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CARTA CIRCULAR 4 DE 2014
(noviembre 24)
Diario Oficial No. 49.346 de 25 de noviembre de 2014
SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
| Para: | Representantes legales, jefes de áreas financieras, contadores y jefes de control interno de las entidades que aplican el régimen de contabilidad pública en los sectores central y descentralizado de los niveles nacional y territorial sometidas a inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud. |
| De: | Superintendente Nacional de Salud. |
| Asunto: | Proceso de convergencia del marco normativo establecido en la Resolución 414 de 2014 para las empresas que aplican el régimen de contabilidad pública, que no cotizan en el mercado de valores y no captan ni administran ahorro del público; requerimiento plan de acción. |
En cumplimiento de las facultades de inspección, vigilancia y control otorgadas a la Superintendencia Nacional de Salud mediante Decreto número 2462 de 2013 y de acuerdo con lo establecido en la Ley 1314 de 2009, la cual regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, esta Superintendencia considera necesario orientar y solicitar información relacionada con el desarrollo del proceso de convergencia adelantado por las empresas que se encuentran obligadas a aplicar el Régimen de Contabilidad Pública que no cotizan en el mercado de valores y no captan ni administran ahorro del público, de acuerdo con el marco normativo incorporado en la Resolución 414 de 2014 emitida por la Contaduría General de la Nación.
1. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS OBLIGADAS A APLICAR EL MARCO NORMATIVO INCORPORADO EN LA RESOLUCIÓN 414 DE 2014
El artículo 2o de la Resolución 414 de 2014 establece que el marco normativo señalado en el anexo de la Resolución será aplicable a:
“…empresas que se encuentran bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública y que tengan las siguientes características: que no coticen en el mercado de valores, que no capten ni administren ahorro del público y que hayan sido clasificadas como empresas por el Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas según los criterios establecidos en el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas”.
2. APLICACIÓN OPCIONAL DEL MARCO NORMATIVO ESTABLECIDO EN EL DECRETO 3022 DE 2013 NORMA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LOS PREPARADORES QUE CONFORMAN EL GRUPO 2 – NIIF PARA LAS PYMES.
El parágrafo 2o artículo 2o de la Resolución número 414 de 2014 señala:
“Las sociedades de economía mixta y las que se asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al 50% e inferior al 90% podrán optar por aplicar el marco normativo anexo al Decreto número 3022 de 2013, siempre que participen en condiciones de mercado en competencia con entidades del sector privado, para lo cual allegarán la información que sustente esta condición y la justificación para aplicar dicho marco normativo en términos de costo-beneficio. Lo anterior, sin perjuicio del reporte de información que deberán efectuar a la CGN en las condiciones y plazos que esta establezca”.
3. CRONOGRAMA DE APLICACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 3o de la Resolución número 414 de 2014, el cronograma de aplicación al que deben sujetarse las empresas que se encuentran obligadas a aplicar el Régimen de Contabilidad Pública que no cotizan en el mercado de valores y no captan ni administran ahorro del público es el siguiente:
| No. | Concepto | Periodo |
| 1 | Periodo de preparación obligatoria | Desde el 12 de septiembre de 2014 hasta el 31 de diciembre de 2014 |
| 2 | Periodo de transición | Entre el 1o de enero y el 31 de diciembre de 2015 |
| 3 | Estado de situación financiera de apertura | 1o de enero de 2015 |
| 4 | Período de aplicación | Entre el 1o de enero y el 31 de diciembre de 2016 |
| 5 | Presentación de primeros estados financieros comparativos con sus respectivas notas bajo el nuevo marco normativo | 31 de diciembre de 2016 |
4. PERÍODO DE PREPARACIÓN OBLIGATORIA
Dentro de este periodo, comprendido entre el 12 de septiembre de 2014 y el 31 de diciembre de 2014, las empresas que se encuentran obligadas a aplicar el Régimen de Contabilidad Pública que no cotizan en el mercado de valores y no captan ni administran ahorro del público deben realizar una serie de actividades que les permitan llevar a cabo de manera adecuada y oportuna el proceso de convergencia hacia el marco normativo incorporado en la Resolución número 414 de 2014.
En este contexto, deberán contar como primera medida con la elaboración del Plan de Acción, el cual de acuerdo con lo establecido en el inciso tercero del artículo 3o de la Resolución número 414 de 2014, deberá ser presentado a la Contaduría General de la Nación y a los organismos que ejerzan la inspección, vigilancia y control.
5. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
El Plan de Acción elaborado para llevar a cabo el proceso de convergencia hacia el nuevo marco técnico normativo, debe contener entre otros los siguientes aspectos:
a) Designar el(los) responsable(s) del proceso.
b) Conformar el equipo de trabajo.
c) Definir un cronograma de actividades.
d) Dar a conocer oportunamente al máximo órgano la expedición del nuevo marco normativo, sus implicaciones y explicación del cronograma definido al interior de la empresa para llevar a cabo el proceso de convergencia.
e) Establecer un plan de capacitación transversal que involucre las diferentes áreas de la empresa.
f) Evaluar los impactos a nivel operativo, tecnológico, administrativo y financiero.
g) Analizar el nuevo marco técnico normativo para identificar las normas aplicables a la empresa.
h) Modificar los procesos y procedimientos operativos que se vean afectados con la determinación de las políticas contables.
i) Establecer las políticas contables aplicables a la empresa de acuerdo al nuevo marco técnico normativo.
j) Adecuar y fortalecer el recurso humano y tecnológico acorde a las nuevas necesidades.
k) Implementar mecanismos de monitoreo y control sobre el cumplimiento de las actividades contenidas en el Plan de Acción.
En virtud de lo anterior y en desarrollo del proceso de convergencia hacia el nuevo marco técnico normativo, las empresas obligadas a aplicar el Régimen de Contabilidad Pública que no cotizan en el mercado de valores y no captan ni administran ahorro del público y se encuentran sometidas a inspección, vigilancia y control por la Superintendencia Nacional de Salud, deberán enviar a esta Superintendencia a más tardar el 15 de diciembre de 2014 el Plan de Acción, teniendo en cuenta las siguientes especificaciones:
a) Para cada actividad se debe indicar la fecha de inicio y la fecha de terminación, bien sea que se encuentre finalizada, en ejecución o sin iniciarse.
b) Se deben diligenciar todas y cada una de las actividades contenidas en el Plan de Implementación.
c) A través del portal de la Superintendencia Nacional de Salud www.supersalud.gov.co Link Recepción Datos Vigilados / Plan de Acción Empresas que aplican Régimen de Contabilidad Pública, se deben reportar en archivo plano los siguientes formatos:
-- Datos Generales de la Empresa que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público – Archivo Tipo 161.
-- Plan de Acción Empresa que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público – Archivo Tipo 162.
-- Aplicación opcional marco técnico normativo del Decreto número 3022 de 2013 Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes – Archivo Tipo 163, el cual será diligenciado únicamente por las empresas que presenten esta condición.
-- Información Empresa Matriz o Controlante que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público – Archivo Tipo 164, el cuál será diligenciado únicamente por las empresas que presenten esta condición.
d) En el portal www.supersalud.gov.co, Link Normatividad / Otras Disposiciones / Carta Circular Plan de Implementación NIIF para las Pymes, se encuentran disponibles los formatos que deben ser reportados a esta Superintendencia
6. VIGENCIA
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase,
24 de noviembre de 2014.
El Superintendente Nacional de Salud (e)
NORMAN JULIO MUÑOZ MUÑOZ.
Anexos:
–161 Datos Generales de la empresa que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público.
–162 Plan de Acción empresa que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público.
–Tabla de Actividades.
–163 Aplicación opcional marco técnico normativo del Decreto número 3022 de 2013 Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades.
– NIIF para las Pymes.
– 164 Información Empresa Matriz o Controlante que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público.
–Tabla de Entidades Supervisoras.
ARCHIVO TIPO 161
Datos generales de la empresa que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público
Nombre del archivo: NITDVEMPRESA00.TXT
| Campo | Dato | Descripción | Longitud máxima | Valor permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT | 16 | Solo dígitos |
| 2 | Digito Verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Solo dígitos |
| 3 | Código empresa | Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la empresa | 15 | Alfanumérico |
| 4 | Empresa | Razón Social de la empresa | 100 | Alfanumérico |
| 5 | Tipo identificación del líder del proyecto | Tipo de documento de identidad del líder del proyecto | 2 | CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula Extranjería NI = Nit |
| 6 | Número de documento de identificación del líder del proyecto | Número de documento de identificación del líder del proyecto | 16 | Dígitos |
| 7 | Primer apellido del líder del proyecto | Primer apellido del líder del proyecto | 30 | Alfanumérico |
| 8 | Segundo apellido del líder del proyecto | Segundo apellido del líder del proyecto | 30 | Alfanumérico |
| 9 | Primer nombre del líder del proyecto | Primer nombre del líder del proyecto | 30 | Alfanumérico |
| 10 | Segundo nombre del líder del proyecto | Segundo nombre del líder del proyecto | 30 | Alfanumérico |
| 11 | Cargo | Cargo que desempeña el líder del proyecto | 20 | Alfanumérico |
| 12 | Teléfono | Número de teléfono de contacto | 10 | Numérico |
| 13 | Correo electrónico | Dirección electrónica (e-mail) | 100 | Alfanumérico Caracteres especiales |
| 14 | Número de Acta aprobación Plan de Acción | Número del acta de la aprobación del plan de acción | 10 | Alfanumérico |
| 15 | Fecha de aprobación del Acta | Fecha de aprobación del acta del plan de acción | 10 | Formato fecha dd/mm/aaaa |
ARCHIVO TIPO 162
Plan de acción empresa que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público
Nombre del archivo: NITDVEMPRESA01.TXT
| Campo | Dato | Descripción | Longitud máxima | Valor permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT | 16 | Solo dígitos |
| 2 | Digito Verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Solo dígitos |
| 3 | Código empresa | Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la empresa | 15 | Alfanumérico |
| 4 | Empresa | Razón Social de la empresa | 100 | Alfanumérico |
| 5 | Actividad | Corresponde a la acción a desarrollar para llevar a cabo la implementación del marco normativo por parte de la Empresa que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público | 2 | Ver tabla de actividades. Sólo se debe incluir el número correspondiente a las actividades relacionadas en la “Tabla de Actividades” |
| 6 | Fecha de inicio | Corresponde a la fecha en la cual inicia la actividad específica | 10 | dd/mm/aaaa |
| 7 | Fecha de terminación | Corresponde a la fecha en la cual termina la actividad específica | 10 | dd/mm/aaaa |
| 8 | Observación | Corresponde a los comentarios o información adicional relevante y relacionada con la actividad descrita | 150 | Alfanumérico |
Plan de acción empresa que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público
Tabla de actividades
| No. Actividad | Descripción actividad |
| 1 | Designar el(los) responsable(s) del proceso |
| 2 | Conformar el equipo de trabajo |
| 3 | Definir un cronograma de actividades |
| 4 | Dar a conocer oportunamente al máximo órgano la expedición del nuevo marco normativo, sus implicaciones y explicación del cronograma definido al interior de la empresa para llevar a cabo el proceso de convergencia |
| 5 | Establecer un plan de capacitación transversal que involucre las diferentes áreas de la empresa |
| 6 | Evaluar los impactos a nivel operativo, tecnológico, administrativo y financiero |
| 7 | Analizar el nuevo marco técnico normativo para identificar la normas aplicables a la empresa |
| 8 | Modificar los procesos y procedimientos operativos que se vean afectados con la determinación de las políticas contables |
| 9 | Establecer las políticas contables aplicables a la empresa de acuerdo al nuevo marco técnico normativo |
| 10 | Adecuar y fortalecer el recurso humano y tecnológico acorde a las nuevas necesidades |
| 11 | Implementar mecanismos de monitoreo y control sobre el cumplimiento de las actividades contenidas en el Plan de Acción |
ARCHIVO TIPO 163
Aplicación opcional marco técnico normativo del Decreto 3022 de 2013 Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes
Nombre del archivo: NITDVEMPRESA01.TXT
| Campo | Dato | Descripción | Longitud máxima | Valor permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT | 16 | Solo dígitos |
| 2 | Digito Verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Solo dígitos |
| 3 | Código empresa | Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la empresa | 15 | Alfanumérico |
| 4 | Empresa | Razón Social de la empresa | 100 | Alfanumérico |
| 5 | Aplicación del marco técnico normativo del Decreto 3022 de 2013 | Corresponde a la decisión que por opción las sociedades de economía mixta y asimiladas, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al 50% e inferior al 90%, tomen para aplicar el marco técnico normativo del Decreto 3022 de 2013 NIIF para las Pymes | 2 | Alfabético SI = La empresa decide aplicar el marco técnico normativo del Decreto 3022 de 2013 NO = La empresa decide aplicar el marco normativo de la Resolución 414 de 2014 |
| 6 | Fecha de comunicación de la decisión | Corresponde a la fecha en la cual manifiesta su decisión de aplicar el marco técnico normativo contenido en el Decreto 3022 de 2013 | 10 | dd/mm/aaaa |
ARCHIVO TIPO 164
Información empresa matriz o controlante que aplica el Régimen de Contabilidad Pública, que no cotiza en el mercado de valores y no capta ni administra ahorro del público
Nombre del archivo: NITDVEMPRESA02.TXT
| Campo | Dato | Descripción | Longitud máxima | Valor permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT de la Empresa Matriz o Controlante | 16 | Solo dígitos |
| 2 | Digito Verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Solo dígitos |
| 3 | Código empresa | Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la empresa | 15 | Alfanumérico |
| 4 | Empresa | Razón Social de la Empresa Matriz o Controlante | 100 | Alfanumérico |
| 5 | Razón Social empresa subordinada | Nombre o razón social de cada una de las empresas subordinadas | 100 | Alfabético Por cada empresa subordinada debe agregarse una fila o registro diligenciando completamente la información por cada columna |
| 6 | NIT empresa subordinada | NIT de cada una de las empresas subordinadas | 16 | Solo dígitos |
| 7 | Digito verificación empresa subordinada | Número del dígito de verificación de cada una de las empresas subordinadas | 1 | Solo dígitos |
| 8 | Supervisor | Corresponde al organismo que ejerce la Inspección, Vigilancia y Control sobre la empresa subordinada | 1 | Ver tabla de 'Entidades Supervisoras'. Solo se debe incluir el número correspondiente a las entidades relacionadas en la 'Tabla de Entidades Supervisoras' |
Tabla entidades supervisoras
| Descripción | No. | Entidad Supervisora |
| Organismo que ejerce la I.V.C. sobre la entidad subordinada | 1 | Superintendencia Nacional de Salud |
| 2 | Superintendencia Financiera de Colombia | |
| 3 | Superintendencia de Economía Solidaria | |
| 4 | Superintendencia de Sociedades | |
| 5 | Superintendencia de Puertos y Transportes | |
| 6 | Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios | |
| 7 | Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada | |
| 8 | Superintendencia de Industria y Comercio | |
| 9 | Superintendencia de Notariado y Registro | |
| 10 | Superintendencia de Subsidio Familiar | |
