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CIRCULAR 2 DE 2017
(agosto 3)
Diario Oficial No. 50.342 de 31 de agosto de 2017
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Servidores públicos de la ADRES |
| De: | Viceministra de Protección Social del Ministerio de Salud y Protección Social Encargada de las Funciones de la Dirección General de la ADRES |
| Asunto: | Lineamientos básicos en temas de talento humano de la ADRES Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud para el periodo agosto – diciembre del 2017 |
En ejercicio de las facultades como nominadora y de las asignadas por ley, se expiden los siguientes lineamientos, para garantizar el cumplimiento estricto de nuestros deberes y derechos como servidores públicos, así:
I. TARJETA DE CONTROL DE ACCESO
La tarjeta de control de acceso será entregada por la Dirección Administrativa y Financiera a partir del diligenciamiento del formato para el registro y asignación de tarjetas de acceso al Edificio Elemento PH.
Esta tarjeta tiene carácter de bien devolutivo, por lo que en caso de retiro o desvinculación de la ADRES, debe ser entregado a la Dirección Administrativa y Financiera.
II. HORARIO DE TRABAJO
A partir de la fecha, la ADRES dispondrá de los siguientes horarios de trabajo para los servidores públicos, con el fin de promover y proteger la salud, la seguridad social y bienestar de quienes laboran en ADRES y la sustentabilidad del ambiente de trabajo, así:
1. De lunes a viernes de 7:00 a. m. a 4:00 p. m. en jornada continua
2. De lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. en jornada continua
3. De lunes a viernes de 9:00 a. m. a 6:00 p. m. en jornada continua
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al ingreso de un servidor público a laborar en la ADRES, el jefe inmediato deberá informar por escrito a la Dirección Administrativa y Financiera, el horario elegido, para el correspondiente registro.
Nota: Cualquier modificación en el horario inicialmente elegido se acordará con el jefe inmediato y deberá informarse por escrito a la Dirección Administrativa y Financiera, para el correspondiente registro.
III. RECIBO DE NOVEDADES EN EL SISTEMA DE NÓMINA – CRONOGRAMA
Para garantizar los derechos asociados a los pagos de nómina, se establece a continuación el cronograma mensual para la radicación en la Dirección Administrativa y Financiera de las novedades que tienen incidencia en la liquidación de la nómina, tales como: Descuentos, incapacidades, licencias ordinarias, asignación de primas técnicas, encargos, nombramientos, renuncias, vacaciones, traslados de EPS o de Fondos de Pensiones.
La novedad relacionada con el cambio de cuenta bancaria para el pago de nómina deberá radicarse junto con la certificación original, expedida por la entidad financiera dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes.
| MES | FECHA MÁXIMA DE RECIBO NOVEDADES |
| Agosto | 11 de agosto de 2017 hasta la 4 p. m. |
| Septiembre | 11 de septiembre de 2017 hasta la 4 p. m. |
| Octubre | 11 de octubre de 2017 hasta la 4 p. m. |
| Noviembre | 10 de noviembre de 2017 hasta la 4 p. m. |
| Diciembre | 13 de diciembre de 2017 hasta la 4 p. m. |
IV. POSESIONES Y RETIROS DE LA ENTIDAD
En el marco del anterior cronograma, la Dirección Administrativa y Financiera, gestionará el trámite de posesiones y renuncias, cuando las renuncias presentadas estén por fuera de dicho
cronograma, la administración hará uso de la facultad discrecional que tiene el nominador para aceptarla dentro los treinta días siguientes a su presentación, prevista en el artículo 2.2.11.1.5 del Decreto 1083 de 2015.
Es deber de los servidores públicos tener en cuenta las fechas y hora allí señaladas, ya que con esto se busca garantizar el pago oportuno de la nómina, o el reconocimiento y pago de la
liquidación de prestaciones dentro del mes de causación, así como la atención oportuna dentro del Sistema General de Seguridad Social (salud, pensión, ARL) y Caja de Compensación.
Antes de hacer efectivo el retiro, el servidor público deberá hacer entrega de la tarjeta de acceso; retirar la orden, programar la cita y practicarse el examen médico ocupacional de retiro; entregar los bienes que tenía a su cargo a través de su superior inmediato o al servidor público designado y entregar los activos de información a su cargo de tal forma que se preserve su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
El superior inmediato debe solicitar a las dependencias competentes al momento del retiro, la remoción de los permisos de acceso a todos los sistemas de información de la ADRES.
Una vez liquidadas las prestaciones sociales, el servidor público solicitará en la Dirección Administrativa y Financiera, el Certificado de Ingresos y Retenciones y con esta información diligenciará en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), el Formulario Único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas (Decreto 2842 de 2010) y lo entregará impreso y suscrito a esa misma Dirección.
V. DEDUCCIONES QUE DISMINUYEN LA BASE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGOS LABORALES
Los soportes de las deducciones que se restan de la base de retención en la fuente por pagos laborales, de conformidad con el artículo 387 del Estatuto Tributario deberán ser radicados por una sola vez cada año, de acuerdo con las fechas estipulas anteriormente.
Los soportes son los siguientes:
- Certificación del monto por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda emitida por entidad financiera, con los requisitos exigidos por el artículo 1.6.1.12.1 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.
- Certificación emitida por beneficiario del pago por contratos de planes de atención complementaria en salud - planes de medicina prepagada - pólizas de salud - seguros de salud, contratados con empresas vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud o Superintendencia Financiera, de conformidad con los artículos 1.2.4.1.6 y 1.2.4.1.14 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.
- Diligenciar el formato anexo a la presente circular denominado “DEDUCCIÓN POR DEPENDIENTES” y anexando los soportes correspondientes, según el tipo de dependiente.
- Diligenciar el formato anexo a la presente circular denominado “Aportes a cuenta de ahorro AFC y Aportes voluntarios al Fondo de Pensiones de Jubilación o Invalidez”, anexando certificación emitida por la entidad financiera o fondo de pensiones.
VI. LIBRANZAS Y OTROS DESCUENTOS DE NÓMINA
De conformidad con la Ley 1527 de 2012, para que opere el descuento por la modalidad de libranza en la adquisición de bienes y servicios, se deberán cumplir los requisitos exigidos en los artículos 3o y 6o de la mencionada ley.
En los eventos en que el servidor público haya suscrito descuento por la modalidad de libranza con su anterior empleador, tendrá la obligación de informar de dicha situación a la entidad operadora con quien tenga libranza, para que la entidad operadora solicite a la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES el correspondiente descuento por nómina de los recursos a que tenga derecho previo diligenciamiento de la documentación correspondiente.
Este procedimiento se debe seguir para efectos de descuentos de nómina por conceptos de plan complementario, seguro funerario y aportes a cooperativas.
VII. ACTUALIZACIÓN HOJA DE VIDA Y DECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES Y RENTAS EN EL SIGEP
Es obligación de los servidores públicos mantener actualizada la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas en SIGEP www.sigep.gov.co.
La hoja de vida en SIGEP deberá actualizarse como mínimo en los siguientes eventos:
- Cada que vez que obtenga títulos de educación formal, los cuales deben ser remitidos para archivo en la historia laboral.
- Cada que se presente una novedad en el cargo.
- Cuando sea requerido por la Dirección Administrativa y Financiera.
- Cuando se presenten cambios en el número de extensión o correo electrónico
- Cambio de Dirección de Residencia, localidad, municipio o departamento.
- Cuando sea requerido por Ley de Transparencia.
- Anualmente.
Para la vinculación y retiro de la administración toda persona natural que ocupe un cargo como servidor público, deberá diligenciar la Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y
Actividad Económica Privada.
La información sobre bienes y rentas deberá ser actualizada anualmente en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), la cual deberá imprimirse, firmarse y allegarse antes de la fecha mencionada a la Dirección Administrativa y Financiera.
VIII. CERTIFICACIONES LABORALES
Para garantizar la expedición en términos de calidad y seguridad en la información que contienen las certificaciones laborales, deben solicitarse a través del formato que disponga la Entidad directamente en la Dirección Administrativa y Financiera, así:
- Certificaciones de tiempo de servicio y asignación salarial: se expedirán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud.
- Certificaciones con funciones y otros requerimientos: se expedirán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su solicitud.
Nota: Las certificaciones laborales deben ser solicitadas directamente por el servidor público o mediante autorización debidamente conferida, teniendo en cuenta que la historia laboral tiene el carácter de reserva legal, de acuerdo con lo señalado en el numeral 3 del artículo 24 de la Ley 1755 de 2015.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a 3 de agosto de 2017.
CARMEN EUGENIA DÁVILA GUERRERO
La Viceministra de Protección Social del Ministerio de Salud y Protección Social Encargada de las Funciones de Directora General de la Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES),
