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CARTA CIRCULAR 3 DE 2014
(noviembre 24)
Diario Oficial No. 49.346 de 25 de noviembre de 2014
SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
| Para: | Representantes legales, miembros de junta directiva u órgano equivalente, revisores fiscales y profesionales de la contaduría pública de las entidades sometidas a inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud. |
| De: | Superintendente Nacional de Salud |
| Asunto: | Proceso de convergencia hacia la norma internacional de información financiera para los preparadores que conforman el Grupo 2 – NIIF para las Pymes; requerimiento plan de implementación. |
En cumplimiento de las facultades de inspección, vigilancia y control otorgadas a la Superintendencia Nacional de Salud mediante Decreto número 2462 de 2013 y de acuerdo con lo establecido en la Ley 1314 de 2009, la cual regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, esta Superintendencia considera necesario orientar y solicitar información en desarrollo del proceso de convergencia hacia la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes reglamentada mediante el Decreto número 3022 del 27 de diciembre de 2013.
1. CLASIFICACIÓN DE LOS PREPARADORES DE INFORMACIÓN FINANCIERA QUE CONFORMAN EL GRUPO 2.
El artículo 1o del Decreto número 3022 de 2013 establece que los preparadores de información financiera del Grupo 2 corresponden a:
“…
a) Entidades que no cumplan con los requisitos del artículo 1o del Decreto número 2784 de 2012 y sus modificaciones o adiciones, ni con los requisitos del capítulo 1o del marco técnico normativo de información financiera anexo al Decreto número 2706 de 2012.
b) Los portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores, los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial, administrados por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, que no establezcan contractualmente aplicar el marco técnico normativo establecido en el Anexo del Decreto número 2784 de 2012 ni sean de interés público.
…”
2. CRONOGRAMA DE APLICACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 3o del Decreto número 3022 de 2013, el cronograma de aplicación al que deben sujetarse los preparadores de información que conforman el Grupo 2 es el siguiente:
| No. | Concepto | Periodo |
| 1 | Período de preparación obligatoria | Desde el 1o de enero de 2014 hasta el 31 de diciembre de 2014 |
| 2 | Fecha de transición | 1o de enero de 2015 |
| 3 | Estado de situación financiera de apertura | 1o de enero de 2015 |
| 4 | Período de transición | Desde el 1o de enero de 2015 hasta el 31 de diciembre de 2015 |
| 5 | Últimos estados financieros conforme a los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y demás normatividad vigente | 31 de diciembre de 2015 |
| 6 | Fecha de aplicación | 1o de enero de 2016 |
| 7 | Primer período de aplicación | Entre el 1o de enero de 2016 y el 31 de diciembre de 2016 |
| 8 | Fecha de reporte | 31 de diciembre de 2016 |
El parágrafo 3o artículo 3o del Decreto número 3022 de 2013 establece lo siguiente:
“Parágrafo 3o. Las entidades que se clasifiquen en el Grupo 3, conforme a lo dispuesto en el Decreto número 2706 de 2012, o la norma que lo modifique o sustituya, podrán voluntariamente aplicar el marco regulatorio dispuesto en el anexo del presente Decreto.
En este caso:
a) Deberán cumplir con todas las obligaciones que de dicha decisión se derivarán. En consecuencia, para efectos del cronograma señalado en el artículo 3o de este decreto, se utilizarán los mismos conceptos indicados en el citado artículo, adaptándolos a las fechas que corresponda.
b) Se ceñirán al procedimiento dispuesto en el artículo 4o de este decreto.
c) Deberán informar al ente de control y vigilancia correspondiente o dejarán la evidencia pertinente para ser exhibida ante las autoridades facultadas para solicitar información, si no se encuentran vigiladas o controladas directamente por ningún organismo”.
3. PERIODO DE PREPARACIÓN OBLIGATORIA
Dentro de este periodo, comprendido entre el 1o de enero de 2014 y el 31 de diciembre de 2014, los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2 deben realizar una serie de actividades que les permitan llevar a cabo de manera adecuada y oportuna el proceso de convergencia hacia la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes.
En este contexto, deberán contar como primera medida con la elaboración y aprobación del Plan de Implementación.
4. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
El Plan de Implementación elaborado para llevar a cabo el proceso de convergencia hacia el nuevo marco técnico normativo, deberá ser aprobado por la Junta Directiva u órgano equivalente de la entidad y contener entre otros, los siguientes aspectos:
a) Designar el(los) responsable(s) del proceso.
b) Conformar el equipo de trabajo.
c) Definir un cronograma de actividades.
d) Dar a conocer oportunamente al máximo órgano social la expedición del nuevo marco normativo, sus implicaciones y explicación del cronograma definido al interior de la entidad para llevar a cabo el proceso de convergencia.
e) Establecer un plan de capacitación transversal que involucre las diferentes áreas de la entidad.
f) Evaluar los impactos a nivel operativo, tecnológico, administrativo y financiero.
g) Analizar el nuevo marco técnico normativo para identificar las secciones de la norma aplicables a la entidad.
h) Modificar los procesos y procedimientos operativos que se vean afectados con la determinación de las políticas contables.
i) Establecer las políticas contables aplicables a la entidad de acuerdo al nuevo marco técnico normativo.
j) Adecuar y fortalecer el recurso humano y tecnológico acorde a las nuevas necesidades.
k) Implementar mecanismos de monitoreo y control sobre el cumplimiento de las actividades contenidas en el Plan de Implementación.
En cumplimiento de lo establecido en el numeral 1 artículo 3o del Decreto número 3022 de 2013, el Plan de Implementación preparado y aprobado posteriormente por el máximo órgano social, deberá ser presentado a la Superintendencia Nacional de Salud.
En virtud de lo anterior y en desarrollo del proceso de convergencia hacia el nuevo marco técnico normativo, los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2 deberán enviar a esta Superintendencia a más tardar el 15 de diciembre de 2014 el Plan de Implementación de la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes, teniendo en cuenta las siguientes especificaciones:
a) Para cada actividad se debe indicar la fecha de inicio y la fecha de terminación, bien sea que se encuentre finalizada, en ejecución o sin iniciarse
b) Se deben diligenciar todas y cada una de las actividades contenidas en el Plan de Implementación.
c) A través del portal de la Superintendencia Nacional de Salud www.supersalud.gov.co Link Recepción Datos Vigilados / Plan de Implementación NIIF para las Pymes, se deben reportar en archivo plano los siguientes formatos:
-- Datos Generales de la Entidad NIIF para las Pymes Grupo 2 – Archivo Tipo 158.
-- Plan de Implementación NIIF para las Pymes Grupo 2 – Archivo Tipo 159.
-- Información Entidad Matriz o Controlante NIIF para las Pymes Grupo 2 – Archivo Tipo 160, el cual será diligenciado únicamente por las entidades que presenten esta condición.
d) En el portal www.supersalud.gov.co, Link Normatividad / Otras Disposiciones / Carta Circular Plan de Implementación NIIF para las Pymes, se encuentran disponibles los formatos que deben ser reportados.
5. ELABORACIÓN DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DE APERTURA
Teniendo en cuenta que el estado de situación financiera de apertura deberá elaborarse con corte al 1o de enero de 2015, se presenta a continuación la siguiente orientación con el fin de facilitar el desarrollo del proceso de convergencia al nuevo marco técnico normativo:
a) Analizar y aplicar la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes, contenida en el Decreto número 3022 de 2013
b) Analizar la sección 35 – Transición a la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes.
c) Establecer las secciones de la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes que le son aplicables a la entidad.
d) Definir y ajustar las políticas contables conforme la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades – NIIF para las Pymes, elaborando el respectivo manual.
e) Revisar saldos y procedimientos contables actuales.
f) Identificar y realizar los ajustes y reclasificaciones que surjan del proceso.
g) Elaborar el estado de situación financiera de apertura.
6. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración del preparador de información financiera que conforma el Grupo 2 será responsable del avance y desarrollo del proceso de convergencia hacia al nuevo marco técnico normativo. Así mismo, se encargará de velar por la adecuada documentación del proceso, con el fin de conservar la evidencia y cumplimiento en la ejecución de cada actividad.
7. ACTUACIÓN DEL REVISOR FISCAL
Para aquellos preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2 y se encuentren obligados a tener Revisoría Fiscal, en ejercicio de sus funciones y competencias, deberá efectuar una labor de acompañamiento y seguimiento al proceso de convergencia.
8. VIGENCIA
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
24 de noviembre de 2014.
El Superintendente Nacional de Salud (e),
NORMAN JULIO MUÑOZ MUÑOZ.
Anexos:
–158 Datos Generales de la Entidad – NIIF para las Pymes Grupo 2
–159 Plan de Implementación NIIF para las Pymes Grupo 2
– Tabla de Actividades
– 160 Información Entidad Matriz o Controlante NIIF para las Pymes Grupo 2
– Tabla de Entidades Supervisoras.
ARCHIVO TIPO 158
Datos Generales de la Entidad - NIIF para las Pymes Grupo 02
Nombre del archivo: NITDVENTIDAD00.TXT
| Campo | Dato | Descripción | Longitud máxima | Valor permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT | 16 | Solo dígitos |
| 2 | Digito Verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Solo dígitos |
| 3 | Código entidad | Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud para la EPS o Código de Habilitación para la IPS | 15 | Alfanumérico |
| 4 | Entidad | Razón Social de la entidad | 100 | Alfanumérico |
| 5 | Tipo identificación del líder del proyecto | Tipo de documento de identidad del líder del proyecto | 2 | CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula Extranjería NI = NIT |
| 6 | Número de documento de identificación del líder del proyecto | Número de documento de identificación del líder del proyecto | 16 | Dígitos |
| 7 | Primer apellido del líder del proyecto | Primer apellido del líder del proyecto | 30 | Alfanumérico |
| 8 | Segundo apellido del líder del proyecto | Segundo apellido del líder del proyecto | 30 | Alfanumérico |
| 9 | Primer nombre del líder del proyecto | Primer nombre del líder del proyecto | 30 | Alfanumérico |
| 10 | Segundo nombre del líder del proyecto | Segundo nombre del líder del proyecto | 30 | Alfanumérico |
| 11 | Cargo | Cargo que desempeña el líder del proyecto | 20 | Alfanumérico |
| 12 | Teléfono | Número de teléfono de contacto | 10 | Numérico |
| 13 | Correo electrónico | Dirección electrónica (e-mail) | 100 | AlfanuméricoCaracteres especiales |
| 14 | Número de Acta aprobación Plan de Implementación | Número del acta de la aprobación del plan de implementación | 10 | Alfanumérico |
| 15 | Fecha de aprobación del Acta | Fecha de aprobación del acta del plan de implementación | 10 | Formato fecha dd/mm/aaaa |
ARCHIVO TIPO 159
Plan de Implementación NIIF para las Pymes Grupo 2
Nombre del archivo: NITDVENTIDAD01.TXT
| Campo | Dato | Descripción | Longitud máxima | Valor permitido |
| 1 | NIT | Número de NIT | 16 | Solo dígitos |
| 2 | Digito Verificación | Número del dígito de verificación del NIT | 1 | Solo dígitos |
| 3 | Código entidad | Código entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud para la EPS o Código de habilitación para la IPS | 15 | Alfanumérico |
| 4 | Entidad | Razón Social de la entidad | 100 | Alfanumérico |
| 5 | Actividad | Corresponde a la acción a desarrollar para llevar a cabo la implementación de las NIF para las Pymes | 2 | Ver tabla de actividades. Sólo se debe incluir el número correspondiente a las actividades relacionadas en la “Tabla de Actividades” |
| 6 | Fecha de inicio | Corresponde a la fecha en la cual inicia la actividad específica | 10 | dd/mm/aaaa |
| 7 | Fecha de terminación | Corresponde a la fecha en la cual termina la actividad específica | 10 | dd/mm/aaaa |
| 8 | Observación | Corresponde a los comentarios o información adicional relevante y relacionada con la actividad descrita | 150 | Alfanumérico |
Plan de Implementación NIIF para las Pymes Grupo 2
Tabla de Actividades
| No. Actividad | Descripción Actividad |
| 1 | Designar el(los) responsable(s) del proceso |
| 2 | Conformar el equipo de trabajo |
| 3 | Definir un cronograma de actividades |
| 4 | Dar a conocer oportunamente al máximo órgano social la expedición del nuevo marco normativo, sus implicaciones y explicación del cronograma definido al interior de la entidad para llevar a cabo el proceso de convergencia |
| 5 | Establecer un plan de capacitación transversal que involucre las diferentes áreas de la entidad |
| 6 | Evaluar los impactos a nivel operativo, tecnológico, administrativo y financiero |
| 7 | Analizar el nuevo marco técnico normativo para identificar las secciones de la norma aplicables a la entidad |
| 8 | Modificar los procesos y procedimientos operativos que se vean afectados con la determinación de las políticas contables |
| 9 | Establecer las políticas contables aplicables a la entidad de acuerdo al nuevo marco técnico normativo |
| 10 | Adecuar y fortalecer el recurso humano y tecnológico acorde a las nuevas necesidades |
| 11 | Implementar mecanismos de monitoreo y control sobre el cumplimiento de las actividades contenidas en el Plan de Implementación |
Tabla Entidades Supervisoras
| Descripción | No. | Entidad Supervisora |
| Organismo que ejerce la I.V.C. sobre la entidad subordinada | 1 | Superintendencia Nacional de Salud |
| 2 | Superintendencia Financiera de Colombia | |
| 3 | Superintendencia de Economía Solidaria | |
| 4 | Superintendencia de Sociedades | |
| 5 | Superintendencia de Puertos y Transportes | |
| 6 | Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios | |
| 7 | Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada | |
| 8 | Superintendencia de Industria y Comercio | |
| 9 | Superintendencia de Notariado y Registro | |
| 10 | Superintendencia de Subsidio Familiar | |
