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ACUERDO PCSJA24-12185 DE 2024
(mayo 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
GACETA DE LA JUDICATURA
RAMA JUDICIAL DEL PODER PUBLICO
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
Por el cual se adopta el protocolo de audiencias judiciales de la Rama Judicial y se dictan otras disposiciones
EL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las señaladas en el numeral 3 del artículo 257 de la Constitución Política de Colombia y el numeral 13 del artículo 85 de la Ley 270 de 1996; de conformidad con lo aprobado en la sesión del 22 de mayo de 2024 y,
CONSIDERANDO
Que de conformidad con el artículo 4o de la Ley 270 de 1996, la celeridad y la oralidad son principios de la administración de justicia implementados en los códigos procesales vigentes, los cuales, además, ordenaron tener en cuenta las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Que en la Rama judicial se vienen desarrollando audiencias con apoyo en las tecnologías de la información y las comunicaciones, en las modalidades presencial, virtual e híbrida, según lo establecido en los códigos procesales y la Ley 2213 de 2022.
Que el Consejo Superior de la Judicatura ha identificado diversas pautas o directrices individuales y no uniformes para el desarrollo de las audiencias, establecidas por varios despachos judiciales en el país, por lo que para garantizar los principios de igualdad, seguridad jurídica y la garantía constitucional a un debido proceso, es necesario estandarizar o unificar dichas prácticas.
Que la Ley 2213 de 2022 estableció el deber de las autoridades judiciales y de los sujetos procesales, con algunas excepciones, de realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos, así como colaborar con la buena marcha del servicio público de administración de justicia, por lo que ordenó adoptar las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento.
Que como parte del fortalecimiento del sistema de justicia oral y en desarrollo del programa para la transformación digital en la justicia, el Consejo Superior de la Judicatura, a través de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, adelantó un trabajo de construcción colaborativa con grupos focales, entrevistas y talleres con magistrados, jueces y empleados de las distintas jurisdicciones, especialidades y distritos del país, con el fin de caracterizar, actualizar y unificar las reglas y lineamientos de conducta asociados a la realización de las audiencias judiciales, en cualquiera de sus modalidades y con apego a las leyes vigentes, la jurisprudencia y las lecciones aprendidas.
ACUERDA:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adoptar el protocolo de audiencias para la Rama Judicial, que contiene y unifica las reglas y pautas generales de conducta que deben cumplir y aplicar los magistrados, jueces, partes y, en general, todas las personas que intervengan en las audiencias, presenciales, virtuales o híbridas, en los asuntos que se adelanten en todas las jurisdicciones y especialidades de los despachos judiciales del territorio nacional.
ARTÍCULO 2o. PRINCIPIOS. Las audiencias se regirán por las reglas procesales inherentes a cada jurisdicción, especialidad y subespecialidad, garantizando el debido proceso, el acceso a la administración de justicia, la publicidad, inmediación, concentración y los demás principios establecidos en la normatividad vigente, especialmente en los respectivos códigos y leyes procesales.
ARTÍCULO 3o. RECURSOS INSTITUCIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE AUDIENCIAS. Las audiencias presenciales e híbridas deberán adelantarse en las salas físicas de las sedes judiciales establecidas por el Consejo Superior de la Judicatura.
Las audiencias virtuales y las que se realicen por fuera de las sedes judiciales utilizarán la plataforma, medios tecnológicos y demás herramientas institucionales que disponga el Consejo Superior de la Judicatura, implementadas como apoyo para su realización, seguridad, disposición y conservación.
ARTÍCULO 4o. PUBLICIDAD. Las audiencias, por regla general, serán públicas. Se garantizará el ingreso, acceso o la transmisión en directo de la audiencia a las partes, intervinientes, familiares o personas cercanas a ellas, medios de comunicación y la comunidad en general.
Excepcionalmente, con fundamento en una disposición constitucional o legal y de manera motivada, el juez o magistrado podrá ordenar que la audiencia sea reservada. De la misma manera, podrá limitar, de manera total o parcial, el acceso de público y medios de comunicación.
DEBERES DE LOS PARTICIPANTES EN LA AUDIENCIA.
ARTÍCULO 5o. DEBERES GENERALES. Son deberes del magistrado o juez director y demás participantes e intervinientes en la audiencia:
1. Apagar o mantener en silencio cualquier dispositivo de comunicación electrónico que se ingrese a la audiencia.
2. Mantener la cámara encendida, cuando la participación sea virtual.
3. Usar un atuendo que honre la solemnidad y respeto a la formalidad de la audiencia.
4. Hacer uso del medio establecido o disponible para solicitar la palabra y evitar la interrupción de la audiencia.
5. Mantener el espacio donde se desarrolle la audiencia libre de interferencias.
6. Abstenerse de atender o participar simultáneamente en otras audiencias o diligencias, o realizar actividades distintas a las propias de la respectiva sesión.
El público que ingrese a una audiencia permanecerá en silencio y se abstendrá de realizar cualquier acto de comunicación no verbal. En las audiencias virtuales no podrá activar, en ningún momento, la cámara ni el micrófono.
ARTÍCULO 6o. PROHIBICIONES GENERALES. En las audiencias está prohibido:
1. El uso de lentes oscuros, sombrero, gorra o cualquier accesorio que cubra la cabeza, salvo casos especiales valorados y determinados por el director de la audiencia.
2. El porte de armas de fuego, traumáticas, cortopunzantes, corto contundentes y, en general, cualquier tipo de armamento.
3. El uso de celulares o aparatos electrónicos para propósitos distintos a la audiencia.
4. Asistir bajo la influencia de bebidas alcohólicas o de cualquier tipo de narcótico y/o sustancia psicoactiva.
5. Introducir alimentos o líquidos, con excepción de agua, salvo justificación médica.
ARTÍCULO 7o. DEBERES ESPECIALES DEL JUEZ. El juez o magistrado director de la audiencia tiene los siguientes deberes especiales:
1. Usar la toga.
2. Presidir y dirigir la audiencia hasta su culminación.
3. Mantener la solemnidad de la audiencia.
4. Mantener la cámara encendida y utilizar un fondo de pantalla institucional dispuesto por el Consejo Superior de la Judicatura.
ARTÍCULO 8o. DEBERES ESPECIALES DE LOS PARTICIPANTES E INTERVINIENTES. Los apoderados, partes, sujetos de prueba, auxiliares de la justicia y cualquier interviniente en una audiencia judicial, tienen los siguientes deberes:
1. Estar presente o conectado 15 minutos antes de la hora programada para la audiencia y abstenerse de retirarse, salvo autorización del juez o magistrado. Quien comparezca después de iniciada asumirá la actuación en el estado en que se encuentre.
2. El interesado verificará con la debida antelación la asistencia de las personas que deban comparecer a declarar, así como el cumplimiento de las condiciones para su acceso, asistencia, permanencia y participación. También informará, conforme a los casos autorizados por la ley, si hará presentación de videos, fotografías o algún otro documento.
3. Identificarse con su documento de identidad, nombre completo, tipo y número de documento, demás datos requeridos por el despacho judicial o conforme a los mecanismos disponibles para la identificación digital.
4. Ponerse de pie cuando el juez o magistrados ingresen a una audiencia presencial. En caso de conexión virtual, bastará con mantenerse proyectado en cámara.
5. Mantener el micrófono en silencio hasta que el juez o magistrado le conceda el uso de la palabra.
6. Los declarantes no podrán tener disponibles o abiertos documentos, textos, programas o aplicaciones durante su versión, salvo autorización del juez.
7. Solicitar el uso de la palabra, atender la autorización del juez o magistrado para intervenir, los turnos y el tiempo concedidos, salvo que se haga uso de ella para objetar preguntas o interponer recursos, en cuyo caso podrá intervenir de manera inmediata.
ARTÍCULO 9o. DEBERES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN. Quienes asistan a una audiencia por cuenta de los medios de comunicación, con fines de cubrimiento periodístico, deberán portar identificación visible del respectivo medio al que representan, acatar las indicaciones de organización y solemnidad y evitar acciones o manifestaciones que puedan afectar o entorpecer la administración de justicia, la independencia del juzgador, la intimidad u honra de las partes o el debido proceso.
REGLAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA AUDIENCIA.
PREPARACIÓN Y CONVOCATORIA.
ARTÍCULO 10. MODALIDAD DE DESARROLLO DE LA AUDIENCIA. El juez o magistrado decidirá la modalidad para llevar a cabo la audiencia, presencial, virtual o híbrida, según las disposiciones legales vigentes y la jurisprudencia sobre la materia.
Con este propósito tendrá en cuenta la naturaleza y circunstancias propias del proceso, el tipo de audiencia a celebrar, así como el acceso a los medios tecnológicos por parte del despacho, los sujetos procesales e intervinientes, o la manifestación previa y razonada de cualquiera de ellos sobre la imposibilidad de acceder a la audiencia a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
ARTÍCULO 11. PROGRAMACIÓN DE LA AUDIENCIA. El juez, magistrado o el centro de servicios judiciales, en donde exista, deberá, programar, agendar y convocar la audiencia con la debida anticipación, de modo que entre su programación y celebración medie tiempo suficiente para la preparación del despacho, sujetos procesales e intervinientes, respetando el plazo de duración razonable que hubiere fijado la ley.
En los casos en los que se requiera, el auto que convoca a la audiencia deberá precisar:
1. La fecha y hora de realización.
2. El objeto.
3. La modalidad de desarrollo (presencial, híbrida o virtual).
4. Las demás advertencias en el despacho considere necesarias, atendiendo las particularidades de cada audiencia y proceso.
PARÁGRAFO 1o. El despacho judicial podrá utilizar mecanismos y herramientas de apoyo para consolidar los datos de contacto y facilitar la comunicación con los apoderados, partes, auxiliares, testigos u otros intervinientes o asistentes a la audiencia.
PARÁGRAFO 2o. El despacho judicial, de manera previa o en audiencia, podrá solicitar a los apoderados e intervinientes, los documentos necesarios para validar su identificación. La vigencia de la tarjeta profesional se verificará a través de los canales institucionales dispuestos por el Consejo Superior de la Judicatura.
INSTALACIÓN, COMPARECENCIA Y DESARROLLO.
ARTÍCULO 12. PAUTAS GENERALES PARA LA INSTALACIÓN, COMPARECENCIA Y DESARROLLO DE LA AUDIENCIA.
1. El juez o magistrado que preside la audiencia ordenará el inicio de la grabación. Sin perjuicio de la captura automática de datos por la plataforma institucional, el juez, magistrado o su colaborador indicará en voz alta y clara el número de radicación del proceso, la denominación del despacho judicial, el nombre de las partes e intervinientes, la fecha y hora de inicio y la denominación legal de la audiencia. Acto seguido, el juez o magistrado saludará e instalará formalmente la audiencia. Si lo actuado goza de reserva adoptará las medidas que considere necesarias para preservarla.
2. El juez o magistrado explicará sucintamente el objeto de la audiencia, las etapas, el orden de intervención y recordará los mecanismos para solicitar el uso de la palabra.
3. El juez o magistrado adoptará e informará las medidas y mecanismos técnicos para el acceso y disposición del expediente o actos procesales relevantes, el envío, exhibición, traslado e incorporación de documentos u otros elementos, así como para la protección de datos personales sensibles, de ser necesario.
4. Para la práctica del testimonio, el juez o magistrado informará el orden,restricciones y autorizaciones para el ingreso o permanencia de los declarantes.
5. Ante hechos que puedan motivar llamados de atención, mociones de orden y, en casos excepcionales, la expulsión de la audiencia, el juez o magistrado adoptará las medidas que correspondan, según el marco legal sobre poderes correccionales.
El juez o magistrado se abstendrá de exigir y de cumplir formalidades innecesarias.
ARTÍCULO 13. MEDIDAS ESPECIALES, AJUSTES RAZONABLES Y APOYOS. El juez o magistrado adoptará las medidas pedagógicas, informativas, de protección y reserva que considere oportunas para el apoyo, atención y no revictimización de los sujetos de especial protección constitucional, teniendo en cuenta las condiciones y circunstancias del caso y de la persona a proteger, de conformidad con las normas y jurisprudencia vigentes.
PARÁGRAFO. Las partes o intervinientes deberán informar al despacho las necesidades de apoyo, ajustes o asistencias especiales que requieran en las audiencias judiciales.
CIERRE.
ARTÍCULO 14. TERMINACIÓN DE LA AUDIENCIA. Culminado el objeto de la audiencia, el juez o magistrado, de viva voz, dará por finalizada la sesión y su grabación.
En las audiencias presenciales e híbridas, al anunciarse el retiro del juez o magistrados, los asistentes deberán ponerse de pie.
ACTUACIONES POSTERIORES A LA AUDIENCIA.
ARTÍCULO 15. REGISTRO Y ACTA DE LA AUDIENCIA. El despacho judicial verificará la integridad de la grabación y los soportes de la audiencia en condiciones adecuadas, así como el registro de los datos del proceso y la catalogación de las etapas, actuaciones e intervenciones, entre otros, para facilitar la navegación y búsqueda, de acuerdo con las plataformas y funcionalidades institucionales disponibles, con apoyo en el equipo técnico seccional o central, de ser necesario.
El despacho judicial elaborará el acta de la audiencia, en la que se incluirán los datos exigidos por la ley. El acta será firmada por el juez y los magistrados, según el caso, y a ella se anexará el registro de asistencia.
PARÁGRAFO 1o. Cuando se advierta alguna falla en la grabación de la audiencia, el juez o magistrado que tenga el proceso bajo su conocimiento adoptará las medidas y acciones para la recuperación o reconstrucción de la audiencia o del fragmento afectado, con apoyo en el equipo técnico seccional o central, si fuera necesario.
PARÁGRAFO 2o. El juez o magistrado adoptará las medidas necesarias para garantizar la reserva y preservar la información de datos personales sensibles que no puedan ser publicados en sistemas o plataformas institucionales destinadas a la información pública.
ARTÍCULO 16. INTEGRIDAD DEL EXPEDIENTE JUDICIAL. El despacho judicial asegurará que la grabación, junto con el acta de la audiencia, se cargue en el repositorio o sistema institucional y se integre en el expediente judicial electrónico, de conformidad con la ley, los acuerdos del Consejo Superior de la Judicatura y con sujeción a los lineamientos, plataformas y medios institucionales disponibles.
LINEAMIENTOS ESPECIALES PARA AUDIENCIAS VIRTUALES O HÍBRIDAS.
ARTÍCULO 17. DEBERES ESPECIALES DE LAS PARTES E INTERVINIENTES EN CASO DE CONEXIÓN VIRTUAL A LA AUDIENCIA. Cuando la audiencia sea virtual o híbrida, las partes e intervinientes deberán:
1. Verificar las siguientes condiciones técnicas mínimas para su acceso, permanencia e intervención:
a. Tener un equipo de comunicación electrónica con conexión a la red eléctrica o disponibilidad de batería, acceso a internet, preferiblemente con conexión por cable o wifi próxima al router, cámara de video y micrófono funcionales, que permitan una comunicación simultánea.
b. Tener audífonos con micrófono integrado, o uno externo que evite el ruido ambiental, y permanecer en un lugar en donde no se presente interferencia de sonido.
2. Abstenerse de usar el chat de la plataforma institucional a través de la cual se realiza la audiencia virtual, salvo para los fines de comunicación con el despacho y, en todo caso, con autorización previa del juez o magistrado.
3. Abstenerse de usar o asignar alias, palabras, fondos de pantalla o imágenes de perfil que puedan resultar irrespetuosas. Cuando la participación sea virtual, el cuadro de imagen respectivo deberá referir el nombre del participante.
4. Mantener la cámara encendida.
5. Mantener una distancia con la cámara que permita la visibilidad permanente del rostro, el torso superior frontal y las extremidades superiores.
6. Informar previamente o al inicio de la audiencia si varias personas utilizarán un mismo computador o equipo de conexión, para que el juez o magistrado adopte una decisión sobre el particular. Con este propósito, escuchará a la parte contraria y decidirá teniendo en cuenta la necesidad de respetar la garantía constitucional a un debido proceso y las pautas legales sobre producción del medio probatorio.
7. Ubicarse y permanecer durante la audiencia en un espacio fijo, cerrado y sin movimiento, con adecuada visibilidad y libre de ruido e interferencias que puedan afectar la calidad de su intervención o el desarrollo de la audiencia,
8. El público asistente deberá mantener la cámara y los micrófonos apagados.
PARÁGRAFO. En el caso de personas privadas de la libertad que deban estar presentes en la audiencia, la entidad responsable de su custodia verificará y garantizará las condiciones técnicas de conexión o, en su defecto, dispondrá la remisión a la sede judicial, según lo ordene el juez o magistrado.
1. En la programación y convocatoria de la audiencia, el juez o magistrado informará la plataforma institucional que se utilizará, las condiciones generales de acceso y el enlace o líneas telefónicas para la conexión. Podrá darse acceso a los manuales o guías para la correcta conexión y uso de la plataforma.
2. El juez o empleado judicial, con apoyo en el equipo técnico seccional o central si fuera requerido, dispondrá lo necesario para permitir la conexión dentro de los 15 minutos previos a la audiencia y realizar las pruebas de conectividad y funcionamiento técnico.
3. El despacho judicial hará un solo agendamiento por cada audiencia que se programe y no podrá utilizar ese mismo enlace virtual para audiencias de procesos diferentes. Únicamente, en caso de interrupción o suspensión se usará el mismo enlace electrónico o link de la citación inicial.
4. Para recibir cualquier declaración y, en general, para la práctica de medios probatorios, el juez podrá, si lo considera necesario, ordenar un paneo o la verificación del entorno en el que se encuentra el sujeto de la prueba, entre otras medidas, para la prevención del fraude, manipulación o entorpecimiento del trámite de la audiencia.
5. Finalizada la audiencia, los asistentes podrán salir de la plataforma. El despacho judicial guardará la grabación y consignará el enlace electrónico o link en el acta.
PARÁGRAFO. La expulsión de la audiencia de una persona que participe en forma virtual, por hechos que la justifiquen, se ordenará mediante decisión motivada. En firme la decisión, se materializará haciendo uso de la función de retirar al participante.
Cuando fuere necesario y en uso de los poderes de corrección, de acuerdo con la ley, el juez podrá silenciar el micrófono o apagar la cámara de cualquier participante que interfiera en el desarrollo de la audiencia.
ARTÍCULO 19. DIFICULTADES TÉCNICAS EN AUDIENCIAS VIRTUALES. Cuando se presenten dificultades técnicas para la conexión o participación virtual en una audiencia, el juez o magistrado, teniendo en cuenta las circunstancias del caso y de los intervinientes afectados, podrá adoptar alguna de las siguientes medidas, dejando constancia en el acta:
1. Disponer de un receso durante el cual se implementarán las acciones para facilitar la conexión o reconexión de la persona afectada, en condiciones estables.
2. Autorizar la conexión o la intervención con un dispositivo alterno disponible y compatible, siempre que no se presente oposición ni se afecte la individualización del sujeto, el principio de bilateralidad de la audiencia, la garantía de contradicción y demás derechos procesales de las partes, o el normal desarrollo de la audiencia.
3. Ordenar que la persona se presente en alguna dependencia judicial, de la alcaldía municipal, la personería, estación de policía o cualquiera otra entidad pública que cuenten con posibilidad de conexión virtual, quienes, una vez informados, facilitarán el acceso y desarrollo de la audiencia virtual, de conformidad con la normatividad vigente.
4. Ordenar que la audiencia continúe en modalidad presencial o híbrida.
5. Suspender o reprogramar la audiencia.
PARÁGRAFO. Los ingenieros o técnicos de las direcciones nacional y seccional deberán apoyar en todo momento a los despachos judiciales y suministrarán el soporte que se requiera de manera oportuna.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 20. APROPIACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROTOCOLO DE AUDIENCIAS. La Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla (EJRLB) es responsable de coordinar con quienes corresponda la implementación de estrategias para la divulgación, pedagogía y apropiación del protocolo de audiencias judiciales.
ARTÍCULO 21. PLATAFORMA TECNOLÓGICA INSTITUCIONAL DE AUDIENCIAS JUDICIALES. La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial es responsable de realizar el seguimiento y evaluación continua de la plataforma institucional de audiencias y de evolucionar sus funcionalidades en estándares de identidad y autenticación digital institucional, seguridad de la información y protección de datos, automatización de tareas y operaciones de apoyo, entre otros, de conformidad con las necesidades propias de los usuarios y la gestión judicial. Para ello coordinará las acciones a que haya lugar con las dependencias que corresponda.
ARTÍCULO 22. VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de su publicación y deroga los Acuerdos 2785 de 2004, 4717 de 2008, 10444 de 2015 y demás normas, reglamentos, protocolos, instructivos o disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en la ciudad de Bogotá, D. C., el veintisiete (27) de mayo de dos mil veinticuatro (2024).
DIANA ALEXANDRA REMOLINA BOTÍA
Presidenta
PCSJ/MMBD