Circular 11 de 2005 CGR

CIRCULAR 11 DE 2005

(junio 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

PARA:	Contralores Delegados y Gerentes Departamentales.
DE:	Contralor General de la República.
ASUNTO:	Directrices para la elaboración del Plan General de Auditoría 2005.
FECHA:	Junio 7 de 2005

Para su conocimiento, aplicación y comunicación, atentamente les envío las Directrices que se deben tener en cuenta para la programación y ejecución del Plan General de Auditoria 2005.

1. Horizonte de Planeación

El horizonte de planeación del PGA se fundamenta en los términos y fechas en que la Contraloría General de la Republica debe rendir los informes anuales de ley al Congreso (a mediados de agosto de cada año).

Su propósito apunta a dar oportunidad a la presentación de los informes de auditoría de la vigencia fiscal inmediatamente anterior, de tal manera que la evaluación de la gestión de la administración pública para un período determinado, sea insumo para la elaboración de dichos Informes al Congreso.

El proceso de programación y ejecución del PGA 2005, estará comprendido entre del 7 de junio de 2005 y el 30 de junio de 2006, con informes debidamente firmados y comunicados a los sujetos de control.

Dentro de esta definición del horizonte de planeación, la programación del PGA, se ha previsto para los meses de junio y julio de 2005.

En el mes de junio se desarrollarán todas las acciones necesarias para la selección de las entidades a incluir de acuerdo con las directrices del PGA, la programación y conformación de los grupos de auditoria y la determinación de la modalidad y alcance que se dará a estas auditorías.

En el mes de julio se prepararán y comunicaran los memorandos de encargo de las auditorías, que inician a partir del 1 de agosto de 2005.

Los memorandos de encargo de las auditorias cuya fecha de inicio sea posterior al 1 de agosto 2005, se prepararán con una antelación no inferior a 15 días.

2. Política Institucional del PGA 2005

Para las auditorías que se programen desarrollar en el PGA 2005, se deberá hacer énfasis especial en:

1. El seguimiento a las acciones de mejoramiento emprendidas por las entidades en los planes de mejoramiento.

2. La evaluación del proceso de contratación utilizando el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.

3. El cumplimiento de obligaciones de los sujetos de control con respecto al SICE.

4. El saneamiento de la información contable y financiera y la verificación del cumplimiento de la Ley 901 de 2004, referente al reporte de deudores morosos a la Contaduría General de la Nación.

5. El cumplimiento de la aplicación del modelo estándar de control interno establecido mediante Decreto 1599 de mayo de 2005.

6. Las entidades que estén o hayan surtido procesos de fusión, escisión, desmonte, capitalización, descapitalización o absorción.

7. Las entidades en proceso de liquidación, con prioridad en el proceso en sí mismo, en las operaciones recíprocas y en la contratación de servicios personales para dicho proceso.

8. La evaluación de las políticas contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo.

9. El seguimiento a los proyectos de empréstitos internacionales y de los convenios celebrados con organismos de cooperación o ayuda internacional.

10. El seguimiento de los convenios interadministrativos celebrados para la ejecución de recursos de los sujetos de control.

La rendición de la cuenta por parte de los sujetos de control debe ser el insumo principal de la auditoría en el inicio y finalización del proceso. La información contenida “ informe intermedio” debe ser considerado en las auditorias que se inicie el 1 de agosto y el informe final debe ser considerado para la terminación de las auditorias a fin de proceder a su fenecimiento.

3. Integración del control micro y macro

Los informes de auditoría elaborados dentro del proceso de control micro, además de cumplir con el objetivo de establecer la situación económica, financiera y de gestión del sujeto de control, deben constituirse como un insumo del control macro, especialmente para los informes de ley al Congreso de la República.

Se debe tener en cuenta que a más tardar el último día hábil del mes de mayo de 2006, deben ser entregados por parte de las Contralorías Delgadas los insumos para los correspondientes informes de Ley: Situación de la Deuda y las Finanzas Públicas, Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro, Auditoría al Balance General de la Nación, Estado de los Recursos Naturales, Informe de Gestión y Evaluación y Conceptualización del Control Interno.

En el evento de ser aprobado el proyecto de ley No. 181 de 2004, se debe tener en cuenta, además de los anteriores informes, el de Evaluación del Gasto y la Política Social, el de Seguimiento y Evaluación del Plan Nacional de Desarrollo y el estudio especial sobre la situación macroeconómica del país.

La información que sirve como insumo para el informe de evaluación del sistema de control interno, que debe presentar el Contralor General de la República al Congreso y al Presidente, debe remitirse a la Oficina de Planeación antes del 31 de mayo de 2006, para su correspondiente consolidación, bajo las directrices que esta Oficina establezca.

4. Determinación de Objetivos Generales, Sectoriales y Subsectoriales

El Contralor Delegado expondrá ante el Comité de evaluación Sectorial, los objetivos generales a lograr en el PGA, así como los objetivos que desde el punto de vista del Sector y subsectores se esperan lograr.

Estos objetivos serán discutidos en Comité de Evaluación Sectorial, adoptados y posteriormente divulgados a las distintas Gerencias Departamentales a mas tardar el 13 de junio del 2005, de manera que sirvan de estudio y discusión en el nivel regional para definir la participación de cada Gerencia en el logro de los mismos.

5. Selección de Sujetos y Alcance de la Auditoría

Se seleccionarán para auditar, al menos el 80% de las entidades Sectorizadas en cada una de las Contralorías Delegadas Sectoriales así como las ubicadas en el área de jurisdicción de las Gerencias Departamentales, en las modalidades regular, abreviada, especial y de la cuenta; considerando la combinación de los siguientes criterios:

-- Políticas Institucionales.

-- Mapa de Riesgo Institucional – SIRI y percepción del Comité de evaluación Sectorial de cada Contraloría Delegada sobre presuntas prácticas corruptas en las entidades del sector. Para este efecto se tendrá en cuenta además, el estudio “La Lucha Anticorrupción en Colombia”, elaborado en el marco del Proyecto adelantado por la CGR con la cooperación del Gobierno del Reino de los Países Bajos, en lo correspondiente al Capítulo III, la Misión de la Contraloría General de la República (CGR) y sus instrumentos de acción.

-- Percepción sobre la calidad de la gestión en la entidad.

-- Importancia estratégica de la entidad en el sector.

-- Resultado del dictamen integral de auditorías anteriores, de acuerdo con el concepto sobre la gestión y la opinión de los estados contables(100% para las entidades a las cuales no se les feneció la cuenta).

-- Resultados recientes de la evaluación del control interno.

-- Cubrimiento y cobertura en términos presupuestales utilizando la técnica de Pareto.

-- Entidades en las cuales no se ha dictaminado sobre la vigencia fiscal 2004 o sobre vigencias anteriores.

-- Solicitudes en curso y nuevas de Control Excepcional.

-- Requerimientos específicos derivados de procesos de responsabilidad fiscal.

-- Solicitudes de auditorias articuladas presentadas por la Contraloría Delgada de Participación Ciudadana, con fundamento en los Convenios suscritos entre la CGR y Organizaciones Civiles.

-- Requerimientos de la Contraloría Delegada de Economía y Finanzas Pública, para efectos de la Auditoría al Balance General de la Nación.

-- Auditorías al Sistema General de Participaciones.

-- Denuncias ciudadanas que no ha sido atendidas.

El alcance de la auditoría de la entidad respectiva debe contemplar, entre otros, los puntos de control, así como programas y proyectos ejecutados por dicha entidad.

La selección de los sujetos de control que tengan sede en la jurisdicción regional y de los puntos de control deberá elaborarse en coordinación con las Gerencias Departamentales, a las cuales se consultará su capacidad para atender los requerimientos de las Contralorías Delegadas Sectoriales y la importancia de auditar los puntos de control seleccionados.

En todo caso la programación de las Gerencias Departamentales deberá ser concordante con los criterios de cobertura para los sujetos de control y de tiempos de ejecución de la auditoria para los puntos de control.

La Oficina de Planeación determinará, con base en la coordinación y concordancia antes mencionada, la consistencia y viabilidad de la programación del PGA en cada una de las Gerencias Departamentales, requiriendo de las Contralorías Delegadas correspondientes los ajustes a que haya lugar.

Seleccionados los puntos de control a incluir en la auditoría, se deben emitir tantos memorandos de encargo como Gerencias Departamentales queden involucradas. En dichos memorandos, se especificarán puntualmente las líneas y los procedimientos de auditoría que se deban aplicar en esos puntos de control.

Lo anterior debe guardar consonancia con las líneas de auditoría especificadas en el Memorando de Encargo entregado por la Contraloría Delegada Sectorial al equipo de auditoría donde se encuentre la sede principal de la entidad.

En todo caso no se deben realizar auditorías en el nivel central ni en el regional, que no estén dentro de la programación del Plan General de Auditoría. Es importante anotar que adelantar auditorías sin cumplir con los procesos establecidos para tal efecto, podrá constituir incumplimiento de los lineamientos señalados en esta Circular.

6. Modalidades de Auditoría

Como regla general las modalidades de auditoría que se aplicarán en los sujetos de control fiscal deben corresponder con las de sus puntos de control y serán: regular, abreviada, especial y auditoría integral de la cuenta.

La modalidad de auditoría especial continua siendo una excepcionalidad para el segundo semestre de ejecución del PGA y solamente se programará cuando la línea de auditoría propuesta para ella no esté cubierta en la programación de auditoria regular o abreviada o cuando los resultados de la auditoria requieran un mayor nivel de profundización en determinada línea o en la auditoria en razón al porcentaje de avance de la misma, o en el caso de proyectos de empréstitos internacionales y de cooperación técnica internacional cuando la CGR actúe como auditor externo, es decir, se requiera presentar a los Organismos Multilaterales un informe aparte al de la entidad auditada.

Cuando la Contraloría General no actúe como auditor externo en los términos contemplados en las cláusulas contractuales del empréstito, los proyectos financiados con crédito externo serán una línea de auditoría del proceso auditor que se lleve a cabo en la entidad beneficiaria de estos recursos.

La modalidad de auditoría de la cuenta, consiste en aplicar un procedimiento de análisis y evaluación a la cuenta rendida por sujetos de control, que han sido previamente programados con base en los criterios determinados.

La auditoría integral de la cuenta, concluye en un informe con el dictamen integral que fenecerá o no la gestión de la administración del responsable y conllevará al inicio de otra modalidad de auditoría (abreviada) o a la formulación de un plan de mejoramiento.

Esta modalidad de auditoría de la cuenta, se podrá aplicar, por decisión del comité técnico sectorial, teniendo en cuenta las siguientes circunstancias:

-- Cuando a un sujeto de control se haya practicado Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Regular o Abreviada, con base en la programación del Plan General de Auditoría inmediatamente anterior.

-- Cuando en los sujetos de control la participación del Estado en su composición accionaria sea inferior al 50% de su capital efectivamente suscrito y pagado.

El control fiscal posterior excepcional se programará en la modalidad de auditoría especial, cuando la solicitud se refiera a un único tema o proceso y en la modalidad de abreviada cuando dicha solicitud incluya dos o más temas o procesos. En todo caso, cuando el tema verse sobre razonabilidad contable y financiera, el informe de auditoria debe culminar con el dictamen respectivo.

Las mismas modalidades de auditoria señaladas en el anterior párrafo, se programaran cuando se trate de la aplicación de los controles prevalentes, concurrentes y auditorias transversales.

7. Asignación de Recursos

Para elaboración del PGA cada Contraloría Delegada deberá tener en cuenta los recursos disponibles y las posibles limitaciones derivadas de los siguientes aspectos:

a. Recurso Humano disponible en el nivel central y en el nivel departamental.

b. Recursos presupuestales efectivos, entendiendo por tales los asignados para el cubrimiento de viáticos y gastos de transporte de los funcionarios de las Contralorías Delegadas, para lo cual se deberá coordinar con la Gerencia Administrativa la disponibilidad de los mismos, considerando el PAC y los gastos imprevistos.

-- Logística.

-- Tiempo disponible.

-- Actividades imprevistas.

Con base en el período y estructura del horizonte de planeación, el cual va en su etapa de ejecución de agosto de 2005 a mayo de 2006, y con el propósito de lograr una asignación efectiva del Recurso humano, cada Contraloría Delegada Sectorial, a través de su respectivo Comité de Evaluación Sectorial considerará la modalidad de auditoría que se programe en cada caso, el número de auditores y establecerá dentro de dicho período de ejecución del PGA, las fechas de inicio y terminación de las auditorías. Para tal efecto se debe tener como referente el fenecimiento de las cuentas de la vigencia fiscal 2005.

Para la asignación del recurso humano, durante el primer semestre de PGA se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:

-- Adelantar los controles excepcionales que estén pendientes de ejecución, en especial durante los meses de junio y julio. Para efectos del reporte de ejecución del PGA, los que terminen antes del 30 de junio harán parte del PGA 2004 y los que terminen con posterioridad se integrarán al PGA 2005.

-- Incluir auditorías a los sujetos de control fiscal que no han sido objeto de dictamen sobre la vigencia fiscal 2004 o sobre vigencias anteriores.

-- Programar preferiblemente las auditorías correspondientes a las competencias de los controles prevalente o concurrente al Sistema General de Participaciones y a las Regalías.

-- De acuerdo con la evaluación de los resultados obtenidos en las auditorías ejecutadas en el PGA 2004, se podrán programar auditorías en la modalidad especial o abreviada, a los sujetos de control en los cuales alguna(s) línea(s) de auditoría no les fue posible ejecutar o profundizar por el equipo auditor, por limitaciones del alcance o del tiempo, de tal forma que sirvan de insumo en el segundo semestre del PGA para emitir dictámenes integrales.

-- Dar prioridad a la atención de las denuncias ciudadanas que se encuentren pendientes, dentro del proceso auditor .

Para efectos del reporte de auditorías en curso, cuando se desarrollen auditorías conjuntas entre el Nivel Central y las Gerencias Departamentales, dicha auditoría será registrada en el PGA de la correspondiente Dependencia que involucre el mayor número de auditores; en caso que este numero sea igual, se asignará a la Gerencia Departamental. En todo caso, la responsabilidad del informe de auditoría es del respectivo Contralor Delegado Sectorial.

En la programación del PGA se debe reservar alrededor del 5% del recurso humano, para poder atender las solicitudes de control excepcional que se presenten dentro del periodo de ejecución del PGA.

Es de resaltar, que para el logro de este postulado se requiere realizar las simulaciones necesarias con el fin de lograr una eficiente asignación del recurso humano en el proceso auditor y así garantizar que el 95% de los auditores se encuentren dedicados al control fiscal micro.

8. Rotación del Recurso Humano en la Participación y Conformación en los Equipos de Auditoría Continuando con la política de fortalecimiento de las auditorías, se recomienda que los auditores que realizan el proceso de vigilancia de la gestión fiscal micro, sigan siendo rotados escalonadamente en los diferentes subsectores y sujetos de control a auditar.

Esto con el fin de tener mayor capacidad y disponibilidad de auditores especializados en diferentes sectores y entidades, lo que repercutirá en una mayor capacidad y calidad de los resultados presentados en los informes de auditoría.

La programación de los auditores en las correspondientes entidades irá hasta la fecha de entrega del borrador del informe de auditoría al Comité de Evaluación Sectorial o al Comité Evaluación Departamental, según corresponda, una vez entregados los papeles de trabajo.

9. Normas de Conducta en el Proceso Auditor

Teniendo en cuenta que de los negocios misionales de la Contraloría General de la República, el proceso auditor es responsable directo de la imagen institucional, es necesario observar en forma estricta las siguientes normas de conducta:

-- El proceso auditor debe desarrollarse en un marco de elevado respeto para con los directivos y demás funcionarios de las entidades sujetos de control.

Su comportamiento personal y profesional ha de corresponder a las normas de conducta aplicables a los servidores públicos y a los principios y valores institucionales definidos dentro del código de ética, adoptado por la Contraloría General de la República.

-- Los requerimientos de información deben obedecer a una planificación cuidadosa. La solicitud de los mismos ha de hacerse de manera amable y cordial, estableciendo términos justos para su entrega. Por lo tanto, los funcionarios que estén comisionados para realizar la auditoria deben evitar solicitar información que ya está contenida en la última cuenta rendida por la entidad vigilada.

-- En ningún caso se deberá solicitar información que haya sido presentada en la rendición de la cuenta.

-- En atención a la política de austeridad en el gasto público, las solicitudes de espacio físico y demás elementos necesarios para desarrollar el trabajo deben responder estrictamente a las necesidades del servicio.

10. Sinergia Contralorías Delegadas Sectoriales y Gerencias Departamentales

Con el fin de optimizar la utilización de los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos en pro de obtener los mejores resultados del proceso auditor, es necesario que la programación del PGA sectorial sea el resultado de la concertación de las Delegadas con las Gerencias Departamentales. Lo anterior con base en las directrices consideradas en los puntos 2; 3; 4 y 5 anteriormente presentados.

11. Capacitación

La Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional, programará los planes de capacitación teniendo en cuenta las fechas programadas del PGA y las necesidades que en materia de control fiscal micro determinen las Contralorías Delegadas Sectoriales y las Gerencias Departamentales, y las que surjan, preferiblemente durante los meses de junio y julio de 2006.

12. Consolidación del PGA

Las siete Contralorías Delegadas Sectoriales deberán presentar a la Oficina de Planeación a más tardar el 1 de julio de 2005, la programación del PGA 2005 Sectorial en copia dura y registrada en el aplicativo que dicha Oficina instalará en cada Delegada, la cual tendrá las siguientes responsabilidades:

-- Verificar el nivel de participación y discusión de las Gerencias Departamentales, la coherencia del PGA Sectorial con los recursos disponibles y con las políticas y estrategias establecidas.

-- Consolidar el PGA de la CGR.

-- Presentar el PGA para su discusión al Comité Operativo y para su aprobación al Comité Directivo.

13. Aprobación del PGA

Corresponde al Comité Directivo de la CGR aprobar el Plan General de Auditoría consolidado para cada vigencia fiscal, a más tardar en la tercera semana del mes de julio. La aprobación del PGA Consolidado quedará registrada en acta del Comité Directivo.

14. Ajustes al PGA

La Oficina de Planeación establecerá el procedimiento para las modificaciones y ajustes al PGA.

15. Seguimiento y monitoreo del PGA

Cada contraloría Delegada Sectorial realizará seguimiento a su proceso auditor, a través del Observatorio, determinando el cumplimiento de los propósitos establecidos en los encargos de auditoría frente a los memorandos de planeación de las auditorías; y mediante la revisión selectiva o total de las actas de las mesas de trabajo, se hará el seguimiento a los estados de avance de las auditorías y al desarrollo de los objetivos propuestos en el memorando de planeación.

La Oficina de Planeación realizará el seguimiento y monitoreo del Plan General de Auditoria, de acuerdo con los procedimientos establecidos por dicha Oficina.