Circular 10 de 2024 MSPS

CIRCULAR INTERNA 10 DE 2024

(abril 30)

Diario Oficial No. 52.744 de 2 de mayo de 2024

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Ante la necesidad de dar cumplimiento estricto a los términos judiciales y a las órdenes impartidas por los Jueces y Magistrados de la República dentro de los procesos judiciales, el Despacho del Ministro de Salud y Protección Social, por intermedio de la presente circular, procede a impartir instrucciones para lograr una mejor coordinación y distribución de funciones, entre la Dirección Jurídica y las áreas misionales, estratégicas, de apoyo y evaluación en adelante “áreas técnicas”.

1. Instrucción sobre conceptos técnicos que se solicitan como insumo para contestar demandas o conciliaciones

Los conceptos técnicos serán solicitados por la Dirección Jurídica cuando así se requiera a las áreas técnicas, para que hagan parte de los escritos que contienen la estrategia de defensa judicial del ente ministerial, según sus competencias, pues dichos escritos soportan la defensa legal de la cartera ministerial. Los profesionales del Grupo de Defensa Legal solicitarán a las áreas técnicas conceptos sobre los asuntos que versen las controversias judiciales. Para ello, el abogado/a deberá remitir un memorando, solicitando a el/las área/s técnica/s el concepto.

El memorando deberá contener como mínimo, lo siguiente:

1. Una descripción breve del asunto objeto de la litis.

2. Las preguntas o aspectos de consulta en los que se considera se requiere mayor profundidad por parte del área técnica.

3. El plazo en el cual el área técnica debe entregar el concepto.

4. Los datos de contacto del abogado del Grupo de Defensa Legal.

En respuesta, el/las áreas/s técnica/s deberá/n emitir el concepto, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

1. Debe remitirse dentro del plazo estipulado por el abogado.

2. Debe enviarse a través del aplicativo Orfeo y/o el que haga sus veces mediante memorando, el cual estará firmado por el responsable del área y en PDF. Además, para mayor celeridad, se recomienda, una vez radicado y firmado, enviar el concepto al correo electrónico del abogado.

3. Debe responderse de manera suficiente a cada uno de los interrogantes o aspectos planteados por el profesional del derecho.

4. De considerarlo necesario (el técnico o dependencia), desarrollará los aspectos adicionales que se consideren pertinentes para un mejor entendimiento del caso y que puedan fortalecer los argumentos de defensa de la entidad.

5. Anexará los documentos, listados, gráficos, actos administrativos, etc. que se consideren necesarios para mayor entendimiento del concepto.

6. Incluirá los datos de contacto de la/las persona/s que elaboraron el concepto.

7. De requerirlo, el/los técnicos o dependencias podrán convocar un espacio de reunión con el/la apoderado/a del Grupo de Defensa Legal, para abordar aspectos técnicos relevantes (previos, sobrevinientes y/o adicionales) que se consideren necesarios para estructurar tanto técnica como jurídicamente la defensa de la entidad.

2. Instrucción sobre la consolidación de conceptos técnicos, cumplimiento de órdenes judiciales y presentación de informes ante los despachos judiciales

1. Cuando para la emisión de un concepto técnico se requiera la respuesta de dos o más Direcciones/Subdirecciones de un mismo Viceministerio, el Despacho del viceministro respectivo estará encargado de coordinar y consolidar el concepto que emitan, para, posteriormente, enviar la respuesta unificada a la Dirección Jurídica. Dicha respuesta deberá estar suscrita por el viceministro competente y contar con el visto bueno de los directores técnicos.

2. Cuando para la emisión de un concepto técnico se requiera la respuesta de dos o más Subdirecciones o Grupos de una misma Dirección, Oficina Asesora o de Secretaría General, el Despacho del director, jefe de Oficina o del secretario general respectivo, estará encargado de coordinar y consolidar el concepto que emitan las áreas a su cargo para, posteriormente, enviar la respuesta unificada a la Dirección Jurídica, suscrita por el funcionario del nivel directivo competente.

3. Cuando el concepto técnico aborde temas a cargo de los dos (2) Viceministerios o entre estos y una Oficina Asesora o de Secretaría General o viceversa, el encargado de la consolidación del concepto técnico institucional oficial, lo realizará el Despacho del viceministro que tenga un número mayor de aspectos a desarrollar dentro del documento.

4. En caso de duda en la consolidación de un concepto técnico, la responsabilidad recaerá en el Viceministerio u Oficina Asesora o Secretaría General, que tenga mayor número de aspectos a desarrollar dentro del documento.

5. Los conceptos, órdenes o informes que se relacionen con comunidades étnicas (pueblos y comunidades indígenas, comunidades negras o afrocolombianas, comunidad raizal, pueblo Rom o Gitano) deben ser liderados por el Grupo de Asuntos Étnicos de la Oficina de Promoción Social, según sus competencias, quien coordinará y remitirá la respuesta respectiva con apoyo de las demás dependencias competentes.

6. Si la duda persiste se preguntará a la Dirección Jurídica la cual definirá quien será el área responsable de consolidar la respuesta unificada Institucional.

Para ello, se solicita que se designe en cada área, un líder que realice el seguimiento y verifique el cumplimiento de las órdenes judiciales que tengan a su cargo.

Sin perjuicio de lo anterior, las áreas técnicas que lideren un tema y no requieran el apoyo de la Dirección Jurídica deberán presentar los informes respectivos ante los despachos judiciales dentro de los términos estipulados para ello.

3. Instrucción sobre el cumplimiento de sentencias judiciales

El cumplimiento de las sentencias judiciales está a cargo de las áreas técnicas cuando las órdenes comprometan aspectos misionales. En todo caso, la Dirección Jurídica podrá, a solicitud del área, acompañar a las dependencias para comprender el alcance de los fallos judiciales. Se recuerda que NO es responsabilidad de la Dirección Jurídica el liderazgo del cumplimiento de sentencias misionales, ya que ello les corresponde a las áreas técnicas, según sus respectivas funciones; por lo tanto, serán estas quienes determinen las acciones necesarias y coordinen con los demás actores el adecuado cumplimiento de los fallos, dentro de los plazos previstos.

En caso de que un fallo u orden dada al Ministerio desborde el ámbito de las competencias de la entidad, deberá informarse de manera inmediata a la Dirección Jurídica - Grupo de Defensa Legal, para que se interpongan las acciones a que haya lugar, siempre que sea viable procesalmente. De no ser posible modificar las órdenes o de negarse la solicitud por el despacho, el Ministerio liderará y coordinará el cumplimiento de las órdenes a través de las entidades o actores del sector salud competentes y del área técnica con funciones relacionadas.

4. Instrucción sobre audiencias judiciales o diligencias

En las audiencias judiciales pueden presentarse dos situaciones:

a) Cuando la entidad es parte en el proceso judicial.

Para estos casos, el apoderado de la Dirección Jurídica solicitará el apoyo del área técnica según corresponda. El abogado deberá indicar a la persona del área técnica la fecha, hora y lugar físico o virtual de la diligencia. La persona designada del área técnica deberá comparecer según las instrucciones dadas por el abogado.

El abogado del Grupo de Defensa Legal será el encargado de liderar las mesas de trabajo requeridas para tratar los aspectos necesarios de la audiencia o diligencia a tratar y dilucidar las dudas que surjan para el funcionario del área técnica.

b) Cuando la entidad no es parte en el proceso judicial y, por lo tanto, se cita al Ministerio a rendir informe frente a algún tema u orden dada por el Juez o Magistrado.

Para estos casos, la persona designada del área técnica deberá comparecer según las instrucciones dadas por el Despacho Judicial. Por regla general, para este tipo de diligencias no es necesario el acompañamiento de la Dirección Jurídica de la entidad o que el Ministerio actúe a través de apoderado, ya que los jueces solicitan la experticia técnica del Ministerio y este tipo de experticia es propia de cada área técnica.

En caso de que el área técnica considere que, debido a la complejidad o trascendencia del tema es necesario el acompañamiento de la Dirección Jurídica, dicha área deberá hacer la solicitud formal al Grupo de Defensa Legal, en la que se indique el asunto de la diligencia, la calidad en la que se cita a la entidad, así como los datos de fecha, hora y lugar físico o virtual de la diligencia. De igual manera, deberá allegarse copia del Informe y la presentación que se va a proyectar en la diligencia.

Si bien el abogado de la Dirección Jurídica acude a representar judicialmente a la Entidad, serán el/los profesional/les técnicos quienes rindan el informe respectivo.

5. Instrucción sobre la remisión de informes de seguimiento a sentencias judiciales

Para el cumplimiento de sentencias, en especial de aquellas que requieran del transcurso del tiempo, la coordinación de múltiples actores, de un plan o cronograma de meses o años, entre otras situaciones; es común que los despachos judiciales conserven la competencia para hacer seguimiento a las órdenes impartidas. Por ende, las áreas técnicas competentes según sea el caso deberán enviar a los despachos judiciales el informe de seguimiento respectivo en los tiempos y condiciones ordenadas. Para ello, no es necesaria la intervención de la Dirección Jurídica, por lo que cada área técnica, según sea el caso, será responsable de dicha labor.

Lo anterior, en el marco de lo dispuesto en el punto 3 de la presente circular.

Se recuerda que, el incumplimiento de envío a los despachos judiciales de la información solicitada por estos, puede acarrear sanciones en contra de la entidad y el funcionario que omita dicho deber.

Si el área técnica considera que requiere el acompañamiento de la Dirección Jurídica, debido a la relevancia del caso o su complejidad, deberá solicitar apoyo formalmente a la Dirección Jurídica, allegando el informe de cumplimiento respectivo.

Cuando el Ministerio haya sido parte procesal en el litigio, el informe de cumplimiento deberá presentarse a través del apoderado respectivo del Grupo de Defensa Legal.

6. Instrucción sobre el contenido de los informes de cumplimiento de órdenes judiciales

Los informes que emitan las áreas técnicas deben ser avalados por el Director, Viceministro, Jefe de Oficina o Secretario General, según corresponda, y de acuerdo con las competencias de la entidad, bajo los términos establecidos en la presente circular. Dichos informes, deben reflejar la visión trazada por el Despacho del Ministro y el Gobierno Nacional, para el cuatrienio respectivo, por lo que es responsabilidad de los directivos verificar que estos se encuentren alineados a los planes, proyectos, programas y demás actividades definidas por la Entidad.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de abril de 2024.

El Ministro de Salud y Protección Social,

Guillermo Alfonso Jaramillo Martínez.