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ACUERDO 4 DE 2007
(marzo 30)
Diario Oficial No. 46.665 de 20 de junio de 2007
CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA
<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007>
Por el cual se reglamenta el funcionamiento del Comité de Auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, y se articulan las instancias responsables del Sistema de Control Interno.
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA,
en ejercicio de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el numeral 1 del Artículo 8o del Decreto-ley 353 de 1994, modificado por el Artículo 5o de la Ley 973 de 2005; el Título Primero, Capítulo Noveno, Numeral 7.7 de la Circular Básica Jurídica 7 de 1996 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, y
CONSIDERANDO:
Que sin perjuicio de lo preceptuado en el artículo 6o de la Ley 87 de 1993 acerca de la responsabilidad del Gerente General, relacionada con el sistema de control interno, corresponde también a la Junta Directiva definir políticas y la ordenación del diseño de los procedimientos de control interno que deban implementarse, en los términos del Título Primero, Capítulo Noveno, numeral 7.7 de la Circular Básica Jurídica 7 de 1996;
Que la Superintendencia Financiera de Colombia estima necesario que las entidades vigiladas estructuren, implementen y mantengan un sistema de control interno que contribuya al logro de sus objetivos y a que se administren adecuadamente los riesgos a que se ven expuestas en el desarrollo de su actividad;
Que para el cumplimiento de la labor que les corresponde a las Juntas o Consejos Directivos de las Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, en la definición de las políticas y en la ordenación del diseño de los procedimientos de control interno, así como en la supervisión de la operación de dichos sistemas, se debe conformar un Comité de Auditoría dependiente de ese órgano colegiado;
Que dentro de la estructura general del control interno, de conformidad con los lineamientos planteados por el mencionado ente de control y vigilancia, el Comité de Auditoría es un órgano de apoyo a la Junta Directiva en la toma de decisiones atinentes al control interno de la Entidad y su mejoramiento;
Que en materia de control interno, teniendo en cuenta la especial naturaleza jurídica de la Entidad, es preciso que los órganos y dependencias actúen armónicamente de tal forma que sus actividades proporcionen seguridad razonable en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos institucionales;
Que el Comité de Auditoría debe estar conformado por tres (3) miembros de la Junta Directiva, quienes podrán designar personas independientes a la administración de la Entidad, para apoyar la labor del Comité;
Que según Acta número 05 del 21 de noviembre de 2006, la Junta Directiva de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía creó e integró el Comité de Auditoría,
ACUERDA
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. INTEGRACIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> El Comité de Auditoría de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía estará conformado por tres (3) miembros de La Junta Directiva, designados por esta Corporación, para un periodo mínimo de un (1) año.
ARTÍCULO 2o. OBJETO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> Facilitar y apoyar el cumplimiento de la labor que le corresponde a la Junta Directiva en la definición de las políticas y en la ordenación del diseño de los procedimientos de control interno, así como en la supervisión e implementación de la operación de dicho sistema. El Comité de Auditoría dependerá de la Junta Directiva.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> Son funciones primordiales del Comité de Auditoría las siguientes:
1. Supervisar la estructura del control interno de la Entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la Entidad y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.
2. Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna y/o contraloría, con el objeto de determinar su independencia en relación con las actividades que auditan, y verificar que el alcance de sus labores satisfacen las necesidades de control de la Entidad.
3. Velar por la transparencia de la información financiera que prepara la Entidad y su apropiada revelación. Para ello, deberá vigilar que existen los controles necesarios y los instrumentos adecuados para verificar que los estados financieros revelan la situación de la empresa y el valor de sus activos.
4. Velar porque existan los controles necesarios para evitar que la Entidad sea utilizada como instrumento para la realización de actividades delictivas, en especial para el lavado de activos, revisando para tal efecto los informes que el oficial de cumplimento debe presentar a la Junta Directiva.
5. Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos y/o contraloría y los revisores fiscales, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.
6. Confirmar o reprobar el concepto de la Revisoría Fiscal frente al informe de suficiencia y adecuación de las medidas de control interno de la Entidad, que debe presentar a la Asamblea o Junta de socios, de conformidad con el artículo 209 del Código de Comercio.
7. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.
8. Las demás que le señalen la ley, la Superintendencia Financiera de Colombia o la Junta Directiva, que tengan relación con su objetivo.
ARTÍCULO 4o. ASPECTOS QUE DEBE EXAMINAR EL COMITÉ DE AUDITORÍA. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> Para el adecuado cumplimiento de sus funciones, el Comité de Auditoría deberá conocer y/o evaluar cuando menos el siguiente material documental:
1. El borrador de los Estados Financieros de la Entidad.
2. El dictamen de los Estados Financieros emitido por los Revisores Fiscales.
3. Los informes de control interno emitidos por los Revisores Fiscales y/o las cartas de recomendaciones u observaciones emitidas por los mismos.
4. El plan de auditoría del Auditor Interno y/o de Contraloría y de los Revisores Fiscales.
5. Los oficios de observaciones que remita la Superintendencia Financiera a la Entidad como consecuencia de deficiencias detectadas en el sistema de control interno.
6. Las actas donde conste la evaluación periódica de la Cartera de Créditos de la Entidad.
ARTÍCULO 5o. RESPONSABILIDAD. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> El Comité de Auditoría en momento alguno sustituye la responsabilidad que les corresponde a la Junta Directiva y a la Administración sobre la supervisión e implementación del control interno de la Entidad y en tal sentido, su responsabilidad quedará limitada a servir de apoyo al órgano directivo en la toma de decisiones atinentes al control y mejoramiento de aquel.
ARTÍCULO 6o. REUNIONES. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> El Comité de Auditoría se reunirá ordinariamente por lo menos una vez en cada trimestre, y en forma extraordinaria, tantas veces lo estime necesario frente a circunstancias tales como revelación de deficiencias en el Sistema de Control Interno que requieran una evaluación y correctivos urgentes, cambio o sustitución en las políticas de la Entidad o en la normatividad que regula las operaciones de la misma.
PARÁGRAFO. A las reuniones del Comité pueden ser citados, con la frecuencia necesaria y con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca de asuntos de control in terno, el Gerente de la Entidad, el Subgerente Financiero y Administrativo o quien ostente el cargo equivalente, el Jefe de Control Interno, el Revisor Fiscal, así como cualquier otro funcionario que el Comité considere necesario o conveniente. Las decisiones del Comité se tomarán por mayoría.
ARTÍCULO 7o. PERIODO DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> Los miembros de la Junta Directiva elegidos para conformar el Comité de Auditoría permanecerán en sus funciones por un período mínimo de un (1) año. No obstante, se deberá procurar que los períodos de permanencia no sean coincidentes, de forma tal que el comité siempre pueda contar con un miembro experimentado en la funciones del mismo.
ARTÍCULO 8o. INFORMES Y CONCLUSIONES. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> Las observaciones que presente el Comité y los informes que se produzcan deberán quedar consignados en actas que serán presentadas ante la Junta Directiva. Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa se deberá remitir un informe especial a la Administración de la Entidad.
RELACIÓN FUNCIONAL DEL COMITÉ DE AUDITORÍA.
ARTÍCULO 9o. RELACIÓN FUNCIONAL DEL COMITÉ. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> Sin perjuicio de sus funciones principales, el Comité articulará sus actividades y establecerá canales de comunicación adecuados con las siguientes instancias:
Junta Directiva. En desarrollo de su función primordial como un órgano de apoyo a la Junta Directiva en materia de Control Interno.
Gerencia General. En su condición de responsable del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y Entidades Públicas.
Revisor Fiscal. Facilitando el estudio y la evaluación del Sistema de Control Interno que debe adelantar el Revisor Fiscal.
Comité Coordinador de Control Interno: Como órgano de coordinación y asesoría es responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional; función conexa o complementaria con el rol del Comité de Auditoría.
Oficina de Control Interno: Como órgano evaluador independiente del Sistema de Control Interno, y en su función de comunicación con Entes Externos, precisa de una comunicación permanente con el Comité de Auditoría.
REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA.
ARTÍCULO 10. REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> Sin perjuicio de las funciones y obligaciones derivadas de los Capítulos I y II de este Acuerdo, el Comité de Auditoría tendrá el siguiente Reglamento Interno:
1. El Comité de Auditoría tendrá un presidente y secretario, elegidos por sus integrantes para periodos de un año.
1.1. El Presidente del Comité tendrá como funciones las siguientes:
-- Es el encargado de la comunicación con los órganos y dependencias internas.
-- Convocar a las reuniones consultando la periodicidad con la cual se deben adelantar, y en todo caso cuando lo considere conveniente, o por solicitud de cualquiera de sus miembros. Igualmente invitar a las reuniones a funcionarios de la Entidad cuya presencia estime conveniente.
-- Presidir las reuniones del Comité y velar por que sus actuaciones se enmarquen dentro de los parámetros de este Acuerdo y de la legislación vigente.
-- Presentar ante la Junta Directiva, la información y recomendaciones obtenidas en desarrollo de sus funciones.
-- Actualizar la normatividad que regula las actividades del Comité y mantenerlo informado sobre todo lo que se relacione con sus funciones, dejando un soporte documental que permita a los nuevos miembros de Comité enterarse de la información requerida para el ejercicio de sus funciones.
1.2. El Secretario del Comité de Auditoría tendrá las siguientes funciones:
-- Apoyar al Presidente del Comité en el cumplimiento de sus funciones.
-- Elaborar las actas de las reuniones que adelante el Comité de Auditoría.
-- Velar por la seguridad y conservación de la información y documentación que con ocasión de las actividades del Comité de Auditoría, tenga bajo su responsabilidad.
-- Las demás que le asigne el Presidente, sin perjuicio que las actividades del Comité deban desarrollarse con la colaboración de sus tres ( 3 ) integrantes.
ARTÍCULO 11. VIGENCIA. <Acuerdo derogado por el artículo 11 del Acuerdo 11 de 2007> El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 30 días de marzo de 2007.
El Presidente,
DOCTOR LUIS MANUEL NEIRA NÚÑEZ,
Secretario General Ministerio de Defensa Nacional.
LA SECRETARIA,
Eco. Aleyda Medina Martínez,
JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN.