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CIRCULAR INTERNA 18 DE 2019
(abril 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
| ASUNTO: | LINEAMIENTOS DE AUSTERIDAD |
| PARA: | FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA JEP |
| DE: | SECRETARÍA EJECUTIVA |
La presente Circular imparte directivas y fija procedimientos para adoptar lineamientos de austeridad al interior de la Jurisdicción Especial para la Paz - JEP, con el fin de garantizar el cumplimiento del principio de economía y racionalización del gasto público, de acuerdo con las normas de austeridad impartidas por el Gobierno Nacional para lo concerniente a publicidad, comunicaciones, eventos y otros gastos generales de la entidad como se describe a continuación, previas las siguientes consideraciones generales:
La Jurisdicción especial para la Paz - JEP, adoptó desde el mes septiembre de 2018 una estructura administrativa que se debe preservar, observar y cuidar. Es razón a lo anterior, la Secretaría Ejecutiva los invita a utilizar los conductos regulares establecidos para cada mío de los trámites relacionados en la presente circular.
1. Reducción de gastos en comunicaciones.
Todas las áreas y dependencias de la JEP a las que se dirige esta circular deben reducir la impresión de informes, folletos, pendones y stands; en particular en condiciones de bajo precio unitario, y ordenando las cantidades justas.
Todas las campañas publicitarias -offline y Online- que realice la Subdirección de Comunicaciones, independientemente de los recursos con los cuales se financien, deben ser presentadas antes de iniciar los procesos de contratación y producción, para su estudio y aprobación, ante el despacho de la Secretaría Ejecutiva con su justificación, piezas, plan de medios y presupuesto. Así mismo, estas deben ser prioritarias e indispensables para el cumplimiento de la misión y las funciones de la entidad.
2. Eventos, audiencias y diligencias judiciales.
En la realización de los eventos, audiencias y otras diligencias judiciales es responsabilidad de cada área y/o dependencia tener cuenta las siguientes medidas austeridad:
- Privilegiar el uso del auditorio y de los espacios institucionales destinados en la Sede de la JEP para tal fin, de acuerdo con disponibilidad. De igual manera, cuando los eventos sean realizados en región, se debe privilegiar el uso de los espacios que por gestión de la SE nos brinde la Rama Judicial.
- Realizar únicamente los eventos que sean estrictamente necesarios, y priorizar las diligencias judiciales.
- Programar con una antelación no menor de 8 días hábiles todos los eventos, salvo aquéllos que se circunscriban a la realización de la Consulta Previa.
- Limitar los recursos de hospedaje, alimentación y material promocional para las víctimas y procurar en todo momento, racionalizar la provisión de refrigerios y comidas.
- La papelería y demás elementos de apoyo en eventos deberán ser racionalizados y apoyados en las tecnologías de información y las comunicaciones, TICS.
3. Viáticos
- Reducir desplazamientos a regiones, privilegiando el uso de medios virtuales.
- Programar los desplazamientos con suficiente anticipación para acceder a mejores tarifas de transporte y desarrollar otras estrategias que permitan ahorrar en la compra de tiquetes. Así mismo, especificar en el formato de solicitud de comisión el itinerario detallado y completo de la comisión con el fin de facilitar el estudio de seguridad y el apoyo de los Organismos de Seguridad del Estado.
4. Gastos de Vehículos y Combustible
- Racionalizar las horas extras de conductores y consumo de combustible.
- Tener en cuenta que, para los desplazamientos en región, la asignación de vehículos y hombre de protección dependen de la disponibilidad de los recursos de la UNP, Policía Nacional y Ejercito Nacional, debido a que cada una de estas Instituciones tienen restricciones que deben observar.
- Recordar que el uso de los vehículos es sólo para actividades oficiales, salvo por razones de seguridad.
- Los funcionarios que tienen asignado el uso de vehículos dentro de sus Esquemas Protección propenderán por que los conductores respeten en todo momento las disposiciones de tránsito. Así mismo, los vehículos asignados a los funcionarios no podrán estacionarse en sitios prohibidos en la vía pública.
- Los vehículos sólo podrán ser utilizados de lunes a viernes, y su uso en fines de semana y festivos deberá ser justificado en necesidades del servicio o en razones de seguridad.
En todo caso, se debe tener en cuenta que los recursos de la JEP son limitados, y esta Secretaría Ejecutiva le corresponde administrarlos de una manera eficiente, eficaz y oportuna y con criterios de austeridad.
Finalmente, la Secretaría Ejecutiva hará siempre su mejor esfuerzo para dar cumplimiento a los requerimientos y solicitudes de las distintas áreas de la Entidad que se encuentren en el marco de las posibilidades presupuéstales, operativas y en el marco del uso adecuado y eficiente de los recursos públicos destinados a la contratación, con el fin de controlar el gasto público y garantizar la austeridad.
Cordial saludo
MARÍA DEL PILAR BAHAMÓN FALLA
Secretaria Ejecutiva
Jurisdicción Especial para la Paz
