Carta Circular 2 de 2012 SNS

CARTA CIRCULAR 2 DE 2012

(octubre 17)

Diario Oficial No. 48.587 de 18 de octubre de 2012

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

<NOTA DE VIGENCIA: Carta Circular derogada por la Circular 5 de 2018>

En virtud de las facultades consagradas en el artículo 8o del Decreto número 1018 del 30 de marzo de 2007, y en aplicación de la facultad legal consagrada en los artículos 53, 56 y 67 numeral 1 de la Ley 1437 del 18 de enero de 2011, por medio de la cual se adopta el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Superintendencia Nacional de Salud pone a disposición de sus vigilados el servicio de notificación electrónica de los actos administrativos, para lo cual los representantes legales de las Entidades vigiladas que deseen hacer uso del servicio en mención, deberán manifestar expresamente su voluntad, diligenciando en su integridad el formato de autorización y los archivos anexos a la presente circular, luego de lo cual deberán cargarlo a través de la página web www.supersalud.gov.co/Recepción datos vigilados/Circular única y posteriores /notificación electrónica, anexando a dicha autorización, para las personas jurídicas, el certificado de existencia y representación legal, con una vigencia que no supere los tres meses de expedición.

Mediante la implementación de esta herramienta tecnológica los vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud contarán con la facilidad de surtir el trámite de la notificación electrónica de los actos administrativos, sin tener la necesidad de desplazarse hasta la sede de la Entidad, en virtud de los principios de celeridad, eficacia y eficiencia. Para efectos de diligenciar la autorización de notificación electrónica de los actos administrativos y hacer uso de dicho servicio, los vigilados deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones para los archivos:

1. Diligenciar la autorización anexa a la presente Circular de forma clara, legible (letra imprenta), completa.

2. Individualizar la persona que otorga la autorización, con nombre y apellidos completos, tipo y número del documento de identificación.

Especificar toda la información del vigilado (sociedad, cooperativa, persona natural, etc.), respecto de la cual se autoriza la notificación electrónica de los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Nacional de Salud, indicando su nombre o razón social, número de matrícula mercantil, NIT, dirección, teléfono, fax, ciudad y la dirección del correo electrónico a la cual deberá surtirse el trámite de notificación personal, nombre del archivo: NITENTIDAD600.txt.firma.

3. Mantener, el buzón de la dirección electrónica suministrada con capacidad suficiente para la recepción de la notificación de los actos administrativos que profiera la Superintendencia Nacional de Salud.

4. Formato de autorización, nombre del archivo: NITENTIDAD601.pdf.firma.

5. Revisar diariamente el buzón de la dirección electrónica suministrada a la Superintendencia Nacional de Salud para la notificación de los actos administrativos.

6. Los actos administrativos objeto de notificación electrónica serán remitidos para su visualización en formato de imagen tif o pdf, razón por la cual los vigilados deberán tener instalados en sus equipos el software que permita la correcta visualización de las imágenes que remita la Superintendencia Nacional de Salud en formato tif o pdf.

7. Asegurarse de contar con las medidas adecuadas y suficientes de protección de la información que será remitida a la dirección electrónica suministrada para efectos de la notificación de los actos administrativos proferidos por la Entidad.

8. Para efectos de la aplicación del artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se entenderá que el vigilado ha “accedido al acto administrativo” y, por ende, se entiende que la notificación quedará surtida a partir de la fecha y la hora en que el administrado acceda al acto administrativo remitido por la Superintendencia Nacional de Salud en el buzón de la dirección electrónica suministrada.

9. Los términos procesales para efectos de la presentación de descargos o interposición de recursos, conforme a la Ley especial que rige el procedimiento (Ley 1438 de 2011), en concordancia con lo dispuesto en la Resolución número 003140 de 2011 de esta Superintendencia, con sujeción al Código Contencioso Administrativo (Decreto número 01 de 1984) y la Ley 1437 de 2011 nuevo Código de Procedimiento Administrativo.

10. Una vez el documento de la autorización haya sido impreso, leído, diligenciado y firmado, deberá ser remitido a la Superintendencia Nacional de Salud, y deberá llevar como anexo el certificado de existencia y representación legal, con excepción de las personas naturales, para quienes no aplica este último requisito.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

La Superintendente Nacional de Salud (E.),

MERY CONCEPCIÓN BOLÍVAR VARGAS.

ARCHIVO 600

Primero. Identificación del usuario. Para efectos de la presente autorización, el Usuario se identificará con la información que se menciona en el siguiente cuadro. El correo electrónico que se incluye en el mismo será el que el Usuario considera válido para que se le efectúe la notificación electrónica de los actos administrativos:

Estructura y descripción del archivo

Nombre del archivo: NITENTIDAD600.txt.firma

Segundo. Condiciones y términos de uso:

a) Por medio de la suscripción del presente documento el usuario identificado como se establece en el numeral 1 del presente documento, autoriza a Supersalud a realizar la notificación electrónica de los actos administrativos proferidos por cualquiera de las dependencias que integran la Superintendencia Nacional de Salud que deban ser objeto de notificación personal, a la dirección electrónica indicada en el numeral 1 del presente escrito;

b) A partir de la fecha de suscripción de la presente autorización, Supersalud queda facultada para remitir vía correo electrónico a la dirección incluida en el presente documento, los actos administrativos proferidos por la Entidad que deban ser objeto de notificación electrónica;

c) Para efectos de la aplicación del artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se entenderá que el usuario ha “accedido al acto administrativo” y, por ende, la notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo remitido por la Superintendencia Nacional de Salud en el buzón de la dirección electrónica diligenciada en el numeral 1 del presente documento. Dicho envío y recepción de los correos electrónicos generados en desarrollo de la presente autorización serán certificados con plena validez jurídica por Servicios Postales Nacionales S. A. con el respaldo de Certicámara S. A. operador oficial del servicio de Certimail. El envío de los actos administrativos al correo electrónico del Usuario en las condiciones señaladas en este documento tendrá las mismas consecuencias de la notificación personal prevista en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, según lo consagrado en el numeral 1 del artículo 67 del código en mención;

d) Los términos procesales para efectos de la presentación de descargos o interposición de recursos7 ante Supersalud empezarán a transcurrir el día hábil siguiente de la notificación del acto administrativo correspondiente, de conformidad con lo establecido en el literal c) del presente numeral;

e) El usuario se hace responsable de adoptar las medidas de seguridad idóneas para la administración de la cuenta de correo electrónico indicada en el numeral 1 del presente documento, así como del manejo de la clave de ingreso al mismo y de mantener el buzón con la capacidad suficiente para la recepción de los actos administrativos que serán objeto de notificación; para lo anterior Supersalud sugiere la creación de una dirección electrónica de uso exclusivo para el propósito de la presente autorización. En consecuencia, la omisión en el cumplimiento de dicha obligación por parte del usuario no invalidará el trámite de notificación realizada por medios electrónicos;

f) El usuario será responsable de revisar diariamente el buzón del correo electrónico indicado en el numeral 1 del presente documento, razón por la cual la omisión en el cumplimiento de dicha obligación por parte del usuario no invalidará el trámite de notificación personal realizada por medios electrónicos;

g) Los actos administrativos objeto de notificación electrónica serán remitidos para su visualización en formato de imagen tif o pdf, razón por la cual el usuario deberá tener instalado en su equipo el software que permita la correcta visualización de las imágenes que remita Supersalud en formato tif o pdf.

Tercero. Vigencia de la autorización. La presente autorización tendrá efectos a partir del cargue a través de la página web de la Supersalud y hasta tanto el usuario no comunique por cargue nuevamente a Supersalud que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo V del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Dicha comunicación deberá ser remitida por el usuario a Supersalud con una antelación no inferior a ocho (8) días hábiles a la fecha a partir de la cual el USUARIO desee la cesación de la notificación de los actos administrativos por medios electrónicos.

Cuarto. Buena fe. Con la suscripción de la presente autorización el usuario acepta en su totalidad los términos y condiciones establecidos en el presente documento y se compromete a actuar en todo momento bajo los postulados de la buena fe.

Quinto. Aceptación de la autorización: Declaro haber leído y entendido la totalidad de los términos y condiciones contenidos en el presente documento, en prueba de lo cual lo suscribo a los ____días del mes de _______de 2012.

Firma: ______________________

Nombre: ________________________

c.c. _____________________

ARCHIVO 601

Nombre del archivo: NITENTIDAD601.pdf.firma

FORMATO AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER PARTICULAR PROFERIDOS POR LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.

____________________________________________________________, mayor de edad y vecino de la ciudad de ____________________________, identificado con ____ No ___________de la ciudad de__________, actuando en mi calidad de Representante Legal de ___________________________con NIT ___________y domicilio en ___________________, entidad que en adelante y para los efectos de la presente autorización se denominará EL USUARIO, AUTORIZO a la Superintendencia Nacional de Salud, organismo de carácter administrativo y técnico, adscrito al Ministerio de Salud, quien para efectos del presente documento se denominará SUPERSALUD, para que los actos administrativos de carácter particular que se profieran respecto de la entidad que represento, le sean notificados electrónicamente a mi representada, de acuerdo con lo previsto en los artículos 53_[1] 56_[2] y 67_[3] numeral 1 de la Ley 1437 de 2011, los artículos 20 y 21 de la Ley 527 de 1999_[4], el artículo 43 del Decreto número 229 de 1995_[5] y el artículo 10 del Decreto número 75 de 1984, modificado por el artículo 1o del Decreto número 2563 de 1985_[6] Para el efecto declaro que conozco y acepto los términos, condiciones e instrucciones que se establecen a continuación, sobre la notificación por medios electrónicos de los actos administrativos que profiere Supersalud.

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