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CARTA CIRCULAR 1 DE 2017
(mayo 8)
Diario Oficial No. 50.230 de 11 de mayo de 2017
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
| Para: | Representantes legales, miembros del órgano permanente de administración, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de las organizaciones de economía solidaria vigiladas |
| De: | Superintendente |
| Asunto: | Captura de información gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo |
| Fecha: | Bogotá, D. C., 8 de mayo de 2017 |
En el plan de trabajo de la Superintendencia de la Economía Solidaria frente a la gestión y administración del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT, se tiene previsto actualizar la matriz de riesgos LA/FT del sector vigilado.
Para tal efecto se diseñaron unos instrumentos de captura de información que se elaboraron a partir de las instrucciones contenidas en la Circular Básica Jurídica 2015: Capítulo XI del Título II para las cooperativas de ahorro y crédito y Capítulo IX del Título III para las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera. Enmarcado en lo anterior, la remisión de estos formatos se efectuará una única vez, y contendrá la información resultante del segundo semestre de 2016.
La propuesta de formularios para la captura de información se publicó para comentarios del sector en el mes de marzo del presente año. Derivado de la revisión de los comentarios enviados por las organizaciones vigiladas, se efectuaron los respectivos ajustes a los formatos e instructivos, los cuales se adjuntan a la presente comunicación (Anexos 1 y 2).
Los formularios de captura de información estarán disponibles en la página de la web de la Superintendencia a partir del 10 de mayo de la presente vigencia para su diligenciamiento y reporte a través de Sicses de la siguiente manera:
- El formulario contenido en el anexo número 1, debe ser diligenciado por las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito y remitirse a más tardar el 26 de mayo de 2017.
- El formulario contenido en el anexo No. 2, debe ser diligenciado por las organizaciones de la economía solidaria que no ejercen la actividad financiera y remitirse a más tardar el 26 de mayo de 2017.
Cabe anotar que la información reportada se entenderá confiable, fidedigna y veraz y esta Superintendencia podrá validarla en visitas de inspección y/o entrevistas con los funcionarios responsables.
Cordialmente,
El Superintendente,
HÉCTOR RAÚL RUIZ VELANDIA.
Anexo: Anexo 1 y Anexo 2
REPRESENTANTE LEGAL
Nombres y apellidos
Instrucciones para diligenciar el Formulario de captura de información sobre el riesgo de lavado de activos y de la Financiación del Terrorismo en las Organizaciones de Economía Solidaria que no ejercen actividad financiera.
El presente formulario se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo y está dirigido a las organizaciones de economía solidaria que no ejercen la actividad financiera en los términos previstos en el artículo 39 de la Ley 454 de 1998 y que están bajo la supervisión de la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
La remisión de estos formatos se efectuará una única vez, y contendrá la información resultante del ejercicio del segundo semestre de 2016. El contenido de lo requerido no debe ser modificado bajo ninguna circunstancia, en ese sentido, el formulario solo captura la información requerida en las celdas de color azul.
Especificaciones iniciales
SECCIÓN I - Datos de la entidad reportante
1. Nombre Completo o Razón Social de la entidad reportante: Nombre completo de la organización solidaria reportante.
2. Código asignado por la Superintendencia de la Economía Solidaria: Código asignado a la entidad por la Superintendencia de la Economía Solidaria. La información reportada deberá ser expresada en números, sin puntos ni comas.
3. Fecha de reporte: Fecha en que se envía el reporte a la Superintendencia de la Economía Solidaria. Debe ser expresado de a dos dígitos en el siguiente orden: dd/mm/aa.
4. Período del reporte: Período que abarca la información de reporte semestral. Debe ser expresado de a dos dígitos en el siguiente orden: del: dd/mm/aa al: dd/mm/aa.
5. Número de empleados: Número total de empleados de la organización solidaria.
SECCIÓN II - Información del Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo
1. RELACIONES CONTRACTUALES
De conformidad con el numeral 3.2.1.3., del Capítulo IX del Título III de la CBJ de 2015, las organizaciones solidarias deben contemplar herramientas que permitan establecer plenamente la identidad de las personas jurídicas y naturales con la que la entidad establece y/o mantiene una relación contractual (clientes y proveedores de bienes, de servicios y de recursos financieros), en razón de lo anterior se solicita la siguiente información:
1.1. Asociados/Clientes: En este numeral se deberá determinar el número de asociados/clientes que son personas naturales y las que son personas jurídicas, correlacionando con el volumen de operaciones y el monto de operaciones en pesos tanto de ingresos como de egresos, se debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente).
1.2. Proveedores: En este numeral se deberá determinar el número de proveedores que son personas naturales y las que son personas jurídicas, correlacionando con el volumen de operaciones y el monto de operaciones en pesos tanto de ingresos como de egresos, se debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente).
1.3. Recursos financieros: En este numeral se deberá determinar las entidades utilizadas para fondear la operación y las pagadurías utilizadas en el desarrollo de actividades de las organizaciones solidarias de aporte y crédito. Identificando el número de proveedores que son personas naturales y las que son personas jurídicas, correlacionando con el volumen de operaciones y el monto de operaciones en pesos tanto de ingresos como de egresos, se debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente).
2. PRODUCTOS Y SERVICIOS
De acuerdo con lo establecido en el segundo párrafo del numeral 3.2.1.4 del Capítulo IX del Título III de la CBJ de 2015, las organizaciones deben diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado de los diferentes asociados, el mercado correspondiente a cada uno de los productos o servicios que ofrezca.
En razón de lo anterior, se solicita la relación de los diez (10) Productos y/o Servicios enlistados de mayor a menor grado de riesgo, de acuerdo con la calificación de riesgo (nivel de riesgo) definida por la organización, tomando en consideración los siguientes criterios:
2.1. Productos activos: En este numeral se deberá determinar el número de asociados/clientes que son personas naturales y personas jurídicas, correlacionando ese criterio con el nivel de riesgo (Calificación por producto o segmento), Número de operaciones y el volumen de operaciones (saldo de la cuenta activa) en pesos, se debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente).
2.2. Productos pasivos: En este numeral se deberá determinar el número de asociados/clientes que son personas naturales y personas jurídicas, correlacionando ese criterio con el nivel de riesgo (Calificación por producto o segmento), número de operaciones y el volumen de operaciones (saldo de la cuenta Pasiva) en pesos, se debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente).
2.3. Servicios: En este numeral se deberá determinar el número de asociados/clientes que son personas naturales, correlacionando ese criterio con el nivel de riesgo (Calificación por producto o segmento), número de operaciones y el volumen de operaciones (Valor de la comisión) en pesos, se debe indicar el número de señales de alerta, Operaciones Inusuales y Operaciones sospechosas si se han presentado en el período de reporte respectivo (semestralmente).
Nota: La información reportada deberá ser expresada en números, sin puntos ni comas.
Representante Legal:
Nombre: Nombre del representante legal
Instrucciones para diligenciar el formulario de captura de información sobre el riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo en las Cooperativas de Ahorro y Crédito, y Multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito.
El presente formulario es para uso exclusivo de las Cooperativas de Ahorro y Crédito, y Multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, supervisadas por Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
La remisión de estos formatos se efectuará una única vez, y contendrá la información resultante del ejercicio del segundo semestre de 2016. El contenido de lo requerido no debe ser modificado bajo ninguna circunstancia, en ese sentido, el formulario solo captura la información requerida en las celdas de color azul.
Especificaciones iniciales
SECCIÓN I - Datos de la entidad reportante
1. Nombre Completo o Razón Social de la entidad reportante: Nombre completo de la entidad.
2. Código asignado por la Superintendencia de la Economía Solidaria: Código asignado a la entidad por la Superintendencia de la Economía Solidaria. La información reportada deberá ser expresada en números, sin puntos ni comas.
3. Fecha del reporte: Fecha en que se envía el reporte a la Superintendencia de la Economía Solidaria. Debe ser expresado de a dos dígitos en el siguiente orden: dd/mm/aa.
4. Período del reporte: Período que abarca la información de reporte semestral. Debe ser expresado de a dos dígitos en el siguiente orden: del: dd/mm/aa al: dd/mm/aa.
5. Número de empleados: Número total de empleados de la organización solidaria. Período Comprendido del semestre a reportar.
SECCIÓN II - Información del Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SIPLAFT).
1. Nombre de la metodología establecida por la organización: Indicar el nombre de la metodología establecida y utilizada por la organización solidaria, e indicar si es cualitativa o Cuantitativa.
2. Breve descripción de la metodología establecida por la organización: Máximo en dos (2) líneas, describir la metodología utilizada para la segmentación de los factores de riesgo.
3. Factor de Riesgo Asociados/Clientes. Datos relacionados con los Asociados/Clientes sean estas personas físicas o jurídicas.
3.1. Número de segmentos para el Factor de Riesgo Asociado: Indicar el número resultante de segmentos producto de la identificación del factor de riesgo Asociado/Cliente.
3.2. Con base en la segmentación del Factor de Riesgo Asociado adoptada por la Organización, sírvase detallar la clasificación adoptada, de acuerdo a los segmentos generados los cuales deben ser organizados de acuerdo con su nivel riesgo (Desde mayor riesgo hasta los de menor riesgo), tomando en consideración para cada uno de los segmentos resultantes, los siguientes criterio: Descripción del segmento, número de Asociados/Clientes, Nivel de Riesgo del segmento (se debe relacionar el nivel de riego cuantitativo o cualitativo que la organización haya definido), Volumen de Operaciones y Monto de Operaciones tanto de ingresos como egresos (expresado en COP) , número de alertas generadas, Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, durante el período objeto de reporte (Semestralmente).
Para efectos del formulario se facilitan 10 campos para igual número de segmentos. Solo se deben diligenciar las líneas correspondientes al número de segmentos si son menos de 10. Si el número de segmentos es mayor a 10, Priorizar los 10 Productos más relevantes dentro del análisis de Riesgos.
3.3. Información sobre otras categorías especiales de Asociados/Clientes: En las siguientes casillas se deberá diligenciar el Número de Asociados/Clientes que pertenecen a cada una de las categorías e indicar el Volumen de Operaciones y Monto de Operaciones tanto de ingresos como egresos realizados durante el período de reporte.
3.3.1. Asociados/Clientes clasificados como PEP (incluidos Decreto 1674 de 2016): Personas Expuestas Públicamente entre los cuales se deben contemplar como mínimo los determinados por el decreto citado.
3.3.2. Asociados/Clientes clasificados como organizaciones sin ánimo de lucro: Asociados/Clientes que pudieran tener la naturaleza de entidad sin ánimo de lucro, sin importar a qué autoridad le corresponde su supervisión natural (Ejemplo: Cooperativas de transporte, fundaciones, iglesias etc.).
3.3.3. Asociados/Clientes Sector Inmobiliario y Constructor: Asociados/Clientes que tengan dentro de su objeto social o desarrollen como particulares la intermediación inmobiliaria o a la construcción de inmuebles.
3.3.4. Asociados/Clientes Sector Minero (especialmente sector aurífero): Asociados/Clientes que tengan dentro de su objeto social o desarrollen como particulares la actividad minera.
3.3.5. Asociados/Clientes clasificados como casinos y demás juegos de suerte y azar. Asociados/Clientes que tengan dentro de su objeto social o desarrollen como particulares la actividad de casinos y demás juegos de suerte y azar.
4. Factor de Riesgo Productos: Datos relacionados con los productos que ofrece la organización solidaria.
4.1. Número de segmentos para el Factor de Riesgo Producto: Indicar el número resultante de segmentos producto de la identificación del factor de riesgo Producto.
4.2. Con base en la segmentación del Factor de Riesgo Producto adoptada por la Organización, sírvase detallar la clasificación adoptada, de acuerdo a los segmentos generados los cuales deben ser organizados de acuerdo con su nivel riesgo (desde mayor riesgo hasta los de menor riesgo), tomando en consideración para cada uno de los segmentos resultantes, los siguientes criterio: Descripción del segmento, Número de Asociados/Clientes, Nivel de Riesgo del segmento (se debe relacionar el nivel de riego cuantitativo o cualitativo que la organización haya definido), Volumen de Operaciones y Monto de Operaciones tanto de ingresos como egresos (expresado en COP) , Número de alertas generadas, Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, durante el período objeto de reporte (Semestralmente).
Para efectos del formulario se facilitan 10 campos para igual número de segmentos. Solo se deben diligenciar las líneas correspondientes al número de segmentos si son menos de 10. Si el número de segmentos es mayor a 10, Priorizar los 10 Productos más relevantes dentro del análisis de Riesgos.
4.3. Operaciones especiales: En las siguientes casillas se deberá diligenciar el Número de Asociados/Clientes que pertenecen a cada una de las categorías e indicar el volumen total de operaciones realizadas durante el período de reporte.
4.3.1. Libranzas: Es así como la libranza se ha entendido como un medio de pago o mecanismo de recaudo de cartera que permite descontar de nómina los dineros adeudados a bancos, cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, entidades comerciales, entre otras, que sin ser un título valor sino un título innominado que incorpora una obligación clara y expresa, razón por la cual no constituye título valor, sino que es una orden de pago suscrita por el deudor, donde autoriza al empleador descontar de su nómina un valor determinado y la manera como se puede hacer efectiva. (Concepto Oficina Jurídica 21-08-2004).
4.3.2. Operaciones de compra de cartera o factoring sobre toda clase de títulos: La cartera de crédito son aquellas operaciones activas de crédito otorgadas y desembolsadas por la entidad vigilada, bajo distintas modalidades aprobadas de acuerdo con los reglamentos de cada institución en cumplimiento del desarrollo del giro de cada una de estas. (Circular Básica Contable y Financiera CE 0013-2003).
4.3.3. Giros y transferencias: es una operación mediante la cual una organización recibe dinero o una orden de realizar un cargo contra la cuenta de un cliente o asociado para que emita un giro por una cuantía determinada; esta operación puede ser una transferencia a nivel nacional o internacional.
5. Factor de Riesgo Canales de Distribución: Datos relacionados con los Canales de distribución que ofrece la organización solidaria.
5.1. Número de segmentos para el Factor de Riesgo Canales de Distribución: Indicar el número resultante de segmentos producto de la segmentación del factor de riesgo Canales de Distribución.
5.2. Con base en la segmentación del Factor de Riesgo Canales de Distribución adoptada por la Organización, sírvase detallar la clasificación adoptada, de acuerdo a los segmentos generados los cuales deben ser organizados de acuerdo con su nivel riesgo (Desde mayor riesgo hasta los de menor riesgo), tomando en consideración para cada uno de los segmentos resultantes, los siguientes criterios: Descripción del segmento, número de Asociados/Clientes, Nivel de Riesgo del segmento (se debe relacionar el nivel de riego cuantitativo o cualitativo que la organización haya definido), Volumen de Operaciones y Monto de Operaciones tanto de ingresos como egresos (expresado en COP) , Número de alertas generadas, Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, durante el período objeto de reporte (Semestralmente).
Para efectos del formulario se facilitan 10 campos para igual número de segmentos. Solo se deben diligenciar las líneas correspondientes al número de segmentos si son menos de 10. Si el número de segmentos es mayor a 10, Priorizar los 10 Productos más relevantes dentro del análisis de Riesgos.
5.3. Número total de oficinas/sucursales, incluida la Oficina Principal: Incluye la casa matriz, sucursales, agencias, centro de atención de Asociados/Clientes o similares al que fue asignado el recurso humano de la cooperativa. No incluir los corresponsales no bancarios, si los tuviere.
6. Factor de Riesgo Jurisdicciones: Datos relacionados con las jurisdicciones en las que la organización solidaria presta sus servicios y ofrece sus productos.
6.1. Número de segmentos para el Factor de Riesgo Jurisdicciones: Indicar el número resultante de segmentos producto de la identificación del factor de riesgo Jurisdicciones.
6.2. Con base en la segmentación del Factor de Riesgo Jurisdicciones adoptada por la Organización, sírvase detallar la clasificación adoptada, de acuerdo a los segmentos generados los cuales deben ser organizados de acuerdo con su nivel riesgo (Desde mayor riesgo hasta los de menor riesgo), tomando en consideración para cada uno de los segmentos resultantes, los siguientes criterio: Descripción del segmento, Número de Asociados/Clientes, Nivel de Riesgo del segmento (se debe relacionar el nivel de riego cuantitativo o cualitativo que la organización haya definido), Volumen de Operaciones y Monto de Operaciones tanto de ingresos como egresos (expresado en COP), número de alertas generadas, Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, durante el período objeto de reporte (Semestralmente).
Para efectos del formulario se facilitan 10 campos para igual número de segmentos. Solo se deben diligenciar las líneas correspondientes al número de segmentos si son menos de 10. Si el número de segmentos es mayor a 10, Priorizar los 10 Productos más relevantes dentro del análisis de Riesgos.
Nota: La información reportada deberá ser expresada en números, sin puntos ni comas.
Representante Legal:
Nombre: Nombre del representante legal
