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CIRCULAR INTERNA 28 DE 2019
(noviembre 25)
Diario Oficial No. 51.149 de 26 de noviembre 2019
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
| Para: | Magistradas, Magistrados, Director de la Unidad de Investigación y Acusación (UIA), Secretaria Judicial, Jefe del Grupo de Análisis de la Información (GRAI), Servidoras, Servidores, Contratistas. |
| De: | Secretaria Ejecutiva |
| Asunto: | Notificación de las respuestas a los derechos de petición. |
| Fecha: | |
Mediante Resolución número 3351 del 3 de octubre de 2019, la Secretaria Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz, reglamentó el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones al interior de la entidad.
Los Capítulos V y VI de la Ley 1437 de 2011 –Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo–, a fin de asegurar el cumplimiento del principio de publicidad de la función pública, prevén la obligatoriedad de notificar las respuestas a los derechos de petición emitidas por las entidades del Estado.
En atención a lo anterior, se requiere que las servidoras y servidores públicos de cada una de las dependencias de la Jurisdicción Especial para la Paz, que deban responder los derechos de petición presentados ante la entidad, tengan en cuenta los siguientes lineamientos:
l. Toda respuesta a los derechos de petición debe enviarse a la dirección y/o al correo electrónico que registre el peticionario en su escrito de petición, dentro del plazo previsto en la norma según el tipo de petición.
2. Cuando se desconozcan los datos del destinatario, pero este hubiere registrado su número telefónico, se debe llamar al mismo, a fin de solicitar que suministre la dirección de correspondencia.
3. Cuando no se tenga noticia de ninguno de los datos ya expuestos o estos resulten erróneos, se debe proceder a la notificación por aviso de que trata el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, la cual se entiende surtida mediante la publicación de la copia íntegra de la respuesta, en la cartelera ubicada en el primer piso del edificio de la entidad y en la página electrónica por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación de la respuesta se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
4. La dependencia responsable de las notificaciones por aviso a través de la página web de la entidad, deberá solicitar a la Subdirección de Comunicaciones la creación de un enlace que permita cargar los avisos respectivos.
5. Con el fin de proteger los datos personales incluidos en el documento cuyo contenido se pretende notificar por aviso, estos deberán ser sometidos a un tratamiento de anonimización que evite la identificación de las personas mencionadas. Para ello se debe eliminar del documento toda información personal, nombres, apellidos, números telefónicos, correo electrónico, número de la dirección física, fotografías, etc. Se dejará solamente el número de la cédula del destinatario y del radicado de entrada a la JEP de su solicitud, a fin de facilitar la consulta de la respuesta a la misma por el interesado.
6. La anonimización de que trata el numeral anterior, deberá realizarse sobre copias en PDF, con el fin de mantener la integridad de los documentos originales.
Cordialmente,
La Secretaria Ejecutiva,
María del Pilar Bahamón Falla.
