Acuerdo 7 de 2014 INCAN

ACUERDO 7 DE 2014

(mayo 26)

Diario Oficial No. 49.178 de 10 de junio de 2014

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

Por medio del cual se adopta el Estatuto de Contratación del Instituto Nacional de Cancerología-Empresa Social del Estado.

LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el Decreto número 1876 de 1994, el artículo 6o del Decreto número 5017 de 2009, el artículo 76 de la Ley 1438 de 2011 y la Resolución número 5185 del 4 de diciembre de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209 establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que la Ley 489 de 1998 determina que la función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia, los cuales se aplicarán, igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen.

Que la norma antes citada, establece igualmente que la función administrativa busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política; y que los organismos, entidades y personas encargadas, de manera permanente o transitoria, del ejercicio de funciones administrativas deben ejercerlas consultando el interés general.

Que el Plan de Desarrollo 2011-2014 contenido en la Ley 1450 de 2011 “Prosperidad para todos” determina como uno de los ejes transversales de la gestión pública, el buen gobierno como principio rector en la ejecución de las políticas públicas y en la relación entre la administración y el ciudadano; y señala como uno de los mecanismos para la ejecución del plan, la inversión y el fomento de las actividades en ciencia, tecnología e innovación, con la especial protección a la propiedad intelectual producto de dichas actividades.

Que de conformidad con la Ley 100 de 1993, en el artículo 195, numeral 6 y el Decreto número 1876 de 1994, en su artículo 16, las empresas sociales del Estado en materia contractual se regirán por las normas del derecho privado, pero podrán discrecionalmente utilizar cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública.

Que la Ley 1150 de 2007 contempla disposiciones en materia contractual para las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, entre ellas para las Empresas Sociales del Estado, para efecto de lo cual aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso, y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

Que dicho estatuto establece igualmente que, en materia contractual las entidades prestadoras de salud y sin perjuicio de lo establecido por las Leyes 100 de 1993 y 1122 de 2007, escogerán al contratista directamente, determinando que el reglamento interno correspondiente fijará las garantías a cargo de los contratistas, pero en todo caso su ejecución estará sometida a los principios de la función administrativa a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, al deber de selección objetiva y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades señalados en la Ley 80 de 1993.

Que de la misma manera, establece que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos; y que para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas, con las modificaciones contenidas en el Decreto-ley 019 de 2012 y la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que la Ley 1438 de 2011 señala en su artículo 76, que para efectos de obtener la eficiencia y transparencia en la contratación de las Empresas Sociales del Estado, estas podrán asociarse entre sí, constituir cooperativas o utilizar sistemas de compras electrónicas, o cualquier otro mecanismo que beneficie a las entidades con economías de escala, calidad, oportunidad y eficiencia, respetando los principios de la actuación administrativa y la contratación pública. Para lo anterior, las Juntas Directivas de esas entidades deberán adoptar un estatuto de contratación de acuerdo con los lineamientos que defina el Ministerio de la Protección Social.

Que el Ministerio Salud y Protección Social, mediante Resolución número 5185 de 2013, publicada en el Diario Oficial 48996 del 6 de diciembre de 2013, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 76 de la Ley 1438 de 2011, definió los lineamientos para que las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado adopten los Estatutos de Contratación que deben regir su actividad contractual, los cuales son de obligatorio cumplimiento.

Que la precitada resolución determinó que las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado deberán adoptar el Estatuto de Contratación, dentro de los seis (6) meses siguientes a su entrada en vigencia; y que a su vez el Gerente o Director deberá adecuar los manuales de contratación de la entidad al estatuto adoptado dentro de los tres (3) meses siguientes a su expedición.

Que el Instituto Nacional de Cancerología es una Empresa Social del Estado del orden nacional, adscrita al Ministerio de Salud y Protección Social, cuyo régimen, estructura y funciones están determinados por el Decreto número 5017 de 2009, y cuyo objeto es la de asesorar y asistir al Ministerio de Salud y Protección Social, a las instituciones prestadoras de servicios de salud en el área oncológica que lo requieran y a las demás que se le determinen en el orden nacional y territorial, en el diseño, formulación y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos de investigación, docencia, vigilancia epidemiológica, prevención y atención de las enfermedades neoplásicas y relacionadas; para lo cual en desarrollo de sus funciones es una entidad prestadora de servicios de salud en el área de las enfermedades neoplásicas y relacionadas, formadora del recurso humano en oncología y enfermedades relacionadas, y líder en investigación y vigilancia en salud pública en cáncer.

Que dada su naturaleza y régimen, el Instituto Nacional de Cancerología Empresa Social del Estado está obligado a través de su Junta Directiva, a adoptar el Estatuto de Contratación a que se refieren las normas antes citadas, y que le permitan desarrollar su actividad contractual de manera transparente, ágil, eficiente, objetiva, responsable y pública en observancia de los principios que rigen la función administrativa. Posteriormente deberá adoptar los manuales de contratación que señalen los temas administrativos del manejo de la contratación, los procesos y procedimientos, así como las áreas o personas que intervienen en las distintas fases de la contratación y en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, así como los responsables de atender las dudas sobre la aplicación del estatuto y el manual de contratación de la entidad.

Que en virtud de lo anterior,

ACUERDA:

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adóptese el Estatuto de Contratación del Instituto Nacional de Cancerología, Empresa Social del Estado, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Resolución número 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social y lo dispuesto en el presente acuerdo.

ARTÍCULO 2o. ALCANCE. El presente acuerdo contiene los principios generales y de garantía de los derechos que debe tener en cuenta el Instituto Nacional de Cancerología, Empresa Social del Estado en materia de contratación; los fines de la contratación; las modalidades; mecanismos y procesos de la contratación; el régimen de inhabilidades e incompatibilidades; la garantía de control social y la obligatoriedad de elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, y de utilizar como medio de publicación de la actividad contractual el Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop).

ARTÍCULO 3o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Se regirán por este Acuerdo los contratos que celebre en calidad de contratante, el Instituto Nacional de Cancerología Empresa Social del Estado, en las fases de planeación, selección, contratación, ejecución, liquidación y obligaciones posteriores, y los demás asuntos complementarios que rigen la actividad contractual de la entidad.

ARTÍCULO 4o. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN. La actividad contractual del Instituto Nacional de Cancerología ESE busca el cumplimiento de objetivos institucionales, la continua, eficiente y efectiva prestación de los servicios de salud, el cumplimiento de la misión a su cargo, y la efectividad de los derechos e intereses de los ciudadanos que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

ARTÍCULO 5o. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE. Los procesos de selección y los contratos que celebre el Instituto estarán sujetos a las normas del derecho privado de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993. Se podrán utilizar discrecionalmente las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la Contratación. Adicionalmente, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 aplicará, en desarrollo de su actividad contractual, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política respectivamente. Del mismo modo estará sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal.

ARTÍCULO 6o. PRINCIPIOS. La actividad contractual adelantada por el Instituto Nacional de Cancerología ESE debe sujetarse a los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal consagrados en la Constitución Política, la Ley 1437 de 2011, artículo 3o, así como las definiciones contenidas en la Resolución número 5185 de 2013, la normatividad complementaria y que se determina a continuación:

1. Igualdad: En todas las actuaciones contractuales adelantadas por el Instituto Nacional de Cancerología ESE, los proponentes o participantes gozarán de igual tratamiento e idénticas oportunidades y no habrá discriminación alguna.

2. Moralidad: Todas las personas que intervienen en las actuaciones contractuales del Instituto Nacional de Cancerología ESE, están obligados a actuar con rectitud, lealtad, honestidad, y la ética propia de la función administrativa.

3. Eficacia: Los procesos de contratación deberán lograr el fin pretendido por el Instituto Nacional de Cancerología ESE. Para tal efecto, removerán de oficio, los obstáculos puramente formales que llegaren a presentarse, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa sobre el meramente formal.

4. Economía: Los procesos de contratación deberán aplicarse sin dilataciones ni retardos, por lo cual toda actuación deberá adelantarse con austeridad y eficiencia, optimizando el uso del tiempo y los recursos destinados para la contratación y procurando el más alto nivel de calidad en las actuaciones y la protección del derecho de las personas.

5. Celeridad: El Instituto Nacional de Cancerología ESE impulsará de oficio los procedimientos que considere necesarios para que los trámites de la contratación se cumplan oportunamente dentro de los términos establecidos, para lo cual podrán hacer uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos que los procedimientos se adelanten con diligencia y dentro de los términos establecidos.

6. Imparcialidad: En los procesos de contratación del Instituto Nacional de Cancerología ESE, las ofertas se seleccionarán de acuerdo con las características objetivas de las mismas, previa verificación de las condiciones de los proponentes, garantizando condiciones uniformes de evaluación para todos los proveedores, sin discriminación alguna y sin tener en consideración factores subjetivos o de interés y, en general, cualquier clase de motivación no objetiva.

7. Publicidad: El Instituto Nacional de Cancerología ESE dará a conocer a los interesados y a la ciudadanía en general, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, las actuaciones, decisiones y notificaciones de los actos y procesos contractuales de manera veraz y oportuna a través de su página web, Secop y demás medios masivos que se consideren pertinentes, sin perjuicio de la confidencialidad que deba existir en los procesos de evaluación y en la documentación que por su naturaleza tiene carácter reservado.

8. Eficiencia: El Instituto Nacional de Cancerología ESE en sus procesos contractuales buscará satisfacer las necesidades para el desarrollo de los objetivos misionales, en condiciones de oportunidad, calidad y racionalidad en el gasto a través de una correcta asignación y utilización de los recursos, para lo cual el Plan Anual de Adquisiciones deberá constituirse con una adecuada planeación y distribución del presupuesto asignado.

9. Transparencia: El proceso de contratación es de dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.

10. Buena fe: En los procesos de contratación el Instituto Nacional de Cancerología ESE y los particulares presumirán el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.

11. Responsabilidad: Todas las personas que intervengan en los procesos de contratación en la planeación, trámite, celebración, ejecución, terminación y liquidación de los contratos están obligados a proteger el interés general y el de la entidad y en razón a ello, asumirán las consecuencias por sus decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de acuerdo con la Constitución Política, las leyes y los reglamentos.

Los contratistas garantizarán y responderán por la calidad de los bienes, servicios u obra contratada y responderán por el adecuado cumplimiento del objeto contratado.

12. Planeación: Los procesos contractuales deberán adelantarse de acuerdo con los proyectos, planes y programas del Instituto Nacional de Cancerología ESE, para lo cual se deberá garantizar una adecuada planeación acorde con su Plan Anual de Adquisiciones, el análisis de los aspectos jurídicos, comerciales, financieros, organizacionales, técnicos y de riesgos del objeto a contratar. El Instituto Nacional de Cancerología ESE dejará constancia de estos análisis, en los documentos relacionados con el proceso contractual.

13. Participación: El Instituto Nacional de Cancerología ESE promoverá y atenderá cuando sea el caso, las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación, formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública en el proceso de contratación.

14. Coordinación: El Instituto Nacional de Cancerología ESE concertará sus actividades con las de otras instancias estatales cuando su gestión contractual lo requiera, en cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de los derechos de las personas.

15. Debido proceso: Las actuaciones que se adelanten en los diferentes procesos de contratación del Instituto Nacional de Cancerología ESE, deberán adelantarse de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.

16. Selección objetiva: La adjudicación de los contratos se realizarán exclusivamente de acuerdo con las exigencias, condiciones y criterios señalados en los términos de condiciones respectivos y las demás exigencias que correspondan, sin tener en cuenta en ningún caso, aspectos subjetivos o particulares y buscando siempre la propuesta más favorable para los intereses del Instituto Nacional de Cancerología ESE.

17. Subsanabilidad: El Instituto Nacional de Cancerología ESE en los procesos de selección buscará siempre que los oferentes, puedan subsanar aquellos asuntos que no sirvan para la comparación o el mejoramiento de las propuestas, teniendo en cuenta siempre la primacía de lo sustancial sobre lo formal.

No serán subsanables la falta de capacidad para presentar oferta, la constitución de la garantía de seriedad de la oferta (si hubiere sido exigida), los documentos que contengan elementos evaluables para la asignación de puntajes o que acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de apertura y recepción de ofertas. Tampoco aquellos que impliquen desconocer los términos para subsanar contenidos en la convocatoria o subsanar aspectos que impliquen conductas atentatorias de la moral administrativa o de la lealtad con que deben concurrir los oferentes a los procesos contractuales.

CAPÍTULO II.

COMPETENCIA, DELEGACIÓN, INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERÉS.

ARTÍCULO 7o. COMPETENCIA PARA CONTRATAR. La competencia para ordenar, dirigir los procesos de selección y escoger al contratista, así como todos los contratos que celebre el Instituto Nacional de Cancerología ESE, corresponde al Director General o de quien haga sus veces.

ARTÍCULO 8o. DELEGACIÓN PARA CONTRATAR. El Director General del Instituto podrá efectuar, mediante acto administrativo, la delegación de la actividad contractual en los casos de contratación directa e invitación a cotizar. Se entiende que la delegación incluye todas las etapas del proceso de contratación, salvo aquellas que expresamente limite el acto de delegación.

En las convocatorias públicas y en la subasta inversa, el Director General del Instituto podrá delegar la actividad contractual salvo la adjudicación, la ordenación del gasto, la suscripción del contrato y la liquidación del contrato.

PARÁGRAFO. La delegación para contratar se hará mediante resolución motivada, expedida por el Director General del Instituto Nacional de Cancerología ESE en donde se señalará claramente el servidor público delegatario, las funciones delegadas y el tiempo en que se otorga la delegación. La delegación podrá ser asumida por el delegante en cualquier momento, cuando así lo considere el Director General del Instituto. En la delegación se establecerá la obligatoriedad de rendir informes sobre las acciones desarrolladas en virtud de la delegación.

ARTÍCULO 9o. RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERÉS. El Instituto Nacional de Cancerología ESE en materia de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés, aplicará las establecidas en la Constitución Política Colombiana, el Estatuto General de la Contratación Pública, las leyes sobre la materia y las normas que las modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan. Siempre que la inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés se presente durante la ejecución de un contrato, será causal para su terminación, salvo que proceda la cesión y sin perjuicio de los daños que pueda reclamar el Instituto Nacional de Cancerología ESE a cargo del contratista que a sabiendas celebró y ejecutó el respectivo contrato.

ARTÍCULO 10. COMITÉ DE APOYO A LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. En el Instituto Nacional de Cancerología ESE se constituirá un Comité de Apoyo a la Actividad Contractual que brindará soporte administrativo, financiero y técnico al Director General o su delegado, en todas las actuaciones contractuales correspondientes al proceso de contratación en cualquiera de sus fases, modalidades y procedimientos.

ARTÍCULO 11. INTEGRANTES DEL COMITÉ DE APOYO A LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. El comité de apoyo a la actividad contractual, estará integrado por:

1. El Director General o su delegado, quién lo presidirá.

2. El Subdirector General de la Gestión Administrativa y Financiera o su delegado.

3. El Asesor Jurídico de la Dirección o su delegado.

4. El Coordinador del Grupo Área Financiera o su delegado.

5. El Coordinador del Grupo Almacén y Activos Fijos o su delegado.

6. El Coordinador del Grupo de Compras, Contratación e Interventoría o quien haga sus veces, quien tendrá a su cargo la secretaría del comité.

PARÁGRAFO 1o. Podrán ser invitados, con voz pero sin voto, los servidores públicos del Instituto Nacional de Cancerología ESE que estén relacionados con el proceso de gestión del gasto y de contratación, o que por su experiencia y conocimiento puedan contribuir en el desarrollo de las funciones asignadas al comité, en casos particulares.

PARÁGRAFO 2o. El Comité de Apoyo a la Actividad Contractual deliberará con la asistencia de al menos tres de sus miembros. Las recomendaciones efectuadas por el comité se tomarán por mayoría de votos de los miembros presentes y no son de carácter obligatorio para quienes deben tomar las decisiones administrativas de la entidad en materia contractual.

PARÁGRAFO 3o. Los miembros del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual deberán asistir de manera obligatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL COMITÉ DE APOYO A LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. Son funciones del comité de apoyo a la actividad contractual las siguientes:

1. Revisar, analizar y evaluar los criterios establecidos en los términos de condiciones para los diferentes procesos de selección y remitir a la instancia competente o funcionario competente las recomendaciones, sugerencias y comentarios que se consideren pertinentes, para que sean adoptados en forma oportuna.

2. Emitir concepto sobre las estrategias y procedimientos internos de contratación y su impacto en el cumplimiento de la actividad contractual de la entidad.

3. Examinar en los casos requeridos las evaluaciones e informes presentados por los evaluadores de las propuestas que se presenten en desarrollo de los procesos de selección y efectuar las recomendaciones que estimen pertinentes. Esta función no exime de responsabilidad a los evaluadores en relación con el contenido de sus conceptos, como tampoco implica responsabilidad de los integrantes del comité en relación con dicho contenido.

4. Conocer, analizar y estudiar los proyectos de respuestas que se tengan a las observaciones que se formulen a los informes de evaluación, antes de la adjudicación de los contratos para sus recomendaciones en los casos que se requieran.

5. Recomendar al Director General o a su delegado, la adjudicación o declaración de desierta del proceso de selección, de acuerdo con los criterios establecidos en los términos de condiciones.

6. Efectuar los análisis pertinentes y realizar las recomendaciones que se requieran, con relación a los informes que se presenten por parte de los supervisores e interventores de los contratos que celebre con el Instituto Nacional de Cancerología ESE.

7. Atender y conceptuar respecto de los asuntos puntuales que se le señalan en el presente acuerdo.

8. Nombrar entre los integrantes del comité, un secretario ad hoc en caso que el titular no esté presente.

ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE APOYO A LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. Son funciones y responsabilidad del presidente del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual o su delegado, las siguientes:

1. Presidir el Comité de apoyo a la actividad contractual.

2. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones referentes al funcionamiento del comité.

3. Garantizar el cumplimiento de las reuniones del comité.

4. Convocar a reuniones extraordinarias cuando estas sean requeridas.

5. Efectuar el seguimiento directo o a través de la persona que designe a las decisiones recomendadas por el comité.

6. Firmar las actas del comité junto con el secretario del mismo.

7. Las demás que resulten necesarias para el desarrollo efectivo de la actividad del comité.

ARTÍCULO 14. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ DE APOYO A LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. Son funciones y responsabilidades del secretario del Comité de Control de la Actividad Contractual, las siguientes:

1. Elaborar las citaciones a las sesiones ordinarias y extraordinarias de acuerdo con lo establecido por el presidente del comité.

2. Elaborar las actas del comité de cada una de sus sesiones.

3. Responder por la conservación y custodia de las actas del comité.

4. Efectuar, en coordinación con el presidente del comité, el seguimiento a las decisiones adoptadas por el comité.

5. Reportar al presidente del comité, la inasistencia que se presenten respecto de los miembros permanentes del comité.

6. Las demás que resulten necesarias para el desarrollo efectivo de la actividad del comité.

CAPÍTULO III.

FASES DEL PROCESO CONTRACTUAL.

ARTÍCULO 15. FASES DE LA ACTUACIÓN CONTRACTUAL. El proceso de contratación comprende las siguientes fases:

1. Planeación.

2. Selección.

3. Contratación.

4. Ejecución.

5. Liquidación y obligaciones posteriores.

ARTÍCULO 16. FASE DE PLANEACIÓN. El Instituto Nacional de Cancerología ESE elaborará un Plan Anual de Adquisiciones, que actualizará de acuerdo con sus necesidades y recursos, el cual deberá contener la lista de bienes, obras y servicios que se planean adquirir durante el año respectivo para su correcto funcionamiento y adecuado cumplimiento de sus objetivos misionales y con los recursos presupuestales que se destinen para cursar los procesos de selección y la elaboración de los contratos que se deriven del mismo. Este plan y sus actualizaciones serán publicados en la página web de la entidad y en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop).

El Instituto Nacional de Cancerología ESE deberá publicar la actividad contractual en el Secop utilizando la clasificación del régimen especial.

Para la iniciación de la actuación contractual no se requiere acto administrativo que así lo determine, el cual queda suplido con la iniciación de las actividades de planeación por parte de la entidad contratante y los actos de publicidad que convocan públicamente a los oferentes de manera general o directa y que más adelante se señalan.

La fase de planeación contiene los estudios previos, la justificación técnica y la elaboración y publicación de los términos de condiciones, cuando haya lugar a ellos.

1. Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos son el soporte para tramitar los procesos de contratación en el Instituto Nacional de Cancerología ESE, los cuales deberán contener los siguientes elementos, además de los específicos requeridos para cada modalidad de selección:

1.1. La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación.

Para el efecto se debe indicar de forma clara y precisa la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer, el objeto del contrato, las características o especificaciones del bien, servicio u obra, el alcance del mismo y las obligaciones generales y específicas que debe asumir el contratista.

1.2. Objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

1.3. La modalidad de selección del contratista y su justificación técnica, incluyendo los fundamentos jurídicos.

1.4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Podrán incluirse los estudios de mercado.

1.5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable, en el caso que se requiera.

1.6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.

1.7. Las garantías exigidas en el proceso de contratación.

1.8. Los mecanismos para hacer supervisión e interventoría a los contratos, para lo cual se asignará la persona responsable de tal actividad, según corresponda.

2. Términos de condiciones. En los casos de convocatoria pública siempre se requerirá la elaboración de términos de condiciones, para lo cual se deberá tener en cuenta:

2.1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.

2.2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.

2.3. Los criterios de selección, los cuales deben ser claros y completos, que no induzcan a error a los oferentes o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva.

2.4. Las condiciones de costo y calidad que el Instituto Nacional de Cancerología ESE tendrá en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

2.5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas y su evaluación, indicando los requisitos que otorguen puntaje con la descripción de los mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán y las reglas de desempate, así como las reglas para la adjudicación del contrato.

2.6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta, teniendo en cuenta que la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de propuestas, no servirá de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos, de acuerdo con el principio de subsanabilidad descrito en el presente acuerdo.

2.7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de anticipo, y si lo hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar y los mecanismos para asegurar su destinación.

2.8. El certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente.

2.9. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.

2.10. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.

2.11. Los términos de condiciones y la minuta del contrato.

2.12. Los términos de la supervisión y de la interventoría del contrato.

2.13. El plazo dentro del cual el Instituto Nacional de Cancerología ESE expedirá adendas.

2.14. El cronograma, de fechas, horas, plazos para las actividades propias del proceso de contratación, los tiempos para presentar propuestas, adjudicar el contrato, suscribirlo y cumplir los requisitos necesarios para comenzar la ejecución.

2.15. Lugar físico o electrónico en donde se pueden consultar los términos de condiciones, estudios y documentos previos.

2.16. El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas.

2.17. La aplicación o no de las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la Administración Pública.

2.18. Los mecanismos de utilización de medios electrónicos.

2.19. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.

PARÁGRAFO 1o. Los criterios técnicos de los términos de condiciones serán definidos de acuerdo con el objeto a contratar y demás variables que deban considerarse dentro del proceso contractual.

PARÁGRAFO 2o. Los términos de condiciones y demás documentos que se originen dentro de los procesos de selección, deben publicarse en la página web del Instituto Nacional de Cancerología ESE y el Secop, si a ello hubiere lugar (como principio de publicidad a los mismos).

PARÁGRAFO 3o. Cuando el Director General así lo determine, se realizará la publicidad de la apertura del proceso, mediante la publicación de un aviso en un periódico de alta circulación.

PARÁGRAFO 4o. Los proponentes deberán acoger las disposiciones establecidas en los términos de condiciones, la normatividad y principios establecidos en el presente acuerdo, lo cual será ley para las partes.

ARTÍCULO 17. FASE DE SELECCIÓN. Las modalidades de selección para llevar a cabo la actividad contractual del Instituto Nacional de Cancerología ESE serán las siguientes:

1. Convocatoria pública.

2. Contratación directa.

3. Invitación a cotizar.

ARTÍCULO 18. CONVOCATORIA PÚBLICA. Es la que se adelanta mediante una oferta de participación que se hace de manera abierta y pública, en la cual pueden participar la generalidad de las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, públicas o privadas que crean contar con los requisitos exigidos de acuerdo con las especificaciones establecidas en los términos de condiciones.

ARTÍCULO 19. CONTRATACIÓN DIRECTA. La contratación directa es la que se realiza con un oferente sin que sea necesario obtener varias ofertas cuando se presenten los siguientes casos:

1. Los trabajos, bienes o servicios que, por su especialidad, solo determinadas personas lo puedan ejecutar dada su exclusividad, conocimiento, experticia, experiencia, cumplimiento o reconocimiento de lo cual se dejará constancia en la justificación técnica.

2. Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinada persona natural o jurídica.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión, corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría, actividades operativas, logísticas, o asistenciales, que se derivan del cumplimiento de las funciones del Instituto Nacional de Cancerología ESE.

3. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona natural o jurídica que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en la justificación técnica que soporta la contratación.

4. Todos los contratos cuyo objeto sea el desarrollo de actividades de ciencia, tecnología e innovación.

5. La adquisición de un bien para prueba o ensayo, solo en la cantidad necesaria para su práctica, previo estudio y recomendación del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual del Instituto Nacional de Cancerología ESE.

6. La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado en el Instituto Nacional de Cancerología ESE o del soporte del mismo, respecto del cual el propietario tenga registrados tales derechos.

7. La realización de mantenimiento correctivo o soporte a equipos, sistemas o infraestructura, que correspondan a la entidad titular del contrato vigente de mantenimiento preventivo, si dicho contrato así lo establece.

8. Los contratos que deban celebrar para desarrollar la protección de derechos de propiedad industrial e intelectual en favor del Instituto.

9. Cuando se trate de compra de medicamentos, dispositivos médicos, de laboratorio, reactivos u otros elementos, donde exista un único proveedor o por requerirse técnicamente un determinado producto, de lo cual se dejará constancia en la justificación técnica.

10. En los casos que sean declarados desiertos los procesos de contratación por convocatorias públicas y el Director General decida no realizar una nueva convocatoria pública.

11. Cuando el Instituto Nacional de Cancerología ESE preseleccione a proveedores a través de listas de precios de oferta establecidas por el Instituto siempre y cuando su monto no exceda los ciento treinta y cinco (135) SMLMV.

12. Cuando el Instituto Nacional de Cancerología ESE deba actuar como contratante o contratista en la ejecución de servicios de salud específicos.

13. Los convenios interadministrativos que se celebren con entidades estatales de cualquier orden.

14. Cuando se trate de convenios interadministrativos celebrados con entidades públicas de cualquier orden para la prestación de servicios públicos.

15. Los contratos que se requieran para atender casos de fuerza mayor, caso fortuito, urgencia, siniestros, calamidades, desastres, y para garantizar los servicios de salud, los objetivos misionales o cualquier otra circunstancia que así lo amerite.

16. Los contratos de arrendamiento o adquisición de inmuebles.

17. Los contratos de empréstito.

18. Los contratos de comodato.

19. Los contratos de permuta.

20. Los contratos de depósito.

21. Los contratos de consignación.

22. En aquellos contratos de montos no superiores a los veinte (20) SMLMV y el Director General del Instituto Nacional de Cancerología ESE o su delegado determinen que se realizará a través de la aprobación de la cotización respectiva por parte del mismo, para lo cual bastará únicamente su aprobación y la disponibilidad presupuestal correspondiente.

23. Directamente con un proveedor extranjero cuando los bienes o servicios no puedan ser ofrecidos por ningún proveedor nacional, de lo cual se dejará constancia en la justificación técnica.

24. La celebración de contratos con un proveedor extranjero para efectos de la adquisición de insumos con destino a investigaciones científicas de interés para el Instituto Nacional de Cancerología ESE, cuando tales insumos no sean ofrecidos por ningún proveedor nacional o cuando por razones logísticas resulte más conveniente su colocación en las instituciones que adelanten tales investigaciones, de lo cual se dejará constancia en la justificación técnica.

25. Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, o cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud financiados por tales organismos, y lo cual podrán someterse a los reglamentos de tales entidades, siempre y cuando tales convenios no se celebren para el manejo de los recursos propios del Instituto Nacional de Cancerología ESE sino con recursos del organismo internacional correspondiente.

26. Cuando se deba atender una orden judicial o de autoridad administrativa en un término perentorio.

PARÁGRAFO 1o. Para los casos de la contratación directa no se requerirá de la elaboración de los estudios previos y solo será necesaria la justificación técnica y se indicará la causal correspondiente.

El Director General o su delegado señalarán aquellos eventos en donde se requieran términos de condiciones para la contratación directa.

PARÁGRAFO 2o. Todos los demás asuntos del proceso de selección quedarán establecidos en el manual de contratación que expida el Director General del Instituto Nacional de Cancerología ESE, en los términos de condiciones de cada uno de los procesos contractuales respectivos.

ARTÍCULO 20. INVITACIÓN A COTIZAR. Cuando exista más de un proveedor en capacidad de prestar los servicios, o de suministrar bienes, o realizar las obras y el objeto contractual no supere los doscientos salarios mínimos legales mensuales (200 SMLMV), el Instituto Nacional de Cancerología ESE cursará invitación a cotizar a un número plural de proveedores. En estos casos, se elaborarán términos de condiciones y justificación técnica.

ARTÍCULO 21. FASE CONTRACTUAL. La fase contractual corresponde al período comprendido entre la suscripción del contrato, el registro presupuestal, la aprobación de las garantías, si fueron exigidas y la publicación en el Secop.

El contrato se entenderá perfeccionado cuando sea suscrito por las partes una vez obtenido el registro presupuestal, la aprobación de la garantía única dentro de los términos fijados en los términos de condiciones y las demás exigencias específicas de inicio que sean pactadas en el respectivo contrato.

No se iniciará la ejecución del contrato sin que el contratista haya dado cumplimiento a los requisitos establecidos para ello en los términos de condiciones. El acta de iniciación solo será requisito en los contratos de obra o en aquellos que determine el Director General, lo cual quedará consignado en los términos de condiciones.

La ampliación del plazo dará lugar a la modificación de la vigencia de las garantías constituidas por el contratista para la ejecución del contrato.

ARTÍCULO 22. FASE DE EJECUCIÓN. La fase de ejecución corresponde al período comprendido entre la legalización del contrato hasta su liquidación. En esta fase corresponde al supervisor o interventor, según el caso, desarrollar todas las actividades que sean necesarias para garantizar la ejecución del contrato en los términos contractuales y, de esta manera, lograr el desarrollo del objeto del contrato de manera completa, cumplida y satisfactoria para los intereses del Instituto Nacional de Cancerología ESE y en todo caso garantizar su cumplimiento.

Para el efecto, la Dirección General del Instituto Nacional de Cancerología ESE, quien haga sus veces o el delegado respectivo, harán la designación de las labores de supervisión o interventoría del contrato, teniendo en cuenta competencias y capacidad técnica de las personas que deban designarse y que garanticen la ejecución del contrato dentro de una correcta actividad gerencial y adecuados criterios de gestión, conforme se adopte en el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría.

De igual forma, se deberán proveer las herramientas y mecanismos necesarios para fijar alertas en materia de vencimiento del contrato en el marco de la planeación; hacer seguimiento a la suscripción a las actas de inicio del contrato cuando proceda, así como las prórrogas y adiciones si las hay, las de suspensión del contrato en caso de presentarse dicha situación y las de liquidación. Así mismo, la obligación de hacer efectivas las cláusulas excepcionales y de sanciones, en caso de haberlas pactado en los contratos, cuando haya lugar a ello, dentro del plazo del contrato.

ARTÍCULO 23. MODIFICACIÓN AL PLAZO DE EJECUCIÓN. El plazo de ejecución del contrato solo se podrá modificar si durante su desarrollo sobrevienen circunstancias plenamente justificadas por escrito por el supervisor o interventor del contrato, documento que será soporte de la solicitud de adición.

La ejecución del contrato se podrá suspender total o parcialmente de común acuerdo, por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, casos en los cuales deberá suscribirse la respectiva acta de suspensión, indicando en todo caso el término de reinicio.

ARTÍCULO 24. INCREMENTO O ADICIÓN A LOS CONTRATOS EN EJECUCIÓN POR VALOR. Los contratos que celebre el Instituto Nacional de Cancerología ESE podrán adicionarse en su valor, sin que ello justifique un nuevo contrato, en los siguientes casos:

1. Inclusión de nuevos recursos o de actividades que estén relacionadas con el objeto del contrato, que resulten necesarias o imprescindibles para la satisfacción del mismo, que no pudieron ser previstos en la etapa de planeación del contrato.

2. Por causas debidamente justificadas por el supervisor o interventor y aprobadas por el Director General o su delegado.

ARTÍCULO 25. CRITERIOS PARA REALIZAR LAS ADICIONES EN VALOR A LOS CONTRATOS EN EJECUCIÓN. Para las adiciones se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

a) La adición del valor de los contratos se podrá realizar independientemente de la modalidad de contratación y el objeto;

b) La adición del valor se efectuará independientemente de su monto pero en todos los casos deberá justificarse técnica y económicamente por el supervisor o interventor del contrato ante el Comité de Apoyo a la Actividad Contractual, que evaluará la necesidad de la misma. En todos los casos deberá existir autorización previa dada por el Director General o su delegado;

c) La adición del contrato requiere, para su ejecución, de las mismas condiciones señaladas para los contratos en el presente Estatuto;

d) Adicionar la garantía única constituida para amparar el contrato principal en los porcentajes correspondientes a cada riesgo sobre el valor adicionado.

PARÁGRAFO. En los contratos a precios o tarifas unitarios, la mayor cantidad de obra, de servicios o de suministros que se generen y sea necesario realizar durante el plazo previsto para su ejecución, no se requerirá de una adición al contrato y se pagará en todos los casos a los precios convenidos en el contrato.

ARTÍCULO 25. <sic, es 26> FORMA DE PAGO. De acuerdo con las características del contrato se deberá escoger la forma y periodicidad de los pagos al contratista, lo mismo que el tipo de moneda a utilizar.

Atendiendo a la naturaleza y complejidad de la contratación y las condiciones de ejecución de las obligaciones a cargo del contratista, se deberá analizar la conveniencia de otorgar un anticipo o un pago anticipado, cuyo porcentaje será determinado en los estudios previos, analizado en el Comité de Apoyo a la Actividad Contractual y aprobados por el Director General o su delegado del Instituto Nacional de Cancerología ESE.

PARÁGRAFO 1o. El anticipo y el pago anticipado solo se otorgarán cuando resulte estrictamente necesario considerando las condiciones de la contratación, de lo cual se dejará justificación en el estudio previo, para lo cual el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable y la apertura de una cuenta conjunta a nombre del Instituto y el contratista para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente.

PARÁGRAFO 2o. En ningún caso, el anticipo y el pago anticipado se podrán otorgar para propiciar o mejorar las condiciones de capacidad financiera de los proponentes o contratistas. En los anticipos y pagos anticipados el contratista deberá constituir la respectiva póliza de garantía que permita amparar el riesgo en el manejo de tales recursos.

ARTÍCULO 26. <sic, es 27> GARANTÍAS O SEGUROS. La modalidad, los amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías para la celebración de un contrato se determinarán teniendo en cuenta la naturaleza del contrato, su objeto y los riesgos que deben cubrirse de acuerdo con la ejecución de las prestaciones a cargo del contratista.

El Instituto prescindirá de garantías, cuando concluya de manera razonada y motivada que el riesgo es bajo, o cuando se trate de contratos de empréstito, seguros y convenios interadministrativos, de lo cual se dejará constancia en los estudios previos. La evaluación sobre este aspecto se hará por parte del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual y se autorizará por el Director General del Instituto.

ARTÍCULO 27. <sic, es 28> FASE DE LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los contratos se realizará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el mismo. De no haberse pactado plazo, la liquidación se realizará dentro de los seis (6) meses siguientes al vencimiento del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que realice la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el Instituto liquidará el contrato de forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término fijado. El contratista podrá interponer recurso de reposición contra la resolución que contenga la liquidación, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma puede realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 28. <sic, es 29> OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA. El objeto de la supervisión e interventoría es controlar y vigilar las acciones del contratista o del conviniente para hacer cumplir las especificaciones técnicas, de calidad, las actividades administrativas, financieras, presupuestales y legales, establecidas en los contratos y en los convenios para materializar la función pública. En el manual de contratación que expida el Director General del Instituto se fijarán las funciones y procedimientos administrativos, financieros, contables, legales y técnicos que deben desarrollar los supervisores e interventores de la actividad contractual.

ARTÍCULO 29. <sic, es 30> RESPONSABILIDADES. Los supervisores e interventores, en ejercicio de sus atribuciones responderán fiscal, disciplinaria y penalmente, conforme a la Constitución y la ley, por los hechos u omisiones que les sean atribuibles cuando causen daño o perjuicio al Instituto Nacional de Cancerología ESE.

ARTÍCULO 30. <sic, es 31> DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO. Cuando el contratista incumpla cualquiera de sus obligaciones total o parcialmente dentro de la ejecución del contrato, previo informe de dicha situación, proferido por el interventor o el supervisor, el Instituto podrá declarar incumplimiento del contrato, imponer las sanciones pactadas contractualmente, hacer efectiva la cláusula penal o puede declarar la caducidad del contrato, según el caso, para lo cual se seguirá el procedimiento señalado para tal efecto por el procedimiento administrativo sancionatorio que señala el Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, garantizando en todo caso el debido proceso, y los derechos de defensa y contradicción.

ARTÍCULO 31. <sic, es 32> SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. En caso de presentarse controversias o diferencias contractuales respecto a aspectos financieros, técnicos o administrativos, el Instituto podrá acudir a los mecanismos directos de solución de controversias y agotarlos antes de recurrir a otras instancias. Para tal efecto, utilizará los mecanismos de mutuo acuerdo, transacción, conciliación, dependiendo de la naturaleza y características del contrato y de la afectación al servicio originado por el incumplimiento de las obligaciones de los contratistas.

ARTÍCULO 32. <sic, es 33> Los actos que se emitan o celebren con ocasión de la actividad contractual del Instituto son actos de la administración pública, independientemente al régimen especial que le resultare aplicable.

ARTÍCULO 33. <sic, es 34> UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS. En todos los trámites regulados en el presente manual, se podrán utilizar los medios electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley de comercio electrónico y en las normas que la reglamenten, la modifiquen o complementen y de conformidad con las directrices internas del Instituto que se señalen en los manuales de contratación.

ARTÍCULO 34. <sic, es 35> PROCESOS EN CURSO. Los procesos de contratación o convenio que se encuentren en curso en cualquiera de las fases a la fecha de expedición del presente acuerdo continuarán su trámite teniendo en cuenta las competencias, facultades, deberes, prohibiciones y demás condiciones establecidas en los términos de condiciones.

ARTÍCULO 35. <sic, es 36> El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las disposiciones que le sean contrarias, y será publicado en la página web del Instituto Nacional de Cancerología ESE.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 26 de mayo de 2014.

El Presidente,

FERNANDO RUIZ GÓMEZ.

El Secretario,

JUAN JOSÉ PÉREZ ACEVEDO.