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CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2020
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - COLOMBIA COMPRA EFICIENTECOLOMBIA COMPRA EFICIENTE
| PARA: | ENTIDADES Y PARTICULARES QUE CONTRATAN CON CARGO A RECURSOS PÚBLICOS. |
| DE: | AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA -COLOMBIA COMPRA EFICIENTE- |
| Asunto: | ACTUALIZACIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA -SECOP- |
De conformidad con el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- tiene competencia para expedir directivas en materia de compras y contratación pública, actos administrativos que contienen mandatos, orientaciones e instrucciones dirigidas a las entidades estatales y al público en general, de obligatorio cumplimiento.
En ese mismo sentido, el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, fue creado por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, es administrado por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, en cumplimiento de las funciones otorgadas por el numeral 8 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, y es el único punto de ingreso de los datos asociados a la actividad contractual y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía, contando con la información oficial de la contratación realizada con dineros estatales.
En virtud de lo anterior, la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, expide la presente Circular, con el ánimo de monitorear el flujo de recursos públicos, así como de exhortar el uso adecuado de los sistemas de información de gestión contractual pública e instruir a las entidades estatales para que acaten las siguientes indicaciones:
I. CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CONSIGNADA EN EL SECOP
El Sistema Electrónico de Contratación Pública -SECOP-, está conformado por tres (3) plataformas: SECOP I, SECOP II y Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC).
Según el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” y en cumplimiento de las políticas dadas por el documento CONPES 3920 de 2018, “Política Nacional de Explotación de Datos (Big Data)”, las Entidades están obligadas a consignar en todas las plataformas del SECOP datos de calidad, es decir, información oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella; por lo anterior, es necesario que las Entidades verifiquen y
aliden de manera constante los datos consignados, así como la información diligenciada en las plantillas y formularios del SECOP, que corresponda con la información real de la entidad, y con el contenido de los Documentos del Proceso.
Las Entidades deben publicar la información de sus procesos de contratación en una sola de las plataformas electrónicas del SECOP. Los Procesos de Contratación derivados de los acuerdos marco de precios o instrumentos de agregación de demanda deben ser adelantados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y no se requiere publicarlos en otras plataformas. Los Procesos de Contratación en línea adelantados en el SECOP II no requieren otro tipo de publicación. Duplicar la información afecta los datos del Sistema de Compra Pública.
II. ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE REGISTRO DE ENTIDADES EN EL SECOP
Para asegurar la calidad de los datos reportados en SECOP, la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, es menester que las Entidades Públicas actualicen la información de su Entidad, particularmente en los campos referidos a:
a. Nombre de la Entidad
b. NIT
c. Orden de la Entidad
d. Nivel de la Entidad
e. Sector de la Entidad
III. DILIGENCIAMIENTO DE LOS PLANES ANUALES DE ADQUISICIONES
El Decreto 1082 de 2015 impone la obligación a las Entidades Estatales de elaborar un Plan Anual de Adquisiciones (PAA), el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año.
Las Entidades Estatales deben publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) siguiendo los lineamientos de elaboración y publicación establecidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-.
Lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones: están consignados en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, la cual está a disposición en: https://www.colombiacompra.gov.co/plananual-de- adquisiciones
Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones en SECOP II: Las Entidades Estatales pueden elaborar, modificar y publicar su Plan Anual de Adquisiciones a través del SECOP II. La Guía rápida para la gestión del Plan Anual de Adquisiciones se encuentra en: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii
Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones en SECOP I: el formato para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones en SECOP I se puede descargar en archivo Excel en: https://www.colombiacompra.gov.co/plan-anual-de-adquisiciones/que-es-el-plan-anual-de-adquisiciones Este formato no debe ser modificado en su estructura, pues debe seguir las siguientes indicaciones detalladas en la hoja “Indicaciones' del formato.
IV. PRINCIPALES ERRORES ENCONTRADOS
Los principales errores encontrados en la información registrada en el SECOP por las entidades estatales, en los procesos de contratación, contratos y PAA, son:
- Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC): no corresponde con el objeto contractual.
- Cuantía del proceso, cuantía del contrato, valor de la adición y valor total con adición: no corresponden con lo detallado en los documentos soporte cargados en el SECOP.
- Fecha de firma, fecha de inicio y fecha de fin del contrato: no corresponde con lo detallado en los documentos soporte cargados en el SECOP.
- Tipo de contrato: no corresponde con el objeto contractual.
- Datos del proveedor: no registra completamente la información de identificación, tipo de documento y nombre del proveedor.
Si tiene dudas sobre el particular comuníquese en Bogotá D.C. al 7956600 - 7456788 y para el resto del país al 018000520808.
Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente-
