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ACUERDO AOG 46 DE 2020
(noviembre 11)
Diario Oficial No. 51.496 de 12 de noviembre de 2020
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por el cual se adopta la Política Institucional de Gestión Documental en la JEP.
EL ÓRGANO DE GOBIERNO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ (JEP),
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acto Legislativo 01 de 2017, la Ley 1957 de 2019, el Acuerdo ASP número 001 de 2020, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 5o transitorio del Acto Legislativo número 01 del 2017, que creó la Jurisdicción Especial para la Paz, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica, señaló que la Jurisdicción Especial para la Paz estará sujeta a un régimen legal propio y se encargará de administrar justicia de manera transitoria y autónoma, con conocimiento preferente sobre las demás jurisdicciones.
Que el artículo 15 del Acto Legislativo 01 del 2017 estipuló que la Jurisdicción Especial para la Paz “(...) entrará en funcionamiento a partir de la aprobación de este Acto Legislativo sin necesidad de ninguna norma de desarrollo, sin perjuicio de la aprobación posterior de las normas de procedimiento y lo que establezca el reglamento de dicha jurisdicción (...)”.
Que el artículo 110 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia en la JEP, Ley 1957 del 6 de junio de 2019, establece que la JEP “tendrá un Órgano de Gobierno cuyo objeto será el establecimiento de los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de la estrategia general de la Jurisdicción, así como en la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales necesarios para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción”.
Que igualmente dicha disposición establece que el Órgano de Gobierno se enfocará en “la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales necesarios para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción”.
Que el artículo 112 de la mencionada Ley Estatutaria establece como funciones de la Secretaría Ejecutiva: “13) Proponer al Órgano de Gobierno las políticas, programas, normas y procedimientos para la administración del talento humano, seguridad del personal, gestión documental, gestión de la información, recursos físicos, tecnológicos y financieros de la JEP, así como asegurar su ejecución”, y “18) Administrar los bienes y recursos destinados para el funcionamiento de la JEP y responder por su correcta aplicación o utilización”.
Que a su vez el Acuerdo ASP número 001 del 2 de marzo de 2020, Reglamento General de la JEP, en el artículo 93 establece que la “Secretaría Ejecutiva tendrá una dependencia encargada de los procesos y procedimientos relacionados con la Gestión Documental y el manejo del archivo de la JEP y la memoria judicial, que garantice la conservación y la seguridad de la información y que cumpla con los principios rectores de la ley de archivo. El Secretario Ejecutivo celebrará convenios con el Centro Nacional de Memoria Histórica, con el Archivo General de la Nación y con cuantas entidades nacionales o extranjeras sean competentes y necesarias para estos efectos”.
Que el Reglamento General de la JEP, en el Capítulo 17, regula lo relativo a la protección, manejo, reserva, archivo y publicidad de la información y, en el artículo 115, establece que el “acceso a la información de la JEP se implementará de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 1712 de 2014, 1755 de 2015, 1581 de 2012 y demás disposiciones legales concordantes o las normas que las sustituyan, modifiquen o complementen”. A su vez, el artículo 121 señala que “la gestión documental de la JEP se realizará siguiendo los principios, lineamientos y normatividad relativa a los procesos y procedimientos de organización archivística vigente en Colombia de manera tal que sirva para garantizar el derecho de acceso a la información en el marco del proceso de justicia transicional”.
Que la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, lo cual comprende toda la administración pública en sus distintos niveles y, por tanto, resultan aplicables respecto de los archivos de la JEP.
Que el Decreto número 1080 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” fija la obligación de las entidades públicas de formular una política de gestión de documentos con los siguientes componentes:
“Artículo 2.8.2.5.6. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes.
a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.”
Que corresponde a la JEP adoptar la Política Institucional de Gestión Documental, con el fin de establecer los principios, lineamientos y directrices que deben orientar la administración eficiente y segura de todos los documentos y archivos de la JEP, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental y promover el acceso a la información por parte de las víctimas del conflicto, los comparecientes, los servidores, servidoras y contratistas de la entidad, las instituciones y el público en general.
Que el Órgano de Gobierno, en sesión del 10 de noviembre de 2020, aprobó la Política Institucional de Gestión Documental en la JEP y autorizó al Presidente y la Secretaria Ejecutiva para la suscripción del presente Acuerdo.
En mérito de lo expuesto,
ACUERDA
ARTÍCULO 1o. Adoptar la Política Institucional de Gestión Documental en la JEP, cuyo texto se anexa y forma parte integral del presente Acuerdo.
ARTÍCULO 2o. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de publicación.
Publíquese y cúmplase
Dado en Bogotá, D. C., a 11 de noviembre de 2020.
El Presidente,
Eduardo Cifuentes Muñoz.
La Secretaria Ejecutiva,
María del Pilar Bahamón Falla.
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