Circular 1 de 2005 CGR

CIRCULAR 1 DE 2005

(enero 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

En materia de saneamiento contable, la Ley 901 del 26 de julio de 2004, prorrogó la vigencia de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, hasta el 31 de diciembre de 2005 y le introdujo algunas modificaciones estableciendo algunas obligaciones para la Contraloría General de la República. Sobre el contenido de estas Leyes es necesario realizar algunas consideraciones e impartir instrucciones.

ANTECEDENTES JURÍDICOS

1. El artículo 1o. de la Ley 901, definió en su parágrafo que las autoridades disciplinarias realizarán “las correspondientes investigaciones en contra de los representantes legales y miembros del máximo órgano colegiado dirección, donde aplique, por no haber adelantado el proceso de saneamiento contable de las entidades y organismos públicos bajo su dirección en la vigencia inicial de la ley, con base en los informes remitidos por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la República o por la autoridad fiscal correspondiente.” (Subrayado fuera de texto)

2. A su vez, de conformidad con el artículo 4o. de la Ley 716, modificado por la Ley 901, estableció que la Contraloría General de la República, verificará el cumplimiento de la elaboración semestral del boletín de deudores morosos que las entidades deben preparar y enviar a la Contaduría General de la Nación.

3. El artículo 8. de la Ley 716, modificado por el artículo 9o. de la Ley 901, definió que “Los órganos de control fiscal, en el ámbito de su jurisdicción, revisarán y evaluarán la gestión, los estudios, documentos y resultados que amparan las acciones y decisiones de las entidades Públicas en aplicación de la presente ley, para lo cual realizarán auditorías de carácter especial.”

LINEAMIENTOS

Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 716 y la Ley 901, se requiere adelantar las siguientes acciones, en desarrollo del PGA 2004, tanto para las auditorías en curso como para aquellas que están por iniciar para auditar la vigencia 2004:

1. Incluir en las líneas de auditoría en el PGA 2004, como está establecido en las directrices para su elaboración, las siguientes acciones de control: estudios desarrollados, revisión y evaluación de la gestión para establecer el cumplimiento pleno de las Leyes 716 y 901, de acuerdo con el formato e instructivo anexo.

2. Igualmente, adelantar auditorías con el mismo propósito anterior, cuando un sujeto de control no esté incluido en el PGA, y la disponibilidad de recursos humanos y financieros lo permita.

Para las finalidades de las auditorias, es importante contar con la información que debe preparar y analizar la Oficina de Control Interno de la Entidades sobre el particular.

Al finalizar el PGA 2004, se deberá preparar un informe que resuma el avance del saneamiento contable de los sujetos de control, los principales logros y los problemas encontrados en desarrollo de las auditorías.

En el Anexo No. 1 se detalla la información que requerida para cumplir con las obligaciones asignadas a la CGR en las Leyes 716 y 901. En el formato anexo a la presente circular se deberá presentar exhaustivamente, para cada entidad y expediente, a manera de resumen, el resultado de la evaluación del proceso de saneamiento contable para efectos estadísticos y por tanto no sustituye las actuaciones específicas de control fiscal micro que sea necesario adelantar. Una vez diligenciado este formato, deberá remitirse a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, en la medida en que se desarrollen las auditorías y en cualquier caso sin exceder la fecha limite del 15 de mayo del 2005, para efectos de elaborar allí el respectivo estudio detallado.

En cuanto a la responsabilidad en los procesos de saneamiento contable, es importante tener en cuenta el Anexo No. 2 preparado por el Director Investigaciones Fiscales, de la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios y Jurisdicción Coactiva.

(Original firmado)

LUIS BERNARDO FLOREZ ENCISO

Contralor General de la República (E)

ANEXO NO. 1.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SANEAMIENTO CONTABLE.

Mediante éstos formularios se verificará el grado de avance, eficiencia y eficacia del proceso de saneamiento contable previsto en las Leyes 716 y 901.

1. En el primer componente del Formato deberá establecerse la formalización legal y fecha de instalación del Comité de Saneamiento Contable para atender todos los asuntos, expedientes y trámites concernientes al Saneamiento Contable.

2. Permite identificar la actuación y la responsabilidad del ente público en cuanto a la identificación exhaustiva de las partidas susceptibles de depuración. Conviene recordar que la responsabilidad del gestor se deriva por la acción (sanear partidas que no reúnen los requisitos previstos en la ley) u omisión (no incluir partidas susceptibles de saneamiento contable que cumplen los requisitos previstos legalmente).

Para el efecto es necesario considerar como puntos de referencia para la depuración los conceptos contenidos en: los informes de control interno contable, las observaciones y recomendaciones de la Contraloría General de la República en los informes de auditoría, los informes del revisor fiscal, Plan de Mejoramiento suscrito, Glosas de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, partidas incluidas en el informe de Auditoría al Balance General de la Nación del año inmediatamente anterior, Relación de obligaciones y derechos en las cuentas de orden, reporte de deudores morosos remitido a la Contaduría General de la Nación.

3. Para este aspecto deberá aplicar las pautas previstas para el manejo y análisis de documentos en el Audite.

ANEXO NO. 2.

RESPONSABILIDAD FISCAL EN SANEAMIENTO CONTABLE.

Para efectos de determinar dentro del proceso auditor la viabilidad de conformar hallazgos de carácter fiscal se deberá tener en cuenta lo siguiente:

1. La ley 716 de 2001 estableció la obligatoriedad para las entidades públicas de adelantar las gestiones necesarias para efectos de depurar la información contable de dichas entidades.

2. Se dispone entonces la necesidad de establecer “la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan el patrimonio público depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminación o incorporación de conformidad con los lineamientos de la presente ley.” (Art. 1o.)

3. El artículo 3o de la citada Ley 716 establece que “Las entidades públicas tendrán que adelantar la gestión administrativa necesaria, para allegar la información y documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración.”

4. Por su parte el artículo 4o dispone las condiciones que deben tener en cuenta los administradores públicos para ello, así:

“Las entidades públicas depurarán los valores contables que resulten de la actuación anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones:” “a) Los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.” “b) Los derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no es posible ejercer los derechos por jurisdicción coactiva.” “c) Que correspondan a derechos u obligaciones con una antigüedad tal que no es posible ejercer su exigibilidad, por cuanto operan los fenómenos de prescripción o caducidad.” “d) Los derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago.” “e) Cuando no haya sido posible legalmente imputarle a persona alguna el valor por pérdida de los bienes o derechos.” 5 “f) Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate.” Por ello dentro del proceso auditor deberá distinguirse las acciones u omisiones de los funcionarios públicos que pudieron generar la situación que ahora se depura contablemente, y las acciones u omisiones de los funcionarios públicos que analizan y autorizan dicha depuración contable.

De esta manera deberá establecerse dentro del proceso auditor, al momento de realizar la valoración de la gestión de los funcionarios públicos involucrados en estos procedimientos de saneamiento contable, que las decisiones se ajusten estrictamente a los parámetros establecidos en la Ley 716.

En caso de que se llegue a la conclusión de que operaría la responsabilidad fiscal del o los funcionarios que en el pasado generaron dicha situación, deberá también analizarse que la acción fiscal se encuentra vigente y por lo tanto puede darse válidamente su traslado a la Delegada para Investigaciones o la Coordinación de Investigaciones según sea el caso.