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CIRCULAR INSTRUCTIVA 507 DE 2003
(julio 15)
Diario Oficial No. 45.388, de 1 de diciembre de 2003
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Para: Ministros, Directores de Departamentos Administrativos, Superintendentes, Directores de Unidades Administrativas, Directores, Gerentes y Presidentes de entidades descentralizadas del orden nacional.
De: Director del Departamento Nacional de Planeación y Director del Departamento Administrativo de la Función Pública.
Asunto: Cumplimiento del artículo 18 de le Ley 790 de 2002.
Fecha: Julio 15 de 2003
Dentro del Programa de Renovación de la Administración Pública y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 790 de 2002, los cargos de los organismos o entidades de la rama ejecutiva del orden nacional que quedaren vacantes como consecuencia de la jubilación o pensión de sus titulares, deberán ser suprimidos de las plantas de personal, salvo que como resultado de la respectiva justificación técnica los empleos se requieran para la prestación del servicio, de acuerdo con la presente circular.
De conformidad con lo establecido en el parágrafo 3o del artículo 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 9o de la Ley 797 de 2003, cumplidos los requisitos legales exigidos para acceder a la pensión de jubilación o de vejez, el servidor público deberá solicitar el reconocimiento de la misma.
Si transcurridos treinta (30) días después de que el servidor público cumpla con los requisitos exigidos para tener derecho a la pensión y este no la hubiere solicitado, la entidad a la cual se encuentre vinculado iniciará los trámites para el reconocimiento. Si el beneficiario no ha acreditado las certificaciones requeridas para el trámite de la pensión, la entidad las solicitará a los organismos correspondientes.
En firme el reconocimiento de la pensión de jubilación o de vejez, el servidor público será retirado del servicio y su cargo suprimido.
Con la finalidad de dar cumplimiento a lo anteriormente señalado, se establecen las siguientes reglas:
1. Supresión de cargos vacantes
Generada la vacante como consecuencia del retiro del titular por habérsele reconocido la pensión de jubilación o de vejez, la entidad deberá proceder a suprimir el cargo.
Si excepcionalmente el organismo o entidad considera que el cargo vacante por retiro del funcionario con derecho a la pensión de jubilación o de vejez debe conservarse, elaborará una justificación técnica que demuestre tal necesidad, teniendo en cuenta lo siguiente:
1.1 El empleo tiene asignadas funciones de dirección, conducción y orientación que implican la adopción de políticas o directrices.
1.2 El cargo tiene asignadas funciones de asesoría, asistencial o de apoyo, cuyo ejercicio implique funciones de manejo y confianza, está al servicio directo e inmediato de los empleados que desempeñen los cargos de que trata el numeral anterior y se encuentra adscrito a sus respectivos despachos.
1.3 El empleo tiene asignadas funciones de dirección, supervisión y control de las unidades o áreas internas encargadas de ejecutar y desarrollar las políticas, los planes, los programas y los proyectos de las entidades.
1.4 El cargo tiene asignadas funciones de responsabilidad, confianza y manejo directo de bienes, dineros y valores del Estado y no está adscrito a los despachos de que trata el numeral 1.1.
2. Responsables
Serán responsables del cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 de la Ley 790 de 2002 y del presente instructivo, las siguientes personas:
2.1 Responsable sectorial: Cada Ministro o Director de Departamento Administrativo quien designará un responsable del nivel directivo, encargado de dar cumplimiento en su sector a lo establecido en la Ley 790 de 2002 y en la presente circular.
2.2 Responsable institucional: Cada jefe de entidad quien designará un responsable del nivel directivo, encargado de dar cumplimiento en su respectiva institución a lo establecido en la Ley 790 de 2002 y en la presente circular.
3. Información
3.1 Información inicial
3.1.1 Los destinatarios de la presente circular deberán informar al Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, dentro de los siete (7) días siguientes a la expedición de la presente, el nombre del responsable sectorial y de los responsables institucionales de cada una de las entidades centralizadas o descentralizadas que hacen parte de su sector.
3.1.2 Los responsables institucionales remitirán a los responsables sectoriales una relación de los servidores públicos que cumplieron o cumplan los requisitos legales para el reconocimiento de la pensión de jubilación o de vejez entre el 1o de septiembre de 2002 y el 6 de agosto de 2006, en el término de dos (2) meses contados a partir de la expedición de la presente circular.
Dicha información deberá discriminarse año a año y contener los datos contenidos en el Anexo 1.
3.2 Información periódica
Dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada bimestre, a partir de la expedición de esta circular, los responsables institucionales deberán Informar al responsable sectorial el número de servidores públicos jubilados o pensionados retirados del servicio durante el mes inmediatamente anterior y la consecuente supresión del cargo.
4. Seguimiento
4.1 Dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada bimestre a partir de la expedición de esta circular, los responsables sectoriales deberán enviar al Departamento Administrativo de la Función Pública, un informe consolidado de su respectivo sector, acompañado de los correspondientes decretos de supresión de cargos o de la justificación técnica que respalda la no supresión del mismo, sobre el cual este Departamento impartirá su concepto.
4.2 Dicha información periódica deberá hacerse llegar al Departamento Administrativo de la Función Pública, certificada por el responsable institucional de cumplimiento y los destinatarios de la presente circular, por escrito, en mensaje de datos vía internet (dgeneral @dafp.gov.co) o en medio magnético.
5. Consecuencias en caso de inobservancia
La inobservancia de las instrucciones impartidas constituirá violación de las disposiciones de la ley disciplinaria y demás normas aplicables en la materia y dará lugar a las sanciones allí establecidas, previo el procedimiento establecido en la ley.
Atentamente,
SANTIAGO MONTENEGRO TRUJILLO,
Director Departamento Nacional de Planeación.
FERNANDO GRILLO RUBIANO,
Director Departamento Administrativo de la Función Pública.
c.c: Dr. Camilo Ospina Bernal, Secretario Jurídico de Presidencia.
Anexos: Formato N° 1 FUNCIONARIOS A PENSIONARSE EN EL PERIODO 2002- 2006 y su respectivo instructivo.
INSTRUCTIVO
Para todas las entidades y organismos de la Administración Pública que tengan servidores a pensionarse en el período 20022006, en el marco del PRAP, por favor llenar los siguientes campos:
Formato: Funcionarios a pensionarse en el período 2002-2006
Entidad Nombre del organismo o entidad donde presta sus servicios el servidor que se va a pensionar.
Nombres y Apellidos Nombres y apellidos completos del servidor público que se va a pensionar.
Cédula Cédula de la persona que se va a pensionar.
Cargo en titularidad Ultimo cargo del cual es titular la persona que se va a pensionar y que sirve de base para la liquidación del monto de la pensión.
Nivel jerárquico Nivel al cual pertenece el empleo (Directivo, Asesor, Ejecutivo,
del empleo Profesional, Técnico, Asistencial).
Fecha de cumplimiento Fecha en la cual el servidor público cumple con todos los
de requisitos requisitos de ley para acceder a la pensión de vejez o jubilación.
Fondo de Pensiones Fondo de pensiones, ya sea público o privado, que asume
que asume el directamente el reconocimiento y pago de la pensión de
reconocimiento jubilación o vejez, independientemente del trámite de cuotas partes o de bono pensional que se deba tramitar.
Salario promedio Salario promedio devengado por el servidor público durante
de los últimos 10 años los últimos 10 años, que sirve de base para la liquidación del monto de pensión.
