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CIRCULAR No. 005 de 2008
(Abril 23 de 2008)
<Fuente: Archivo entidad emisora>
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL – SICE
DE: JOSE ANTONIO ARIZABALETA GONZÁLEZ
Gerente SICE
PARA: ENTIDADES DEL ESTADO Y PARTICULARES QUE MANEJAN RECURSOS PÚBLICOS, PERSONAS JURÍDICAS Y NATURALES QUE CONTRATAN CON EL ESTADO EN CALIDAD DE PROVEEDORES
ASUNTO: VIGENCIA DEL CUBS Y RELACIÓN ENTRE LA OBLIGACIÓN DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO Y PARTICULARES QUE MANEJAN RECURSOS PÚBLICOS DE CONSULTAR EL CUBS Y LA OBLIGACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE REGISTRAR PRECIOS DE REFERENCIA
FECHA: 23 de abril de 2008
a) La Ley 598 de 2000 creó el CUBS como el catálogo único a nivel nacional. El Parágrafo 1 del Artículo 1° de la dicha ley define el CUBS como “el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común” o el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones “de uso en obras”.
De conformidad con la Circular 001 de enero 17 de 2008 del señor Contralor General de la República, se reitera la vigencia del SICE y del CUBS como catálogo único nacional para efectos de contratación. Sin defecto de que en la actualidad se estén adelantando estudios para considerar ajustes al CUBS para su uso tanto para el SICE como para el SECOP, de conformidad con el Decreto 2178 de 2006, corresponde al Comité Directivo SECOP, conformado por el Contralor General de la República, la Ministra de Comunicaciones y un representante de la CINCO, adoptar los cambios necesarios. Las determinaciones que en la instancia en mención se adopten, se comunicarán oportunamente.
b) En su Artículo 5, la misma ley ordena que “para la ejecución de los planes de compras de las entidades estatales y la adquisición de bienes y servicios de los particulares o entidades que manejan recursos públicos, se deberá consultar el catálogo único de bienes y servicios, CUBS”.
Como consecuencia del mandato legal sobre la consulta del CUBS y los estudios previos a la contratación, debe entenderse que las entidades y particulares que manejan recursos públicos han identificado la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar y han definido el código CUBS para cada elemento, lo cual darán a conocer a los proveedores con la finalidad de que ellos puedan competir en igualdad de condiciones.
Los estudios previos también permiten a las entidades y particulares que manejan recursos públicos:
1. Identificar procesos contractuales exentos del cumplimiento de la normatividad SICE
Las entidades del Estado y particulares que manejan recursos públicos determinaran los procesos a los cuales les aplica alguna de las excepciones contenidas en el Artículo 18 del Decreto 3512 de 2003, y/o en los Acuerdos vigentes del Comité para la Operación del SICE e informaran a los proveedores que como resultado de la excepción, no tienen la obligación de registrar precios y por ende, de presentar en las ofertas los números de certificado de registro de precios de referencia, es decir, que no deben cumplir con las obligaciones de los literales b) y c) del Artículo 15 del Decreto 3512 de 2003, para ese proceso.
1.1 Consideración sobre la excepción de los procesos contractuales que incluyan servicios u obra pública no codificada en el CUBS hasta el quinto nivel de desagregación (nivel de especificaciones y propiedades).
De conformidad con el literal a) del Artículo 18 del Decreto 3512 de 2003, y el literal b) del Artículo 4 del Acuerdo 0004 del Comité para la Operación del SICE, los procesos contractuales de prestación de servicios y obra pública cuyos elementos no se encuentran clasificados y codificados en su totalidad hasta nivel de “Propiedades y Especificaciones” al que hace mención el literal b) del Artículo 11 del Decreto 3512 de 2003, se encuentran exentos de las obligaciones frente al SICE.
A diferencia de los servicios y obras, la no existencia de un código de un bien a nivel de item (nivel de Propiedades y Especificaciones o quinto y último nivel de clasificación) no exime un proceso contractual. En los casos en los que el bien se encuentre clasificado solo a nivel de subclase o hasta el nivel de grupo, es decir al tercer o cuarto nivel de desagregación, la entidad o particular que maneja recursos públicos deberá informar con rigurosa precisión los códigos hasta el nivel de clasificación encontrado, indicando la subclase o grupo de manera que los proveedores puedan registrar el respectivo precio temporal.
Con dicha información, los proveedores deberán diligenciar los campos de registro de precio temporal, incluyendo el código a nivel de clasificación de subclase o grupo, los calificadores y valores de calificadores y la descripción del bien con las especificaciones y propiedades definidas y solicitadas por la entidad.
Si las propiedades y especificaciones de los servicios u obras a contratar identificados en el CUBS por las entidades o particulares que manejan recursos públicos, no coinciden de manera precisa y rigurosa con los requeridos y no se identifica códigos integralmente coincidentes, la entidad o particular que maneja recursos públicos deberá determinar si el elemento solicitado se encuentra o no codificado y si el proceso se encuentra exento. De estarlo deberá informarlo, para que los proveedores no registren precios que causen confusión y equívocos como los que se vienen evidenciando en algunas consultas.
En caso de presentarse alguna duda, los proveedores pueden solicitar aclaración a la entidad o particular que maneja recursos públicos contratante o pedir a la misma se les informe los códigos precisos que corresponden con los elementos solicitados. La aclaración que se le de a un proveedor en virtud de una consulta relacionada con una imprecisión en la identificación de un código, debe ser conocida por todos.
2. Determinar la oportunidad para la presentación de los números de certificado de registro de precio en los procesos contractuales obligados y el momento para verificarlos en el SICE.
Se reitera que los números de certificado de registro de precios de referencia no son exigibles a los proveedores en un momento anterior al del cierre de la oferta o antes de cumplirse el plazo establecido por la entidad contratante para la entrega o presentación de dicha oferta, de conformidad con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y el Decreto 3512 de 2003. Una vez cumplidos los plazos para la entrega de las ofertas y antes de la adjudicación, se podrán verificar los números de certificado de registro de precios en mención.
No es exigible la certificación del registro del proveedor o documento alguno que compruebe el registro en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, dado que de conformidad con el Decreto 3512 de 2003 la única obligación de los proveedores frente a las entidades es la presentación en la oferta de los números de certificado de registro de precios de referencia, los cuales no pueden generarse a menos que se esté inscrito y activo. El sistema no genera de manera automática certificados de usuarios activos o registrados, pero en las entidades con la sola consulta de NIT se puede conocer para que elementos ha registrado precios un proveedor.
c) De conformidad con el Artículo 6º de la Ley 598 de 2000 los contratos deben contener “los precios unitarios y los códigos de bienes y servicios, adquiridos de conformidad con el catálogo único de bienes y servicios, CUBS”.
JOSÉ ANTONIO ARIZABALETA GONZÁLEZ
Gerente SICE
