
· Columna 5 – Tipo de Producto: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Tipo de producto registrado: 01 Cuenta Corriente, 02 Cuenta de Ahorros y 09 Otro.
· Columna 6 – Número de Identificación del Titular: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de Identificación del Titular de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
· Columna 7 – Tipo de Identificación del Titular: Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de Ciudadanía, (21) Tarjeta de Extranjería, (22) Cédula de Extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de Documento Extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.
· Columna 8 – Nombre del Titular: Nombre completo del titular, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo obligatorio.
· Columna 9 – Número de Identificación Firma Autorizada 1: Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. Campo obligatorio.
· Columna 10 – Tipo de Identificación de Firma Autorizada 1 Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de Ciudadanía, (21) Tarjeta de Extranjería, (22) Cédula de Extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de Documento Extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.
· Columna 11 – Nombre de Firma Autorizada 1: Nombre completo, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo obligatorio.
· Columna 12 – Número de Identificación Firma Autorizada 2: Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. Campo opcional.
· Columna 13 – Tipo de Identificación de Firma Autorizada 2: Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de Ciudadanía, (21) Tarjeta de Extranjería, (22) Cédula de Extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de Documento Extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo opcional.
· Columna 14 – Nombre de Firma Autorizada 2: Nombre completo, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo opcional.
· Columna 15 – Número de Identificación Firma Autorizada 3: Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. Campo opcional.
· Columna 16 – Tipo de Identificación de Firma Autorizada 3: Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de Ciudadanía, (21) Tarjeta de Extranjería, (22) Cédula de Extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de Documento Extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo opcional.
· Columna 17 – Nombre de Firma Autorizada 3: Nombre completo, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo opcional.
· Columna 18 – Número de Identificación Firma Autorizada 4: Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. Campo opcional.
· Columna 19 – Tipo de Identificación de Firma Autorizada 4: Utilizar la codificación: (11) Registro Civil de Nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de Ciudadanía, (21) Tarjeta de Extranjería, (22) Cédula de Extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de Documento Extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo opcional.
· Columna 20 – Nombre de Firma Autorizada 4: Nombre completo, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo opcional.
